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PRESENTACIN


La Organizacin Documental es un proceso que busca mejorar la calidad dentro de las
empresas. Por ende, se encuentra inmersa tanto la comunicacin interna como la
externa, siendo stas una parte fundamental para llegar a generar informacin
elemental en la competitividad de la institucin.


Por consiguiente, la Organizacin Documental es el principal centro de eficiencia y
mejora continua en los procesos y funciones de las organizaciones que habitualmente
realizan trmites con documentos, ya que permite replantear acciones y estrategias en
el uso de los sistemas de informacin, con el fin de obtener resultados ptimos en los
problemas organizacionales.


Por lo tanto, durante esta semana de estudio se presentarn los conceptos
fundamentales como: clases de archivo, caractersticas y clasificacin de documentos,
segn los principios archivsticos establecidos por la ley, y as llevar acabo la
Organizacin Documental para acceder a la informacin de manera oportuna y eficiente
en las empresas.









Resultado de Aprendizaje:

Clasificar los documentos de archivo aplicando los principios archivsticos y la
legislacin vigente.
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TABLA DE CONTENIDO


1. DEFINICIN DE ORGANIZACIN ............................................................................. 5
2. IMPORTANCIA DE LOS CONCEPTOS ARCHIVSTICOS EN LA ORGANIZACIN
DOCUMENTAL ............................................................................................................... 5
2.1. Archivo .................................................................................................................. 6
2.2. Patrimonio Documental ......................................................................................... 7
3. CLASIFICACIN Y ORDENACIN DE DOCUMENTOS ......................................... 8
3.1. Clasificacin de Documentos en la Organizacin Documental ............................. 8
3.2. Clasificacin de documentos de archivo ............................................................. 10
3.2.1. Documentos de archivo ................................................................................ 10
3.2.2. Ordenar los documentos de archivo en series y subseries ........................... 11
3.2.3. Foliacin ........................................................................................................ 12
3.3. Ordenacin Documental ...................................................................................... 13
3.4. Clasificacin de Documentos de Apoyo .............................................................. 18
3.4.1. Documento de apoyo .................................................................................... 18
3.4.2. Ordenar los documentos de apoyo en asuntos o temas ............................... 19
4. DESCRIPCIN DOCUMENTAL ............................................................................. 20
5. PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS .............................................................................. 21
5.1. Principio de Orden Original ................................................................................. 21
5.2. Principio de Procedencia ..................................................................................... 22
GLOSARIO .................................................................................................................... 24
BIBLIOGRAFA .............................................................................................................. 26
WEB GRAFA ................................................................................................................ 27
IMGENES .................................................................................................................... 28
CRDITOS .................................................................................................................... 30


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TABLA DE FIGURAS


Figura 1. Clases de Archivo en la Organizacin Documental .......................................... 7
Figura 2. Clasificacin de documentos en la Organizacin Documental ......................... 9



















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1. DEFINICIN DE ORGANIZACIN


Se puede entender por organizacin como el proceso donde se desarrolla un conjunto
de gestiones orientadas hacia la clasificacin y descripcin de documentos en una
empresa o institucin, sea pblica o privada; siendo ste el eje fundamental de los
mtodos archivsticos.


Por consiguiente, dicho proceso permite la integracin de la gestin documental, la
cual se encarga de ubicar de manera fsica los documentos segn las relativas series y
subseries, a partir del orden preliminarmente establecido.



Imagen 1. Aplicacin de la Organizacin documental.

2. IMPORTANCIA DE LOS CONCEPTOS ARCHIVSTICOS EN LA
ORGANIZACIN DOCUMENTAL


Segn lo establecido en la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos y el acuerdo No.
042 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin del 31 de Octubre de 2002,
se definen los diferentes conceptos utilizados en el lenguaje archivstico, los cuales son
esenciales para establecer las actividades y reglas prcticas en el proceso de
organizacin de archivos en diferentes estancias de la administracin pblica
interesada.

