Confirmaciones Externas

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CONFIRMACIONES EXTERNAS

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Confirmaciones Externas. Como evidencia de auditora

El objetivo del auditor, cuando usa procedimientos de confirmacin externa, es
disear y ejecutar estos procedimientos para obtener evidencia de auditora
adecuada y confiable.

Confirmacin externa: Es la evidencia de auditora que se obtiene como una respuesta
escrita directa al auditor de parte de un tercero (la parte confirmante), en papel, medio
electrnico u otro.

Los procedimientos de confirmaciones externas normalmente se llevan a cabo para
confirmar o solicitar informacin respecto a saldos de cuentas y sus elementos (tales
como: cuentas por cobrar y por pagar, bancos y otros depsitos de terceras partes,
pasivos, inversiones, inventarios, garantas, contingentes y operaciones con partes
relacionadas), con el objeto de obtener evidencia de auditora sobre las aseveraciones de
los estados financieros. Asimismo, pueden usarse para confirmar los trminos de
acuerdos, contratos o transacciones entre una entidad y otras partes, o para confirmar la
ausencia de ciertas condiciones como convenios separados.

La confiabilidad de la evidencia de auditora se ve influenciada por la fuente y naturaleza
de la misma, adems, depende de las circunstancias bajo las que se obtiene.
Adicionalmente, es necesario tener en cuenta las siguientes consideraciones aplicables a
la evidencia de auditora:

La confiabilidad de la evidencia de auditora se incrementa cuando sta es obtenida
de fuentes independientes reconocidas fuera de la entidad.

La evidencia de auditora obtenida directamente por el auditor es ms confiable que
la evidencia de auditora obtenida indirectamente o por inferencia.

La evidencia de auditora en forma documental, ya sea en papel, dispositivo
electrnico u otro medio, es ms confiable que la evidencia obtenida verbalmente.

En consecuencia, dependiendo de las circunstancias de la auditora, la evidencia de
auditora en forma de confirmaciones externas que recibe directamente el auditor de las
partes confirmantes puede ser ms confiable y aumentar la seguridad que el auditor
obtiene de la evidencia existente dentro de los registros contables o de las declaraciones
hechas por la administracin.

De acuerdo con la NIA 330, la respuesta del auditor a los riesgos determinados describe la
responsabilidad del auditor de planear e implementar respuestas de auditora generales
para tratar los riesgos evaluados de errores significativos a nivel de estados financieros, y
de disear y ejecutar procedimientos de auditora adicionales, cuya naturaleza,
oportunidad y alcance se basen en (y respondan a) los riesgos evaluados de errores

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significativos a nivel de aseveracin. Adems, requiere que el auditor disee y ejecute
procedimientos sustantivos para cada clase de transacciones, saldos de cuentas y
revelaciones materiales.

Las NIA, tambin requieren, que el auditor considere si los procedimientos de confirmacin
externa se van a ejecutar como procedimientos sustantivos de auditora, e indica que los
procedimientos de confirmacin externa pueden ayudar al auditor a obtener evidencia de
auditora con un alto nivel de confiabilidad para responder a los riesgos de errores
significativos identificados, debidos a fraude o error.

Respecto a la Confirmacin de abogados, las NIA establecen los procedimientos que el
auditor debe observar cuando, durante su trabajo, est tratando de identificar la existencia
de litigios, demandas y gravmenes promovidos por su cliente o en su contra. Adems,
ofrece una gua de los aspectos que deben contener las solicitudes de confirmacin a los
abogados externos de las compaas.

Respecto a las consideraciones sobre fraude que deben hacerse en una auditora de
estados financieros las NIA mencionan que una vez concluida por el auditor la evaluacin
de los riesgos de fraude, en respuesta y con escepticismo profesional, debe proceder a la
obtencin y evaluacin de la evidencia de auditora, por medio de una corroboracin
adicional de las explicaciones o declaraciones de la administracin referentes a asuntos
importantes, mediante su confirmacin por terceras partes.

De acuerdo con la NIA 505 Confirmaciones Externas, el objetivo del auditor, cuando
usa procedimientos de confirmacin externa, es disear y ejecutar estos
procedimientos para obtener evidencia de auditora relevante y confiable.

