Sunteți pe pagina 1din 11

q. Sinteza i analiza datelor.

Crearea tabelelor pivot i a


diagramelor pivot
q.1. Introducere
Tabelele pivot (rapoartele PivotTable) i diagramele pivot (PivotChart Report)
reprezint faciliti pentru sinteza i analiza datelor i se pot constitui n instrumente utile
procesului managerial. Aceste rapoarte permit crearea de noi vizualizri ale datelor din foile
de calcul fiind utile n evidenierea semnificaiilor datelor.
Un exemplu tipic este atunci cnd un manager dorete s evalueze situaia vnzrilor
dintr-o firm i s neleag semnificaia acestor date n raport cu viitoarele decizii. Rapoartele
PivotTable i PivotChart organizeaz i sintetizeaz datele, ofer comparri, pun n eviden
modele, relaii i analizeaz tendine.
Prima decizie care trebuie luat se refer la ce date se refer analiza i cum vor fi
organizate acestea. n locul unui singur formular arbitrar care nu corespunde pe deplin
necesitailor analizei, fiecare raport PivotTable ofer o viziune diferit a datelor, rspunznd
imediat la interogri, putnd fi particularizat n funcie de scopurile propuse. Pentru a compara
fapte i a le afla semnificaia trebuie determinate scopurile analizei.
Spre deosebire de facilitatea de realizare a subtotalurilor, care modific structura listei
(bazei de date) prin necesitatea ordonrii datelor dup un criteriu, tabelele pivot i diagramele
pivot creeaz n registru de lucru elemente noi, independente.
Rapoartele PivotTable se pot genera doar atunci cnd toate datele se afl ntr-o list
sau ntr-o baz de date extern ce poate fi interogat. Rapoarte nu se pot realiza pentru foile
de calcul structurate care cuprind subtotaluri i rnduri de total.
De exemplu, un raport PivotTable nu poate fi creat n cadrul unei foi de lucru ce
conine un buget anual sau un bilan contabil, deoarece n aceste cazuri exist deja rnduri i
coloane n care sunt realizate subtotaluri. Dac se introduc n foaia de calcul sau se import
dintr-o baz de date extern datele primare pentru calculul bugetului anual sau pentru bilanul
contabil, atunci se pot crea uor asemenea rapoarte, sub form de PivotTable, avnd astfel la
dispoziie mai multe opiuni de analiz.
q.2. Crearea unui raport pivot table
Pentru a crea un raport PivotTable dintr-o list existent se genereaz sau se deschide
fiierul care conine lista pe care s se bazeaz acesta.
2 SIM
De exemplu, ntr-un n foaia de calcul cu denumirea Vanzari, din figura q.1., exist
urmtoarele nregistrri:

Figura q.1. nregistrri din foaia de calcul Vanzari

Realizarea unei tabele pivot este o problem funcional, utilizatorul trebuind s
defineasc bine cerinele, adic s stabileasc exact ce informaii vor aprea n raport i cum
vor fi acestea grupate. De exemplu, dac lista prezentat n figura q.1 conine un numr mare
de nregistrri (de ordinul sutelor) se pune problema cum trebuie grupate datele pentru a servi
procesului decizional. Pentru a afla cum, se ncepe prin a pune ntrebri despre ce este necesar
s se afle, de exemplu:
care este volumul vndut de fiecare agent de vnzri?
care este volumul vnzrilor dup ar?
Dup ce se rezolv problema din punct de vedere funcional este necesar parcurgerea
etapelor urmtoare:
1. Se poziioneaz cursorul oriunde n lista de date. Programul consider ca fiind
o list (baz de date) toate datele aflate n tabel ntr-o zon continu. Dac se
dorete analiza doar a unor date atunci acest domeniu trebuie selectat. Se
selecteaz din meniul Data comanda PivotTable and PivotChart Reports... iar
pe ecran apare asistentul cu acelai nume (figura q.2.).
Laborator 3

