Los servicios centrales de la administracin del proyecto

La organizacin de la administracin y las finanzas del proyecto, se debe

constituir en una unidad de servicios que se preocupe en resolver los problemas
de la ejecucin, ello sin perjuicio de los controles fundamentales que se deben de
implementar.

1.- Contabilidad y sistemas de control
El sistema contable deber cumplir con su objetivo de centralizar, auditar y
procesar informacin, desde un punto de vista financiero y tributario, y adems,
servir de base al sistema de control de costos del proyecto y formar el activo no
corriente de la planta.
Es importante que el personal de contabilidad logre niveles de conocimiento
de la forma como se debe de implementar el proyecto desde un punto de vista
tcnico, para estar en condiciones de definir la estructura de cuentas, subcuentas,
etc.


2.- Administracin de seguros
tem que suele alcanzar valores importantes dentro del presupuesto del
proyecto. Es importante negociar adecuadamente las primas de seguros y adoptar
estrategias inteligentes de cobertura en lugar de pretender generar ahorros mal
entendidos.
El proyecto debe identificar y definir los riesgos a cubrir, evitando
innecesarias duplicidades de coberturas; dimensionar adecuadamente los montos
expuestos por cada tipo de riesgo a cubrir durante las diferentes etapas de la
ejecucin del proyecto.
Algunos aspectos que deben de considerarse en el marco de una estrategia
de licitacin para la contratacin de seguros son:
Compaa con presencia nacional; liquidadores conocidos con servicios
giles
Utilizacin de canales de primera lnea
Confianza en el profesionalismo y capacidad financiera de las empresas
involucradas.
Relacin entre costos, coberturas y deducibles aplicados.
Es importante generar instructivos y mecanismos administrativos
adecuados para designar coordinadores capaces de identificar los daos y emitir
los informes de siniestros, informar al liquidador, reunir la informacin requerida
para solicitar indemnizaciones y efectuar el control de pagos. Se debe evitar
generar altos costos por omisin.

3.- Recursos humanos y apoyo logstico
Son dos tareas que no deben ser descuidadas. Para el recurso humano es
importante procesos de induccin en donde se incluya charlas, exposiciones,
visitas a terreno, reuniones introductorias, todo ello con la intencin de que los
nuevos cuadros de personal se imbuyan de conocimientos, objetivos y mstica de
trabajo de la organizacin.
El apoyo logstico a las unidades de terreno y del proyecto, no deben de
improvisarse, pues de una adecuada planificacin, se pueden efectuar
negociaciones anticipadas para los aprovisionamientos que pueden redundar en
beneficios econmico-administrativos.
Los servicios que se pueden programar por anticipados pueden ser:

Servicios de apoyo (pasajes areos, hospedaje, arriendo de vehculos,
movilizacin de personal, fotocopiado de planos.
Arriendo de oficinas, habilitacin y servicios menores
Computadoras, redes y software comn.
Sistemas de comunicacin telefnica, radiocomunicaciones en obras.
Codificaciones y sistemas de archivo comunes para la documentacin
oficial del proyecto
Sistemas de valijas, remesas de fondos a terreno, etctera.

4.- Servicios de ingeniera de proveedores
Por lo general, en las rdenes de compra quedan establecidos los servicios
de supervisin durante el montaje, calibracin, pruebas y puesta en marcha, como
servicios complementarios del fabricante o proveedor; sin embargo,
posteriormente la necesidad de los representantes de los fabricantes en la obra se
multiplica, las permanencias se alargan, y los servicios exceden el alcance fijado
previamente. No es una buena idea sobredimensionar este requerimiento desde la
partida, durante la negociacin de las rdenes de compra.
Al respecto se sugiere establecer y dar a conocer de antemano los
conductos para solicitar, aprobar y controlar los servicios, fijando adems
condiciones comunes para la permanencia (en el pas / lugar de obra), alojamiento,
tiempos de viaje, viticos, horas efectivas en obra, y similares.

5.- Aspectos tributarios
Se debe determinar un mecanismo de manejo tributario dentro de opciones
legalmente vlidas, aplicando acertados y oportunos procedimientos de control
contable-administrativo desde los inicios del proyecto.