MANAGEMENTUL TIMPULUI MANAGEMENTUL TIMPULUI

Conf. Conf. univ univ. dr. . dr. Razvan Razvan Catalin Catalin DOBREA DOBREA
Timpul este cea mai preioas resurs
Iubeti viaa? Atunci nu risipi ca un nesbuit timpul, cci din timp este fcut viaa! Iubeti viaa? Atunci nu risipi ca un nesbuit timpul, cci din timp este fcut viaa!
Benjamin Franklin
Un om dispune, n timpul vieii, de aproximativ 200.000 de ore.
Ct valoreaz o or din via noastr ?
Suntem la fel de economi cu timpul nostru aa cum suntem cu
banii?
Timpul este cea mai preioas resurs
orice am face avem nevoie de timp;
timpul nu poate fi cumprat;
timpul nu poate fi stocat;
timpul nu poate fi mrit; timpul nu poate fi mrit;
succesul este condiionat n mare msur de
utilizarea timpului.
Timpul este cea mai preioas resurs
Cum arat ziua dumneavoastr de lucru?
ntocmii o detaliere orar!
Managementul timpului
Se bazeaz pe trei
piloni:
Managementul timpului Managementul timpului
include totalitatea include totalitatea
piloni:
planificarea ;
organizarea ;
controlul timpului.
include totalitatea include totalitatea
proceselor necesar a fi proceselor necesar a fi
desfurate n vederea desfurate n vederea
garantarii realizrii garantarii realizrii
proiectului conform proiectului conform
termenelor termenelor de execuie de execuie
prevzute prin contract. prevzute prin contract.
Managementul timpului presupune ca, pentru fiecare
individ:
s se aloce secvene de timp, riguros calculate,
pentru fiecare activitate ce trebuie desfurat pentru fiecare activitate ce trebuie desfurat
(planificarea);
s se fac toate eforturile posibile pentru a le
respecta(organizarea);
s se evalueze, n mod regulat, rezultatele
obinute(controlul).
Esecurile datorate managementului timpului
influenteaza negativ costurile si credibilitatea oricarei
afaceri
Depasirea termenului de executie prevazut prin
contract, este amendata prin penalizri
reprezentnd un anumit procent (0,5 - 10% din
valoarea lucrrii) sau o sum fix pentru fiecare zi de
ntrziere.
valoarea lucrrii) sau o sum fix pentru fiecare zi de
ntrziere.
Pentru beneficiar ntrzierile reprezinta pierderi
financiare extrem de importante datorate,in
principal, unor pierderi de oportunitate.
Managementul timpului cuprinde urmatoarele
procese:
A. Definirea activitilor proiectului i stabilirea succesiunii
lor,a condiionrilor tehnologice i organizatorice ale
acestora;
B. Estimarea duratelor activitilor, care poate fi realizat
determinist sau probabilist;
C. Realizarea programului de execuie a proiectului,prin C. Realizarea programului de execuie a proiectului,prin
apelarea,n funcie de complexitatea proiectului, la metode
clasice sau moderne de programare;
D. Monitorizarea i actualizarea programului pe msura
executrii lui, care include msurarea i raportarea
progresului n executarea programului i utilizarea
resurselor, adoptarea de aciuni de corecie, actualizarea i
ajustarea programului.
A. Definirea activitilor necesare pentru realizarea proiectului
presupune identificarea i documentarea activitilor specifice
care vizeaza realizarea elementelor identificate n cadrul
descompunerii orientate pe scop a proiectului.
CLADIRE
FINANTARE PROIECTARE AUTORIZATII CONSTRUCTII FINANTARE PROIECTARE AUTORIZATII CONSTRUCTII
STRUCTURA ARHITECTURA INSTALATII ZIDARIE INSTALATII FINISAJE
ELECTRICE
SANITARE
B. Estimarea duratelor activitilor
proiectului
Exist dou modaliti de stabilire a duratelor
activitilor:
metoda determinist
metoda probabilist
d = (a + 4m + b) / 6
C. Programarea activitatilor
Cuprinde urmatoarele elemente:
reprezentarea grafica a programului ,
calculul termenelor de incepere si terminare ale fazelor si
activitatilor precumsi al rezervelor de timp,
stabilirea duratei totale de executie si determinarea stabilirea duratei totale de executie si determinarea
activitatilor critice ,
alocarea resurselor,
nivelarea folosirii resurselor,
optimizarea duratei de executie,
realizarea de grafice comasate sau detaliate pentru fiecare
activitate(lucrare,stadiu fizic) in functie de nivelul ierarhic sau
de executie care urmeaza sa utilizeze programul.
