PRELUCRAREA DATELOR

Capitolul III
Prelucrarea datelor - Instrumente de
lucru pentru sisteme informatice
2
III.4. Instrumente de
lucru pentru sisteme
informatice
III.4.1. Scenariul
III.4.2. Graficul/Diagrama
III.4.3. Sablonul
III.4.4. Functiile
III.4.5. Raportul
Prelucrarea datelor - Instrumente de
lucru pentru sisteme informatice
3
Instrumente de lucru pentru sisteme informatice
Ofera suportul automat sau semiautomat
pentru procesul infomational
Sablonul Scenariul Graficul/Diagrama Functiile Raportul
III.4. Instrumente de
lucru pentru sisteme
informatice
Prelucrarea datelor - Instrumente de
lucru pentru sisteme informatice
4
Scopul scenariilor (Scenarios) este de a urmari evolutia mai multor
rezultate (mai multe variante de rezultate) atunci cand se modifica un set de
date folosite la calcularea lor. Rezultatele si datele de intrare vor fi organizate
intr-o foaie de calcul. In loc sa se obtina un set de foi de calcul cu aceeasi
structura, dar diferite prin datele de intrare prelucrate si prin rezultatele
obtinute, se vor salva versiunile obtinute intr-o singura foaie de calcul, sub
forma de scenarii.
Folosind administratorul de scenarii se poate realiza:
Crearea de scenarii (fiecare scenariu se identifica prin nume);
Modificarea scenariilor;
Stergerea scenariilor;
Vizualizarea scenariilor;
Afisarea unui sumar sau a unui tabel pivot pentru scenariile create, astfel
incat sa se poata urmari mai bine evolutia rezultatului
Pe baza datelor din sumar sau din tabelul pivot se pot crea diagrame pentru
a reprezenta grafic evolutia rezultatului.
III.4.1. Scenariul
Prelucrarea datelor - Instrumente de
lucru pentru sisteme informatice
5
Exemplu
Se doreste sa se afle profitul, facand diverse previziuni pentru venituri si
cheltuieli. Fiecare previziune va fi un scenariu. In celulele B1 si B2 se scriu
valorile pentru datele de intrare (veniturile si cheltuielile), iar in celula B3 se
scrie formula de calcul pentru rezultat (profitul): B1:B2. Fiecare scenariu
reprezinta o varianta de rezultat pentru un set de date de intrare precizat.
III.4.1. Scenariul
Prelucrarea datelor - Instrumente de
lucru pentru sisteme informatice
6
Programele de grafica analitica fac ca informatiile
numerice sa fie mai usor de inteles daca sunt prezentate sub
forma de garfice si diagrame, decat atunci cand sunt
prezentate sub forma de randuri si coloane intr-un tabel.
Graficele analitice pot fi vizualizate pe monitor sau pot fi
tiparite si ajuta la prezentarea tendintelor economice, a
cifrelor de vanzari cat si la simplificarea activitatii de
analizare a acestor informatii (Insert -> Chart).
Organigrama (organigrama organizatorica) este
reprezentarea grafica si simplificata a structurii unei
organizatii, obiect, produs etc. Obiectivul ei este de a pune in
evidenta componentele structurii si relatiile dintre
componente. Aplicatiile Word, Excel si PowerPoint au
implementata functia de construire a diagramelor
organizatorice (Insert -> Diagram).
III.4.2. Graficul / diagrama
Prelucrarea datelor - Instrumente de
lucru pentru sisteme informatice
7
Sablonul (template) este un model prefabricat de
foaie de calcul. El poate fi folosit la construirea
propriei foi de calcul, automatizand acest proces.
Sabloanele predefinite sunt modele de documente
contabile: registru de incasari si plati, factura,
registru de amortizare.
Pentru a crea o foaie de calcul folosind un sablon
deja existent vom urma calea:
File -> New ->Templates -> On my computer
(Balance Sheet, ExpenseStatement, Loan
Amortization, Sales Invoice, Timecard).
III.4.3. Sablonul
Prelucrarea datelor - Instrumente de
lucru pentru sisteme informatice
8
Bibliotecile de functii predefinite
(cum este biblioteca aplicatiei Excel)
contin foarte multe functii care pot
fi folosite pentru a obtine diferite
informatii statistice si financiare,
pentru analize economice si
ingineresti sau pentru cautarea
datelor.
