Sunteți pe pagina 1din 7

Managementul Proiectelor

ghid practic

1. Definire
Managementul este stiinta organizarii si conducerii organizatiilor pentru valorificarea eficienta a resurselor
acestora in scopul oferirii de produse si servicii specifice.
Proiectul este un efort bine definit, organizat, temporar si realizat o singura data pentru a crea produse sau
servicii unicat. Proiectul contrasteaza astfel cu procesele si operatiunile, care sunt de regula permanente sau
cvasi-permanente. Proiectul reprezinta o realizare care are un obiectiv definibil, consuma resurse si se afla sub
constrangerea unor elemente precum timpul, costurile si calitatea.
Managementul proiectelor este stiinta managementului resurselor astfel incat acestea sa acopere in intregime
realizarea unui proiect.
Resursele sunt rezerve, posibilitati, surse, disponibilitati, mijloace care pot fi valorificate la un moment dat.
Resursele pot fi financiare, umane, materiale, intelectuale, energetice, de spatiu, de timp, de comunicare etc.

2. Managerul de proiect
Managementul de proiect este cel mai adesea in responsabilitatea unui manager de proiect. Acesta trebuie sa
asigure derularea proiectului in parametrii stabiliti, pentru a respecta conditiile contractuale stabilite de clienti sau
de nevoie proiectului. Managerul de proiect trebuie sa aiba calitati exceptionale de lider, pentru a intelege
proiectul in intregimea sa, de la inceput pana la sfarsit, de a conduce, organiza, coordona si controla resursele si
echipele de lucru.
Managerul de proiect trebuie sa aiba abilitati de comunicare interpersonala puternice, sa fie familiarizat cu
activitatile din fiecare sectie sau departament, si trebuie sa posede cunostinte generale despre tehnologia
utilizata, cu exceptia cazului in care proiectul este din domeniul cercetarii si dezvoltarii (!", sau R!" -
Research ! "evelopment#.
Managerul de proiect nu trebuie sa se implice direct in activitatile tehnice, intrucat astfel ar inceta sa mai fie
manager, ci va deveni un simplu tehnician.

3. Activitatile de management al proiectului
Activitatile necesare pentru realizarea proiectelor sunt$
%. Analiza si stabilirea obiectivelor de proiect
&. 'valuarea si controlul riscurilor
(. 'stimarea resurselor
). Alocarea resurselor
*. +rganizarea proiectului
,. Achizitionarea de resurse
-. .tabilirea sarcinilor
/. onducerea activitatilor de proiect
0. ontrolarea executarii proiectului
%1. 2rmarirea si raportarea derularii proiectului
%%. Analizarea rezultatelor
%&. "efinirea rezultatelor finale ale proiectului
%(. Previzionarea tendintelor proiectului
%). Managementul calitatii
%*. Managementul problemelor
%

4. Stabilirea tipului de organiare de proiect
Managerul de proiect trebuie sa ia inca de la inceput o decizie fundamentala$ ce tip de organizare va folosi pentru
realizarea proiectului3 +ptiunile pe care le are sunt doua$ organizarea piramidala, sau organizarea matriceala.
A. !rganiarea piramidala "#ine and Staff !rganiation$
+rganizarea piramidala este una formata dintr-un manager de varf (manager general#, care poate avea in
subordine directa vicepresedinti si consilieri, la nivelurile inferioare gasindu-se departamentele, sectiile, birourile
etc. ce au in frunte manageri de productie, de mar4eting, de resurse umane, financiari etc. Managerii
departamentali sunt in subordinea managerului general, si au in subordinea lor alte persoane. Astfel se formeaza
o piramida ierarhica. Aici linia de autoritate este verticala, comenzile si cererea de informatii merg in jos pe aceste
linii de autoritate, rapoartele si informatiile mergand de jos in sus, si urcand prin filtrare.
5n momentul in care se elaboreaza un proiect, managerilor de proiect li se da o anumita autonomie de la modul
obisnuit de 6lant al comenzii6, delegandu-li-se autoritatea necesara pentru a realiza proiectul. 'i sunt in continuare
subordonati managementului superior, insa nu sunt intotdeauna controlati si au o autonomie de decizie mai mare
decat a unui director de departament.
%. !rganiarea matriceala "Matri& !rganiation$
2neori proiectele complexe au nevoie de structuri inovative, cum ar fi cea matriceala. Acest tip de organizare face
ca specialistii sa raspunda in fata a doi sefi$ managerul lor ierarhic, si unul sau mai multi manageri de proiect.
"esi este afectata unitatea comenzii, din cauza ca unii angajati trebuie sa raspunda in fata a mai multi superiori,
acest tip de organizare a fost folosit cu succes deoarece pare a fi cea mai buna cale de a folosi aptitudinile
profesionale ale angajatilor la mai multe proiecte.

