Manual Sigesp

SIGESP
Sistema Integrado de Gestin

para Entes del Sector Pblico
Instructivo de Uso
INDICE
CONSIDERCIONES GENER!ES
INS"!CION
#ODU!O CON$IGURCION % DE$INICIONES % PR#E"RI&CIONES
'SICS
#ODU!OS PRINCIP!ES
CON"'I!IDD P"RI#ONI!
CON"'I!IDD PRESUPUES"RI DE GS"O
#ODU!OS U(I!IRES
SO!ICI"UD DE E)ECUCION PRESUPUES"RI
ORDENES DE CO#PR
CUEN"S POR PGR
C) * 'NCO
NO#IN
IN"EGRDOR
IN+EN"RIO
PRO+EEDORES * CON"R"IS"S
C"I+OS $I)OS
CON"RO! DE +I"ICOS
#ODU!OS DE SIS"E#
PER"UR
INS"!
SEGURIDD
$!U)O DE PROCESO
CONSIDERCIONES GENER!ES
SIGESP es un sistema integrado que simplifica los procesos de gestin administrativa en la
organizacin. Est conformado por una serie de mdulos adaptable a cada ente, que gestionan diversas
tareas y proporcionan respuesta inmediata y oportuna a las necesidades de registro presupuestario,
patrimonial, contable y administrativo.
SIGESP a sido dise!ado observando las normas legales que rigen la materia presupuestaria
establecidas por la "ficina #acional de Presupuesto para las instituciones p$blicas %"#&P'E(, la )ey
"rgnica de la &dministracin *inanciera del Sector P$blico y sus 'eglamentos, y dems
publicaciones de la +ontrolar,a General de la 'ep$blica , la "ficina #acional de +ontabilidad P$blica y
la Superintendencia #acional de &uditor,a Interna.
Caracter,sticas del SIGESP
Solucin adaptable a las necesidades y requerimiento del ente.
-dulos totalmente integrados.
.ise!ado ba/o las e0igencias legales establecidas en la +onstitucin #acional, la )ey "rgnica
de &dministracin P$blica, la )ey "rgnica de &dministracin *inanciera del Sector P$blico,
'eglamentos y todas las providencias e instructivos emanados de la "#&P'E, SIGE+"*,
"#+"P, +ontrolar,a General de la 'ep$blica.
&ctualizacin constante del sistema de acuerdo a las nuevas e0igencias legales1tributarias.
Interfaz grfica intuitiva y fcil de usar.
Sistema multiusuario, que permite definirlos.
&cceso al sistema con claves de seguridad individuales.
-0ima seguridad y total confiabilidad de la informacin.
-$ltiples reportes a la medida, e0portables a o/as de clculo electrnico y formato de
documento portable %P.*(.
2ecnolog,a de punta que permite un mane/o ptimo, rpido y seguro, acorde a los $ltimos
avances.
-ulti Empresa
&rquitectura +liente3Servidor.
Re-uerimientos.
Servidor
Procesador Pentium I4 en adelante o su equivalente
.isco .uro S+SI 56 G7 y disco espe/o
-emoria '&- 8 G7
Sistema "perativo 9 )inu0 %.ebian, 'ed :at ;, "penSuse, <noppi0( , =indo>s
8666 Server o superior
Gestor de 7ase de .atos 9 -ysql ?.6 %)ibre(, Postgresql 5.6 %)ibre( , "racle ;.8
%Propietario( , &ny>ere ; %Propietario(
Servidor =eb 9 )inu0 &pace , =indo>s IIS
)engua/es9 P:P ?.6 con librer,as para soporte de mane/ador de 7. elegido y mane/o
de imgenes.
Estacin de "raba/o
Procesador Pentium II en adelante o su equivalente
Sistema "perativo9 )inu0 %.erian, <noppi0, "penSus, 'ed :at;(, -ac "s, =indo>s
#avegador9 Internet E0plorer, -ozilla %firefo0 3 Ice>easel(, #etscape, "pera, Safari
Plugin para apertura de documentos en formato portable %P.*(
En -ue consistes la aplicacin 0 como $unciona1.
)a aplicacin fue .esarrollada por la empresa SIGESP, +.&., ba/o la modalidad de Soft>are )ibre, su
cdigo fuente %programacin( esta estructurado en P:P y la informacin esta almacenada en una 7ase
de .atos%mane/ador preferiblemente )ibre -ysql o Postgresql(.
+omo dica aplicacin es totalmente >eb o grfica, no requiere ninguna instalacin f,sica en las
estaciones de traba/o de los usuarios su implementacin, su acceso y utilizacin estn $nicamente
supeditada a una cone0in de red, en la )&# privada de cada ente, desde donde se e/ecutara la misma a
trav@s del linA destinado por el administrador de red de cada ente.
+omo pantalla inicial de la aplicacin esta la bienvenida en la que se deber seleccionar dos datos
importantes para poder ingresar a la misma, los cuales son9 7ase de .atos, que indicara a cual 7. se
desea acceder %cada 7. sera un e/ercicio fiscal para el ente( y Empresa, que indica el ente del cual se
llevara la gestin administrativa y contable, como la aplicacin es multi1empresa se puede llevar la
contabilidad a mas de un ente u organizacin dentro de una misma 7..
)uego de seleccionar el mbito de operacin se proceder a la autorizacin para acceder al sistema
seg$n sea el privilegio de cada usuario, para lo cual ay que suministrar el nombre de usuario %login(,
por defecto admin, y la contrase!a de acceso %pass>ord(, por defecto admin, como a
continuacin se observa9
Bna de las caracter,sticas de esta aplicacin es su fle0ibilidad en los parmetros a utilizar, o sea que
permite adecuarla a los procedimientos de cada ente dise!ndose de forma que se puedan configurar y
adecuar los parmetros que se requieren para la gestin administrativa.
Iconogra2,a
&l ingresar al sistema se presentara una pantalla con el men$, mediante iconos, de todos los mdulos
presente en la aplicacin como se muestra a continuacin9
En un principio todos lo usuario podrn visualizar el icono correspondiente a todos los modulo pero
solo podr acceder a aquellos mdulos y funcionalidades que se le ayan definido en su perfil de
usuario.
Por otra parte, en todos las pantallas o formularios de la aplicacin se presentara una barra de iconos o
erramientas que indicaran las acciones que se pueden e/ecutar en cada una de ellas. Esta barra, dado el
caso, mostrara las siguientes acciones9
$ormularios de Registro de In2ormacin.
3o/a en 'lanco. Para indicar nuevo registro, blanqueara datos de la pantalla.
Disco. Grabar informacin nuevo o actualizar registro ya e0istente.
!upa. para buscar registros ya e0istente mediante parmetros o filtros de b$squeda.
E-uis. #otacin para eliminar el registro actual.
Impresora. indicacin de imprimir en formato de documento portable %P.*( el reporte
correspondiente al formulario o proceso.
Cuadro Ro/o. 7otn para cerrar el formulario o pantalla.
Pantallas de Procesamiento de In2ormacin.
!upa. Para buscar registros e0istente y que sern ob/eto de alguna accin.
Rueda Dentada. Icono para e/ecutar la accin sobre el o los registro%s( seleccionado%s(, esta
accin puede ser9 procesar, aprobar, contabilizar, reversar, anular, etc., esto depender del
modulo y pantalla donde se encuentre ubicado.
Pantallas para emitir Reportes.
Impresora. indicacin de imprimir en formato de documento portable %P.*( el reporte
correspondiente.
Icono de OpenO22ice Calc. Indica que el reporte seleccionado se puede e0portar a alguna
aplicacin de o/a de calculo electrnico como "pen"ffice +alc o -S E0cel.
INS"!CION
Para la instalacin de la aplicacin se deben realizar tres pasos como se listan a continuacin9
C. +reacin de la 7. en el servidor de bases de datos seleccionado. Esto mediante el script sql de
la base de datos vac,a con la estructura y data necesarias para la instalacin inicial y puesta en
funcionamiento.
El proceso se puede realizar desde una erramienta administrativa por e/emplo9 #*S4!
dministrator5 #*S4! 6or7'enc85 p8p#0admin5 PGD#IN III5 p8pPgadmin5 etc9
8. +reacin del directorio de ospeda/e del cdigo fuente en el directorio de publicacin de sitios
del servidor >eb donde operara. )as actividades de esta operacin dependern del S" donde se
e/ecuta el servidor =eb.
Para servidores con S" G#B3)inu0 .ebian o derivados, se debe crear una directorio en
/var/www donde se descomprimir el arcivo comprimido sigesp.tar.gz que contiene los
arcivos fuentes de la aplicacin. Se creara el rbol de todas las carpetas de los mdulos que
componen la aplicacin.
&l directorio creado se le deben dar atributos o propiedad al usuario que e/ecuta el demonio
>eb, en este caso www-data.
& las carpetas /var/www/sigesp/sno/txt/, /var/www/sigesp/cxp/declaracioninformativa/,
/var/www/sigesp/scb/reportes/cheques_configurable/ y /var/www/sigesp/cxp/retencionislr/, se
otorgarn permisos de lectura y escritura.
D. Se debe editar el arcivo sigesp_config.php del directorio /var/www/sigesp/ para configurar los
parmetros de cone0in a la 7. y el logo del ente, como se muestra a continuacin9
<?php
$empresa["hostname"][1] = "localhost"; // Nombre o IP del Servidor de !
$empresa["port"][1] = """#$"; // P%erto de cone&i'n
$empresa["database"][1] = "db(ente()#1#"; // Nombre de la !
$empresa["lo*in"][1] = "db(%ser"; // +s%ario de cone&i'n al Servidor !
$empresa["pass,ord"][1] = "pass,ord"; // -ontrase.a del %s%ario
$empresa["*estor"][1] = "/0S123"; // 4estor de ! /0S123 o P5S3467
$empresa[",idth"][1] = "89"; // :ncho del 2o*o en p&
$empresa["hei*ht"][1] = "$9"; // :lto del 2o*o en p&
$empresa["lo*o"][1] = "lo*o;pn*"; // :rhcivo con 2o*o del ente
?<
7l archivo con el lo*o del ente sera %tili=ado por todos los reportes de la aplicaci'n >
deber? ser %bicado en las carpetas@ /var/www/sigesp/shared/imagebanks/ y
/var/www/sigesp/shared/class_folder/tcpdf/
El administrador de la red o de la unidad 2I+ de cada ente deber configurar los servicios de .#S para
crear un nombre de sencillo para el linA de acceso por parte de los usuarios en sus estaciones de traba/o,
por e/emplo9 getsion.ente.gob.ve o administracion.ente.org, etc.
#ODU!O CON$IGURCION % DE$INICIONES % PR#E"RI&CIONES 'SICS
Este modulo de la aplicacin es de suma importancia, ya que en el se deber establecer desde un inicio
la informacin para el adecuado funcionamiento. +uando se disponga a parametrizar la aplicacin se
deben tener claras las opciones que se desean establecer, para lo cual se debe acer en con/unto con
personal de todas las reas que dirigen la gestin del ente y as, garantizar que la informacin
seleccionada sea la correcta, ya que en la mayor,a de los casos esta informacin permanecer
inalterable durante todo el e/ercicio fiscal.
Este -odulo contiene siete %65( opciones como se observa a continuacin9

