Sunteți pe pagina 1din 23

Universitatea Dunarea de Jos, Galati

Facultatea de Economie si Administrarea Afacerilor






Auditul intern al calitatii
Dacia Plant










Masterand:
Specializare: MKCA
An: II






CUPRINS


CAPITOLUL I. Prezentarea companiei
1.1. Date de identificare
1.2. Obiect de activitate
1.3. Misiune. Viziune. Valori. Obiective
1.4. Organizarea Dacia Plant
1.5. Sistemul de management integrat calitate mediu
CAPITOLUL II. Pregtirea auditului
2.1. Echipa de auditori
2.2. Obiectivele auditului
2.3. Planul de audit
2.4. Sedinta de deschidere
CAPITOLUL III. Examinarea sistemului calitii
3.1. Politica privind calitatea
3.2. Sedintele intermediare
3.3. Sedinta de inchidere
CAPITOLUL IV. Raportul de audit
4.1. Neconformitatile constatate
4.2. Actiunile corective propuse

CONCLUZII





Capitolul I.
Prezentarea firmei Dacia Plant

1.1 Date de identificare
Denumire: SC DACIA PLANT SRL
Adresa: Str. PRIMAVERII Nr: 4 Cod Postal: 515800, Sebes, Alba
Nr. inreg. Registrul Comertului: J1/555/2002
C.U.I.: RO 15018146
1.2 Obiect de activitate
DACIA PLANT ofera o gama larga de suplimente alimentare. Din respect pentru
sanatatea clientilor, firma comercializeaza in special produse naturiste sau produse care au la
origine plante medicinale.
Prin numarul mare al produselor prezente permanent in stoc si prin preturile oferite se
poate afirma ca depozitul acopera in intregime necesitatile magazinelor de tip "plafar", fara
a se limita la acestea, iar acum putem gasi produsele si in magazinele tip "alimentara".

1.3 Misiune. Viziune. Valori. Obiective.
Misiune
Misiunea firmei Dacia Plant este s devin cea mai important firm productoare i
distribuitoare de ceaiuri pe piaa local, prin urmrirea i respectarea permanent a unui set
de valori:
Consumatorii -satisfacerea cerinelor acestora.
Produsele -succesul companiei const n oferirea unei caliti superioare a
produselor la preuri competitive.
Preocuparea pentru membrii firmei -angajaii reprezint cea mai important
resurs a firmei.

Viziune
DACIA PLANT este o marca de prestigiu i ncredere atunci cnd ne referim la piaa
suplimentelor alimentare din Romnia. DACIA PLANT nsemn de asemenea pasiune,
profesionalism, respect i iubire fa de oameni i natur. nseamn o echip de experi reunit
ntr-un colectiv tnr i dinami
Valori
calitatea crescuta a produselor
respect pentru mediul inconjurator
responsabilitate pentru comunitate
protejarea resurselor naturale
implicare activa in educatie pentru sanatate
inovatie in tehnologie
armonie si dezvoltare

1.4 Organizarea Dacia Plant



1.5 Sistemul de management integrat calitate mediu
Dacia Plant S.R.L. a finalizat cu succes procesul de recertificare a Sistemului de
management implementat cu standardele ISO 9001 i ISO 14001.
Auditul de recertificare a fost efectuat de echipele de auditori ai Societii Romne
pentru Asigurarea Calitii (SRAC) care beneficiaz de acordurile de recunoatere ncheiate
cu organisme din alte ri membre IQ NET (Reeaua Internaional a Organismelor de
Certificare).
Dacia Plant S.R.L. beneficiaz, astfel i de recunoatere internaional IQ NET
pentru certificarea Sistemului de Management Integrat Calitate-Mediu.
Sistemul de Management Integrat Calitate Mediu prezint avantaje multiple,
identificate i analizate de managementul societii, cu efecte benefice asupra serviciilor
oferite de Dacia Plant S.R.L. tuturor clienilor cum ar fi:
Management general mai performant;
Minimizarea suprapunerilor i a disiprii rspunderilor;
Viziune unitar asupra dezvoltrii viitoare;
Optimizare proceselor i activitilor societii;
Reducerea impacturilor negative ale activitii societii asupra mediului;
Sigurana legislativ;
Minimizarea riscurilor;
Gestionarea durabil;
Motivarea angajailor;
mbuntirea imaginii.
Dacia Plant S.R.L. i-a asumat noi responsabiliti, standarde i valori iar certificarea
este una dintre garaniile succesului.










