2.

NOTIUNI GENERALE REFERITOARE LA CERTIFICARE

Prin definitie, ceftificarea este
(o
procedura prin
care un
organism calificat si "de
terta parte" - independent deci de
producator
/ prestator
dar si de consumator. atesta in scris faptut
ca un produs,
un seruiciu, un proces
sau o persoana
este
conform(a) cu anumite cerinte specificate. mentionate intr-un
referential prestab
ilit >>.
ln consecinta, orice certificare implica evaluarea conformitatii si
existenta unui refere ntial accepfaf de toti cei implicati.
o
Ce alte avantaie mai
poate
avea certificprea ?
certificarea este astazi utilizata pe targ in comertul international
-
maj ales dupa aparitia standardutui ISo
gool
-
intrucat permite
reducerea substantiala a numarului costisitoarelor testari
(incercari)
de produse/servicii,
efectuate atat de producator/
prestator
cat si de distibuitorii si chiar clienlii acestuia. Altfel spus,
prin certificare se pot
evita incercarire (testarile)
multipte si
deci, irosirea timpului si a banilor I
Cum facilit?a?? cerTificarea libera circutatie
a
produselor
intre statele Uniunii Europene ?
La realizarea acestui obiectiv esential contribuie atat legistatia
cat si unele structuri existente in acbste state. sunt deoseoit oe
importante in acest sens Rezotutiile consiliutui de Ministri
intitulate: << Noua Abordare a armonizarii tehnice > (19g5) si
<< Abordarea Globala a evaluarii conformitatii r, (1ggo). Ele au
contribuit in mod considerabil la redisiribuirea
responsabilitatilor
intre autoritatite pubtice
si agentii
economici pentru
asigurarea
securitatii
produselor
si serviciilor. in
scopul protejaii
sanatatiifuietii consumatoilor sr a metdiului
ambiant.
conform primei
Rezolutii, legisratia comunitara are in vedere
doar
"cerintele esentiale" (referitoare
la securitate) ale
produselor/serviciilor,
urmand ca specificarea detaliita a
acestora sa se rcalizeze doar prin
standarde tehnice adecvate
(elabo_rate
de agentii economici interesati
si aprobate in anumite
conditii).
Prin cea de-a doua Rezolutie,
a fost atribuita competenta
evaluarii conformitatii
fie unor organisme
independente
(denumite "organisme
de certificare ae terta parte'),
fie insisi
agentilor economici (doar
in anumite circumstante,
in special
atunci cand si-au certificat un sisfem a/ califafz). Aceste importante
Rezolutii se bazeaza, in aplicarea lo,r,
'pe
doua politici
comunitare importante:
"politica de reglementare,, (vizand
si,,politica
industriala,,
(vizand
rea
calitatii).
lor
Actualmente, in statele europene,
exista numeroase
organisme
de certificare specializate (pentru
anumite tipuri de produse
sau
seruicii, pentru
sistemele calitatii, pentru
sisfeme/e de mediu,
pentru
diterite specia.lizari/ocupatii
etc). unele si-au adoptai
referentiale comune, si-au armonizat protcedurile
de lucru si s-
au recunoscuf reciproc,
formand retele europene
specializate
de certificare...
din Romania?
Europeana, ceftificarea produsetor/seruiciilor
poate
fi
(in cazul acelor produse/servicii
care
pot pune
in
ln Uniunea
obligatorie
am
si care constituie obiectul
sau facultativa/"volu
ntara" (in cazul celorlalte produselservicii
-
apartinand "dome.niului
nereglementat"
- exclusiv in scopul
promovarii
lor
pe piata).
ln cEE, certificarea sistemului calitatiisi certificarea perso
anelor
nu sunt obligatorii prin legislatie dar pot
deveni obligatorii prin
decizia unor autoritati publice
ca si prin
efectul unor contracte
incheiate intre agentii economici.
categorii institutionale obligate prin normative nationale de a fi
certificate:
./
Constructii
,/
lnvatamant superior
,/
Transporturi
./
Valorificarea si transportul deseurilor
'/ Montaj centrale termice
./
Executie instalatii gaze naturale
,/
Dezinsectie, dezinfectie si deratizare
se recomanda agentilor economici din Romania ce au reratii
comerciale cu agentii economici din statele cE sa-si certifice
produsel",
se*i"iit" ti sist"*ele c"tihffi
credibilitatea Romaniei pe plan european/international depinde
atat de gradul de extindere cat si de eficienta acreditariror si
certificarilor efectuate in tara noastra.
