Managementul documentelor electronice

Managementul este un termen provenit din limba englez i adoptat ca

atare, cu o semantic foarte complex, care desemneaz tiina conducerii
organizaiilor i conducerea tiinific a acestora.
Etimologia termenului
Termenul management provine din latinescul maneo care nseamn a
rmne de unde a ajuns la termenul francez maison cas! i la menaj. "poi
de la substantivul latin manus mn! s#a format n italian maneggio
prelucrare manual!. $in francez sau italian, aceste cuvinte au cptat, n
englez, forma verbului to manage, cu diverse nelesuri printre care i
acelea de a administra, a conduce. %nglezii au format apoi corespunztor
substantivele manager i management.
&rin management ca tiin se nelege 'studierea procesului de
management n vederea sistematizrii i generalizrii unor concepte, legi,
principii, reguli, a conceperii de noi sisteme, metode i te(nici care s
contribuie la creterea eficienei activitilor desfurate pentru realizarea
unor obiective).
$ocumentele sunt elemente principale pentru succesul companiilor de
azi pentru ca odata ce am intrat in sec **+ documentele devin esenta intregii
afaceri. &e masura ce te(nologiile se dezvolta, este de asteptat ca si
documentele sa imbrace noi forme si sa ofere noi posibilitati de comunicare.
Managerii romani au devenit constienti de importanta managementului
documentelor si proiectelor. &rocesul este in evolutie si va cunoaste o
dezvoltare reala datorita aderarii la ,%, moment in care companiile vor fi
nevoite sa adopte standardele europene de calitate.
+n dictionar, documentul este definit ca- 'act prin care se adevereste,
se constata sau se preconizeaza un fapt, se confera un drept, se recunoaste o
obligatie. text scris sau tiparit, inscriptie sau alta marturie servind la
cunoasterea unui fapt real actual sau fin trecut) $%* /001! sau mai pe
scurt, un document este o foaie de (artie pe care e scris ceva important, ce
poate fi o informatie scrisori, rapoarte, planuri de faceri, facturi, comenzi
etc.!. "cum, dupa revolutia digitala, este permisa o noua definire
documentului- 'orice pac(et de date structurate care poate fi folosit ca
informatie). 2eea ce inseamna ca un document poate fi aproape orice-
imagini, date, desene, (olograme, 2$#34M#uri, secvente audio si video etc.
/
2el mai important lucru este ca documentul va fi definit c(iar de autorul sau.
+n momentul in care autorul il numeste document, este document.
Toate mediile de afaceri gestioneaza evidente manual sau electronic.
%videntele reprezinta dovada mediului in care actionam, ne ac(itam de
anumite obligatii sau ne dezvoltam in relatiile cu clientii. Mediile de stocare
a inregistrarilor sau documentelor s#au dezvoltat incercand sa reflecte cat
mai corect actiunile curente si de perspectiva ale diverselor domenii de
activitate.
+n cadrul agentiei la care lucrez am putut remarca importanta unui
bun management al documentelor. 5ie ca au circuit intern, fie ca se
adreseaza cuiva exterior organizatiei, acestea au nevoie de o buna evidenta si
ar(ivare, pentru a fi usor regasite si folosite ulterior. "ctivitatea agentiei
consta in intocmirea unei baze de date cu (ostesse folosita in campanii
publicitare pentru firmele colaboratoare.
"gentia detine un numar mare de documente ce sunt pastrate in baze
de date pe sectiuni pentru a putea gasi foarte usor un document. +nformatia
poate intra in tipologii diferite in functie de criteriul de analiza retinut.
2ateva dintre aceste criterii ar fi- originea, sensul circulatiei in ierar(ie,
reprezentare, durata de viata, pozitia in procesul prelucrarii, destinatarul,
gradul de institutionalizare, structura firmei, finalitatea.
$upa sensul de circulatie in ierar(ie, in cadrul agentiei intalnim
informatii descendente fise de instructiuni ce provin de la manager catre
angajati!, ascendente note informative, rapoarte efectuate de angajati!, dar
si informatii laterale telefoane, note de informare de la un angajat la altul!.
,n alt fel de document pe care il intalnim in agentie este contractul
de colaborare cu firmele colaboratoare pentru care agentia presteaza servicii
publicitare. "cestea au un circuit intern, au un numar de ordine si contin
informatii brute, numite si elementare sau de baza. "ceste contracte sunt
ar(ivate clasic dosare!, dar si pe suport electronic in fisiere!.
Managementul cunostintelor este un alt aspect important legat de
documentele viitorului, cu toate ca nu exista o adeziune globala in ceea ce
priveste definitia managementului cunotintelor. 4ricum, aproape orice
implementare de management al cunotintelor se bazeaza pe o te(nologie
inteligenta. 5ie c aplicatiile sunt destinate lucrului in colaborare sau
partajarii cunostintelor, acestea sunt dependente de te(nologiile din spatele
documentelor, cum sunt managementul continutului, crearea de legaturi intre
documente sau uneltele pentru bazele de date integrate destinate magaziilor
de date sau mineritul datelor.

