Sunteți pe pagina 1din 31

Manual de proceduri de inventariere

Data :31/12/2013
Manual de proceduri de inventariere
Continut:
Continut:................................................................................................................................. 1
1.Datele de identificare ale societatii...................................................................................... 2
2.Aprobarea procedurilor........................................................................................................ 3
3.Baza legala.......................................................................................................................... 4
4.Raspunderea pentru organizarea inventarierii.....................................................................4
5.eriodicitatea organizarii inventarierii..................................................................................5
!."tapele efectuarii inventarierii..............................................................................................5
!.1.#ntoc$irea deciziei de inventariere .....................................!
!.1.1.Co$ponenta co$isiei%iilor de inventariere..............................................................!
!.1.2. Co$unicarea deciziei si infor$area $e$brilor......................................................&
!.2.regatirea efectuarii inventarierii ...............................................................................&
!.2.1. regatirea listelor de inventariere : ................................'
!.3 . (ucrari organizatorice la inceputul inventarierii
.......................................................................................................................................... 1)
!.3.1. (uarea de declaratii de la gestionar.....................................................................1)
!.3.2. #dentificarea locurilor *n care e+ist, bunuri ce ur$eaz, a fi inventariate..............11
!.3.3. #nc-iderea .i sigilarea spa/iilor de depozitare......................................................11
!.3.4. Bararea fiselor de $agazie..................................................................................12
!.3.5. 0erificarea nu$erarului din casierie.....................................................................12
!.3.!. 0erificarea aparatelor de $asura si cantarire......................................................12
!.4. #nventarierea propriu zisa........................................................................................... 13
!.4.1. #nventarierea i$obiliz,rilor necorporale ..............................................................13
!.4.2. #nventarierea i$obiliz,rilor corporale...................................................................13
!.4.3. #nventarierea i$obiliz,rilor aflate *n curs de e+ecu/ie..........................................15
!.4.4. #nventarierea stocurilor........................................................................................ 1!
!.4.5. #nventarierea bunurilor aflate asupra anga1atilor..................................................12
!.4.!. #nventarierea bunurilor apartinand altor entitati....................................................12
1
Manual de proceduri de inventariere
!.4.2.#nventarierea produselor in curs de e+ecutie si a se$ifabricatelor........................1'
!.4.&.#nventarierea creantelor si datoriilor fata de terti...................................................2)
!.4.'.#nventarierea disponibiliatilor banesti si altor valori si$ilare..................................21
!.4.1).#nventarierea titlurilor pe ter$en lung.................................................................22
!.4.11.#nventarierea activelor fara substan/, $aterial,3 a datoriilor .i capitalurilor proprii
...................................................................................................................................... 22
!.5. redarea listelor de inventariere................................................................................23
!.!.4tabilirea rezultatelor inventarierii...............................................................................23
!.2."valuarea la inventar.................................................................................................. 24
!.&.lusuri si lipsuri la inventar.......................................................................................... 24
!.&.1.Co$pensarea plusurilor si $inusurilor de inventar...............................................25
!.&.2.(iste cu produse co$pensabile............................................................................2!
!.&.3."fectuarea co$pensarii........................................................................................ 2!
!.'.#$putarea.................................................................................................................... 22
!.1).#ntoc$irea procesului verbal de inventariere .................................22
!.11.#nregistrarea rezultatelor inventarului........................................................................2'
!.12. Casarea................................................................................................................... 2'
!.12.1. 5u$irea co$isiei de casare .............................................................................2'
!.12.2. rocesul verbal de casare .........................................................3)
!.13.#ntoc$irea registrului inventar...................................................................................3)
!.14. Ar-ivarea dosarului de inventar................................................................................31
1.Datele de identificare ale societatii
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaiei reale a tuturor elementelor de natura
activelor, datoriilor i capitalurilor proprii ale fiecrei entiti, precum i a bunurilor i valorilor
2
Manual de proceduri de inventariere
deinute cu orice titlu, aparinnd altor persoane !uridice sau fi"ice, #n vederea #ntocmirii
situaiilor financiare anuale care trebuie s ofere o ima$ine fidel a po"iiei financiare i a
performanei entitii pentru respectivul e%erciiu financiar&
Datele de identificare ale societatii pentru care s'au intocmit si se aproba pre"entele proceduri
sunt pre"entate mai !os:
Denumirea societatii :()& *verpro International )onstruction (+,
)od fiscal :+-1.10/201
2r& +e$istrul )omertului :323/240//2002
5dresa :(tr&*rou Mircea Marinescu,nr&22,6oluntari,Ilfov
5dministrator/i :7an$ 7en8ian
)onform - 2&941/2000 , toate elementele de natura activelor trebuie s fie date #n rspundere
$estionar sau #n folosin, dup ca", salariailor ori administratorilor entitii&
Gestiunile supuse inventarierii
:estiunea/ile societatii precum si responsabilii acestora sunt:
1&Denumire: ;&,&5fumati'Depo"it marfa
,ocatie:(os&<ucuresti'=r"iceni, nr&9, 5fumati, !ud&Ilfov
:estionar:>>>>>>>&
2&Denumire:>>>>>>>&
,ocatie:>>>>>>>>&&
:estionar:>>>>>>>&
>&&
2.Aprobarea procedurilor
)onform - 2&941/2000 , entitile au obli$aia s emit proceduri proprii privind inventarierea,
#n ba"a normelor prev"ute in ordin, aprobate de administratorul, ordonatorul de credite sau
alt persoan care are obli$aia $estionrii entitii&
3
Manual de proceduri de inventariere
;re"entele proceduri intocmite pentru societatea ale carei date de identificare au fost
pre"entate la pct& 1 sunt aprobate de:
2ume :7an$ 7en8ian
)alitate:5dministrator,asociat'unic
3.Baza legala
Inventarierea in cadrul societatii se reali"ea"a cu respectarea prevederilor le$islatiei in vi$oare,
astfel:
Ordinul nr. 2.81 din ! octo"brie 2##! pentru aprobarea 2ormelor privind
or$ani"area i efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i
capitalurilor proprii?
$egea contabilitatii % ,e$ea nr& 92 din 21 decembrie 1001 republicata si actuali"ata?
$egea societatilor co"erciale ' ,e$ea nr& 31 din 14 noiembrie 1000, actuali"ata?
Ordinul 3#&&'2##!, pentru aprobarea re$lementrilor contabile conforme cu directivele
europene, actuali"at&
(.)aspunderea pentru organizarea inventarierii
)onform acestei le$islatii, raspunderea pentru buna or$ani"are a lucrrilor de inventariere,
potrivit prevederilor ,e$ii nr& 92/1001, republicat, i #n conformitate cu re$lementrile
contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care
are obli$aia $estionrii entitii&
In cadrul societatii noastre, raspunderea revine :
2ume:7an$ 7en8ian
)alitate :5dministrator
4
Manual de proceduri de inventariere
&.*eriodicitatea organizarii inventarierii
Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii deinute de
societate se efectuea"a cel puin o dat #n cursul e%erciiului financiar, #n ca"ul fu"iunii sau
#ncetrii activitii, precum i #n urmtoarele situaii , dupa ca":
a@ la cererea or$anelor de control, cu prile!ul efecturii controlului, sau a altor or$ane
prev"ute de le$e?
b@ ori de cte ori sunt indicii c e%ist lipsuri sau plusuri #n $estiune, care nu pot fi stabilite
cert dect prin inventariere?
c@ ori de cte ori intervine o predare'primire de $estiune?