Figura q.2. Asistentul PivotTable and PivotChart Wizard

Asistentul cere s se specifice sursa de date (Where is the data that you analyze?) care
poate fi:
Microsoft Office Excel list or database - o list Excel, respectiv lista curent
sau alta ce va fi precizat ulterior.
External data source - se utilizeaz atunci cnd raportul PivotTable se va
baza pe rezultatul unei interogri a unei baze de date externe (de exemplu o
tabel realizat care conine nregistrrile cu privire la situaia vnzrilor).
Dac se alege aceast opiune se pornete asistentul Query Wizard care solicit
informaii despre formatul i locaia bazei de date. n continuare, programul
utilizeaz aceast interogare ca surs pentru raportul PivotTable sau
PivotChart. De fiecare data cnd se remprospteaz datele din tabela pivot,
programul ruleaz interogarea salvat i reactualizeaz raportul cu modificrile
intervenite n baza de date extern utilizat ca surs.
Multiple consolidation ranges - atunci cnd se utilizeaz aceast opiune,
programul permite ca pentru realizarea tabelei pivot s se selecteze domenii
din una sau mai multe foi de calcul.
Tot n cadrul acestei etape se precizeaz i tipul raportului ce va fi obinut (What kind
of report do you want to create?):
PivotTable - tabel pivot
PivotChart report - diagram pivot nsoit de o tabel pivot.
Pentru exemplul prezentat anterior, n ambele seciuni se alege prima opiune i apoi
se selecteaz butonul [Next].
4 SIM
2. Programul solicit specificarea domeniului n care sunt localizate datele (figura
q.3). Selecia implicit este lista curent sau orice domeniu selectat anterior
pornirii asistentului. Dac este necesar se modific zona selectat i se
selecteaz butonul [Next].

Figura q.3. Selectarea domeniului n care sunt localizate datele

3. n ultima etap, asistentul solicit s se precizeze unde anume s se plaseze
raportul PivotTable (figura q.4). Este recomandat alegerea opiunii implicite
New Worksheet, deoarece prin adugarea unui raport PivotTable n propria sa
foaie poate s apar riscul ca modificrile efectuate n list s afecteze raportul
PivotTable i invers.

Figura q.4. Alegerea poziionrii raportului i a opiunilor de realizare

Dac se alege opiunea Existing worksheet, trebuie aleas apoi foaia de calcul unde va
fi poziionat tabelul pivot.
Selectarea butonului [Layout] permite controlul modului de afiare al tabelei pivot. n
cadrul ferestrei "Layout" vor fi afiate structurile de date pe baza crora se va construi tabelul
pivot. Datele (cmpurile) vor fi introduse n cadrul tabelului prin intermediul metodei Drag &
Drop. Configurarea modului de prezentare a informaiilor se poate face i n etapa final, cu
avantajul mai multor posibiliti de configurare.
n cadrul acestei etape se pot stabili i anumite opiuni asupra viitorului tabel cu
ajutorul butonului [Options...], care va deschide fereastra "Pivot Table Options", figura q.5.
Laborator 5

Figura q.5. Stabilirea opiunilor pentru realizarea tabelei pivot

n cadrul meniului Name se poate stabili numele tabelei pivot
Grand totals for columns i Grand totals for rows permit activarea totalurilor
generale pe coloane, respectiv pe linii
AutoFormat table determin aplicarea unui format predefinit pentru tabel
For error values, show semnalizeaz erorile prin nlocuirea valorilor greite
prin caracterul introdus n caseta de editare alturat
For empty cells, show permite aceleai setri ca i opiunea anterioar, dar
pentru celulele goale
Repeat item labels on each printed page determin imprimarea pe fiecare
pagin a etichetelor de cmpuri
Save data with table layout salveaz datele mpreun cu paginile tabelei pivot
Refresh to open actualizeaz la deschidere tabela pivot pe baza modificrilor
efectuate n lista (baza de date) ce a constituit sursa de date.
Dup stabilirea opiunilor de realizare i a modului de afiare a tabelei, se alege
butonul [Finish].
Asistentul se nchide i genereaz o foaie nou de calcul n care se afieaz bara de
instrumente PivotTable, fereastra Pivot Table Field List i ecranul de proiectare, structurat n
patru zone (figura q.6):
Row (Drop Row Fields Here) - cmpurile care se introduc aici vor fi amplasate
n capul primei coloane a tabelei pivot
Column (Drop Column Fields Here) cmpurile care se introduc aici vor fi
6 SIM
amplasate pe prima linie a tabelei pivot

Figura q.6. Stabilirea structurii tabelei pivot
Page (Drop Page Fields Here) - cmpurile care se introduc aici creeaz un
meniu derulant care va permite filtrarea nregistrrilor din tabel
Data (Drop Data Fields Here) - permite definirea cmpurilor asupra crora se
vor realiza diverse funcii (sum, minim, maxim etc.). Funcia implicit este
SUM.
Pentru plasarea cmpurilor n spaiul de proiectare se poate utiliza una din metodele:
a. Prin metoda Drag & Drop, se plaseaz cmpurile din list de cmpuri a tabelei pivot
(Pivot Table Field List) n cele patru zone din fereastra de proiectare (row, column,
page, data) n funcie de ceea ce se dorete s rezolve prin intermediul tabelei pivot.
b. n fereastra Pivot Table Field List se selecteaz cmpul care se dorete a se plasa n
tabel. Din lista ascuns, aflat n colul din dreapta jos al ferestrei, se selecteaz zona
n care se dorete plasarea cmpului i apoi se selecteaz butonul [Add To].
n conformitate cu datele iniiale prezentate n figura q.1, rezultatul trebuie s fie
similar celui prezentat n figura q.7.

