Sunteți pe pagina 1din 10

1 / 10 - SIM - Laborator 04

Laborator 04: Liste, sortri i filtrri


Obiective
- Prezentarea modalitilor de generare a listelor
- Introducerea datelor utiliznd un formular specific listei generate
- Sortarea datelor dintr-o list
- Filtrarea datelor n baza unor criterii definite de utilizator
4.1. Concepte de baz
Definirea i structurarea unei liste este cea mai important parte a procesului de
generare a unei foi de calcul deoarece de acest lucru depinde ct de eficient poate fi ulterior
gestionat lista. Din acest motiv, nainte de crearea unei liste este bine s se stabileasc ceea
trebuie s rezulte sau ce trebuie prelucrat dup generarea listei. Cunoaterea acestor date
iniiale simplific mult procesul de construcie a listei.
Cteva din cele mai importante elemente de terminologie sunt urmtoarele:
Numele de cmp descrie fiecare categorie de date i reprezint titlurile de coloan
sau de linie
Cmp este denumirea unei celule cu coninut
nregistrare este denumirea atribuit unui grup de celule ce cuprind toate datele
despre un anumit obiect; nregistrrile pot fi situate pe linie sau coloan.
Corpul listei este alctuit din toate nregistrrile din foaia de calcul respectiv.
Formularul reprezint o form organizat a datelor care cuprinde denumirile
coloanelor, casete text pentru introducerea datelor i butoane pentru adugarea,
tergerea i gsirea nregistrrilor.
Pentru a crea o list, trebuie introdus un titlu pentru fiecare coloan. Listele pot fi
create n orice zon din foaia de calcul. Este necesar ca zona de sub list s nu conin date,
astfel nct lista s se poate extinde fr s interfereze cu alte date din foaia de calcul. ntr-o
list nregistrrile se introduc n liniile de sub titlurile coloanelor iar fiecare nregistrare
trebuie s conin aceleai cmpuri.


2 / 10 - SIM - Laborator 04

4.2. Introducerea, tergerea i consultarea datelor
Introducerea datelor ntr-o list se poate face prin una din urmtoarele metode:
Prin scrierea datelor pe fiecare linie situat sub linia cu nume de cmpuri. Pentru
completarea mai rapid a listei, exist facilitatea AutoComplete. Dac primele
cteva caractere ale unei intrri se potrivesc cu cele ale unei intrri deja existente
(de tip text), programul completeaz automat intrarea, care apare afiat pe video
invers. Dac nu se dorete aceast intrare se continu cu introducerea caracterelor
de la tastatur. Selectarea sau deselectarea facilitii AutoComplete se face din
meniul Tools, Options din care se alege fia Edit i apoi se selecteaz opiunea
AutoComplete for Cell Values. O alt facilitate este PickList. Pentru a apela
aceast facilitate se execut clic dreapta pe celula n care se dorete a se completa
intrarea i se selecteaz Pick From List. Ca urmare se deschide o list derulant
cu toate intrrile care au fost introduse deja iar din list se poate selecta intrarea
dorit.
Din meniul Data se selecteaz comanda Form ceea ce determin apariia unei
casete de dialog care permite introducerea datelor n list prin intermediul
cmpurilor formularului. Pentru exemplul prezentat n figura 4.1, coninutul
casetei de dialog este similar cu cel prezentat n figura 4.2.