III.4.4. Functiile
Prelucrarea datelor - Instrumente de
lucru pentru sisteme informatice
9
Raportul este o colectie de informatii obtinute din
datele stocate intr-un tabel, prezentate intr-o forma
cat mai clara si mai concisa si intr-un anumit format,
care corespunde anumitor necesitati de informare a
utilizatorului in vederea luarii unor decizii:
Obtinerea unor date sintetice: totaluri si
subtotaluri;
Obtinerea unor rezumate;
Gruparea datelor pe mai multe niveluri, fiecare
nivel cu propriile sale informatii sintetice si
rezumate;
Analize complexe si grafice.
In general, raportul este conceput sub forma unui
tabel. In plus are si functia de sortare si grupare a
datelor.
III.4.5. Raportul
Prelucrarea datelor - Instrumente de
lucru pentru sisteme informatice
10
Exemplul 1:

Cel mai simplu raport este cel in care se
realizeaza sume pe randuri sau coloane, cum este
tabelul prezentat mai jos:
III.4.5. Raportul
Prelucrarea datelor - Instrumente de
lucru pentru sisteme informatice
11
III.4.5. Raportul
Exemplul 2:
In unele liste este necesar sa se
calculeze subtotaluri pentru grupuri
de inregistrari.
In tabelul alaturat se poate
calcula totalul salariilor pentru
fiecare functie. Pentru a obtine
aceasta informatie, trebuie calculate
sume partiale pentru coloana Salariu
pentru inregistrarile care au aceeasi
valoare a campului Functie, adica
subtotaluri. Este obligatoriu ca lista
sa fie sortata dupa campul folosit
pentru calcularea sumelor partiale
(Functie).
In acest caz, subtotalurile calculate pot fi afisate pe trei niveluri:
1. Se afiseaza numai totalul general.
2. Se afiseaza totalul general si subtotalurile.
3. Se afiseaza toate inregistrarile, subtotalurile si totalul general.
Se pot afisa subtotaluri si pe mai multe niveluri daca se vor aplica si alte
functii asuprea valorilor numerice din grupul de inregistrari.
Prelucrarea datelor - Instrumente de
lucru pentru sisteme informatice
12
III.4.5. Raportul
Subtotalurile pot fi aplicate si pe liste care au fost filtrate in
prealabil.
In biblioteca de functii Excel exista mai multe functii pentru
analizarea datelor din inregistrarile listei. Ele se numesc functii D
(Dfunction), litera D semnificand Database (baza de date), adica
functii speciale pentru baze de date (liste). Aceste functii au
urmatoarea sintaxa:
<Functia>(<domeniu lista>,<camp>,<domeniu criteriu>)
Unde:
<Functia> - reprezinta numele functiei (incepe cu litera D
intodeauna);
<domeniu lista> - este domeniul celuleor in care se gaseste lista;
<camp> - este campul care va fi folosit de functie pentru
analizarea datelor (campul Salariu, din exemplu anterior).
<domeniu criteriu> - este domeniul celulelor care contin criteriul
de filtrare a inregistrarilor din lista, pentru care functia
furnizeaza informatii (in exemplul anterior se selecteaza domeniul
cu salariatii avand aceeasi functie pentru a calcula media salariului
pentru o functie).
Prelucrarea datelor - Instrumente de
lucru pentru sisteme informatice
13
III.4.5. Raportul
In analiza datelor dintr-o lista se pot folosi urmatoarele functii:
Functia Furnizeaza
Daverage
Media aritmetica a valorilor numerice din campurile precizate.
Dcount
Numarul de celule care contin numerele din campurile precizate:
daca nu se precizeaza un camp anume (argumentul <camp> lipseste),
va furniza numarul de inregistrari care contin numere.
Dcounta
Numarul de celule care nu contin spatii in capurile precizate sau din
toata lista (daca nu se precizeaza un camp anume).
Dget
Extrage din lista o singura inregistrare care corespunde criteriului
precizat.
Dmax
Cea mai mare valoare din campurile precizate.
Dmin
Cea mai mica valoare din campurile precizate.
Dproduct
Produsul valorilor din campurile precizate
Dsum
Suma valorilor din capurile precizate