6
$ocumentele # esenta afacerii
%ste greu de subestimat importanta documentelor. 4rganizatia este
structurata in jurul acestora teancuri de scrisori, copii dupa diverse
documente, rafturi pline cu dosare, cutia potala plina de mesaje electronice #
sunt doar cteva exemple. +ar intreaga activitate a firmei este organizata in
jurul acestor documente. 7a amintim de contractele aranjate in raft, la bazele
de date din departamentul T+ si la tranzactiile diverse. "facerea poate fi
definita ca o ar(itectura de documente. $e aceea, putem spune ca
documentele reprezinta esenta intregii afaceri.
$ar o simpla analiza a problemelor legate de fluxul manual de
documente arata dificultatile managementului clasic de documente in
conditiile unei organizaii moderne.
Managementul documentelor reprezinta un sistem informatic care
permite circulatia pentru informari, aprobari sau modificari!, stocarea si
regasirea documentelor aflate in orice format electronic, cu facilitati de
conectare la alte sisteme informatice sau dispozitive electronice de
exemplu, prin conectarea la dispozitive de scanare pot fi introduse automat
in sistem documentele pe (artie!.
7tatisticile arata ca pentru inc(eierea unei tranzactii, in prezent sunt
necesare de doua ori mai multe documente decat in urma cu cinci ani.
+ntroducerea unui sistem de asigurarea calitatii conditie obligatorie pentrn
companiile care doresc sa se incadreze standardelor europene!, aduce cu sine
un volum impresionant de documente care trebuie sa circule in interiorul
firmei sau in relatiile cu partenerii.
2aracteristici ale sistemelor de management al documentelor
,n sistem performant de management al documentelor-
8 implementeaza rapid fluxuri de documente
8 este flexibil la orice structura organizationala
8 are un grad inalt de securitate
8 este adaptabil la orice tip de document
8 este conectabil la alte aplicatii
8 prezinta usurinta in exploatare
8 este scalabil la dezvoltari ulterioare

5unctiile sistemelor de management al documentelor
7istemele de management al documentelor asigura-
8 "locarea unui numar unic de inregistrare fiecarui document
8 7tabilirea locului unde se afla fiecare document activ
8 ,rmarirea intregului ciclu de viata al unui document-
9
8 personalul insarcinat cu receptia acestuia
8 momentul la care a fost receptionat
8 persoana care raspunde de avizarea:raspunsul formulat
8 data la care raspunsul:avizarea au fost finalizate

