Recomandri i exemple practice privind achiziiile publice

Recomandri privind ntocmirea documentaiei de atribuire

1. Pentru facilitarea parcurgerii informatiilor de catre operatorii economici interesai in
a participa la o procedur de achiziii, se recomand ca documentaia de atribuire s se
structureze pe seciuni, astfel:
- seciunea I fia de date a achiziiei;
- seciunea II caietul de sarcini;
- seciunea III propunerea de contract;
- seciunea IV formulare si modele;
2. Intrucat compararea preurilor prevazute in propunerile financiare ale
ofertanilor se realizeaz de regul, la valorile exprimate in lei, recomandm precizarea in
fia de date a achiziiei, a datei pentru care se determin echivalena leu/euro.

Recomandri privind utilizarea acordului cadru

1. La ncheierea unui acord cadru autoritatea contractant va acoperi prin clauze,
situaiile care determin rezilierea acestuia, cum ar fi:
- refuzul de a semna contractul subsecvent;
- refuzul de a constituii garania de buna execuie a contractului subsecvent.

Recomandri privind ntocmirea cerinelor minime de calificare

1. n vederea demonstrrii capacitii financiare, autoritatea contractant poate solicita
operatorului economic dovezi ale accesului sau disponibilitate la resurse reale negrevate de
datorii, linii de credit confirmate de banci sau orice alte mijloace financiare suficiente a
realiza cashflow de execuie a lucrrii pentru perioada impusa.

2. Cazurile n care susinerea terului vizeaz ndeplinirea unor cerine minime de
calificare ce presupun resurse care nu au caracter transferabil, cum ar fi experiena similar,
indicatorii financiari si altele asemenea trebuie tratat cu pruden. n acest caz,
angajamentul ferm prezentat de ofertant trebuie sa garanteze autoritatii contractante faptul
c n cazul in care contractantul ntmpina dificultai, persoana susinatoare se oblig s se
implice direct in ndeplinirea corespunzatoare a obligaiilor contractuale.

3 Recomandm ca n cazul contractelor Fidic Verde n care nu exist clauz de ajustare
de pre s se introduc o formul de ajustare a preului pentru a evita ulterior blocarea
contractului.

5. Atunci cand se solicit n Documentaia de atribuire prezentarea de certificate ISO
trebuie stipulat, de asemenea, cine trebuie sa dein aceste certificate: producatorul,
furnizorul sau ambii. De asemenea trebuie avut n vedere faptul c operatorul economic
obine Certificarea ISO pentru modul n care i desfoar activitatea i faptul c aceast
certificare nu are o legatur direct cu produsul final (nu acesta este certificat ISO de
multe ori se creeaz aceast confuzie). Recomandm ca n cazul contractelor care implic
numai livrare (nu si producia utilajului/echipamentului) aceste certificri sa nu fie solicitate
avand n vedere faptul c nu prezint relevan. De exemplu, n cazul achiziiei unui
utilaj/echipament trebuie avut n vedere n ce calitate particip operatorul economic la
procedur (producator sau doar furnizor?). n acest sens, pentru a fi relevant certificarea ISO
ar trebui ca Autoritatea Contractant s solicite prin documentaia de atribuire prezentarea
acestei certificari pentru producator i nu pentru furnizor.

6. n cadrul anumitor contracte de lucrri se solicit ca ofertantul s prezinte lista privind
utilajele si echipamentele pe care le deine in vederea executrii lucrrii respective. Aceasta
list nu-i este de ajutor Autoritii Contractante avnd n vedere ca n cazul n care ofertantul
nu are o dotare corespunztoare, Autoritatea Contractanta nu poate s-l exclud din
procedura de atribuire. Pentru a evita acest aspect este recomandat ca n cadrul
documentaiei de atribuire s se menioneze clar echipamentele i numrul acestora pe care
operatorul economic s le dein n proprietate sau nchiriate. De asemenea anumii
Beneficiari solicit pentru lucrri mari ca ofertanii sa dein Staie de betoane la distane de
max x km de amplasament. Aceast solicitare este restrictiv avnd n vedere faptul ca nu
permite participarea celor ce nu dein aceste staii de betoane. n acest sens recomandm ca
Autoritatea Contractant s dea posibilitatea ofertanilor s prezinte contracte de
servicii/furnizare cu firmele ce dein aceste staii.

