Sunteți pe pagina 1din 18

144

CAPITOLUL 8. SISTEMUL INFORMAIONAL


AL GESTIUNII STOCURILOR



Sistemul informaional prezint o importan deosebit pentru gestiunea
eficien a stocurilor. Un sistem informaional care s permit cunoaterea
permanent a proceselor i fenomenelor economice ce are legtur direct i
chiar indirect n nivelul, structura i evoluia stocurilor. Desigur, exist o
multitudine de procese, fenomene i activiti economice ce influeneaz sau
sunt influenate de ctre stocuri, ele referindu-se, n principal, la: determinarea
necesarului de contract, ncheierea contractelor cu furnizorii i beneficiarii,
aprovizionarea cu mrfuri, urmrirea executrii contractelor, livrarea mrfurilor
din depozite ctre magazinele detailitilor, urmrirea comenzilor cu bene-
ficiarii, inventarierea stocurilor existente n depozite, evidenierea cheltuielilor
aferente activitii de stocare etc. Toate asemenea activiti genereaz
informaii de mare nsemntate pentru fundamentarea deciziilor, astfel nct s
se creeze toate premisele, pe de o parte, pentru prentmpinarea abaterilor, iar,
pe de alta, pentru sesizarea lor imediat ce sau produs, n acest fel urmrindu-se
reducerea stocului la limitele normale.
1


8.1. Abordarea sistemic a ntreprinderii i procesul decizional

ntr-o abordare sistemic agentul economic este alctuit din urm-
toarele trei subsisteme (vezi fig. 1):

Fig. nr. 1. Abordarea sistemic a ntreprinderii

1
G. Pistol, L. Pistol, Comerul interior, Editura Economic, Bucureti, 2004.
145
1. Subsistem operaional, care asigur transformarea factorilor de
producie n bunuri i servicii;
2. Subsistemul de conducere, care primete informaii despre sistemul
operaional i acioneaz prin decizii asupra acestuia;
3. Subsistemul informaional, care, pe de o parte, evalueaz
performanele sistemului operaional, i, pe de alt parte, primete date despre
mediu pentru a alimenta cu informaii sistemul de conducere.
Activitatea de conducere nu este separabil de informaie, deoarece
desfurarea sa necesit o bun cunoatere a universului n care se iau decizii.
Ca urmare a acestei condiionri reciproce se impune o abordare unitar a
sistemului de ctre conducere, avndu-se n vedere faptul c insuficienele de
unul din subsisteme se vor reflecta n performanele ntregului sistem.
n cadrul subsistemului informaional, majoritatea datelor sunt co-
lectate, prelucrate i vehiculate pe supori purttori de informaie (formulare,
rapoarte, supori magnetici .a.) care formeaz sistemul de eviden al
firmei
2
. Acesta este alctuit, la rndul su, din trei componente:
a) sistemul eviden tehnico-operativ (economic), asigur nre-
gistrarea operativ i sistematic a datelor, ce caracterizeaz procesele care au
loc n activitatea ntreprinderii. Acestea, dup o prim prelucrare se transform
n informaii necesare conducerii operative a proceselor tehnico-economice,
respectiv subsistemului operaional. Evidena operativ ocup aproximativ
80% din volumul de evidene, ns, n forma sa primar nu poate furniza o
imagine de ansamblu asupra unei firme;
b) sistemul de eviden contabil, prelucreaz datele i informaiile
furnizate de evidena tehnico-operativ, pentru a determina rezultatele
financiare pe o anumit perioad, fiind expresia cea mai sintetic a
rezultatelor activitii tehnico-economice desfurat. Furnizeaz informaii
de mare importan n analiza i fundamentarea deciziilor pe termen lung
privind obiectivele i aciunile viitoare ale unitii economice, precum i
pentru elaborarea msurilor de utilizare ct mai eficient a resurselor umane,
materiale i financiare;
c) sistemul de eviden statistic, asigur o informare postoperativ,
ntr-o form sintetic a rezultatelor de ansamblu ale firmei. Are o sfer de
cuprindere mai mare dect evidena contabil, constituind sursa principal de
informaie pentru conducere n vederea evalurii rezultatelor comparativ cu
sarcinile i resursele stabilite. Totodat, aceste informaii stau la baza
previziunilor, a precizrii sarcinilor viitoare.
Sistemul informaional nu se limiteaz numai la sistemul de eviden,
existnd i informaii neformale care nu mai sunt supuse unei prelucrri
ulterioare.

2
Rusu C., .a., Managementul afacerilor mici i mijlocii, Editura Logos, Chiinu,
199, pag. 411.
146
Importana prii neformale a sistemului informaional este pus n
eviden de A. Toffler
3
, prin exemplul firmelor japoneze. Sistemul doKiKai
asigur o comunicare neformal important pentru tinerii angajai ai firmei,
ntre ei existnd legturi att n firm, ct i n afara firmei. Ei schimb
permanent informaii, ocolind astfel canalele informaionale formale.

