Curs 11 Corespondena administrativ

CORESPONDENA ADMINISTRATIV (2)

Raportul spre deosebire de referat, poate fi utilizat i n exteriorul autoritii
publice respective pe cale ierarhic, de la nivel inferior spre nivelul superior. Se prezint
sub form scris i nu necesit n mod obliatoriu rspuns sau aprobare. Cerina ma!or,
pentru a se asiura eficiena rapoartelor, este de a le prezenta ntr"o form clar, cu coninut
edificator, bazat pe cunoaterea temeinic a problemei, cu concluzii convintoare,
arumentate.
#aportul cuprinde, de obicei, o expunere fcut de un membru al unui oran de
control cu privire la ndeplinirea unei sarcini sau atribuii de serviciu, semnalarea unor stri
de lucruri, prezentarea situaiei activitii ntr"un compartiment de munc.
#apoartele se fac din oficiu sau ca urmare a unei dispoziii date de oranul cruia i se
prezint, ori n temeiul unor prevederi exprese ale unor acte normative.
Elementele obligatorii ale raportului i referatului sunt:
$ titlu ,,#aport privind desfurarea activitii de recepie calitativ%...&
,,#eferat de necesitate&'
$ numrul i data'
$ numele, prenumele i funcia celui care ntocmete referatul. (n cazul
raportului se specific i actul normativ pe baza cruia a fost efectuat controlul,
numele i calitatea persoanei care l"a semnat'
constatrile concrete, precise, pe marginea problemelor prezentate, n
alineate separate i numerotate;
propunerile'
formula de ncheiere )n cazul raportului ,,pezentul raport a fost ncheiat n
%%%**+'
semnturile precedate de calitatea sau funcia persoanelor care au efectuat
controlul.
Darea de seam este documentul care cuprinde expunerea i analiza activitii unei
instituii, ntr"o anumit etap. ,area de seam este prezentat de conducere n faa
colectivului de salariai sau de acionari n cadrul -dunrii enerale, n edinele de analiz a
1
Curs 11 Corespondena administrativ
muncii, care pot avea loc lunar, trimestrial sau anual. Se ntocmete pe baza rapoartelor de
activitate prezentate de compartimentele subordonate i a informaiilor oranelor de
conducere. .rezentarea activitii se face n spirit critic i autocritic, confrunt/ndu"se sarcinile
prevzute n planul de activitate cu datele concrete ale realizrilor obinute. Se analizeaz
atent lipsurile i cauzele acestora, precum i reutile nt/mpinate i se fixeaz sarcini precise
pentru etapa urmtoare.
(n -dunarea eneral, dup citirea drii de seam, se fac completri. ,e asemenea, se
discut problemele ridicate, se fac propuneri, se iau hotr/ri. ,area de seam se ntocmete
dup un plan i cuprinde0
$ titlul ,,,are de seam& i se specific a cui activitate se prezint+'
$ perioada pentru care se prezint darea de seam'
$ introducerea )se fac consideraii asupra condiiilor n care se desfoar
activitatea+'
$ obictivele desprinse din planul de activitate'
$ analiza activitii pe perioada dat'
$ realizrile'
$ lipsurile i cauzele lor'
$ reutile nt/mpinate'
$ concluziile i propunerile.
,area de seam poate fi0 intern )cuprinde analiza activitii proprii pe o anumit
perioad+ i extern (cuprinde centralizarea datelor unitilor subordonate+' de asemenea,
poate fi0 statistic i contabil.
Petiiile sunt sepecifice exclusiv corespondeei externe. #eprezint cererile
petenilor )persoane fizice sau !uridice+ adresate administraiei, pentru a face sau a nu face
un anumit lucru, pentru a emite un act administrativ. - nu se face confuzie ntre petiie i
pl/netre. (n timp ce petiia reprezint o cerere adresat administraiei, pl/nerea reprezint
prezentarea unei situaii de fapt care lezeaz interesele unei persoane.
.etiia nu are o form standard, ns trebuie s cuprind anumite elemente
obliatorii0
cui se adreseaz'
numele, adresa i toate datele de identificare ale petentului'
problema concret adus n faa administraiei'
motivaia solicitrii'
1
Curs 11 Corespondena administrativ
semntura i data.