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Es por eso que es importante conocer y aplicar los siguientes conceptos
archivsticos, de acuerdo a la normatividad vigente, ya que es la herramienta que
orienta el desarrollo de los procedimientos para la organizacin documental.


2.1. Archivo


Es la acumulacin y unin de documentos de cualquier fecha, forma y soporte material,
los cuales son almacenados por una persona natural en una entidad pblica o privada,
con el objetivo de conservarlos para el uso de la informacin en un momento dado.






En la Organizacin Documental existen diferentes tipos de archivo segn la entidad a
la que pertenecen, los cuales se explican a continuacin.
Imagen 2. Conservacin de documentos en el
Archivo.
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2.2. Patrimonio Documental

Es la acumulacin y unin de documentos almacenados, que por su valor histrico o
cultural, representa una gran importancia en la evolucin y registro de la informacin.

De esta manera, la sociedad cuenta con memorias de todo tipo de documentos
histricos y culturales, permitiendo conservar la informacin a travs del tiempo.



Figura 1. Clases de Archivo en la Organizacin Documental
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3. CLASIFICACIN Y ORDENACIN DE DOCUMENTOS


La organizacin de los documentos, a partir del momento en que son fundados o
recibidos, tiene como esencia la localizacin vertiginosa y segura de la informacin
buscada, as como la conservacin de los documentos.


Es por eso que en la Organizacin Documental se llevan a cabo dos procesos
importantes como lo es la Clasificacin, la cual consiste en agrupar los documentos
bajo conceptos que reflejan las funciones generales y las actividades concretas de las
organizaciones, dentro de una estructura jerrquica y lgica. Y el otro es el proceso de
ordenacin que es el que establece un orden a los documentos.


3.1. Clasificacin de Documentos en la Organizacin Documental


La clasificacin consiste en dar una distribucin intelectual y jerrquica a los
documentos, agrupndolos en grandes conjuntos. Sin embargo dicha agrupacin no es
fsica como tal sino puede ser solo intelectual, la cual es asociada a la gestin de las
organizaciones.
Imagen 3. Patrimonio documental.
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Por ende, la importancia de la clasificacin se basa en saber agrupar los documentos
de un fondo, de tal forma que se encuentren documentos de lo ms amplio a lo ms
especfico, segn los principios de procedencia y de orden original.

Es entonces que en este proceso se fijan y se reconocen las series que se ajustan al
fondo, a la seccin y subseccin, segn la estructura y el nivel jerrquico en las
funciones de la organizacin.






Las acciones que se realizan dentro de la clasificacin documental son las
siguientes:


Reconocimiento de elementos administrativos y procesos (segn el manual de
funciones y procedimientos y el organigrama institucional).
Implementacin de Tablas de Retencin.
Conformacin de asuntos, subasuntos, series o subseries de cada rea.
Reconocimiento de tipos documentales de las series.
Figura 2. Clasificacin de documentos en la Organizacin Documental

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Separacin de los documentos de apoyo.
Foliacin.
Actualizacin de los inventarios documentales con cada transferencia.
Determinar el sistema de ordenamiento.


3.2. Clasificacin de Documentos de Archivo


La clasificacin de documentos de archivo consiste en la identificacin de los archivos
por series documentales; en donde se refleja la empresa productora de los documentos
y a la dependencia o divisin de donde son originarios, en cumplimiento de un
procedimiento administrativo. Por lo que se pueden clasificar mediante los siguientes
procedimientos:







3.2.1. Documentos de archivo


En principio, los documentos de archivo son registros de informacin originada o
recogida por una persona o entidad en funcin de sus actividades o razn de ser de la
Imagen 4. La clasificacin de documentos.
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empresa, los cuales son de valor administrativo (ej: procesos y actividades
administrativas), legal (ej: testimonios ante la ley), jurdico (ej: derechos u obligaciones
legales o jurdicas), histrico (ej. Documento de fuente primaria para la historia),
contables (ej: documentos de operaciones financieras y contables), que deben ser
objeto de proteccin y conservacin de documentos.