Figura 4.1. Exemplu de list

3 / 10 - SIM - Laborator 04


Figura 4.2. Formular pentru introducerea datelor ntr-o list

Pentru a aduga o nou nregistrare n list se selecteaz butonul [New]. Pe ecran
apare un formular gol n care se completeaz fiecare caset text cu informaiile
corespunztoare. Pentru deplasare la urmtorul cmp se apas tasta <Tab> (sau se indic cu
mouse-ul caseta), pentru deplasare n cmpul anterior se apas combinaia <Shift+Tab>. Dup
terminarea introducerii datelor se apas tasta <Enter> pentru adugarea de nregistrri noi n
list sau se selecteaz butonul [Close] pentru finalizarea adugrii i revenirea la foaia de
calcul. Atunci cnd n anumite cmpuri au fost scrise informaii i se constat c nregistrarea
respectiv nu trebuie adugat n list, se selecteaz butonul [Restore] pentru a elimina
nregistrarea din formular. Operaia anterioar este posibil dac nu a fost apsat tasta
<Enter> prin care se salveaz nregistrarea.
Pentru a terge o nregistrare cu ajutorul formularului de date:
Se poziioneaz cursorul n orice celul din list.
Din meniul Data se selecteaz comanda Form. Pe ecran apare caseta de dialog
Data Form.
Se vizualizeaz nregistrarea care trebuie tears cu ajutorul butoanelor [Find Prev]
(gsete nregistrarea anterioar) sau [Find Next] (gsete nregistrarea urmtoare).
Se selecteaz butonul [Delete] pentru a efectua tergerea. Excel va solicita
confirmarea pentru tergerea nregistrrii. Se va rspunde cu [OK] pentru a terge
nregistrarea sau cu [Cancel] pentru a anula operaia de tergere.
Se selecteaz butonul [Close] pentru revenirea n foaia de calcul.
Formularul de date poate fi folosit i pentru vizualizarea nregistrrilor din list. Exist
mai multe metode pentru a realiza acest lucru. O prim metod implic utilizarea ar fi
4 / 10 - SIM - Laborator 04

folosirea barei de derulare din caseta de dialog Data Form. Se apas pe sgeata n sus sau jos
pentru a vizualiza nregistrarea anterioar sau nregistrarea urmtoare. Pe msur ce sunt
vizualizate nregistrrile din list, n colul din dreapta sus al casetei de este indicat numrul
curent al nregistrrii. O alt metod implic utilizarea butoanelor [Find Next] i [Find
Previous] pentru a vizualiza urmtoarea nregistrare respectiv nregistrarea anterioar.
Formularul de date poate fi folosit i pentru a gsi anumite nregistrri care satisfac
unul sau mai multe criterii. Atunci cnd se utilizeaz formularul n acest scop nu se poate
vizualiza dect cte o nregistrare dintre cele care satisfac criteriul de cutare.
Pentru a gsi o nregistrare dintr-o list n baza unor criterii de cutare este necesar
parcurgerea etapelor urmtoare:
1. Se selecteaz orice celul a listei
2. Din meniul Data se selecteaz comanda Form, iar din caseta de dialog Data
Form se selecteaz butonul [Criteria].
3. Se introduc criteriile pentru efectuarea cutrii.
Exemple:
1. Pentru datele din lista prezentat n figura 4.1 se cere s se gseasc comenzile cu o
valoare mai mare de 1.000.
Pentru realizarea acestei cutri din caseta de dialog Data Form se alege butonul
[Criteria] i n cmpul Valoare Comand se introduce criteriul >1000. n continuare se
utilizeaz butoanele fie butonul [Find Next] fie [Find Previous] pentru vizualizarea, rnd pe
rnd, a nregistrrilor ce satisfac criteriul.
2. Pentru datele din lista prezentat n figura 4.1 se cere s se gseasc comenzile
referitoare la produsul "Imprimante" i care au o valoare mai mare de 500.
Pentru realizarea acestei cutri din caseta de dialog Data Form se alege butonul
[Criteria] i n cmpul Produs se introduce Imprimant i n cmpul Valoare Comand se
introduce criteriul >500. n continuare se utilizeaz butoanele fie butonul [Find Next] fie
[Find Previous] pentru vizualizarea, rnd pe rnd, a nregistrrilor ce satisfac criteriul.
4.3. Sortarea datelor
Sortarea reprezint operaia de organizarea a datelor ntr-o anumit ordine, ascendent
sau descendent, dup anumite cmpuri.
Programul poate efectua simultan operaia de sortare a datelor dintr-o list, dup
maxim trei cmpuri, prin parcurgerea urmtoarelor etape:
5 / 10 - SIM - Laborator 04