(n 2eea -dministraiei .ublice, se prevede obliaia administraiei de a rspunde n
termen de 34 de zile la petiii, indiferent dac rspunsul este neativ sau afirmativ.
Rspunsul la petiii nu trebuie confundat cu soluionarea unei petiii prin emiterea
unui act administrativ. #spunsul la petiie poate nsemna orice adres n atenia petentului
care explic refuzul sau acceptul rezolvrii situaiei sale sau precizeaz stadiul soluionrii.
,e exemplu, iat un posibil rspuns din partea .rimriei la o cerere pentru obinerea unei
locuine0 ,, cererea dumneavoastr nr. % %.din data de%%, adresat .rimriei a fost luat
n eviden i va fi soluionat n msura spaiilor disponibile& sau ,,cererea dumneavoastr
nr. din data%%%, adresat .rimriei a fost analizat n conformitate cu actele normative i
v comunicm c nu v ncadrai n cateoria beneficiarilor de locuine din fondul locativ de
stat&.
#spunsul la petiie trebuie s poarte numr de nreistrare i dat, s fac referire la
numrul i data nreistrrii petiiei, s precizeze concret poziia autoritii administrative,
s fie semnat i tampilat.
Adrese de redirecionare Se practic ntre autoriti administrative diferite. .rin
adresa de redirecionare o autoritate administrativ i declin competena n privina unor
petiii sau adrese reit adresate n favoarea altei autoriti, spre ,,competent soluionare&.
-dresele de redirecionare trebuie s cuprind urmtoarele0
antetul instituiei ce remite petiia'
autoritatea creia i este redirecionat petiia'
numele i adresa petentului'
problema ridicat'
numrul i data cu care a fost nreistrat petiia'
numrul de paini i, dac este cazul, anexe'
semntura i atampila instituiei.
Informri reciproce sunt specifice relaiilor de cooperare sau parteneriat ntre dou
sau mai multe instituii i vizeaz ducerea la ndeplinire a unor acorduri sau monitorizarea
etapelor acelor acorduri.
,e exemplu, informrile reciproce ntre Camerele de comer sau cele ntre ministere de
competen eneral i ministere de competen specific, cum ar fi0
3
Curs 11 Corespondena administrativ
- ministerele cu 5inisterul 6inanelor n letur cu execuia buetului sau alte
aspecte privind relementarea reimului fondurilor publice'
" 5inisterul 2ucrrilor .ublice cu alte autoriti publice privind construciile i
posibilitatea unor modificri, consolidri ori expertizri. (n acest caz informrile reciproce
reprezint alt coresponden dec/t cea de avizare.

Repartiiile au un reim special, deoarece ele se predau numai personal unei
anumite persoane care are obliaia de a le folosi numai pentru scopul n care i"au fost
nm/nate, n perioada de timp prevzut, dup aceea ele pierz/ndu"i valabilitatea. ,e
menionat c acest tip de coresponden este denumit eneric repartiie fiecare act de acest
fel av/nd o denumire proprie i specific domeniului de utilizare. 7at c/teva dintre
domeniile i cateoriile de repartiii care sunt mai des nt/lnite0
1
(n domeniul contractelor de locaiune imobiliar0
repartiii pentru ntocmirea contractelor de locuine sociale sau din fondul locativ
de stat'
repartiii pentru spaii comerciale destinate beneficiarilor 2eii 8191::1 privind
protecia revoluionarilor'
repartiii pentru spaii comerciale destinate beneficiarilor 2eii privind protecia
micilor meseriai'
(n domeniul dreptului provizoriu de uz al spaiului aerian i al frecvenelor radio i
tv.0
repartiii provizorii p/n la emiterea licenei, conform 2eii -udiovizualului'
staii emisie"recepie cu mai multe posturi )companii de taximetre, companii de
intervenie, paz, protecie etc+'
repartizarea tronsoanelor de zbor pentru companiile aeriene ce opereaz pe
teritoriul naional al #om/niei.
