M. Popa.

Recomandri pentru o prezentare eficient

Realizarea unei prezentri eficiente


Proiectare

Orice prezentare trebuie proiectat cu atenie. n acest scop se vor lua n considerare
urmtoarele elemente:
- Situaia
o Dac este o prezentare tiinific, aceasta va avea o structur tipic rapoartelor
de cercetare
o Dac este o prezentare ocazionat de un eveniment sau de o situaie mai puin
pretenioas, se poate avea n vedere o prezentare informal, colocvial.
- Auditoriul
o Dac sunt specialiti n domeniul abordat, se va insista pe aspectele eseniale
o Dac sunt nespecialiti, se va acorda atenie accesibilitii limbajului i
volumului de informaii. Un limbaj inadecvat poate ndeprta interesul
auditoriului dup primele propoziii.
o Dac prezena celor din sala este impus, atunci se va urmri atragerea ateniei
i interesului prin mijloace de motivare (exemplificri, umor etc.)
- Condiii
o Timpul alocat de organizatori este esenial. Lungimea prezentrii va fi atent
dimensionat n raport cu durata planificat a acesteia! Dac timpul este
suficient de lung, se va merge pe o abordare analitic, dac timpul este scurt,
prezentarea va fi sintetic, axat pe esenial. Atenie la timpul alocat
ntrebrilor. Uneori timpul anunat de organizatori include i ntrebrile, deci
prezentarea va trebui s fie ceva mai scurt.
o Mrimea slii, dotarea tehnic, luminozitatea, vor fi luate n considerare la
proiectarea planelor . De exemplu, cu ct sala este mai mare, cu att se va
scrie cu litere mai mari.
o Dac se merge cu computerul propriu, se va verifica n avans compatibilitatea
cu conectica i tehnica de proiecie din sal.

Pregtire

Realizarea unei prezentri eficiente impune o perioad de pregtire i gestaie.
Trecerea direct la realizarea documentului conduce, de cele mai multe ori, la prezentri
superficiale. Se vor avea n vedere:
- Definirea clar a obiectivului personal n legtur cu prezentare (ideile importante care
se doresc transmise i pe care prezentatorul dorete s fie reinute n mod special)
- Definirea clar i precis a temei prezentrii. Titlul prezentrii reprezint primul
contact al auditoriului cu comunicarea. Un titlu clar si explicit poate atrage persoane
care altfel ar fi preferat, eventual, s mearg la o alt seciune (n cazul unei conferine
de comunicri tiinifice).
- Se recomand o faz de gestaie care contribuie la fixarea ideilor i permite
colectarea materialelor necesare
- Se va elabora o structur logic a prezentrii
o Structurare clasic, formal, tip raport de cercetare:
introducere... metoda... rezultate... discuii... concluzii
avantaje: rigoare, precizie, previzibilitate...
dezavantaje: ... previzibilitate, posibil dezinteres
M. Popa. Recomandri pentru o prezentare eficient
o Prezentare de tip narativ
creativ, modalitate liber, caracter de povestire
nu se preteaz la orice tem (n nici un caz pentru comunicrile
tiinifice)
presupune o excelent cunoatere a subiectului
implic talent oratoric
nerecomandabil nceptorilor
nerecomandat n situaii formale
o Este bine ca prezentarea s nceap cu un cuprins, pentru a orienta ateptrile
auditoriului.
o Ca structur general, orice prezentare trebuie s aib introducere, coninut i
ncheiere (concluzii).
o Atenie la fixarea ideilor de baz (chiar i atunci cnd n sal sunt specialiti)
o Se va ncepe cu informaiile mai importante.
o Se vor ntrebuina, pe ct posibil, propoziii scurte, concise, clare.
- Estimarea ntrebrilor i problemelor ce pot fi ridicate de auditoriu, pentru a evita
surprizele neplcute.

