INTEGRAREA DATELOR DE

ACHIZIIE N PROGRAMUL
ALEPH 500
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran, Timioara
2
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
n biblioteca noastr evidena publicaiilor este total centralizat, serviciul de
eviden coordonnd ntreaga activitate de eviden a publicaiilor
existente n bibliotec :
1. ntocmete RI(registrele de inventar) a publicaiilor achiziionate
2. ntocmete RSI(registrul de subinventar) al publicaiilor din gestiunea
bibliotecilor filiale
3. ntocmete procesele verbale de transfer a publicaiilor spre filiale,
indiferent dac este vorba de publicaii nou achiziionate sau la cererea
filialei
4. RMF-ul publicaiilor intrate n fiecare an calendaristic
3
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
Mod de organizare
Evidena informatizat
RI
Bibliotec filial
RSI
Bibliotec filial
RSI
Bibliotec filial
RSI
4
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
BIBLIOTECI FILIALE N BCUT
ARTE CHIMIE
BIOLOGIE
COLECII
SPECIALE
DREPT
TIINE
ECONOMICE
IINE
UMANISTICE
MATEMATIC FIZIC
SOCIOLOGIE
PSIHOLOGIE
GEOGRAFIE MUZIC SPORT
RELIGIE AUDIOVIZUAL BIBLIOTECA
AUSTRIA
5
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
ALEPH 500-n BCUT Eugen Todoran
n programul integrat de bibliotec Aleph 500 se introduc datele
necesare pentru fiecare publicaie n parte,conform fluxului
operaional existent n bibliotec, n vederea constituirii bazei
de date a bibliotecii.
n Biblioteca Central Universitar Eugen Todoran se introduc
n baza de date crile i periodicele indiferent de modalitatea
de achiziie(plat, donaie, schimb).
n Aleph 500 s-au integrat datele existente n Aleph 300 pentru
carte (s-a nceput introducerea datelor n anul 1995) i s-a
continuat n noua versiune Aleph cu crile achiziionate
ncepnd cu luna septembrie 2005.
Publicaiile seriale au fost introduse n Aleph 500 ncepnd cu
abonamentele pe anul 2006.
6
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
ALEPH 500- MODULUL DE
ACHIZIIE/SERIALE
Modulul de achiziie n programul integrat ALEPH 500 gestioneaz
ansamblul activitilor de bibliotec specifice sectorului de completare a
coleciilor, cum ar fi:
lansarea comenzilor
recepia i nregistrarea sosirii documentelor
reclamaiile ctre furnizori
informaii despre furnizori
gestionarea bugetelor bibliotecii
rapoarte i statistici
seriale
7
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
n biblioteca noastr achiziia la fel ca i evidena este total centralizat,
sectorul de achiziie rspunznd de ntreaga activitate de achiziie, adic n
central se gestioneaz toate comenzile, chiar dac sunt comenzi cerute de
bibliotecile filiale.
Fluxul operaional existent a fost adaptat modului de cooperare cu serviciul
contabilitate, furnizori, modului de organizare a bibliotecii i nu n ultimul
rnd personalul specializat de care dispune.
n BCU Eugen Todoran, odat cu utilizarea modulului de achiziie al
programului Aleph, se folosesc utilitarele de servicii din modulele de
achiziie i catalogare, generndu-se automat majoritatea documentelor de
eviden i transfer ntre sectoare.
Trebuie s menionez faptul c modulul de achiziie a sistemului integrat de
bibliotec Aleph 500 permite crearea tuturor tipurilor de rapoarte i
statistici cerute ntr-o bibliotec, fr a mai fi nevoie de diferite programe
ajuttoare.
8
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
Rapoarte i statistici cu ajutorul Aleph 500
1. Procese verbale de transfer ntre unitatea central i filiale, ale crilor i
publicaiilor seriale nou achiziionate sau deja existente n depozitele
centrale (pentru carte)
2. Poriuni de registre de subinventar pentru crile i publicaiile seriale nou
achiziionate (sau transferate din depozitele centralei pentru carte) ctre o
filial sau alta
3. Registrele de subinventar ale bibliotecilor filiale care au toate crile n baza
de date
4 RMF carte i publicaii periodice
5. Registrul inventar carte i publicaii periodice (RI) al bibliotecii
6. Rapoarte statistice privind modul de utilizare a resurselor financiare ale
bibliotecii pentru achiziia de carte din anul precedent, pe faculti (sau
specializri) sau n funcie de tipul de achiziie. De fapt se pot obine n
orice moment, sau pentru orice perioad de timp date statistice despre
utilizarea resurselor, cu rezerva intervalului de timp de la care s-a nceput
introducerea datelor.
7. Titlurile crilor nou achiziionate pe anul precedent, pe domenii
9
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
n vederea obinerii rapoartelor i statisticilor necesare n biblioteca noastr
cu ajutorul programului Aleph 500, s-au stabilit urmtoarele:
1.Constituirea fiierelor de furnizori.
