Etapa de certificare a SMQ

1. Necesitatea certificrii sistemului de management al calitii

Certificarea unui sistem de managementul calitii reprezint confirmarea de ctre un
organism acreditat a faptului c organizaia are implementat un sistem de calitate documentat
i meninut corespunztor. Prin auditul de certificare este confirmat funcionalitatea
sistemului de managementul calitii i implicit capacitatea acestuia de a preveni producerea
neconformitilor, de a reduce costurile aferente i de a realiza permanent mbuntiri.
Certificatul este documentul care ofer clienilor ncrederea c productorul dispune de
condiiile necesare pentru a executa produsul/serviciul corespunztor cerinelor acestora.
ncrederea este dat de faptul c auditorii societilor de certificare sunt independeni i, ca
urmare, fac o analizeaz obiectiv a sistemului de calitate. otodat beneficiind de o
experien practic considerabil, rezultatele consemnate i propunerile fcute de ctre acetia
n raportul de audit pot contribui la procesul permanent de mbuntire a calitii.
Certificarea se refer n principal la structura organizatoric i la organizarea proceselor
dintr!o organizaie. Produsul n sine nu formeaz obiectul certificrii.
Planificarea proiectului de certificare

"ezvoltarea i implementarea sistemelor calitii i procesul de certificare a acestora
conform standardelor din familia #$% &%%% trebuie considerate ca fiind proiecte pe termen
mediu sau lung. Ca n cazul oricrui proiect, o planificare eficient este esenial i trebuie
fundamentat bine de prima dat. ' planificare bun va face ca obiectivele s fie atinse n
cadrul graficului de timp stabilit i va prezenta puncte de referin fa de care se vor putea
face evaluri n timpul desfurrii procesului, permi(nd ca deficientele s fie identificate,
msurate i corectate nainte ca ele s creeze obstacole ma)ore n procesul certificrii. Planul
certificrii trebuie s fie elaborat n urma unor analize i discuii purtate cu toi cei implicai,
s fie redactat i apoi comunicat n scris tuturor prilor interesate
2 Pregtirea certificrii la nivelul organizaiei

