13

Unitate de nvtare 2

2. Obiectivele unittii de nvtare 2:

2.1 CORESPONDENTA DE BORD

1. Ofierul de marin, pentru a ntocmi o coresponden specific activitii pe care o
desfoar , trebuie s posede unele caliti :
S cunoasc limba n care scrie, cu subtilitile sale;
S realizeze nsemntatea, valoarea i caracterul juridic al documentului;
S stpneasc specificul activitii care face obiectul corespondenei;
S cunoasc principii generale de drept civil i comercial;
S utilizeze corect cerinele gramaticale i de punctuaie;
S fie capabil s culeag toate informaiile necesare expunerii din actul de
coresponden;
S fie capabil s produc un document din toate punctele de vedere (timp i
spaiu);
Utilizarea abrevierilor excesive i nerecunoscute n coresponden, creeaz un
stil neglijent, dificil i solicit cititorului o concentrare care iese din subiectul corespondenei,
chiar dac cele de mai sus, sunt justificate de o economie de spaiu. Construciile de prisos,
cele pretenioase ct i cele sofisticate deprteaz cititorul de obiect i scrisoarea devine
plictisitoare.

2.2 REDACTAREA SCRISORILOR

Scrisorile sunt oficiale i particulare.Prin acestea se transmit idei, informaii, oferte,
se adreseaz cereri etc.. ntr-o scrisoare particular pot fi cuprinse mai multe idei, tratate ntr-o
anumit ordine, dup cum dorete emitentul, spre deosebire de cea oficial n care se trateaz
o singur idee prezentat ntr-o form special i concis.Dac scrisoarea particular este
corect s fie scris de mn, cea oficial trebuie dactilografiat i numai n cazuri de strict
necesitate, scris de mn.
Scrisoarea oficial trebuie prezentat n fraze scurte i clare. Ideea trebuie
fragmentat i fiecare fragment trebuie redat ntr-un fragment distinct.
14
n pagin o scrisoare trebuie s beneficieze de o margine la partea stng i dreapt ,
care s permit evitarea despririi cuvintelor n silabe, mod n care se pot evita greelile, cu
toate c, marginea din dreapta apare nesimetric, respectiv dantelat.
Trebuie evitate pe ct posibil punctele de suspensie care oblig cititorul s apeleze
adesea la documente care deja sunt activate.Cu toate acestea pentru a scoate n eviden
anumite aspecte ale ideii de baz ,pri din fraz pot fi boldate sau subliniate .
ntr-o scrisoare oficial nu se poate include un P.S. .Pentru a ndeplinii cerinele de
baz ale scrisorii oficiale,este recomandabil s se scrie n prealabil un bruion (ciorn).
ntr-o scrisoare oficial,nu sunt admise completri ntre rnduri,tersturi sau
adugiri.
Ortografia s fie impecabil ,iar dac avem ezitri ,trebuie s se apeleze la o lucrare
de specialitate, deoarece aceasta este interpretat ca o dovad elementar de politee.
Deoarece punctuaia reprezint respiraia frazei,ea aduce claritatea i ferete autorul de erori
de interpretare.
Scrisoarea nainte de a fi expediat trebuie recitit,ocazie cu care se vor descoperi
eventualele greeli ,erori sau neconcordane cu realitatea.