Procedimientos de confirmacin externa

Los procedimientos de confirmacin externa usualmente se utilizan para confirmar o
solicitar informacin referente a saldo de cuentas, trminos de acuerdos, contratos o
transacciones.

Cuando el auditor usa procedimientos de confirmacin externa, deber mantener el control
sobre las solicitudes, incluyendo:

Determinar la informacin que se va a confirmar o solicitar. Para hacerlo, respecto a
saldos de cuentas, tambin pueden usarse los trminos de acuerdos, contratos o
transacciones entre una entidad y otras partes.

Seleccionar la parte confirmante apropiada. Las solicitudes de confirmacin se
deben enviar a una parte confirmante que el auditor cree que es conocedora de la
informacin que se va a confirmar.

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Disear las solicitudes de confirmacin, verificando que se dirijan de manera
apropiada (probar la validez de algunas o todas las direcciones antes de enviarlas y
que contengan informacin del remitente para que las respuestas se enven
directamente al auditor).

Enviar las solicitudes, incluyendo recordatorios cuando sea aplicable, a la parte
confirmante. El auditor puede mandar una solicitud adicional de confirmacin o un
recordatorio cuando no se ha recibido respuesta a una solicitud previa en un tiempo
razonable.

Los factores a considerar cuando se disean solicitudes de confirmacin son:

Las aseveraciones que se confirman.

Los riesgos de errores significativos especficos identificados, incluso riesgos de
fraude.

El planteamiento y presentacin de la solicitud de confirmacin.

La experiencia previa en la auditora o trabajos similares.

El mtodo de comunicacin (por ejemplo, en papel, por un medio electrnico u otro).

La autorizacin o exhorto de la administracin a las partes confirmantes de que
respondan al auditor. Las partes confirmantes pueden slo estar dispuestas a
responder a una solicitud de confirmacin que contenga la autorizacin de la
administracin.

La capacidad de la parte confirmante de proporcionar la informacin solicitada (por
ejemplo, monto de factura individual contra saldo total).

Confirmaciones negativas: Las confirmaciones negativas son menos persuasivas que las
positivas, por lo tanto el auditor no deber usarlas como nico procedimiento sustantivo de
auditoria para tratar un riesgo a nivel aseveracin, a menos que se haya evaluado el
riesgo significativo como bajo y que se haya obtenido suficiente evidencia respecto a la
efectividad operaria de los controles, se espera una baja tasa de excepciones y el auditor
no tiene conocimiento de circunstancias que hagan que las solicitudes de confirmacin
sean desechadas.

Procedimientos sugeridos

1) Seleccin de los terceros que se van a confirmar.

2) Preparacin de la confirmacin por parte del auditor (las respuestas deben estar dirigidas
a la direccin del auditor y no al cliente)

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3) Firma de la confirmacin por parte de un funcionario de nivel adecuado de la
compaa auditada (cliente)

4) Envo de la confirmacin por parte del auditor (se le solicita a la compaa
que compre las estampillas o nos contacte con su transportador de confianza para
el envo de la confirmacin)

5) Elaboracin de un cuadro control para realizar el seguimiento a las confirmaciones
enviadas

6) Recibo de las confirmaciones en las oficinas del auditor en original.

7) Para las confirmaciones no recibidas se puede realizar un segundo envo y/o
contactar al tercero para solicitarle la respuesta.

8) Ratificacin telefnica del envo de la confirmacin por parte del tercero (esto se hace
para evitar que lleguen confirmaciones falsas)

9) Determinacin por parte del auditor de las diferencias entre la confirmacin recibida
y la informacin de los registros contables del cliente.

10) Comunicar al cliente los resultados del proceso de confirmacin y para los casos en
donde se presentan diferencias se solicita al cliente investigar las partidas
conciliatorias y determinar si son necesarios ajustes (El cliente es el responsable de
determinar las causas de las diferencias y sus implicaciones en los estados financieros, el auditor
evala y determina la validez de las decisiones que tome el cliente sugiriendo ajustes).

11) Pasos alternos para confirmaciones no recibidas. La naturaleza de estos pasos
alternos vara de acuerdo con la cuenta y la asercin en cuestin, pero debe ser tal
como para que brinde evidencia de las aserciones de los estados financieros que la
solicitud de confirmacin deba brindar. Ejemplos de procedimientos alternos:
Cuentas por cobrar: Revisin de los abonos posteriores, revisin de la
documentacin soporte (factura de venta) u otra documentacin del cliente que
proporcione evidencia de la existencia y pruebas del corte de ventas que
provean evidencia de la integridad.