Capitolul II.
Pregatirea auditului

Scopul principal al auditului este s evalueze sistemul calitii al organizaiei n raport
cu un standard referitor la sistemul calitii, i anume ISO 9000.
ntruct compania are implementat deja standardul de calitate ISO 9000, se va realiza
un audit de supraveghere/mentenan, realizat la fiecare 6 luni, n cadrul su fiind auditate
anumite elemente ale sistemului i identificat potenialul de mbuntire existent.
Auditul de supraveghere se concetreaz, n special, pe anumite elemente de
management:
responsabilitatea managementului;
sistemul de managementul calitii;
msuri corective i preventive;
instruirea personalului.
Prezenta misiune de audit se va concentra pe analiza responsabilitii managementului
n conformitate cu prevederile standardului de calitate menionat.

2.1. Echipa de auditori
n cadrul companiei s-a constituit i funcioneaz ncepnd cu anul 2008 un Serviciu
de audit intern n subordinea direct a Directorului General. Misiunea serviciului de audit
intern este de a realiza o activitate obiectiv i independent prin oferirea serviciilor de
consultan i de a contribui la adugarea unui plus de valoare n realizarea obiectivelor.
Auditul intern al calitii va fi astfel demarat de secia specializat n auditul calitii
din cadrul Serviciul audit intern al companiei. Echipa de audit va fi format din trei din cei
cinci auditori din cadrul seciei.
Scopul Serviciului de audit intern este de a evalua eficacitatea sistemului de
management financiar i control al calitii i de a oferi recomnadri pentru mbuntirea
acestora.
Serviciul audit intern al FLP este divizat la rndul su pe secii specializate, astfel:
Controlul execuiei bugetare (3);
Audit financiar (5);
Auditul i Controlul calitii (5).
Rolul serviciului de audit intern este de a asista managementul n evaluarea i
mbuntirea proceselor de guvernare, control i management al riscurilor.
Atribuiile Serviciului audit intern:
Stabilete obictivele misiunii de audit intern, determin domeniul de activitate i
aplic tehnicile necesare pentru a atinge scopul misiunii de audit;
Efectueaz activiti de audit intern pentru evaluarea sistemului management i
control financiar i de management al calitii;
Evalueaz serviciile i procesele de control intern;
Informeaz conducerea despre suspiciuni i neconformiti;
Monitorizeaz implementarea recomandrilor;
Are acces liber la bunuri, persoane relevante, informaii utile i probante (inclusiv
cele n format electronic) necesare pentru a atinge scopul i obiectivele misiunii de
audit intern;
Obine asistena necesar din partea personalului.

2.2. Obiectivele auditului
s determine conformitatea sau neconformitatea elementelor sistemului calitii cu
condiiile specificate;
s determine eficacitatea cu care sistemul calitii implementat satisface
obiectivele calitii specificate;
s dea auditatului ocazia de a mbunti sistemul calitii;
s satisfac condiiile de reglementare;
s permit nregistrarea sistemului calitii al organizaiei auditate.

2.3. Planul de audit
Conductorul echipei de audit va ntocmi planul de audit referitor la desfurarea
auditului, pentru a uura programarea i coordonarea activitilor de audit. Planul de audit va
fi conceput n aa fel nct s fie flexibil, cu scopul de a permite modificarea sa pe baza
informaiilor culese n timpul auditului i de a permite utilizarea eficient a resurselor. Acesta
va fi comunicat prilor n edina de deschidere.
Planul de audit cuprinde:
Obiectivele i domeniul auditului (2.2.);
Identificarea persoanelor care au responsabiliti directe, importante, referitoare la
obiective i domeniu;
Secara Stefan Director General;
Stan Ionel Director General Adjunct;
Gheorghe Nicoleta Director Direcia calitate-mediu, prevenire i protecie;
Nica Lucian Director Direcia Strategie i Management Corporativ;
Anghel Mihai Director Departament Exploatare;
Dorneanu Catalin - Director Direcia Organizare Resurse umane.
Identificarea documentelor de referin
standardul aplicabil referitor la sistemul calitii (ISO 9001);
manualul calitii auditatului.
Identificarea membrilor echipei de audit (2.1.);
Visan Ionut Auditor ef;
Ivan Ionela;
Bechea Simona.
Limba utilizat n timpul auditului
Limba romn.
Data i locul n care urmeaz s fie efectuat auditul
Perioada de desfurare a auditului: 3 6 decembrie 2012;
Sediul central al Dacia Plant: Str. PRIMAVERII Nr: 4 Cod Postal: 515800, Sebes,
Alba
Data i durata estimate pentru fiecare activitate important a auditului;
Programul edinelor care trebuie inute cu conducerea auditatului
edina de deschidere 3 decembrie 2012, ora 9:00;
edine intermediare la sfritul fiecrei zile de lucru ora 17:00;
edina de nchidere 6 decembrie 2012, ora 14:00.
Condiii de confidenialitate
Auditorii au obligaia s asigure confidenialitatea informaiilor dobndite pe
parcursul, precum i dup finalizarea misiunii de audit;
Documentele de lucru care conin informaia dobndit de ctre auditori n
cadrul exercitrii auditului reprezint proprietatea auditatului;
Informaia din documente este confidenial i nu poate fi supus divulgrii de
ctre auditori terelor persoane. Acestea din urm nu au dreptul s cear
auditorilor documente sau copii ale acestora, cu excepia cazurilor prevzute de
lege.
Difuzarea raportului de audit i data estimat a publicrii
Raportul de audit va fi ntocmit i transmis clientului de ctre auditorul ef la
data de 12 decembrie 2012.
Orice difuzare suplimentar trebuie stabilit prin consultare cu auditatul.
Rapoartele de audit care conin informaii confideniale sau referitoare la
brevete vor fi protejate corespunztor de ctre echipa de auditori i de ctre
client.
n cazul n care raportul de audit nu va fi emis n perioada de timp stabilit,
motivele de ntrziere vor fi aduse la cunotina clientului i va fi stabilit o
nou dat de emitere.
Documentele de audit vor fi pstrate n baza acordului dintre auditori i client i n
conformitate cu prevederile legale.