3.2.2. Ordenar los documentos de archivo en series y subseries


En este proceso se realiza el reconocimiento y organizacin de carpetas de todos los
tipos documentales concernientes a cada una de las series y subseries encaminadas
en la Tabla de Retencin Documental del rea o unidad, basndose en la fecha del
diligenciamiento o de trmite y conservando la distribucin que adquiri durante el
servicio eficiente.

Imagen 5. Los documentos son organizados por una
persona natural en funcin de la empresa.
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El orden en la carpeta segn el primer documento que debe aparecer al momento de
abrirla, ser el de la fecha ms antigua y el ltimo, ser el documento de la fecha ms
reciente.








3.2.3. Foliacin

Es el proceso de marcar o enumerar cada uno de los documentos de las series y
subseries documentales, advirtiendo para ello la numeracin de los folios en la parte
superior derecha. La Ordenacin de documentos en sus expedientes o folios, sirven de
antecedente y fundamento en la gestin administrativa.

Imagen 6. Los documentos deben tener la fecha para
ordenarlos por series y subseries.
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3.3. Ordenacin Documental


La ordenacin establece un bosquejo sobre la secuencia de los documentos, despus
de la debida clasificacin, segn el proceso en el tiempo. Este procedimiento finaliza
con el espacio fsico de los documentos, mediante unidades de instalacin como son
las cajas, paquetes, legajo o carpetas, a partir de las series establecidas.


De cada serie surge un tipo de ordenacin detallada, teniendo en cuenta los
siguientes principios:


Imagen 7. Ordenacin en folios.
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Por ende, el proceso de ordenacin se aplica:

A los documentos y expedientes dentro de cada serie documental.
A los documentos dentro de cada expediente.


Las acciones que se realizan en la ordenacin documental son las siguientes:

Revisar las relaciones entre las unidades documentales (series, subseries y tipos
documentales).
Conformar y abrir expedientes
Reconocer los expedientes
Aplicar el sistema de ordenamiento acordado, ubicando los expedientes en el
orden respectivo.
Foliacin
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El proceso de ordenacin se puede realizar de tres maneras: alfabtica, cronolgica
y numrica, las cuales se explicarn a continuacin.


Ordenacin Alfabtica: Se utiliza para los expedientes o documentos relativos a
personas y a entidades pblicas y privadas. Es decir, series como expedientes
personales, correspondencia, temtico, entre otras. Su desempeo puede ser
secuencial o jerrquico.
Imagen 8. Disposicin de los documentos
organizados.
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Ordenacin Cronolgica: Su principal funcin se fundamenta en la fecha de los
documentos; empezando con el ao, luego mes y da. Este procedimiento se aplica
para documentos financieros o en los que se debe vigilar plazos como por ejemplo,
registros de entrada, presupuestos, actas, diarios, memorias, entre otros.

Imagen 9. Ordenacin Alfabtica de los
documentos.
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Ordenacin Numrica: Se trata de adjuntar a cada expediente o documento un
nmero de manera consecutiva, el cual busca servir de elemento localizador. Para el
desarrollo de este sistema se debe elaborar una base de datos complementaria de las
personas, asuntos, entidades pblicas y privadas o lugares, de tal manera que se tenga
acceso a su localizacin al momento de la bsqueda de los documentos.

Imagen 10. Ordenacin Cronolgica.

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3.4. Clasificacin de Documentos de Apoyo


La clasificacin de documentos de archivo consiste en la identificacin de los
documentos que se deben conservar o generar en las instituciones para el apoyo a las
gestiones administrativas y por su grado de importancia en la informacin que
contienen. Se clasifican en:


3.4.1. Documentos de apoyo


Algunos ejemplos de este tipo de documentos son los decretos, manuales,
resoluciones, instructivos, leyes, entre otros; que por la informacin que reside, incide
en el desempeo de funciones especficas de las tareas administrativas.


stos pueden ser creados por la misma entidad o de otra, pero no forman parte de
las series documentales de las instituciones ni se trasladan al Archivo Central, por ser
de carcter externo.