Sigesp
Contabilidad Patrimonial : $iscal
Presupuesto de Ingreso
Presupuesto de Gasto
Cuentas por Pagar
Solicitud de E/ecucin Presupuestaria
Ordenes de Compra
'anco
Sigesp
En esta opcin se deben cargar informacin general sobre la gestin del Ente, como datos legales y
financieros de su e/ercicio fiscal, como por e/emplo9 -odalidad de +ontabilidad y Presupuesto, etc.. Se
debe suministrar la informacin que no podr ser modificada una vez iniciado el procesamiento de
informacin administrativa.
Posee a su vez nueve %6;( formularios9
Empresa, Procedencias, Bbicacin Geogrficas,
+omunidades, +ontrol #umero, Bnidad 2ributaria,
+onsolidacin, -oneda y +orreo Electrnico.
.e los *ormularios nos centraremos en especificar el mas
importante como lo es Empresa.
Empresa. en este formulario se definen todos los parmetros de los entes, a los cuales se
gestionara la contabilidad o gestin contable. +abe se!alar que como la aplicacin es -lti1
empresa puede e0istir mas de un ente registrado y para cada uno de ellos se deber especificar
los parmetros de funcionamiento.
El formulario es tan e0tenso que lo dividiremos en secciones comenzando con9
Seccin Datos Generales.
En la primera parte de esta seccin podemos ingresar datos bsicos del ente9
Codigo. #um@rico consecutivo asignado por la aplicacin.
Nombre. .enominacin completa del Ente, seg$n acta constitutiva.
Nombre Resumido.
Siglas.
Direccin. .omicilio *iscal.
Ciudad. lugar de radicacin legal.
Estado. entidad federal de operacin
&ona Postal. Seg$n lo indica IP"S2E).
"el;2ono 0 $a<.
RI$. 'egistro Enico de Informacin *iscal seg$n lo indica el SE#I&2.
NI". #umero de Identificacin 2ributaria.
Nro9 I+SS. #umero de control del ente seg$n lo indicado por I4SS.
E%mail. correo institucional o de contacto del ente.
6ebsite. Sitio >eb del ente.
!icencia. #umero de documento legal que acredite si es el caso de entes
mercantiles.
Organismo de dscripcin. "rganismo superior al cual pertenece el ente, dado
el caso.
)uego se presentan las opciones de 9
Permitir cambio de Empresa. esto si se mane/a esquema multi1empresa.
#ane/o de nticipo. si es pol,tica de la empresa dar anticipos en caso de pagos
directos, de no ser as, se mane/aran por los mdulos correspondientes de cuentas
por pagar.
Permitir Presupuesto de Ingreso por Estructura. Por defecto la aplicacin
mane/a un solo plan de cuenta para el Presupuesto de Ingreso del ente. Si se tilda
esta opcin se permitir incluir cuentas de presupuesto de ingreso en las
estructuras presupuestarias definidas para cada ente.
Informacin de +onsolidacin9
Empresa -ue consolida. tildar esta opcin en caso de mane/ar esquema mutli1
empresa y se quiera llevar una contabilidad centralizada al final del e/ercicio de
todas las empresas.
'ase de Datos donde consolida. indicar el nombre de la 7. donde se quiere
consolidar la contabilidad de las empresas en el caso que se utilice esquema
mutli1empresa
Cdigo lterno de la Empresa.
'epresentante )egal9 estos datos se refieren a la empresa que se esta definiendo, no son
obligatorios pero se aconse/a indicarlos para ser utilizados por la aplicacin en los
distintos reportes y cartas que genera la aplicacin.
pellidos 0 Nombres
C;dula de identidad
"el;2ono
Cargo
Seccin Datos de la Gestin.
En la primera parte de esta seccin encontramos Periodo9

Periodo. *eca de inicio del e/ercicio fiscal del ente, por lo general
6C36C3FFFF, del a!o.
+alidacin. Se debe seleccionar como la aplicacin validara la disponibilidad
presupuestaria en las partidas, ay G opciones9 Gen@rica, Especifica, Sub1
espec,fica y &u0iliar.
No permitir generar SEP con 'ienes5 Servicios o Conceptos sin
disponibilidad presupuestaria. &l tildar esta opcin la aplicacin validara
seg$n lo indicado en el campo anterior y no permitir realizar e/ecucin de
presupuesto sin disponibilidad.
+alidar por el Programado. &l tildar esta opcin la aplicacin validara seg$n
lo indicado en el campo +alidacin y no permitir realizar e/ecucin de
presupuesto que sobrepase lo programado mensual para cada partida dentro de
una estructura presupuestaria.
#eses biertos. -ientras el mes no est@ tildado la aplicacin no permitir
realizar ninguna operacin en ning$n modulo para ese mes en especifico. Puede
ser utilizado como mecanismo de seguridad para resguardar que no se e/ecuten
movimientos en los meses cuya gestin contable y presupuestaria este conciliada.
*ormatos9 esta seccin es importante ya que indicara desde el inicio como se traba/aran
las cuentas presupuestarias y contables, y su configuracin no podr ser modificada una
vez que se aya iniciado el procesamiento de informacin para el e/ercicio fiscal en la
aplicacin.
Contabilidad Patrimonial o $iscal. se debe seleccionar la opcin de
contabilidad de acuerdo con las normas legales y contables que aplican para cada
ente.
Plan =nico. este campo indica la cantidad de d,gitos y el formato que
presentaran las partidas que conforman el plan $nico de cuentas presupuestarias a
utilizar. El plan $nico de cuentas Presupuestarias viene precargado en la
aplicacin.
P9 Gasto. este campo indica la cantidad de d,gitos y el formato que presentaran
las partidas que conforman el plan de cuentas presupuestarias de gasto
personalizado para el ente, por e/emplo9 ;;;1;;1;;1;;, esto indica que utilizare
un plan de cuentas de gastos con ; d,gitos y en esa disposicin G6C16C16C166.
P9 Ingreso. este campo indica la cantidad de d,gitos y el formato que presentaran
las partidas que conforman el plan de cuentas presupuestarias de ingreso
personalizado para el ente, por e/emplo9 ;;;1;;1;;1;;1;;;, esto indica que
utilizare un plan de cuentas de ingreso con C8 d,gitos y en esa disposicin D6?1
6C16D16816C6.
Contabilidad. este campo indica la cantidad de d,gitos y el formato que
presentaran las partidas que conforman el plan de cuentas contable personalizado
para el ente, por e/emplo9 ;1;;1;;1;;1;;1;;1;;;, esto indica que utilizare un plan
de cuentas contable con CG d,gitos y en esa disposicin C1CC16C16C16C16C16C1
66C. El plan de cuentas Patrimoniales viene precargado en la aplicacin.
.,gitos de +uentas9 en esta seccin se indicaran los d,gitos de inicios que identificaran
las cuentas tanto contables como presupuestarias
D,gitos de Cuentas > Contabilidad General. se debe indicar cual sera el d,gito
de identificacin de las cuentas de &ctivo, Pasivo, Ingreso, Gasto, 'esultado y
+apital. Estos d,gitos deber,an ser apegados a las normas y recomendaciones de
la "#+"P o pueden ser a/ustados a las pol,ticas el ente.
D,gitos de Cuentas % Presupuesto. se debe indicar cual sera el d,gito de
identificacin de las cuentas de "rden, Gasto e Ingreso. Estos d,gitos deber,an
ser apegados a las normas y recomendaciones de la "#+"P o pueden ser
a/ustados a las pol,ticas el ente.
D,gitos de Cuentas > Contabilidad $iscal. se debe indicar cual sera el d,gito de
identificacin de las cuentas de &ctivo, Pasivo, Ingreso, Gasto, 'esultado y
+apital, tanto para :&+IE#.& como para 2ES"'". Estos d,gitos deber,an ser
apegados a las normas y recomendaciones de la "#+"P o pueden ser a/ustados a
las pol,ticas el ente.
Seccin Datos de la Gestin II.
En la primera parte de esta seccin encontramos +uentas9