2.4. edina de deschidere
Are drept scop organizarea primei ntlniri ntre echipa de audit i reprezentanii
auditatului, n care se prezint n aproximativ 30 minute, modul de efectuare i desfurare a
auditului.
Documentele de lucru folosite pentru edina de deschidere sunt:
Planul de audit (2.3.);
Materiale de prezentare.
Problemele parcurse n cursul acestei ntlniri sunt:
Prezentarea de ctre auditorul ef a participanilor din cele dou pri: membrii
echipei de audit i reprezentanii auditatului.
Prezentarea scopului auditului, analiza domeniului i obiectivelor auditului.
Este necesar ca auditorul ef s sublinieze c scopul auditului nu este acela de
a gsi greeli, ci de a confirma implementarea i efectivitatea sistemului;
Analiza strii curente a documentaiei sistemului calitii, folosit de auditori
la pregtirea auditului;
Trecere n revist a metodelor i procedurilor care urmeaz a fi utilizate pentru
efectuarea auditului;
Interviuri;
Examinarea documentelor;
Observarea activitilor i condiiilor din zonele de interes.
Prezentarea modului de clasificare a eventualelor aspecte negative ce vor fi
constatate:
Neconformiti minore se identific scpri izolate sau sporadice n coninutul
sau implementarea procedurilor sau registrrilor calitii i care pot duce la
eecul sistemului calitii dac nu sunt corectate. Acestea apar cnd exist
dovezi obiective ale implementrii incomplete a unei clauze particulare a
standardului ales ca model de referin pentru organizaie. Acest tip de
neconformiti se rezolv prin aciuni corective. Odat cu constatarea lor
recomandarea auditorului pentru aprobarea i nregistrarea sistemului calitii
poate s continue, cu recomandarea ca neconformitile minore s fie eliminare
prin aciuni corective, care sunt verificate cu ocazia vizitelor de supraveghere.
Neconformiti majore se identific absena sistemului calitii,
nefuncionalitatea sa sau o implementare necorespunztoare a acestuia, luat ca
un incident singular sau ca o combinaie a unui numr de incidente similare.
Asemenea neconformiti apar, de obicei, foarte calr n cazul sistemelor care nu
sunt stabilite, documentate, implementate sau meninute. Aceste neconformiti
nu permit aprobarea i nregistrarea sistemului calitii dect dup ce acestea au
fost verificate, ca urmare a unor aciuni corective i dup ce s-a verificat
eficiena lor.
Stabilirea cilor oficiale de legtur ntre echipa de audit i auditat
Pentru comunicarea pe parcursul desfurrii auditului au fost stabilite dou
edine intermediare;
De asemenea, pentru a asigura o permanent legtur ntre echipa de audit i
conducerea auditatului se vor folosi mijloace de comunicare ca e-mail, fax,
videoconferine, care vor fi nregistrate i pstrate corespunztor.
Desemnarea nsoitorilor echipei de audit i a reprezentanilor auditatului care vor
semna rapoartele de neconformitate din partea acestuia;
Echipa de audit va fi nsoit pe parcursul desfurrii misiunii sale de ctre
Directorul General Adjunct Stan Ionel i dou secretare care vor pune la
dispoziia echipei de audit documentaia necesar i vor asigura accesul
acestora n zonele de interes.
Desemnarea resurselor i facilitilor necesare echipei de audit n ceea ce privete
locul de ntlnire al echipei, accesul la copiator, telefon, dotarea cu echipamente de
protecia muncii acolo unde este necesar, aranjamente pentru servirea mesei etc.;
Locul de ntlnire al echipei va fi sala de conferine a companiei, dotat cu
echiamentele necesare;
Masa va fi asigurat de companie prin contractarea unei firme de catering.
Clarificarea tuturor detaliilor planului de audit i obinerea semnturii
reprezentantului organizaiei auditate pe planul de audit;
Sublinierea caracterului confidenial din partea echipei de audit, att n timpul, ct
i dup ncheierea auditului (conform planului de audit);
Stabilirea programului edinelor intermediare i a edinei de nchidere (ora i
data), a echipei de audit cu cadrele de conducere ale auditatului (conform planului
de audit);
Mulumiri pentru participare la aceast edin, adresate de ctre auditorul ef celor
prezenti.


















