Sunteți pe pagina 1din 14

Procedura Generala privind controlul

documentelor
SC QUESO LAR SRL
Pagina 2 din 13
Exemplar nr 1
Edi!ia " 1#12122$12 Revi%ia " $ Cod " PG$1
INDICATORUL REVIZIILOR I APROBRILOR
&r
crt
Editia#
Revi%i
a
'ata
aplicarii
Capitolul(
)u*capitolul( pagina
+modi,icat( adaugat-
&ume( prenume( )emnatura
Ela*orat .eri,ica
t
Apro*at
1 1#$ 12122$1
2
Ela*orarea
procedurii
Giura Lari)a(
&r
pagin/
&r
revi%ie
&r
Pagin/
&r
revi%ie
&r
pagin/
&r
revi%ie
1 $ 0 $ 11 $
2 $ 1 $ 12 $
3 $ 2 $ 13 $
3 $ 4 $
5 $ 1$ $
SC QUESO LAR SRL Edi!ia" 1#12122$12 Revi%ia" $
Procedura Generala privind controlul
documentelor
SC QUESO LAR SRL
Pagina 3 din 13
Exemplar nr 1
Edi!ia " 1#12122$12 Revi%ia " $ Cod " PG$1
CUPR6&S
6&'6CA7ORUL RE.6866LOR S6 APRO9AR6LOR
1. SCOPUL SI DOMENIUL DE APLICARE
2. DEFINITII SI ABREVIERI
21 'e,initii
22 A*revieri
3. MASURI PREALABILE
4. DOCUMENTE DE REFERINTA
5. DESCRIEREA PROCEDURII
51 Ela*orarea documentelor interne
52 .eri,icarea documentelor
53 Avi%area documentelor
53 Apro*area documentelor
55 Codi,icarea documetelor
50 6ndexarea#inregi)trarea documentelor
51 :ultiplicarea )i di,u%area documentelor
52 :odi,icarea" actuali%area paginilor unui document# )c;im*area editiei
)i#)au revi%iei documentelor
54 Retragerea( <nlocuirea documentelor nevala*ile )i ar;ivarea
documentelor
51$ Controlul documentelor externe
511 'ocumentele clientilor
6. RESPONSABILITATI
Procedura Generala privind controlul
documentelor
SC QUESO LAR SRL
Pagina 3 din 13
Exemplar nr 1
Edi!ia " 1#12122$12 Revi%ia " $ Cod " PG$1
01 'irectorul
02 Re)pon)a*ilul Calitatatii
7.Anee
Procedura Generala privind controlul
documentelor
SC QUESO LAR SRL
Pagina 5 din 13
Exemplar nr 1
Edi!ia " 1#12122$12 Revi%ia " $ Cod " PG$1
1. SCOPUL SI DOMENIUL DE APLICARE
Pre%enta procedura are ca )cop )ta*ilirea regulilor )i re)pon)a*ilitatilor privind
primirea( anali%a )i )olutionarea reclamatiilor
Procedura )e aplica tuturor documentelor S:C +ela*orarea( veri,icarea( avi%area(
apro*area( codi,icarea( <nregi)trarea( multiplicarea( di,u%area( modi,icarea(
retragerea#<nlocuirea( ar;ivarea-( inclu)iv ,ormularelor pentru <nregi)trari( etic;etelor
)i )tampilelor( precum )i tuturor anga=atilor care le utili%ea%a
2. DEFINITII SI ABREVIERI
21 'e,initii
D!"#$en% & in,ormatie )tocata pe un )uport+;artie(di)c magnetic( electronic )au optic al
unui calculator( ,otogra,ie )au com*inatie a ace)tora-
In'!($)%*e & date care au )emni,icatie
S+e"*'*")%*e & document care preci%ea%a cerinte )au conditii Pot exi)ta )peci,icatii de
produ)( te;nice( etc Se atrage atentia a)upra termenului de conditii care )unt cerinte
devenite o*ligatorii printr>un contract
P(!"e,#() & de)crierea operatiilor care tre*uie e,ectuate( a precautiilor care tre*uie luate )i
a ma)urilor care )unt direct )au indirect legate de e,ectuarea unor anumite activitati
Procedurile in )i)temul calitatii )unt documentate( adica )cri)e Ele contin" )copurile )i
domeniile de aplicare ale activitatilor? ceea ce tre*uie ,acut )i de catre cine? cand( unde )i
cum tre*uie e,ectuata activitatea? ce materiale( ec;ipamente )i documente tre*uie utili%ate?
