Laborator nr.

1
PROCEDURA GENERALA
ELABORAREA SI CONTROLUL
DOCUMENTELOR
PROCEDURA GENERALA
ELABORAREA SI CONTROLUL DOCUMENTELOR
Orice procedura scrisa trebuie sa contina urmatoarele capitole:

1. SCOP
2. DOMENIU DE APLICARE
3. DOCUMENTE DE REFERINTA
4. DEFINITII SI PRESCURTARI
5. ASPECTE PREALABILE, FORMULARE
6. DESCRIEREA PROCESULUI
7. RESPONSABILITATI
8. MASURI DE ASIGURARE A CALITATII
9. INREGISTRARI PENTRU CALITATE
10. ANEXE

1. SCOP
Procedura stabileste metodologia de elaborare, identificare, verificare, aprobare,
difuzare, arhivare si anulare a documentelor interne necesare functionarii sistemului de
management al calitatii precum si modul de monitorizare a documentelor externe
(comenzi, contracte, reglementari etc).

2. DOMENIU DE APLICARE
Procedura se aplica documentelor interne si externe, pe suport electronic si pe hartie
utilizate in SC XYZ SA.

3. DOCUMENTE DE REFERINTA
- se pot specifica urmatoarele tipuri de documente aplicabile procesului care este
tratat in procedura: standarde, reglementari tehnice, acte normative etc.

3.1. SR EN ISO 9001: 2001, Sisteme de management al calitatii. Cerinte.
3.2. SR EN ISO 9004-3: 2001, Sisteme de management al calitatii. Linii directoare
pentru imbunatatirea performantelor.
3.3. SR EN ISO 9000/2006, Sisteme de management al calitatii. Principii fundamentale
si vocabular.

4.DEFINITII si PRESCURTARI
4.1.DEFINITII
O parte din definiile aplicabile intr-un sistem de management al calitatii le gasiti in
standardul SR EN ISO 9000: 2006.
4.2. PRESCURTARI
SMC: Sistemul de management al calitatii; MC: Manualul Calitatii; PG: Proceduri
Generale; DC: Director Calitate .

5. ASPECTE PPREALABILE, FORMULARE
5.1. Codificarea documentelor.
Documentele SMC se vor codifica in modul urmator:
a). procedura generala: PG xxx/ n.m., unde:
xxx este numarul de ordine asociat procedurii (se inscrie in antetul paginii, in partea de
sus), si n.m. reprezinta codul versiunii (se inscrie in subsolul paginii);




b). manualul calitatii: MC-01.
c). formular corespunzator unei proceduri: FPG xxx zz/ n.m., unde:
xxx este numarul de ordine asociat procedurii generale din care parte formularul;
zz reprezinta numarul de ordine al formularului;
n.m. versiunea formularului (unde <n> reprezinta <versiunea majora>, iar <m>
reprezinta <versiune minora>.
5.3 Formularele sunt descrise in capitolul 5 al fiecarei proceduri si, daca este cazul, sunt
incluse in capitolul 10, ANEXE.
Versiunea formularelor unei proceduri poate sa fie diferita de versiunea procedurii la
care formularul este anexat. O anumita procedura poate contine formulare cu versiuni
diferite.
5.5. Modul de completare a formularului, FPG 001-1/ 1.1 Pagina de garda a procedurilor
5.6. Modul de completare a formularului, FPG 001-2/ 1.1., Pagina de garda a manualului
calitatii
5.7.Centralizatorul procedurilor SMC, Cod: FPG-001-3/ 1.1
5.8. Centralizatorul documentelor tehnice, Cod: FPG-001-4/ 1.1
5.9. Completarea Listei de difuzare a documentelor, cod: FPG-001-5/ 1.1.
5.10. Centralizatorul formularelor SMC, Cod : FPG-001-6/ 1.1.
5.11. Modul de completare a Registrului de evidenta a deciziilor privind personalul, Cod:
FPG-001-7/ 1.1. Registrul se utilizeaza pentru inregistrarea deciziilor emise in organizatie.