'. Planificarea proiectului
'tapa de planificare a proiectului este fundamentala pentru realizarea cu succes a acestuia. Planificarea
determina ceea ce trebuie realizat, de catre cine, pana cand si cu ce, pentru a indeplini toate cerintele pentru
finalizarea proiectului in parametrii de timp, cost si calitate impusi.
Planificarea proiectului presupune construirea mai multor documente de management al proiectului. Printre
documentele de baza se afla$
A - Specificatia #ucrarii (.7 - .+8#,
9 - Specificatiile de Proiect (Project .pecifications#,
- (aloanele Proiectului (Project Milestones#,
" - Structura Detaliata a Activitatilor (."A - 89.#,
' - Structura Detaliata !rganiationala (."+ - +9.#,
: - %ugetul Proiectului(Project 9udget#

A. Specificatia lucrarii "S# ) S!* ) Statement of *or+$
Prima data managerul de proiect va oferi membrilor echipei de proiect Specificatia lucrarii (.tatement of 8or4 -
prescurtat .+8, tradus si prin 6"eclaratie de 7ucru6, 6.pecificatie de lucru6 sau 6Rezumat de lucru6#.
.pecificatia 7ucrarii contine toate elementele necesare pentru ca echipa sa inteleaga proiectul in ansamblul sau.
.7 sta la baza .tructurii "etaliata a Activitatilor (."A#.
.pecificatia 7ucrarii (.7# poate cuprinde informatii referitoare la$
- Misiunea proiectului (:inal .cope#;
- +biective (+bjectives#;
- Rolurile si responsabilitatile fiecarui membru al echipei de proiect;
&
- Rezultatele finite ale proiectului ("eliverables#;
- 9ugetul general de proiect
- +rganigrama generala a proiectului

%. Specificatii de Proiect "Pro,ect Specifications$
.pecificatiile de proiect trebuie enumerate separat pentru toate contributiile individuale la proiect. Acestea sunt
utilizate pentru om-ora, echipament si materiale. Astfel clientul poate afla cum sunt cheltuiti banii alocati
proiectului si daca sunt vizate nivelele corespunzatoare de performanta.

-. (aloanele Proiectului "Pro,ect Milestones$
<aloanele proiectului sunt etapele principale dupa care se poate cuantifica evolutia acestuia. el mai adesea,
indica momentul de schimbare a unei faze, fie datorita reluarii uneia sau mai multor faze precedente, fie ca
urmare a demararii unei noi faze sau a =ncheierii proiectului.