cum tre*uie controlata )i inregi)trata activitatea
Re-*.*e & ,orm/ de control care con)t/ <n revederea )au reveri,icarea documentelor de
eviden@/ privitoare la opera@ii care au avut loc anterior
22 A*revieri
SMC A Si)temul de :angement al Calitatii
MC A :anualul Calitatii
P/ A Procedura Generala
RC ARe)pon)a*ilul Calitatii
PS > Procedura Speci,ica
IL > 6n)tructiuni de Lucru
Procedura Generala privind controlul
documentelor
SC QUESO LAR SRL
Pagina 0 din 13
Exemplar nr 1
Edi!ia " 1#12122$12 Revi%ia " $ Cod " PG$1
3. MASURI PREALABILE
31 :odelul de ,ormulare e)te )ta*ilit de ,iecare procedura care le introduce
iar completarea ulterioara )e ,ace de catre per)oanele indicate la
re)pon)a*ilitati )au care le utili%ea%a mai ,recvent
32 BormularC pagina de gardaC
Ace)t ,ormular contine prima pagina a ,iecarei proceduri
33 Bormular li)ta de di,u%are>retragere
Ace)t ,ormular con)tituie documentul de *a%a caruia )e di,u%ea%a )i )e#)au
retrage de catre RC o procedura
4. DOCUMENTE DE REFERINTA
31 SR E& 6SO 4$$1" 2$$2 DSi)teme de management al calitatii Cerinte
32 SR E& 6SO 4$$$" 2$$0 (Si)teme de management al calitatii Principii
,undamentale )i voca*ular
33 SR E& 6SO 22$$$"2$$5
33 :anualul calitatii( cod" :C>$1
35 Procedura privind ela*orarea documentelor S:C( cod " PG$1
30 G;id 6SO#CE6>21440 7ermeni generali )i de,initiile lor privind )tandardi%area
)i activitatile conexe
31 &orme generale de protectie a muncii A &orme generale de protectie a
muncii(:ini)terul :uncii )i Societatii(:ini)terul Sanatatii )i Bamiliei 9ucure)ti
5. DESCRIEREA PROCEDURII
5.1 E0)1!()(e) ,!"#$en%e0!( *n%e(ne
'ocumentele S:C )unt te;noredactate pe calculator 'upa de,initivarea de catre
ela*orator( )e printea%a proiectul de document 'upa anali%a proiectului( )e
operea%a modi,icarile admi)e )i )e printea%a documentul EoriginalC
Structura )i ,orma tuturor procedurilor care documentea%a S:C )unt
reglementate prin prevederile Procedurii privind ela*orarea documentelor S:C(
cod" PG$1
Procedura Generala privind controlul
documentelor
SC QUESO LAR SRL
Pagina 1 din 13
Exemplar nr 1
Edi!ia " 1#12122$12 Revi%ia " $ Cod " PG$1
'ocumentele interne ale S:C )e ela*orea%a pe calculator )i )e mentin pe toata
perioada de vala*ilitate a editiei#revi%iei <n vigoare a re)pectivului document
'ocumentele interne ale S:C )unt pre%entate <n Li)ta documentelor interne in
vigoare( cod" PG$1
Per)oana care a ela*orat documentul e)te nominali%ata )i )emnea%a <n coloana
ELA9ORA7 a ta*elului inclu) pe pagina 1 a ,iecarei proceduri#pe prima pagina
nenumerotata a :C( )ituata imediat dupa coperta
5.2 Ve(*'*")(e) ,!"#$en%e0!(
7oate documentele interne ale S:C )unt anali%ate#veri,icate anual )au ori de cFte
ori )e con)idera nece)ar
Per)oana care a veri,icat documentul e)te nominali%ata )i )emnea%a <n coloana
.ER6B6CA7 a ta*elului inclu) pe pagina 1 a ,iecarei proceduri#pe prima pagina