Fiecrui furnizor i se atribuie un cod format din primele litere ale
numelui
Pentru donaii s-a atribuit un singur furnizor cu codul : DON, pentru a
putea regsi oricnd uor donaiile
Pentru schimb s-a stabilit un singur furnizor :
SS- pentru schimb internaional
SR- pentru schimb romnesc
2.Constituirea fiierelor de bugete.
S-au alocat bugete pe tipuri de material, modalitate de achiziie i
publicaii romneti i strine .
Bugetele create au coduri formate din 5 litere , liniu i apoi anul,
pentru c sub aceasta form pot fi generate automat de sistem n
anul urmtor calendaristic
Pentru carte s-au creat urmtoarele bugete:
10
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
BUGETE CARTE
11
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
BUGETE PUBLICAII SERIALE
12
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
3. S-a stabilit un numr de departamente, adic domenii i specialiti, care
aparin diverselor faculti din Universitatea de Vest Timioara.
Acestea sunt reprezentate prin coduri formate din primele trei litere al
domeniilor:
13
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
DEPARTAMENTE (faculti din Universitatea de Vest i specialiti)
MAI matematic, informatic, astronomie
FIZ fizic
CHI chimie, biochimie
BIO biologie, medicin,
GEO geografie, geomorfologie, climatologie, ecologie
DRE drept
LIG lingvistic, dicionare de literatur, limbi, etnografie, folclor, nvmnt, critic
literar, opere clasice
FIP filosofie, logic, etic
IST istorie, arheologie
JUR jurnalistic, pres, publicitate
REL teologie
BIB biblioteconomie, carte veche
ECO economie, management, finane, bnci, administraie public, afaceri
SPO educaie fizic, sport
ART arte plastice, cinematografie, arhitectur
MUZ muzic, teatru
SSP sociologie, statistic, psihologie, asisten social, asigurri
POL politic, economie politic
GEN dicionare de alte specialiti care nu au domenii definite, enciclopedii,
futurologie, cunoatere, cultur, instituii, fenomene neelucidate, biografii care nu
aparin domeniului definit, omagii, inginerie, tehnologie, industrie, tiine domestice,
art menajer, arhitectur, urbanistic (tehnic, proiecte, construcii), birotic,
organizarea secretariatului, tiprire, agronomie, civilizaii
BEL beletristic, romane, proza, poezie, eseuri, jurnale, etc
14
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
4.Bibliotecile filiale au fost notate cu un cod care cuprinde primele litere
din denumirea lor:
BIBLIOTECI FILIALE :
CS biblioteca colecii speciale
EC biblioteca de economice
MAI biblioteca de matematic i informatic
FIZ biblioteca de fizic
U biblioteca de litere, filosofie, istorie
CB biblioteca de chimie, biologie
GEO biblioteca de geografie
SSP biblioteca de sociologie, politologie, psihologie
DRE biblioteca de drept
ART biblioteca de arte
MUZ biblioteca de muzic
REL biblioteca de teologie
SPO biblioteca de educaie fizic i sport
DEP depozitele centrale
15
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
5. Statutul prelucrrii exemplarelor fiecrui titlu, n funcie de faza n care se
gsete acesta : dac se gsete n achiziie, se transfer spre o filial, dac
este casat, pierdut sau este pretabil mprumutului.
Datele completate n modulul de achiziie referitoare la comand, factur,
exemplare, constituie modaliti de selecie pentru fiierele de regsire i
respectiv tiprire a informaiilor introduse.
16
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
Criterii de selecie folosite n modulul de achiziie
statutul comenzii (deschis, transmis furnizorului, nchis)
statutul recepiei (nerecepionat, parial, total)
statutul facturii (nefacturat, facturat parial sau total),
statutul primei reclamaii (netransmis, transmis pentru un numr limitat de
exemplare, transmis pentru toate exemplarele)
localizare (filial, bibliotec)
data comenzii
data sosirii materialelor
data emiterii facturii, data plii
buget
furnizor
departament
iniiator comand (bibliotecarul)
metoda de achiziie
statutul prelucrrii exemplarului
17
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
REGISTRU INVENTAR CARTE
18
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
Fiierul de registru inventar obinut se poate copia ntr-un fiier Excel i
poate fi sortat pe fiecare filial n parte constituindu-se astfel poriuni de
RSI pentru fiecare filial i procesele verbale de trasfer al publicaiilor din
central spre filiale:
19
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
PRCES VERBAL DE TRANSFER - CARTE
20
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
PROCES VERBAL DE TRANSFER -PUBLICAII PERIODICE
21
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
RMF CARTE 2005
Nr. Cod Numar Data Moneda Nr.inv. Nr. Nr.vol.