D. Structura Detaliata a Activitatilor "SDA ) *%S ) *or+ %rea+do.n Structure$
"ocumentul intitulat .tructura "etaliata a Activitatilor (."A - 89. - 8or4 9rea4do>n .tructure, tradus uneori si
prin 6.tructura de .eparare pe Activitati6, sau 6.tructura "etaliata +rientata pe Activitati6# imparte proiectul in
elemente tot mai mici, organizate ierarhic, ce trebuie finalizate intr-o anumita ordine pana la completarea
proiectului.
."A constituie instrumentul central de ordonare si comunicare in cadrul proiectului. "aca este necesar, se pot
realiza mai multe ."A in cadrul proiectului, prin impartirea acestuia in functie de activitati principale, produse,
obiective, functiuni, responsabilitati, orientare geografica etc.
"aca ."A se modifica, trebuie modificata si ."7.
."A imparte proiectul in$
- Pachete de lucrari (8or4 Pac4ages#
- .arcini (?as4s#;
- .ub-sarcini (.ubtas4s# (daca este nevoie#.
Managerul de proiect utilizeaza ."A ca un cadru comun pentru integrarea intregului proiect. ."A sta de
asemenea la baza .tructurii "etaliate +rganizationale (."+#, planificarii retelei, costurilor, analizei riscurilor etc.
(

/. Structura Detaliata !rganiationala "SD! ) !%S ) !rganiational %rea+do.n
Structure$
.tructura "etaliata +rganizationala (."+ - +9. - +rganizational 9rea4do>n .tructure, tradus uneori si prin
6.tructura "efalcarii +rganizationale6# cuprinde diviziunile functionale ale organizatiei care sunt insarcinate sa
asigure sustinerea proiectului, si organizatiile exterioare daca acestea acorda de asemenea ajutor.
."+ poate fi foarte bine construita ca si o organigrama. 5n orice caz, ."+ ajuta managerii sa priveasca proiectul
din punctul de vedere al responsabilitatilor.
."+ nu este un document esential pentru proiecte, si poate fi valoros pentru proiectele mai complexe.

0. %ugetul Proiectului "Pro,ect %udget$
9ugetul Proiectului este format din totalitatea veniturilor si cheltuielilor de proiect. 'ste bine ca acesta sa fie
corelat in totalitate cu .tructura "etaliata a Activitatilor (."A#. Astfel se va putea realiza o programare a costurilor
pe faze de proiect.

1. Programarea de retea "2et.or+ Scheduling$
Pentru planificarea proiectului, este nevoie de programarea de retea. + programare de retea defectuoasa ar
conduce la pierderi de timp, nefolosirea resurselor si nerealizarea proiectului in limita de timp alocata.
Retelele proiectului sunt compuse din 6evenimente6 (events# si 6activitati6 (activities#. /venimentul este definit
ca fiind punctul de incepere sau finalizare a unui grup de activitati. Activitatea este lucrarea ceruta a fi executata
de la un punct situat in timp (eveniment#, la altul.
@rafic, evenimentele sunt de regula reprezentate prin cercuri, iar activitatile prin sageti de la un eveniment la
altul. 2n numar scris deasupra unei activitati reprezinta de obicei o valoare a timpului - zile, saptamani, luni,
ceruta pentru indeplinirea activitatii.
)
Pentru a eficientiza procesul de programare, au fost elaborate diverse tehnici de programare$
- "iagrama P'R? (?ehnica de 'valuare si Analiza a Programului#, si
- "iagrama PM (Metoda "rumului ritic#
- "iagrama @antt (folosite alternativ sau ca o completare la P'R? si PM#