5.12. Registrul de intrare-iesire, cod: FPG-001-8/1.1. Toate documentele care intra sau
parasesc organizatie sunt inregistrate in acest. Registrele incluse in aceasta procedura se pot
include in procedura Controlul inregistrarilor.
6. DESCRIEREA PROCESULUI
Cateva comentarii generale:
1. Asigurati-va ca documentele raman lizibile si usor identificabile.
2. Preveniti utilizarea documente perimate i identificati corespunzator fiecare document si arhiva unde
sunt pastrate.
6.1. Elaborare si mentenanta
6.1.1. Toate documentele si datele rezultate pe parcursul desfasurarii proceselor din cadrul
organizatiei sunt aprobate de catre functiile responsabile, inainte de difuzare, pentru a confirma
valabilitatea lor. Elaborarea, actualizarea, gestionarea si arhivarea manualului calitatii si a
procedurilor generale se efectueaza de catre Directorul Calitatii cu sprijinul personalului implicat in
desfasurarea activitatilor si proceselor. Verificarea procedurilor este realizata de catre Directorul
General sau de catre un consultant in domeniul calitatii. Aprobarea procedurilor este realizata de
catre Directorul General.
6.1.2. Documentele originale ale SMC sunt pastrate in format electronic pe hard discul
calculatorului Directorul General si se realizeaza si copii pe CD (daca este cazul). Exemplarul
original se tipareste pe suport hartie si va purta semnaturile persoanelor care au elaborat, verificat
si aprobat documentul, lucru care va fi mentionat la rubrica Document , prin completare cu
Original. Tot la aceasta rubrica se va completa cu Copie nr. / controlata ...sau necontrolata
atunci cand este vorba de copii. Copiile sunt controlate si necontrolate. Cele controlate au difuzare
controlata.
6.1.3. Inregistrarile calitatii sunt elaborate de catre functiile mentionate in procedurile de aplicare
a lor. Inregistrarile calitatii sunt lizibile, sunt scrise pe hartie sau inregistrate pe suport electronic.
6.1.4. Documentatia SMC poate fi consultata si pe suport electronic. Intotdeauna utilizatorii sunt
obligati sa se asigure ca utilizeaza utima versiune a documentelor, acest lucru se realizeaza
consultand documentatia originala. Directorul Calitatii infomeaza periodic utilizatorii privind
modificarea documentelor sistemului calitaii.
6.2. Actualizare si validare

6.2.1. Propunerile de modificare a documentelor se pot face de catre fiecare angajat.
Persoana care face o propunere de modificare sau de creere a unui nou document va
trimite Directorului Calitatii o varianta a noului document insotita de formularul Cod: FPG-
001-3 continand propunerea de modificare.
6.2.2. Directorul Calitatii analizeaza propunerea si nivelul (gradul) de verificare-validare ce il
implica. Schimbarile minore pot fi realizate printr-o simpla validare de catre Directorul
Calitatii, in timp ce modificarile majore (ex. crearea modificare unui proces operational) vor
trebui validate de o echipa, formata din persoanele implicate in desfasurarea activitatilor si
proceselor care fac obiectul schimbarii.
6.2.3. Directorul Calitatii coordoneaza analizarea propunerilor de imbunatatire si participa
la clarificarea tuturor aspectelor privind proiectare si utilizarea documentatiei SMC.
6.2.4. Fiecare noua versiune a manualului calitatii, a unei proceduri este semnata de
Directorul Calitatii care elaboreaza sau modifica documentul si este aprobata de catre
Director General.
6.2.5. Atunci cand sunt afectate alte documente ale SMC, Directorul Calitatii actualizeaza
sectiunile de evidenta (istorie) a modificarilor documentelor.
6.2.6. Atunci cand se modifica un capitol al unei proceduri sau al manualului calitatii se va
indica acest lucru in noua versiune a procedurii prin completarea Listei de evidenta a
modificarilor de pe pagina de garda a procedurii.