Imagen 11. Ordenacin numrica.
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3.4.2. Ordenar los documentos de apoyo en asuntos o temas


Aunque los documentos son organizados por reas, podran surgir algunos documentos
que no se logran colocar dentro de las series y subseries. Estos son los que forman los
documentos de apoyo de forma general, teniendo como finalidad de servir de soporte a
la gestin.

Los documentos de apoyo se organizan en orden alfabtico y luego de efectuar su
funcin, el encargado del rea los elimina, apoyado por personal delegado, dejando
constancia soportada.


Imagen 12. Documento de apoyo para una
funcin administrativa.
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4. DESCRIPCIN DOCUMENTAL


Es el proceso de investigacin y estudio de los documentos de archivo para realizar su
identificacin, delimitacin y recuperacin, para algn trmite posterior.


Dicho proceso se hace con la ayuda de la normatividad que rige la Descripcin
Documental que es ISAD-G (Norma Internacional general de Descripcin Archivstica),
la cual constituye la elaboracin a nivel general de descripciones archivsticas; que
debe aplicarse en conjunto con la norma nacional. Para Colombia se homologa por el
Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC), mediante la NTC
4095.


Las acciones que se realizan para la descripcin documental son las siguientes:

Anlisis de informacin y extraccin de contenido.
Diseo de instrumentos de recuperacin como guas, inventarios, catlogos e
ndices.
Actualizacin permanente de instrumentos.

Imagen 13. Los documentos de apoyo sirven
de soporte en un momento dado.
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5. PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS


Segn lo establecido por la Ley General de Archivo, en la conformacin de carcter
fundamental de los archivos pblicos y privados, el Estado est encargado de la
creacin, preservacin, organizacin y control de los documentos y registros, segn los
principios de procedencia, orden original y normatividad archivstica.


Por lo tanto, una clasificacin perfectamente fundamentada, debe apoyarse en la
implementacin del principio de orden original y de procedencia para reconocer las
categoras y grupos que evidencia la estructura jerrquica del fondo; as como el
reconocimiento de las funciones delegadas a las oficinas y los asuntos que stas
tramitan.


5.1. Principio de Orden Original


Es la ordenacin interna de un fondo documental, que conserva la organizacin que ha
desarrollado durante la prestacin del servicio activo, es decir, los documentos deben
conservarse en un orden secuencial y cronolgico.

Imagen 14. Analizar y describir la informacin permite gestionar la
Organizacin Documental de forma eficiente.
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5.2. Principio de Procedencia


Es la preservacin de los documentos dentro del fondo documental al que
consecuentemente pertenecen, es decir, se debe respetar y conservar el documento,
segn la actividad que lo gener y la dependencia responsable de su produccin.




Imagen 15. Se debe conservar el orden cronolgico
para una bsqueda ms eficiente de los documentos.
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Imagen 16. La importancia del Principio de procedencia de
documentos hace que la estructura funcional de una
empresa sea eficiente.
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GLOSARIO


Archivo Central: Recoge, organiza, custodia y conserva la documentacin
administrativa originaria de los archivos de gestin o de oficina; una vez sucedido el
periodo de permanencia en los mismos. Tambin se conoce como Archivo General.


Cuadro de Clasificacin: Es el esquema que refleja la estructura intelectual de los
documentos que forman un archivo o un fondo documental.


Documentos de Archivo: Son registros de informacin originada o recogida por una
persona o entidad en funcin de sus actividades o razn de ser de la empresa.


Expedientes: Unidad documental constituida por un conjunto de documentos
generados y/o recogidos en una oficina por una persona fsica o moral, con el fin de
comenzar, desarrollar y finalizar una gestin.


Gestin Documental: Es el conglomerado de normas y tcnicas que permiten a la
empresa gestionar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo.


Inventario Documental: Es obligacin de las entidades de la Administracin Pblica
elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de
manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.


Serie: Se encuentra constituida por documentos derivados de la reiteracin de los
procesos y prcticas administrativas o tcnicos en las oficinas.