8.2. Sistemul informaional al ntreprinderii

Sistemul informaional cuprinde ansamblul mijloacelor i proce-
durilor de preluare, clasare, stocare, prelucrare, difuzare i valorificare a
datelor i informaiilor la nivelul unei uniti economico-sociale
4
. Finalitatea
sistemului informaional este furnizarea de informaii sub o form direct
utilizabil, la momentul oportun, n scopul asigurrii bunei funcionrii a
sistemelor operaionale, precum i a lurii deciziilor la diferite nivele. Cu
alte cuvinte, sistemul informaional realizeaz legtura necesar ntre organele
de conducere i cele conduse, i invers, ntr-un mod dinamic.
Buna conducere a unui agent economic este condiionat de existena
unui sistem informaional judicios conceput i implantat, atotcuprinztor,
capabil s furnizeze managerilor la toate nivele ierarhice informaii sintetice i
la nevoie, analitice, de care acetia au nevoie pentru fundamentarea
deciziilor
5
.
Sistemul informaional nu are un rol n sine, ci este subordonat
sistemului de conducere pentru care a fost creat. Trebuie s permit
managerilor de la orice nivel s ptrund n procesul intim al fenomenelor, s
examineze critic strile de fapt, s evidenieze aspectele pozitive i negative
precum i cauzele lor, furniznd suportul documentar pentru elaborarea unor
decizii eficiente, al exercitrii controlului aplicrii deciziilor luate, semnalnd
abaterile de la ndeplinirea obiectivelor fixate
6
.
Pentru sprijinirea procesului decizional la toate nivelele, sistemul
informaional trebuie s ndeplineasc o serie de sarcini. ntr-o abordare
sumar, acestea ar putea fi:
asigurarea n timp util, de o structur i precizie corespunztoare a
informaiilor necesare activitii de eviden, analiz i decizie,
pentru obinerea unei eficiene maxime;
realizarea legturilor informaionale ntre elementele de structur ale
agentului economic, precum i a legturilor necesare cu mediul
extern;

3
Toffler A., PowerShift Puterea n micare, Editura Antet, Bucureti, 1995,
pag. 176.
4
Airinei D., Sisteme expert n activitatea financiar-contabil, Editura Junimea,
Iai, 1997, pag. 62.
5
Mihuleac E., Bazele managementului, Editura Tempus, Bucureti, 1994, pag. 289.
6
Op. cit., pag. 289.
147
cuprinderea ntregii activiti i reflectarea fidel a strii i
tendinelor proceselor economice specifice agentului economic;
vehicularea rapid i prezentarea numai a informaiilor efectiv
necesare procesului decizional;
asigurarea att a informaiilor care se preteaz la reprezentri cifrice,
ct i a informaiilor pentru care nu exist nc reprezentri
numerice;
reprezentarea informaiilor ntr-o form accesibil beneficiarilor;
degajarea top-managerilor de deciziile rutiniere, programabile
acestea fiind delegate nivelurilor inferioare. Top-managerii se vor
putea astfel concentra asupra deciziilor neprogramabile, avnd un
caracter excepional i care cer un mare efort de formalizare;
furnizarea informaiilor specifice i cu un grad de sintetizare adecvat
fiecrui nivel de conducere;
asigurarea unui caracter unitar a sistemului de informare, emitndu-se
existena n paralel a unor practici contradictorii;
flexibilitatea sistemului informaional, posibilitatea modificrii sale
n mod avantajos la apariia unor noi situaii determinate de
creterea necesitii de informaii sau de introducerea unor noi
modaliti de prelucrare.

8.3. Impactul sistemelor informaionale asupra ntreprinderii

Realizarea cu maximum de eficien i n condiiile unor costuri optime
a sarcinilor sistemului informaional se poate face cu ajutorul sistemului
informaional/informatic pentru conducere. este un set de resurse umane i
de capital, investite ntr-o unitate economic, n vederea colectrii i pre-
lucrrii datelor necesare producerii informaiilor, care vor fi folosite la toate
nivelurile conducerii planificate i controlului activitii organizaiei
7
.
Sistemele informaionale pentru conducere au existat dintotdeauna,
ntr-o form simpl, evolund mai apoi n forme tot mai complexe. Ele s-au
transformat treptat n forme tot mai complexe. Ele s-au transformat treptat n
sisteme informatice pentru conducere, odat cu dezvoltarea calculatoarelor
electronice i a (tele) comunicaiilor.
Sistemul informatic este o parte constitutiv a sistemului infor-
maional pentru conducere, mai exact acea parte n care operaiile se execut
automatizat. Nu trebuie, ns, confundat cu acesta. n timp ce sistemul
informatic trateaz cu ajutorul echipamentelor de colectare, memorare,
prelucrare i transmitere a datelor, al programelor i modelelor, informaia ca

7
Oprea D., Premisele i consecinele informatizrii contabilitii, Editura Graphix,
Iai, 1995, pag. 17.
148
structur formal, sistemul informaional se refer la coninutul informaiilor
8
.
Cu ale cuvinte, sistemul informatic are o serie mai restrns, limitndu-se la
prelucrarea automat a structurilor de date i informaii.
ntr-o form schematic, un sistem informatic poate fi prezentat sub
forma unei cutii negre, la intrarea creia se prezint informaii despre
starea sistemului, apoi pe baza unor reguli, proceduri, metode i mijloace, se
obin ieirile necesare conducerii (fig. 2).