Capitolul III.
Examinarea sistemului calitatii


Metoda recomandat presupune utilizarea acelor fie intitulate ndrumri pentru
audit elaborate pentru toate clauzele standardelor ISO 9000, de la 4.1 la 4.20. Fiecare fi
este nsoit de o List de verificri pentru audit, cu ntrebri i punctajele acordate pentru
acestea.
Fiecare ntrebare necesit rspunsuri cu da / nu i pot fi apreciate cu ajutorul unor note
cuprinse ntre zero i trei. Valoarea rspunsului se stabilete dup cum urmeaz:
0 puncte, dac nu exist nicio dovad c sunt satisfcute cerinele ;
1 punct, dac elementul este prezent n cteva situaii, documentaia este absent,
inadecvat sau inexistent ;
2 puncte, dac elementul i documentaia este aproape complet, dar nesatisfcnd
toate cerinele ;
3 puncte, dac elementul i documentaia arat satisfacerea tuturor cerinelor.
Scopul misiunii de audit este de a analiza respectarea clauzei 4.1. Responsabilitatea
managementului n conformitate cu prevederile standardului ISO 9000, i anume:
Politica n domeniul calitii ;
Organizare: responsabilitate i autoritate ;
Reprezentantul managementului.

3.1 Politica privind calitatea

CLAUZA 4.1. Responsabilitatea managementului
4.1.1. Politica privind calitatea
Cerinele sistemului calitii. Firma trebuie s i defineasc i s i documenteze
politica privind calitatea, inclusiv obiectivele i angajamentele sale referitoare la calitate. Ea
trebuie s fie adecvat scopurilor organizatorice precum i ateptrilor i necesitilor
clienilor acesteia. Politica urmeaz s fie publicat n cadrul firmei, cunoscut i neleas de
ntregul personal i implementat la toate nivelurile firmei.
Note. Dei privit n general ca o simpl declaraie, politica privind calitatea este o
piatr de cpti a ntregului sistem al calitii.
Politica trebuie s fie relevant pentru firm i s fie fcut public n ntreaga firm.
Ea trebuie s fie cunoscut i neleas de too angajaii, nu numai ca o declaraie, ci i ca o
implicarea a ei n toate activitile firmei. De aceea, este esenial s se fac o instruire privind
aceast politic cu ntreg personalul, inclusiv cu noii angajai.
Clienii sunt de asemenea ndreptii s cunoasc politica privind calitatea i trebuie
asigurate faciliti de informare, de exemplu, cu ajutorul unei declaraii tiprite semnate de
directorul executiv.

Lista de verificri
CRI TERI U PUNCTAJ OBSERVAII
Firma are o politic privind calitatea care s:
Dovezile
indic
satisfacerea
aproape
complet a
cerinelor.
- Specifice obiectivele pentru calitate? 0 1 2 3
- Specifice angajamentul pentru calitate? 0 1 2 3
Este politica privind calitatea:
- Relevant pentru obiectivele firmei? 0 1 2 3
- Cerinele / ateptrile clienilor? 0 1 2 3
- Documentat ca o parte a manualului calitii? 0 1 2 3
- Fcut public n firm? 0 1 2 3
- Cunoscut i neleas de tot personalul? 0 1 2 3
- O parte a instruirii i iniierii noilor angajai? 0 1 2 3
Clienii, dac solicit, sunt informai despre
politica privind calitatea?
0 1 2 3
Punctaj maxim 27 Punctaj total 25
Probleme deosebite Cine execut? Cnd?