A. Diagrama P/R3 "P/R3 -hart ) 3ehnica de /valuare si Analia a Programului$
Diagrama P/R3 (P'R? hart# este un grafic de retea (Aet>o4 "iagram# deoarece arata legaturile dintre
evenimente si activitati (la fel ca si diagrama PM, spre deosebire de diagrama @antt#.
P/R3 este acronimul pentru 6Program 'valuation and Revie> ?echniBue6 - ?ehnica de 'valuare si Analiza a
Programului, tradus uneori defectuos prin 6'valuarea programului si tehnica de revie>6 sau 6'valuarea de
Program si Analiza ?ehnica6.
"iagramele P'R? au nevoie de estimarea a trei timpi$
- cel mai optimist timp de finalizare (a#,
- cel mai pesimist timp de finalizare (b#,
- cel mai probabil timp de finalizare (m#.
Perioada de timp prevazuta intre evenimente se poate calcula dupa urmatoarea formula$
te C DaE()m#EbFG,, unde te C timpul prognozat.
P'R? este o metoda mai sofisticata decat celelalte, si este utila doar in cadrul proiectelor extrem de complexe,
altfel pot aparea probleme de implementare.
"aca .pecificatia 7ucrarii (.7 - .+8# este modificata, trebuie modificata si diagrama P'R?.
%. Diagrama -PM "-PM -hart ) Metoda Drumului -ritic$
Diagrama -PM (PM hart# este, ca si diagrama P'R?, un grafic de retea (Aet>o4 "iagram# deoarece arata
legaturile dintre evenimente si activitati (la fel ca si diagrama P'R?, spre deosebire de diagrama @antt#.
"iagramele P'R? si PM au inceput sa fie folosite in jurul anilor %0*1 si %0,1, si s-au extins ca si utilizare o data
cu dezvoltarea computerelor.
PM este acronimul pentru 66ritical Path Method6
"iferentele majore intre P'R? si PM sunt$
%. "iagrama P'R? necesita trei estimari de timp iar diagrama PM necesita o singura estimare de timp;
&. "iagrama P'R? este folosita mai ales in proiectele de constructii, in timp ce diagrama PM este folosita
in proiectele de cercetare si dezvoltare (R!"#;
(. "iagrama P'R? trateaza doar timpul, in timp ce diagrama PM include referinte legate de costuri si
resurse disponibile;
). "iagrama P'R? necesita utilizarea computerului in timp ce diagrama PM este o tehnica manuala;
*. "iagrama P'R? se calculeaza de regula in zile, in timp ce diagrama PM foloseste saptamani si luni;
*
"aca .pecificatia 7ucrarii (.7 - .+8# este modificata, trebuie modificata si diagrama PM.

-. Diagrama 4antt "4antt -hart$
Diagrama 4antt (creata la inceputul anilor %011 si denumit dupa cel care a folosit pentru prima data aceasta
procedura - HenrI @antt# este foarte usor accesibila si prezinta perioadele de inceput si incheiere, si durata
activitatilor.
"iagrama @antt nu este un grafic de retea pentru ca nu arata interdependenta, legaturile dintre activitati, ceea ce
este esential pentru intelegerea si urmarirea proiectului (deoarece multe activitati se desfasoara concomitent si
deseori trebuie sa preceada activitati ulterioare#. Aceasta interdependenta poate fi observata in diagramele P'R?
sau PM.
"aca .pecificatia 7ucrarii (.7 - .+8# este modificata, trebuie modificata si diagrama @antt.

Programe de calculator "soft.are$ de management al proiectelor
Proiectele mai complexe pot fi organizate cu ajutorul unor programe speciale de calculator, cum ar fi Microsoft
Project sau Primavera Project Planner, A'Project, ActiveProject Project Management, 7eadingProject,
Plan8ise Project Management, ?argetProcess, Jertabase etc.



Produsele si serviciile Rubinian
legate de managementul proiectelor5
%. Planul de afaceri este un instrument important in cadrul proiectelor.
Achizitioneaza planul de afaceri Rubinian.
&. -ontractele reglementeaza diversele relatii dintre realizatorii proiectului, beneficiari, furnizori, distribuitori sau
terti. Achizitioneaza modele de contracte profesionist realizate.
(. 0isele de post stabilesc in mod concret atributiile celor angajati in cadrul proiectelor. Achizitioneaza modele de
fisa postului, inclusiv fisa postului pentru manager de proiect.
). Dictionarul de afaceri Rubinian. "oresti sa cunosti mai multe despre terminologia de afaceri, juridica sau
economica din cadrul proiectelor tale3 @ratuit dictionarul online Rubinian.
*. .tudiaza oferta noastra completa de produse si servicii.
,
-