Fig. nr. 2. Sistem informatic (schem general)
9


Obiectivul unui sistem informatic este de a furniza informaiile
necesare activitii de conducere la toate nivelele, ndeplinind aceleai funcii
ca i sistemul informaional pentru conducere, dar mai repede i mai precis,
datorit utilizrii tehnicii electronice de calcul.
Introducerea sistemului informatic n activitatea firmei, pe lng
efectele asupra productivitii i eficienei conducerii, presupune organizarea
i funcionarea mai raional a sistemului. Dac primele aplicaii aveau o
orientare strict productivist, extinderea informatizrii a condus la reorga-
nizarea ntreprinderii corespunztor noilor sisteme informatice utilizate, la
evoluia profesiilor ce intervin n procesele informaionale, precum i la
cultura ntreprinderii
10
.
Treptat, dup efectele reorganizrii structurilor funcionale i redis-
tribuirea sarcinilor n cadrul acestora, utilizarea sistemelor informatice
determin profunde mutaii n cultura managerial.

8
Popescu I.A., Teorie i practic i analiza sistemelor de conducere, Editura
Scrisul Romnesc, Craiova, 1977, pag. 83.
9
Mihuleac E., Bazele managementului, Editura Tempus, Bucureti, 1994, pag. 306.
10
Airinei D., Impactul informaticii asupra ntreprinderii, n Tribuna Economic,
nr. 23, 1993, pag. 14.
149
Astfel, de la modelul industrial, marcat de taylorism i bazat pe munc,
metode, rigoare i disciplin, asistm la trecerea spre modelul cultural al
societii post-industriale, baza pe valori, ca: responsabilitatea individual,
interes n munc, autonomie i creativitate
11
.
Sistemul informatic pentru conducere devine un instrument de
diagnosticare, simulare, prognozare, control i eviden, de prelucrare a
informaiilor financiare i a celor rezultate n urma tranzaciilor, integrnd
unitar sistemul informaional.

8.4. Informatizarea activitii financiar contabile

Se apreciaz c la fiecare cinici ani, volumul de informaii vehiculate se
dubleaz
12
. Excesul de informaii determin o cerere sporit de informaii
sintetice, structurate cum sunt informaiile financiar contabile. Acest fenomen
este confirmat de economistul american Hybe care arat c, din totalul
informaiilor care circul ntr-o ntreprindere, 80% sunt informaii economice
i 47% sunt informaii financiar-contabile
13
.
Sistemele informatice financiar-contabile sunt n msur s rezolve una
din problemele pe care sistemele informatice pentru conducere, n general, nu
le abordeaz, nu le agraveaz chiar, generate de informaii prea abundente
pentru a lua decizii rezonabile
14
, ele permit posibilitatea sintetizrii i
filtrrii informaiilor necesare activitii de conducere.
Contabilitatea posed un instrumentar coerent i bine structurat de
colectare a fluxurilor informaional primare i de prelucrare i generalizare n
vederea furnizrii unor informaii de sintez, i, la nevoie, analitice destinate
procesului decizional pe diferite nivele ierarhice.
n literatura de specialitate se consider c strmoul indiscutabil al
sistemului informaional ntr-o unitate este sistemul financiar contabil
15
.
Contabilitatea a relevat managementului caracterul su, modelizabil,
pornind de la privilegiul de a asigura modelarea ntreprinderii dup reguli i
principii consacrate.
Nu ntmpltor n informatizarea sistemelor informaionale s-a pornit
de la contabilitate. Explicaia const n faptul c, mai nti, se asigur un mo-

11
Salzman, C., Rentabilisez vos ordinateurs, Informatique et comptabilit, Paris,
1989, pag. 15 Via Airinei D., Sisteme expert n activitatea financiar-contabil, Editura
Junimea, Iai, 1997, pag. 86.
12
Airinei D., Sisteme expert n activitatea financiar-contabil, Editura Junimea,
Iai, 1997, pag. 77.
13
Oprea D., Premisele i consecinele informatizrii contabilitii, Editura
Graphix, Iai, 1995.
14
Airinei D., Sisteme expert n activitatea financiar-contabil, Editura Junimea,
Iai, 1997, pag. 78.
15
Esnault Ch.Hoarau, Comptabilit financiere, Editura P.U.F., Paris, 1994, pag. 11
din G. Rou C., n Ec., GCF, nr. 6, pag. 46.
150
del complet i coerent al ntreprinderii i mai apoi, caracterul bine structurat al
sistemului nu presupune dificulti n formalizare.
Majoritatea ntreprinderilor au pri importante din sistemele in-
formaionale informatizate. Sisteme informatice prezente au reluat un sistem
anterior puternic formalizat, bazat pe imprimate i reguli precise, sporindu-i
performanele prin utilizarea tehnicii electronice de calcul.

Caracteristicile calitative ale informaiei financiar-contabile
Pentru a rspunde obiectivului de utilitate n luarea deciziilor,
informaiile financiar-contabile trebuie s ndeplineasc un minim din
caracteristicile urmtoare
16
:
Relevana (pertinena), exprim msura n care o informaie este
furnizat n timp util i are o valoare predicativ, ct i o valoare de
confirmare;
Inteligibilitatea oblig la o form a informaiei care s o fac neleas
destinatarului;
Importana relativ leag relevana informaiei de costurile pentru
obinerea sa;
Fiabilitatea o informaie este fiabil dac este att fidel i
verificabil (dac informaia reprezint bine ceea ce trebuie s reprezinte), ct
i neutr;
Compatibilitatea n timp a informaiilor, ce implic permanena
metodelor i n spaiu, necesitnd o uniformitate a metodelor.