Cuentas por pagar: Los procedimientos alternativos pueden incluir la revisin de
los pagos posteriores o la correspondencia proveniente de terceros que
proporcione evidencia de la existencia y, la revisin de otros registros, tales
como notas de productos recibidos, que suministre evidencia de la integridad.

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Qu se confirma?

Cuenta

Corte Recomendado

Alcance Recomendado
Bancos A 31 de diciembre 100%
Inversiones A 31 de diciembre 100%
Cuentas por cobrar Corte cercano al cierre a 31
de diciembre (Ejemplo: 31 de
octubre). Para el corte a 31
de diciembre revisamos los
movimientos del periodo no
cubierto.
A criterio del auditor
Inventarios en poder
de terceros
A 31 de diciembre 100%
Cubrimiento de los
seguros
Compaas
vinculadas
Obligaciones
financieras
Proveedores y cuentas
por pagar
Corte cercano al cierre a 31
de diciembre (Ejemplo: 31 de
octubre). Para el corte a 31
de diciembre revisamos los
movimientos del periodo no
cubierto.
A criterio del auditor
Abogados A 31 de diciembre 100%

Por qu las confirmaciones de clientes y proveedores se realizan antes de cierre?

Las confirmaciones de clientes y proveedores son las ms difciles de conseguir y pueden
implicar invertir mayor tiempo para identificar posibles ajustes, teniendo en cuenta que en
los casos en donde se presentan diferencias el cliente debe entrar a conciliar sus cifras con
las cifras del tercero que confirm. Por lo anterior, se recomienda que estas confirmaciones
se enven con un corte antes del cierre a 31 de diciembre (ejemplo, con corte a 31 de
octubre), para que el proceso de obtencin, anlisis y ajuste se realice antes del cierre.
Igualmente, el auditor deber verificar los movimientos entre la fecha de la confirmacin y
la fecha de los estados financieros.

Las NIA requieren que el auditor disee y ejecute procedimientos sustantivos para
cada transaccin, saldo de cuentas y revelaciones materiales.

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Negativa de la administracin a permitir que el auditor enve una solicitud de
confirmacin

Si la administracin se niega a permitir que el auditor enve una solicitud de confirmacin,
ste deber:

Investigar sobre las razones de la administracin para la negativa, y buscar
evidencia de auditora para su validez y evaluar su razonabilidad.

Evaluar las implicaciones de la negativa para los riesgos significativos (incluyendo el
riesgo de fraude), y para la naturaleza, oportunidad y alcance de otros
procedimientos de auditora.

Ejecutar procedimientos de auditora supletorios, diseados para obtener evidencia
de auditora relevante y confiable.

Si el auditor concluye que la negativa de la administracin a permitir el envo de una
solicitud de confirmacin no es razonable, o no puede obtener evidencia de auditora
relevante y confiable con procedimientos de auditora supletorios, deber comunicarse con
los encargados del gobierno corporativo o su equivalente, e indicar las implicaciones que
este hecho tiene en la auditora y su opinin.

Resultados de los procedimientos de confirmacin externa

Las confirmaciones tienen algn riesgo de intercepcin, alteracin o fraude. Este riesgo
existe sin importar si se obtiene la respuesta en papel o por algn otro medio. Los factores
que pueden indicar dudas sobre la confiabilidad de una respuesta son cuando el auditor la
recibe indirectamente o cuando parece que no viene de la parte confirmante que
originalmente se plane. Si el auditor identifica factores que den origen a dudas sobre la
confiabilidad de la respuesta a una solicitud de confirmacin, deber obtener mayor
evidencia de auditora para resolver sus dudas.

Las respuestas que se reciben en forma electrnica (como fax o correo electrnico),
implican riesgos en cuanto a la confiabilidad ya que es difcil establecer una prueba
del origen y autoridad de quien responde (las alteraciones son difciles de detectar).
Se pueden atenuar estos riesgos con un proceso que utilicen tanto el auditor como
quien responde para crear un entorno seguro para las respuestas recibidas
electrnicamente. Un proceso de confirmacin electrnico podra incorporar
diversas tcnicas para validar la identidad de un remitente de informacin en forma
electrnica, por ejemplo, mediante el uso de cifrado, firmas digitales electrnicas, y
procedimientos para verificar la autenticidad del sitio Web.