d@ cu prile!ul reor$ani"rii $estiunilor?
e@ ca urmare a calamitilor naturale sau a unor ca"uri de for ma!or?
f@ #n alte ca"uri prev"ute de le$e&
6ar 1 :AInventarierea anual a elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii
se face cu oca"ia #ncBeierii e%erciiului financiar C data de referinta : 31 decembrie a fiecarui
an&D
6ar 2: A*ntitatea, avand o activitate comple%, efectuea"a inventarierea #naintea datei de
#ncBeiere a e%erciiului financiar , cu condiia asi$urrii valorificrii i cuprinderii re"ultatelor
inventarierii #n situaiile financiare anuale #ntocmite pentru e%erciiul financiar respectiv& Data
de referinta a inventarului se stabileste in fiecare an, prin deci"ie scrisa a conducerii unitatiiD&
6ar 3: ADatorita faptului ca entitatea are stabilit un e%erciiu financiar diferit de anul
calendaristic, or$ani"ea" i efectuea" inventarierea anual astfel #nct re"ultatele acesteia s
fie cuprinse #n situaiile financiare #ntocmite pentru e%erciiul financiar stabilitD&
.+tapele efectuarii inventarierii
Inventarierea in cadrul societatii noastre se efectuea"a parcur$and urmatoarele etape :
5
Manual de proceduri de inventariere
.1.,ntoc"irea deciziei de inventariere
Decizie de
inventariere.doc

Inventarierea incepe cu stabilirea celor mai importante date privind: perioada desfasurarii
inventarierii si participantii la proces& 5cesta este documentul cBeie, pe ba"a caruia se vor
derula mai departe celelalte etape ale inventarierii& ;entru a formali"a aceste deci"ii, se
intocmeste o deci"ie scrisa de inventariere , in care se menionea" #n mod obli$atoriu:
componena comisiei/iilor Enumele preedintelui, responsabiilor comisiilor, membrilor
comisiei/iilor@?
modul de efectuare a inventarierii?
metoda de inventariere utili"at?
$estiunea supus inventarierii
data de #ncepere i de terminare a operaiunilor&
ADeci"ia se intocmeste de catre departamentul de contabilitate si se semnea"a de catre
conducerea societatiiD&
)esponsabil : Adepartamentul contabilitate D
.1.1.Co"ponenta co"isiei'iilor de inventariere
-.ar 1: $a entitatile fara nici un salariat/: ADeoarece entitatea nu are nici un salariat care s
poat efectua operaiunea de inventariere, aceasta se efectuea" de ctre administrator/i&D
-.ar 2: $a entit01ile al c0ror nu"0r de salaria1i este redusD ADatorita numarului redus de
salariati, inventarierea entitatii este efectuat de ctre o sin$ur persoan& +spunderea pentru
corectitudinea inventarierii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane
care are obli$aia $estionrii entitii&D
A.ar 3: $a entitatile cu un nu"ar ridicat de salariatiDA ;entru desfurarea #n bune condiii a
operaiunilor de inventariere, #n comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu pre$tire
corespun"toare economic i teBnic, care s asi$ure efectuarea corect i la timp a
!
Manual de proceduri de inventariere
inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, inclusiv evaluarea
lor conform re$lementrilor contabile aplicabile&D
Inventarierea i evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii se
efectue"a cu salariai proprii Asau/si pe ba" de contracte de prestri de servicii #ncBeiate cu
persoane !uridice sau fi"ice cu pre$tire corespun"toare&D
)estrictii
Din comisia de inventariere nu vor face parte:
$estionarii depo"itelor supuse inventarierii
contabilii care in evidena $estiunii respective i
auditorii interni sau
auditorii statutari&
)u toate acestea la efectuarea operaiunilor de inventariere vor participa i contabilii care in
evidena $estiunii respective, fr ca acetia s fac parte din comisie&
Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi #nlocuii dect #n ca"uri bine !ustificate i numai prin
deci"ia scris, emis de ctre cei care i'au numit&
-$a entitatile cu un nu"ar ridicat de salariati:
Co"isia centrala de inventariere
)omisiile de inventariere sunt coordonate, de ctre o comisie centrala&
5tributiile comisiei centrale de inventariere :
s or$ani"e"e
s instruiasc
s suprave$Be"e i
s controle"e modul de efectuare a operaiunilor de inventariere
rspunde de efectuarea tuturor lucrrilor de inventariere, potrivit prevederilor le$ale&D
2
Manual de proceduri de inventariere
*ntitatea va nominali"a in deci"ia de inventariere componenta comisiilor si va desemna un
responsabil pentru fiecare comisie &
5ceste comisii sunt in principal :
comisia de inventariere a activelor imobili"ate Eclasa 2@
comisia de inventariere a stocurilor Eclasa 3@
comisia de inventariere a tertilor Efurni"ori, clienti, debitori diversi, etc@ Eclasa 1@
comisia de inventariere a tre"oreriei Eclasa .@
comisia de inventariere a conturilor de capital Eclasa 1@
.1.2. Co"unicarea deciziei si infor"area "e"brilor
;resedintele comisiei de inventariere va informa membrii comisiilor cu privire la atributiilor lor
in procesul de inventariere ,termenele de efectuare a inventarierii precum si aspura modalitatii
de efectuare, astfel incat sa se asi$ure ca inventarierea se va derula in cele mai bune conditii&
Dupa ca", in functie de convenienta din momentul respectiv, infomarea va fi facuta intr'o sedinta
cu toti participantii, pe mail, telefon, sau orice alta modalitate a$reata la momentul respectiv&
.2.*regatirea efectuarii inventarierii
Fn vederea bunei desfurri a operaiunilor de inventariere resposabilii cu inventarierea, asa
cum au fost stabiliti la pct& anterior, trebuie s ia msuri pentru crearea condiiilor
corespun"toare de lucru comisiei/iilor de inventariere prin:
or$ani"area depo"itrii bunurilor $rupate pe sorto'tipodimensiuni, codificarea acestora
i #ntocmirea eticBetelor de raft?
inerea la "i a evidenei teBnico'operative la $estiuni i a celei contabile i efectuarea
confruntrii datelor din aceste evidene?
participarea #ntre$ii comisii de inventariere la lucrrile de inventariere?
&
Manual de proceduri de inventariere
asi$urarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventaria",
respectiv pentru sortare, ae"are, cntrire, msurare, numrare etc&?
asi$urarea participrii la identificarea bunurilor inventariate Ecalitate, sort, pre etc&@ i
la evaluarea lor, conform re$lementrilor contabile aplicabile, a unor specialiti din
entitate sau din afara acesteia, la solicitarea preedintelui comisiei de inventariere&
5ceste persoane au obli$aia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor
#nscrise?
dotarea $estiunii cu aparate i instrumente adecvate i #n numr suficient pentru
msurare, cntrire, cu cititoare de coduri de bare etc&, cu mi!loace de identificare
Ecataloa$e, mostre, sonde etc&@, precum i cu birotica necesar?
dotarea comisiei de inventariere cu mi!loace teBnice de calcul i de si$ilare a spaiilor
inventariate?
asi$urarea proteciei membrilor comisiei de inventariere #n conformitate cu normele de
protecie a muncii?
asi$urarea securitii uilor, ferestrelor, porilor etc& de la ma$a"ine, depo"ite, $estiuni
etc&
.2.1. *regatirea listelor de inventariere :
Liste _inventar.xls

Inventarierea urmea"a a fi efectuata pe ba"a listelor de inventariere&
+esponsabil cu intocmirea listelor : (&)&)onstant *%pert (+,
,istele de inventariere se Aemit in fomat electronicD /A intocmesc manualD si sunt verificate cu
balanta de verificare, la data de referinta a inventarierii&
,istele de inventariere sunt :
documente pentru inventarierea bunurilor aflate #n $estiunile unitii?
documente pentru stabilirea lipsurilor i plusurilor de bunuri Eimobili"ri, stocuri
materiale@ i a altor valori Eelemente de tre"orerie etc&@?