Perspectivele sistemelor informatice
n evoluia sistemelor informatice economice oprim etap o reprezint
sistemele de prelucrare a tranzaciilor (Transaction Procesing System),
Caracteristice fazei embrionare a activitilor de informatizare T.P.S. aveau ca
principal obiectiv colectarea datelor, mai nti contabile, iar mai apoi privind
marketingul, personalul, fabricaia .a.





8.5. Organizarea sistemului informaional al stocurilor

n cadrul ntreprinderii, activele circulante materiale ocazioneaz
numeroase operaii, care pot fi grupate dup coninutul lor n:
1. Operaii de aprovizionare i conservare;
2. Operaii de eliberare din depozit;

16
Feleag N., .a., Contabilitatea aprofundat, Editura Economic, Bucureti,
1996, pag. 41.
151
3. Operaii de inventariere.
Aceste operaiuni sunt consemnate n diferite documente i evidene
operative distincte.

1. Operaiile de aprovizionare i conservare sunt evideniate n
urmtoarele documente:
Comenzile, se emit de ctre unitile patrimoniale ctre furnizori;
Contractele economice, se ncheie cu furnizorii pe baza comenzilor;
Registrul de comenzi, este utilizat pentru urmrirea modului n care
sunt realizate contractele de aprovizionare;
Avizul de nsoire a mrfii, este un document de nsoire a stocurilor
pe timpul transportului, document pe baza cruia se ntocmete factura fiscal,
sau document de primire n gestiunea cumprtorului;
Factura fiscal, realizeaz pe lng funciile avizului de nsoire i pe
cele de transport pentru viza de control financiar preventiv, i totodat este act
justificativ pentru decontarea contravalorii;
Nota de ntrare-recepie, se ntocmete la sosirea stocurilor de la
furnizor i la intrarea acestora n depozitul unitii;
Fia de magazie, este un document de eviden operativ a magaziei
i se ntocmete separat pentru fiecare fel, calitate sau sortiment de stocuri
materiale.

2. Operaiile de eliberare din depozit sunt evideniate n urmtoarele
documente:
Bonul de consum, este utilizat pentru eliberarea din magazie a
stocurilor;
Fia limit de consum.

3. Operaiile de inventariere sunt evideniate n contabilitate prin
intermediul listelor de inventar.

n legtur cu operaiile de intrare i ieire a bunurilor, legislaia n
vigoare prevede urmtoarele obligaii pentru agenii economici:
Bunurile materiale intrate n patrimoniu se consemneaz n documente
adecvate i se opereaz n evidena locurilor de depozitare;
Bunurile primite pentru prelucrare sau n custodie, se recepioneaz i
se nregistreaz distinct ca intrri n gestiune;
Bunurile materiale n curs de aprovizionare sau sosite dar nere-
cepionate se nregistreaz distinct n contabilitate ca intrri n patrimoniu;
Bunurile sosite fr factur se nregistreaz ca intrri n gestiune, pe
baza recepiei i a documentelor de nsoire;
Bunurile livrate, dar nefacturate, se nregistreaz n contabilitate ca
ieiri din gestiune pe baza documentelor justificative.
152
Sistemele informatice pentru conducere (Management Information
System) reprezint pasul urmtor, de valorificare a informaiilor pentru
conducerea tactic, urmate ndeaproape de sistemele de sprijinirea pro-
cesului decizional (Decision Support System). Acestea din urm nu mai erau
destinate culegerii i sintetizrii informaiilor, ci vizau pregtirea deciziei,
rezolvarea problemelor avnd la baz cuttori de tip euristic.
Apariia sistemelor expert (Expert Support Systems) face trecerea la
prelucrarea cunotinelor umane, acestea nglobnd judecate experilor.
Perspectivele sistemelor expert se leag de multitudinea, complexitatea
i interdisciplinaritatea cunotinelor crora decidenii, pe toate nivelele
ierarhice, trebuie s le fac fa.
Sistemele expert pot att s asiste, ct i s nlocuiasc decidentul, fiind
capabile s raioneze asemeni expertului uman.
O tendin de viitor a sistemelor informatice, care se dezvolt simitor
este sistemul deciziilor de grup (grupware), n contextul globalizrii econo-
mice i sociale i a dezvoltrii fr precedent a reelelor de calculatoare.