n cadrul pregtirii unui audit de certificare trebuie clarificate mai multe cerine*
- Ce trebuie s se certifice? ntreaga ntreprindere, doar anumite compartimente, una
sau mai multe filiale+
- Care i ci angajai sunt implicai? ,nstruirea anga)ailor din perspectiva prestaiei lor
n cadrul auditului i clarificarea acestora n problema certificrii.
- Pe ce standard trebuie s se bazeze certificarea?
! Cnd poate s fie efectuat auditul de certificare?
Concediile, t(rgurile, bugetul, nt(lniri importante de pe agenda conducerii etc.
influeneaz stabilirea calendarului certificrii.
- Ce organizaie va realiza certificarea?
$e ia legtura cu societatea de certificare i se stabilete modul concret de abordare.
Pentru a fi certificat conform ,$' &%%#, un sistem de calitate al unei organizaii trebuie
s funcioneze i s fie aprobat pe plan intern, n urma unui audit de pre!certificare, dup care
organizaia poate s fie evaluat, pentru a se da asigurri oficiale c sistemul a fost
implementat i funcioneaz eficient. -ceast evaluare i certificare se face de ctre un
organism de certificare acreditat n acest scop. Procesul de certificare este prezentat pe scurt
n sc.ema nr.&.#.
"up ce organizaia a stabilit modelul ,$' &%%%, dup care dorete s fie
certificat, primul pas pe care urmeaz s!l fac va fi identificarea unuia sau
mai multor organisme de certificare ce i se par adecvate. 'dat stabilit,
organizaia va transmite comanda de certificare i va completa un c.estionar de
identificare i evaluare preliminar, care conine o serie de informaii utile
pentru organismul de certificare, cum sunt*.
! dac firma este o parte a unei corporaii mai mari/
! situaia actual a sistemului calitii, dac exist/
! modelul ,$' &%%% dup care firma dorete s fie certificat/
! produsele i serviciile executate/
! numrul de anga)ai/
! dac certificarea sistemului de calitate se face la nivelul ntregii organizaii sau numai
n anumite compartimente etc.
-cest c.estionar ar putea fi nsoit i de o vizit a unui consilier al organismului de
certificare la sediul organizaiei, care va putea s rspund la orice ntrebare referitoare la
procesul de certificare i totodat va transmite contractul de certificare i celelalte documente
anexate la contract. "up completarea c.estionarului, organismul sau organismele vor putea
s precizeze valoarea contractului. 0ivelul tarifului aplicat este stabilit pe baza elementelor
descrise n c.estionar, elementul cel mai important fiind mrimea organizaiei.
1a r(ndul ei, organizaia va preda ctre organismul de certificare documentele $23, pentru a
fi analizate i acceptate. 4rmeaz o vizit de evaluare preliminar i apoi auditul de
certificare. "ac n urma auditului se constat existena unor neconformiti minore, se va
propune acordarea certificatului, dar se va stabili un termen pentru aplicarea msurilor de
eliminarea a acestora, urm(nd ca n timpul urmtoarelor vizite de supraveg.ere s se verifice
dac au fost corectate corespunztor. "up luarea deciziei de certificare, se emite i se
nm(neaz, n cadrul unei edine festive, certificatul de conformitate cu referenialul i se
stabilete planul auditurilor de supraveg.ere. 'rganizaia va afia certificatul la locuri vizibile
pentru cei interesai i va iniia aciuni prin care s fac cunoscut aceast realizare pe plan
intern i n relaiile cu clieni externi. ' msur eficient este imprimarea siglei 5certificat5 pe
formularele folosite n relaiile cu clienii i pe materialele publicitare.
"ac auditorii vor gsi una sau mai multe neconformiti ma)ore, se va aprecia c
sistemul sau implementarea lui nu satisface cerinele standardului. -cordarea certificatului nu
va fi recomandat, dar organizaiei i se va da ocazia s elimine deficienele ntr!o perioad de
timp stabilit de comun acord. -uditorii vor reveni pentru a reexamina domeniile n cauz i
dac vor fi gsite satisfctoare, vor propune ca sistemul s fie certificat.
n situaia n care se constat c sistemul nu ndeplinete cerinele ntr!un numr
substanial de domenii, se va propune neacordarea certificatului. -uditorii vor discuta cursul
adecvat al aciunilor ce urmeaz s fie luate de organizaie, care pot viza o reproiectare
parial sau total a sistemului sau abandonarea lui.
Supravegherea i evaluarea continu a evoluiei sistemului de calitate. Certificarea va fi
valabil la nceput pentru trei ani, pe durata crora organismul de certificare va face vizite
periodice de supraveg.ere i verificri pentru a se asigura c sistemul calitii continu s fie
dezvoltat i implementat eficient i c orice neconformitate minor descoperit anterior a fost
rezolvat. "up trei ani va avea loc din nou un audit propriu!zis, pentru a stabili dac este
oportun meninerea n continuare a certificrii.
$c.ema nr.#!Procesul de certificare ,$' &%%%
Pentru succesul unei certificri, aplicarea n practic n totalitate a procedurilor i
metodelor descrise n manualul de managementul calitii i n celelalte documente este
.otr(toare. 4tilizarea lor consecvent n activitatea de zi cu zi este c.eia succesului i
modalitatea prin care sistemul de managementul calitii i poate demonstra utilitatea.
-ceasta necesit ns anga)amentul total i de durat al conducerii ntreprinderii, al
responsabililor direci i al tuturor anga)ailor.
0u
0u
'rganizaia adreseaz comanda
de certificare si completeaz
c.estionarul de identificare i
evaluare preliminar
'rganismul de certificare
transmite contractual de
certificare si documentele
$e transmit documentele $3
6manualul calitii si
-naliza documentelor
7evizuirea documentelor
"ocumentele sunt datate si
8izita de evaluare preliminar
6etapa #9
-uditul de certificare 6etapa :9
;fectuarea aciunilor coercitive
necesare pentru eliminarea
neconformitatilor constatate
$istemul este n conformitate
cu referenialul de evaluare, nu
exist neconformiti
1uarea deciziei de cerificare a
organizaiei
;miterea certificatului de
conformitate cu referenialul
-udituri de supraveg.ere
7ectificare
"a
"a