'
Manual de proceduri de inventariere
documente !ustificativ de #nre$istrare #n evidena ma$a"iilor Edepo"itelor@ i #n
contabilitate a plusurilor i minusurilor constatate?
documente pentru #ntocmirea re$istrului'inventar?
documente pentru determinarea a!ustrilor pentru depreciere/pierdere de valoare?
documente centrali"atoare al operaiunilor de inventariere&
Gormatul listelor de inventariere utili"ate de entitate este conform cu prevederile -rdinului
3.12/ 2/ noiembrie 2009 privind documentele financiar'contabile&
Departamentul contabilitate este responsabil cu actuali"area formatului listelor de inventariere
cu oca"ia fiecarei modificari le$islative&
,istele de inventariere, pe tipuri de elemente inventariate Emi!loace fi%e, stocuri, etc& @, se
predau sub semnatura responsabililor comisiilor la inceputul inventarierii&
.3 . $ucrari organizatorice la inceputul inventarierii
,a inceputul procesului de inventariere, comisia de inventariere va efectua urmatoarele lucrari:
.3.1. $uarea de declaratii de la gestionar
Declaratia casier.doc Declaratie
gestionar.doc
Inainte de #nceperea operaiunii de inventariere se ia de la $estionarul rspun"tor de $estiunea
bunurilor o declaraie scris din care s re"ulte dac:
$estionea" bunuri i #n alte locuri de depo"itare?
#n afara bunurilor entitii respective are #n $estiune i alte bunuri aparinnd terilor,
primite cu sau fr documente?
are plusuri sau lipsuri #n $estiune, despre a cror cantitate ori valoare are cunotin?
are bunuri nerecepionate sau care trebuie e%pediate Elivrate@, pentru care s'au
#ntocmit documentele aferente?
1)
Manual de proceduri de inventariere
a primit sau a eliberat bunuri fr documente le$ale?
deine numerar sau alte Brtii de valoare re"ultate din vn"area bunurilor aflate #n
$estiunea sa?
are documente de primire'eliberare care nu au fost operate #n evidena $estiunii sau
care nu au fost predate la contabilitate&
De asemenea, $estionarul va meniona #n declaraia scris felul, numrul i data ultimului
document de intrare/ieire a bunurilor #n/din $estiune&
5ici se include si declaratia luata de la persoana insarcinata cu $estionarea casieriei&
Declaraia se datea" i se semnea" de ctre $estionarul rspun"tor de $estiunea bunurilor i
de ctre comisia de inventariere& (emnarea declaraiei de ctre $estionar se face #n faa
comisiei de inventariere?
.3.2. ,dentificarea locurilor 2n care e3ist0 bunuri ce ur"eaz0 a fi inventariate
)omisiile vor identifica toate locurile unde sunt depo"itate bunuri, pentru a se asi$ura ca vor fi
inventariate&
.3.3. ,nc4iderea 5i sigilarea spa1iilor de depozitare
5ceasta se face #n pre"ena $estionarului, ori de cte ori se #ntrerup operaiunile de
inventariere i se prsete $estiunea&
5tunci cnd bunurile supuse inventarierii, $estionate de ctre o sin$ur persoan, sunt
depo"itate #n locuri diferite sau $estiunea are mai multe ci de acces, membrii comisiei care
efectuea" inventarierea trebuie s si$ile"e toate aceste locuri i cile lor de acces, cu e%cepia
locului #n care a #nceput inventarierea, care se si$ilea" numai #n ca"ul cnd inventarierea nu se
termin #ntr'o sin$ur "i&
,a reluarea lucrrilor se verific dac si$iliul este intact? #n ca" contrar, acest fapt se va
consemna #ntr'un proces'verbal de constatare, care se semnea" de ctre comisia de
inventariere i de ctre $estionar, lundu'se msurile corespun"toare&
11
Manual de proceduri de inventariere
Documentele #ntocmite de comisia de inventariere rmn #n cadrul $estiunii inventariate #n locuri
special amena!ate Efiete, casete, dulapuri etc&@, #ncuiate i si$ilate& ;reedintele comisiei de
inventariere rspunde de operaiunea de si$ilare?
.3.(. Bararea fiselor de "agazie
)omisia are obli$atia s bare"e i s semne"e, la ultima operaiune, fiele de ma$a"ie,
menionnd data la care s'au inventariat bunurile, s vi"e"e documentele care privesc intrri sau
ieiri de bunuri, e%istente #n $estiune, dar ne#nre$istrate, s dispun #nre$istrarea acestora #n
fiele de ma$a"ie i predarea lor la contabilitate, astfel #nct situaia scriptic a $estiunii s
reflecte realitatea?
.3.&. .erificarea nu"erarului din casierie
)omisia are obli$atia s verifice numerarul din cas i s stabileasc suma #ncasrilor din "iua
curent, solicitnd depunerea numerarului la casieria entitii Ela $estiunile cu vn"are cu
amnuntul@?
.3.. .erificarea aparatelor de "asura si cantarire
)omisia are obli$atia s controle"e dac toate instrumentele i aparatele de msur sau de
cntrire au fost verificate i dac sunt #n bun stare de funcionare?