!itaiile se transmit numai ntre instituii diferite. ;le au un caracter similar
convocrilor care sunt specifice corespondeei interne. ;xemple de citaii, altele dec/t cele
!udectoreti0
cele ale Camerelor de comer i industrie pentru arbitra!e'
cele ale autoritilor portuare pentru comunicarea de decizii cpitanilor navelor
acostate'
1
<ictor, -listar' 7on, .opescu"Slniceanu. "p# cit., p. 13=
8
Curs 11 Corespondena administrativ
cele ale oranelor de poliie pentru soluionarea unor anchete )a nu se confunda
cu citaiile emise de .archet sau citaiile instanelor n cauze penale+.
$a%etele
&
se prezint sub forma comunicrilor ntre compartimentele aceleai
autoriti ca proceduri prealabile adoptrii deciziei administrative. ;xist dou cateorii, i
anume0
1. -dresele provenite de la compartimentele de administrare a patrimoniului i
transmise decidentului )de exemplu0 comunicrile de spaii libere cu destinaie locativ sau
cu alte destinaii transmise de direciile, reiile sau societile de administrare Consiliilor
locale sau primriilor pentru emiterea de repartiii+.
1. Comunicri ntre instituiile sau compartimentele aceluiai sistem, ori ntre
societi cu aceleai atribuii care iau parte la o neleere. -stfel, amintim de navetele sau
comunicrile din diferite domenii0
transporturi transmiterea ntre reionalele de cale ferat, companiile aeriene
etc. a diaramelor cu locurile disponibile pentru rezervarea i v/nzarea de bilete'
acorduri de tranzitare comunicarea de la autoritatea ce d avizul de tranzitare la
autoritatea de rani, care controleaz accesul'
transmiterea situaiilor privind debitorii de la diverse autoriti administrative la
administraiile financiare ori direciile de taxe i impozite locale pentru executri.
>avetele au caracter temporar, ele fiind valabile doar pentru perioada de timp
prevzut n ele.
Acte de dispoziie i decizie
-ctivitatea de baz a fiecrei oranizaii, activitate care deriv din leea lor
oranic, este adus la ndeplinire de oranele de conducere prin ordine, decizi, dispoziii i
care au un caracter obliatoriu.
"rdinul este un act specific ministrului i are valabilitate pentru ramura de
activitate pe care o coordoneaz. ;ste un act de dispoziie, la fel ca i decizia. (n unele
uniti economice )n funcie de dependena lor+ ordinul primete utilitate identic cu
decizia, iar elementele pe care trebuie s le cuprind un ordin sunt, de cele mai multe ori,
identice cu cele ale deciziei.
1
7bidem., p. 133.
=
Curs 11 Corespondena administrativ
(n unele cazuri, funciile ordinului sunt cumulate cu cele ale circularei, obin/nd
astfel un nou tip de document ordinul circular.
Deci'ia este un act de dispoziie ce se emite de conducerea unei instituii pentru0
imputarea unor lipsuri, schimbarea din funcie a unor persoane care s"au dovedit
necorespunztoare, sancionarea unor salariai , numiri n funcie etc.
Dispo'iia poate fi dat de orice persoan cu funcie.
Caracteristici de redactare. -ceste tipuri de acte au o structur similar i cuprind0
denumirea unitii emitente'
titlul, numrul i data actului'
preambulul )meniuni prealabile+0 prevederea leal care d dreptul oranului
respectiv de a emite asemenea acte i temeiul care !ustific emiterea, prin
formulele0 ,, av/nd n vedere%&, ,,pe baza %&, ,,n temeiul%&'
formula de dispoziie0 ,,emite urmtorul ordin )decizie, dispoziie+&, precedat de
artarea calitii emitentului'
coninutul, rupat pe puncte numerotate'
ncheierea )numerotat n continuare+, cuprinz/nd oranul sau oranele )direcii,
servicii etc+ care urmeaz s aduc la ndeplinire actul n cauz'
semntura emitentului )precedat de indicarea funciei+.
-stfel de acte pot exprim voina mai multor orane, deci, pot fi emise n comun de
acestea i semnate de conductorii fiecruia dintre ele.