Cuentas de Resultado. En esta opcin se deber indicar a la aplicacin los
n$meros de las cuentas contables de 'esultado del E/ercicio fiscal &ctual y
'esultado de E/ercicio fiscal &nterior. Estas cuentas son parte del plan de cuenta
contable de cada ente y la aplicacin las utilizara para acer el proceso de cierre
de cada e/ercicio fiscal.
Situacin del "esoro. En esta opcin se deber indicar a la aplicacin los
n$meros de las cuentas contables si las mane/an dentro de su plan de cuenta y
aplica a su forma de contabilidad.
Con2iguracin Estructura Presupuestaria o Program?tica. Se debe
seleccionar la forma como se establecer las estructura presupuestaria, esto
depender de cada ente, se consta de dos opciones Por Programas o Por
Proyectos.
Numero de Nivel de la Estructura. Establece la cantidad de niveles que
poseer la estructura, este parmetro queda a la necesidad de cada ente y depende
de lo seleccionado en la opcin anterior.
Estructura Presupuestaria. Se indicaran las denominaciones de los niveles,
definidos anteriormente, que contendr la estructura presupuestaria. #o
confundir el nombre del nivel con los nombres de los proyectos o programas. Por
e/emplo, si se escogi Presupuesto por Proyectos y se opt por tres %6D( niveles
se podr,an asignar las siguientes denominaciones9 #ombre #ivel C Pro0ectos
0:o cciones Centrali@adas , #ombre #ivel 8 cciones Especi2icas, #ombre
#ivel D ctividades.
!ongitud del Cdigo de la Estructura Presupuestaria. &qu, se define la
longitud que tendr el cdigo de cada nivel de la estructura presupuestaria. .ebe
indicarse una longitud por cada nivel que se defini con anterioridad. Este campo
debe ser definido con e0actitud, ya que no podr ser modificado una vez iniciado
el proceso de carga de informacin en la aplicacin.
En la segunda parte de esta seccin encontramos +ompras9

Partidas de Compras. En esta opcin se deber indicar los d,gitos iniciales de
las partidas que se utilizaran para la compra de bienes %consumibles o activos( y l
para la contratacin de servicios. Por e/emplo, se debe colocar en 7ienes 402,404
si en el ente se utilizan las partidas iniciadas con esos d,gitos para la compra de
los mismos y , Servicios 403 si en el ente se utilizan las partidas iniciadas con
esos d,gitos para la contratacin de estos.
Inicio de Contadores. Se debe especificar la numeracin en la cual se iniciaran
los contadores para9 "rdenes de +ompra, "rdenes de Servicios y Solicitudes de
Pago. Por defecto estos documentos iniciaran en 6666666666C. Por e/emplo si se
desea que las "rdenes de +ompra inicien en el numero 66666666C66 se debe
colocar ;; en la casilla que corresponde.
Permitir modi2icar las partidas en la imputacin Presupuestaria. Por defecto
la aplicacin no permite que se modifiquen las partidas presupuestarias por
donde se imputan los art,culos o servicios al momento de registrar
'equerimientos de 2ramites &dministrativos %Solicitud de E/ecucin
Presupuestaria( u "rdenes de +ompra, si se desea permitir esto solo se debe
tildar en cual documento se efectuara. Esta opcin queda a criterio de cada ente.
Seccin Datos de la Gestin III.
En la primera parte de esta seccin encontramos Gasto9

Cdigo ONPRE signado a la Empresa. En este campo se deber indicar el
numero asignado por la "ficina #acional de Presupuesto. Este cdigo es
utilizado en los reportes del modulo +ontabilidad Presupuestaria de Gasto para
emitir rendiciones de cuentas presupuestarias en formatos de los Instructivos
emanados de la "#&P'E.
#odalidad de pertura. Se indica la forma de apertura del presupuesto de
Gasto del ente, la modalidad puede ser -ensual o 2rimestral.
Saldos Iniciales. Se debe indicar los saldos para cada caso, solo se inicia la
utilizacin de la aplicacin con posterioridad al e/ercicio fiscal del ente.
En la seccin siguiente encontramos datos SIGE+"*9

Cdigo del Organismo. En este campo se debe indicar el numero asignado por
la "#+"P para el Sistema Integrado de Gestin y +ontrol de las *inanzas
P$blicas.
)as secciones subsiguientes se 'efieren a la Generacin de +omprobantes de 'etencin
de Impuesto -unicipal, I4& e IS)'9

#dulos donde se Generar?n. )a aplicacin puede generar los comprobantes
de retencin de impuestos %municipales, I4&, IS)'( en los mdulos de +uentas
por Pagar%+FP( o +a/a y 7ancos. Por defecto se generaran en el modulo de
+FP, ya que es en este donde se aplican las retenciones de ley al momento de
recibir las facturas. Es pol,tica de cada ente como se generan los comprobantes
de retencin de impuesto.
+alor inicial del Contador. Por defecto inician en el n$mero C, pero si se tienen
comprobantes de retenciones previos se debe indicar el numero del ultimo
comprobante impreso para que la aplicacin lo tome como base. )a numeracin
de los comprobantes de 'etencin de I4& cumplen con los parmetros e0igidos
por el SE#I&2, es decir cuatro d,gitos del a!o, dos d,gitos del mes y oco
d,gitos para el consecutivo.
Sigue la seccin +uentas por Pagar9

Permitir #odi2icar I+ en la recepcin de documentos. )a aplicacin por
defecto no permite modificar el monto del I4&, que calculo en la "rden de
+ompra, cuando se esta recibiendo una factura. Si se tilda esta opcin se podr,a
modificar el monto a fin de que concuerde con lo e0presado en la factura.
Contabili@ar Recepciones de Documentos. Se tilda esta opcin si se requiere
que se afecte la contabilidad con la recepcin de las facturas, de lo contrario se
causar el compromiso presupuestario y se afectar la contabilidad cuando se
genera la Solicitud de Pago.
Consolidar Comprobantes de Retencin. Se tilda esta opcin para que el
sistema consolide en un $nico +omprobante de 'etencin de Impuesto
%-unicipal. I4&, IS)'( para todas las operaciones o facturas de un proveedor en
el periodo que se requiera %Huincenal o -ensual(.
Seccin +arta "rden9

'ene2iciario. Se debe indicar el beneficiario del ente que generara las +artas
"rden o de compromiso de pago para se utilizadas en el -odulo de +uentas por
Pagar y +a/a y 7anco.
Seccin Datos de la Gestin I+.
En la primera parte de esta seccin encontramos 7anco9

Caducidad del C8e-ue. Se debe indicar la cantidad de d,as en el que el
documento caducara, esta informacin saldr impresa en el voucer del ceque
automticamente. Si se de/a en blanco no se imprimir ninguna informacin.
Generacin de C8e-ues. Se escoger como se generaran los n$meros de
documentos correspondientes a los ceques en el modulo +a/a y 7anco. Si se
selecciona -anual se debe suministrar el numero al momento de emitir el
ceque, si se selecciona &utomtico se deber cargar previamente las cequeras
de cada cuenta en la opcin 7anco del modulo de configuracin y as, estos se
incluirn automticamente en forma secuencial a la ora de emitir los ceques.
"tra parte de esta seccin es +onfiguracin del I4&9

#ane/o del I+. Se debe seleccionar como se afectara el I4& en la gestin del
ente. El I4& puede ser afectado de dos formas9 Presupuestario, requiere que cada
estructura presupuestaria contenga la partida presupuestaria y disponibilidad para
poderlo e/ecutar y +ontable se puede utilizar la partida de I4& centralizada y
afectarlo a nivel de asientos contables como un $nico gasto. Esta configuracin
solo se establece al inicio de la gestin y no podr ser modificada durante el
transcurso del e/ercicio fiscal.
Por ultimo en esta seccin tenemos +onfiguracin de los instructivos "#&P'E9