6.3. Difuzarea documentelor
6.3.1. Documentele SMC se pastreaza intr-o copie electronica de catre Directorul Calitatii care creaza o
copie validata si semnata a fiecarui document al SMC si o pastreaza ca original de referinta pe hartie.
Copiile pot fi distribuite numai de catre Directorul Calitatii si vor fi inregistrate in Lista de difuzarea a
documentelor.
Data care apare in antetul fiecarei proceduri este data aprobarii documentului. Se recomanda
consultarea documentatiei calitatii prin retea. Copiile pe hartie pot fi controlate sau necontrolate. In
cazul copiilor controlate se va mentiona in lista de difuzare acest lucru asa incat Directorul calitatii sa
asigure monitorizarea copiilor controlate. Numai copiile controlate se insriu in lista de difuzare.
6.3.2. Pentru consultare si utilizare este creata si intretinuta de catre Directorul Calitate o baza de
documente ale SMC sub forma unei colectii de directoare si fisiere.
6.3.3. Documentele originale si copiile (marcate cu textul copie nr.- controlata/ necontrolata) pot fi
emise si distribuite numai de catre Directorul Calitate. Copiile controlate ale unui document sunt retrase
de la destinatar atunci cand se modifica versiunea documentului si sunt inlocuite de documentul cu
versiunea in vigoare. Copiile necontrolate nu sunt retrase si nu sunt sub controlul expeditorului.
6.3.4. Difuzarea documentelor SMC se face de catre Directorul Calitate si se inregistreaza intr-o Lista de
difuzare a documentelor SMC, Cod: FPG-001-5 pastrata de acesta. Difuzarea documentele tehnice
originale (ex. standarde, diferite documentatii tehnice) se inregistreaza conform Listei de difuzare a
documentelor tehnice, FPG-001-4.
6.3.5. Multiplicarea/ fotocopierea in scopul distribuirii documentelor SMC, de catre personalul utilizator,
nu este permisa.
6.3.6 Personalul utilizator din cadrul organizatiei are acces permanent la documentele SMC in versiunea
actualizata. Pentru evitarea folosirii unei versiuni perimate a documentelor, personalul va consulta de
fiecare data Centralizatorul documentelor SMC unde apare ultima versiune a fiecarui document.
6.3.7. (Documentele externe (standarde, reglementari legislative si tehnice, cereri, comenzi etc) primite
pe hartie sau in format electronic sunt transmise catre functiile interne corespunzator organizarii firmei
si cerintelor documentelor respective.
6.3.8. Directorul Calitatii are obligatia de a informa personalul privind ultimele modificari ale
documentelor SMC si a documentelor tehnice.

6.4. Anularea si arhivarea documentelor scoase din uz
6.4.1. Ca urmare a analizei SMC, atunci cand se constata necesitatea, se dispune retragerea din uz a
manualului calitatii, a procedurilor sau a unui formular care nu mai este de actualitate, originalul anulat
se arhiveaza pe perioada de minimum 5 ani.
6.4.2. Documentele SMC care sunt anulate vor avea marcat pe diagonala textul ANULAT (pentru MC,
PG se va mentiona ANULAT numai pe pagina de garda) pentru a putea fi identificate. Directorul Calitatii
va semna pentru confirmarea anularii si va specifica data anularii. Documentele anulate se vor pastra in
dosare distincte, care vor contine si un opis al continutului dosarului (daca este cazul).
6.4.3. Arhivarea documentelor SMC se face in arhiva organizatiei, spatiu care asigura pastrarea
integritatii documentelor (sunt intreprinse masuri in scopul prevenirii furturilor, a incendiilor, umiditatii
excesive etc). Arhivarea documentelor externe se face de catre destinatar pe o perioada de maximum 5
ani, de la elaborare, in functie de importanta. Exceptie fac documentele financiar-contabile si cele
referitoare la personal care se supun reglementarilor legale in vigoare.
Durata de arhivarea a inregistarilor este prevazuta in Centralizatorul formularelor SMC, cod: FPG-001-6.
6.4.4. Toate documentele SMC sunt sub controlul DC, acesta are obligatia de a intocmi liste de difuzare
a documentelor controlate (proceduri, MC) asa incat in orice moment sa poata fi conoscuta destinatia
fiecarui document al SMC inclusiv versiunea lui. Versiunile abrogate ale procedurilor sunt inlocuite cu
vesiunile actualizate; vechile documente sunt retrase si anulate. Copiile documentelor sunt distruse sau
izolate asa incat sa se previna utilizarea lor.
6.4.5. Directorul Calitatii are obligatia de a retrage toate documentele SMC, anulate, care sunt
inscriptionate Controlat. Documentele necontrolate sunt anulate de personalul utilizator dupa
consultare centralizatoarelor documentelor.
6.5. Monitorizarea documentelor pe suport electronic