RMF Furniz. Factura Facturii Valoare neta Val. totala de la la titluri
1 POLIR 5350441 15.dec.04 ROL 12816504,00 9567816,00 627444 627503 24 60
2 POLIR 5350442 15.dec.04 ROL 10189904,00 7566122,00 627504 627560 24 57
3 POLIR 5350443 15.dec.04 ROL 2509172,00 1731798,00 627561 627571 6 11
4 LIM 931304 15.dec.04 ROL 321600,00 321600,00 627572 627575 2 4
5 15 4820653 05-Jan-2005 ROL 2120000,00 2120000,00 627576 627595 1 20
6 EOS 9403325 21.dec.04 ROL 883000,00 883000,00 627596 627604 5 9
7 INSTI 5633796 11-Jan-2005 ROL 9582574,00 7186929,00 627605 627641 14 37
8 1 4966801 18-Jan-2005 ROL 8027065,00 8027065,00 627642 627669 16 28
9 ANO 3155901 07-Jan-2005 ROL 1778200,00 1778200,00 627670 627677 1 8
10 ANO 3155902 07.feb.05 ROL 2560000,00 2560000,00 627678 627684 2 7
11 EUV 2541906 20-Jan-2005 ROL 1540000,00 1540000,00 627685 627704 1 20
12 LUM 313966 13-Jan-2005 ROL 3815000,00 3815000,00 627705 627717 6 13
13 15 4820681 15-Jan-2005 ROL 2008000,00 2008000,00 627718 627737 1 20
14 1 9979954 27-Jan-2005 ROL 8768344,00 8768344,00 627738 627794 30 57
15 1 9979955 27-Jan-2005 ROL 13042809,00 13042809,00 627795 627853 30 59
16 1 9979953 27-Jan-2005 ROL 15379326,00 15379326,00 627854 627929 39 76
22
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
Pentru a obine RMF-ul se folosete fiierul de facturi obinut din
Aleph 500 .
Acestea se transfer ntr-un program Excel i se completeaz
manual nr.RMF, n conformitate cu numerele alocate din
eviden.
23
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
FIIER DE FACTURI PE 2006
24
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
STATISTICI DE BIBLIOTEC
Achiziia pe un anumit interval de timp, n funcie de modul de achiziie:
achiziia prin schimb a crilor pe anul 2005
25
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
Achiziia pe un anumit interval de timp pentru o facultate:
achiziia de carte pe anul 2005 la Facultatea de chimie
26
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
ACHIZIIA PE FACULTI N FUNCIE DE MODUL DE ACHIZIIE
PE ANUL 2005
27
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
Achiziia pe un interval de timp n funcie de modul de achiziie
28
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
Publicaii nou intrate pe o anumit perioad de timp pentru o facultate:
Ex. Publicaii nou achiziionate pentru Fac.de Chimie pe sem I 2006
29
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
Avantajele introducerii informatizrii n modulul
achiziie/periodice
Furnizarea de informaii corecte i rapide referitoare la
publicaiile seriale existente, prin realizarea bazei de date a
publicaiilor seriale din coleciile BCUT
Realizarea registrelor inventar seriale (RI) n mod
automatizat
Realizarea registrului de micare a fondurilor seriale(RMF)n
mod automatizat
Realizarea registrelor de subinventar seriale(RSI) i RMF
filial seriale pentru bibliotecile filiale avnd situaia la zi a
gestiunii pentru fiecare filial (nr. volume i valoare)
Inventar rapid i exact al gestiunii
Posibilitatea rapid de a se realiza propunerile de casare
mprumut automatizat la biblioteca filial
Posibilitatea de a executa rapid transferurile de gestiune
Efectuarea informatizat a inventarului la bibliotecile filiale
cu ajutorul cititorului de barcoduri, n condiiile n care toate
publicaiile au barcoduri.
30
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara
Dificulti
Dificulti pentru personalul de la achiziie/eviden seriale n
crearea abloanelor de deschidere a item-urilor (exemplarelor),
deoarece periodicele sunt foarte variate ca mod de apariie, i
schimba periodicitatea, formatul, descrierea fizic, pot aprea
greeli de numerotare din edituri, au suplimente variate ca form i
suport
Pentru constituirea bazei de date a periodicelor trebuie stabilite clar
localizarea (cota) i colecia slii i trebuie avut n vedere c nu exist
un mod uniformizat de lucru la filiale, deoarece bibliotecile filiale
sunt organizate n mod diferit
Personalul de la bibliotecile filiale trebuie s fac un efort mare
pentru a reui s completeze corect i exact datele exemplarelor
Personalul de la bibliotecile filiale trebuie s fac un efort s termine
informatizarea evidenei serialelor din gestiune pentru a se putea
trece la constituirea bazei de date a serialelor n vederea
mprumutului informatizat
31
21.09.2006
Valentina Ardelean, B.C.U. Eugen Todoran,
Timioara