Instructivo. Se debe indicar que instructivos se mane/aran para rendir cuentas
presupuestarias del ente por ante la "#&P'E.
)os otros formularios los indicamos a manera informativa9
Procedencias. Es la forma interna de identificar de donde provienen los comprobantes
presupuestarios y contables dentro de la aplicacin. )a codificacin ya esta establecida
para el buen funcionamiento de la aplicacin pero estas pueden personalizarce seg$n la
necesidad de cada ente.
Ubicacin Geogr?2icas. Son formularios para el registros de Pa,ses, Estados,
-unicipios, Parroquias y +omunidades. )a aplicacin tiene precargado cierta
informacin a nivel general pero permite agregar y modificar para adaptarla a las
necesidades particulares.
Control Nmero. En esta opcin se pueden establecer n$meros de control
personalizados para los documentos que mane/a el sistema como 2ramites
&dministrativos, "rdenes de +ompra y Servicio, Solicitudes de Pago. 2ambi@n se
pueden asignar
n$meros de control
espec,ficos por
documentos a los
diferentes usuarios
del sistema.
Unidad "ributaria. En esta opcin se pueden establecer los valores nominales de las
Bnidades 2ributaria establecidas por el Gobierno #acional a los fines de ser utilizadas
por la aplicacin para clculos.
Consolidacin. En esta opcin se establece, de ser necesario, la 7ase de .atos y
Empresa que consolidara la +ontabilidad de un esquema mutli1empresa.
#oneda. En esta opcin se definen las unidades monetarias que emplearan las empresa
para registrar sus transacciones. Estas unidades monetarias deben ser apegadas a las
leyes que regulan a cada ente.
Contabilidad Patrimonial : $iscal.
En esta opcin se configura informacin sobre el esquema de cuentas contables que se utilizaran para
llevar la +ontabilidad del ente. Se debe establecer cuidadosamente el plan de cuentas contables
personalizado, el cual que sera requerido por los dems mdulos de la aplicacin.
Posee a su vez nueve %6G( formularios9
Plan de +uentas Patrimoniales, +atalogo de 'ecursos y
Egresos, Plan de +uentas y +asamiento Presupuestario.
Plan de Cuentas Patrimoniales. en este formulario se definen todas las cuentas contables
patrimoniales establecidas por la "#+"P para llevar la contabilidad de entes del sector p$blico.
+abe se!alar que en la 7. viene precargado el plan de cuentas contables generales y padres que
servir de patrn para crear el plan de cuentas contable especifico para cada ente.
En este formulario se pueden agregar nuevas cuentas o modificar las ya e0istente si se requiere
por alguna actualizacin eca por la "#+"P.
Catalogo de Recursos 0 Egresos. en este formulario se definen todas las cuentas
presupuestarias establecidas por la "#&P'E para llevar la contabilidad presupuestaria de gasto
y de ingreso de entes del sector p$blico. +abe se!alar que en la 7. viene precargado el plan de
cuentas presupuestario general que servir de patrn para crear el plan de cuentas
presupuestario, tanto de gasto como de ingreso, especifico para cada ente.
En este formulario se pueden agregar nuevas cuentas o modificar las ya e0istente si se requiere
por alguna actualizacin eca por la "#&P'E.
Plan de Cuentas. en este formulario se define el plan de cuentas contables personalizado para
el ente, el mismo estar basado en el plan $nico de cuentas de la "#+"P como patrn.
+abe se!alar que la cantidad de d,gitos del cdigo contable esta predefinido por un formato que
se indica, este formato fue indicado en el formulario de definicin de la empresa.
El proceso para crear las cuentas contables especificas consiste en seleccionar la cuenta padre
aciendo clicA en la lupa que esta al lado del +digo contable de la cuenta a definir. Se abrir un
catalogo de las cuentas del Plan $nico contable para seleccionar la que servir como gu,a.
Por e/emplo, si se requiere crear una cuenta contable para un banco publico, se escoger la
cuenta CCC6C686C como cuenta padre.
)uego se debe completar la cantidad de d,gitos necesarios para cumplir con el formato
establecido, y a su vez se debe personalizar la denominacin acorde con la necesidad.
En este formulario se podrn eliminar cuentas contables, siempre y cuando las mismas no
posean movimientos dentro de la aplicacin o est@n asociadas a otros procesos. El proceso se
deber realizar desde las cuentas especificas asta las cuentas padres, si se requiere.
2ambi@n se podrn modificar las denominaciones de las cuentas contables, tanto las especificas
como las de nivel superior.
Casamiento Presupuestario. Esta opcin nos permite asociar una%s( cuenta%s(
presupuestaria%s( de ingreso o de gasto a una cuenta contable del plan de cuentas contables
personalizado de cada ente. Esto con el ob/eto de que la aplicacin se encargue automticamente
de acer los asientos presupuestarios y contables en las cuentas que correspondan.
En primer lugar se agregan la%s( cuenta%s( presupuestarias en la columna de la izquierda y luego
se ubican las cuentas contables del plan de cuentas definido en la opcin anterior para ser
asociada a su respectiva cuenta presupuestaria, esto depender o variara por cada ente.
Se debe tener en cuenta que el formulario mane/a asta ?6 cuentas simultaneas, lo que indica
que si se desean asociar mas de ?6 cuentas se deber acer por grupos, grabando las primeras ?6
cuentas y luego se agregaran otras asta completar el numero total.
Este proceso tambi@n puede ser realizado, y es lo recomendado, al momento de configurar la
estructura presupuestaria del ente.
Presupuesto de Ingreso.
En esta opcin se debe definir la informacin sobre el presupuesto de ingreso para la gestin del Ente.
Posee a un %6C( formulario9
Plan de +uentas.
Plan de Cuentas. Esta opcin nos permite declarar el plan de cuentas
presupuestario de ingresos que se utilizar en la gestin y a su vez
asociarla a una cuenta contable del plan de cuentas contables
personalizado de cada ente. Esto con el ob/eto de que la aplicacin se encargue automticamente
de acer los asientos presupuestarios y contables en las cuentas que correspondan.
En primer lugar se agregan la%s( cuenta%s( presupuestarias en la columna de la izquierda y luego
se ubican las cuentas contables del plan de cuentas definido para ser asociada a su respectiva
cuenta presupuestaria, esto depender o variara por cada ente.
que si se desean asociar mas de ?6 cuentas se deber acer por grupos, grabando las primeras ?6
cuentas y luego se agregaran otras asta completar el numero total.
El plan de cuentas presupuestarias de ingreso estar basado en el catalogo de 'ecursos y
Egresos de la "#&P'E, el cual se pudo observar en la opcin de +ontabilidad Patrimonial.
Presupuesto de Gasto.
En esta opcin se debe definir la informacin sobre el presupuesto de gasto para la gestin del Ente. Se
definirn aspectos importantes para la forma de acer las imputaciones presupuestarias, as, como las
estructuras que se mane/aran a nivel de presupuesto.
Posee a su vez oco %65( formularios9
*uente de *inanciamiento, Estructura Presupuestaria,
+asamiento Estructura Presupuestaria 1 *uente de
*inanciamiento, Plan de +uentas, Bnidad &dministradora,
Bnidad E/ecutora, 4alidaciones Presupuestarias y 2ipo de
-odificaciones Presupuestarias.
$uente de $inanciamiento. Este formulario nos permite definir las fuentes de donde provienen
los recursos que se distribuirn en el presupuesto de gasto del ente, pudiendo e0istir mas de una
fuente de financiamiento.
Se debe indicar +digo, .enominacin y una breve e0plicacin de la fuente de financiamiento.
Estructura Presupuestaria. En esta opcin se definir la estructura presupuestaria del ente en
concordancia con su Plan "perativo y modalidad de llevar )a contabilidad Presupuestaria. Si en
la seccin de configuracin de la empresa se selecciono la modalidad de Proyectos, se deber
definir las &cciones +entralizadas y Proyectos con sus respectivas acciones especificas que se
allan planificado asta el nivel establecido, por el contrario si se escogi la modalidad de
presupuesto por Programas se deben establecer los niveles correspondientes.
El proceso de creacin de la estructura se realiza desde el nivel superior a los niveles inferiores.
En primer lugar se define el #ivel superior y para este e/emplo se escogi la modalidad de
Proyectos y3o &cciones +entralizadas.
Cdigo. campo alfanum@rico de longitud definida en la seccin de configuracin de
empresa.
Denominacin. define el nombre que identificara al nivel superior.
IntercompaAia. se tildara si el #ivel superior estar disponible para multi1empresa.
Cuenta Contable. opcional si se tilda el campo de intercompa!ia.
Pro0ecto : ccin Centrali@ada. se debe escoger en que categor,a esta el #ivel
superior a definir.
)uego de definir todos o al menos un nivel superior se deber escoger sobre el cual se desea
continuar traba/ando para luego proceder a definir los niveles inferiores dentro de el, como se
indica9
Se deber acer clicA en
el linA Ir a &cciones
especificas para
ingresar al siguiente
formulario.
)uego se define el
segundo nivel que
corresponde al Proyecto
y3o &ccin +entralizada.
Cdigo. campo alfanum@rico de longitud definida en la seccin de configuracin de
empresa.
Denominacin. define el nombre que identificara al 8do nivel.
Puede aber una o mas &cciones especificas por cada Proyecto y3o &ccin +entralizada, por lo
que deber definirse cada una con el mismo procedimiento.
Seguidamente al definir todas o al menos una accin especifica se deber escoger sobre la cual
se desea continuar traba/ando para luego proceder a definir los niveles inferiores dentro de ella,
como se indica9
Se deber acer clicA en el
linA Ir a "tros para ingresar
al siguiente formulario.
)uego se define el tercer
nivel que corresponde a la
accin especifica de un
Proyecto y3o &ccin
+entralizada.
Cdigo. campo num@rico de longitud definida en la seccin de configuracin de
empresa.
Denominacin. define el nombre que identificara al Der nivel.
$uente de $inanciamiento. se debe seleccionar a que fuente de financiamiento esta
asociada la estructura que se esta definiendo.
Puede aber una o mas niveles por cada &ccin especifica de cada Proyecto y3o &ccin
+entralizada, por lo que deber definirse cada una con el mismo procedimiento.
Para regresar a los niveles superiores de la estructura presupuestaria se puede acer uso de los
linAs Ir a cciones !specificas o Ir a "ro#ecto #/o cciones $entra%izadas.
Casamiento Estructura Presupuestaria % $uente de $inanciamiento. En esta seccin se
establecer la asociacin de cada estructura presupuestaria con su respectiva fuente de
financiamiento. Esta opcin se omitir si se asocio la estructura a una fuente de financiamiento
al momento de definirla.
Se deber seleccionar la
estructura presupuestaria a
la que se le asignara la
fuente de financiamiento.
Esta seleccin puede
acerse nivel a nivel o en su
defecto todos los niveles
simultneamente.
Posteriormente se debe acer clicA en el linA gregar &eta%%e '(ente 'inanciamiento para
abrir el catalogo de las fuentes de financiamientos definidas anteriormente. Se puede agregar
una o mas fuentes de financiamiento por cada estructura presupuestaria.
Plan de Cuentas. Seccin donde se crea y se modifica el plan de cuentas presupuestaria de
gasto personalizada que utilizara cada estructura antes definida.
Se deber seleccionar la
estructura presupuestaria a la que
se le asignaran las partidas
presupuestarias de gasto. Esta
seleccin puede acerse nivel a
nivel o en su defecto todos los
niveles simultneamente.
Bna vez seleccionada la
estructura sobre la cual se desea
traba/ar, se ace clicA en uno de
los linAs9