2.3 CE LIMBAJ FOLOSIM N CORESPONDENA ?

Pentru atingerea scopului propus, este necesar s se foloseasc limbajul uzual
,acordnd o atenie deosebit stilului, ca mod caracteristic de exprimare a gndirii i folosirea
resurselor limbii n domeniul de activitate care nu trebuie s in seama de natura relaiilor
dintre parteneri, n care context tratarea se face n cadrul strict al eticii i decenei.
Complexitatea problemelor tratate, modalitatea de abordare ntr-un ton i cu un limbaj
adecvat,pretind stilului anumite caliti:
Claritatea necesar interpretrii corecte a textului, care se realizeaz prin
respectarea riguroas a sensului real, propriu al cuvintelor folosite, acestea fiind cele mai
potrivite pentru redarea ideii, evitnd termenii cu mai multe nelesuri, acestea fiind acceptate
n mod excepional (navlu,contrastalii), evitnd regionalismele, arhaismele i neologismele
neasimilate.
Ori de cte ori este cazul se va apela la termenii cuprini n actele normative i
n documentele de larg circulaie;
Pentru claritate se v urmrii succesiunea logic a elementelor, fr contradicii
sau omisiuni n argumentaie;
Relatarea s fie ct mai succint i fidel precedat sau urmat de motivaii;
15
Frazele lungi constituite din cuvinte cutate, cu intenia de a nuana ideile, cu
folosirea figurilor de stil a expresiilor exagerate, prin exprimarea complicat i folosind
cuvinte inutile dau un neles confuz, rpesc cititorului timp, obosesc i indispun;
Simplitatea trebuie s domine expunerea ideilor, evitnd expresiile greoaie i
eliminnd formulele de ncheiere care nu au legtur cu coninutul;
Concizia este reprezentat de o formulare succint a ideii exprimate;
Politeea este redat de tonul folosit, care trebuie s fie cuviincios, binevoitor,
chiar i atunci cnd se reclam sau se exprim o nemulumire. Acesta creeaz o relaie
armonioas, genereaz nelegere i colaborare.
Corectitudinea se manifest n primul rnd prin tehnica utilizrii cuvintelor, a
punctuaiei, a regulilor gramaticale;
Introducerea erorilor de limbaj, pe lng impresia nefavorabil pe care o face
deintorului, distrage atenia, fcnd un deserviciu emitentului care dorete s concentreze
atenia asupra obiectului scrisorii;
Un plus n favoarea corectitudinii l creaz forma scrisorii i naturaleea
stilului.
CUM POATE FI STRUCTURAT O SCRISOARE?
n raport de tipul scrisorii ea se poate structura astfel:
Antetul,inclusiv nr.de nregistrare i data emiterii;
Adresa destinatarului;
Referina n care se red obiectul scrisorii succint;
Textul n care se dezvolt obiectul scrisorii;
Semntura,respectiv tampila i meniuni accesorii.

2.4 ANTETUL

Numele i adresa emitentului,iar dup caz,forul superior.Mai poate fi inclus
compartimentul de la care provine i elementul de coresponden rapid (telefon, telex,
fax, e-mail).
Pentru coresponden , n cele mai multe cazuri se utilizeaz hrtie cu antet
tiprit,pentru copii, nefiind obligatorie utilizarea de astfel de hrtie.Amplasarea n pagin
se face uzual n partea stng sus sau frontal n partea de sus, elementele fiind repartizate
simetric n raport cu rndul cel mai lung.Amplasarea fa de marginea din stnga se face
la o distan de 5 la 10 spaii. Denumirea firmei se scrie cu majuscule, iar celelalte
elemente cu litere mici.Spaierea ntre rnduri este dubl i este la un rnd dac se refer la
aceeai componente.Numrul i dat pot fi aplicate cu o main special, caz n care se
16
tipresc n partea dreapt sau se scriu normal sub antet.Dac antetul este ncrcat cu
elementele telefon, fax, e-mail, dat, numrul, se pot scrie n dreapta sus.
Adresa destinatarului este constituit din : numele firmei,care poate include
direcia, departamentul, serviciul, dac sunt cunoscute, obligatoriu localitatea, urmat de
codul potal,dup caz strada i numrul. Dac judeul are acelai nume cu localitatea,
acesta nu se mai scrie. Dup caz dac se cunoate i numele persoanei creia i este
adresat, va fi scris i acesta.
Adresa destinatarului se scrie mai jos de antet i se amplaseaz n raport de tipul de
scrisoare adoptat.
Numele firmei sau persoanei destinatare se scriu cu majuscule celelalte cu litere
mici.Localitatea se scrie cu litere mari ,se poate sublinia, iar dac este reprezentat de un
cuvnt cu puine litere, acesta se spaiaz. Spre deosebire de antet ,elementele componente
ale destinatarului se scriu n form bloc, adic ncep de la aceeai vertical din partea
stng.
Referina ( RE: sau referin : ) este un element care uureaz clasarea
corespondenei pe destinatari, n cadrul firmei i n cadrul arhivrii. Dac scrisoarea are
dimensiuni reduse i obiectul este uor de stabilit referina poare lipsi .
Coninutul scrisorii include urmtoarele elemente:
Formula de introducere,care are drept scop s creeze ambian i s-l
sensibilizeze pe destinatar cu privire la continuarea lecturii. De regul este constituit dintr-o
propoziie sau o fraz, care face legtura cu un fapt anterior,pe care corespondenii l cunosc
sau care justific scrisoarea;
Tratarea scrisorii este alctuit din dou pri:
1. Motivare sunt redate datele i argumentele pe care se ntemeiaz obiectul scrisorii.
2. Concluzia se formuleaz obiectul scrisorii.
Dup modul de succesiune sunt posibile dou metode de redactare:
a) direct n care expunerea se face n ordinea 1,2;
b) Indirect n care expunerea se face n ordinea 2,1.
Alegerea se face de ctre emitent, care trebuie s in seama de importana i rolul
motivaiei. Dac spea impune o motivare ampl, atunci se recomand metod a) n caz
contrar metoda b).
ncheiereanscrierea unei formule de salut sau de mulumire .
Textul se nscrie la 3-4 spaii de destinatar sau de referin.
Rndurile se scriu la distan de un spaiu,iar aliniatele la dou.