In ca"ul #n care $estionarul nu s'a pre"entat la data i ora fi%ate pentru #nceperea operaiunilor
de inventariere, comisia de inventariere si$ilea" $estiunea i comunic aceasta comisiei centrale
sau administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obli$aia $estionrii
entitii, asa cum a fost desemnata la punctele anterioare & 5ceste persoane au obli$aia s #l
#ncunotine"e imediat, #n scris, pe $estionar despre repro$ramarea inventarierii ce trebuie s
se efectue"e, indicnd locul, "iua i ora fi%ate pentru #nceperea operaiunilor de inventariere&
Dac $estionarul nu se pre"int nici de aceast dat la locul, data i ora fi%ate, inventarierea se
efectuea" de ctre comisia de inventariere #n pre"ena repre"entantului su le$al sau a altei
persoane, numit prin deci"ie scris, care s #l repre"inte pe $estionar&
12
Manual de proceduri de inventariere
;entru desfurarea corespun"toare a inventarierii este indicat, dac este posibil, s se siste"e
operaiunile de intrare/ieire a bunurilor supuse inventarierii, lundu'se din timp msurile
corespun"toare pentru a nu se stn!eni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor&
Dac operaiunile de aprovi"ionare'livrare a bunurilor nu pot fi suspendate, trebuie creat o
"on tampon #n care s se depo"ite"e bunurile primite #n timpul inventarierii sau din care se pot
e%pedia bunurile la clieni, operaiunile respective efectundu'se numai #n pre"ena comisiei de
inventariere, care va meniona pe documentele respective Hprimit #n timpul inventarieriiH sau
Heliberat #n timpul inventarieriiH, dup ca", #n scopul evitrii inventarierii duble sau a omisiunilor&
;e toat durata inventarierii, pro$ramul i perioada inventarierii se afiea" la loc vi"ibil&
.(. ,nventarierea propriu zisa
.(.1. ,nventarierea i"obiliz0rilor necorporale
Inventarierea imobili"rilor necorporale se efectuea" prin constatarea e%istenei i
apartenenei acestora la entitate, iar #n ca"ul brevetelor, licenelor, mrcilor de fabric i al
altor imobili"ri necorporale este necesar dovedirea e%istenei acestora pe ba"a titlurilor de
proprietate sau a altor documente !uridice de atestare a unor drepturi le$ale&
.(.2. ,nventarierea i"obiliz0rilor corporale
Inventarierea imobili"arilor se efectuea"a pe ba"a listelor de inventariere, intocmite pe $estiuni
Ecentre de cost @&
Fn ca"ul imobili"rilor corporale, precum i al celorlalte elemente de natura activelor pentru care
e%ist constituite a!ustri pentru depreciere sau a!ustri pentru pierdere de valoare, #n listele
de inventariere se #nscrie valoarea de #nre$istrare #n contabilitate a acestora, mai puin
a!ustrile pentru depreciere sau pierdere de valoare #nre$istrate pn la data inventarierii, care
se compar cu valoarea lor actual, stabilit cu oca"ia inventarierii, pe ba" de constatri
faptice&
Fn situaia #n care elementele de natura activelor sunt inventariate prin metode de identificare
electronic Ede e%emplu: cititor de cod de bare etc&@, datele fiind transmise direct #n sistemul
13
Manual de proceduri de inventariere
informatic financiar'contabil, listele de inventar sunt editate direct din sistemul informatic& (e
vor edita listele complete cu toate po"iiile inventariate sau #n mod selectiv numai pentru acele
po"iii, repere unde se constat diferene cantitative sau valorice Edeprecieri@, dup ca"&
a6 7erenuri
Inventarierea terenurilor se efectuea" pe ba"a documentelor care atest dreptul de
proprietate al acestora i a altor documente, potrivit le$ii&
b6 Cladiri
)ldirile se inventaria" prin identificarea lor pe ba"a titlurilor de proprietate i a dosarului
teBnic al acestora&
c6 Construc1ii 5i ec4ipa"ente speciale
)onstruciile i ecBipamentele speciale cum sunt: reelele de ener$ie electric, termic,
$a"e, ap, canal, telecomunicaii, cile ferate i altele similare se inventaria" potrivit re$ulilor
stabilite de deintorii acestora&
Imobili"rile corporale care #n perioada inventarierii se afl #n afara entitii Evapoare,
locomotive, va$oane, avioane, autoveBicule etc&@, plecate #n curs de lun$ durat, mainile de
for i utila!ele ener$etice, mainile, utila!ele i instalaiile de lucru, aparatele i instalaiile de
msurare, control i re$lare i mi!loacele de transport date pentru reparaii #n afara entitii se
inventaria" #naintea ieirii lor temporare din $estiunea entitii A sau prin confirmare scris
primit de la entitatea unde acestea se $sescD&
Inventarierea lucrrilor de moderni"are nefinali"ate sau de reparaii ale cldirilor,
instalaiilor, mainilor, utila!elor, mi!loacelor de transport i ale altor bunuri se face prin
verificarea la faa locului a stadiului fi"ic al lucrrilor& 5stfel de lucrri se consemnea" #ntr'o
list de inventariere distinct, #n care se indic denumirea obiectului supus moderni"rii sau
reparaiei i valoarea determinat potrivit costului de devi" i celui efectiv al lucrrilor
e%ecutate&
d6 ,nventarierea celorlalte tipuri de "i8loace fi3e 9ec4ipa"ente ,7: aparate de
"asura si control: "obilier: etc6
14
Manual de proceduri de inventariere
Inventarierea acestor bunuri se face pe ba"a listelor de inventariere& Identificarea mi!loacelor
fi%e se face pe ba"a numerelor de inventariere trecute in lista de inventariere si lipite
/imprimate pe fiecare ecBipament&
)omisiile de inventariere vor verifica:
concordanta intre denumirea mi!locului fi% din lista de inventariere si natura bunului
e%istent faptic, purtator al aceluiasi numar de inventar?
daca mi!loacele fi%e sunt in locatia mentionata in lista de inventariere& ;ot e%ista situatii
in care mi!loacele fi%e sunt mutate in alta $estiune fara ca in contabilitatea de $estiune
sa se opere"e modificarea, pe ba"a bonului de miscare& In astfel de situatii mi!loacele
fi%e vor aparea ca plus de inventar intr'o $estiune si ca minus de inventar in alta
$estiune&
in fiecare $estiune, se vor verifica atat mi!loacele fi%e din lista de inventariere, cat si
orice alt ecBipament $asit in plus& 5cestea se vor trece pe liste separate de inventariere&
$radul de u"ura al bunurilor : se vor mentiona pe listele de inventariere orice deprecieri
constatate E e%& mobilier deteriorat care nu mai poate fi utili"at, aparatura electronica
nefunctionala, depasita moral , ecBipamente electronice care pre"inta defectiuni si
necesita inlocuirea anumiror component, etc@
Ioate aceste constatari ale comisiilor vor fi trecute pe listele de inventar in dreptul fiecarui
numar de inventar Esau po"itie@, astfel ca ,in final, toate aceste observatii, dupa aprobarea
lor de catre persoanele abilitate din cadrul entitatii, vor fi operate in contabilitate Ecasari,
a!ustari pentru depreciere ,etc@&
.(.3. ,nventarierea i"obiliz0rilor aflate 2n curs de e3ecu1ie
Fn listele de inventariere a imobili"rilor necorporale i corporale, aflate #n curs de e%ecuie, se
menionea" pentru fiecare obiect #n parte, pe ba"a constatrii la faa locului:
denumirea obiectului i
valoarea determinat potrivit stadiului de e%ecuie, pe ba"a valorii din documentaia
e%istent Edevi"e@, precum i #n funcie de volumul lucrrilor reali"ate la data
inventarierii&
15
Manual de proceduri de inventariere
Materialele i utila!ele primite de la beneficiari pentru monta! i ne#ncorporate #n lucrri se
inventaria" separat&
Investiiile puse #n funciune total sau parial, crora nu li s'au #ntocmit formele de #nre$istrare
ca imobili"ri corporale, se #nscriu #n liste de inventariere distincte& De asemenea, lucrrile de
investiii care nu se mai e%ecut, fiind sistate sau abandonate, se #nscriu #n liste de inventariere
distincte, menionndu'se cau"ele sistrii sau abandonrii, aprobarea de sistare ori abandonare
i msurile ce se propun #n le$tur cu aceste lucrri&
.(.(. ,nventarierea stocurilor
(tabilirea stocurilor faptice se face prin numrare, cntrire, msurare sau cubare, dup ca"&
<unurile aflate #n ambala!e ori$inale intacte se desfac prin sonda!, acest lucru urmnd a fi
menionat i #n listele de inventariere respective&
,a licBidele a cror cantitate efectiv nu se poate stabili prin transva"are i msurare,
coninutul vaselor ' stabilit #n funcie de volum, densitate, compo"iie etc& ' se verific prin
scoaterea de probe din aceste vase, inndu'se seama de densitate, compo"iie i de alte
caracteristici ale licBidelor, care se constat fie or$anoleptic, fie prin msurare sau probe de
laborator, dup ca"&
Materialele de mas ca: ciment, oel beton, produse de carier i balastier, produse a$ricole i
alte materiale similare, ale cror cntrire i msurare ar necesita cBeltuieli importante sau ar
conduce la de$radarea bunurilor respective, se pot inventaria pe ba" de calcule teBnice&Fn
listele de inventariere se menionea" modul #n care s'a fcut inventarierea, precum i datele
teBnice care au stat la ba"a calculelor respective&
A<unurile din domeniul public al statului i al unitilor administrativ'teritoriale, date #n
administrare, concesionate sau #ncBiriate instituiilor publice, societilor/companiilor naionale
i re$iilor autonome potrivit le$ii, se inventaria" i se #nscriu #n liste de inventariere distincteD&
<unurile cu un $rad mare de perisabilitate se inventaria" cu prioritate, fr a se stn!eni
consumul/comerciali"area imediat a acestora&
1!
