INITIEREA PROIECTULUI

Cursul 3A
Managementul ciclului
proiectului
O alta viziune
Procese de management de proiect
Proiectele sunt compuse din
procese.

Procesele de management de
proiect
= succesiunea activitatilor
care se executa pe perioada
de viata a proiectului pentru a
obtine rezultatele acestuia.
Grupe de Procese de
Management de Proiect

1. Grupul proceselor de
initiere (definire)
2. Grupul proceselor de
planificare
3. Grupul proceselor de
executie (organizare)
4. Grupul proceselor de
control
5. Grupul proceselor de
inchidere

Etape Proiect
1. Grupul proceselor de initiere (definire)
Cuprinde
identificarea problemei de rezolvat
definirea proiectului in termeni de obiective urmarite
(stabilirea obiectivelor, scopului, rezultatelor)
investigarea fezabilitatii
obtinerea autoritorizatiei de demarare a proiectului

Mai poate cuprinde:
organizarea mecanismelor de finantare
obtinerea avizelor
solutionarea problemelor de mediu si de contractare
definirea proiectului in termeni generali si particulari
angajarea ferma a resurselor necesare executiei proiectului
2.Grupul proceselor de planificare
Procesele utilizate pentru intocmirea planurilor fezabile
de actiune.
Dezvoltarea Planului de Proiect


Definirea activitatilor
Identificarea dependentelor
intre activitatile proiectului
Estimarea duratei activitatilor
Dezvoltarea planificarii in timp
-----------------------------------
Planificare resurse
Alocarea resurselor umane
-----------------------------------
Estimare costuri
Alocarea costurilor pe activitati
Planificarea calitatii
---------------------------------------
Planificarea organizationala
---------------------------------------
Planificarea comunicarii
----------------------------------------
Identificarea riscurilor
Analiza calitativa a riscurilor
Analiza cantitativa a riscurilor
Planificarea raspunsului la
risc
----------------------------------------
Planificarea achizitiilor
3. Grupul proceselor de executie
Se refera la :

organizarea initiala,
demararea proiectului si
executia proiectului
conform planificarii
coordonarea resurselor
umane si a celorlalte
resurse din proiect

Se concentreaza pe resursele
proiectului si pe
determinarea executiei
efective a lucrarilor!


Executia Planului de Proiect
Asigurarea calitatii
Formarea echipei
Diseminarea informatiei
Organizarea si realizarea
achizitiilor
Administrarea contractelor
(urmarirea relatiilor cu
furnizorii)


4. Grupul proceselor de control


Se concentreaza pe asigurarea atingerii obiectivelor
proiectului, respectiv pe cele patru elemente:
timp
cost
calitate
sfera de actiune

Procese de monitorizare a acestor elemente in raport
cu planurile proiectului, identificarea abaterilor de la
plan si efectuarea corectiilor.
5. Grupul proceselor de inchidere
Se refera la activitatile de incheiere a proiectului

Includ activitati referitoare la determinarea acceptarii
produsului rezultat din proiect si finalizarea organizata
a proiectului.
Produsul proiectului trebuie integrat in organizatia
pentru care a fost proiectat
Resursele trebuie demobilizate si realocate in alta parte
Se testeaza punerea in functiune a produsului realizat

1. Initierea Proiectului
n acest stadiu trebuie sa se raspunda la urmatoarele
intrebari:
1. Care este problema de rezolvat?
2. Cine sunt componentii/membrii grupurilor tinta?
3. Este oare nevoie de acest proiect? Reflecta el nevoile reale ale
comunitatii?
4. Este comunitatea de acord ca aceasta problema este reala?
Doreste oare comunitatea acest proiect? Care ar fi solutiile lor?
5. Care ar fi oportunitatile proiectului? Ce are el nou, inovator?
6. Ce anume o sa schimbe proiectul?
Cateva intrebari
1. Initierea Proiectului
11
Colectarea de informatii
despre cadrul legal/social/politic/economic (piata
existenta a organizatiei si produselor ei si previzionarea
pietei viitoare)
Analiza nevoilor.
Identificarea problemei si analiza ei
Analiza factorilor interesati si organizarea de
consultari cu principalii factori implicati
(stakeholders)
Realizarea de activitati pregatitoare privind
identificarea temelor/ideilor de proiecte
(analize preliminare sumare - cerinte, studiu
prefezabilitate, analize costbeneficiu, dezvoltarea de
scenarii, compararea alternativelor)
Schitarea propunerii de proiect. Decizia de
continuare (inclusiv atragerea de fonduri).
1. Initierea Proiectului
Colectarea de informatii
Analiza
sociala
Situatia
grupului
tinta
Analiza
problemei
Conditiile
economice
Analiza
politica
Proiectele nu se desfasoara izolat exista un
mediu care le genereaza si cu care
interactioneaza!
Mediul de lucru al
organizatiei este
definit de:
Mediul Social
Tehnologie
Economie
Mediul Ecologic
Climatul Politic
(legislativ si
administrativ)
Proiectele trebuie sa se incadreze in strategia
organizatiei si sa contribuie direct la realizarea misiunii si
indeplinirea obiectivelor !
Factori
STEEP
Cum sa procedam pentru a
realiza ce ne-am propus ?
Care este rolul nostru aici?
Unde ne aflam in acest
moment?
Ce dorim sa realizam?
Un proiect poate fi o modalitate de a folosi o strategie sau mai multe pentru a realiza unul sau mai
multe obiective ale organizatiei.
Factor important in succesul unui proiect = existenta unei misiuni declarate, a unor obiective
asumate si intelese de toti (inclusiv conducerea)
Intrebari cheie Raspunsuri
1. Initierea Proiectului
Planificarea strategica la nivelul
unei organizatii
Planificarea nseamn privirea ctre viitor i luarea unor decizii referitor la ce
va face o organizatie pe termen scurt, mediu i lung.