17
Semntura i tampila . Semntura emitentului de drept se trece n stnga jos,
numele fiind precedat de calitatea pe care o are emitentul, iar dac apare un al 2-lea
semnatar acesta se scrie n dreapta. ntre funcie i nume se las pe vertical un spaiu de
2-3 rnduri.n acest spaiu se semneaz. Dac scrisoarea este semnat de nlocuitori,
naintea funciei se trage o bar oblic sau se scrie litera p.tampila se pune n dreapta
semnturii funciei celei mai mari.
Meniunile accesorii pot fi reprezentate de anexe care nsoesc scrisoarea i care
sunt nscrise n partea stng jos, la 3-4 spaii sub semnturi. Dac anexele sunt n nr.
mare, sau numele acestora este lung,se vor reda sub forma numr de pagini. Mai pot fi
redate ca meniuni accesorii, iniialele persoanei care a ntocmit documentul i a celei care
a procesat, numrul exemplarelor i eventual rspndirea acestora sau pe scrisoare mai pot
aprea notaii speciale, cu majuscule, amplasate n dreapta sus.
Cerine suplimentare
O scrisoare trebuie s fac o impresie plcut la prima vedere, prin forma
antetului, prin calitatea hrtiei i a plicului. Folosirea papetriei ieftine dovedete lipsa de
consideraie pentru adresant. De regul, hrtia pentru coresponden oficial, este cu antet
imprimat, petentul urmnd s redea pe hrtie celelalte elemente. Dimensiunile hrtiei
folosite este de format A4 cu dimensiuni standart 210/294mm, iar pentru cele cu
text redus, hrtia A5 210/148.5mm. Pentru unele lucrri, tabele, grafice, se mai utilizeaz
hrtia A3 420/297mm. Culoarea hrtiei este importanta i se recomanda hrtia alb,
deoarece n contrast cu tusul negru permite o citire odihnitoare.
Pentru realizarea copiilor, n cazul n care acestea sunt produse simultan cu
originalul, pot fi utilizate culori diferite n raport cu destinaia exemplarului.
Scrisorile se expediaz n plicuri a cror dimensiune standard este:
- pentru plicuri mici: 160 x 110mm atunci cnd scrisoarea este de o singur
pagin;
- dac scrisoarea are de la 2 pagini n sus se folosesc plicuri medii: 160 x 230mm;
- dac scrisoarea are i anexe se utilizeaz plicuri mari: 230 x 330mm.
n corespondenta modern, plicurile pot fi prevzute cu fereastra prin care se
poate citi adresa destinatarului direct pe scrisoare.
Adresa pe plic nu trebuie s difere cu nimic fa de cea din scrisoare. De regul,
ea trebuie s cuprind maxim 5 rnduri, dac se impune un al 6-lea, acesta se va scrie n
stnga-jos.
Meniunile speciale se trec pe plic cu majuscule n stnga-sus. Adresa
destinatarului se nscrie la circa 40% din distana de la marginea din stnga a plicului i
30% fata de cea de sus. Rndurile ncep de la la aceeai vertical.
18
2.5 NREGISTRAREA CORESPONDENTEI