7. n cadrul anumitor contracte de furnizare se solicit prin Documentaia de atribuire
deinerea de service autorizat pentru executarea de reparaii aferente bunurilor
echipamentelor respective. Aceast solicitare este de asemenea restrictiv avand in vedere
faptul ca nu permite participarea celor ce nu dein aceste service-uri. In acest sens
recomandm ca Autoritatea Contractant sa dea posibilitatea ofertanilor s prezinte
contracte de servicii cu firmele ce dein service.

8. n cazul procedurilor de atribuire pe loturi este recomandat ca Autoritarea Contractant
s impun cerine minime de calificare (privind capacitatea tehnic Exemplu - experiena
similara) respectiv capacitatea financiar Exemplu Cifra de afaceri) pentru fiecare lot in
parte (adaptate la complexitatea/valoarea fiecarui lot in parte) i nu generale pentru toate
loturile.
9. Este interzis a se solicita operatorilor economici ndeplinirea unor cerine minime
referitoare la situaia economic si financiar, capacitatea tehnic si/sau profesional care ar
conduce la restricionarea participarii la procedura de atribuire. n acest sens este interzis
stabilirea unor cerine minime de calificare care nu prezint relevant n raport cu natura si
complexitatea contractului de achiziie public sau sunt disproporionate n raport cu natura
si complexitatea acestuia.

10. Recomandm ca modelul de contract anexat documentaiei de atribuire s fie atent
completat i adaptat cerinelor achiziiei respective. Muli beneficiari anexeaz un contract
nepersonalizat, fara clauze contractuale mentionate ca i cerine minime prevazute in fia de
date i n caietul de sarcini, iar la incheierea propriu-zis a contractului respectiv se foloseste
cu totul alt model de contract (alte clauze).



Recomandri privind modul de evaluare al ofertelor

1. Recomandm ca n cazul procedurilor de atribuire a contractelor de lucrri/bunuri unde
s-a optat pentru criteriul de atribuire cea mai avantajoas oferta din punct de vedere
economic s nu se mai utilizeze ca factor de evaluare garania acordat lucrrii sau termenul
de livrare respectiv durata execuie deoarece majoritatea operatorilor economici vor fi
tentai sa ofere valori exagerate acestor factori n ideea de a obine un punctaj mai bun. Dac
totui dorii s utilizai aceti factori de evaluare v recomandm s stabilii nite valori
minime si maxime ce vor fi luate in considerare pentru punctare.
Exemplu:
Factor de evaluare Garania punctaj max alocat 30 puncte
Sub 2 ani nu se puncteaz
Pentru un temen de garanie de 2 ani se aloc 10 puncte
Pentru un temen de garanie de 3 ani se aloc 20 puncte
Pentru un termen de garanie de >= 4 ani 30 puncte
Dac se folosete acest criteriu in achiziia de bunuri trebuie avut in vedere de catre cine este
acordat aceast garanie: de catre producatorul echipamentului sau de catre operatorul
economic participant la procedur(care nu este si producator). n cel de-al doilea caz exist
riscul nendeplinirii obligaiilor privind garania peste durata acordat de productor, precum
i riscul ca operatorul respectiv s intre n stare de faliment peste o perioada.

2. Pentru a nu ntarzia procesul de evaluare a ofertelor recomandm ca membrii comisiei
s completeze i o declaraie de disponibilitate pe ntreaga durat previzionat pentru
evaluarea ofertelor.