Figura q.7. Raport PivotTable
Laborator 7
q.3. Editarea i actualizarea tabelelor pivot
Dup ce a fost generat un raport PivotTable, cmpurile pot fi rearanjate uor prin
tragerea cmpurile dintr-un loc n altul pentru a schimba afiarea datelor (de exemplu dintr-un
cmp de linii ntr-un cmp de coloane dac se dorete vizualizarea valorilor unele lng altele
n loc de una deasupra alteia).
Pentru a avea la dispoziie comenzile necesare
modificrii unei tabele pivot, se execut un click cu
butonul dreapta al mouse-ului n interiorul tabelei pivot
i apoi se selecteaz comanda dorit. O alt metod se
bazeaz pe selectarea comenzii dorite din bara cu
instrumente PivotTable (figura q.8).
Pentru a modifica lista sau sursa de date pe care
se bazeaz raportul PivotTable se poate proceda astfel:
se apeleaz opiunea PivotTable Wizard;
din fereastra care apare se selecteaz de dou ori
butonul [Back] pentru a reveni la nceputul
programului asistent;
se efectueaz modificrile dorite i operaia se
finalizeaz prin selectarea butonului [Finish].

Figura q.8. Bara cu instrumente
PivotTable
Atunci cnd se plaseaz un nou cmp n zona de rnduri sau de coloane, programul l
adaug ca parte a ierarhiei de cmpuri care se afl deja acolo i grupeaz automat articolele n
ordinea n care apar.
Exemple:
dac exist o list de categorii de produse, n care fiecare categorie conine mai
multe produse, se plaseaz cmpul de categorii la stnga cmpului cu numele
produsului. n caz contrar, rezultatele raportului nu vor avea sens.
dac exist o list de conturi analitice, n care fiecare cont analitic se dezvolt
n mai multe conturi sintetice, se plaseaz cmpul de conturi sintetice la stnga
cmpului cu numele conturilor analitice.
Dac o list conine dou cmpuri care se afl ntr-o coresponden de unu-la-
unu, cum ar fi numele persoanei i codul numeric personal - CNP, atunci
acestea pot fi adugate n zona de rnduri n orice ordine, lista rezultat fiind
corect n ambele cazuri.
8 SIM
Dac se nlocuiete un cmp existent se recomand tergerea celui iniial. Pentru a
terge un cmp din orice parte a machetei PivotTable, se trage butonul de cmp n afara
machetei, iar atunci cnd pictograma indicatorului se modific, astfel nct s devin un X de
culoare roie, se elibereaz butonul mouse-ului.
Pentru a schimba ordinea cmpurilor din rnduri, coloane sau zona de date se trage
butonul de cmp i se plaseaz n noua locaie (trebuie selectat butonul de cmp i nu eticheta
acestuia - poziia corect este indicat de transformarea cursorului curent n cel cu patru sgei).
Utilizarea mouse-ului pentru a rearanja ordinea articolelor de date dintr-un raport
PivotTable poate fi incomod. Din acest motiv, o metod alternativ presupune efectuarea
unui click dreapta pe butonul de cmp care se dorete a fi mutat i apoi alegerea oricrei
opiunilor din meniul Order.
Pentru a schimba funcia de centralizare implicit utilizat n zona de date (SUM) se
efectueaz un click dreapta pe butonul de cmp din raportul PivotTable i se a1ege din meniul
contextual opiunea Field setings ceea ce determin deschiderea casetei de dialog PivotTable
Field (figura q.9).

Figura q.9. Modificarea funciei implicite din zona de date

Din lista Summarize by se alege funcia dorit; numele prestabilit pentru funcia aleas
se poate schimba n caseta Name.
Ordinea de sortare prestabilit pentru rnduri i coloane este alfanumeric. Ordinea
articolelor poate fi schimbat prin tragerea lor n sus sau n jos (n cazul rndurilor) respectiv
la stnga sau la dreapta (n cazul coloanelor). Pentru a schimba automat ordinea de sortare se
procedeaz astfel:
se efectueaz un click dreapta pe butonul pentru rnduri sau coloane i se alege
opiunea Field Setings.
se selecteaz butonul [Advanced] pentru a se afia caseta de dialog Pivot Table
Fields Advanced Options (figura q.10).
Laborator 9