Manual de proceduri de inventariere
Ioate bunurile ce se inventaria" se #nscriu #n listele de inventariere, care trebuie s se
#ntocmeasc pe locuri de depo"itare, pe $estiuni i pe cate$orii de bunuri&
J +ecomandare )ont"illa :
In ca"ul stocurilor comisiile de inventariere vor primi listele de inventariere in care se va mentiona codul si
descrierea fiecarui bun de natura stocurilor din $estiune dar nu se vor mentiona si cantitatile pentru a se
evita influentarea membrilor comisiilor cu privire la aceasta&
(e pot or$ani"ea"a doua numaratori de catre doua comisii diferite& ,istele cu bunurile inventariate se
centrali"ea"a pe cod de produs si se compara apoi cele doua numaratori& In ca"ul in care re"ultatele celor
doua numaratori se potrivesc, atunci se poate considera ca numaratoarea a fost corecta& In ca"ul unei
discrepante intre anumite po"itii, se constituie o comisie de audit care renumara pentru a treia oara
bunurile de la acea po"itie si stabileste situatia reala&
.(.&. ,nventarierea bunurilor aflate asupra anga8atilor
<unurile aflate asupra an$a!ailor la data inventarierii EecBipament, ca"armament, scule, unelte
etc&@ se inventaria" i se trec #n liste de inventariere distincte, specificndu'se persoanele care
rspund de pstrarea lor& Fn cadrul evidenierii acestora pe formaii i locuri de munc, bunurile
vor fi centrali"ate i comparate cu datele din evidena teBnico'operativ, precum i cu cele din
evidena contabil&
.(.. ,nventarierea bunurilor apartinand altor entitati
<unurile e%istente #n entitate i aparinnd altor entiti :
#ncBiriate?
#n leasin$
#n concesiune
#n administrare
#n custodie
primite #n vederea vn"rii #n re$im de consi$naie, spre prelucrare etc&
12
Manual de proceduri de inventariere
se inventaria" i se #nscriu #n liste de inventariere distincte&
,istele de inventariere pentru aceste bunuri trebuie s conin informaii cu privire la numrul i
data actului de predare'primire i ale documentului de livrare, precum i alte informaii utile.
,istele de inventariere cuprin"nd bunurile aparinnd terilor se trimit i persoanei fi"ice
sau !uridice, romne ori strine, dup ca", creia #i aparin bunurile respective, #n termen de cel
mult 1. "ile lucrtoare de la terminarea inventarierii, urmnd ca proprietarul bunurilor s
comunice eventualele nepotriviri #n termen de . "ile lucrtoare de la primirea listelor de
inventariere&
Fn ca" de nepotriviri, entitatea deintoare este obli$at s clarifice situaia diferenelor
respective i s comunice constatrile sale persoanei fi"ice sau !uridice creia #i aparin bunurile
respective, #n termen de . "ile lucrtoare de la primirea sesi"rii&
A;entru societatile de leasin$DA(ocietile de leasin$ trebuie s solicite utili"atorilor furni"area
listelor de inventariere cu bunurile care fac obiectul contractelor de leasin$& Fn ba"a datelor
cuprinse #n aceste liste, societatea de leasin$ poate calcula i #nre$istra a!ustri pentru
deprecierea imobili"rilor sau a creanelor imobili"ate, dup ca"& Fn ca"ul #n care listele de
inventariere nu sunt furni"ate de ctre locatar, societatea de leasin$ va putea constitui a!ustri
pentru deprecierea bunurilor respective, pe ba"a preurilor de pia disponibile la data
inventarierii, innd seama de caracteristicile bunului ce face obiectul leasin$ului Ean de
fabricaie, durata de via@&;entru verificarea e%actitii informaiilor primite, societile de
leasin$ pot #ntreprinde verificri faptice la locatari, potrivit procedurilor proprii&D
;entru situaiile prev"ute la pre"entul punct, entitile deintoare ale bunurilor sunt obli$ate
s efectue"e inventarierea i s trimit spre confirmare listele de inventariere, dup cum
proprietarii acelor bunuri sunt obli$ai s cear confirmarea privind bunurile e%istente la teri&
2eprimirea confirmrii privind bunurile e%istente la teri nu repre"int confirmare tacit&
;entru bunurile depreciate, inutili"abile sau deteriorate, fr micare ori $reu vandabile,
comen"i #n curs, abandonate sau sistate, precum i pentru creanele i obli$aiile incerte ori #n
liti$iu se #ntocmesc liste de inventariere distincte sau situaii analitice separate, dup ca"&
Determinarea stocurilor faptice se face astfel #nct s se evite omiterea ori inventarierea de
dou sau de mai multe ori a acelorai bunuri.
1&
Manual de proceduri de inventariere
<unurile aflate #n e%pediie se inventaria" de ctre entitile furni"oare, iar bunurile
acBi"iionate aflate #n curs de aprovi"ionare se inventaria" de entitatea cumprtoare i se
#nscriu #n liste de inventariere distincte&
.(.;.,nventarierea produselor in curs de e3ecutie si a se"ifabricatelor
Fnainte de #nceperea inventarierii produselor #n curs de e%ecuie i a semifabricatelor din
producia proprie, este necesar:
s se predea la ma$a"ii i la depo"ite, pe ba"a documentelor, toate produsele i
semifabricatele a cror prelucrare a fost terminat?
s se colecte"e din secii sau ateliere toate produsele re"iduale i deeurile, #ntocmindu'
se documentele de constatare?