De ce un plan strategic ?
1 Ofera organizatiei sansa de a directiona viitorul ei
2 Ajuta organizatia sa identifice probleme cu care se confrunta si sa se adapteze la schimbari
3 Ofera posibilitatea rezolvarii problemelor in parteneriat si a echilibrarii resurselor precare
4 Protejeaza si face posibile cele mai multe investitii urmareste cresterea economica si a
afacerilor
5 Ajuta organizatia sa fie sigura ca dezvoltarea inseamna o organizatie mai buna, nu doar una mai
mare
6 Incurajeaza dezvoltarea economica durabila
7 Ajuta organizatia sa-si pastreze baza de resurse
8 Protejeaza dreptul de proprietate si valorile proprietatii
9 Asigura o justificare legala pentru deciziile si hotararile emise de organizatie
10 Permite luarea in considerare a impactului viitor antrenat de deciziile luate in prezent

Poate implica fluxuri simultane de idei atat
de sus in jos, cat si de jos in sus, astfel
incat ceea ce se obtine sa devina obiective ale
organizatiei in vederea impunerii schimbarilor
necesare.
Schimbarile pot apare si din exteriorul
organizatiei: ex. un raspuns care trebuie dat
unor schimbari legislative; un efort suplimentar
ce trebuie depus pentru respectarea unor
standarde noi; o ideee din partea unui client
potential al firmei, etc.
Planificarea strategica la nivelul
unei organizatii

Analiza S.W.O.T.

Factorii externi Factori STEEP
Sociali Tehnologici Ecologici Economici Politici
16
Mediu
intern
1. Initierea Proiectului
17
Instrument analitic ce permite studierea Mediului
Extern si Intern al unei organizatii
S-W-O-T

Concluzii
Se decide modul in care sa fie sporite Punctele
Tari (=Forta) , abordate si minimizate Punctele
Slabe (=Slabiciuni), sa se beneficieze de
Oportunitati, sa se evite Amenintarile

Analiza S.W.O.T.

1. Initierea Proiectului

Pentru ce?



S (Puncte Tari) W (Puncte Slabe)
1. Care sunt avantajele noastre ?
2. Ce facem bine ?
3. Pe ce ne bazam ?
4. Ce caracteristici favorabile avem ?
1. Care sunt dezavantajele noastre?

2. Ce nu facem facem bine ?
O (Oportunitati) T (Amenintari)
1. Care sunt factorii externi favorabili
noua ?

2. Unde avem sanse ?

1. Care sunt schimbarile care ne
dezavantajeaza ?

2. Care sunt cerintele noi pe care nu
putem sa le indeplinim?


Analiza S.W.O.T.

1. Initierea Proiectului
19

O companie produce mobilier. Vrea sa-si orienteze productia
spre un nou segment de piata : mobilierul de birouri.

Puncte Tari Puncte Slabe
clienti stabili
reputatie buna
afacere viabila si profitabila acum are un
departament vanzari experimentat in
vanzarea si prezentarea produselor proprii
venituri insuficiente pentru cercetare si
dezvoltare produse noi
nu s-au explorat alte piete
unele produse nu se vand prea bine
unele linii de fabricatie sunt invechite
Oportuniti Ameninri
un nr. important de produse au piata atat
comerciala, cat si industriala
interes al consumatorilor pentru produse
care ar putea fi realizate de comp.
constructia de spatii pentru birouri a luat
avant