6.5.1. Sistemul informatic a implicat construirea unor bariere de protectie pentru asigurarea
accesului la informatii si date si pentru derularea proceselor comunicationale si implicit manageriale,
de productie si economice din cadrul organizatiei in conditii de securitate interna si externa. Accesul
pe calculator este monitorizat prin intermediul unei parole de acces cunoscute de utilizatorul
sistemului si de catre administratorul de retea.
6.5.2. Pentru comunicarea externa, unul dintre canalele cele mai eficiente utilizate in cadrul
organizatiei este reteaua Internet, prin intermediul careia se asigura conectarea operativa cu diverse
banci de cunostinte, informatii si date precum si conexiuni informationale, manageriale si comerciale
cu partenerii organizatiei (clienti, furnizori etc).
6.5.3. Analiza mediului organizatiei se desfasoara periodic si implica colectarea, prelucrarea si
analizarea sistematica a informatiilor relevante pentru activitatile si performantele organizatiei. In
acest scop, in cadrul organizatiei se deruleaza studii privind satisfactia clientilor, studii de analiza a
concurentei. La aceste studii desfasurate in mod curent se adauga diverse cercetari privind noile
tehnologii, legislatie si reglementari, tendinte economice si strategii adoptate la nivel national, mediul
sociocultural si situatia economica in ansamblu. Urmare acestor analize se obtin informatii necesare
imbunatatirii proceselor organizatiei, dezvoltarii de noi produse, imbunatatirii politicilor de produs,
pret, distributie, promovare etc.
6.5.5. Se arhiveaza electronic urmatoarele date:
- oferte tip (acestea se pastreaza pana la reinnoirea lor).
- documentatii tehnico-economice:
6.5.6. Informatiile si datele pe suport electronic sunt salvate si arhivate pe fiecare calculator dupa
criterii specifice fiecarui utilizator.

6.6. Capitolele procedurii

6.6.1 Capitolele procedurii
6.6.2. Descrierea continutului capitolelor procedurii
1. SCOP: Descrie scopul pentru care a fost elaborata procedura.
2. DOMENIUL DE APLICARE: Descrie domeniul de aplicare al procedurii (intinderea activitatilor
procedurate in spatiu si timp, zonele de lucru la care se refera, eventualele restrictii in aplicarea
procedurii ).
3. DOCUMENTE DE REFERINTA: Se enumera documentele legale, administrative sau de reglementare
care au stat la baza intocmirii procedurii sau la care se face referire in procedura.
4. DEFINITII si PRESCURTARI: Se definesc termeni specifici sau termeni cu circulatie mai restransa si se
expliciteaza abrevierile utilizate in continutul procedurii.
5. ASPECTE PREALABILE, FORMULARE: Se descrie pe scurt ceea ce trebuie cunoscut sau facut inainte
de utilizarea procedurii, formularele, etichetele utilizate si modul de completare (daca este cazul).
6. DESCRIEREA PROCESULUI: Se descriu in succesiune logica si rationala, clar, complet si concis etapele
de desfasurare a activitatii procedurate. Se identifica functiile persoanelor care au responsabilitatea
de a efectua fiecare etapa a activitatii procedurate.
7. RESPONSABILITATI: Se descriu responsabilitatile pe functii.
8. MASURI DE ASIGURARE A CALITATII: Se descriu limitele intre care activitatea procedurata poate fi
considerata corespunzatoare, modul de implementare al activitatii procedurate, masuri legate de
prevenirea neconformitatilor etc.
9. INREGISTRARI ALE CALITATII: Se enumera documentele si codurile acestora, care constituie
inregistrari relative la nivelul calitatii activitatii procedurate.
10. ANEXE: Se enumera documentele care se ataseaza procedurii (formulare, grafice, metode de
calcul, liste, tabele etc.) pentru ca activitatea procedurata sa se desfasoare corect.