4.1.2. ORGANIZARE : Responsabilitate, autoritate si resurse
4.1.2.1. Responsabilitate si autoritate
Cerinele sistemului calitii. Trebuie definite toate persoanele din firm care au
responsabilitate i/sau autoritate pentru calitate, mai ales pentru cei care controleaz i
pstreaz sistemul calitii, identific deficienele de calitate ale proceselor i ale sistemului
calitii i controleaz aciunile corective i eficiena lor. Responsabilitile lor trebuie s fie
documentate.
Note. Structura de management al calitii trebuie s fie definit i documentat ca o
parte a sistemului calitii. In practic, aceasta va fi reprezentat sub forma unei organigrame,
care arat liniile de autoritate i de responsabilitate pentru activitile referitoare la calitate i
ea nu trebuie s fie neaparat acceai cu schema structurii funcionale. Persoanele ar trebui s
fie definite prin funcii i nu prin nume, avnd n vedere eventualele schimbri de personal n
vitor.
Ar trebui identificate mai ales:
Persoanele cu responsabiliti globale privind calitatea, de exemplu directorul
executiv;
Reprezentantul managementului (i persoana responsabil pentru implementarea,
meninerea i analiza sistemului calitii, dac nu este aceeai);
Persoanele care au responsabiliti importante pentru:
Aprovizionarea cu materiale i servicii;
Controlul proceselor;
Inspecia i testarea materialelor, inspeciile n timpul fabricaiei i cele finale;
Iniierea i urmrirea aciunilor corective i eficiena aciunilor de prevenire a
reapariiei problemelor;
Pentru a clarifica responsabilitile, autoritatea i relaiile interpersonale, se poate lua
n considerare utilitatea includerii unei scurte descrieri a postului pentru persoanele cheie,
subliniind pentru fiecare funcie legtura sa cu calitatea.
Lista de verificare
CRI TERI U PUNCTAJ OBSERVAII
Firma are o structur de management care s
precizeze care sunt:

Dovezile de
audit indic
deficine minore
legate de
responsabilitatea
privind
eficacitatea
acunilor
corective
ntreprinse.
- Managerii cu autoritate pentru calitate? 0 1 2 3
- Managerii cu responsabiliti pentru calitate? 0 1 2 3
- Legturi interfuncionale cu privire la calitate? 0 1 2 3
Strucura este documentat ca parte a
manualului calitii?
0 1 2 3
Structura arat cine este responsabil pentru:
- Identificarea deficienelor privind calitatea? 0 1 2 3
- Controlul i pstrarea sistemului calitii? 0 1 2 3
- Controlul aciunilor corective? 0 1 2 3
- Eficacitatea aciunilor corective care au fost
luate?
0 1 2 3
Punctaj maxim 24 Punctaj total 22
Probleme deosebite Cine execut? Cnd?

4.1.2.2. Resurse
Cerinele sistemului calitii. O firm care trebuie s pun la dispoziie resursele
necesare, inclusiv personal, pentru activiti de management, de execuie i de verificare,
astfel ca produsele i serviciile s fie livrate n concordan cu obiectivele pentru calitate.
Verificarea include inspecia, testarea i monitorizarea proiectrii/prcesrii, montajului
i service-ului, analiza i auditul sistemului calitii pentru a se asigura de continua adaptare i
eficacitate a acestuia.
Note. Intregul management i personal implicat n activiti care afecteaz calitatea
trebuie instruit corespunztor i s fie calificat.
Produsele i serviciile firmei trebuie apreciate conform unor specificaii referitoare la
calitate, dup care s poat fi msurate. Aceste specificaii trebuie s se refere direct la
parametrii care definesc caracteristicile calitative ale produselor i/sau serviciilor. De
exemplu, dac o caracteristic este rezistena unui element, care depinde de o anumit
grosime a acestuia, atunci acea grosime trebuie s fie una dintre specificaiile produsului.
Verificarea calitii va include identificarea cerinelor referitoare la calitate, faciliti i
proceduri de inspecie i testri i mijloace de supraveghere a tuturor funciilor ce au legtur
cu eficacitatea funcionrii sistemului calitii.
Toate produsele necesit analize periodice privind aptitudinea lor de utilizare; de
aceea, testarea satisfaciei/insatisfaciei clienilor este o problem important. De asemenea,
procesele trebuie s fie analizate periodic i trebuie verificat dac ele continu s fie
corespunztoare.

