Sunteți pe pagina 1din 12

Ediia 2

UNIVERSITATEA
Nr. de ex 1


ACIUNI PREVENTIVE
Revizia 2


ATHENAEUM


Nr. de ex 1


Bucureti



Pagina 1 din 11


Exemplar nr. 1

UNIVERSITATEA ATHENAEUM Bucureti
















PROCEDURA DE SISTEM









ACIUNI PREVENTIVE



























1























1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA I
APROBAREA EDIIEI SAU, DUP CAZ, A REVIZIEI N CADRUL EDIIEI
PROCEDURII OPERAIONALE

Nr.
Elemente privind
Numele i
Funcia Data Semntura

responsabilii /

crt. prenumele

operaiunea



0 1 2 3 4 5

1.1. Elaborat Dumitrache Sonia Economist
12.03.2014


1.2. Verificat Mrgulescu Dumitru Prorector
15.03.2014


1.3 Aprobat Vasile Emilia Rector
18.03.2014
















2
Ediia 2


UNIVERSITATEA
Nr. de ex 1


ACIUNI PREVENTIVE

Revizia 2


ATHENAEUM


Nr. de ex 1


Bucureti



Pagina 1 din 11


Exemplar nr. 1

2. SITUAIA EDIIILOR I A REVIZIILOR N CADRUL EDIIILOR PROCEDURII

OPERAIONALE



Nr. Ediia sau, dup Componenta Modalitatea Data de la care se aplic prevederile


crt.
caz, revizia n
revizuit reviziei

ediiei sau reviziei ediiei



cadrul ediiei



0 1 2 3 4

2.1. Ediia I x x

2.2. PS/12.12.2009 Procedura Elaborare 12.03.2014

complet ediia 2















2.n.






3. LISTA CUPRINZND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZ EDIIA
SAU, DUP CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDIIEI PROCEDURII OERAIONALE

Nr.
Scopul Exemp Compartim Funcia Nume i Data Semntur

difuzrii lar nr. ent

prenume primiri


crt.



i



0 1 2 3 4 5 6 7

3.1. Aplicare

3.2. Eviden

Arhivare

3.4. Coordonare

3.5. Informare




4. SCOPUL PROCEDURII OPERAIONALE

1. Procedura descrie sistemul prin care se asigur identificarea neconformitilor poteniale i a
aciunilor pentru eliminarea cauzelor acestora, n scopul de a preveni apariia lor.
2. Se descrie modul de identificare a acestor neconformiti poteniale, de iniiere i implementare a
aciunilor preventive ct i modul de control i urmrire a aplicrii acestora.





3
Ediia 2

UNIVERSITATEA
Nr. de ex 1

ACIUNI PREVENTIVE
Revizia 2

ATHENAEUM

Nr. de ex 1

Bucureti



Pagina 1 din 11


Exemplar nr. 1


5. DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAIONALE

Procedura se aplic tuturor activit ilor care se desfoar n UATH i se adreseaz
managementului de la cel mai nalt nivel, efilor de departamente / catedr i persoanelor
desemnate pentru a decide prevenirea apariiei unor neconformiti poteniale prin eliminarea
cauzelor acestora.

6. DOCUMENTE DE REFERIN (REGLEMENTRI) APLICABILE
ACTIVITII PROCEDURATE

6.1. Legislaia primar
- Ordonana de urgen nr. 75/2005 privind asigurarea calitii educaiei;
- Legea nvmntului nr. 84/1995 cu modificrile i completrile ulterioare, republicat n anul 1999;;
- Legea nr. 128/1999 privind statutul personalului didactic;
- Legea nr. 87 din 10.04.2006 pentru aprobarea Ordonanei de Urgen a Guvernului nr.
75/2005 privind asigurarea calitii educaiei;
- H.G. privind organizarea studiilor universitare de licen;
- H.G. privind organizarea i desfurarea studiilor universitare de masterat;
- Standardele ARACIS privind evaluarea academic;
- Metodologia de evaluare extern, standardele de referin i lista indicatorilor de performan
a ARACIS;
- Ghidul activitilor de evaluare a calitii programelor de studii universitare i a instituiilor de
nvmnt superior;
- Carta universitii.

