diagramelor pivot q.1. Introducere Tabelele pivot (rapoartele PivotTable) i diagramele pivot (PivotChart Report) reprezint faciliti pentru sinteza i analiza datelor i se pot constitui n instrumente utile procesului managerial. Aceste rapoarte permit crearea de noi vizualizri ale datelor din foile de calcul fiind utile n evidenierea semnificaiilor datelor. Un exemplu tipic este atunci cnd un manager dorete s evalueze situaia vnzrilor dintr-o firm i s neleag semnificaia acestor date n raport cu viitoarele decizii. Rapoartele PivotTable i PivotChart organizeaz i sintetizeaz datele, ofer comparri, pun n eviden modele, relaii i analizeaz tendine. Prima decizie care trebuie luat se refer la ce date se refer analiza i cum vor fi organizate acestea. n locul unui singur formular arbitrar care nu corespunde pe deplin necesitailor analizei, fiecare raport PivotTable ofer o viziune diferit a datelor, rspunznd imediat la interogri, putnd fi particularizat n funcie de scopurile propuse. Pentru a compara fapte i a le afla semnificaia trebuie determinate scopurile analizei. Spre deosebire de facilitatea de realizare a subtotalurilor, care modific structura listei (bazei de date) prin necesitatea ordonrii datelor dup un criteriu, tabelele pivot i diagramele pivot creeaz n registru de lucru elemente noi, independente. Rapoartele PivotTable se pot genera doar atunci cnd toate datele se afl ntr-o list sau ntr-o baz de date extern ce poate fi interogat. Rapoarte nu se pot realiza pentru foile de calcul structurate care cuprind subtotaluri i rnduri de total. De exemplu, un raport PivotTable nu poate fi creat n cadrul unei foi de lucru ce conine un buget anual sau un bilan contabil, deoarece n aceste cazuri exist deja rnduri i coloane n care sunt realizate subtotaluri. Dac se introduc n foaia de calcul sau se import dintr-o baz de date extern datele primare pentru calculul bugetului anual sau pentru bilanul contabil, atunci se pot crea uor asemenea rapoarte, sub form de PivotTable, avnd astfel la dispoziie mai multe opiuni de analiz. q.2. Crearea unui raport pivot table Pentru a crea un raport PivotTable dintr-o list existent se genereaz sau se deschide fiierul care conine lista pe care s se bazeaz acesta. 2 SIM De exemplu, ntr-un n foaia de calcul cu denumirea Vanzari, din figura q.1., exist urmtoarele nregistrri:
Figura q.1. nregistrri din foaia de calcul Vanzari
Realizarea unei tabele pivot este o problem funcional, utilizatorul trebuind s defineasc bine cerinele, adic s stabileasc exact ce informaii vor aprea n raport i cum vor fi acestea grupate. De exemplu, dac lista prezentat n figura q.1 conine un numr mare de nregistrri (de ordinul sutelor) se pune problema cum trebuie grupate datele pentru a servi procesului decizional. Pentru a afla cum, se ncepe prin a pune ntrebri despre ce este necesar s se afle, de exemplu: care este volumul vndut de fiecare agent de vnzri? care este volumul vnzrilor dup ar? Dup ce se rezolv problema din punct de vedere funcional este necesar parcurgerea etapelor urmtoare: 1. Se poziioneaz cursorul oriunde n lista de date. Programul consider ca fiind o list (baz de date) toate datele aflate n tabel ntr-o zon continu. Dac se dorete analiza doar a unor date atunci acest domeniu trebuie selectat. Se selecteaz din meniul Data comanda PivotTable and PivotChart Reports... iar pe ecran apare asistentul cu acelai nume (figura q.2.). Laborator 3
Figura q.2. Asistentul PivotTable and PivotChart Wizard
Asistentul cere s se specifice sursa de date (Where is the data that you analyze?) care poate fi: Microsoft Office Excel list or database - o list Excel, respectiv lista curent sau alta ce va fi precizat ulterior. External data source - se utilizeaz atunci cnd raportul PivotTable se va baza pe rezultatul unei interogri a unei baze de date externe (de exemplu o tabel realizat care conine nregistrrile cu privire la situaia vnzrilor). Dac se alege aceast opiune se pornete asistentul Query Wizard care solicit informaii despre formatul i locaia bazei de date. n continuare, programul utilizeaz aceast interogare ca surs pentru raportul PivotTable sau PivotChart. De fiecare data cnd se remprospteaz datele din tabela pivot, programul ruleaz interogarea salvat i reactualizeaz raportul cu modificrile intervenite n baza de date extern utilizat ca surs. Multiple consolidation ranges - atunci cnd se utilizeaz aceast opiune, programul permite ca pentru realizarea tabelei pivot s se selecteze domenii din una sau mai multe foi de calcul. Tot n cadrul acestei etape se precizeaz i tipul raportului ce va fi obinut (What kind of report do you want to create?): PivotTable - tabel pivot PivotChart report - diagram pivot nsoit de o tabel pivot. Pentru exemplul prezentat anterior, n ambele seciuni se alege prima opiune i apoi se selecteaz butonul [Next]. 4 SIM 2. Programul solicit specificarea domeniului n care sunt localizate datele (figura q.3). Selecia implicit este lista curent sau orice domeniu selectat anterior pornirii asistentului. Dac este necesar se modific zona selectat i se selecteaz butonul [Next].