Realizare

Indiferent de forma prezentrii, este esenial realizarea unui document de susinere. n
prezent, se utilizeaz pe scar din ce n ce mai larg prezentrile asistate de documente de tip
Power Point. Pentru a realiza un document bun, vor fi avute n vedere urmtoarele
recomandri:

- Vizibilitate
o Depinde de:
Mrimea slii (imaginea trebuie sa fie vizibil pentru toi)
Luminozitatea (contrastul intens este o garanie, de aceea se va alege un
raport text/fond care asigur cel mai mare contrast posibil; cu ct sala
este mai luminoas, cu att contrastul trebuie s fie mai mare)
o Calitatea echipamentului (un videoproiector obosit sau nepotrivit cu mrimea
slii poate face s eueze o prezentare)
- Simplitate
o Pe plane se introduc doar conceptele cheie
o Se evideniaz ideile principale
o Se vor evita textele lungi. Ca idee de principiu, se va evita cu desvrire
scrierea unor propoziii nchegate, deoarece acestea foreaz prezentatorul s le
citeasc, fapt care conduce la pierderea spontaneitii i ndeprteaz interesul
celor din sal (care pot citi i singuri).
o ncrcare informaional moderat. Cu ct o plan este mai ncrcat cu
informaii, cu att este mai dificil de neles i de reinut. Atenie la tabelele cu
date statistice. Orict de importante ar fi acestea, proiectarea unor tabele cu
numeroase linii i coloane, pline de cifre, nu ajut la nimic! De cele mai multe
ori ele nici nu sunt vizibile, ceea ce determin o stare general de frustrare.
- Claritate
o Tipul de caracter
se recomand utilizarea aceluiai tip font n tot documentul
efectele de editare vor fi utilizate cu reinere (n nici un caz nu se va
abuza de scriere cu diferite culori pe aceeai plan)
M. Popa. Recomandri pentru o prezentare eficient
important este lizibilitatea (ori de cte ori apare tentaia unui efect,
se va evalua care este consecina asupra lizibilitii textului)
se va evita scrierea ntregului text cu majuscule (n ciuda aparenelor,
acestea sunt mai puin lizibile dect literele obinuite; majusculele pot
fi utilizate la titluri)
o Dimensiunea literelor va fi ct mai mare posibil. n documentele Power Point
dimensiunea 16 pentru caractere este mic, preferndu-se caractere mai mari,
de la 20 n sus, mergnd pn la 40, n cazul titlurilor.
o Schema de culori a planei este una dintre cele mai mari provocri. Fiecare
prezentator i dorete un document ct mai original din acest punct de vedere,
dar alegerea nu trebuie s ignore recomandarea esenial privind vizibilitatea
planelor i lizibilitatea textelor. Cea mai bun soluie, mai ales pentru
nceptori, este s fie utilizate template-uri oferite de program, care au mai
multe anse s fie potrivite.
o Esenial: vizibilitatea i lizibilitatea depind n mod decisiv de contrastul dintre
text i fond. Cu ct mai mare este contrastul, cu att mai bine. Atenie, uneori
chiar i combinaii de culori care se vd bine pe display-ul calculatorului devin
ilizibile atunci cnd sunt proiectate pe ecranul unei sli (o eroare clasic n
acest sens este scrisul rou pe fond albastru, sau invers).
- Consistena
o Se va introduce, pe ct posibil, un concept (idee) pe fiecare plan
o Progresia planelor va avea un caracter logic
- Efecte speciale
o Power Point ofer dou categorii de efecte speciale: la trecerea de la o plan la
alta (transition) i la proiectarea informaiilor pe fiecare plan (animation).
este de preferat pstrarea aceluiai tip de tranziie pe toata durat
prezentrii, preferndu-se viteza cea mai mare, pentru economisirea
timpului
animaiile vor fi cu precdere subordonate logicii prezentrii; animaiile
de dragul animaiilor sunt caracteristice nceptorilor i, de cele mai
multe ori, nu fac dect s consume timp (se vor evita mai ales
animaiile cu viteze mici)
o Un exces de efecte speciale face ntotdeauna o impresie proast. Acestea ajung
uneori s l ncurce i pe prezentator, care nu mai poate ine pasul cu dinamica
planelor.