8.6. Sistemul de prelucrare automat a datelor, calea principal de
asigurare a gestiunii stocurilor

Din punct de vedere financiar, stocurile reprezint alocri de capital ce
nu pot fi recuperate dect dup parcurgerea ntregului ciclu de exploatare, mai
precis odat cu realizarea lor. Din aceast perspectiv, investigaia n stocuri
de materii prime, materiale i obiecte de inventar i, n general, investiiile n
toate categoriile de stocuri constituie cel mai important cont de depozit
neaductor de dobnd.
Gestiunea modern a stocurilor este departe de a mai considera
eficient formarea de stocuri cu mult peste necesitile exploatrii.
Managementul agentului economic trebuie s-i concentreze eforturile pentru
realizarea unei gestiuni tiinifice a stocurilor, utiliznd o suit de modele
economico-matematice de optimizare.
Aportul matematic, uneori complex i ipotezele abstracte ale gestiunii
stocurilor fac greu abordabile aceste modele
17
. Sistemele informatice, n spe
cele de gestiune a stocurilor, elimin acest inconvenient, oferind suportul
informaional i prelucrrile necesare elaborrii unor decizii riguros
fundamentale, la toate nivelele funcionale.
Organizarea unui circuit raional de culegere, pregtirea i prelucrare a
informaiilor cu privire la micarea i transformarea valorilor materiale
constituie premisa trecerii la adoptarea unor metode moderne de gestionare.
n acest context, se impune necesitatea asigurrii unui sistem informatic
integrat care s corespund unei concepii unitare privind activitatea

17
Cocris V., Ian V., Economia afacerilor, Editura Graphix, Iai, 1995, pag. 132.
153
ntreprinderii, n care subsistemul de gestiune a stocurilor ar trebuie s
porneasc de la fenomenele reale cu care se confrunt unitatea. n linii mari,
acestea, ar putea fi:
nerespectarea termenelor contractuale de livrare, ceea ce conduce la
ntrzieri n aprovizionare, determin apariia rupturii de stoc, cu
repercusiuni nefavorabile asupra ntregii activitii. Pentru a se evita
o asemenea situaie se apeleaz la alte surse de acoperire a nevoilor
materiale, dar care ulterior, prin sosirea comenzilor ntrziate,
conduc la formarea de stocuri neraionale;
volumul mare de munc atras de gestiunea stocurilor, cu deosebire
pe linia determinrii stocurilor normate i a urmririi micrii
acestora, face ca aciunea de normare s fie limitat la nivel de
grupe de materiale. Avndu-se n vedere structura sortimental a
materialelor folosite n industria prelucrtoare, atunci calculul
normelor de stoc ar trebui s fac necondiionat pe sortimente u
aceasta pentru a se evita suprastocarea unora i lipsa altora;
ca urmare, sistemul de gestiune a stocurilor va putea fi capabil s
in pasul cu mutaiile ce se manifest n producie i aprovizionare,
s asigure o informare operativ asupra strii de fapt, n vederea
lurii deciziilor pe treptele ierarhice interesate, s susin buna
desfurare a ntregii activiti.
Sistemul de gestiune a stocurilor, integrat sistemului informaional a
ntreprinderii ofer rspuns mai multor pachete de informaii:
cunoaterea operativ, la zi i selectiv, la cerere a situaiei stocurilor
la orice sortopodimensiune de materiale, reper, pies, subansamblu,
produs finit;
perioada pentru care stocul existent asigur consumul corelat cu
planul de fabricaie;
perspectivele rentregirii stocurilor, adic date intrrii i volumul
urmtorului lot de livrare (cnd este vorba de materiale sau produse
care se primesc din afara ntreprinderii) i respectiv data finalizrii
fabricaiei i cantitatea de piese i repere ce se asigur din fabricaia
curent a ntreprinderii respective.
Acest pachet de informaii constituie sursa de semnalizare, de
informare a organelor de decizie din ntreprindere asupra situaiei critice a
unor stocuri. n mod practic ar trebui editat zilnic, sau atunci cnd apare
situaia respectiv, lista stocurilor cu nivel zero, perspectiva reaprovizionrii
materialelor n cauz i stocurile care se apropie de nivelul critic, pe baza
creia personalul din compartimentul aprovizionare urmeaz s acioneze la
furnizori pentru impulsionarea livrrilor.
Un al doilea pachet de informaii se refer la stocurile excedente:
situaia cantitilor n stoc peste nivelul normal i perspectiva
evoluiei n funcie de reaprovizionrile posibile;
154
lista stocurilor disponibile;
lista stocurilor fr micare sau cu micare lent cu prezentarea
duratei de meninere n stoc i a termenului estimativ de absorie
(pentru stocurile cu micare lent), n funcie de ritmul de consum
realizat anterior.
Selecionarea acestor informaii presupune constituirea fiierelor cu
norme de stoc (curent, de siguran, de condiionare etc.) i stabilirea
criteriilor precise de ncadrare a unui stoc n categoria de micare sau cu
micare lent. O dificultate practicat ce nu trebuie neglijat este aceea c
sunt multe cazuri cnd pentru aceeai sortotipodimensiune de materiale sau
produse se in n paralel mai multe fie de magazie, n funcie de diferitele
preuri de aprovizionare determinate de sursele de aprovizionare diferite, dar
micrile nu se efectueaz n toate fiele i astfel este posibil ca unele fie s
apar cu stocuri fr micare, dei fizic materialul ruleaz din stoc. n aceste
cazuri este necesar ca n programul calculatorului s se prevad posibilitatea
nsumrii cantitative din diferite fie de magazie care se refer la acelai
sortiment, pentru a evita concluziile eronate.
Pe baza informaiilor referitoare la stocurile excedentare se acioneaz
n urmtoarele direcii:
actualizarea listei stocurilor disponibile, pe baza analizei situaiilor
stocurilor fr micare sau cu micare lent;
analiza stocurilor al crui nivel depete normativul stabilit i
precizarea cauzelor, a msurilor i perspectivelor de reintrare n
normal.
n sfrit, o a treia categorie de informaii privitoare la stocuri sunt cele
n expresie valoric:
situaia stocurilor pe categorii:
materii prime i materiale;
materiale consumabile;
combustibil;
semifabricate;
produse finite.
situaia ncadrrii n normativul mijloacelor circulante;
volumul dobnzilor pltite pentru creditele aferente stocurilor, din
care dobnzi penalizatoare.
Aceste informaii servesc de regul la stabilirea unor concluzii i
msuri de ansamblu n cadrul analizelor periodice pe baz de bilan.
n domeniul stabilirii normelor de stoc, sistemul informaional trebuie
s includ unele fiiere de date i programe specifice astfel:
fiiere privind intervalele ntre livrrile rezultate din contractele
economice;
fiiere privind nivelul diferitelor categorii de cheltuieli referitoare la
comandarea, primirea, gospodrirea stocurilor;
155
fiiere cu date din perioadele anterioare privind mrimea i data de
intrare a fiecrui lot, pe sortotipodimensiuni de materiale n vederea
stabilirii intervalelor ntre livrri i a abaterilor de la ritmicitatea
aprovizionrii;
informaiile privind duratele de condiionare a diferitelor materiale,
n funcie de tehnologia de folosit;
programe de prelucrare pe calculator a diferitelor modele referitoare
la normarea stocurilor.
Informaiile i programele respective permit s se efectueze calcule
operative referitoare la norma de stoc curent, de siguran, de condiionare i
aplicarea practic a acestora.
Sistemul informatic trebuie proiectat i realizat folosind documentele
de eviden primar i statisticile existente aprobate n cadrul sistemului
informaional:
notele de intrare-recepie;
dispoziiile de livrare;
fiele limit;
documente de lansare;
documente de recepie;
alte documente.
a cror coninut de informaie trebuie utilizat pentru subseciunea stocuri a
sistemului informaional i simultan pentru celelalte seciuni (aprovizionare,
desfacere, producie, financiar-contabil etc.).
Un asemenea sistem permite obinerea pe calculator i a datelor
necesare pentru raportare, la perioade fixe stabilite sau la cerere, a situaiei
stocurilor efective n raport cu cele normate ca i urmrirea i controlul
operativ al micrii stocurilor n vederea prevenirii sau formrii celor
neraionale.