Numrul i data redate pe scrisoare, reprezint elemente importante de evident
i arhivare. nregistrarea se face ntr-un registru special numit: Registru de Intrri i
Ieiri, unde, pe pagina din stnga prima coloana conine numr ntreg i n continuare
elementele corespondentei intrate, iar pe aceeai linie, n dreapta, elementul
corespondentei ieite.
Corespondena care iese poarta acelai numr cu cea intrata.
Cum se aranjeaz scrisoarea n pagina
Aranjarea n pagina, stilul i acurateea reprezint condiii speciale ale scrisorii
comerciale. Ele trebuie amplasate n mod echilibrat i centrat armonios. O idee sau o
component a unei idei, indiferent de numrul de fraze se reda ntr-un paragraf. ntre
rndurile acestuia, distana este de un spaiu, intre paragrafe, de 2.
Scrisoare trebuie s aib o manet n partea stng de 3-5cm i una n dreapta
care s permit scrierea complet a cuvintelor astfel nct s mpiedice desprirea n
silabe.
Spaiul liber din stnga este necesar pentru referat, dac acesta este de proporie
redus. Dac scrisoarea depete mrimea unei pagini coninutul se va face pe o a doua
foaie, n caz excepional dac dimensiunea rmas este redus, se accepta scrierea pe
verso.
Orice petent are libertatea s-i aleag form de scrisoare i stilul pe care l
consider cel mai potrivit cu exigentele personale.

2.6 FORMELE DE SCRISOARE

1. Forma dantelata
- antetul n stnga sus / la mijlocul paginii-sus, simetric aranjat fata de rndul cel
mai lung;
- destinatarul centrat sub antet;
- referina de la vertical manetei din stnga;
- rndurile textului de la vertical din stnga, cu excepia primului rnd din
paragraf, care ncepe n interior spre dreapta 2-3cm.
2. Forma bloc
- antetul partea stnga-sus, cu toate elementele pe vertical manetei;
- referin i destinatarul la fel;
- fiecare rnd al textului ncepe de la vertical stnga;
- semntura dreapta-jos;
19
- dac antetul cuprinde multe elemente, cum este cazul unei filiale, atunci
elementele filialei se scriu n partea dreapta-sus;
3. Forma semibloc
- are dispunerea elementelor similar formei bloc, cu excepia rndului de nceput al
paragrafului, care ncepe n interior spre dreapta, 2-3cm.
4. Forma bloc complet
- are toate elementele inclusiv semntura incepute de la vertical manetei din
stnga;
- este uzual s se nscrie denumirea firmei care conine mai multe cuvinte ca parte
component a antetului, n partea de sus fr a o fragmenta n dou trei pri.
5. Forma simplificata
- are dispunerea elementelor similar formei bloc, cu excepia antetului care se
centreaz n parte de sus, pe mijlocul paginii.
6. Forma dantelat-suspendata
- are forma elementelor dispus asemenea elementelor bloc;
cu excepia rndurilor fiecrui paragraf, mai puin cel de la nceput, care se scriu
ctre interior fata de vertical manetei din stnga cu 2-3cm


2.7 LUCRARE DE VERIFICARE.UNITATEA DE NVARE 2.

1. Ce caliti trebuie s posede ofierul de bord care ntocmete corespondenta de bord?
2. Ce limbaj folosim n corespondenta de bord?
3. Cum se nregistreaz corespondena?
4. Care sunt formele de scrisoare?
5. Ce cuprinde antetul?
6. S se redacteze lucrrile corespunztoare cazului pentru urmtoarea situaie n care se
va afla o nav maritim sub operaiuni:
a) Nava Cotnari se va afla sub operaiuni de ncrcare. La bord a fost adus lista de
ncrcare din care lipsesc informaii n legtur cu 3 conosamente;
b) Nava se pregtete pentru transport, fapt pentru care necesit efectuarea unor reparaii
la motorul principal, la instalaia frigorific i la vinciul de ancor;
c) Marfa aferent conosamentului nr. 2, care a sosit la nav pentru a fi ncrcat, nu
corespunde din punct de vedere al marcajului, aa cum a fost el nscris n Ordinul de
ncrcare;
20
d) Ofierul secund al navei a efectuat instructajul echipajului conform instruciunilor
primite de la comandant naintea nceperii ncrcrii mrfurilor, privind: recepionarea,
verificarea, numrarea separarea i stivuirea n hambare;



2.8 BIBLIOGRAFIE. UNITATEA DE NVARE 2.

1. Arsenie Paulica, Dumitrache Ramona, Dumitrache Cosmin Laureniu:
Managementul i administrarea navei, Ed. EX.Ponto 2010
2. Arsenie Paulica, Dumitrache Ramona, Dumitrache Cosmin Laureniu: Aplicarea
Codului ISM, Ed. ExPonto 2010.