nenumerotata a :C( )ituata imediat dupa coperta
5.3 A-*.)(e) ,!"#$en%e0!(
7oate documentele S:C )unt avi%ate de Re)pon)a*ilul calitatii
Re)pon)a*ilul calitatii( dupa examinarea in comi)ia pentru evaluarea )i a)igurarea
calitatii( )emnea%a <n coloana .ER6B6CA7 a ta*elului inclu) pe pagina 1 a ,iecarei
proceduri#pe prima pagina nenumerotata a :C( )ituata imediat dupa coperta
5.4 A+(!1)(e) ,!"#$en%e0!(
:anualul calitatii( procedurile generale#)peci,ice )i 6n)tructiunile de lucru )unt
apro*ate de directorul SC QUESO LAR SRL
'ocumentele interne +,ormularele completate- )unt apro*ate de ,unctiile )i
per)oanele care )unt nominali%ate pe ace)tea
Bunctia )i per)oana care apro*a documentul e)te nominali%ata )i )emnea%a pe
coperta documentului
5.5 C!,*'*")(e) ,!"#$en%e0!(
C!,*'*")(e) +(!"e,#(*0!(. Procedurile care documentea%a S:C )unt identi,icate prin
denumire )i codCodul procedurilor generale#)peci,ice e)te ,ormat din grupul de litere
PG#PS( urmat de un grup de ci,recare repre%inta capitolul # )u*capitolul din )tandardul de
re,erinta + SR E& 6SO 4$$1"2$$2- cu ale carui cerinte e)te armoni%ata procedura re)pectiva(
o cratima )i( <n ,inal( un numar de ordine atri*uit de ela*orator
C!,*'*")(e) *n2%(#"%*#n*0!( ,e 0#"(#. Codul in)tructiunilor de lucru e)te ,ormat din grupul de
litere 6L(
urmat de un grup de ci,re al procedurii cu care e)te a)ociata in)tructiunea( o cratima )i( in
,inal( un
numar de ordine atri*uit de ela*orator
C!,*'*")(e) MC. :anualul calitatii care de)crie S:C implementat <n SC QUESO LAR SRL
C!,*'*")(e) '!($#0)(e0!(. 7oate ,ormularele S:C +pre%entate ca anexe la proceduri6- )e
identi,ica
Procedura Generala privind controlul
documentelor
SC QUESO LAR SRL
Pagina 2 din 13
Exemplar nr 1
Edi!ia " 1#12122$12 Revi%ia " $ Cod " PG$1
printr>un cod de ,ormular Codul ,ormularelor e)te ,ormat din" grupul de litere PG#PS#6L(
urmat de acela)i grup de ci,re din ,inalul codului procedurii care <l generea%a( o cratima( litera
B( cu )emni,icatia G,ormularC)i un numar de ordine atri*uit ,ormularului <n documentul care l>a
generat
5.6 In,e)(e)34n(e5*2%()(e) ,!"#$en%e0!(
7oate documentele S:C )unt identi,icate prin cod )i#)au titlu(numar unic( data )i )unt
<nregi)trate
5.7 M#0%*+0*")(e) 2* ,*'#.)(e) ,!"#$en%e0!(
'ocumentele originale ale S:C apro*ate( )unt utili%ate pentru a ,ace copii xerox
Exemplarele numerotate )e di)tri*uie )u* )emnatura( <n con,ormitate cu Li)ta de
di,u%are
'ocumentatia de reali%are#executie e)te di,u%ata controlat )i e)te in)criptionata
E.ALA96L 6& A&ULHHC+ <n care )e mentionea%a anul curent-
Exemplarele>copii ale documentelor interne care )unt di)tri*uite <n )cop in,ormativ(
nu prime)c numar de exemplar )i )e in)criptionea%a cu ECOP6E 6&BOR:A76.AC
5.6 M!,*'*")(e)7 )"%#)0*.)(e) +)5*n*0!( #n#* ,!"#$en%3 2"8*$1)(e) e,*%*e* 2*32)#
(e-*.*e* ,!"#$en%e0!(.