o
Avantaielecertificarii
lmplementarea si eficientizarea sistemelor de management in
cadrul organizatiilor din Romania, ofera urmatoarele avantaje pe
termen lung:
,/
lmpact global asupra comertului prin liberalizarea acestuia pe
plan national;
,/
redresarea exporturilor (care inregistreaza un declin anual de
aproximativ 5%);
r'
cresterea volumului comertului si imbunatatirea barantei de
plati;
'/
scaderea preturilor prin
eliminarea unor cheltuieri asociate
externalitatilor de mediu sau non-calitatii;
'/
Modernizarea infrastrucurii din sectorut productiv
si cresterea
performa ntei serviciilor;
'/
Favorizareb unei adevarate competitii si eliminarea concurentei
neloiale;
,/
Cresterea securitatii mediului;
,/
Cresterea securitatii muncii;
r'
cresterea increderii consumatorului in produsele
achizitionate
8
,/
Cresterea gradului de incredere a clientilor externi in oferta
romaneasca;
{
Responsabilizarea angajatorilor privind
drepturile angajatilor;
r'
Asigurarea unui nivel de trai decent prin asigrarea veniturui
minim pe ramura;
r'
Controlul integrat al poluarii.
o
Cum se confirma in
practica
obtinefea certificarii?
Exista trei modalitati uzuale:
- <<certificatul de conformitate> - precizand produsul/
seruiciul sau organizatia in care este implementat sistemul calitatii,
refe rential ul si emitentul
-
(marca
de conformitate> I marcajul CE - la produse
- <<licenta/certificatul de califtcaren. '
9
3. CERTIFICAREA
SISTEMELOR
DE MANAGEMENT
o analiza succinta a contextului economic mondial al ultimilor ani
permite
evidentierea unor trasaturi definitorii incontestabile:
r'
diversificarea si innoirea rapida a ofertei de marfuri si servicii,
sub impactul dezvoltarii rapide a pietei libere;
'/
globalizarea
economiei (dar
si a impactului negativ asupra
mediului);
'/ constientizarea angajatilor referitor la drepturile salariale, de
securitate si de promovare
,/
cresterea exigentelor consumatorilor.
Motivatia principala
a aparitiei, dar mai ales a utilizarii standardelor
din seriile lso 9000, tso 14000, OHSAS 19000; lso 22ooo, sA
8000 si lso 16949 a fost si este una de ordin economic. Acest
lucru este atestat de valoarea unui standard, valoare care este
data de performanta
atinsa in afaceri de o firma care utiliz eaza
unul sau mai multe standarde.
cu alte cuvinte, valoarea standardetor din'seriile mai sus amintite
se reflecta in:
'/ competitivitatea de pret,
de calitate si de siguranta ambientala
a produselor
realizate in concordanta cu prevederile
acestor
standarde;
'/
Reduceri ale costurilor de productie
datorita optimizarii
proceselor
tehnologice;
'/
Reducerea externalitatilor
de " mediu datorita optimizarii
proceselor
tehnologice si reciclarii interne a deseurilor de
executie;
'/
Reducerea numarului
de evenimente nedorite legate de
sanatate si securitate in munca;
,/
Fidelizarea personalului;
'/ ldentificarea si satisfacerea cerintelor explicite si implicite ale
clientilor (cu accent pe industria auto si cea alimentara), cu
tendinta de anticipare a dorintelor viitoare ale acestora.
Presiunea pietei
interne si internationale impune tot mai frecvent
participarea
la achizitii publice
numai a organizatiilor
care au
l0
certificat unul sau mai multe sisteme de management
de catre un
organism de certificare acreditat.
Avand in vedere necesitatea
atragerii investitorilor
straini in tara
noastra, preluarea
standar.delor
europene si internationale
este o
problema
de interes national. Nici un investitor serios, obisnuit sa
lucreze dupa standardele internationale
sau europene,
nu va risca
sa faca o investitie acoto unde organismele
de reglementare
si de
supraveghere
a pietei
nu aplica aceleasi standaide recunoscute
pe plan international
sau european.
Privind cu atentie aria de distributie a factorilor interesati in cadrul
economiei nationale constatam
ca nu exista domeniu de activitate
care sa nu beneficiez_e de pe
urma seriei de standarde lso
go0o,
lso 14000, OHAS 18001 si sA 9000. Aceste tiptrri de standarde
reprezinta asadar, un instrument
economic si comercial care poate
gqu99 avantaje tuturor celor pregatiti
sa-l utilizeze in atingerea
telurilor propuse.