)%an*(ear: Limpia las
cuentas presupuestarias
del formulario.
gregar c(entas+ bre el catalogo del plan !nico de cuentas presupuestarias de gastos
propuestas por la "#$%& para seleccionar las que se incorporaran a las estructura
que se esta traba'ando.
)orrar ,odas+ (orra todas las cuentas presupuestarias, mostradas en el formulario, de
la estructura seleccionada.
gregar c(entas de ingreso+ bre el catalogo del plan !nico de cuentas
presupuestarias de ingreso de la "#$%& para seleccionar las que se incorporaran a
las estructura que se esta traba'ando. &sto siempre y cuando se halla configurado la
opci)n de permitir cuentas de ingresos por estructuras en la secci)n de configuraci)n
de empresas.
Bna vez que se alla completado de agregar las cuentas presupuestarias se deben asociar a la
cuenta contable que le corresponda dentro del plan de cuenta contable del ente, previamente
definido. Para ello se ar clicA en la lupa que esta en la columna cuenta contable del
formulario, proceso que se repetir por cada una de las cuentas presupuestariasI es de acer
notar que varias cuentas presupuestarias pueden ser asociadas a una misma cuenta contable.
que si se desean insertar mas de ?6 cuentas se deber acer por grupos, grabando las primeras
?6 cuentas y luego se agregaran otras asta completar el numero total.
Unidad dministradora. En esta opcin se definirn las unidades que conforman al ente, esta
definicin se ar basados en el organigrama del mismo.
Se debe suministrar
informacin sobre9
Cdigo.
Identificador
interno de la
aplicacin, es
numero
consecutivo
auto generado.
Denominacin. #ombre de la unidad administrativa a definir.
Responsable. Persona encargada o titular de la unidad administrativa.
Unidad Central. Se tilda la opcin si es la unidad administrativa que centraliza todo el
presupuesto.
Unidad E/ecutora. Se definirn, modificarn y eliminarn las unidades que tienen a cargo la
e/ecucin de un presupuesto y por lo tanto estarn asociadas a una%s( estructura%s(
presupuestaria%s(. Se debe asociar la unidad e/ecutora a una unidad administradora.
Se debe suministrar
informacin sobre9
Cdigo.
Identificador
interno de la
aplicacin, es
numero
consecutivo auto
generado.
Denominacin. #ombre de la unidad e/ecutora a definir.
Emite Re-uisicin. Se debe tildar para garantizar que la unidad pueda solicitar
e/ecucin presupuestaria o requerir tramites administrativos.
Unidad dministradora. Se debe seleccionar la unidad administradora encargada.
gregar Estructura Presupuestaria. :aciendo clicA se abrir el catalogo de las
estructuras presupuestarias, previamente definidas, para escoger la o las que se asociaran
a la unidad e/ecutora.
Cuentas por Pagar.
En esta seccin se debe definir la informacin sobre los procesos de cuentas por pagar del Ente. Se
definirn aspectos importantes como las deducciones de ley, cr@ditos y tipos de documentos contables y
presupuestarios que mane/ara la aplicacin.
Posee a su vez cuatro %6G( formularios9
.educciones, "tros +r@ditos, .ocumentos y
+lasificador.
Deducciones. Se definirn, modificarn y eliminarn todas las deducciones o impuestos de ley
que deba aplicar el ente, como 9 retenciones de impuestos municipales, I4&, IS)', etc.. Estas
deducciones sern utilizadas en el modulo de +uentas por pagar al momento de acer las
recepciones de documentos.
Se debe suministrar
informacin sobre9
Cdigo.
Identificador
interno de la
aplicacin, es
numero
consecutivo
auto generado.
Denominacin. #ombre de la deduccin o impuesto a definir.
B. Porcenta/e que corresponde a la deduccin y que se aplica al monto.
Cdigo Contable. Se debe seleccionar la cuenta contable, definida en el plan de cuentas
contables del ente, para registrar los asientos asociados a la deduccin.
Deducible. -onto que se deducir al momento de su aplicacin, esto si le concepto lo
amerita.
"ipo de Deduccin. Se debe tildar una de las opciones que corresponda al tipo de
deduccin que se esta definiendo.
Retencin IS!R. Se deber escoger el cdigo de la tabla suministrada por el SE#I&2,
la cual esta precargada, que corresponda con la deduccin que se esta definiendo. Esto
aplica para las deducciones de IS)', si se define otro tipo de deducciones se debvera
escoger no ap%ica.
$rmula. &l acer clicA en el botn frmula se abrir un asistente para construir el
proceso de calculo de la deduccin.
)a formula debe constar de una
variable esttica, un operador y
un valor, los cuales son incluidos
al acer clicA en la tilde que los
acompa!a.
Bna vez construida la formula se
deber acer clicA en el linA 'etornar *rmula para regresar al formulario anterior.
"ipo de Persona. Se tildara a que tipo de personas %Jur,dica o #atural( aplicara la
deduccin.
Otros Cr;ditos. Se definirn, modificarn y eliminarn todas los cr@ditos o impuestos de ley
que deba cancelar el ente, como el I4&. Estos cr@ditos sern utilizados en los mdulos de
Inventario y +onfiguracin a la ora de definir los bienes y servicios.
Se debe suministrar
informacin sobre9
Cdigo. Identificador
interno de la
aplicacin, es numero
consecutivo auto
generado.
Denominacin. #ombre del +r@dito o impuesto a definir.
B. Porcenta/e que corresponde al impuesto y que se aplica al monto.
El formulario variara el campo siguiente, dependiendo de como se alla configurado la
modalidad del I4& en la seccin de configuracin de la Empresa.
Si es modalidad I4& presupuestario9
Presupuesto. Se debe seleccionar la cuenta presupuestaria de gasto, definida en
el plan de cuentas de cada estructura presupuestaria del ente, para cancelar el
impuesto.
Si es modalidad I4& contable9
Cdigo Contable. Se debe seleccionar la cuenta contable, definida en el plan de
cuentas contables del ente, para registrar los asientos asociados al impuesto.
!ibro de Compra. Se tilda la opcin para registrar los asientos de impuestos en el libro
de compra.
$rmula. &l acer clicA en el botn frmula se abrir un asistente para construir el
proceso de calculo del impuesto.
)a formula debe constar de una
variable esttica, un operador y
un valor, los cuales son incluidos
al acer clicA en la tilde que los
acompa!a.
Bna vez construida la formula se
deber acer clicA en el linA 'etornar *rmula para regresar al formulario anterior.
Documentos. Se definirn, modificarn y eliminarn los tipos de documentos que se mane/aran
a nivel de cuentas por pagar, y como estos afectaran al presupuesto y a la contabilidad del ente.
Estos documentos son personalizados y a/ustables a las necesidades de cada ente.
Se debe suministrar
informacin sobre9
Cdigo.
Identificador
interno de la
aplicacin, es
numero
consecutivo auto generado.
Denominacin. #ombre del .ocumento para control e insumo interno de la aplicacin.
Presupuestariamente. Se debe indicar como afectara la operacin de orden de pago al
presupuesto. Se puede seleccionar que el documento sea de9 +ausa, +ompromete y
+ausa, #inguna o sin &fectacin.
Contablemente. Se debe indicar como afectara la operacin de orden de pago a la
contabilidad. Se puede seleccionar que el documento sea9 +r@dito o sin &fectacin.
"ipo de Documento. Solo se tildara para identificar a los documentos que se definan
como anticipo de pago.
Solicitud de E/ecucin Presupuestaria.
En esta seccin se debe definir la informacin sobre el documento que dar inicio al proceso
administrativo dentro de la aplicacin. Se definirn aspectos como la forma de afectar al presupuesto y
los conceptos para la e/ecucin del mismo. Este documento puede ser denominado Solicitud de
e/ecucin Presupuestaria, 2ramite &dministrativo o 'equisicin de 7ienes3Servicios, eso depender de
cada ente.
Posee a su vez dos %68( formularios9
2ipo y +oncepto.
"ipo. Se definirn, modificarn y eliminarn los tipos de 2ramites que se mane/aran en la
aplicacin para la e/ecucin del presupuesto, y como estos afectaran al presupuesto del ente.
Estos documentos son personalizados y a/ustables a las necesidades de cada ente.
Se debe suministrar
informacin sobre9
Cdigo.
Identificador
interno de la
aplicacin, es
numero
consecutivo
auto generado.
Denominacin. #ombre del .ocumento para control e insumo interno de la aplicacin.
E/emplos9 +ompras %7ienes activos3consumibles(, Servicios, 2ransferencias, "bras, etc.
2ectacin Presupuestaria. Se debe indicar como afectara la operacin de solicitud de
tramite al presupuesto. Se puede seleccionar que el documento sea de9 Precompromiso,
+ompromiso o sin &fectacin.
"ipo. Se tildara para identificar a los documentos que se definan como tramites de
7ienes %activos3consumibles( , Servicios, "tros %obras, transferencias,etc( o &yudas
Econmicas Personal.
Concepto. Se definirn, modificarn y eliminarn los conceptos para 2ramites que no est@n en
la categor,a de 7ienes o Servicios y que comprometan directamente el presupuesto del ente.
Estos conceptos son personalizados y a/ustables a las necesidades de cada ente.
Se debe suministrar informacin
sobre9
Cdigo. Identificador interno
de la aplicacin, es numero
Denominacin. #ombre del
+oncepto que sera incluido
en el tramite o requisicin.
Precio. Se debe indicar un
precio de referencia para el
concepto. Este precio puede
ser modificado al momento
de elaborar el tramite.
Cuenta. Se asociara la cuenta presupuestaria de gasto por el cual la aplicacin cargara
los movimientos por el concepto.
Observacin. Se indicara cualquier comentario relevante acerca del concepto a definir.
gregar Cargos. Se asociara el cargo o cargos %impuestos( que afectan al concepto y
sern incluidos automticamente al momento de realizar el tramite. Estos cargos o
impuestos fueron previamente definidos en la seccin de +uentas por Pagar K "tros
+r@ditos.
Ordenes de Compra.
En esta seccin se debe definir la informacin sobre los parmetros a utilizar en el modulo de "rden de
+ompra y Solicitud de E/ecucin Presupuestaria. Se definirn aspectos como los servicios a contratar y
clausulas de compra o contratacin.
Posee a su vez cuatro %6G( formularios9
2ipo de Servicios, Servicios, +lausulas y -odalidades de
+lausulas.
"ipo de Servicios. Se definirn, modificarn y eliminarn las familias de Servicios que podr
contratar el ente. Estas familias o tipos son personalizados y a/ustables a las necesidades de cada
ente y ya viene precargados algunas clasificaciones.
sobre9
interno de la aplicacin,
es numero consecutivo
auto generado.
Denominacin. #ombre del 2ipo de Servicio.
Catalogo #ilco. Se debe indicar a que familia del catalogo -I)+" pertenece, de
mane/ar esta categorizacin %opcional(.
Servicios. Se definirn, modificarn y eliminarn los Servicios que podr contratar el ente y
sern incluidos en el detalle de los tramites.
Se debe suministrar
informacin sobre9
Cdigo.
Identificador
interno de la
aplicacin, es
numero
consecutivo auto
generado.
"ipo. Se debe
asociar a un
2ipo de Servicio.
Denominacin. #ombre del Servicio.
Precio. Se debe indicar un precio de referencia para el servicio. Este precio puede ser
modificado al momento de elaborar el tramite o al momento de realizar la orden de
servicio para su contratacin.
Cuenta. Se asociara la cuenta presupuestaria de gasto por el cual la aplicacin cargara
los movimientos por el servicio.
gregar Cargos. Se asociara el cargo o cargos %impuestos( que afectan al servicio y
sern incluidos automticamente al momento de realizar el tramite. Estos cargos o
impuestos fueron previamente definidos en la seccin de +uentas por Pagar K "tros
+r@ditos.
'anco.
En esta seccin se debe definir la informacin sobre los parmetros a utilizar en el modulo de +a/a y
7anco. Se definirn aspectos como 7ancos y cuentas del ente, cequeras y colocaciones.