Lista de verificri
CRI TERI U PUNCTAJ OBSERVAII
Firma pune la dispoziie resurse i personal
instruit pentru:

Dovezile
indic
satisfacerea
tuturor
cerinelor.
- Identificarea cerinelor referitoare la calitate? 0 1 2 3
- Inspecia i testarea produselor? 0 1 2 3
- Supravegherea calitii serviciilor interne?
pentru: proiectare, producie, montaj, service?
0 1 2 3
- Auditarea independent a sistemului, a
produselor i a serviciilor?
0 1 2 3
- Analiza copetenei sistemului produselor i
proceselor?
0 1 2 3
Existena acestor resurse poate fi verificat? 0 1 2 3
Punctaj maxim 18 Punctaj total 18
Probleme deosebite Cine execut? Cnd?

4.1.2.3. Responsabilitatea managementului
Cerinele sistemului calitii. Firma trebuie s desemneze un membru al conducerii
care s aib definit responsabilitatea i autoritatea necesar pentru implementarea i
meninerea sistemului calitii, pentru conformitatea sa permanent cu cerinele ISO 9000 i
pentru raportarea funcionrii acestuia ctre management n vederea analizei i mbuntirii
continue.
Note. Cheia o reprezint faptul c reprezentantul managementul trebuie s fie liber s-
i asume responsabilitile sarcinilor fr alte impedimente datorate unor conflicte cu alte
responsabiliti. dei reprezentantului managementului trebuie s aib ntreaga
responsabilitate pentru sistemul calitii, este permis ca anumite sarcini s fie delegate.
Dei nu este n mod special o cerin a standardului, n prcatic este necesar ca
reprezentantul managementului s aib un nlocuitor cu autoritatea i responsabilitatea
delegat pentru a aciona n absena lui.

Lista de verificri
CRI TERI U PUNCTAJ OBSERVAII
Este nominalizat un manager pentru a reprezenta
firma n toate problemele referitoare la calitate?
0 1 2 3
Dovezile
indic
satisfacerea
tuturor
cerinelor.
El are desemnat un nlocuitor care s acioneze
n absena lui?
0 1 2 3
Are acesta:
- Autoritatea? 0 1 2 3
- responsabilitatea? 0 1 2 3
De a se asigura c cerinele ISO 9000 sunt
implementate i meninute?

Punctaj maxim 12 Punctaj total 11
Probleme deosebite Cine execut? Cnd?


4.1.3. ANALIZA EFECTUAT DE MANAGEMENT
Cerinele sistemului calitii. Managementul trebuie s analizeze sistemul calitii la
intervalle de timp definite pentru a se asigura de adecvarea i eficacitatea acestuia n
satisfacerea cerinelor ISO 9000, precum i a politicii i obiectivelor firmei privind calitatea.
Inregistrrile acestor analize trebuie pstrate.
Note. Aceste analize pot fi o parte a ntlnirilor periodice ale managementului, sau, de
preferat, se pot realiza n edine speciale pentru analiza sistemului calitii.
Fecvena ntlnirilor trebuie stabilit n funcie de necesiti; n timpul elaborrii
sistemului, aceasta poate s fie mai mare dect ulterior. Totui, este mult mai bine ca analizele
s fie planificate i desfurate la intervalle de timp definite n loc s fie inute ad-hoc.
Analiza poate s includ elemente cum ar fi:
rezultatele auditurilor interne;
reclamaiile clienilor;
deficienele specifice sistemului calitii;
tendine ale neconformitilor, efecte ale aciunile corective i preventive etc.
Inregistrrile acestor analize trebuie s fie pstrate i pentru a putea fi urmrite, s
includ responsabilitile alocate persoanelor care trebuie s execute activitile
stabilite.

Lista de verificare
CRI TERI U PUNCTAJ OBSERVAII
Sunt
Dovezile de
audit indic
satisfacerea
tuturor
cerinelor.
- Adecvate? 0 1 2 3
- i eficace? 0 1 2 3
procedurile i politicile ana.lizate la intervale
definite de ctre conducere?

Analizele i deciziile luate sunt nregistrate? 0 1 2 3
Rezultatele auditurilor interne sunt analizate
regulat de management la intervale de timp
definite i n concordan cu proceduri
documentate?
0 1 2 3
Punctaj maxim 12 Punctaj total 11
Probleme deosebite Cine execut? Cnd?