Instruciunile sunt, n eneral, acte completitive, explicative, de detaliere a unor
acte cu caracter normativ )lei, ordine etc+. ;le au acelai caracter normativ ca i
relementrile pe care le nsoesc. Sistematizarea instruciunilor se face pe pri, capitole,
articole, pararafe etc.
!irculara este documentul prin care un oran ierarhic superior, transmite unitilor
din subordine, concomitent i cu acelai coninut dispoziii sau ndrumri. ? caracteristic
de dactilorafiere a scrisorii circulare const n aceea c ea se scrie n mai multe exemplare,
adresa destinatarului complet/ndu"se pe fiecare exemplar separat. Copiile, av/nd valoarea
oriinalului, se expediaz cu semntura conductorului i tampila unitii.
Scrisorile de acest tip au un titlu )ca i actele+ i un numr propriu de ordine )ex.0
,,7nstruciunea nr%&, ,,Circulara nr%?rdinul nr. , ,ecizia nr%.&+.
7nstruciunile i circularele nu suport rspuns. 2a destinatar ele primesc rezoluia ,,
n eviden&, pentru a fi avute permanent n vedere. ;le au o sinur semntur a
conductorului.
@
Curs 11 Corespondena administrativ
Actele doveditoare sunt actele care se elibereaz la cererea persoanelor fizice sau
!uridice, n scopul atestrii unor caliti sau a recunoaterii unor drepturi.
Ade%erina este documentul emis de o instituie la cererea unei persoane fizice prin
care se atest un drept, un fapt, o situaie. -deverina se elibereaz pe baza unor acte,
documente, reistre etc., n care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverinei.
,e ex., adeverina eliberat de circa financiar pe baza rolului financiar, prin care se atest
existena sau inexistena unui debit' adeverina eliberat celor care frecventeaz o form de
nvm/nt pe baza documentelor colare' adeverina eliberat de uniti salariailor care i
desfoar activitatea n cadrul acestora este cel mai frecvent tip de adeverin, eliberat pe
baza deciziilor de ncadrare, a datelor nscrise n carnetul de munc etc.
;lementele adeverinei sunt0 antetul, numrul i data, titlul ,,adeverin&, atestarea
dreptului sau faptului respectiv, indicarea scopului ),,prezenta a fost eliberat pentru a"i servi
la%&+, semntura )semnturile+, tampila unitii emitente. (n ultimul timp se folosesc
formulare tipizate.
!ertificatul este un document eliberat de un oran de stat specializat, prin care se
atest drepturi sau fapte deosebite0 certificat de cstorie, de studii, de deces etc.
Certificatele sunt documente tipizate, cu rubricaie specific pentru faptele care se
atest i care sunt extrase, n eneral, din reistre.
Delegaia este actul care atest delearea de autoritate, n mod expres, a unei
anumite persoane pentru o anumit problem sau rup de probleme, pe o perioad de timp
determinat.
.e baza delerii de autoritate sub forma deleaiei, o persoan l reprezint pe
emitentul actului i acioneaz cu depline puteri n numele acestuia, pentru problemele
menionate n deleaie. ;ste un act de lar circulaie, specialitii din uniti fiind deleai
pentru a participa la edine, contractri, recepionri de produse sau lucrri, controale,
verificri etc.
.ersonalul ?ficiului !uridic este deleat pentru a reprezenta interesele unitii n
!ustiie.
(n afara elementelor obinuite ale oricrui document oficial )antet, nr., dat,
semntura, tampil+, ca elemente obliatorii, specifice deleaiei apar0 titlul ,,deleaie&,
obiectul deleaiei, actul de identitate al deleatului )A.7. sau C.7 cu nr., seria i emitentul+,
perioada de valabilitate a deleaiei.
B
Curs 11 Corespondena administrativ
!(itana este un nscris prin care se certific predarea"primirea unei sume de bani.
;a cuprinde ca elemente obliatorii0 titlul ,,chitan&, data, numele i adresa celui care a
predat suma de bani, suma de bani )n cifre i litere+, semntura celui care a predat i a celui
care a primit. Chitana poate fi un act tipizat, i anume, pentru plile fcute unor orane de
stat )chitana de plat a impozitelor, a abonamentelor #C< etc.+
D