6.7. Abordarea ca proces a activitatii de elaborare si control a documentelor sistemului
de management al calitatii:

7. RESPONSABILITATI
7.1. Director General
7.1.1. Aproba manualul calitatii, procedurile generale ale SMC.
7.2. Directorul Calitatii
7.2.1. Elaboreaza, actualizeaza, gestioneaza si arhiveaza MC, PG.
7.2.2. Primeste propuneri de modificare sau de creare a unui nou document al SMC si analizeaza
nivelul (gradul) de verificare - validare ce il implica.
7.2.3. Coordoneaza analizarea tuturor aspectelor legate de imbunatatirea functionarii SMC.
7.2.4. Actualizeaza sectiunile de evidenta (istorie) a modificarilor documentelor.
7.2.5. Pastreaza ca original de referinta exemplarul tiparit care poarta validarile si semnaturile
pentru fiecare document al SMC.
7.2.6. Emite si distribuie documente originale si copii (marcate cu textul Copie controilata nr.
), pe care le inregistreaza intr-o Lista de difuzare a documentelor SMC.
7.2.7. Tine evidenta versiunilor tuturor documentelor;
7.2.8. Actualizeaza Centralizatorul documentelor SMC cu versiunile in vigoare pentru a
preveni folosirii unor versiuni perimate ale documentelor.
7.2.9. Monitorizeaza documentele tehnice necesare functionarii in conditii normale a SMC
(ex. standarde etc.) si completeaza Lista de difuzare a documentelor tehnice.
7.2.10. Gestioneaza si arhiveaza documentele pe suport de hartie si pe suport electronic.

7.3. Personalul organizatiei
7.3.1. Isi insuseste prevederile procedurilor SMC si le aplica in activitatea proprie;
7.3.2. Utilizeaza documentele SMC, numai dupa consultarea Centralizatorului documentelor
SMC si a Centralizatorului formularelor SMC pentru a se asigura de folosirea documentelor
actuale.

8. MASURI PENTRU ASIGURAREA CALITATII
8.1 Prezenta procedura se revizuieste la cinci ani sau ori de cate
ori se constata necesitatea, prin grija Directorului Calitatii.
8.2. Urmarirea implementarii prevederilor prezentei
proceduri este condusa de catre Directorul Calitatii.
8.3. Utilizatorii procedurii care observa neconcordante in continutul procedurii, intre
proceduri sau intre proceduri si modul de desfasurare a activitatii au obligatia de a le
comunica, imediat, in scris Directorului Calitatii care analizeaza modalitatea de solutionare.
9.INREGISTRARI ALE CALITATII
9.1. Pagina de garda a procedurilor, cod: FPG-001-1
9.2. Pagina de garda a manualului calitatii, cod: FPG-001-2
9.3. Centralizatorul procedurilor SMC, cod: FPG-001-3
9.4. Centralizatorul documentelor tehnice, cod: FPG-001-4
9.5. Lista de difuzare a documentelor, cod: FPG-001-5
9.7. Centralizatorul formularelor SMC, cod: FPG-001-6
9.8. Registrul de evidenta a deciziilor interne cod: FPG-001-7
9.9. Registrul de intrare-iesire, cod: FPG-001-8

10. ANEXE
Nu sunt prevazute anexe.