8.7. Sistem informatic integrat de Gestiune Stocuri

8.7.1. Modulul ISIS

Modulul GESTIUNE STOCURI permite unitilor patrimoniale
organizarea evidenei i contabilitii analitice a stocurilor conform metodei
operativ-contabile.
Modulul GESTIUNE STOCURI ofer mijloacele necesare iniializrii
i controlului stocurilor existente n fiecare gestiune. Pentru fiecare articol din
stoc sunt memorate informaii calitative i cantitative. n cazul articolelor
nregistrate la mai multe preuri de gestiune, evidena se face separat, pentru
fiecare pre.
Modulul GESTIUNE STOCURI ofer posibilitatea lucrului pe luni
calendaristice definite ca perioade n sistem. Prin meninerea informaiilor
156
detaliate cu privire la micrile efectuate asupra stocurilor n lunile anterioare,
se pot realiza rapoarte de analiz privind evoluia stocurilor n timp.
Ieirile din stoc se efectueaz conform metodei FIFO (primul intrat,
primul ieit).
Verificarea concordanei ntre stocurile scriptice rezultate n urma
prelucrrii documentelor i stocurilor reale, existente n gestiuni se realizeaz
prin intermediul formularelor de inventar, ntocmite pe baza datelor existente
n sistem i a celor completate manual n momentul efecturii controlului.
Modulul GESTIUNE STOCURI permite evaluarea materiilor prime i
materialelor din producia neterminat.
Modulul gestioneaz documentele de tip: Proces Verbal de Constatare
Diferene Inventar, Bon de Consum, Bon de Transfer la Alt Unitate
Contabil, Bon de Restituire, Bon de Predare, Fi Limit de Consum, Proces
Verbal de Casare i Recuperare, Proces Verbal de Reevaluare i Bon de
Conversie care descriu micrile de articole (materii prime, materiale,
semifabricate, produse finite) ntre gestiunile (magaziile, depozitele, seciile
de producie) companiei.
Prelucrarea unui document este complet, n sensul c sistemul asigur
nu numai nregistrarea n baza de date a informaiilor continue de document,
ci efectueaz simultan actualizarea stocurilor pentru articolele specificate n
document i generarea tranzaciilor contabile corespunztoare.
Acest mod de prelucrare, ce presupune nregistrarea tuturor efectelor
(asupra stocurilor i n contabilitate) ce decurg din adugarea, modificarea sau
tergerea unui document, permite cunoaterea n timp real a situaiei
financiare i materiale a companiei, contribuind eficient la fundamentarea
deciziilor de aprovizionare, lansare n producie i desfacere.
Modulul GESTIUNE STOCURI ofer suportul necesar fundamentrii
deciziei de aprovizionare, lansare n producie i desfacere.