DOCUMENTE DE REFERIN
Manualul Calitii UATH
Procedura PS 8.3-01 Controlul produsului neconform
Procedura PS 8.2-01 Auditul intern al SMQ
Procedura PO 7.6-01 Controlul aparatelor de
laborator Procedura PS 4.2-02 Controlul
nregistrrilor Procedura PS 8.5-01 Aciuni corective

6.2. Legislaia secundar
- Manualul Calitii MC
- Standarde i recomandri ENQA (European Association for Quality Assurance n Higher
Education);
- SR EN ISO 9001:2008 Sisteme de management al calitii
- SR EN ISO 9001:2001 Sisteme DE management al calitii
- SR ISO 8402 /1995 Managementul calitii i asigurarea calitii Vocabular
- ISO 9001:2000









4
Ediia 2

UNIVERSITATEA
Nr. de ex 1

ACIUNI PREVENTIVE
Revizia 2

ATHENAEUM

Nr. de ex 1

Bucureti



Pagina 1 din 11


Exemplar nr. 1



7. DEFINIII I ABREVIERI ALE TERMENILOR UTILIZAI N PROCEDURA
OPERAIONAL



7.1. Definiii ale termenilor

Nr. Termenul Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul
crt.
1. AUDITUL Examinare sistematic i independent n scopul de a determina dac
CALITII activitile referitoare la calitate i rezultatele aferente satisfac dispoziiile
prestabilite, precum i dac aceste dispoziii sunt implementate efectiv i
sunt corespunztoare pentru realizarea obiectivelor.
2. AUDITOR Persoana calificat pentru efectuarea auditurilor calitii.
3. NECONFORMI Reprezint nendeplinirea unei cerine. Prin neconformitate se mai nelege
TATE orice disfuncie care perturb sau ntrerupe n mod durabil desfurarea
normal a unei activiti. Orice anomalie sau incident avnd un caracter
repetitiv se consider neconformitate. Neconformitile pot fi reale sau
poteniale. Neconformitile poteniale sunt cele identificate, dar
nemanifestate.
4. ACTIUNEA Se refer la eliminarea cauzelor unor neconformiti sau a unor situaii
PREVENTIVA nedorite posibile, dar care nu s-au manifestat efectiv, n orice etap a
managementului calitii.


7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. Termenul Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete termenul
crt.
1. CEAC Comisia de Evaluare si Asigurare a Calitatii;
2. MC Manualul Calitii;
3. UATH Universitatea Athenaeum din Bucureti

4. SMQ Sistemul de management al calitii
5 RMQ Responsabilul cu managementul calitii
6 MQ Managementul calitii


8. DESCRIEREA PROCEDURII OPERAIONALE

8.1. Generaliti

Se descrie modul de identificare a acestor neconformiti poteniale, de iniiere i
implementare a aciunilor preventive ct i modul de control i urmrire a aplicrii acestora.



5
Ediia 2

UNIVERSITATEA
Nr. de ex 1

ACIUNI PREVENTIVE
Revizia 2

ATHENAEUM

Nr. de ex 1

Bucureti



Pagina 1 din 11


Exemplar nr. 1



8.2. Documente utilizate
Documente interne
- Hotrrea Senatului privind politica i obiectivele calitii;
- Manualul Calitii;
- Instruciunile de lucru; -
Inregistrrile; Documente
externe
- documente privind cadrul general de desfurare a activitii n nvamntul superior:
Legi, Hottri de guvern, Ordonane, Ordonane de urgen, Ordine ale Ministerului
Educaiei i Cercetrii;
- instruciuni i reglementri naionale i internaionale aplicabile;


8.3. Resurse necesare

8.3.1. Resurse materiale
- program legislativ actualizat;
- computere, laptopuri;
- acces Internet, Intranet;
- abonamente pt. site-uri (de exemplu site-ul IIA)
- abonamente la diferite publicaii de specialitate
- birotic + consumabile


8.3.2. Resurse umane
Personalul implicat n cadrul procesului are competena necesar din punct de vedere al
studiilor, al instruirii, al abilitilor i al experienei.
Procesul de planificare, instruire i perfecionare, testare i certificare a achiziiei de cunotine i
formarea de deprinderi pentru implementarea sistemului de management al calitii conform standardelor
de referin este reglementat i realizat urmrind realizarea obiectivelor calitii.