3.2. edinele intermediare
Intruct auditul dureaz mai mult de o zi, vor fi organizate edine intermediare la
sfritul fiecrei zile de lucru, la care vor participa membrii echipei de audit i ghizii sau
reprezentanii auditatului dac este cazul.
Pe parcursul edinelor intermediare se vor analiza:
Diferite aspecte sesizate n timpul auditului, avnd ca efect schimbul de informaii
ntre auditori, precum i analiza i ncadrearea neconfomitilor constatate;
Se prezint de ctre auditorul ef reprezentantului organizaiei auditate
neconformitile gsite i se caut soluii pentru rezolvarea diferitelor probleme
aprute;
Se semneaz rapoartele de neconformitate de ctre reprezentantul organizaiei
auditate;
Auditorul ef are o imagine de ansamblu a modului de desfurare a auditului;
Reprezentantul organizaiei auditate este informat de modul cum se desfoar
auditul avnd posibilitatea de a informa managementul de la nivelul cel mai nalt,
pentru a nu exista surprize la dina de nchidere.
Ultima edin intermediar este o edin de pregtire a edinei de nchidere la care
particip doar membrii echipei de audit. Aceasta are loc dup ce au fost efectuate toate
vizitele, iar procesul de auditare a fost parcurs n totalitate. La finalul acestei ntlniri se
elaboreaz un rezumat al auditului care urmeaz s fie prezentat n edina de nchidere

3.3. edina de nchidere
Dup efectuarea tuturor examinrilor prevzute n planul de audit, naintea trasmiterii
raportului de audit ctre auditat are loc o edin de nchidere, n cae se prezint oficial
concluziile auditului. Aceast edin este condus de auditorul ef, fiind recomandabil s
participe conducerea auditatului la nivelul cel ami nalt i conducerea compartimentelor
auditate.
edina de nchidere are loc la data i ora stabilite iniial prin planul de audit, avnd o
durat de o ora, o or i jumtate maximum. Documentele de lucru folosite pentru edina de
nchidere sunt:
Materiale de prezentare;
Materiale doveditoare i de sprijin ale afirmaiilor echipei de audit;
Sumarul celor gsite.
Pe durata edinei vor fi parcurse urmtoarele aspecte:
Prezentarea persoanelor participante la edin, cu ntocmirea unui proces verbal
de nregistrare a numelor participanilor;
Mulumirile auditorului ef n numele echipei de audit, adresate conducerii
auditatului i i ghizilor pentru timpul acordat;
Se vor face aprecieri asupra modului de colaborare ntre echipa de audit i auditat;
Se prezint succint scopul, obiectivele i domeniul auditului;
Se prezint un scurt rezumat al auditului, cu precizarea datei la care se va transmite
raportul;
Se indic limitele auditului: o examinare de tipul controlului statistic n care nu au
fost examinate toate zonele, existnd deci posibilitatea ca unele deficiene s fi fost
sesizate;
Se prezint neconformitile constatate, prin parcurgerea lor fr comentarii pentru
a oferi o imagine global asupra deficienelor sistemului;
Comentarii ale neconformitilor constatate i clarificri, dac este cazul, pentru
conducerea auditatului;
Semnarea raporatelor de neconformitate de ctre reprezentantul organizaiei
auditate, dac acestea nu au fost semnate anterior;
Formularea concluziilor echipei de audit i prezentarea lor auditorului ef.
Concluzia final va fi comunicat clientului odat cu raportul de audit;
Rspunsul celor auditai;
Auditorul ef declar nchis edina, iar echipa de audit prsete organizaia.



























Capitolul IV.
Raportul de audit


4.1. Neconformitile constatate
Punctajul total acumulat n urma examinrii sistemului calitii este de 87, cu sase
puncte mai puin dect punctajul atribuit pentru clauza analizat n cazul standardului de
referin I 9001.
Dovezile de audit au evideniat unele neconformiti ale sistemului calitii raportate la
standardul de referin, clasificate de echipa de audit ca fiind minore, i anume:
4.1.1 Politica privind calitatea Este politica privind calitatea cunoscut i neleas
de toi angajaii?
Aceste clause i s-au acordat 2 din cele 3 puncte;
Documentaia este complet, dar nu satisface toate cerinele;
Se acord o importan deosebit normelor tehnice, procedurilor de mentenan i
de control a SNT (sistemului naional de transport), fiind ntocmit o documentaie
n acest sens.
Politica privind calitatea este fcut public n companie, ns nu este asumat de
ntreg personalul, n special n cazul noilor angajai;
S-a constatat c exist, izolat, salariai pentru care politica n domeniul caliti i
angajamentul societii este doar la nivel orientativ.