Programarea activitatilor se poate face :
prin metode clasice
cu ajutorul graficelor retea
1. Programarea prin metode clasice
NN
r r
cc
rr
tt
Denumirea Denumirea
activitatii activitatii
Cantita Cantita
tea tea
Prod Prod
ucti ucti
a in a in
mc/ mc/
om om
Nr. Nr.
nece nece
sar sar
de de
oam oam
eni eni
Nr Nr
mu mu
nci nci
tori tori
Dura Dura
ta ta
lucra lucra
rii rii
Utila Utila
je je
nec nec
esar esar
ee
Esalonarea Esalonarea
calendaristica calendaristica--luni luni
FF
ee
bb
MM
aa
rr
AA
pp
rr
MM
aa
ii
II
uu
nn
II
uu
ll
AA
uu
gg
SS
ee
pp
OO
cc
tt
NN
oo
vv
DD
ee
cc
II
aa
nn
11 Sapatura Sapatura
mm
3
960 960 44 240 240 20 20 12 12
Principala metoda clasica de Principala metoda clasica de progr prograamare se mare se bazeaza bazeaza pe pe reprezentarea proceselor reprezentarea proceselor
simple de lucru, la scara timpului, in cadrul graficului calendaristic simple de lucru, la scara timpului, in cadrul graficului calendaristic(Gantt) (Gantt)
11 Sapatura Sapatura
pamant pamant
22 Fundatii Fundatii
de beton de beton
mm
3
960 960 33 120 120 12 12 10 10
Beto Beto
niera niera
250t 250t
33 Turnare Turnare
beton beton
mm
3
960 960 0.5 0.5 720 720 48 48 15 15
Beto Beto
niera niera
850V 850V
ii
44 Zidarie Zidarie
caramida caramida
mm
3
1060 1060 1.5 1.5 700 700 20 20 35 35
Mala Mala
xor xor
mort mort
ar ar
55 Izolare Izolare
termica si termica si
invelitori invelitori
mm
2
6600 6600 69 69 968 968 32 32 30 30
Avantajele utilizarii graficului Gantt:
este simplu i se elaboreaz uor;
poate fi interpretat i de ctre personalul fr
pregtire special;
asigur cunoaterea termenelor minime de ncepere
i de terminare a lucrrilor etc. i de terminare a lucrrilor etc.
poate fi utilizat cu succes i pentru realizarea
graficelor de ealonare a investiiilor ( activitile
fiind exprimate n termeni financiari sau pentru o
programare la nivel de macroactiviti cum este
programarea execuiei unor obiecte n cadrul
obiectivului de investiii).
Dezavantajele programarii lucrarilor cu ajutorul graficului Gantt :
se aplic greu la lucrrile complexe, deoarece nu
red legturile tehnologice i organizatorice dintre
procesele simple de lucru;
este rigid i nu poate fi reactualizat (n cazul
nerespectrii duratei unei activiti, necesitnd
refacerea sa complet); refacerea sa complet);
nu evideniaz toate posibilitile de suprapunere
n timp a unor procese simple de lucru;
nu permite cunoaterea posibilitilor de decalare a
nceperii unor procese de lucru ce nu influeneaz
durata total de execuie etc
2. Programarea cu ajutorul graficelor retea se poate face prin:
Metoda drumului critic (CPM)
Tehnica pentru evaluarea si revizuirea
programului PERT
Metoda grafica de evaluare si actualizare
a programului GERT
Elementele graficului reea
Activitatea poate fi reprezentat pe sgei sau n nodurile reelei (n
funcie de cele dou modaliti de reprezentare a unui grafic reea)
Pot fi considerate activitate:
un proces simplu de lucru (sptur, etc.) care consum timp i resurse
pentru realizarea sa;
un proces natural (maturare branzeturi etc.);
o ateptare, care consum timp, dar nu consum resurse
o condiionare tehnologic sau una organizatoric (activitate fictiv), care
nu consum nici timp i nici resurse, dar condiioneaz nceperea
activitilor urmtoare de terminarea activitilor anterioare
Faza sau evenimentul reprezint un anumit stadiu de realizare a
lucrrilor i delimiteaz nceputul i sfritul uneia sau mai
multor activiti, fr a consuma timp i resurse.