8.3.3. Resurse financiare
Prevederile bugetare ale sumelor necesare privind cheltuielilor de funcionare (materiale
consumabile, ntreinerea logisticii, cheltuielile aferente drepturilor personalului direct implicat).

8.4. Modul de lucru - derularea operaiunilor i aciunilor activitii

Orice persoan care i desfoar activitatea n universitate i care identific o neconformitate
potenial ia msuri pentru corectarea i tratarea acesteia, pentru a nu genera neconformiti reale. De
asemenea, informeaz eful direct privind neconformitile poteniale. Acetia au datoria de a
ntreprinde aciuni preventive pentru a evita apariia neconformitilor.
Identificarea neconformitilor poteniale se realizeaz pe baza:
- autosesizrilor personalului;
- analizelor efectuate de senat, decanate, catedre;
- rezultatelor auditurilor;


6
Ediia 2

UNIVERSITATEA
Nr. de ex 1

ACIUNI PREVENTIVE
Revizia 2

ATHENAEUM

Nr. de ex 1

Bucureti



Pagina 1 din 11


Exemplar nr. 1


- nregistrrilor managementului calitii;
- sesizrilor clienilor interni i externi.

Procedura ACIUNI PREVENTIVE documenteaz modul de iniiere, urmrire i finalizare a
aciunilor preventive, responsabilitile i autoritatea persoanelor implicate n aceste aciuni. Procedura
asigur inerea sub control a potenialelor neconformiti i efectuarea unor analize aprofundate a cauzelor
care pot genera aceste neconformiti n vederea prevenirii apariiei acestora.

5.1 Identificarea neconformitilor poteniale i a cauzelor acestora
1. Identificarea neconformitilor poteniale i a cauzelor acestora pentru serviciile oferite de
UATH n procesul educaional i/sau de cercetare se face uzual la analiza cerinelor contractuale
i la efectuarea auditurilor interne.
2. Determinarea cauzelor lor este efectuat de regul de ctre personalul cu atribuii de
verificare/aprobare i monitorizare, dar i de cellalt personal implicat n desfurarea activitilor.
3. Pentru neconformitile poteniale de sistem determinarea cauzelor este realizat de ctre
personalul compartimentului MQ.
4. Pentru neconformitile poteniale de proces determinarea cauzelor este efectuat de ctre
personalul din compartimente i de ctre personalul compartimentului MQ.

5.2 Evaluarea necesitii aciunilor preventive
Necesitatea iniierii aciunilor preventive este evaluat (pentru a se asigura prevenirea
neconformitilor) dup cum urmeaz:
a) de ctre catedre / departamente pentru neconformitile poteniale ale serviciilor, prin
personalul responsabil cu verificarea/aprobarea;
b) de ctre personalul compartimentului MQ (cu ocazia efecturii auditurilor interne) pentru
neconformitile poteniale de sistem;
c) de ctre efii de departament sau compartimentul MQ (cu ocazia avizrilor i auditurilor
interne) pentru neconformitile poteniale de proces.
n faza de iniiere se va face o evaluare a impactului posibilelor neconformitii asupra costurilor
calitii, performanelor serviciului / produsului, asupra securitii i satisfacerii clientului,
respectiv asupra mediului.

5.3 Iniierea aciunii preventive
1. Iniierea aciunilor preventive pentru neconformitile poteniale ale serviciilor sau ale
proceselor este efectuat de ctre efii de departamente i de CEAC care descriu n RAC
aciunea de eliminare a cauzelor neconformitilor poteniale.
Aciunile preventive se ntreprind urmare analizrii i utilizrii urmtoarelor surse de
informaii: procese i operaii de lucru care influeneaz calitatea serviciilor, rapoarte ale
auditurilor, nregistrrile calitii, reclamaii ale clienilor.
2. Iniierea aciunilor preventive pentru posibile deficiene constatate n cadrul SMQ, este
realizat de ctre responsabilii MQ din departamente i de ctre CEAC.
3. nainte de iniierea i planificarea aciunilor preventive se face o analiz atent a potenialelor
neconformiti care s cuprind:
specificaiile produsului sau serviciului;
toate procesele, aciunile realizate;
nregistrrile calitii;



7
Ediia 2

UNIVERSITATEA
Nr. de ex 1

ACIUNI PREVENTIVE
Revizia 2

ATHENAEUM

Nr. de ex 1

Bucureti



Pagina 1 din 11


Exemplar nr. 1


reclamaiile i rapoartele de service;
metodele statistice specifice;
rapoartele de audit.