Dac se dorete ca toate cmpurile listei s fie sortate este necesar doar poziionarea
ntr-o celul din aceast list. Poziionarea ntr-o anumit coloan a listei sau pe
denumirea coloanei (capul de tabel) determin introducerea colanei sau a denumirii
coloanei ca prim criteriu de sortare. Dac operaia se aplic doar anumitor celule
atunci acestea trebuie selectate anterior.
Se alege din meniul Data se alege comanda Sort ceea ce determin apariia casetei de
dialog cu acelai nume (figura 4.3).

Figura 4.3. Caseta de dialog Sort
Dac lista conine nume de coloane atunci trebuie selectat, din cadrul seciunii My
data range has, opiunea Header row. n caz contrar opiunea selectat trebuie s fie
No header row (fr cap de tabel). Este indicat ca listele s fie construite cu denumiri
semnificative pentru capul de tabel deoarece n acest caz procesul de stabilire a
criteriilor de sortare este mult simplificat.
Stabilirea criteriilor de sortare se face n seciunea Sort by. Din listele asociate se
alege denumirea coloanelor dup care se face sortarea. Dac lista nu are cap de tabel
atunci se alege denumirea coloanei din foaia de calcul dup care se face sortarea.
Pentru fiecare criteriu n parte se alege ordinea de sortare: Ascending pentru sortare n
ordine cresctoare sau Descending pentru sortare n ordine descresctoare.
Pentru o sortare avansat selecteaz din caseta de dialog Sort butonul [Options] ceea
ce determin apariia unei casete de dialog n care se poate opta pentru:
sortarea listei de sus n jos (Sort top to bottom)
sortarea listei de la stnga la dreapta (Sort left to right)
sortarea cu luarea sau nu a caracterelor majuscule (Case sensitive)
sortarea dup liste personalizate create anterior.
6 / 10 - SIM - Laborator 04

4.3.1. Sortarea dup mai mult de trei cmpuri
Sortarea se poate face dup oricte cmpuri chiar dac n caseta de dialog se pot
specifica doar trei nivele de sortare. Regula de sortare dup mai mult de trei chei presupune
mai nti sortarea nivelurile inferioare i apoi a celor de nivel superior.
4.4. Filtrarea datelor
Filtrarea datelor dintr-o list este o operaie prin care sunt afiate doar acele
nregistrri care corespund unor criterii specificate i ascunderea celorlalte nregistrri care nu
mai sunt afiate. n cazul filtrrilor, lista rmne nemodificat dar se vizualizeaz numai
informaia specificat n filtru iar acesta poate fi modificat n orice moment pentru a afia un
alt set de nregistrri. nregistrrile filtrate pot fi formatate, editate i chiar reprezentate grafic.
Exist dou metode de filtrare, prin comanda AutoFilter pentru a efectua o filtrare
rapid a datelor din list i prin comanda Advanced Filter pentru a filtra lista n baza unor
criterii suplimentare.
Pentru a filtra o list cu comanda AutoFilter trebuie parcurse urmtoarele etape:
Se selecteaz o celul din lista ce trebuie filtrat
Din meniul Data se selecteaz comanda Filter cu opiunea AutoFilter ceea ce
determin ataarea unei sgei de list n dreptul fiecrei celule din capul de tabel
Se alege sgeata listei din dreptul coloanei unde se introduce criteriul de filtrare. Ca
rezultat pe ecran este afiat un meniu contextual ce ofer posibilitatea selectrii
urmtoarelor criterii de filtrare:
o Sort Ascending / Descending - permite sortarea listei n ordine cresctoare
sau descresctoare
o All - permite afiarea tuturor nregistrrilor
o Top 10 - permite afiarea a 10 nregistrri pornind de sus sau de la sfritul
listei. La selectarea opiunii apare caseta de dialog din figura 4.4, semnificaia
elementelor de control fiind urmtoarea:

Figura 4.4. Caseta de dialog Top 10

7 / 10 - SIM - Laborator 04

Top / Bottom, permite alegerea direcia n funcie de care se va face
filtrarea: de sus (Top) sau de jos (Bottom)
n lista a doua derulant se introduce sau se selecteaz un numr care
precizeaz cte nregistrri (dac n a treia list este selectat opiunea
Items) sau ce procent din numrul total de nregistrri (dac n a treia
list este selectat opiunea Percent) vor rezulta din filtrare.
o Custom - deschide o caset de dialog care permite crearea unui filtru
personalizat.
4.4.1. Crearea unui filtru personalizat
Crearea uni filtru personalizat se bazeaz pe introducerea unor criterii specifice n
caseta de dialog din figura 4.5.

Figura 4.5. Crearea uni filtru personalizat

Pentru a introduce criterii comparative se selecteaz un operator din prima list
derulant, apoi se alege valoarea de comparaie n caseta alturat. Dac este necesar i un al
doilea criteriu, se selecteaz una din opiunile AND (i) sau OR (sau) i se introduce n mod
similar al doilea criteriu. Formarea criteriilor implic selectarea unuia din operatorii urmtori:
equals, does not equal, is greater than, is greater than or equal to, is less than, is less than or
equal to, begins with, does not begin with, ends with, does not end with, contains, does not
contain.
Sgeile de pe butoanele AutoFilter n uz i schimb culoarea n albastru. De
asemenea, n extremitatea stng sunt evideniate etichetele de rnd corespunztoare a cror
culoare este modificat tot n albastru.
Dac trebuie anulat rezultatul filtrrii dup un anumit cmp se selecteaz sgeata de
derulare pentru acel cmp i se selecteaz opiunea All. Pentru a afia toate nregistrrile i
8 / 10 - SIM - Laborator 04

eliminarea tuturor criteriilor de filtrare se alege din meniul Data comanda Filter cu opiunea
Show All. Deoarece modul AutoFilter, funcioneaz ca un comutator, pentru anularea
acestuia este necesar selecia din meniul Data a comenzii Filter i apoi a opiunii
AutoFilter.
4.4.2. Crearea unui filtru avansat
Filtrele avansate - Advanced Filter - se utilizeaz atunci cnd trebuie realizate
operaii de filtrare bazate pe criterii complexe.
Selectarea comenzii Advanced Filter se face din meniul Data, submeniul Filter dar
utilizarea acestei presupune existena unui domeniu de criterii. Domeniul de criterii specific
condiiile pe care datele filtrate trebuie s le ndeplineasc. Numele cmpurilor trebuie scrise
exact la fel ca numele cmpurilor din list. Pentru evitarea erorilor este recomandat ca s se
copieze titlurile de coloane dup care se face filtrarea avansat. n liniile imediat urmtoare,
sub numele cmpurilor, se introduc criteriile pentru dup care se va face filtrarea avansat.
Domeniul de criterii se va termina cu o linie goal. Criteriile care sunt pe aceeai linie n
domeniul de criterii vor trebui s fie ndeplinite simultan. ntre criteriile care se gsesc pe linii
diferite se aplic o relaie de tip SAU. Dac este posibil, se recomand plasarea domeniul de
criterii deasupra coloanei corespondente pentru o vizualizare facil.
Dup pregtirea domeniului de criterii, pentru realizarea efectiv a filtrrii avansate se
parcurg etapele:
din meniul Data se selecteaz Filter i apoi se alege comanda Advanced Filter ceea
ce determin apariia casetei de dialog (figura 4.6)