3.1 STANDARDE
CARE STAU LA
,BAZA
CERTIFICARII
SISTEMELOR
DE MANAGEMENT
'
sistemele de management (calitate,
mediu, calitate in domeniul
auto, invatamant
superior, securitatea
si sanatatea in munca,
siguranta alimentului, securitatea
informatiei,
responsabilitate
sociala, dispozitive medicale etc.) se pot
certifica individual sau in
forma integrata (de minim doua categorii de sisteme de
management).
lntegrarea sistemelor
de management,
tinand cont
1
qe managementul general
la afacerii, estJfacilitata
de ghidul
PAS 99:2006. cele mai uzuale standarde in baza carora se
acorda certificate de conformitate
cu sistemele de management
sunt:
- lso 9001:2008 sisteme de management
al calitatii.cerinte
Familia de standarde lso 9000 a fost elaborata pentru
a ajuta
organizatiile,
indiferent
de tip, marime si produsul
furnizat, sa
proiecteze,
sa implementeze
si sa conduca eficace sistemele de
management
al calitatii. lso 9001:200g specifica
cerintele unui
sistem de management
al calitatii care poate
fi utilizat de
1l
organizatii pentru
aplicarea in scopuri interne, pentru
certificare,
sau pentru
scopuri contractuale. standardul se concentreaza
asupra eficacitatii sistemului de management al calitatii in
satisfacerea cerintelor clientului.
Acest standard lnternational stabileste cerintele pentru
un sistem
de management al calitatii atunci cand o organizatie
a) are nevoie sa demonstreze capabilitatea sa de a furniza
consecvent produse
care sa satisfaca cerintele clientului si
cerintele reglementarilor aplicabile si
b) urmareste sa creasca satisfactia clientului prin aplicarea eficace
a sistemului, inclusiv a proceselor
de imbunatatire continua a
sistemului si prin asigurarea conformitatii cu cerintele clientului si
cu cele ale reglementar.ilor aplicabile.
- lso 14001:2004 sisteme de management de mediu. cerinte
Acest standard stabileste cerintele referitoare la un SMM care permite
unei organizatii sa-si formuleze si sa-si implementeze potitica
si
obiectivele tinand seama de cerintele legale, si de alte cerinte la care
organizatia subscrie si informatii referitoare la impacturile
semnificative asupra mediului. Acest standard se aplica acelor
aspecte de mediu pe care organizatia le identifica si te poate
controla si pe care le poate
influenta. standardul nu stabileste
criterii specifice de performanta
in domeniul mediului.
Acest standard lnternational este aplicabil oricarei organizatii
care doreste:
a) sa stabileasca, sa implementeze, sa mentina si sa
imbunatateasca un sistem de management de mediu;
b) sa se asigure de conformitatea cu politica
de mediu declarata;
c) sa demonstreze conformitatea cu acest standard international
- BS OHSAS 1800122007 Sisteme de management at
sanatatii si securitatii in munca. Cerinte
t2
Acest standard prezinta
cerintele unui sistem de management al
sanatatii si sigurantei ocupationale (oH&s) pentru
a peimite
unei
organizatii sa-si controleze riscurile legate de sanatatea si
siguranta ocupationala si sa-si imbunatateasca performanta.
El nu
precizeaza
criterii de performanta
specifice sanatatii si sigurantei
ocupationale, nici nu ofera specificatiidetaliate
cu privire
lalipul de
sistem de management.
OHSAS astfel prezentat
este apricabir in orice organizatie care
doreste sa:
{
conceapa un sistem de management ar sanatatii si sigurantei
ocupationale pentru
a elimina sau minimiza riscul pentru
angajati sau alte parti interesate care ar putea
fi expuse la
riscuri legate de sanatatea si siguranta ocupationala asociate
activitati lor desfasurate;
,/
lmplementeze, mentina si imbunatateasca permanent
un
sistem de management al sanatatii sisigurantei ocupationale;
'/
sa se asigure de conformitatea acestuia cu poiitica
sa in
domeniul sanatatii si sigurantei ocupationale;
,/
Demonstreze aceasta conformitate si altora;
,/
Caute certificarea/consemnarea
sistemului sau de
. management al sanatatii si sigurantei ocupationale de un
organism extern sau
'/ Faca o autodeterminare si declaratie de conformitate cu
specificatiile OHSAS.