Figura q.3. Selectarea domeniului n care sunt localizate datele
3. n ultima etap, asistentul solicit s se precizeze unde anume s se plaseze raportul PivotTable (figura q.4). Este recomandat alegerea opiunii implicite New Worksheet, deoarece prin adugarea unui raport PivotTable n propria sa foaie poate s apar riscul ca modificrile efectuate n list s afecteze raportul PivotTable i invers.
Figura q.4. Alegerea poziionrii raportului i a opiunilor de realizare
Dac se alege opiunea Existing worksheet, trebuie aleas apoi foaia de calcul unde va fi poziionat tabelul pivot. Selectarea butonului [Layout] permite controlul modului de afiare al tabelei pivot. n cadrul ferestrei "Layout" vor fi afiate structurile de date pe baza crora se va construi tabelul pivot. Datele (cmpurile) vor fi introduse n cadrul tabelului prin intermediul metodei Drag & Drop. Configurarea modului de prezentare a informaiilor se poate face i n etapa final, cu avantajul mai multor posibiliti de configurare. n cadrul acestei etape se pot stabili i anumite opiuni asupra viitorului tabel cu ajutorul butonului [Options...], care va deschide fereastra "Pivot Table Options", figura q.5. Laborator 5
Figura q.5. Stabilirea opiunilor pentru realizarea tabelei pivot
n cadrul meniului Name se poate stabili numele tabelei pivot Grand totals for columns i Grand totals for rows permit activarea totalurilor generale pe coloane, respectiv pe linii AutoFormat table determin aplicarea unui format predefinit pentru tabel For error values, show semnalizeaz erorile prin nlocuirea valorilor greite prin caracterul introdus n caseta de editare alturat For empty cells, show permite aceleai setri ca i opiunea anterioar, dar pentru celulele goale Repeat item labels on each printed page determin imprimarea pe fiecare pagin a etichetelor de cmpuri Save data with table layout salveaz datele mpreun cu paginile tabelei pivot Refresh to open actualizeaz la deschidere tabela pivot pe baza modificrilor efectuate n lista (baza de date) ce a constituit sursa de date. Dup stabilirea opiunilor de realizare i a modului de afiare a tabelei, se alege butonul [Finish]. Asistentul se nchide i genereaz o foaie nou de calcul n care se afieaz bara de instrumente PivotTable, fereastra Pivot Table Field List i ecranul de proiectare, structurat n patru zone (figura q.6): Row (Drop Row Fields Here) - cmpurile care se introduc aici vor fi amplasate n capul primei coloane a tabelei pivot Column (Drop Column Fields Here) cmpurile care se introduc aici vor fi 6 SIM amplasate pe prima linie a tabelei pivot
Figura q.6. Stabilirea structurii tabelei pivot Page (Drop Page Fields Here) - cmpurile care se introduc aici creeaz un meniu derulant care va permite filtrarea nregistrrilor din tabel Data (Drop Data Fields Here) - permite definirea cmpurilor asupra crora se vor realiza diverse funcii (sum, minim, maxim etc.). Funcia implicit este SUM. Pentru plasarea cmpurilor n spaiul de proiectare se poate utiliza una din metodele: a. Prin metoda Drag & Drop, se plaseaz cmpurile din list de cmpuri a tabelei pivot (Pivot Table Field List) n cele patru zone din fereastra de proiectare (row, column, page, data) n funcie de ceea ce se dorete s rezolve prin intermediul tabelei pivot. b. n fereastra Pivot Table Field List se selecteaz cmpul care se dorete a se plasa n tabel. Din lista ascuns, aflat n colul din dreapta jos al ferestrei, se selecteaz zona n care se dorete plasarea cmpului i apoi se selecteaz butonul [Add To]. n conformitate cu datele iniiale prezentate n figura q.1, rezultatul trebuie s fie similar celui prezentat n figura q.7.