Elementele graficului reea
Drumul critic, ntr-un grafic reea, este drumul cu durata cea
mai mare, obinut ca sum a duratelor activitilor cuprinse
ntre faza iniial i faza final.
Durata critic reprezint durata minim n care se poate
executa ntregul proces complex, fiindc ea cuprinde
Durata critic reprezint durata minim n care se poate
executa ntregul proces complex, fiindc ea cuprinde
niruirea activitilor cu duratele cele mai mari (activitile
critice).
T
Termene minime i maxime
Termenul maxim al fazei "i" (tiM) este
termenul cel mai deprtat (de faza "0") n care
se ncheie toate activitile ce ajung n faza "i",
sau din care ncep activitile ce pleac din
faza "i". faza "i".
Termenul minim de ncepere a activitii "ij"
(t
ij
m
) este termenul cel mai devreme la care
poate ncepe activitatea i corespunde cu
termenul minim al fazei "i" (din care pornete
activitatea).
Termene minime i maxime
Termenul maxim de ncepere a activitii "ij" (t
ij
M
) este
termenul cel mai trziu la care poate ncepe activitatea i
corespunde cu termenul maxim al fazei "i" (din care
pornete activitatea).
Termenul minim de terminare a activitii "ij" (t
ij
mt
) este
termenul cel mai devreme la care se poate termina termenul cel mai devreme la care se poate termina
activitatea i corespunde cu termenul minim al fazei "j"
(n care se ncheie activitatea).
Termenul maximde terminare a activitii "ij" (t
ij
Mt
) este
termenul cel mai trziu la care se poate termina
activitatea i corespunde cu termenul maxim al fazei "j"
(n care se termin activitatea).
REZERVE DE TIMP
Rezerva total de timp (Rtij) este timpul maxim cu care se
poate ntrzia o activitate fr a depi drumul critic.
Rtij = t
j
M
- (t
i
m
+ d
aij
) = t
ij
Mt
t
ij
mt
Rezerva liber de timp (Rlij) este timpul cu care se poate
ntrzia (prin mrire sau decalare) o activitate, astfel nct s ntrzia (prin mrire sau decalare) o activitate, astfel nct s
nu conduc la depirea timpului minim al fazei urmtoare (i,
deci, s nu ntrzie timpul minim de ncepere a activitilor
urmtoare).
R
lij
= t
j
m
- (t
i
m
+ d
aij
) = t
ij+1
m
- t
ij
mt
Relaii de calcul
t
ij
m
= tim = drumul maxim de la faza "0" la faza
"i";
t
ij
mt = t
ij
m
+ d
aij
;
t
M
= t
Mt
- d
aij
= tj
M
- d t
ij
M
= t
ij
Mt
- d
aij
= tj
M
- d
aij
t
ij
Mt
= t
j
M
Instrumentele folosite pentru determinarea succesiunii
activitatilor sunt:
1. Graficul reea cu activitile reprezentate n
nodurile reelei
2. Graficul reea cu activitile reprezentate pe
sgei sgei
3. Metoda diagramelor condiionale
4. Graficele standardizate
Graficul reea cu activitile
reprezentate n nodurile reelei
A B C
STOP
START
E F
STOP
D
Graficul retea cu activitati reprezentate pe sageti
START
A
B
C
STOP
D
E
F
Reguli(pt.calcul cu ajutorul tabelului)
1.Se parcurge nti programul minorant n cadrul cruia se
calculeaz termenele minime de ncepere i terminare.
2.Toate activitile care ncep din nodul iniial au termenul minim
egal cu zero.