5.4 Implementarea aciunii preventive

1. Aciunile preventive se impun n urma identificrii potenialelor neconformii de ctre:
a) factorii responsabili cu analiza, verificarea, validarea, aprobarea i avizarea lucrrilor
elaborate de departamente;
b) responsabilii cu calitatea i eful compartimentului MQ, ca urmare a analizei rapoartelor de
neconformitate, a efecturii auditurilor interne, a observaiilor provenite de la departamente sau
conducere, a reclamaiilor beneficiarilor etc.
2. efii de departamente vor stabili, mpreun cu ali factori responsabili, aciunile preventive ce
vor fi aplicate de ctre departamentele respective, prin elaborarea de Raport de aciuni
corective/preventive (formular cod F 8.5-02-A1).
Originalele se arhiveaz la compartimentul MQ, cte o copie transmindu-se n
departamentele implicate prin responsabiliti.
3. Aplicarea aciunilor preventive stabilite este urmrit de ctre responsabilul MQ al
departamentului n cauz i verificat de ctre eful departamentuuil respectiv.
4. Compartimentul MQ urmrete implementarea aciunilor preventive stabilite, fie prin
verificarea direct (pe msur ce sunt implementate), fie cu ocazia efecturii auditului
intern urmtor.
5. Persoanele responsabile cu implementarea aciunilor preventive vor fi: eful departamentului
MQ, responsabilii MQ din departamente, efii de departamente.

5.5 Controlul, aplicrii i analiza eficienei aciunilor preventive

1. efii de departamente mpreun cu responsabilii MQ, au responsabilitatea urmririi
implementrii aciunilor preventive propuse i controlrii dac acestea sunt ncheiate /
eficiente.
2. eful compartimentului MQ ine evidena tuturor rapoartelor de aciuni preventive,
efectueaz analiza acestora i prezint n raportul de audit i/sau raportul pentru analiza
efectuat de management nivelul, cauzele posibilelor neconformiti precum i aciunile
preventive ce se impun.

Analiza unor neconformiti poteniale referitoare la SMC, a cror cauze nu este ntotdeauna
eviden iat, n vederea iniierii de aciuni preventive, implica extinderea investigatiilor. In acest caz,
n cadrul analizei se vor utiliza surse corespunztoare de informaii, printre care: specificaii,
reglementri referitoare la procesul de instruire i nvare, nregistrrile calitii, rezultate ale
auditurilor SMC, reclamaiile clienilor.
Aciunile preventive sunt iniiate lund n considerare importan a neconformitilor poteniale,
rezultat urmare evalurii acestora. De regul, se utilizeaz formularul "Raport de neconformitate i
aciuni corective/preventive", care va fi prezentat directorului calitate pentru a fi nregistrat in
"Registrul rapoartelor de neconformiti i actiuni corective/ preventive ".
Fiecare cadru didactic sau student poate face propuneri de mbuntire, utiliznd formularul
Propuneri de mbuntire, care v-a fi prezentat directorului calitate. Acesta are obligaia s analizeze




8
Ediia 2

UNIVERSITATEA
Nr. de ex 1

ACIUNI PREVENTIVE
Revizia 2

ATHENAEUM

Nr. de ex 1

Bucureti



Pagina 1 din 11


Exemplar nr. 1


propunerile, mpreun cu prile interesate, i s le supun spre aprobare conducerii facultii sau,
dup caz, conducerii universitii.
Pentru a preveni repetarea neconformitilor sau a altor situaii nedorite pot fi ntreprinse
urmtoarele aciuni, dup caz:
- modificarea procesului de prestare a unui serviciu, prin decizia conducerii facultii;
- revizuirea unor specificaii referitoare la desfurarea procesului de instruire, prin decizia
conducerii facultii;
- revizuirea sistemului de management al calitii prin implicarea responsabilului/ directorului
calitate.
Pentru aciunile preventive iniiate sunt stabilite competenele decizionale i responsabilittile
privind planificarea, implementarea i verificarea acestora, astfel nct s se asigure eficacitatea lor
de catre conducerea facultii, director calitate i efii de departament/ catedre/ compartimente
implicate, dup caz.
Toate aciunile preventive care se stabilesc de ctre managementul calitii sunt comunicate fiecrui
angajat care i desfoar activitatea n domeniul n care pot aprea neconformiti poteniale.