Posee a su vez oco %65( formularios9
7anco, 2ipo de +uenta, +uenta 7anco, +equera, 2ipo de
+olocacin, +olocacin, +oncepto de -ovimientos y &gencias.
'anco. Se definirn, modificarn y eliminarn las Entidades *inancieras con las que tiene
relacin el ente.

Se debe suministrar
informacin sobre9
Cdigo.
Identificador
interno de la
aplicacin, es
numero
consecutivo
auto generado.
Nombre. Identificacin de la entidad financiera.
Direccin. .omicilio *iscal del 7anco.
Gerente. Se debe indicar nombre del gerente de la entidad financiera.
"el;2ono.
#vil de Contacto. #umero del tel@fono celular.
email. buzn de correo electrnico.
Cdigo de Sudeban. #umero de control de Sudeban.
"esorer,a Nacional. Si el ente definido es perteneciente a la 2esorer,a #acional de la
'ep$blica.
"ipo de Cuenta. Se definirn, modificarn y eliminarn los tipos de cuentas bancarias que
podr mane/ar el ente.
Se debe suministrar
informacin sobre9
Cdigo.
Identificador
interno de la
aplicacin, es
numero
Denominacin. Identificacin del tipo de cuenta bancaria.
Cuenta 'anco. Se definirn, modificarn y eliminarn las cuentas bancarias que posea o
requiera el ente.
sobre9
Cdigo. Identificador de
la cuenta, es num@rico y
puede ser suministrado por
el usuario. +om$nmente
se utiliza el cdigo de la
cuenta.
Denominacin.
Identificacin de la cuenta
bancaria.
Cta9 E<tendida.
Identificador de 86 d,gitos
de la cuenta bancaria.
"ipo Cuenta. Se seleccionara el tipo de cuenta bancaria que se esta definiendo.
'anco. Se seleccionara la Entidad *inanciera a la cual pertenece la cuenta bancaria.
Cuenta Contable. Se asignara la cuenta contable, del plan de cuentas del ente, creada
espec,ficamente para registrar los asientos asociados a la cuenta bancaria.
$ec8a de pertura. *eca legal de apertura de la cuenta bancaria.
$ec8a de Cierre. *eca legal de cierre de la cuenta bancaria. Si se esta definiendo se
de/a por defecto.
ctiva. se tilda para apertura y permitir movimientos en la cuenta bancaria
C8e-uera. Se definirn, modificarn y eliminarn las cequeras asociadas a las cuentas
bancarias que posea. Esta "pcin solo sera llenada si se configuro en la seccin de Empresa que
la emisin de ceques sea automtica.
gencias. Se definirn, modificarn y eliminarn las sedes de las entidades financieras
definidas anteriormente. Se debe definir al menos una para cada entidad.
Se debe suministrar informacin sobre9
Cdigo. Identificador interno de la
aplicacin, es numero consecutivo auto
generado.
Denominacin. Identificacin de la
&gencia bancaria.
'anco. Seleccionar el banco al cual
estar asociada la agencia.
#ODU!O CON"'I!IDD P"RI#ONI!
Gestiona el registro de datos y proporciona informacin acerca de la gestin financiera de la
organizacin. )as operaciones se pueden registrar de forma directa y a trav@s de los mdulos au0iliares.
En este $ltimo caso, la unidad de contabilidad centra sus actividades en revisar, cequear, verificar y
e0aminar todos los movimientos y registro.
Reportes Generados
Estndars
7alance general
7alance de comprobacin
Estado de resultados
-ayor anal,tico
+omparados
7alance general *orma 6LC5
Estados de resultados *orma 6G6M
"rigen y aplicacin de fondos *orma 6LC;
Inversiones *orma 6LCG
)istados
+omprobante
*ormato C
*ormato 8
Plan de cuentas
Plan $nico de cuentas
-ovimiento del mes
.entro de la estructura de arcivos del sistema este modulo tiene sus arcivos fuentes en la siguiente
carpeta9 3var3>>>3sigesp3scg
Este -odulo contiene cuatro %6G( procesos como se observa a continuacin9
+omprobante +ontable,
+omprobante +ierre de E/ercicio,
Programacin de 'eportes y
Programacin de 'eportes "&*
#os centraremos en los dos primeros
procesos que son los de mayor utilidad para
entes del sector p$blico.
Comprobante Contable.
Este proceso permite la creacin, modificacin y eliminacin de comprobantes y asientos contables que
se realizan directamente a los libros de contabilidad del ente. Permite visualizar comprobantes
contables creados por los mdulos au0iliares del sistema.
+ampos del *ormulario9
Procedencia.
Identificador interno de la
aplicacin que indica
donde fue creado el
comprobante.
$ec8a. Se debe indicar la
feca que se desea
asignar al movimiento
contable.
Comprobante.
Identificador del
documento, campo
alfanum@rico puede ser
suministrado por el
usuario. Si no se modifica
la aplicacin autogenerara un cdigo consecutivo basado en el ultimo registrado.
Descripcin. 'eferencia o +oncepto del comprobante contable.
"ipo. 2itular %Proveedor o 7eneficiario( a nombre de quien estar el comprobante. Por defecto
-ing(no.
En la seccin de .etalles +ontables se asignaran las cuentas contables, montos y operacin que
formaran parte del comprobante9
Cdigo Contable. Se selecciona la cuenta, del plan contable del ente, que sera ob/eto de la
operacin. Se debe ir operando cuenta a cuenta asta completar las requeridas para cerrar el
comprobante.
Operacin. Se selecciona como sera afectada la cuenta, por el debe o por el aber.
#onto. +antidad que afectara a la cuenta.
Se agregaran o eliminaran cuentas en orden ascendente mediante los linAs gregar &eta%%e /
!%iminar &eta%%e. Se debe verificar que la .iferencia entre las columnas del DE'E y el
3'ER sea cero %6( para poder guardar el comprobante.
Comprobante Cierre de E/ercicio.
Este proceso permite la creacin del comprobante contable de cierre del e/ercicio fiscal, el cual se
e/ecutara una vez se alla acordado con el departamento administrativo.
Para que se pueda e/ecutar este proceso previamente se debe realizar el +ierre Presupuestario del
E/ercicio en el -odulo de +ontabilidad Presupuestaria de Gasto.
Su e/ecucin inabilita la realizacin de movimientos posteriores en la contabilidad del ente.
Para su e/ecucin solo se debe acer clicA
en el botn de proceso como lo indica la
figura.
Se generara automticamente el asiento y
se podr imprimir el mismo en la opcin
de reportes.
#ODU!O CON"'I!IDD PRESUPUES"RI DE GS"O
Gestiona las tareas y proporciona informacin de la e/ecucin f,sica financiera del presupuesto. )as
operaciones se pueden registrar de forma directa a trav@s de los mdulos au0iliares.
'eportes Generados por el Sistema
Estndar
&cumulado por cuentas
&cumulado por cuentas
-ayor anal,tico
)istado de apertura
-odificaciones presupuestaria aprobadas
-odificaciones presupuestaria no aprobadas
+omprobante
.isponibilidad presupuestaria
)istado de cuentas presupuestaria
"tros
.istribucin mensual de presupuesto
Bnidades e/ecutoras
E/ecucin de compromiso
+ompromiso causado
+ompromiso causado parcialmente
+ompromiso causado no pagados
"peracin por especifica
E/ecutado por partida
+omparados
Instructivo 6G
Presupuesto de ca/a *orma 6G68
E/ecucin financiera de los proyectos3acciones centralizadas del ente *orma 6G6?
E/ecucin financiera trimestral del presupuesto de gasto *orma 6G6L
Instructivo 6?
E/ecucin financiera mensual del presupuesto de gasto *orma 6?6D
Estndar
&cumulada
E/ecucin *inanciera de los proyectos del ente *orma 6?CG
E/ecucin *inanciera de los proyectos del ente *orma 6?CM
E/ecucin *inanciera de las acciones centralizada del ente *orma 6?CL
E/ecucin *inanciera de las acciones especificas *orma 6?C5
Instructivo 6L
'esumen del presupuesto de gasto por partida *orma 6L6G
'esumen del presupuesto a nivel de proyecto y acciones centralizadas *orma 6L6?
E/ecucin *inanciera del presupuesto de gasto *orma 6L6L
Presupuesto de ca/a *orma 6LCL
.entro de la estructura de arcivos del sistema este modulo tiene sus arcivos fuentes en la siguiente
carpeta9 3var3>>>3sigesp3spg
Este -dulo contiene oco %65( procesos como se observa a continuacin9
&pertura, +omprobantes, -odificaciones
Presupuestarias, 2ransferencias
Intercompa!ias, 'everso3+ierre de
Presupuesto, Eliminar +omprobantes,
Programacin de 'eportes y -odificacin del
Presupuesto Programado
#os centraremos en los procesos de &pertura,
+omprobantes, -odificaciones y +ierre de Prepuesto.
pertura.
Este proceso permite el ingreso de los montos a las partidas presupuestarias de gasto para cada
estructura. )a modalidad de apertura depende de lo que se configure en la seccin de Empresa,
pudiendo ser -ensual o 2rimestral.
Pro0ecto 0:o cciones
Centrali@adas. Selecciona el Cer
nivel de la estructura
presupuestarias.
cciones Especi2icas. Selecciona
el 8do nivel de la estructura
presupuestarias.
Otros. Selecciona el Der nivel de la
estructura presupuestarias.
$ec8a. Es la indicada al momento de configurar la empresa como feca de inicio del periodo.
Distribucin. -odalidad para acer la distribucin o programacin del monto asignado a cada partida.
Si se selecciona utom*tico, se dividir el monto asignado a cada partida entre C8 meses. Si se
selecciona +anual, se debe asignar el monto por cada mes.
Bna vez seleccionada la estructura presupuestaria, en la seccin "!.,/. se desplegarn las
partidas presupuestarias definidas en el plan de cuentas y se proceder a introducir el monto
correspondiente a cada partida en la columna de signaci0n.