3.Termenul minim de terminare al unei activiti este egal cu
suma dintre termenul minimde ncepere al activitii i durata
3.Termenul minim de terminare al unei activiti este egal cu
suma dintre termenul minimde ncepere al activitii i durata
acesteia.
4.Termenul minim de ncepere al unei activiti ce nu pornete
din nodul iniial este egal cu cel mai mare termen minim de
terminare al uneia dintre activitile ce se ncheie n faza
pentru care se face calculul.
Reguli(pt.calcul cu ajutorul tabelului)
5.Toate activitile care pornesc din aceeai faz au acelai
termen minim de ncepere.
6.Dup calculul termenelor minime de ncepere i de terminare
se dezvolt programul majorant care presupune calculul
termenelor maxime de ncepere i terminare de la ultima
ctre prima activitate. ctre prima activitate.
7.Toate activitile care se ncheie n nodul final au termenul
maxim de terminare egal cu termenul minim de terminare cel
mai mare.
8.Termenul maxim de ncepere al unei activiti este egal cu
diferena ntre termenul maxim de terminare i durata
acesteia
Reguli(pt.calcul cu ajutorul tabelului)
9.Termenul maxim de terminare al unei activiti ce nu se ncheie n nodul
final este egal cu cel mai mic termen maxim de ncepere al uneia din
activitile ce pornesc din faza n care se ncheie activitatea pentru care se
face calculul.
10.Toate activitile care se ncheie n aceeai faz au acelai termen maxim
de terminare.
11.Cel puin una dintre activitile ce pornesc din faza iniial trebuie s aib
termenul maxim de ncepere egal cu zero.
11.Cel puin una dintre activitile ce pornesc din faza iniial trebuie s aib
termenul maxim de ncepere egal cu zero.
12. Toate activitile care au rezerva total de timp egal cu zero sunt critice.
13.Rezerva liber de timp a unei activiti e mai mic sau cel mult egal cu
rezerva total de timp a acesteia.
Daca o activitate nu este critic dar nu are nici o rezerv de liber poate fi
ntrziat cu cea mai mic rezerv de timp a unuia din drumurile din care
face parte.
Comprimarea duratei de execuie
Reducerea duratelor activitilor ;
Desfurarea n paralel a unor activiti care n mod Desfurarea n paralel a unor activiti care n mod
normal se realizeaz succesiv .
D. Monitorizarea progresului
nregistrat se face prin compararea realizrilor
efective (n termeni temporali) cu cele
programate. Este util s se stabileasc nc de la
demararea proiectului procedurile de modificare
ale programului, incluznd documentele ale programului, incluznd documentele
justificative i aprobrile formale necesare.
Produsele software de management al proiectelor permit programarea duratelor i
termenelor de realizare a activitilor cu ajutorul graficelor reea, precumi
posibilitatea programrii costurilor i resurselor (for de munc, utilaje, materiale)
Cele mai rspndite programe utilizate pentru managementul timpului sunt:
1)Primavera Project Planner
2) Microsoft PROJECT 2) Microsoft PROJECT
3) TIME LINE
4) HARVARD TOTAL PROJECT MANAGER
5) SUPER PROJECT EXPERT
6)PROJECT SCHEDULAR 5
Concluzii:
Pentru ca o organizatie sa utilizeze timpul in mod eficient personalul trebuie sa fie
capabil:
sa isi stabileasca obiective si prioritati corelate cu managementul
dezvoltarii personale
sa isi evalueze abilitatile in domeniul gestionarii timpului, stresului si
delegarii sarcinilor
sa stapaneasca o metoda pentru depasirea blocajelor provocate de sa stapaneasca o metoda pentru depasirea blocajelor provocate de
situatiile de criza
sa identifice si elimine elementele din activitatea proprie care genereaza
risipa de timp
sa utilizeze diferite metode pentru stabilirea prioritatilor si planificarea
activitatilor: metoda ABC, regula 20/80,matricea utilizarii timpului, etc.
sa isi intocmeasca un plan de actiune personal pentru dezvoltarea
abilitatilor in domeniul gestionarii timpului.