- SA 8000:2008 Responsabilitate
Sociala. Cerinte
.Srlgk]iL
A{$r{;lqY.:di}ll.fft
$':t!{-\.q.:'J;+{;r,,i-
ln general,
c0nformarea cu cerintele sA Bo00 este ceruta de
comerciantii care cauta sa asigure conditii adecvate de munca pe
intreg fluxul de productie (De exemplu, un producator
de
incaltaminte dintr-o tara in curs de dezvoltare solicita certificarea
pentru
a obtine un contract cu o organizatie multinationala care
prefera
furnizori certificati SA 8000).
l3
sA 8000 este accesibil intrerprinderilor
mici sau mari. standardul
sA 8000 si Ghidul de implementare
sunt examinate public
si
revizuite la fiecare 5 ani.
sA 8000 este un standard international care are ca scop
imbunatatirea conditiilor de munca la nivel mondial. Are la baza
principiile
a 13 conventii internationale
referitoare la drepturile
omului dintre care 10 sunt conventii ale organizatiei lnternationale
a Muncii (lLO).
llo este cea mai veche agentie a oNU si singura care are o
structura tri-partita, compusa din sindicate, patronate
si guverne,
Pe site-ul lLo www.ilo.org. sunt disponibire interpretari, cazuri
detaliate si recomandari din partea
expertilor referitoare la modul
de interpretare si de aplicare a acestor conventii. "
sA 8000 face referire si la Declaratia universala a Drepturilor
omului si la conventia Natiunilor unite referitoare la eliminarea
tuturor formelor de discriminare fata de femei.
specific sA 8000 este ca cerintele standardurui tin cont de
legislatia nationala a statului in adrul caruia se implementeaza,
iar
in toate cazurile in care legislatia nationata este mai restrictiva
decat cea internationala,
se aplica cea mai restrictiva
reglementare.
Acest standard ajuta orice tip de organizatie sa:
a) dezvolte, mentina si imbunatateasca politicile
si procedurile
proprii
in scopul protejarii grupurilor
sociale dezavantajate (femei,
tineri, gravide
etc.) sau a propriilor
angajati (in general|
in masura
in care ele pot controla aceste aspecte sau le influenteaza;
b) demonstreze partilor interesate ca poriticile, procedurite
si
practicile proprii
sunt in conformitate cu cerintele legale de profil
si
cu cerintele acestui standard.
Beneficii referitoare la adoptarea standardului SA
g000:
'/
imbunatatirea sistemului de motivare a personalului
si a
relatiilor comerciale cu parteneri
de incredere,
reputatie mai buna,
un nivel mai mare de incredere din partea investitorilor,
t4
calitate mai buna a produselor,
Furnizorilor certificati le creste competitivitatea
si au
posibilitatea
de a semna contracte pe
durata mai lunga cu
clientii lor,
lmbunatatirea conditiilor de munca si a comunicarii intre
lucratori si conducerea organizatiei adesea conduce la
scaderea ratei absenteismului, a fluctuatiei de personal,
cresterea implicarii angajatilor,
reducerea numarului de zilele pierdute
din pricina
imbolnavirilor
poate
imbunatati relattiile cu sindicatele si cu alte parti
interesate,
Pentru lucratori, beneficiile oferite de sA
go00
au ca scop
imbunatatirea conditiilor zilnice de munca sau perspective
de
angajare de lunga durata prin protejarea
sanatatii lor, a
libertatii lor si a oportunitatilor lor de avansare la locul de
munca.
- ISO/CEI 27001:2006 Tehnotogia
informatiei. Tehnici de securitate.
Sisteme de management al
securitatii informatiei. Gerinte
Acest standard a fost elaborat pentru
a furniza un model pentru
stabilirea, implementarea,
functionarea, monitorizarea,
actualizarea, mentinerea si imbunatatirea unui sistem de
management pentru
securitatea informatiilor, indiferent de tipul de
organizatie (comerciala,
bancara, invatamant etc.)