Si una parte confirmante usa a un tercero para coordinar y dar respuestas a las
solicitudes de confirmacin, el auditor puede ejecutar procedimientos para tratar los

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riesgos de que: a) la respuesta pueda no ser de la fuente apropiada; b) la persona
que responde pueda no estar autorizada para hacerlo, y c) la integridad de la
transmisin pueda haber estado comprometida.

Cuando se responde por correo electrnico, el auditor puede telefonear a la parte
confirmante para determinar si mand realmente la respuesta.

Cuando se devuelve de manera indirecta una respuesta (por ejemplo, porque la
parte confirmante de manera incorrecta la dirigi a la entidad en vez de al auditor),
se puede solicitar a la parte confirmante que responda por escrito directamente al
auditor.

Una respuesta oral a una solicitud de confirmacin no cumple la definicin de una
confirmacin externa porque no es una respuesta directa por escrito al auditor. Sin
embargo, al obtenerla, dependiendo de las circunstancias, el auditor puede pedir a
la parte confirmante que responda por escrito directamente. Si no se recibe esa
respuesta, el auditor busca otra evidencia de auditora para soportar la informacin
de la respuesta oral.

Una respuesta a una solicitud de confirmacin puede contener expresiones de
restriccin respecto de su uso. Estas restricciones no necesariamente invalidan la
confiabilidad de la respuesta como evidencia de auditora.

Si el auditor determina que una respuesta a una solicitud de confirmacin no es confiable,
deber evaluar las implicaciones sobre la evaluacin de los riesgos significativos,
incluyendo el riesgo de fraude, y la naturaleza, oportunidad y alcance de los otros
procedimientos de auditora.

En el caso de cada confirmacin sin respuesta, el auditor deber ejecutar procedimientos
de auditora supletorios para obtener evidencia de auditora relevante y confiable.

Si el auditor ha determinado que es necesaria una respuesta a una solicitud de
confirmacin para obtener suficiente evidencia apropiada de auditora, los procedimientos
de auditora supletorios no proporcionarn la evidencia que requiere el auditor, por lo que
deber evaluar las implicaciones que este hecho tienen en la auditora y en su opinin.

El auditor deber investigar las excepciones, para determinar si son o no indicadores de
errores.

Evaluacin de la evidencia obtenida

El auditor deber evaluar si los resultados de los procedimientos de confirmacin externa
proporcionan evidencia de auditora relevante y confiable, o si se necesita mayor

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evidencia. Cuando evala los resultados de las solicitudes de confirmacin externa
individuales, el auditor puede categorizar estos resultados:

Una respuesta apropiada de la parte confirmante que indica acuerdo con la
informacin provista en la solicitud de confirmacin, o proporcionando la informacin
solicitada sin excepcin.

Una respuesta que se considera no confiable.

Una sin respuesta.

Una respuesta que indica una excepcin.

Conclusin

Cuando decida utilizar las confirmaciones de terceros como procedimiento de auditora, es
importante que el auditor tome en cuenta:

Considerar el uso de procedimientos de confirmacin de un tercero para verificar
aseveraciones de los estados financieros siempre que pueden proporcionar
suficiente y adecuada evidencia de auditora que mitigue los riesgos identificados
para cada aseveracin.

Considerar las limitaciones y restricciones que se puedan tener, tanto de las
solicitudes de confirmacin por parte de la administracin de las compaas como
de las respuestas que pudieran ser inherentes a las confirmaciones recibidas.

Considerar el uso de tecnologa de informacin en el proceso de confirmacin.

Mantener el control de envo y recepcin de todas las solicitudes de confirmacin y
de las respuestas recibidas.

Mantener escepticismo profesional adecuado durante todo el proceso de
confirmacin, particularmente cuando se evalan las respuestas y estar atento ante
la posibilidad de fraude.