s se #ntocmeasc documentele de constatare i s se clarifice situaia semifabricatelor
a cror utili"are este #ndoielnic&
Fn ca"ul produselor #n curs de e%ecuie se inventaria" att produsele care nu au trecut prin
toate fa"ele Estadiile@ prelucrrii impuse de procesul teBnolo$ic de producie, ct i produsele
care, dei au fost terminate, nu au trecut toate probele de recepionare teBnic sau nu au fost
completate cu toate piesele i accesoriile lor&
Inventarierea se efectuea", de asemenea, pentru lucrrile i serviciile #n curs de e%ecuie sau
neterminate&
Materiile prime, materialele, piesele de scBimb, semifabricatele etc&, aflate #n seciile de
producie i nesupuse prelucrrii, nu se consider produse #n curs de e%ecuie& 5cestea se
inventaria" separat i se repun #n conturile din care provin, diminundu'se cBeltuielile, iar dup
terminarea inventarierii acestora se evidenia" #n conturile iniiale de cBeltuieli&
Inventarierea produselor, lucrrilor i serviciilor #n curs de e%ecuie din cadrul seciilor au%iliare
se face prin stabilirea stadiului de e%ecutare a acestora&
A,a entitile care au activitate de construcii'monta!, pe ba"a constatrii la faa locului, se
includ #n liste de inventariere distincte, pe cate$orii de lucrri i pri de elemente de
1'
Manual de proceduri de inventariere
construcii la care n'a fost e%ecutat #ntre$ul volum de lucrri prev"ute #n devi"e, respectiv
lucrri e%ecutate Eterminate@, dar nerecepionate de ctre beneficiar, denumirea obiectului i
valoarea determinat potrivit stadiului de e%ecuie, potrivit valorii din documentaia e%istent
Edevi"e@, precum i #n funcie de volumul lucrrilor reali"ate la data inventarierii&D
.(.8.,nventarierea creantelor si datoriilor fata de terti
)reanele i obli$aiile fa de teri sunt supuse verificrii i confirmrii pe ba"a e%traselor
soldurilor debitoare i creditoare ale conturilor de creane i datorii care dein ponderea
valoric #n totalul soldurilor acestor conturi, potrivit H*%trasului de contH sau puncta!elor
reciproce scrise&
Fn situaia entitilor care efectuea" decontarea creanelor i obli$aiilor pe ba" de deconturi
interne sau deconturi e%terne periodice confirmate de ctre parteneri, aceste documente pot
ine locul e%traselor de cont confirmate&
+esponsabilitate in trimiterea e%traselor de cont catre terte parti revine departamentului
contabilitate&
*%trasele se pot trimite :
prin fa% Ein acest ca" se va pastra confirmarea de trimitere listata de fa%@?
prin mail Eavand $ri!a ca e%trasele sa fie primite inapoi scanate, semnate si stampilate@
prin posta, cu confirmare de primire&
Dupa primirea e%traselor se vor face reconcilieri intre evidenta proprie si evidenta tertului si se
vor re$la eventualele diferente :
*%emple de situatii care pot sa apara :
in ca"ul furni"orilor, se poate constata ca anumite facturi emise de furni"ori nu au fost
primite si inre$istrate de societate& In acest ca", se va solicita retrimiterea acestora de
catre furni"ori si se va asi$ura, in masura posibilitatilor, inre$istarea lor pana la sfarsitul
e%ercitiului financiar, mai ales daca suma acestora este semnificativa&
2)
Manual de proceduri de inventariere
In ca"ul clientilor se poate constata ca anumite facturi emise de societate nu au fost
inre$istrate de client, si atunci se vor retrimite documentele catre acestia& 5ceasta
situatie nu afectea"a contabilitatea societatii&
*%ista posibilitatea ca datorita unor probleme de comunicare Efurni"ori din alta tara, pentru
care nu se poate stabili o comunicare prin fa%/mail/telefon/posta, sau la care nu e%ista
disponibilitatea de a da curs solicitarii companiei @ sa nu poata fi obtinute toate e%trasele&
)u toate acestea, se va incerca obtinerea macar a confirmarilor de la furni"orii semnificativi&
Gormatul e%trasului de cont este cel recomandat de - 3.12/2009&*%trasele se vor semna si
stampila inainte de trimitere si li se vor aloca numere de iesire in re$istrul de intrari/iesiri al
unitatii&
;entru furni"orii/ clientii e%terni, confirmarile de sold se vor intocmi intr'o limba de circulatie
universala&
Ar4ivarea : e%trasele de cont insotite de confirmarea trimiterii, de raspunsurile la e%trase
provenite de la terti si de o reconciliere a celor doua solduri se vor arBiva intr'un dosar separat,
ane%a la dosarul de inventariere&
.(.!.,nventarierea disponibiliatilor banesti si altor valori si"ilare
Departamentul contabilitate va intocmi situatii cu soldurile conturilor de tre"orerie&
Disponibilitile bneti, cecurile, cambiile, biletele la ordin, scrisorile de $aranie, acreditivele,
ipotecile, precum i alte valori aflate #n casieria entitilor se inventaria" #n conformitate cu
prevederile le$ale& Disponibilitile #n lei i #n valut din casieria entitii se inventaria"
obli$atoriu #n ultima "i lucrtoare a e%erciiului financiar, dup #nre$istrarea tuturor
operaiunilor de #ncasri i pli privind e%erciiul respectiv, confruntndu'se soldurile din
re$istrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate
Disponibilitile aflate #n conturi la bnci sau la unitile Ire"oreriei (tatului se inventaria"
prin confruntarea soldurilor din e%trasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea
entitii&
21
Manual de proceduri de inventariere
Fn acest scop, e%trasele de cont din "iua de 31 decembrie sau din ultima "i bancar, puse la
dispo"iie de instituiile de credit i unitile Ire"oreriei (tatului, vor purta tampila oficial a
acestora&
In dosarul de inventariere se va ane%a o copie dupa re$istrul de casa si dupa e%trasele de cont
de la data de referinta a inventarului, declaratia de la casier, si copie dupa ultimele documente
de intrare/iesire a numerarului din casierie, precum si o reconciliere a sumelor &
.(.1#.,nventarierea titlurilor pe ter"en lung
Inventarierea titlurilor pe termen scurt i lun$ se efectuea" pe ba"a documentelor care atest
deinerea acestora Ere$istrul acionarilor, documente care au stat la ba"a acBi"iiei sau primirii
cu titlu $ratuit@ cu respectarea le$islaiei #n vi$oare&
;entru toate celelalte elemente de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, cu oca"ia
inventarierii, se verific realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la teri
se fac cereri de confirmare, care se vor ataa la listele respective dup primirea confirmrii&
.(.11.,nventarierea activelor fara substan10 "aterial0: a datoriilor 5i capitalurilor proprii
;entru inventarierea elementelor de natura activelor care nu au substan material, a
datoriilor i capitalurilor proprii se #ntocmesc situaii analitice distincte, de catre
departamentul contabilitate&
Iotalul situaiilor analitice astfel #ntocmite se verific cu soldurile conturilor sintetice
corespun"toare, care se preiau #n H+e$istrul'inventarH &
;entru a confirma realitatea soldurilor se vor atasa documente !ustificative pentru miscarile
inre$istrate pe conturi de la ultima inventariere&
De e%emplu :
pentru conturile de re"ultat reportat se vor ane%a Botararile 5:5 de reparti"are a
dividendelor sau de reportare a profitului pentru e%ercitiul financiar urmator?
22
Manual de proceduri de inventariere
pentru conturile de capital sociale si re"erve se vor ane%a Botararile 5:5 de ma!orare/
diminuare a capitalului social?