concurentii pot copia modelele companiei si
le pot realiza mai bine/ieftin

Exemplu de analiza SWOT
Exemplu de analiza SWOT
Evaluarea activitatii unei Universitati
Exemplu de analiza SWOT
Evaluarea sistemului socio-economic a municipiul Rmnicu
Vlcea
Puncte Tari Puncte Slabe
Resurse complexe i poluare moderat
Industrie diversificat pentru export
Aezare geografic favorabil turismului
Calificare bun a forei de munc
Servicii publice bine organizate
Sistem educaional de nivel ridicat
Structura etnic omogen
Constrngeri de relief
Servicii turistice de slab calitate
Investiii interne i strine sczute
Transport n comun deficitar i poluant
Diminuare suprafee spaii verzi
Procent ridicat de pensionari
omaj n cretere
Oportuniti Ameninri
Exporturi preponderente n U.E
Posibiliti concesionare servicii publice
Programe construcii locuine sociale
Adoptare SMM i certificare ISO 14001
Asistena medical mbuntit
Lipsa efecte suprapopulare
Mass media local bine reprezentat
Mediu economic ostil
Lipsa stimulente fiscale
Creterea gradului de srcie
Dezvoltare economic nesustenabil
Propietate agricol divizat
Dificulti n colectare venituri la buget
Creterea delincvenei, inclusiv juvenile
22
Analiza SWOT

Exercitiu



Pe baza celor spuse anterior, realizati o scurta analiza
SWOT a grupului sau departamentului unde lucrati sau
organizatiei din care proveniti.

Incercati sa enumerati cel putin trei elemente din fiecare
categorie.

Analiza
Grupurilor de
Interes
(Steakeholders)
Analiza
Problemei
Analiza
Obiectivelor
Alegerea
Strategiilor
Logica
intervientiei
Matricea
Strategiei
Steakeholder
Arborele
problemelor
Arborele
Obiectivelor
Analiza
fezabilitatii
Analiza Cost
Beneficiu & Cost
- ficacitate
Logframe
PROCES
METODE
PAS 1
PAS 2
PAS 3
PAS 4 PAS 5
1. Initierea Proiectului
1. Initierea Proiectului
Sponsor
Proiect
Sponsor
Proiect
Manager
Proiect
Managementul
Echipei Proiectului
Echipa
Proiect
Grup Interes
Proiect
Prima sarcin n faza de analiz este
determinarea celor ce ar putea fi
implicai sau afectai de proiect.
Ca grup de interese pot fi definite
persoanele, grupuri de persoane,
organizaii, instituii care sunt sau ar
putea fi interesate sau afectate de
proiect.
Prin analiz se identific
problemele cheie, obligaiile i
oportunitile cu care se confrunt
aceste grupuri de interese.
1. Initierea Proiectului
Care sunt persoanele, grupurile, institutiile afectate de problema?
Care sunt interesele si pozitiile grupurilor fata de problema respectiva?
Ce ar avea de castigat fiecare grup daca problema ar fi rezolvata?
Care este gradul de implicare si care sunt resursele pe care fiecare grup
le poate investi in proiect?
Care este grupul tinta al proiectului (categoria de persoane carora li se
adreseaza proiectul)?
Care sunt beneficiarii proiectului (categoria de persoane care vor avea
de castigat in urma proiectului)?
Care sunt cei afectati de proiect (categoria de persoane care vor avea
de pierdut in urma proiectului)?

Managerii + echipa
Clientii
Sponsorul (Promotorul)
Finantatorul
Beneficiarul
Utilizatorul final
Clientul final

Grupurile de persoane
cointeresate
Participantii la proiect (stakeholders) - orice persoana sau grupuri de
persoane care au un interes intr-un proiect.
Exemple:
Managerii din esalonul
superior
Managerii de linie din alte
compartimente
functionale
Finantatorul
Utilizatorii directi
Utilizatorii finali
Reprezentanti ai adm.
locale
1. Initierea Proiectului
Participarea Stakeholders:
permite formularea si/sau adaptarea proiectelor la
conditiile sociale, economice si politice;
permite obtinerea de informatii relevante;
intareste relevanta obiectivelor in relatie cu nevoile;
arata cum stakeholders percep realitatea ;
intareste capacitile locale;
intareste societatea civila si
procesul democratic
1. Initierea Proiectului
Scopul analizei se realizeaz identificnd:
motivaia grupurilor de interese n legtur cu
problemele abordate i cu implicarea lor n proiect
conflictele i interesele comune ntre grupurile de
interese, care vor afecta gradul de risc al proiectului
relaii existente i poteniale ntre grupurile de interese
care pot fi construite pentru a spori persperctivele de
succes ale proiectului
modurile concrete prin care diferitele grupuri de
interese pot participa la proiect