Figura q.7. Raport PivotTable Laborator 7 q.3. Editarea i actualizarea tabelelor pivot Dup ce a fost generat un raport PivotTable, cmpurile pot fi rearanjate uor prin tragerea cmpurile dintr-un loc n altul pentru a schimba afiarea datelor (de exemplu dintr-un cmp de linii ntr-un cmp de coloane dac se dorete vizualizarea valorilor unele lng altele n loc de una deasupra alteia). Pentru a avea la dispoziie comenzile necesare modificrii unei tabele pivot, se execut un click cu butonul dreapta al mouse-ului n interiorul tabelei pivot i apoi se selecteaz comanda dorit. O alt metod se bazeaz pe selectarea comenzii dorite din bara cu instrumente PivotTable (figura q.8). Pentru a modifica lista sau sursa de date pe care se bazeaz raportul PivotTable se poate proceda astfel: se apeleaz opiunea PivotTable Wizard; din fereastra care apare se selecteaz de dou ori butonul [Back] pentru a reveni la nceputul programului asistent; se efectueaz modificrile dorite i operaia se finalizeaz prin selectarea butonului [Finish].
Figura q.8. Bara cu instrumente PivotTable Atunci cnd se plaseaz un nou cmp n zona de rnduri sau de coloane, programul l adaug ca parte a ierarhiei de cmpuri care se afl deja acolo i grupeaz automat articolele n ordinea n care apar. Exemple: dac exist o list de categorii de produse, n care fiecare categorie conine mai multe produse, se plaseaz cmpul de categorii la stnga cmpului cu numele produsului. n caz contrar, rezultatele raportului nu vor avea sens. dac exist o list de conturi analitice, n care fiecare cont analitic se dezvolt n mai multe conturi sintetice, se plaseaz cmpul de conturi sintetice la stnga cmpului cu numele conturilor analitice. Dac o list conine dou cmpuri care se afl ntr-o coresponden de unu-la- unu, cum ar fi numele persoanei i codul numeric personal - CNP, atunci acestea pot fi adugate n zona de rnduri n orice ordine, lista rezultat fiind corect n ambele cazuri. 8 SIM Dac se nlocuiete un cmp existent se recomand tergerea celui iniial. Pentru a terge un cmp din orice parte a machetei PivotTable, se trage butonul de cmp n afara machetei, iar atunci cnd pictograma indicatorului se modific, astfel nct s devin un X de culoare roie, se elibereaz butonul mouse-ului. Pentru a schimba ordinea cmpurilor din rnduri, coloane sau zona de date se trage butonul de cmp i se plaseaz n noua locaie (trebuie selectat butonul de cmp i nu eticheta acestuia - poziia corect este indicat de transformarea cursorului curent n cel cu patru sgei). Utilizarea mouse-ului pentru a rearanja ordinea articolelor de date dintr-un raport PivotTable poate fi incomod. Din acest motiv, o metod alternativ presupune efectuarea unui click dreapta pe butonul de cmp care se dorete a fi mutat i apoi alegerea oricrei opiunilor din meniul Order. Pentru a schimba funcia de centralizare implicit utilizat n zona de date (SUM) se efectueaz un click dreapta pe butonul de cmp din raportul PivotTable i se a1ege din meniul contextual opiunea Field setings ceea ce determin deschiderea casetei de dialog PivotTable Field (figura q.9).
Figura q.9. Modificarea funciei implicite din zona de date
Din lista Summarize by se alege funcia dorit; numele prestabilit pentru funcia aleas se poate schimba n caseta Name. Ordinea de sortare prestabilit pentru rnduri i coloane este alfanumeric. Ordinea articolelor poate fi schimbat prin tragerea lor n sus sau n jos (n cazul rndurilor) respectiv la stnga sau la dreapta (n cazul coloanelor). Pentru a schimba automat ordinea de sortare se procedeaz astfel: se efectueaz un click dreapta pe butonul pentru rnduri sau coloane i se alege opiunea Field Setings. se selecteaz butonul [Advanced] pentru a se afia caseta de dialog Pivot Table Fields Advanced Options (figura q.10). Laborator 9
Figura q.10. Sortarea n tabelul pivot
se alege ordinea de sortare i coloana dup care se va face sortarea. pentru a afia un anumit numr de nregistrri se alege opiunea On din seciunea Top 10 AutoShow (se pot afia primele sau ultimele n nregistrri, cu n = max 255, folosind butonul de incrementare / decrementare Show). ntr-o list se pot aduga subtotaluri ale rndurilor, coloanelor sau ambelor. n multe cazuri, programul le adaug automat, chiar dac nu sunt necesare. n funcie de concepia raportului PivotTable i de ceea ce adaug automat programul, este nevoie, de multe ori, s se adauge sau s se tearg aceste subtotaluri. Atunci cnd nu sunt necesare, subtotalurile pot fi ascunse prin intermediul meniului contextual; se execut click cu butonul dreapta pe oricare din subtotaluri i se alege optiunea Hide. Pentru a utiliza subtotaluri se procedeaz astfel: se execut un click dreapta pe butonul PivotTable corespunztor titlului rndului sau coloanei care conine subtotalul i se alege opiunea Field Setings din meniul contextual ceea ce determin apariia casetei de dialog PivotTable Field (figura q.11).