- ISO 22000:2005 - Cerinte pentru
organizatiile din cadrul lantului
alimentar
Cerintele de siguranta alimentului
produc, prelucreaza,
manipuleaza
cele mai inalte. De aceea, toate
pentru
toate organizatiile care
sau furnizeaza alimente sunt
aceste organizatii recunosc o
l5
nevoie crescuta de a demonstra si a furniza dovezi
corespunzatoare privind
abilitatea lor de a identifica si controla
pericolele
de siguranta alimentului si multiple conditii care
afecteaza siguranta alimentului. Aceste cerinte se pot aplica
tuturor tipurilor de organizatii din cadrul lantului alimentar, de la
producatorii
de nutreturi, producatorii
de materii prime, pana la
fabricantii de alimente, operatorii de transport si depozitare si
subcontractantii pietei
de servicii alimentare si desfacere cu
amanuntul
-
impreuna cu organizatiile conexe, cum ar fi
producatorii
de utilaje, de ambaraje, agenti de curatare, aditivi si
ingrediente.
siguranta alimentului este pusa
in legatura cu prezenta
si nivelul
pericolelor
alimentare din alimente la punctele
de consum (prin
inghitirea de catre consumator). lntrucat pericolele
sigurantei
alimentelor pot fi introduse in orice etapa a lantu[Ii alimentar, este
esential controlul corespunzator
de-a lungul lantului alimentar.
Astfel, siguranta alimentului este o responsibilitate
comuna, care
este sigurata in principal prin
eforturite combinate ale tuturor
partilor participante
in lantul alimentar.
- SR EN ISO 13485:2004. Sisteme de
management al calitatii pentru
dispozitive medicale
Acest standard specifica cerintele pentru
un sistem de
management al calitatii acolo unde o organizatie are nevoie sa
demonstreze capacitatea sa de a furniza dispozitive medicale si
serviciile aferente care in mod constant satisfac cerintele clientului
si cerintele de reglementare
aplicabile la dispozitivele medicale si
serviciile aferente.
Este standardul cel mai acceptat international pentru producatorii
de aparatura medicala. lso 1348s sustine reducerea riscurilor
neasteptate pentru
companii care construiesc, fabrica sau
folosesc produse
si servicii medicale si in timpul fabricatiei, dar si
maitarziu.
t6
- lso/Ts 16949:2001 sisteme
de Management
al calitatii -
Gerinte specifice in apticarea
standardului
tso 9001:2000
pentru productia
in serie si a piesetor
de schimb in industria
automobilelor
Acest standard lnternational
stabileste cerintele pentru
un sistem
de management
al calitatii atunci cand o organizaiie:
,/
are nevoie sa demonstreze
capabilititea
sa de a furniza
consecvent produse
care sa satisfaca cerintele clientului si
cerintele reglementarilor
aplicabile si
'/ urmareste sa creasca satisfactia clientului prin
aplicarea
eficace a sistemului, inclusiv
a proceselor
de imbunatatire
continua a sistemului
si prin
asigurarea
conformitatii
cu
cerintele clientului si cu cele ale reglementarilor
aplicabile.
Aceasta specificatie
-
-Tehnica,
in acord cu lso
g001:200g,
stabileste cerintele sMC pentru proiectare
si dezvoltare, productie
si, cand este relevant, pentru
instalarea si service-ul pieselor
de
automobile. Aceasta specificatie
Tehnica este aplicabila pentru
puncte
le lucrule organizatiei
unde sunt reqlizate piesele
cerute de
client, pentru productie
si/sau service. Functiile auxiliare, fie din
departament, fie din exterior (precum
centre de proiectare,
sedii
incorporate sau centre de distributie), fac parte
din auditul de
departament pentru
sustinerea acestuia, nu pot
obtine certificatul
separat pentru
aceasta Specificatie
Tehnica.
Aceasta specificatie Tehnica poate
fi aplicata in lantul de
aprovizionare
a pieselor
de schimb pentru
aulomobite.
3.2. CERINTE PRIVIND CERTIFICAREA
STSTEMELOR
DE
MANAGEMENT.
AUDITUL DE CERTIFICARE
.
De ce este negesar auditul de certificare a unui sistem de
manaqement?
Auditul este instrumentur
esential ce concura la realizarea
obiectivelor
organizatiei in domeniul calitatii, mediului, securitatii in
munca, sigurantei alimentului, responsabilitatii
sociale, securitatii
informatiilor
in sistemete bancare sinu numaietc.
l7
Auditul de certificare se face avand ra baza tehnicile, metodele,
principiile
si procedurile
dezvoltate de standardul de referinta lso
19011:2003 Ghid pentru
auditarea sistemeror de management al
calitatii si al mediului. Acest standard internation al furnizeaza
indrumari despre principiile
de auditare, managementul
programelor
de audit, efectuarea auditurilor sistemului de
management al calitatii si cele ale sistemului de management de
mediu cat si competenta auditorilor sistemului de management al
calitatii/mediului. Este aplicabil tuturor organizatiiior care
intentioneaza sa efectueze si sa administreze audituri interne sau
externe ale sistemului de management al calitatii/mediului.
ln plus fata de recomandarile acestui standard, pentru
auditul de
certificare a altor sisteme de management decat calitate si mediu,
se utilizeaza recomandarile lso 27001:2007 si tehnici,
terminologii, proceduri
specifice domeniului de auditat (de ex.
siguranta alimentului, industria auto, tehnologia informatiei etc.)