'aca in urma e,ectuarii auditurilor interne#externe )au <n urma anali%elor e,ectuate de
management )e impun modi,icari ale documentelor S:C( ace)te modi,icari pot )a ,ie"
A"%#)0*.)(e) +)5*n*0!( 9 )e reali%ea%a cFnd )e impun modi,icari minore <n
continutul unui document(cum ar ,i" gre)eli de )criere )au gramaticale(
modi,icari#adaugari de ,ra%e )au paragra,e care nu )unt de ,ond )i au )copul de a
,ace preci%ari )uplimentare Inregi)trarea ace)tor modi,icari )i monitori%area paginilor
actuali%ate )e reali%ea%a <n Li)ta de control a revi%iilor#modi,icarilor Paginile
actuali%ate )e retrag de di)tri*uitor )i )e <nlocuie)c cu paginile actuali%ate
S"8*$1)(e) (e-*.*e* #n#* ,!"#$en% 9 implica o cre)tere cu o unitate a numarului
de ordine atri*uit revi%iei )i )e reali%ea%a <n ca%urile <n care apar modi,icari
importante <n continutul documentului
S"8*$1)(e) e,*%*e* #n#* ,!"#$en% 9 implica o cre)tere cu o unitate a numarului de
ordine atri*uit editiei )i )e reali%ea%a <n ca%ul <n care modi,icarile e,ectuate <n
continutul documentului )unt ma=ore
5.: Re%()5e(e); 4n0!"#*(e) ,!"#$en%e0!( ne-)0)1*0e 2* )(8*-)(e) ,!"#$en%e0!(
7oate documentele perimate )unt retra)e prin gri=a Re)pon)a*ilului cu calitatea din SC
QUESO LAR SRL7oate documentele interne controlate )unt ar;ivate <n coditii
core)pun%atoare care )a le a)igure li%i*ilitatea(integritatea )i )ecuritatea( <n locuri )i pe
intervalele de timp )peci,icate+pe o perioada de 1$ luni )i mai mult daca nu apar modi,icari
ma=ore- 'ocumentele )i datele perimate( care )e pa)trea%a <n )copuri =uridice )i#)au de
con)ervare a in,ormatiei( )unt marcate cu in)criptia E EJP6RA7 LA 'A7AH E( <n)otita de
numele )i )emnatura per)oanei care a ,acut acea)ta mentiune
Procedura Generala privind controlul
documentelor
SC QUESO LAR SRL
Pagina 4 din 13
Exemplar nr 1
Edi!ia " 1#12122$12 Revi%ia " $ Cod " PG$1
T!)%e ,!"#$en%e0e 2#n% $en%*n#%e )%<% +e 2#+!(% ,e 8<(%*e; "<% 2* +e 2#+!(% *n'!($)%*".
A""e2#0 0) ,!"#$en%e0e $en%*n#%e +e 2#+!(% *n'!($)%*" e2%e "!n%(!0)% +en%(#
)2*5#()(e) 2e"#(*%)%** *n'!($)%**0!( 2* +en%(# ") +e(2!)ne ne)#%!(*.)%e 2) n# +!)%) ')"e
$!,*'*")(* ne)#%!(*.)%e.
5.1= C!n%(!0#0 ,!"#$en%e0!( e%e(ne
'ocumentele externe( inclu)iv reglementarile legale aplica*ile )unt pa)trate a)t,el <ncFt )a ,ie
acce)ate de catre toate per)oanele intere)ate( ,iind tinute la %i )i prote=ate <mpotriva
deteriorarii )au pierderii
7oate documentele externe )unt inregi)trate )i indo)ariate in ordinea )o)irii lor
5.11 D!"#$en%e0e "0*en%*0!( )unt pa)trate( di,u%ate )au retra)e de catre per)oana
care a)igura legatura cu clientul
6. RESPONSABILITATI
6.1. D*(e"%!(#07
o apro*a documentele interne ale S:C( care prin continutul lor nece)ita acea)ta
apro*are?
o nume)te re)pon)a*ilul cu documentele S:C?
o )ta*ile)te re)pon)a*ilitatile care revin per)onalului din SC QUESO LAR SRL <n ceea
ce prive)te controlul documentelor )i al datelor?
o )ta*ile)te nece)arul de documente )peci,ice ,irmei pentru *una de),a)urare a
activitatii )i de)emnea%a per)oane competente care ela*orea%a
procedurile#in)tructiunile de lucru aplica*ile proce)elor de),a)urate <n SC QUESO
LAR SRL?
o de)emnea%a per)oana care ar;ivea%a documentele )i datele generate <n SC QUESO
LAR SRL?
o apro*a procedurile#in)tructiunile de lucru ela*orate <n cadrul SC QUESO LAR SRL?