3. Dac la sfaritul licitaiei electronice utilizat ca faz final a unei proceduri de
atribuire, dou sau mai multe oferte au preuri egale, atunci pentru departajare, comisia de
evaluare poate stabili ca fiind ctigtoare oferta al crei pre de pornire a fost cel mai mic in
cazul utilizrii criteriului preul cel mai scazut.
n cazul aplicrii criteriului oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic, iar
autoritatea contractant a optat pentru utilizarea ca faz final a licitaiei electronice, atunci
pentru departajarea ofertelor cu acelai punctaj, comisia de evaluare poate adopta
urmatoarele metode:
1 oferta catigatoare poate fi stabilit ca fiind cea care n final a prezentat cel mai
mic pre, sau
2 dac si preurile sunt egale, ofertele se pot departaja n funcie de punctajele
obinute n urma aplicrii algoritmilor de calcul afereni celorlali factori de
evaluare, n ordinea ponderii lor.
n cazul n care autoritatea contractant nu poate departaja ofertele fiind n inposibilitatea
ncheierii contractului, atunci aceasta are dreptul de a anula procedura de achiziie public

4. La ncheierea contractelor care s-au derulat corespunzator, n momentul returnarii
instrumentului de garantare(scrisorii de garanie bancar) n original, asigurai-v ca deinei
o copie a acestuia la dosarul achiziiei publice.

5. Atunci cand se alege aplicarea unei proceduri de achiziie cu faz final de licitaie
electronic trebuie avut in vedere faptul ca ofertanii vor venii n prim faz cu preuri
apropiate de bugetul maxim alocat, care de obicei este mai mare decat valoarea real de
pia a bunurilor/echipamentelor/serviciilor respective si c licitaia efectiv de pre ncepe
abia n faza a doua, cea de licitaie electronic. Problema apare atunci cand pe anumite
loturi/ n cazul anumitor proceduri nu se depune decat o ofert i nu se asigur concurena. n
acest caz ofertantul respectiv n prima faz de licitaie va venii cu preul maxim alocat iar in
faza a doua (de licitaie electronic) vzand c este singurul participant la procedur i va
menine preul ofertat (nu-l va scdea aa cum i dorete Autoritatea contractant). n
aceast situaie exist riscul ca Autoritatea Contractant va achiziiona bunuri/lucrri servicii
supraevaluate. Pentru a evita acest lucru Autoritatea Contractant ar trebuii s asigure o
concuren puternic n cadrul procedurii de atribuire respective prin nstiinarea mai multor
operatori economici din domeniul respectiv (transmiterea de invitatii de participare)


Recomandri privind emiterea documentelor constatatoare

1. Foarte muli Beneficiari uit faptul c n conformitate cu Art 97.^1 din HG 925/2006
Autoritatea contractant are obligaia de a emite documente constatatoare care conin
informaii referitoare la ndeplinirea obligaiilor contractuale de ctre contractant i, dac
este cazul, la eventualele prejudicii, dup cum urmeaz:
a) pentru contractele de furnizare: n termen de 14 zile de la data terminrii furnizrii
produselor care fac obiectul respectivului contract i, suplimentar, n termen de 14 zile de la
data expirrii perioadei de garanie a produselor n cauz;
b) pentru contractele de servicii, altele decat contractele de servicii de proiectare: n termen
de 14 zile de la data terminrii prestrii serviciilor care fac obiectul respectivului contract;
c) pentru contractele de servicii de proiectare: n termen de 14 zile de la data terminrii
prestrii serviciilor care fac obiectul respectivului contract i, suplimentar, n termen de 14
zile de la data ncheierii procesului verbal de recepie la terminarea lucrrilor proiectate;
d) pentru contractele de lucrri: n termen de 14 zile de la data ncheierii procesului verbal
de recepie la terminarea lucrrilor i, suplimentar, n termen de 14 zile de la data ncheierii
procesului verbal de recepie final a lucrrilor ntocmit la expirarea perioadei de garanie a
lucrrilor n cauz.
Documentele constatatoare prevzute anterior se ntocmesc n trei exemplare, autoritatea
contractant avand urmtoarele obligaii:
a) s elibereze un exemplar operatorului economic;
b) s depun un exemplar la dosarul achiziiei publice; si
c) s transmit un exemplar Autoritii Naionale pentru Reglementarea si Monitorizarea
Achiziiilor Publice, n cel mult 10 zile de la data expirrii termenelor prevzute anterior.