Auditand un sistem de management, reprezentantul organismului
de certificare cauta raspuns la trei intrebari:,.
1. Are organizalia un sistem de management documentat si
conform cu cerintele specificate (standardele aplicabile, legislatie
de profil)?
2. Daca ceea ce este declarat in documentatie se aprica efectiv?
3. Este acesta eficace?
Pentru a raspunde la aceste intrebari auditorul compara starea de
fapt cu cerintele legislative si standarduluide referinta adoptat.
o
Cerinte
generale
Auditurile de certificare sisteme de management (de terta parte)
verifica daca activitatile care se desfasoara intr-o organizatie sunt
in conformitate cu procedurile
stabilite. De asemenea, auditul
identifica orice probleme
in procedurile
existente, precum
si
posibilitatile
de imbunatatire ale acestor proceduri.
Auditurile de
certificare sisteme sunt efectuate de un organism de certificare
neutru, fie la cererea organizatiei auditate, fie la cererea unui client
say a altui organism neutru
-+
s obtine incredere pentru
ceilalti.
l8
Toate activitatile unei anumite organizatii sunt supuse unui audit
pe o perioada
data de timp. Perioada necesara pentru
finalizarea
auditarii tuturor activitatilor se numeste ciclu de audit.
Auditurile de certificare sunt efectuate de catre persoane
independente de activitatea auditata, pentru
a se asigura o
evaluare impartiala.
o
Obiectiveleauditutui
Obiectivele se refera in speciat la evaluarea sistemelor de
management operationale si la determinarea conformarii cu
legislatia de profil, politica
si programele
de management ale
organizatiei.
.
Scop
Scopul fiecarui audit sau al fiecareietape din ciclul de audit, dupa
caz, trebuie sa defineasca si sa precizeze gxplicit:
,/
domeniile acoperite;
,/
activitatile de auditat;
'/
criteriile care trebuie avute in vedere;
,/
perioada acoperita de audit.
Auditurile sunt efectuate de persoane (auditori) sau grupuri de
persoane (auditori si experti) cu experienta necesara in domeniile
si sectoarele auditate, avand inclusiv cunostintele relevante si
experienta in domeniul mediului, sigurantei alimentului, lT,
sanatatii si securitatii in munca, managerial, tehnic si legislativ,
precum
si cu pregatirea si competenta necesare auditarii pentru
atingerea obiectivelor stabilite. Resursele si timpul alocate
auditului sunt in concordanta cu scopul si obiectivele acestuia.
conducerea organizatiei la cel mal inalt nivel trebuie sa acorde
sprijin in procesul
de audit, conform documenetelor contractuale
incheiate cu organismul de certificare.
o
Etapele auditului de certificare
/
Selectarea organismului de certificare
l9
Contactarea organismului
de certificare
Semnarea documentelor
contractuale (comanda
de
cetificare, chestionar informativ, contract de certificare)
Depunerea documentatiei obligatorii pentru
certificare
(manual + proceduri
de sistem, planuri
HACCP, contract
colectiv de munca etc.
-
in functie de standardur auditat in
vederea certificarii)
lnitierea audituluide certificare in doua etape:
preauditul
- verificarea respectarii cerintelor legislative,
vizualizarea locatiilo r, analiza documentatiei, cunoasterea
proceselor,
analiza programului
de audit intern stabilit de
organizatie si a concluziilor analizei managementului
referitor la sistemul/sistemele
de management
implementate si
Auditul propriu zis)
-----l
I
I
I
ffiEry'fffi
I
I
I
------t
Competenta
i
si evaluarea r
auditorilor
I
EE?TIdffi
BSI&HEC
I
I
I
I
Actlvitati de
I
audit I
------l
I
I
I
@
I
I
I
I
-----l
1.
2.