Asistarea utilizatorului n prelucrarea documentelor

Modulul opereaz n modulul gestiune de lucru i perioada curent
care permite gruparea natural a documentelor dup gestiunea
emitent i data emiterii. Gestiunea de lucru se selecteaz utiliznd
un dialog care prezint structura companiei sub form arborescent.
Modulul ofer faciliti de asistare a utilizatorului la specificarea
unui articol: afiarea denumirii i unitii de msur, verificarea
tipului articolului, alegerea preului din list, afiarea stocului
curent, actualizarea automat a valorilor la schimbarea cantitii sau
preului. Pentru documentele de ieire din stoc, sistemul avertizeaz
utilizatorul cnd cantitatea specificat pe document depete
cantitatea din stoc sau cantitatea maxim permis.
157
Modulul asigur consisten ntre datele de stoc i cele de
contabilitate, prevenind modificarea direct a cantitilor din stocuri
de ctre utilizator. Astfel actualizarea stocurilor se realizeaz
indirect, prin intermediul documentelor. Iniializarea stocului este
permis numai n cazul adugrii unei gestiuni sau la instalarea
sistemului.
Modulul ofer posibilitatea verificrii datelor introduse de utilizator
cu cele completate pe formularele primite, prin calculul valorilor pe
linii i a valorii totale pentru toate tipurile de documente pentru care
aceste valori au sens.
Modulul permite selectarea unui document introdus anterior, n
vederea modificrii sau tergerii, dup criterii multiple de selecie:
data documentului, gestiunea predatoare sau primitoare, numrul
extern al documentului sau identificatorul generat de sistem.
Modulul ofer posibilitatea vizualizrii coninutului oricrui tip de
document prelucrat, prin generarea unui raport asemntor
formularului primar, raport care poate fi afiat sau tiprit la
imprimant.
Modulul permite anularea efectelor unor documente prin facilitatea
de introducere a documentelor n rou (cu cantiti negative).
Modulul ofer mecanismul de nchidere / deschidere a perioadelor
comerciale (de prelucrare a documentelor). Acest mecanism previne
prelucrarea documentelor n timpul operaiilor de nchidere a
perioadei contabile, respectiv efectuarea de corecii dup nchiderea
perioadei contabile.
Modulul asigur nregistrarea informaiilor necesare pentru
generarea rapoartelor de urmrire dinamic a stocurilor, prin
opiunea de comutare a perioadei curente a stocului.

Sigurana n exploatare

Accesul la informaiile din baza de date este controlat prin
mecanismul de parole i drepturi de acces structurate pe utilizatori,
gestiuni i operaii.
Modulul lucreaz n modul tranzacional la salvarea unui
document n baza de date. Dac operaia eueaz, datele revin la
starea anterioar operaiei.
Sistemul este protejat mpotriva erorilor de operare. Datele sunt
validate nainte de salvare i n cazul unei operai greite, este afiat
un mesaj care indic explicit modalitatea de corectare a erorii.


158
Iniializarea sistemului

Sistemul se poate instala n orice perioad a anului, fiind necesare:
completarea nomenclatorului de articole, introducerea gestiunilor i
iniializarea stocurilor pe gestiuni cu cantitile existente n
momentul instalrii.


Integrare n sistemul ISIS

Modulul GESTIUNE STOCURI genereaz automat, la salvarea
unui document, tranzaciile contabile asociate inserrii, modificrii
sau tergerii documentului respectiv. Aceste tranzacii sunt exportate
i prelucrate de modului CONTABILITATE GENERAL.
Modulul GESTIUNE STOCURI utilizeaz lista de articole
gestionat de modului NOMENCLATOR ARTICOLE.Utilizatorul
poate selecta un articol completnd un filtru complex ce poate
cuprinde mai muli parametrii: identificator, cod, tip contabil,
denumire, grupa, atribute grupa.
Modulul GESTIUNE STOCURI verific pentru fiecare utilizator
drepturile sale de acces pe o anumit gestiune sau unitate contabil /
filial i pentru o anumit operaie. Acordarea acestor drepturi ca i
modificarea sau tergerea lor se realizeaz cu modulul SISTEM
CENTRAL. (www.isis.ro)


8.7.2. Modulul TRENDIX

Sistemul Informatic Integrat TRENDIX care rezolv n detaliu:
gestiunea cantitativ i valoric a stocului;
gestiunea datelor de intrare n stoc i de expirare a garaniei;
gestiunea tranzaciilor de stoc (intrri, ieiri, transferuri, corecii i
inventare);
generarea automat a documentelor contabile: Nota de intrare
recepie, Bon de consum, Aviz de expediie, Nota de transfer.
vizualizarea informaiilor de baz asociate unui articol (stare inventar,
tranzacii de stoc cu eviden cantitativ i valoric, procese de
achiziii, furnizorii unui articol).