o a)igura tinerea )u* control a documentelor care apartin clientilor
6.2 Re2+!n2)1*0#0 C)0*%)%**
o a)igura cunoa)terea( <ntelegerea( acceptarea )i re)pectarea de catre per)onalul din
)u*ordine adocumentelor aplica*ile?
o veri,ica daca per)onalul SC QUESO LAR SRL utili%ea%a editia )i revi%ia <n vigoare a
documentelor?
o a)igura di,u%area controlata a documentelor?
o a)igura retragerea#di)trugerea documentului ie)it din u% )i <nlocuirea documentului
retra) cu
documentul <n vigoare?
o a)igura revi%ia#modi,icarea documentelor )i datelor <n ceea ce prive)te identi,icarea )i
operarea
7. ANE>E
Procedura Generala privind controlul
documentelor
SC QUESO LAR SRL
Pagina 1$ din 13
Exemplar nr 1
Edi!ia " 1#12122$12 Revi%ia " $ Cod " PG$1
7.1 Anexa 11>Li)ta documentelor interne controlate
7.2 Anexa 12>Li)ta de di,u%are
7.3 Anexa 13A Li)ta de di,u%are a paginilor actuali%ate
7.4 Anexa 13A Li)ta pentru controlul ,ormularelor
7.5 Anexa 15>Plan de lucru al ec;ipelor calitatii
Procedura Generala privind controlul
documentelor
SC QUESO LAR SRL
Pagina 11 din 13
Exemplar nr 1
Edi!ia " 1#12122$12 Revi%ia " $ Cod " PG$1
Anexa7.1
LISTA DOCUMENTELOR INTERNE CONTROLATE
&r crt 'enumire#co
d document
Editia#Revi%ia#'a
ta intrarii in
vigoare
Ela*orator Locul#durata
de ar;ivare
O*)ervatii
Apro*at(
Ela*orat(

+)emnatura-
+)emnatura-
Procedura Generala privind controlul
documentelor
SC QUESO LAR SRL
Pagina 12 din 13
Exemplar nr 1
Edi!ia " 1#12122$12 Revi%ia " $ Cod " PG$1
Anexa7.2
LISTA DE DIFUZARE
T*%0#0 ,!"#$en%#0#*7
C!,#0 ,!"#$en%#0#*7
&r crt Editia &r revi%iei#'ata
revi%iei
&r
exemplarului
di,u%at
'i)tri*uit Primit
&umele )i
prenumele
&umele )i
prenumele
'ata Semnatur
a
'ata Semnatur
a
Procedura Generala privind controlul
documentelor
SC QUESO LAR SRL
Pagina 13 din 13
Exemplar nr 1
Edi!ia " 1#12122$12 Revi%ia " $ Cod " PG$1
Anexa 7.3
LISTA DE DIFUZARE A PAGINILOR ACTUALIZATE
T*%0#0 ,!"#$en%#0#*7
C!,#0 ,!"#$en%#0#*7
&r crt Editia &r revi%iei#'ata
revi%iei
&r
exemplarului
di,u%at
'i)tri*uit Primit
&umele )i
prenumele
&umele )i
prenumele
'ata Semnatur
a
'ata Semnatur
a
Procedura Generala privind controlul
documentelor
SC QUESO LAR SRL
Pagina 13 din 13
Exemplar nr 1
Edi!ia " 1#12122$12 Revi%ia " $ Cod " PG$1
Anexa 7.4
LISTA PENTRU CONTROLUL FORMULARELOR,
ETICHETELOR,STAMPILELOR
&r crt 'enumire documentK Cod Locali%are O*)ervatii
Prin document )e intelege",ormular(etic;eta()tampila
Apro*at (
Ela*orat(
Procedura Generala privind controlul
documentelor
SC QUESO LAR SRL
Pagina 15 din 13
Exemplar nr 1
Edi!ia " 1#12122$12 Revi%ia " $ Cod " PG$1
ANEXA 7.5
PLAN DE LUCRU AL ECHIPELOR CALITATII
&r crt 'enumir
e
procedur
a
Cod Ela*orar
e
Avi%are Apro*are 'i,u%are 6mplementar
e
7ermen
7ermen
7ermen
7ermen
7ermen
6ntocmit RC