Stabilirea PA
'obiective
o
responsabilitati
'resurse
.-
o
proceduri
lmplementara PA
'
programarea
auditurilor
'
evaluarea auditorilor
t
selectarea echipei de audit
I
conducerea activitaulor de audit
r
Mentinerea inregistrarilor
Monitorizarea si
"nafiia
ie
'
programarea
auditurilor
t
evaluarea auditorilor
'
selectarea echipe; de audit
'
conducerea activitatilor de audit
'
Mentinerea inregistrarilor
i[-
I
rlmbunatatirea
ipa
I
I
I
I
I
I
I
I
t
I
I
I
t
I
I
I
I
Figura 2 Etapele realizarii auditului de certificare sr.sfeme de management
(aplicarea
cicl ului PDCA)
U rma ri rea actiun ilor corective (carae,
termene, i nch idere)
manaqement
Figura 3 Etapele realizarii audituluide certificare srbteme de.management
organismul de certificare stabileste echipa de audit (Auditorul
sef,
auditori si/ sau expertitehnici), functie de:
',
,/
domeniul de activitate al organizatiei
r'
durata auditului
'/
competentele de audit necesare pentru a atinge obiectivele
auditului.
Echipa de audit trebuie sa fie constituita din auditori, din baza de
auditori a organismului de certificare.-Toti auditorii din echipele de
audit trebuie sa demonstreze calificarea adecvata tipului si
sectorului de audit.
comunicarea cu organizatia: Responsabirur certificare trebuie sa
comunice cu organizatia (clientul), pentru
a se asigura ca
organizatia accepta datele propuse pentru
audit si echipa de audit
nominalizata
!!- organizatia poate obiecta fata de ortce membru al echipei
de audit.
2l
se solicita auditorului sef programarea
auditurui etapa I in
perioada
solicitata de organizatie (luna, an);
Calificarea echipei de audit:
- cel putin unul dintre auditori trebuie sa aiba competente in
domeniul NACE in care se incadreaza activitatile organizatiei,
supuse certficarii.
seful echipei de audit, primeste
urmatoarere informatii si
documente:
'/ componenta echipei de audit si data aproximativa (luna/ an) a
auditului;
r'
Locatiile incluse in domeniul de certificare: sediu,
sucursale,activitatile lor si santiere sau santiere temporare
daca exista;
Domeniul certificarii si excluziuni declarate de client;
Manualul de management (cu organigrama si excruziunile
documentate)
procedurile
documentate obligatorii,
la care se pot adauga, documente
,asociate
cu procesete,
difuzate de client.
Auditorul sef pregateste
auditul, anunta si instruieste pe scurt
membrii echipei.
Auditorul sef, va clarifica orice informatii ambigue siva obtine orice
informatii importante necesare pentr.u planificarea
auditului. ln
timpul pregatirilor
de audit, se va- acorda o atentie speciala
urmatoarelor aspecte:
'/
structura organizationala a clientului (adresa,
identificarea
managerilor insarcinati, structura functionala, locatii etc.);
Domeniul de activitate (produse,
servicii si anere) si excluderile
declarate;
Procesele sistemului de management si interconexiunile
(structura
si matricea de procese, procesele
cheie, procesele
suport, responsabilitati si documente asociate, indicatori de
performanta
si obiective, planificare
si actiuni de monitorizare
si masurare, aspecte de mediu semnificative, riscuri de
accidentare de nivel mare etc.), oriunde este aplicabil;
Procedurile si criteriile organismului de certificarete;
))
,/
Cerinte legale sau reglementare aplicabile produsului
sau
serviciului clientului;
.
Planificarea si
pregatirea pentru
audit flnitierea
audituluil
Fiecare audit este planificat
si pregatit, conform obiectivelor, in
special pentru
asigurarea:
,/
unei alocari corespunzaloare a resurselor;
,/
asumarii rolului si responsabilitatii fiecarei persoane implicate
in procesul de audit (inclusiv
conducatorul echipei de audit,
aud itorii, expertii, cond ucerea benefi ciaru lui aud itu I u i).
Planul de audit trebuie sa fie trimis clientutui cu minim 5 (cinci) zile
lucratoare inainte de audit. Planul trebuie trimis mai devreme in
situatiile in care se vor vizita locatii multiple sau cand este vorba
despre o logistica complicata (calatorii peste hotare, cazare etc.).
o
Preauditull auditurile de
preevaluare/
auditul etapa I
ln prima etapa a auditului de certificare se evalu aeza:
,/
Analiza succinta a sistemuluidocumentat;
,/
Evaluarea gradului de indeplinire a cerintelor de baza ale
sistemului;
,/
Evaluarea gradului de respectare a prevedrilor
legislative
aplicabile;
/
Evaluarea documentatiei;
,/
Evaluarea si familiarizarea cu procesele
determinate de
organizatie;
/
Familiarizarea cu locatiile si activitatile organizatiei;
,/
Evaluarea rezultatelor analizei managementului;
/
Evaluarea completitudinii si adecvarii programutui
de audit
aintern stabilit de organizatie;
,/
Confirmarea domeniului de certificare cerut;
,/
Stabilirea datei auditului de certificare.