Comprobante de E/ecucin $inanciera.
Este proceso permite la creacin, modificacin y eliminacin de comprobantes o asientos que afectan
directamente la e/ecucin f,sica financiera del presupuesto del ente.
Procedencia.
Identificador interno
de la aplicacin que
indica donde fue
creado el
comprobante.
$ec8a. Se debe
indicar la feca que
se desea asignar al
movimiento
presupuestario.
Comprobante.
Identificador del
documento, campo
alfanum@rico puede ser suministrado por el usuario. Si no se modifica la aplicacin autogenerara un
cdigo consecutivo basado en el ultimo registrado.
Rendicin de $ondos. Se tilda para identificar operaciones presupuestarias de este tipo.
Descripcin. 'eferencia o +oncepto del comprobante presupuestario.
"ipo. 2itular %Proveedor o 7eneficiario( a nombre de quien estar el comprobante. Por defecto
-ing(no.
$uente de $inanciamiento+ Se selecciona la fuente de financiamiento de los recursos que estarn
involucrados en el comprobante presupuestario.
En la seccin de &gregar .etalle Presupuestario se asignaran las cuentas de gasto, montos y operacin
que formaran parte del comprobante9
Pro0ecto 0:o cciones Centrali@adas. Selecciona el Cer nivel de la estructura presupuestarias.
cciones Especi2icas. Selecciona el 8do nivel de la estructura presupuestarias.
Otros. Selecciona el Der nivel de la estructura presupuestarias.
Cuenta. Se selecciona la cuenta, del plan de cuenta presupuestario para la estructura
seleccionada, que sera ob/eto de la operacin. Se debe ir operando cuenta a cuenta asta
completar las requeridas para cerrar el comprobante.
Operacin. Se selecciona como sera afectada la cuenta a nivel presupuestario, puede ser9 Pre1
+ompromiso, +ompromiso Simple, +ompromiso Gasto +ausado, Gasto +ausado, Gasto
+ausado Pago, Pago, +ompromiso +ausado Pagado .
#odi2icaciones Presupuestarias.
Este proceso permite la e/ecucin de variaciones en el presupuesto del ente mediante la creacin,
modificacin y eliminacin de los siguientes subprocesos9
'ectificaciones, Insubsistencias,
2raspasos y +r@ditos &dicionales.
Recti2icaciones. Se crean, modifican y eliminan los comprobantes de incrementos de cr@ditos
presupuestarios que se acuerdan a los proyectos y3o acciones centralizadas del ente para gastos
necesarios no previstos o que resulten insuficientes. )a fuente de financiamiento es la partida
N'ectificaciones al PresupuestoN prevista en la )ey de Presupuesto anual.
Procedencia.
Identificador interno de
la aplicacin que indica
donde fue creado el
comprobante.
$ec8a. Se debe indicar la
feca que se desea
presupuestario.
Nmero de
#odi2icacin. Identificador del documento, campo alfanum@rico puede ser suministrado por el
usuario. Si no se modifica la aplicacin autogenerara un cdigo consecutivo basado en el ultimo
registrado.
Concepto de la #odi2icacin. 'eferencia o +oncepto del comprobante presupuestario.
$uente de $inanciamiento+ Se selecciona la fuente de financiamiento de los recursos que
estarn involucrados en el comprobante presupuestario.
Unidad dministradora. Se selecciona la Bnidad &dministrado a la que afectara la
rectificacin presupuestaria.
En la seccin de &gregar a cuentas de 'ectificacin Presupuestaria se asignaran las cuentas que
son el origen de los recursos, montos y operacin que formaran parte del comprobante9
Pro0ecto 0:o cciones Centrali@adas.
Selecciona el Cer nivel de la estructura
presupuestarias.
cciones Especi2icas. Selecciona el 8do nivel
de la estructura presupuestarias.
Otros. Selecciona el Der nivel de la estructura
presupuestarias.
Cuenta. Se selecciona la cuenta, del plan de
cuenta presupuestario para la estructura
seleccionada, que sera ob/eto de la operacin. Se debe ir operando cuenta a cuenta asta
Operacin. Por defecto es &I de disminucin de recursos presupuestarios.
En la seccin de &gregar a "tras cuentas se asignaran las cuentas que recibirn los recursos,
montos y operacin que formaran parte del comprobante9
Centrali@adas. Selecciona el
Cer nivel de la estructura
presupuestarias.
cciones Especi2icas.
Selecciona el 8do nivel de la
Otros. Selecciona el Der nivel
de la estructura
presupuestarias.
Cuenta. Se selecciona la
cuenta, del plan de cuenta
presupuestario para la estructura seleccionada, que sera ob/eto de la operacin. Se debe ir
operando cuenta a cuenta asta completar las requeridas para cerrar el comprobante.
Operacin. Por defecto es / de aumento de recursos presupuestarios.
Insubsistencias. Se crean, modifican y eliminan los comprobantes de modificacin
presupuestaria mediante la cual se anulan, total o parcialmente, los cr@ditos no comprometidos
acordados a los proyectos y3o acciones centralizadas del ente, constituye una de las
modificaciones que provoca reba/a a los cr@ditos del presupuesto de gastos.
+ampos del
*ormulario9
Procedencia.
Identificador interno
de la aplicacin que
indica donde fue
creado el
comprobante.
$ec8a. Se debe
indicar la feca que se desea asignar al movimiento presupuestario.
Nmero de #odi2icacin. Identificador del documento, campo alfanum@rico puede ser
suministrado por el usuario. Si no se modifica la aplicacin autogenerara un cdigo consecutivo
basado en el ultimo registrado.
Unidad dministradora. Se selecciona la Bnidad &dministrado a la que afectara la
modificacin presupuestaria.
En la seccin de &gregar .etalle de Gasto se asignaran las cuentas que son ob/etos de reba/a a
los cr@ditos, montos y operacin que formaran parte del comprobante9
presupuestarias.
cciones Especi2icas. Selecciona el 8do
nivel de la estructura presupuestarias.
Cuenta. Se selecciona la cuenta, del plan
de cuenta presupuestario para la estructura
seleccionada, que sera ob/eto de la
operacin. Se debe ir operando cuenta a
cuenta asta completar las requeridas para cerrar el comprobante.
"raspasos. Se crean, modifican y eliminan los comprobantes de modificacin presupuestaria
mediante la cual se realiza reasignacin de cr@ditos presupuestarios entre partidas gen@ricas,
espec,ficas y subespecificas de un mismo proyecto y3o accin centralizada del ente, que no
afectan el total de los gastos previstos en el presupuesto gasto.
+ampos del
*ormulario9
Procedencia.
donde fue creado el
comprobante.
$ec8a. Se debe indicar
la feca que se desea
presupuestario.
Unidad dministradora. Se selecciona la Bnidad &dministrado a la que afectara el traspaso
presupuestario.
En la seccin Partidas +edentes se asignaran las cuentas presupuestarias que son el origen de los
recursos, montos y operacin que formaran parte del comprobante9
presupuestarias.
cciones Especi2icas. Selecciona el 8do nivel
de la estructura presupuestarias.
Otros. Selecciona el Der nivel de la estructura
presupuestarias.
Cuenta. Se selecciona la cuenta, del plan de
cuenta presupuestario para la estructura
seleccionada, que sera ob/eto de la operacin.
Se debe ir operando cuenta a cuenta asta
En la seccin Partidas 'eceptoras se asignaran las cuentas que recibirn los recursos, montos y
operacin que formaran parte del comprobante9
presupuestarias.
cuenta asta completar las requeridas para
cerrar el comprobante.
Se debe tomar en cuenta que el proceso de traspaso puede tener varias formas de estructurarse
entre las Partidas +edentes y 'eceptoras, estas pueden ser9 .e una a una, .e una a varias, .e
varias a un o en su defecto de 4arias a 4arias. )o mas importante que se debe prever es que el
monto total de las partidas +edentes debe ser igual al monto de las partidas 'eceptoras.
Cr;dito:Ingreso dicional. Se crean, modifican y eliminan los comprobantes de modificacin
presupuestaria mediante la cual se realiza incrementos a los cr@ditos presupuestarios que se
acuerdan a los proyectos y3o accin centralizada del ente.
+ampos del
*ormulario9
Procedencia.
donde fue creado el
comprobante.
presupuestario.
Unidad dministradora. Se selecciona la Bnidad &dministrado a la que afectara el cr@dito o
ingreso adicional.
En la seccin &gregar .etalle de Gasto se asignaran las cuentas presupuestarias que recibirn
los recursos, montos y operacin que formaran parte del comprobante9
presupuestarias.
cuenta asta completar las requeridas para
En la seccin de &gregar .etalle +ontable se asignaran las cuentas contables para registrar el
origen de los recursos, montos y operacin que formaran parte del comprobante9
Cuenta Contable. Se selecciona la cuenta,
del plan de cuenta contable, que sera ob/eto
de la operacin. Se debe ir operando cuenta
a cuenta asta completar las requeridas para
Operacin. +omo se afectara la cuenta por
el &!)! o por el 1)!.
Reverso:Cierre Presupuesto de Gasto.
Este proceso permite e/ecutar el cierre del presupuesto de gasto para el e/ercicio fiscal, operacin que
impide que se e/ecuten movimientos posteriores a ella.
Se e/ecuta aciendo clicA en el botn central de la pantalla $!... ".!2/"/!2,3 &! 42,3
Este proceso se puede reservar en la misma opcin aciendo clicA en el botn central de la pantalla