Figura q.10. Sortarea n tabelul pivot

se alege ordinea de sortare i coloana dup care se va face sortarea.
pentru a afia un anumit numr de nregistrri se alege opiunea On din
seciunea Top 10 AutoShow (se pot afia primele sau ultimele n nregistrri, cu
n = max 255, folosind butonul de incrementare / decrementare Show).
ntr-o list se pot aduga subtotaluri ale rndurilor, coloanelor sau ambelor. n multe
cazuri, programul le adaug automat, chiar dac nu sunt necesare. n funcie de concepia
raportului PivotTable i de ceea ce adaug automat programul, este nevoie, de multe ori, s se
adauge sau s se tearg aceste subtotaluri. Atunci cnd nu sunt necesare, subtotalurile pot fi
ascunse prin intermediul meniului contextual; se execut click cu butonul dreapta pe oricare
din subtotaluri i se alege optiunea Hide.
Pentru a utiliza subtotaluri se procedeaz astfel:
se execut un click dreapta pe butonul PivotTable corespunztor titlului
rndului sau coloanei care conine subtotalul i se alege opiunea Field Setings
din meniul contextual ceea ce determin apariia casetei de dialog PivotTable
Field (figura q.11).

Figura q.11. Modalitatea de stabilire a subtotalurilor

10 SIM
n seciunea Subtotals se alege opiunea Automatic pentru a lsa programul s
genereze subtotaluri pentru toate articolele. Opiunea Custom permite
adugarea unuia sau mai multor tipuri specifice de subtotaluri (de exemplu
Count - numr sau Average - medie) n timp ce opiunea None elimin toate
subtotalurile din tabelul pivot.
Dup efectuarea modificrilor se selecteaz butonul [OK].
q.4. Crearea i editarea de diagrame (grafice) PivotChart
Un raport PivotChart este o diagram bazat pe datele din PivotTable. Fiecare
diagram PivotChart necesit aadar un tabel PivotTable pe care l utilizeaz ca surs de date.
Pentru crearea unei diagrame PivotChart de poate utiliza una din urmtoarele variante:
1. dac exist un raport PivotTable creat anterior atunci se plaseaz cursorul n
interiorul tabelei pivot i se alege opiunea PivotChart din meniul contextual sau
din bara de butoane PivotTable. Ca rezultat, pe baza tabelului pivot existent, se
creeaz, ntr-o nou foaie de calcul denumit Chart n.
2. dac nu exist un raport PivotTable anterior creat, atunci se parcurg etapele:
a. Dup apelarea asistentului PivotTable and PivotChart wizard, la ntrebarea
What kind of report do you want to create? se alege a doua opiune.
PivotChart report (with PivotTable report).
b. Macheta rezultat este similar celei de tip PivotTabel cu deosebirea c
zona pentru cmpurile de rnduri s-a transformat n zona pentru cmpurile
de categorii iar zona pentru cmpurile de coloan s-a transformat n zona
pentru cmpurile de serii.
Plasarea i actualizarea cmpurilor i a datelor cmpurilor n spaiul de proiectare nu
difer n cazul diagramelor PivotChart fa de tabelele pivot. Totodat, pentru diagramele
PivotChart se pot utiliza aceleai opiuni de formatare i editare ca i n cazul diagramelor
(graficelor) convenionale.







Laborator 11
Aplicaie
1. ntr-un registru de calcul redenumii o foaie de calcul n Vanzari_Produse i realizai
un tabel similar urmtorului:

Completai tabelul cu date astfel nct:
fiecare agent de vnzare (A, B, C) a desfurat activitate n trei ani (2005, 2006
i 2007);
n fiecare an, agentul a vndut cel puin trei produse;
fiecare produs a fost vndut de fiecare agent n cel puin trei orae.
2. Generai un tabel pivot cu numele Analiza_01 n care s fie sintetizate vnzrile
cantitative pe fiecare agent, an i produs.
3. Copiai foaia de calcul Analiza_01 ntr-o nou foaie de calcul denumit Analiza_02. n
Analiza_02 tergei cmpul ce reprezint anul i inserai cmpul ce reprezint oraul.
4. Utiliznd datele din foia de calcul Analiza_01 generai un tabel pivot cu numele
Analiza_03 n care s sintetizai vnzrile valorice pe fiecare an, produs i ora. Sortai
tabelul pivot descresctor dup valoarea vnzrilor din fiecare ora.
5. Analizai n tabelul pivot Analiza_04, numrul de produse vndute de fiecare agent n
diferii ani i pe orae.
6. Pentru datele din tabelul de la punctul 1 s se realizeze o diagram PivotChart care s
pun n eviden vnzrile cantitative pe produse i pe ageni de vnzri. ncercai
realizarea diagramei n cele 2 variante:
generai tabelul pivot i apoi pe baza acestuia generai diagrama;
generai n acelai timp i diagrama PivotChart i tabelul PivotTable.
7. Modificai diagramele create la punctul anterior prin plasarea n zona de pagin a
cmpului Anul.