Recomandri privind ntocmirea caietelor de sarcini

1. La definirea specificaiilor tehnice prevzute n caietul de sarcini recomandm evitarea
definirii unor specificaii tehnice care indic o anumit origine, surs, producie, un
procedeu special, o marc de fabric sau de comer, un brevet de invenie, o licen
de fabricaie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori
economici sau a anumitor produse. Totui conform legislaiei se admite o astfel de
indicaie, dar numai n mod excepional, n situaia n care o descriere suficient de
precis si inteligibil a obiectului contractului nu este posibil si numai nsoit de
meniunea sau echivalent.

2. Recomandm acolo unde este posibil ca specificaiile tehnice indicate in caietul
de sarcini care conin valori sa fie descrise folosind expresii de genul minim, maxim,
sau intervale de variaie (Ex. Capacitatea motorului intre 2000cm3 si 2200cm3)

Recomandri privind derularea contractului de achiziie public

1. n cazul n care n urma ncheierii unui contract de lucrri sunt necesare acte adiionale
pentru majorarea valorii acestuia respectiv lucrri ce au fost omise sau sunt necesare bunei
funcionri a investiiei, Autoritatea Contractant poate atribui aceste lucrri contractantului
iniial prin negociere far publicarea unui anun de participare numai dac lucrrile sau
serviciile suplimentare/adiionale nu pot fi, din punct de vedere tehnic si economic, separate
de contractul iniial si valoarea cumulat a actelor adiionale care vor fi ncheiate pentru
lucrri i/sau servicii suplimentare ori adiionale nu depeste 50% din valoarea contractului
iniial;

2. n cazul n care autoritatea contractant estimeaz c ulterior ncheierii unui contract de
lucrri sunt necesare acte adiionale pentru majorarea valorii acestuia respectiv execuia de
lucrri care sunt similare lucrrilor sau serviciilor achiziionate prin atribuirea contractului
iniial, aceasta poate atribui lucrrile suplimentare prin negociere fr publicarea unui anun
de participare contractantului iniial numai dac se respect, n mod cumulativ, urmtoarele
condiii:
- noile lucrri, respectiv noile servicii, constau n repetarea unor lucrri sau servicii similare
celor prevzute n contractul atribuit iniial i sunt conforme cu cerinele prevzute n
caietul de sarcini elaborat cu ocazia atribuirii respectivului contract;
- contractul de lucrri/servicii iniial a fost atribuit prin procedura de licitaie deschis sau
restrns;
- valoarea estimat a contractului iniial de lucrri/servicii s-a determinat prin luarea n
considerare inclusiv a lucrrilor/serviciilor similare care pot fi achiziionate ulterior; (In cadrul
documentaiei de atribuire aferenta achizitiei de lucrari s-a specificat faptul ca exista
posibilitatea executrii unor lucrri suplimentare. Exemplu: Prin caietul de sarcini si prin
proiectul tehnic se precizeaz faptul ca vor fi executai 5 km de retea de alimentare cu ap
nsa Autoritatea Contractant i rezerv dreptul de a solicita constructorului execuia
ulterioar a nc 5 km. Valoarea estimat a contractului iniial este de 300.000 Euro. Valoarea
estimat pentru 10 km este de 550.000 Euro )
- n anunul de participare la procedura aplicat pentru atribuirea contractului iniial s-a
precizat faptul c autoritatea contractant are dreptul de a opta pentru achiziionarea
ulterioar de noi lucrri similare, respectiv noi servicii similare, de la operatorul economic a
crui ofert va fi declarat cstigtoare n cadrul procedurii respective;
- autoritatea contractant are dreptul de a aplica aceast procedur ntr-un interval care nu
poate depsi 3 ani de la atribuirea contractului iniial.



ntocmit
Expert Achiziii
Octavian DOBRESCU

Sef Serviciu Contractare si Monitorizare
proiecte Phare si Non Phare
George PIPEREA