Raportul de preaudit difera de alte rapoarte prin faptul ca:
r'
Constatarile echipei de audit nu sunt clasificate;
'/
Nu se ia nici o decizie asupra statututui certificarii (procesul de
certificare continua cu etapa de audit de certificare, dupa
23
stabilirea unui interval pentru rezorvarea constatarilor
semnalate care pot genera neconformitati majore la
certificare)
'/ Preauditul este o activitate independenta de procesele
de
decizie
{
Durata sa este stabilita intre organizatia candidata si
organism ul de certificare.
o
Activitatile de audit huditul etapa ll)
Activitatile de audit trebuie sa includa:
./
discutii cu personalul;
./
inspectarea echipamentelor si a conditiilor de operare;
,/
analizarea inregistrarilor, a procedurilor
scrise si a altor
documentatii relevante, cu scopul de a evalud performanta
de
mediu a activitatii auditate si pentru a se stabili daca:
- respecta standardele, regulamentele, obiectivele si
tintele;
sistemul existent de gestionare
a responsabilitatilor de
mediu este eficient si adecvat.
:,:
Printre altele trebuie folosite controale prin
sondaj pentru
verificarea respectarii acestor criterii si pentru
a determina
eficacitatea intregului sistem de management.
Procesul de audit cuprinde cel putin
unnatoarele etape:
1. evaluarea punctelor
tari si slabe ale sistemelor de
management;
2. obtinerea dovezilor relevante;
3. evaluarea constatarilor auditului;
4. pregatirea
concluziilor auditului;
5. raportarea constatarilor si a concluziilor auditului.
o
Rapodarea constatarilor si concluziilor auditului
La sfarsitul auditului de certificare, auditorul sef trebuie sa
intocmeasca un raport de audit scris, a carui forma si continut
trebuie sa asigure o prezentare
integrala si oficiata a tuturor
constatarilor si concluziilor auditului. Constatarile si concluziile
auditului sunt comunicate oficial conducerii la cel mai inalt nivel.
24
obiectivele fundamentale ale unui raport de audit scris sunt:
,/
sustinerea prin documente a scopului auditului;
,/
situatia conformarii la politica
organizatiei si progresul
organizatiei in domeniul certificat'
'/ fuinizarea de informatii conducerii despre eficacitatea si
acuratetea masurilor de monitorizare a impactului de mediu al
organizatiei, a riscurilor de accidentare si imbolnavie
profesionala,
a controlului pericolelor
la siguranta alimentului,
la gestiunea informationala a datelor etc.;
'/
sustinerea prin documente a necesitatii actiunilor corective,
dupa caz.
o
Clasificarea neconformitatilor
Neconformitate majora (neindeplinirea
,n", cerinte din
standardul de referinta, care nu este acceptata ca excludere).
Neconformitate minora (neindeplinirea partiala
a unei cerinte din
standard ul de referinta).
ll Mai multe neconformitati minore carese adrese aza aceeasi
cerinte sau care se adreseaza cerintelor cheie ale functionarii
proceselor cheie, pot conduce la o neconformitate majora.
!!Neefectuarea actiunilor care privesc oportunitati de
imbunatatire nu constituie un motiv de a fi inregistrata ca
neconformitate sau/si obseruatie.
.
o
lncheierea auditului
Procesul de audit se incheie cu pregatirea
si implementarea unui
plan adecvat de actiuni corective. Se instituie mecanisme
functionale corespunzatoare care sa asigure urmarirea rezultatelor
auditului.
o
Frecventaauditurilor
,/
auditul de certificare
r'
Audituri anuale de supraveghere
25
Audituri de reinnoire, la fiecare 3 ani,
auditurile de extindere/ restrangere aldomeniului de activitate
o
Documentele de certificare
Documentele de certificare se predau de regula in termen de 40
zile la organismul de certificare (luand in considerare dreptul
auditatului de a stabili corect actiunile corective pentru inchiderea
eficace a neconformitatilor identificate cu ocazia auditului de
certificare). Documentele de certificare constau in :
r'
raportul de analiza documentelor
r'
Planul de audit
{
Raport de audit
r'
Chestionarul de audit
r'
Sinteza auditului