"vantaje ale sistemelor de management al documentelor
7pre deosebire de sistemele manuale sistemele automate de
management al documentelor
8 7toc(eaza informatiile legate de document intr#un singur loc
8 &ermit accesul rapid la locul in care se afla documentul in organizatie
8 +nformeaza privind stadiul de avizare rezolutie! in care se afla un
document
8 ,rmaresc timpul necesar finalizarii unei avizari rezolupi! si cele care
au depasit acest termen
8 ;izualizeaza numarul de documente intrate zilnic, saptamanal si lunar
Tipuri de aplicatii ale sistemului de management al documentelor
Biblioteci de documente
%lement central al unui sistem de management de documente,
bibliotecile de documente contin-
8 $ocumente relative la un proiect
8 &roceduri ale sistemului ca(t<tii, manualul calitatii
8 =orme, proceduri, regulamente care trebuiesc consultate de personal
8 $ocumente interne etc
Aplicatii de Jinx (workflow)
$ocumentele intr#o orgarnizatie nu sunt statice. %le sunt create,
modificate, distribuite pe rute clar definite. $e aceea, sistemele de
management de documente contin aplicatii de flux care determina cu
precizie unde se trimite un document, daca a ajuns la destinatie, cand a fost
redirectat i care este statutul lui la un moment dat.
&rintre aplicatiile de flux putem aminti-
8 +nformatii trimise din : in sistemul intern spre informare : aprobare
8 &lanuri si rapoarte de activitate
8 3eferate, =ote, 2ereri, 2ereri de 2oncediu, 2ereri de Transport,
2ereri de "c(izitii
8 >enerarea si publicarea de politici pentru asigurarea calitatii, a
politicilor de resurse umane
8 Transmiterea spre aprobare a documentelor cerute de procedurile
sistemului calitatii, multiple aprobari
8 Tratarea neconformitatilor
?
,n sistem de mangement de documente contine aplicatii usor de
utilizat, foarte intuitive si bine organizate, are un sistem integrat de
mesagerie electronica pentru comunicatii rapide si sigure in interiorul
companiei, si cu alte organizatii sau agenti economici conectati la +nternet si
permite-
8 2irculatia documentelor pe trasee ierar(ice bine precizate, sau definite
de catre autorul documentului, cu posibilitatea aprobarii sau respingerii
acestora.
8 2rearea standardizata,distribuirea si circulatia informatiilor si
documentelor interne din companie, precum si a celor generate in relatia cu
alte organizatii, asigurandu#se cele mai inalte standarde de securitate si
confidentialitate.
8 ,rmarirea starii documentelor, in diferitele stadii prin care trec
acestea, evidentierea modului de rezolvare a documentelor. 7istemul permite
persoanelor autorizate din companie sa cunoasca in orice moment unde se
afla un document si care este starea acestuia, prin inregistrarile care se fac
asupra documentelor.
8 &osibilitatea de a obtine rapid statistici si situatii privind dosarele
rezolvate sau in lucru, dupa stare, tip, responsabili, etc.
Metode tip 34l san T24 ce pot fi aplicate in cazul solutiilor sistemului
de management al documentelor
3ezultatul implementarii unui astfel de sistem trebuie sa se vada rapid
prin reducerea timpilor de distributie si circulatie a documentelor, reducerea
timpilor de rezolvare a sarcinilor, reducerea c(eltuielilor administrative #
consumul (rtiei, telefonice etc.
2um unul din obiectivele principale al implementarii unui astfel de
sistem este cresterea calitatii proceselor, o masura cuantificabila este
cresterea satisfactei clientilor.
7olutia e$oc pentru managementul documentelor
@eb e$oc, sistem de management de documente elaborat de 7oft=et,
care functioneaza pe platforma +AM:Botus $omino, este o solutie completa
si ofera toate functionalitatile unui sistem performant inregistrare, indexare,
vizualizare dupa criterii multiple, cautare, CorDfloC, ar(ivare de documente,
folosirea de grupuri, drepturi de acces pana la nivel de camp din document,
integrarea cu alte sisteme informatice si dispozitive electronice, istoricul
fiecarui document. $e mentionat ca accesul serverului se poate face atat prin
clientul Botus =otes cat si prin broCser +nternet.
E
@eb e$oc, este format din mai multe module din care clientii pot alege
exact functionalitatile care le sunt necesare pentru rezolvarea problemelor
specifice.
5olosind aceasta solutie se pot utiliza aplicatii standard 7oft=et sau
specifice activitatii fiecarei companii-
8 3egistratura
8 Managementul relatiilor cu clientii # 23M
8 2ereri de "c(izitie, 3eferate de necesitate
8 2ereri diverse
8 "plicatii care stoc(eaza informatii utile organizatiei
8 "plicatii care trebuie sa circule pe fluxuri bine definite sau ad#(oc
Concluzie:
+n timpurile pe care le traim, reducerea c(eltuielilor si eficienta sunt
coordonate pe care le urmareste orice persoana implicata in mediul de
afaceri. ,n sistem de management al documentelor poate oferi o mai mare
eficienta a utilizarii resurselor financiare, de timp si spatiu, dar si o sporire a
calitatii serviciilor oferite clientilor. 2u costuri justificabile, fara necesitati
prea mari de instruire, o solutie inteligenta de Management %lectronic al
$ocumentelor poate furniza un randament impresionant al investitiei,
permitand utilizatorilor sa se concentreze la ceea ce este cu adevarat
important.

1