;entru conturile de re"erve din reevaluare se vor ane%a e%trase din raportul
evaluatorului autori"at
astfel incat, pe ba"a acestora sa poata fi reconsituit soldul din contabilitate&
.&. *redarea listelor de inventariere
Dupa verificarea listelor /situatiilor analitice scriptice cu situatia faptica, misiunea comisiilor de
inventariere se apropie de sfarsit&
;e ultima fil a listei de inventariere, $estionarul trebuie s menione"e dac toate bunurile i
valorile bneti din $estiune au fost inventariate i consemnate #n listele de inventariere #n
pre"ena sa& De asemenea, acesta menionea" dac are obiecii cu privire la modul de efectuare
a inventarierii& Fn acest ca", comisia de inventariere este obli$at s anali"e"e obieciile, iar
conclu"iile la care a a!uns se vor meniona la sfritul listelor de inventariere&
,istele de inventariere se semnea" pe fiecare fil de ctre preedintele i membrii comisiei de
inventariere, de ctre $estionar, precum i de ctre specialiti solicitai de ctre preedintele
comisiei de inventariere pentru participarea la identificarea bunurilor inventariate&
AFn ca"ul $estiunilor colective Ecu mai muli $estionari@, listele de inventariere se semnea" de
ctre toi $estionarii, iar #n ca"ul predrii'primirii $estiunii, acestea se semnea" att de ctre
$estionarul predtor, ct i de ctre cel primitor&D
..<tabilirea rezultatelor inventarierii
+e"ultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic i #nscrise #n
listele de inventariere cu cele din evidena teBnico'operativ Efiele de ma$a"ie@ i din
contabilitate&
23
Manual de proceduri de inventariere
Fnainte de stabilirea re"ultatelor inventarierii se procedea" la o anali" a tuturor stocurilor
#nscrise #n fiele de ma$a"ie i a soldurilor din contabilitate pentru bunurile inventariate& *rorile
descoperite cu aceast oca"ie trebuie corectate operativ, dup care se procedea" la stabilirea
re"ultatelor inventarierii prin confruntarea cantitilor consemnate #n listele de inventariere cu
evidena teBnico'operativ pentru fiecare po"iie&
+esposabila cu reconcilierea inventarului faptic si scriptic este : Acomisia de inventariere,
coordonata de presedinteD
.;.+valuarea la inventar
*valuarea, cu oca"ia inventarierii, a elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor
proprii se va efectua cu respectarea principiului permanenei metodelor, potrivit cruia modelele
i re$ulile de evaluare trebuie meninute, asi$urnd comparabilitatea #n timp a informaiilor
contabile&
,a stabilirea valorii de inventar a bunurilor se aplic principiul prudenei, potrivit cruia se ine
seama de toate a!ustrile de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare&
Fn ca"ul #n care se constat c valoarea de inventar este mai mare dect valoarea cu care acesta
este evideniat #n contabilitate, #n listele de inventariere se #nscriu valorile din contabilitate&
Fn ca"ul #n care valoarea de inventar a bunurilor este mai mic dect valoarea din contabilitate,
#n listele de inventariere se #nscrie valoarea de inventar&
;entru elementele de natura activelor la care s'au constatat deprecieri, pe ba"a listelor de
inventariere #ntocmite distinct comisia de inventariere face propuneri de a!ustri pentru
depreciere sau a!ustri pentru pierdere de valoare, dup ca", ori de #nre$istrare a unor
amorti"ri suplimentare Epentru deprecierile ireversibile ale imobili"rilor amorti"abile@, acolo
unde este ca"ul, artnd totodat cau"ele care au determinat aceste deprecieri&
.8.*lusuri si lipsuri la inventar
24
Manual de proceduri de inventariere
;entru toate plusurile, lipsurile i deprecierile constatate la bunuri, precum i pentru pa$ubele
determinate de e%pirarea termenelor de prescripie a creanelor sau din alte cau"e, comisia de
inventariere solicit e%plicaii scrise de la persoanele care au rspunderea $estionrii bunurilor,
respectiv a urmririi decontrii creanelor&
;e ba"a e%plicaiilor primite i a documentelor anali"ate, comisia de inventariere stabilete
natura lipsurilor, pierderilor, pa$ubelor i deprecierilor constatate, precum i natura plusurilor,
propunnd, #n conformitate cu dispo"iiile le$ale, modul de re$ulari"are a diferenelor dintre
datele din contabilitate i cele faptice, re"ultate #n urma inventarierii&
Fn situaia constatrii unor plusuri #n $estiune, bunurile respective se evaluea" potrivit
re$lementrilor contabile aplicabile&
.8.1.Co"pensarea plusurilor si "inusurilor de inventar
,a stabilirea valorii debitului, #n ca"urile #n care lipsurile #n $estiune nu sunt considerate
infraciuni, se are #n vedere posibilitatea compensrii lipsurilor cu eventualele plusuri constatate,
dac sunt #ndeplinite urmtoarele condiii:
s e%iste riscul de confu"ie #ntre sorturile aceluiai bun material, din cau"a asemnrii #n
ceea ce privete aspectul e%terior:
culoare,
desen
model
dimensiuni
ambala! sau
alte elemente?
diferenele constatate #n plus sau #n minus s se refere la:
aceeai perioad de $estiune i la
aceeai $estiune&
25
Manual de proceduri de inventariere
2u se admite compensarea #n ca"urile #n care s'a fcut dovada c lipsurile constatate la
inventariere provin din sustra$erea sau din de$radarea bunurilor respective datorat vinoviei
persoanelor care rspund de $estionarea acestor bunuri&
.8.2.$iste cu produse co"pensabile
5nual, administratorul/ii societatii aproba listele cu sorturile de produse, mrfuri, ambala!e i
alte valori materiale care #ntrunesc condiiile de compensare datorit riscului de confu"ie &
5ceste liste servesc pentru u"ul intern al societatii, ca document !ustificativ pentru
compensarile care au loc cu oca"ia inventarierii&
.8.3.+fectuarea co"pensarii
)ompensarea se face pentru cantiti e$ale #ntre plusurile i lipsurile constatate&
Fn ca"ul #n care cantitile sorturilor supuse compensrii, la care s'au constatat plusuri, sunt mai
mari dect cantitile sorturilor admise la compensare, la care s'au constatat lipsuri, se va
proceda la stabilirea e$alitii cantitative prin eliminarea din calcul a diferenei #n plus& 5ceast
eliminare se face #ncepnd cu sorturile care au preurile unitare cele mai sc"ute, #n ordine
cresctoare&
Fn ca"ul #n care cantitile sorturilor supuse compensrii, la care s'au constatat lipsuri, sunt
mai mari dect cantitile sorturilor admise la compensare, la care s'au constatat plusuri, se va
proceda, de asemenea, la stabilirea e$alitii cantitative prin eliminarea din calcul a cantitii
care depete totalul cantitativ al plusurilor& *liminarea se face #ncepnd cu sorturile care au
preurile unitare cele mai sc"ute, #n ordine cresctoare&
;entru bunurile la care sunt acceptate sc"minte, #n ca"ul compensrii lipsurilor cu plusurile
stabilite la inventariere, sc"mintele se calculea" numai #n situaia #n care cantitile lips sunt
mai mari dect cantitile constatate #n plus&
2!
Manual de proceduri de inventariere
Fn aceast situaie, cotele de sc"minte se aplic #n primul rnd la bunurile la care s'au
constatat lipsurile&
Dac #n urma aplicrii sc"mintelor respective mai rmn diferene cantitative #n minus,
cotele de sc"minte se pot aplica i asupra celorlalte bunuri admise #n compensare, la care s'au
constatat plusuri sau la care nu au re"ultat diferene&
Diferena stabilit #n minus #n urma compensrii i aplicrii tuturor cotelor de sc"minte,
repre"entnd pre!udiciu pentru entitate, se recuperea" de la persoanele vinovate, #n
conformitate cu dispo"iiile le$ale&
2ormele privind limitele admisibile la perisabilitate sau cele stabilite intern nu se aplic
anticipat, ci numai dup constatarea e%istenei efective a lipsurilor i numai #n limita acestora&
De asemenea, limitele de perisabilitate nu se aplic automat, acestea fiind considerate limite
ma%ime&
.!.,"putarea
Fn ca"ul constatrii unor lipsuri imputabile #n $estiune, administratorii trebuie s imput
persoanelor vinovate bunurile lips la valoarea lor de #nlocuire&
;rin valoare de #nlocuire se #nele$e costul de acBi"iie al unui bun cu caracteristici i $rad de
u"ur similare celui lips #n $estiune la data constatrii pa$ubei, care cuprinde preul de
cumprare practicat pe pia, la care se adau$ ta%ele nerecuperabile, inclusiv I65, cBeltuielile
de transport, aprovi"ionare i alte cBeltuieli, accesorii necesare pentru punerea #n stare de
utilitate sau pentru intrarea #n $estiune a bunului respectiv&
Fn ca"ul bunurilor constatate lips, ce urmea" a fi imputate, care nu pot fi cumprate de pe
pia, valoarea de imputare se stabilete de ctre o comisie format din specialiti #n domeniul
respectiv&
.1#.,ntoc"irea procesului verbal de inventariere
Proces verbal de
inventariere.doc
22
Manual de proceduri de inventariere
+e"ultatele inventarierii se #nscriu de ctre comisia de inventariere #ntr'un proces'verbal&
;rocesul'verbal privind re"ultatele inventarierii va conine, #n principal, urmtoarele elemente:
data #ntocmirii?
numele i prenumele membrilor comisiei de inventariere?
numrul i data deci"iei de numire a comisiei de inventariere?