TRENDIX STOCURI poate gestiona stocurile i magaziile n cadrul
oricrui tip de societate comercial att n evidena en-gros ct i en-detail.
159
Acest proces se realizeaz prin parametrizare, aplicaia fiind adaptat astfel la
specificul societii comerciale.
evidena stocurilor se poate organiza pe mai multe nivele, magazii,
gestiuni / depozite i tipuri articole;
se pot utiliza mai multe metode de organizare a stocurilor: pre
mediu ponderat sau dup preul unic de intrare;
evidena stocurilor poate fi urmrit pe diverse perioade de timp
(anual semestrial, trimestrial, lunar, sptmnal, zilnic sau pe
ntreaga perioad de activitate);
gestiunea documentelor cu regim special.

Actualizare stocuri:
1. Componenta GESTIUNE-STOCURI trateaz orice articol tran-
zacionat i stocat n interiorul unei magazii ca produs de stoc. Aceasta
permite crearea, modificarea sau tergerea precum i schimbarea codului sau
a preului de list al unui articol existent.
2. Gruparea produselor dup mai multe tipuri de stocuri poate fi
definit de utilizator.
3. Definirea unitilor de msur folosite pentru nmagazinarea i
achiziionarea produsului.
4. Definirea unor clase echivalente de produse.

MICRI STOCURI
1. GESTIUNE-STOCURI efectueaz toate operaiile de modificare a
stocului din magazii. Astfel societatea comercial beneficiar poate lucra cu
informaii corecte, n timp real, referitoare la cantitile existente n stoc.
2. Definirea produselor de stoc corespunde crerii unui nomenclator.
a) Intrri
intrrile de marf pot fi operate pe baz de comand, aviz sau
factur;
intrrile pe baz de aviz se pot prelua automat n momentul
sosirii facturii;
retururile ctre furnizor pot fi pariale sau integrale.
Se pot vizualiza i/sau lista:
1. note pariale de intrare recepie (N.I.R.) att n momentul introducerii
ct i pe un anumit interval de timp;
2. centralizatoare NIR-uri;
3. totaluri contare;
4. situaia valoric a importurilor att n lei ct i n valut cu
posibilitatea de selecie a furnizorilor.

b) Ieiri
160
intrrile de marf pot fi operate pe baza de comand, aviz sau
factur;
intrrile pe baz de aviz se pot prelua automat n momentul
emiterii facturii;
retururile de la clieni pot fi pariale sau integrale.
Se pot vizualiza i/sau lista:
1. facturi n momentul introducerii, att pe formulare tip ct i pe for-
mulare personalizate;
2. centralizatoare facturi;
3. totaluri contare.
4. situaia ieiri-vnzri: facturi, aviz nefacturate, retur la facturi, retur
la avize, facturi directe, avize directe, cu selecie pe client sau
magazie/gestiune/depozit;
5. situaii n funcie de opiunea aleas de ordonare (ex. alfabetic,
cantitativ, valoric);
6. rapoarte de ieiri n funcie de dat i tipuri de produse;
7. ieiri pe baz de bon de consum.

c) Micri ntre gestiuni
permite transferul produselor dintr-o gestiune n alta sau se
creeaz magazii/gestiuni/depozite noi;
se pot vizualiza i lista: micri gestiuni, centralizatoare micri
ntre gestiuni.

d) Micri ntre mrfuri
ofer posibilitatea de a transforma un anumit produs n mai multe
produse pstrnd valoarea.
e) Comenzi
gestionarea comenzilor de la clieni ctre furnizori cu posi-
bilitatea de a se transforma automat n aviz, factura sau micarea
ntre gestiuni (n cazul subunitilor);
gestiunea manoperei de comand n funcie de serviciile solicitate,
efectuate cu transformare automat n factur.
f) Contracte
permite evidenierea onorrii contractelor n funcie de produsele
i cantitile contractate.
g) Inventar
se realizeaz inventarierea produselor de stoc la o anumit dat
n funcie de magazie/gestiune/depozit selectat sau pe toate;
diferenele ce se constat ntre scriptic i faptic pot fi nregistrate
ntr-un cont implicit ales de utilizator;
161
se pot utiliza i lista produsele inventariate conform urmtoarelor
criterii: magazie/gestiune/depozit, ordonare cresctoare sau des-
cresctoare dup cantitate plus, cantitate minus, valoare plus,
valoare minus.

ANALIZA STOCURI
1. Lista stocuri se obine dup mai multe criterii:
data poate fi orice dat la care se dorete vizualizarea stocului;
produs se poate selecta un singur produs sau toate produsele;
pre n funcie de preul de intrare sau cel de ieire;
%TVA se selecteaz % de TVA analizat.
2. Micri stocuri permite analiza micrilor ntr-o perioad selectat
i genereaz fia de magazie, intrri, ieiri, micri de produse ntre
magazii/depozite/gestiuni conform criteriilor de mai sus.
3. Stocuri fr micare lista stocului de produse ce nu prezint micri.
4. Stocuri pe furnizor lista stocului de produse detaliat n funcie de
furnizor.
5. Lista clieni.
6. Lista comenzi.
7. Analiza produselor vndute de client provenite de la un anumit
furnizor, ordonat n funcie de preul de intrare, adaos vnzare, cantitate.
8. Top vnzri lista produselor vndute ntr-o anumit perioad dup
mai multe criterii: cantitate, valoare de vnzare, adaos comercial.
9. Top clieni lista clienilor n funcie de valoarea mrfurilor cumprate.
10. Vnzare produs pe zi. (www.trendix.ro)