Subserie: Es el grupo de unidades documentales que conforman parte de una serie y
se jerarquizan y reconocen en forma separada del grupo de la serie por los tipos
documentales que cambian de acuerdo con el trmite de cada asunto


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Tablas de Retencin Documental: Relacin de series con sus apropiados tipos
documentales, permitiendo determinar el periodo de duracin en cada fase del ciclo
vital de los documentos.








































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BIBLIOGRAFA


Congreso Nacional de la Repblica de Colombia. (2000). Ley General de Archivos.

Bonal Zazo, J. L. (2011). Clasificacin y Ordenacin. Universidad de Extremadura.
Facultad de Biblioteconoma y Documentacin.



















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WEB GRAFA

Universidad Surcolombiana. (s.a.) Gua para la Organizacin de los Archivos de
Gestin. Tomado de
http://www.usco.edu.co/archivosUsuarios/12/archivo_central/3.%20GUIA%20PARA%20
LA%20ORGANIZACION%20DE%20LOS%20ARCHIVOS%20DE%20GESTION.pdf

Archivo General de la Nacin (2013, 15 de marzo) Acuerdo 005 de 2013. Tomado de
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8261#.


















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IMGENES


Imagen 1. (s.n.) Aplicacin de la Organizacin Documental. Tomada de
http://www.cycnetwork.com/images/cabeceradocumental.jpg

Imagen 2. SENA. 2014. Conservacin de los documentos en el Archivo.

Imagen 3. (s.n.) Patrimonio Documental. Tomada de
http://periodico.morelos.gob.mx/images/fotos/Fondos_archivo.jpg

Imagen 4. (s.n.) La clasificacin documental. Tomada de
http://www.safetydoc.es/blog/wp-content/uploads/2011/08/digitalizacion-de-archivos.jpg

Imagen 5. SENA. 2014. Documentos de Archivo.

Imagen 6. (s.n.) Ordenar los documentos en series y subseries. Tomada de
http://www.archivonorma.com/files/distinguir-series-documentales.jpg

Imagen 7. SENA. 2014. Ordenacin en folios.

Imagen 8. (s.n.) Disposicin de los documentos organizados. Tomada de
http://4.bp.blogspot.com/_b9MIx5ZGEAM/S-
DrrJBtqOI/AAAAAAAAAKk/eTwoXNMwKQk/s320/Clasificar.gif

Imagen 9. SENA. 2014. Ordenacin alfabtica de los documentos.

Imagen 10. SENA. 2014. Ordenacin cronolgica.

Imagen 11. (s.n.) Ordenacin numrica. Tomada de
https://www.liderpapel.com/resources/img/products/32576g.jpg

Imagen 12. SENA. 2014. Documentos de apoyo.

Imagen 13. (s.n.) Ordenacin de documentos de apoyo. Tomada de:
http://www.archivonorma.com/files/A_fin_de_ano_organiza_tus_archivos_segun_su_vig
encia.jpg

Imagen 14. SENA. 2014. Descripcin documental.

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Imagen 15. (s.n.) Principio de Orden original. Tomada de:
http://casus.usal.es/blog/sociocom/files/2013/03/Archivo.png

Imagen 16. (s.n.) Principio de procedencia de los documentos. Tomada de
http://mundoarchivistico.files.wordpress.com/2012/09/foto_home158_b.jpg
























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CRDITOS

Lderes del Proyecto
Carlos Fernando Cometa Horta
Juan Pablo Vale Echeverry

Lder de Lnea
Julin Andrs Mora Gmez


Expertos Temticos
Sandra Milena Montoya Lpez
Eliana Del Pilar Ospina Castaeda

Asesora Pedaggica
Yiced Pulido Cabezas


Editora
Luisa Fernanda Boada Tllez


Equipo de Diseo
Lina Marcela Garca Lpez
Dalys Ortegn Caicedo
Nazly Mara Victoria Daz Vera
Yisell Noraya Buitrago Rodrguez
Liam Pamela Hermida Garca


Equipo de Programacin
Luis Fernando Amrtegui Garca
Charles Richar Torres Moreno
Carlos Andrs Orjuela Lasso
Sergio Alejandro Camacho Hernndez




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