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CONFIRMACIN BANCARIA

Guatemala, enero 5 de 2011

Referencia: 136-00

Seor(es)
(Entidad Bancaria)
(Nombre)
Jefe de Cuenta
(Direccin)
(Telfono- fax) (e-mail)

Estimado(s) Seor (es):

Nuestros Auditores, CASTAEDA MEJA & ASOCIADOS, estn llevando a cabo el
examen de los estados financieros por el ao que termin el 31 de diciembre de 2010,
solicito el favor de enviar directamente a ellos, al Apartado 0511 de Guatemala, Guatemala
o al fax 24716822, Atencin: Csar Meja, Gerente de Auditora, o al correo electrnico
cmconsultoressa@hotmail.com la siguiente informacin:

1. Confirmacin Bancaria

# Cuenta No. Saldo Clase de
Cuenta
Firmas
Autorizadas
Instrucciones
de Pago
1
2
3

2. Otro tipo de transacciones que la compaa realice con ustedes no especificados en los
puntos anteriores.

3. Cualquier informacin que ustedes consideren conveniente.

Con el fin de asegurar la efectividad de este procedimiento de auditora, favor dirigir
cualquier inquietud a Castaeda Meja & Asociados y no devolver este formulario al que
suscribe ni a funcionarios de la Compaa.

Atentamente,

(FIRMA)
(NOMBRE DEL FUNCIONARIO AREA FINANCIERA)
(CARGO)

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CONFIRMACIN DE ABOGADOS

Guatemala, Enero 5 de 2011

Referencia: 136-00

Licenciado
XXXXXXXX
Direccin Telfono
Ciudad

Estimado Licenciado:

cmconsultoressa@hotmail.com, la informacin que se solicita ms adelante sobre los
asuntos para los cuales usted ha sido contratado por la compaa [Nombre del cliente]
hasta la fecha de su respuesta.

1. Una descripcin de los litigios de naturaleza Judicial o Extrajudicial en que se
encuentre involucrada la Compaa. Por favor incluya una descripcin del caso o los
casos a la fecha y las acciones que la Institucin piensa llevar a cabo.
2. Una evaluacin sobre la posibilidad de una sentencia desfavorable y una
estimacin, si es posible, del monto de la prdida potencial.
3. Una descripcin de las reclamaciones posibles o contingencias que ustedes
consideren puedan ser entabladas en el futuro. Favor indicar montos, si es posible.
4. Cualquier otro convenio que afecte directa o indirectamente la situacin financiera
de la Compaa.
5. Monto de los honorarios que les adeuda la Compaa al 31 de diciembre de 2010.


Atentamente,

(FIRMA)
(CARGO)

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CONFIRMACIN DE CUENTAS POR COBRAR

Guatemala, Diciembre 5 de 2010

Referencia: 136-00

Seores
(Nombre empresa)
Atencin: Sr Juan R.
Direccin Telfono

Apreciados seores:

Nuestros Auditores, CASTAEDA MEJA & ASOCIADOS, estn llevando a cabo una
revisin a nuestras CUENTAS POR COBRAR, como parte del examen de los estados
financieros por el ao que termina el 31 de diciembre de 2010, por lo tanto les rogamos se
sirvan informarles directamente a ellos los saldos de sus cuentas con (nombre de la
Compaa) a Noviembre 30 de 2010, al Apartado 0511 de Guatemala, Guatemala o al fax
24716822, Atencin: Csar Meja, Gerente de Auditora, o al correo electrnico
cmconsultoressa@hotmail.com


Es de aclarar que esta no es una solicitud de pago.

Para conformidad de la respuesta, le estamos enviando un sobre debidamente porteado,
agradecindole de antemano su atencin a la presente.

Nombre
Gerente Financiero
XXXXX Ltda.

RF 136/00
Seor
Csar Meja
Auditora Externa
Fax 24716822

El saldo a favor de (Nombre de la Compaa), al 30 de noviembre de 2010 es de Q
____________

Fecha__________ Firma Autorizada y Sello

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CONFIRMACIN DE CUENTAS POR PAGAR

Guatemala, Diciembre 5 de 2010

Referencia: 136-00

Seores
(Nombre empresa)
Atencin: Sr Juan R.
Direccin Telfono

Apreciados seores:

Nuestros Auditores, CASTAEDA MEJA & ASOCIADOS, estn efectuando una revisin a
nuestras CUENTAS POR PAGAR, como parte del examen de los estados financieros por
el ao que termina el 31 de diciembre de 2010, por lo tanto les rogamos se sirvan
informarles directamente a ellos los saldos de sus cuentas con (nombre de la Compaa) a
Noviembre 30 de 2010, al Apartado 0511 de Guatemala, Guatemala o al fax 24716822,
Atencin: Csar Meja, Gerente de Auditora, o al correo electrnico
cmconsultoressa@hotmail.com

Favor dirigir cualquier inquietud a Castaeda Meja & Asociados y no devolver este
formulario al que suscribe ni a funcionarios de la Compaa.