Figura q.11. Modalitatea de stabilire a subtotalurilor
10 SIM n seciunea Subtotals se alege opiunea Automatic pentru a lsa programul s genereze subtotaluri pentru toate articolele. Opiunea Custom permite adugarea unuia sau mai multor tipuri specifice de subtotaluri (de exemplu Count - numr sau Average - medie) n timp ce opiunea None elimin toate subtotalurile din tabelul pivot. Dup efectuarea modificrilor se selecteaz butonul [OK]. q.4. Crearea i editarea de diagrame (grafice) PivotChart Un raport PivotChart este o diagram bazat pe datele din PivotTable. Fiecare diagram PivotChart necesit aadar un tabel PivotTable pe care l utilizeaz ca surs de date. Pentru crearea unei diagrame PivotChart de poate utiliza una din urmtoarele variante: 1. dac exist un raport PivotTable creat anterior atunci se plaseaz cursorul n interiorul tabelei pivot i se alege opiunea PivotChart din meniul contextual sau din bara de butoane PivotTable. Ca rezultat, pe baza tabelului pivot existent, se creeaz, ntr-o nou foaie de calcul denumit Chart n. 2. dac nu exist un raport PivotTable anterior creat, atunci se parcurg etapele: a. Dup apelarea asistentului PivotTable and PivotChart wizard, la ntrebarea What kind of report do you want to create? se alege a doua opiune. PivotChart report (with PivotTable report). b. Macheta rezultat este similar celei de tip PivotTabel cu deosebirea c zona pentru cmpurile de rnduri s-a transformat n zona pentru cmpurile de categorii iar zona pentru cmpurile de coloan s-a transformat n zona pentru cmpurile de serii. Plasarea i actualizarea cmpurilor i a datelor cmpurilor n spaiul de proiectare nu difer n cazul diagramelor PivotChart fa de tabelele pivot. Totodat, pentru diagramele PivotChart se pot utiliza aceleai opiuni de formatare i editare ca i n cazul diagramelor (graficelor) convenionale.
Laborator 11 Aplicaie 1. ntr-un registru de calcul redenumii o foaie de calcul n Vanzari_Produse i realizai un tabel similar urmtorului:
Completai tabelul cu date astfel nct: fiecare agent de vnzare (A, B, C) a desfurat activitate n trei ani (2005, 2006 i 2007); n fiecare an, agentul a vndut cel puin trei produse; fiecare produs a fost vndut de fiecare agent n cel puin trei orae. 2. Generai un tabel pivot cu numele Analiza_01 n care s fie sintetizate vnzrile cantitative pe fiecare agent, an i produs. 3. Copiai foaia de calcul Analiza_01 ntr-o nou foaie de calcul denumit Analiza_02. n Analiza_02 tergei cmpul ce reprezint anul i inserai cmpul ce reprezint oraul. 4. Utiliznd datele din foia de calcul Analiza_01 generai un tabel pivot cu numele Analiza_03 n care s sintetizai vnzrile valorice pe fiecare an, produs i ora. Sortai tabelul pivot descresctor dup valoarea vnzrilor din fiecare ora. 5. Analizai n tabelul pivot Analiza_04, numrul de produse vndute de fiecare agent n diferii ani i pe orae. 6. Pentru datele din tabelul de la punctul 1 s se realizeze o diagram PivotChart care s pun n eviden vnzrile cantitative pe produse i pe ageni de vnzri. ncercai realizarea diagramei n cele 2 variante: generai tabelul pivot i apoi pe baza acestuia generai diagrama; generai n acelai timp i diagrama PivotChart i tabelul PivotTable. 7. Modificai diagramele create la punctul anterior prin plasarea n zona de pagin a cmpului Anul.