1. Initierea Proiectului
Pasul 1: Analiza Factorilor interesati
Cum sa procedam?
1. Identicati grupurile/institutiile
importante
2. Clasificati (grupuri tinta, beneficiari,
grupuri de interese, contractori, etc.)
3. Caracterizati si analizati strategiile
acestora
4. Identificati consecintele pentru
proiect
Aspecte de referinta:
1. Caracteristicile grupului:
Social, economic
Statutul grupului
(formal/informal)
Structura (conducere)
Perceptia problemelor
Pasul 1: Analiza Factorilor interesati
2. Interese, motivare:
Nevoi, aspiratii
Strategie posibila
Interese (deschise/ascunse)
Asteptari & preocupari
Atitudini fata de proiect
Pasul 1: Analiza Factorilor interesati

3. Sensibilitate la aspectele
interconectate
Diferente intre barbati si femei, mediu

4. Potential si constrangeri:
Puncte tari, Puncte slabe
Posibile contributii
Pasul 1: Analiza Factorilor interesati

Concluzii pentru proiect:

Cum se poate tine cont de
grup?
Ce actiuni se pot intreprinde?
Cum se poate aborda grupul?
Pasul 1: Analiza Factorilor interesati
Informaiile despre grupurile
de interese pot fi colectate prin:
Conversaii particulare
Participare la workshopuri,
seminarii, conferine, focus
grupuri, dezbateri publice
Analiza mass mediei, citirea
de reviste specializate,
consultarea de pagini web,
consultarea bancilor de date
Urmtoarele atitudinii
trebuiesc evitate n politica de
comunicare:
"Noi tim ce este bine
pentru voi".
"Noi tim ce vrea lumea".
"Oamenii sunt la fel i se
comport la fel oriunde s-ar
afla".
Pasul 1: Analiza Factorilor interesati
Urmtoarea list de probleme de discutat, poate fi avut n
vedere:
Ce roluri i responsabiliti trebuiesc asumate de ctre
fiecare grup de interese dac proiectul are succes?
Sunt rolurile i responsabilitile plauzibile i realiste?
Ce rspunsuri negative ar putea fi din partea grupurilor de
interese i care ar fi impactul lor asupra proiectului?
Ct de probabile sunt aceste rspunsuri negative i
reprezint ele riscuri majore pentru proiect?
Evaluarea
intereselor

matricea
grupurilor de
interese
Persoanele
sau grupurile
de interes

Ce
urmaresc?

Reactiile lor
in trecut

Comportament
probabil

Schimbare
pozitiva sau
negativa

Reactii
previzibile
Idei privind
calea de
urmat
Pasul 1: Analiza Factorilor interesati
Cooperare
intensa
Cooperare
fara interes
Cooperare
de interes
1. Initierea Proiectului
Pasul 1: Analiza factorilor interesati
Diagrama Venn
Diagrama Venn
Plasarea de cercuri n mai multe
pozitii n dreptul desenului care
reprezinta tema analizata:
1. Cerc extern - reprezinta faptul
ca actorii grupului nu au interes
comun cu tema de dezvoltare.
2. Cerc tangent - reprezinta
schimb de informatii ntre actori si
aria de dezvoltare.
3. Suprapunere partiala -
reprezinta o anumita cooperare
ntre actori si aria de dezvoltare
4. Suprapunere accentuata -
nseamna o cooperare intensa.
METODA
Grupuri
de interes
A B C D
A X
A B A C A D
B
B A
X
B C B D
C
C A C B
X -
D
D A D B D C
X
Pot fi utilizate urmatoarea
grila de evaluare:
1- parteneriat sau conflict slab
2 parteneriat/conflict mijlociu
3 parteneriat/conflict mare
0 - relatie indiferenta
Spatiul deasupra diagonalei
matricei- PARTENERIAT
Spatiul sub diagonala matricei
CONFLICT
Pasul 1: Analiza Factorilor interesati
(Stakeholder):
Matricea de Conflict si Parteneriat
Pasul 1: Analiza Factorilor interesati
(Stakeholder):
Matricea Caracteristicilor
Stake-
holder
Caracteristici
social, economic
diferenta
barbati/femei
structura,
organizare, statut
atitudini...
Interese &
asteptari

interese,
obiective...
asteptari
Sensibilitate la si
respect fata de
aspectele
interconectate
diferente intre
sexe
mediu, etc.
Potential &
puncte slabe
resurse
disponibile
cunostinte,
experienta...
Posibila
contributie
Implicatii si concluzii
pentru proiect

actiuni posibile
cum sa se abordeze
grupul





39
EXERCITIU
Proiectul si participantii la proiect
Studiu de caz

Administratia orasului Floare-de-Colt a propus unui investitor
realizarea unui parc de distractii la cativa km de oras. Parcul va fi
denumit Happy Land.

1. Argumentati de ce considerati ca acesta poate fi un proiect.
2. Identificati partile interesate de acest proiect.
3. Completati matricea grupurilor de interese.



Persoanele
sau grupurile
de interes

Ce
urmaresc?

Reactiile lor
in trecut

Comportament
probabil

Schimbare
pozitiva sau
negativa

Reactii
previzibile
Idei
privind
calea de
urmat