Para conformidad de la respuesta, le estamos enviando un sobre debidamente porteado,
agradecindole de antemano su atencin a la presente.

Nombre
Gerente Financiero
(Nombre de la Compaa).

RF 136/00
Seor
Csar Meja
Auditora Externa
Fax 24716822

El saldo a que nos adeuda (Nombre de la Compaa), al 30 de noviembre de 2010 es de
Q ____________

Fecha__________ Firma Autorizada y Sello

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CONFIRMACIN DE OBLIGACIONES FINANCIERAS

Guatemala, 5 de enero de 2011

Seores
Banco (nombre)
Atencin: Lic. (nombre)
Gerente Banca Corporativa
Direccin Telfono

Estimados seores:

cmconsultoressa@hotmail.com, la siguiente informacin relacionada con nuestras
obligaciones financieras por pagar a ustedes:

Nmero de la Obligacin o Pagar
Fecha de emisin del Pagar
Fecha de vencimiento
Monto del Capital original
Garantas
Endosantes
Tasa de inters
Intereses pagados durante el ao 2010
Saldo a pagar discriminando lo correspondiente a intereses y saldo de la obligacin al 31
de diciembre de 2010.


Atentamente,

(FIRMA)
(CARGO)

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CONFIRMACIN DE SALDOS DE INVERSIONES


Referencia: 136-00

Seor(es)
(Entidad)
(Nombre)
Jefe de Cuenta
(Direccin) (Telfono- fax)


cmconsultoressa@hotmail.com, la siguiente informacin al 31 de diciembre de 2010:

Tipo y nmero de la inversin
Fecha de adquisicin de la inversin
Contraparte y/o emisor de la inversin
Valor nominal y/o comercial de la inversin
Tasa de rendimiento
Funcionarios Autorizados para realizar Operaciones
Pignoraciones o restricciones
Vencimiento


Atentamente,

(FIRMA)
(CARGO)

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Referencia: 136-00

Seor(es)
(Entidad)
(Nombre)
Jefe de Cuenta
(Direccin) (Telfono- fax)


cmconsultoressa@hotmail.com, la siguiente informacin al 31 de diciembre de 2010:

1. Nmero de acciones posedas y porcentaje de participacin.
2. Valor intrnseco de la accin.
3. Dividendos decretados, pagados y pendientes de pago desde el 1 de enero hasta el
31 de diciembre de 2010.
4. Valor de los anticipos de dividendos efectuados al 31 de diciembre de 2010.
5. Valor de nuestras cuentas por cobrar y por pagar al 31 de diciembre de 2010.
6. Pignoraciones o restricciones
7. Funcionarios Autorizados para realizar Operaciones
8. Cualquier otro punto que ustedes consideren de importancia.


Atentamente,

(FIRMA)
(CARGO)

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CONFIRMACIN DE SEGUROS


Referencia: 136-00

Licenciado
(NOMBRE)
Ejecutivo Comercial
(Entidad)
Direccin Telfono


cmconsultoressa@hotmail.com, la siguiente informacin relacionada con la(s) pliza(s) de
seguros a favor de nuestra compaa al 31 de diciembre de 2010:

Nombre del asegurado y beneficiario
Nmero de la(s) pliza(s)
Riesgos cubiertos
Propiedades amparadas
Suma asegurada a diciembre 31 de 2010
Vigencia de la(s) pliza(s)
Valor de la(s) prima(s)

Adems, srvanse informarles s la(s) suma(s) asegurada(s) u otras condiciones de la(s)
pliza(s) en mencin han sido modificadas a la fecha de su respuesta.

cualquier inquietud a XXX Ltda. y no devolver este formulario al que suscribe ni a
funcionarios de la Compaa.

Cordialmente,

(FIRMA)
(CARGO)

Fuente: Red de Conocimientos en Auditora y Control Interno. Bogot D.C. / Colombia

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