6. RESPONSABILITI
6.1 Conducerea universitii
Asigur dispunerea msurilor pentru eliminarea condiiilor contrare calitii atunci cnd
aciunile preventive depesc autoritatea efilor de catedre / departamente i a efului CEAC.
6.2 eful CEAC
1. Asigur avizarea rapoartelor de aciuni preventive, arhivarea lor (n dosarul pentru
RNC/RAC) i distribuirea controlat de copii la departamentele implicate prin
responsabiliti.
2. Particip alturi de membrii compartimentului MQ, la identificarea unor posibile
neconformiti de sistem i la stabilirea aciunilor preventive necesare.
3. La solicitarea efilor departamentelor particip la analiza sugestiilor i reclamaiilor
clienilor referitoare la calitatea serviciilor universitare, selecteaz pe cele care pot conduce
la aciuni preventive i propune, dup caz, astfel de aciuni.
4. Controleaz cel mai trziu cu ocazia auditului implementarea aciunilor preventive i
eficiena acestora, consemnnd rezultatul n raportul de aciuni preventive att pe original
i pe copia din departament.

6.3 Responsabilii MQ din departamente
1. Particip la identificarea neconformitilor poteniale i la stabilirea aciunilor preventive.
2. Urmresc, mpreun cu eful de departament, implementarea aciunilor preventive i
eficiena acestora.

6.4 efii de departamente
1. Particip alturi de compartimentul MQ la identificarea neconformitilor poteniale de
sistem i la stabilirea msurilor adecvate de prevenire.
2. Efectueaz verificarea modului de implementare a aciunilor (similar ca la aciunile
corective).
3. Solicit sprijinul compartimentului MQ atunci cnd rezolvarea aciunilor preventive
depete limita lor de autoritate.




9
Ediia 2

UNIVERSITATEA
Nr. de ex 1

ACIUNI PREVENTIVE
Revizia 2

ATHENAEUM

Nr. de ex 1

Bucureti



Pagina 1 din 11


Exemplar nr. 1




7. NREGISTRRI
1. Se menin nregistrri referitoare la: posibile neconformiti, cauzele apariiei acestora,
aciunile preventive, aplicarea i eficiena implementrii lor.
2. nregistrrile se regsesc n rapoartele de aciuni corective / preventive (formular Anexa 1 / F
8.5-02-A1).
3. La nivelul departamentelor se vor respecta principiile generale de colectare, eviden, control
i depozitare a nregistrrilor (conform procedurii cod PS-4.2-02).

8. ANEXE

Anexa 1. Raport de aciuni corective / preventive formular cod F 8.5-02-A1













































10
Ediia 2


UNIVERSITATEA
Nr. de ex 1


ACIUNI PREVENTIVE
Revizia 2


ATHENAEUM


Nr. de ex 1


Bucureti


Pagina 1 din 11


Exemplar nr. 1




FORM.

F 8.5-02-A1
Rev. 1



Universitatea Athenaeum RAPORT DE AC IUNI CORECTIVE/PREVENTIVE* pag.:

din Bucureti (ntocmit n baza RNC nr........., din data ......................) din:


Nr. Neconformitatea constatat

Corecia i/sau
Responsabil/
Da
I mplementat (eliminat cauz)
Controlat
aciunea
Termen Nu Verificat ef dep.

crt. (conf. RNC) / Cauzele identificate corectiv/preventiv stabilit rezolvare (nume, semntur, dat) MQ

0 1 2 3 4 5 6 7




























11
Ediia 2


UNIVERSITATEA
Nr. de ex 1


ACIUNI PREVENTIVE
Revizia 2


ATHENAEUM


Nr. de ex 1


Bucureti


Pagina 1 din 11


Exemplar nr. 1



ntocmit (nume/semntur): ef departament (nume/semntur) AVIZAT ef Comp. MQ

*Se poate extinde pe alte pagini similare, semnturile regsindu-se doar pe ultima pag. Primit original la MQ n data


































12