Exersare

- Fr exersare prealabil, nu exist prezentare eficient
- Se va repeta, orict de scurt este timpul la dispoziie
- Repetiiile vor fi obligatoriu cronometrate, pentru verificarea ncadrrii n timpul
alocat. Dac prezentarea este mult prea lung:
o nu se va ceda tentaiei de a vorbi foarte repede, fiindc ideile se succed rapid i
audiena poate fi pierdut (100 de cuvinte pe minut este vitez optim)
o nu se va vorbi eliptic (cuvinte puine, propoziii incomplete), care fac
nelegere greoaie i cer un efort suplimentar din partea audienei
- Nu se va memora textul, ci succesiunea ideilor
- Se vor elimina manierismele (expresii, gesturi repetitive)
- Cei care nu repet:
o nu au cursivitate;
M. Popa. Recomandri pentru o prezentare eficient
o divagheaz cu uurin;
o fac treceri brutale de la o idee la alta;
o sunt dezorganizai de orice situaie neprevzut.

Susinere

- Se va lua legtura cu organizatorii pentru:
o verificarea disponibilitii echipamentelor;
o confirmarea programrii (poziia n list poate fi uneori modificat, ceea ce
poate genera surprize);
o transferul fiierului de prezentare pe calculatorul slii;
o verificarea rulrii programului i a integritii fiierului;
o reglarea condiiilor de luminozitate din sal .
- Utilizarea microfonului reprezint un stres suplimentar dar, pe ct posibil, nu se va
renuna la el, mai ales dac sala este mare.
- Abordarea unei poziii care s permit att vizibilitatea ecranului, ct i contactul
vizual cu audiena (este o greeal capital citirea de pe ecran cu spatele la sal!).
- Verificarea accesoriilor (indicator optic, de ex.),
- ... trecere preventiv pe la camera de toalet
- Susinerea efectiv:
o Se pstreaz structura fixat prin repetiii
o Pregtire pentru posibile ntreruperi
o Atenie la curgerea timpului (dac este necesar, se poate apela la un coleg)!!!
o Concluziile reprezint ncununarea efortului

Gestionarea ntrebrilor

- Se pot repeta ntrebrile pentru siguran i claritate
- Nu se va rspunde nainte de finalizarea ntrebrii
- Se vor evita discuiile prelungite cu aceeai persoan
- Dac nu se cunoate rspunsul, se va recunoate acest lucru, urmat de oferta de a cuta
i transmite rspunsul mai trziu, sugerarea unei surse sau de solicitarea opiniei celor
din sal.

Referine suplimentare

Sursele de informare cu privire la acest subiect sunt numeroase. Este suficient s se caute pe
Google dup expresia effective Power Point presentation. Redau mai jos doar cteva dintre adresele
unde este tratat acest subiect:

J. Douglas Jefferys, Presentation Design Why Is "Well Done" So Rare?,
http://www.eioba.com/a10095/presentation_design_why_is_well_done_so_rare; accesat la 1 oct. 2006

Mellissa Mayers Lewis; Presentation Pitfalls Series: Top 10 Content Mangement Mistakes;
http://www.streetdirectory.com/travel_guide/1156/business_and_finance/presentation_pitfalls_series_top_10_co
ntent_mangement_mistakes.html; accesat la 1 oct. 2007

Susan Allison, Tips for Making Effective PowerPoint Presentations,
http://kinesiology.boisestate.edu/kines442/tips_for_making_effective_powerp.htm, accesat la 15 august 2007

Virgina Montecino, Creating an Effective PowerPoint Presentation,
http://mason.gmu.edu/~montecin/powerpoint.html, accesat la 10 oct 2007