4.1.2.1 Responsabilitatea managementului responsabilitate i autoritate Structura
este documentat ca o parte a manualului calitii?
Acestei clause i-au fost acordate 2 din cele 3 puncte;
Documentaia este complet, dar nu satisface toate cerinele;
S-a constatat faptul c structura de management a calitii exist, este ntocmit
conform documentelor de referin, ns aceasta este o anex a structurii
organizatorice, respectiv a regulamentului de organizare i funcionare, nefiind o
parte component a manualului calitii;
4.1.2.1. Responsabilitatea managementului responsabilitate i autoritate Structura
calitii arat cine este responsabil pentru eficacitatea aciunilor corective care au fost luate?
Acestei clauze i-a fost acordat un singur punct din cele 3;
Au fost identificate cteva situaii de respectare a acestei clauze;
Structura calitii arat n sarcina cui revine evaluarea eficacitii aciunilor
corective care au fost luate, ns procedura nu este respectat n totalitate;
Se pune mai mult accent pe aplicarea aciunilor corective dect pe urmrirea
rezultatelor acestora;
Nu exist personal care s verifice respectarea procedurilor de control i urmrire a
impactului aciunilor corective ntreprinse.

4.2. Aciunile corective propuse
Neconformitile identificate de ctre echipa de audit pe baza dovezilor de audit au
fost unele minore, care nu au un impact major asupra funcionrii sistemului calitii, motiv
pentru care au fost propuse o serie de aciuni corective care s restabileasc echilibrul
sistemului, n vederea funcionrii la parametri normali i n conformitate cu documentaia de
referin.
4.1.1 Politica privind calitatea Este politica privind calitatea cunoscut i neleas
de toi angajaii?
Este necesar ca, nainte de nceperea activitii de ctre noii salariai, dar i pe
parcursul acesteia, s se aduc la cunotin att politica din domeniul calitii, ct
i angajamentul asumat de companie, astfel nct personalul s fie mai mult dect
familiarizat cu acestea;
Este necesar de o perioad mai ndelungat pentru nvarea normelor, tehnicilor
i procedurilor privind mentenana SNT de ctre noii angajai sau a celor detaai;
Se recomand ca instructajul n cazul noilor angajai s cuprind o perioad de
instruire teoretic i de observare a activitilor, urmat de o alt perioad de prob
i de lucru sub observaie pn la nsuirea complet a tehnicilor i procedurilor
aplicate.
Se recomand ca obiectivele i angajamentele firmei n ceea ce privete calitatea s
fie prioritare pe ordinea de zi a edinelor.

4.1.2.1 Responsabilitatea managementului responsabilitate i autoritate Structura
este documentat ca o parte a manualului calitii?
Structura managementului calitii este documentat i ntocmit corespunztor,
dar nu este prezentat ca parte integrant a manualului calitii;
Se recomand introducerea structurii menionate n cadrul manualului calitii,
mpreun cu prezentarea relaiilor ierarhice i funcionale aferente.

4.1.2.1. Responsabilitatea managementului responsabilitate i autoritate Structura
calitii arat cine este responsabil pentru eficacitatea aciunilor corective care au fost luate?
Se recomand un instructaj al persoanei responsabile cu evaluarea eficacitii
aciunilor corective, pentru ca aceasta s i nsueasc complet i corect
procedura;
Desemnarea unei persoanecare s supravegheze realizarea acestor activiti;
Stabilirea unor modaliti de sancionare n cazul nerespectrii procedurilor.





















Concluzii

n urma procesului de audit intern, s-a stabilit c nu exist neconformiti majore n
ceea ce privete criteriul menionat. O dat identificate punctele slabe i punctele forte s-a
stabilit c, pentru mbuntirea situaiilor aprute, se vor respecta aciunile corective impuse,
iar pentru cele care nu necesit astfel de aciuni, se va supraveghea meninerea lor.
Pentru ca echipa auditului s-i poat finaliza activitatea, societatea auditat a pus la
dispoziie echipamentul necesar, documentele utile acestei activiti. De asemenea, societatea
a rspuns ntrebrilor auditului, evideniind o atitudine deschis n ceea ce privete
planificarea acestei activiti.
Aciunile corective menionate sunt sub supravegherea efului comisiei de audit, Visan
Ionut. Astfel, timp de un an de zile, compania Dacia Plant, va fi analizat i se va stabili dac
sunt respectate deciziile luate n cadrul raportului de audit.
Managementul companiei a fost ntiinat de neconformitile identificate n timpul
procesului de audit intern. Acestea sunt minore, dar trebuie s se evalueze respectarea
aciunilor corective impuse.
Impactul neconformitilor nu este unul major asupra funcionrii societii. Din
contr, firma dispune de un sistem de management al calitii bine structurat, stabil i atent
supravegheat.
Se va menine astfel certificatul de calitate, ca urmare a respectrii reglementrilor
standardului calitii.