$estiunea/$estiunile inventariat/inventariate
data #nceperii i terminrii operaiunii de inventariere
re"ultatele inventarierii,
conclu"iile i propunerile comisiei cu privire la cau"ele plusurilor i ale lipsurilor
constatate i persoanele vinovate, precum i propuneri de msuri #n le$tur cu acestea
volumul stocurilor depreciate, fr micare, cu micare lent, $reu vandabile, fr
desfacere asi$urat i
propuneri de msuri #n vederea reinte$rrii lor #n circuitul economic
propuneri de scoatere din funciune a imobili"rilor corporale, respectiv din eviden a
imobili"rilor necorporale
propuneri de scoatere din u" a materialelor de natura obiectelor de inventar i declasare
sau casare a unor stocuri
constatri privind pstrarea, depo"itarea, conservarea, asi$urarea inte$ritii bunurilor
din $estiune, precum i alte aspecte le$ate de activitatea $estiunii inventariate&
7er"en de predare : / "ile lucratoare de la data incBeierii inventarierii
;ropunerile cuprinse #n procesul'verbal al comisiei de inventariere se pre"int, #n termen de /
"ile lucrtoare de la data #ncBeierii operaiunilor de inventariere, administratorului,
ordonatorului de credite sau persoanei responsabile cu $estiunea entitii& 5cesta, cu avi"ul
conductorului compartimentului financiar'contabil i al conductorului compartimentului !uridic,
decide asupra soluionrii propunerilor fcute, cu respectarea dispo"iiilor le$ale&
2&
Manual de proceduri de inventariere
AIn ca"ul in care se stabilesc comisii distincte pentru evaluarea diverselor elemente
patrimoniale, se pot intocmi procese verbale separate de catre membrii comisiilor respective Ede
e%emplu proces verbal de inventariere a tre"oreriei, proces verbal de inventariere a stocurilor,
etc @& 5cestea se intocmesc de catre responsabilii fiecarei comisii, se semnea"a de catre toti
membrii acestora, iar conclu"iile finale se preiau in procesul verbal centrali"ator &D
Dupa intocmirea si aprobarea proceselor verbale de inventariere, misiunea comisiilor de
inventariere incetea"a&
.11.,nregistrarea rezultatelor inventarului
7er"en : / "ile lucratoare de la aprobarea procesului verbal de inventariere&
+e"ultatele inventarierii trebuie #nre$istrate #n evidena teBnico'operativ #n termen de cel mult
/ "ile lucrtoare de la data aprobrii procesului'verbal de inventariere de ctre administrator,
ordonatorul de credite sau persoana responsabil cu $estiunea entitii&
+esponsabilitatea inre$istrarii re"ultatului inventarierii revine departamentului contabilitate&
.12. Casarea
In urma efectuarii inventarierii pot re"ulta din partea comisiei de inventariere, propuneri de
casare & ;entru aceste propuneri se intocmesc liste de casare separate&
In urma aprobarii inventarului se trece la casarea propriu "isa&
.12.1. =u"irea co"isiei de casare
)asarea se efectua"a de catre o comisiei de casare numita prin deci"ie scrisa emisa de aceleasi
persoane care semnea"a deci"ia de inventariere mentionata la punctul 4&1&

2'
Manual de proceduri de inventariere
.12.2. *rocesul verbal de casare
Proces verbal de
casare.doc
)omisia de casare intocmeste procesul verbal de casare care sa ateste efectuarea casarii&
Daca in urma casarii re"ulta materiale care pot fi valorificate, se intocmeste si un process
verbal de valorificare in care sunt trecute materialele re"ultate Edenumire si cantitate@&
,a dosarul de casare se arBivea"a :
' procesele verbale de inventariere in care s'au facut propunerile de casare , aprobate de
persoanele abilitate conform pre"entei proceduri ?
' deci"ia de numire a comisiei de casare?
' procesul verbal de casare?
' procesul verbal de valorificare&
.13.,ntoc"irea registrului inventar
H+e$istrul'inventarH este un document contabil obli$atoriu #n care se #nscriu re"ultatele
inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, $rupate dup
natura lor, conform posturilor din bilan&
*lementele de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii #nscrise #n re$istrul'inventar au
la ba" listele de inventariere, procesele'verbale de inventariere i situaiile analitice, dup ca",
care !ustific coninutul fiecrui post din bilan&
AFn ca"ul #n care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele re"ultate din operaiunea de
inventariere se actuali"ea" cu intrrile sau ieirile din perioada cuprins #ntre data inventarierii
i data #ncBeierii e%erciiului financiar, datele actuali"ate fiind apoi cuprinse #n re$istrul'
inventar& -peraiunea de actuali"are a datelor re"ultate din inventariere se va efectua astfel
#nct la sfritul e%erciiului financiar s fie reflectat situaia real a elementelor de natura
activelor, datoriilor i capitalurilor propriiD&
3)
Manual de proceduri de inventariere
)ompletarea re$istrului'inventar se efectuea" #n momentul #n care se stabilesc soldurile
tuturor conturilor bilaniere, inclusiv cele aferente impo"itului pe profit, i a!ustrile pentru
depreciere sau pierdere de valoare, dup ca"&
;e ba"a re$istrului'inventar i a balanei de verificare #ntocmite la finele e%erciiului financiar
se #ntocmete bilanul, parte component a situaiilor financiare anuale, ale crui posturi trebuie
s corespund cu datele #nre$istrate #n contabilitate, puse de acord cu situaia real a
elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, stabilit pe ba"a inventarului&
.1(. Ar4ivarea dosarului de inventar
Dosarul de inventariere va fi arBivat alaturi de documentele financiar'contabile ale anului&
Inainte de predarea la arBiva, departamentul financiar' contabil va efectua o ultima verificare a
continutului acestuia&
)a si o recapitulare a procedurilor descrie anterior, dosarul de inventariere va cuprinde
urmatoarele documente, semnate de persoanele abilitate, asa cum au fost pre"entate anterior&
deci"ia de inventariere ?
declaratiile de inceput de inventar de la $estionari/casieri?
listele de inventariere ?
documentele !ustificative pentru situatia conturilor : re$istru de casa, e%tras de cont,
state de plata, etc&
e%trasele de cont cu confirmarile de la terti?
documentele !ustificative privind reconcilierile efectuate intre faptic si scriptic?
lista de produse compensabile?
procesul verbal de inventariere?
procesul verbal de casare
31