Figura 4.6. Caseta de dialog Advanced Filter

Dac lista filtrat va fi afiat n acelai loc ca i lista iniial se selecteaz opiunea
Filter the list, in-place. Dac se dorete ca rezultatul filtrrii s fie plasat ntr-o alt
9 / 10 - SIM - Laborator 04

zon a foii de calcul, pentru o ulterioar prelucrare, se selecteaz opiunea Copy to
another location. n acest caz, n caseta Copy to se specific domeniul de celule ce va
conine lista (dac acesta nu a aprut automat)
n caseta List range se introduce domeniul de celule care conine lista
n caseta Criteria range se introduce domeniul de celule care conine domeniul de
criterii
Dac prin filtrare trebuie nlturate nregistrrile identice, se selecteaz opiunea
Unique records only
Terminarea procesului de specificare a opiunilor de filtrare personalizat se face prin
selectarea butonului [OK].
Criteriile de filtrare complex pot include condiii multiple aplicate unei singure
coloane, criterii multiple aplicate mai multor coloane i condiii create ca rezultat al unei
formule.
Trei sau mai multe condiii ntr-o singur coloan
o Dac sunt necesare trei sau mai multe condiii pentru o singur coloan, se
introduc criteriile direct, unul sub altul, n rnduri separate
Criterii din dou sau mai multe coloane
o Pentru a cuta date care rspund unei condiii n dou sau mai multe coloane,
se introduc toate criteriile n acelai rnd din zona de criterii. Pentru a gsi
datele care satisfac sau o condiie ntr-o coloan sau o condiie n alt coloan,
se introduc criteriile n rnduri diferite ale zonei de criterii. De asemenea, se
pot preciza condiii multiple pentru coloane diferite se pot afia numai
rndurile care satisfac toate condiiile, prin utilizarea comenzii AutoFilter din
meniul Data.
Condiii create ca rezultat al unei formule
o Se poate utiliza drept criteriu o valoare calculat care este rezultatul unei
formule. Cnd se folosete o formul pentru a crea un criteriu nu se utilizeaz o
etichet de coloan pentru eticheta de criteriu, fie nu se utilizeaz o etichet de
criteriu, fie se utilizeaz o etichet care nu reprezint o etichet de coloan
dintr-o list.
Formula care se utilizeaz pentru o condiie trebuie s refere eticheta de
coloan sau s conin referina pentru cmpul corespunztor din prima nregistrare.
Se poate utiliza n formul o etichet de coloan n locul referinei relative la celule
10 / 10 - SIM - Laborator 04

sau n locul numelui unei zone. Atunci cnd programul afieaz n celula care conine
criteriul o valoare de eroare, ca #NAME? sau #VALUE!, se poate ignora aceast
eroare deoarece ea nu afecteaz modul de filtrare a listei.
Rezumat
Aceast lucrare prezint modalitile de sistematizare a datelor n liste. Sunt descrise
modalitile prin care datele pot fi sortate i filtrate prin aplicarea diverselor criterii.
Exerciii
Exerciiul 1
Pentru foaia de calcul din figura 4.2:
a. S se adauge cel puin cinci nregistrri utiliznd formularul de introducere a
datelor n list
b. s se grupeze comenzile n funcie de oraul n care au fost livrate
c. s se sorteze comenzile dup ora i dup produs
d. S se sorteze lista dup dat
e. dup produsele care ncep cu litera C
f. s se filtreze lista dup produsul Calculator
Exerciiul 2
S se construiasc o list care s conin numele, prenumele, oraul de domiciliu i
notele unor studeni la trei discipline. Denumirile cmpurile din antet sunt: Nume, Prenume,
Localitate, Nota1, Nota2, Nota3.
Se cere s se stabileasc criterii care s fac filtrarea bazei de date astfel:
a. lista filtrat s conin numai studenii a cror nume ncep cu A
b. lista filtrat s conin numai studenii cu domiciliul n Braov
c. lista filtrat s conin numai studenii ce nu au domiciliul n Braov
d. lista filtrat s conin numai studenii care au toate cele trei note peste 8
e. lista filtrat s conin numai studenii care au media celor trei examene peste 8
(se va realiza calculul mediei ntr-o coloan suplimentar adugat listei
existente)