.!5!.2. $I!..! ".!2/"/!2,3 &! 42,3
#ODU!OS U(I!IRES
#ODU!O SO!ICI"UD DE
E)ECUCION PREUPUES"RI
'egistra los pre1compromisos referentes a la adquisicin de bienes y servicios y asignaciones de obras
o servicios que as, lo requieran por la comple/idad de los casos. .e igual manera registra los
compromisos en aquellos casos de actos con contraprestacin cumplida o por el env,o de
transferencias. Se integra con los mdulos de compras, obras y contratos, ordenacin de pagos,
contabilidad presupuestaria y financiera.
)os arcivos fuentes de este modulo, as, como sus reportes se encuentran en9 :var:CCC:sigesp:sep
Este -dulo contiene oco %6D( procesos como se observa a continuacin9
'egistro, &probacin y &nulacin
Registro.
Este proceso permite la creacin, modificacin y eliminacin de 'equisiciones, 2ramites o Solicitudes
para la compra de bienes, contratacin de servicios y3o inicio de compromisos por otros conceptos
%obras, transferencias, etc( que requieran acer las diferentes unidades e/ecutoras de presupuesto dentro
del ente.
Estatus. Identificador del
estado del documento.
Pudiendo aber los estatus
de 'egistro, &probado y
Procesado.
Solicitud. +digo de
#umeracin del documento,
es un numero consecutivo y
auto generado por la
aplicacin.
$ec8a. Se debe indicar la feca que se desea asignar al documento.
"ipo. Se selecciona de que tipo sera el requerimiento o tramite. Esta tipolog,a se a declarado
previamente en el -odulo +onfiguracin e su seccin de Solicitud de E/ecucin Presupuestaria.
.ependiendo de la tipolog,a seleccionada el formulario cambiara los campos a registrar.
+uando la tipolog,a sea de +ompra se puede indicar si la compra sera de9 -ateriales y3o
Suministros o de un &ctivo.
Unidad E/ecutora. Se selecciona la unidad e/ecutora, incluyendo la estructura presupuestaria,
que generara el tramite.
$uente de $inanciamiento. Se selecciona la fuente de recursos para el tramite.
Destino. Se selecciona el titular %proveedor o beneficiario( con el cual se ar la tramitacin.
Este campo solo sera llenado en los casos que los tramites comprometan directamente el
presupuesto, por e/emplo en transferencias.
Concepto. +ampo para descripcin detallada del ob/eto de la solicitud, tramite o requisicin.
En la seccin &gregar .etalle, se pueden suceder tres casos dependiendo de lo seleccionado en
el campo "ipo , pudendo ser +ompra, Servicio o +oncepto, y se agregaran el o los bienes,
servicios o conceptos que sean ob/eto del tramite9
.ado el caso se procede a
acer clicA en el linA para
acceder al catalogo de 7ienes,
Servicios o +onceptos,
previamente definidos es sus
respectivos mdulos.
+omo e/emplo se accedi al
catalogo de bienes, en un
tramite de compras.
Se puede observar el listado de
bienes disponibles, con la
peculiaridad de estar bienes en
fondo azul y otros en fondos
blancos. El color azul nos
indica que son bienes,
servicios o conceptos que
pueden ser requeridos por la
/nidad !6ec(tora antes
seleccionada, ya que las partidas
presupuestarias por las que se imputaran
estn contempladas en la estructura
presupuestaria correspondiente. Por el
contrario no se podr tramitar los
bienes, servicios o conceptos que est@n
en fondo blanco.
:aciendo clicA en la tilde, al final de cada rengln, se irn insertando los bienes, servicios o
conceptos en el formulario del tramite.
Bna vez seleccionado el o los bienes, servicios o conceptos, se debe indicar la cantidad de cada
rengln.
En cuanto al precio unitario de cada rengln el formulario se actualizara con el precio apro0imado con
que se defini el bien, servicio o concepto, pudiendo ser modificado por el usuario. Si el rengln es
afectado por alg$n impuesto o cargo el formulario ar los clculos de forma automtica.
Por $ltimo de sebe guardar la Solicitud, 'equisicin o 2ramite, e imprimir el mismo para proceder a su
gestin.
probacin.
Este opcin permite la aprobacin para proseguir con la gestin del documento de requisicin, solicitud
o tramite, as, como tambi@n el reverso de aprobacin para modificar alg$n documento. Su e/ecucin
puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello.
C. +omo paso inicial se debe
indicar que accin se desea
acer &probar o 'eversar
&probacin
8. )uego se inicia con la
b$squeda, mediante alg$n
filtro, de los documentos
disponibles para aprobar
mediante el icono para
que se despliegue la grilla de documentos.
D. Se tildar el o los documentos a aprobar o a reversar.
G. Se procesara la accin mediante el icono
nulacin.
Este opcin permite la anulacin del documento de requisicin, solicitud o tramite, as, como tambi@n el
reverso de su anulacin. Su e/ecucin puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para
ello.
C. +omo paso inicial se debe indicar que
accin se desea acer &nular o 'eversar
&nulacin
8. )uego se inicia con la b$squeda,
mediante alg$n filtro, de los documentos
disponibles para anular3reversar
mediante el icono para que se
despliegue la grilla de documentos.
D. Se tildar el o los documentos a anular o a reversar.
#ODU!O SO!ICI"UD DE
E)ECUCION PREUPUES"RI
Este mdulo facilita los trmites para las adquisiciones. Incluye opciones el anlisis de cotizaciones,
emisin de rdenes de compras o servicios, verifica de manera automtica la e0istencia o no de
disponibilidad presupuestaria, y genera el registro del compromiso en contabilidad presupuestaria en
forma automtica, imprime y emite la orden de compra o servicio de acuerdo con las e0igencias de la
institucin.
'eportes Generados
"rden de compra
Solicitud de cotizaciones
'egistro de cotizaciones
&nlisis de cotizaciones
Bbicacin de arcivos fuentes del mdulo9 :var:CCC:sigesp:soc
Se puede acer el procedimiento de compra de bienes o contratacin de servicio por dos v,as. Bna a
trav@s del anlisis de cotizaciones y la otra directamente desde una Solicitud de E/ecucin
Presupuestaria9
Caso Solicitud de Coti@aciones
Solicitud de Coti@aciones.
Este proceso permite la creacin, modificacin y eliminacin de solicitudes de cotizaciones a
proveedores, basadas en una requisicin o solicitud de e/ecucin presupuestaria.
Estatus. Identificador del estado
del documento. Pudiendo aber
los estatus de 'egistro y
Procesado.
Nmero. +digo de
#umeracin del documento, es
un numero consecutivo y auto
generado por la aplicacin.
$ec8a. Se debe indicar la feca que se desea asignar al documento.
"ipo. Se selecciona de que tipo sera el requerimiento o tramite %7ien o Servicio(. +uando la
tipolog,a sea de bien se puede indicar si la compra sera de9 -ateriales y3o Suministros o de un
&ctivo.
Unidad sociada. +ampo que indica la Bnidad E/ecutora y la Estructura Presupuestaria del
documento.
Observacin. +ampo para indicar alg$n comentario adicional sobre el tramite.
Personal. Seleccione la persona, del listado de nomina, que esta originando la solicitud de
cotizacin.
"el;2ono. Indicar un numero de contacto de la persona que emite la solicitud de cotizacin.
$a<. #umero de fa0 de la institucin.
Solicitud de E/ecucin Presupuestaria. Este enlace abre el catalogo de requisiciones o
solicitudes, con estatus de procesadas, disponibles para comenzar el proceso de compra o
contratacin. +uando se seleccione la solicitud a procesar se cargaran los datos de la misma en
el formulario.
En la seccin &gregar Proveedor, se agregaran el o los proveedores a los que se les solicitara
cotizacin de los bienes o servicios que sean ob/eto del tramite9
)os proveedores deben
estar previamente
definidos en el modulo
'egistro de Proveedores
y +ontratistas.
Bna vez completada toda la informacin se procede a guardar la solicitud de cotizaciones para
posteriormente imprimirla%s(.
Registro de Coti@aciones.
Este proceso permite la creacin, modificacin y eliminacin de registros de cotizaciones suministradas
por los proveedores a peticin del ente, basadas en una solicitud de cotizacin.
Estatus. Identificador del estado del documento. Pudiendo aber los estatus de 'egistro y
Procesado.
Nmero. +digo de #umeracin del documento, es un numero consecutivo y auto generado
por la aplicacin.
$ec8a. indica la feca de registro
del documento.
"ipo. Se selecciona de que tipo
es el requerimiento o tramite
%7ien o Servicio(.
Proveedor. Seleccionar el
proveedor que esta emitiendo la
cotizacin o presupuesto.
Observacin. +ampo para
indicar alg$n comentario
adicional sobre el tramite.
$orma de Pago. +ampo para
indicar la forma de pago
propuesta por el proveedor.
Pla@o de Entrega. El tiempo de
entrega del bien o servicio estipulado por el proveedor.
En la seccin &gregar Solicitud de +otizacin, se agregara la solicitud de cotizacin que fue
enviada al proveedor y que origino la cotizacin que se esta registrando.
&l seleccionar la Solicitud de +otizacin se cargaran los detalles de bienes o servicios asociados
a ella para proceder a modificar los precios con los montos reales suministrados por el
proveedor en su cotizacin o presupuesto.
Bna vez completada toda la informacin se precede a guardar la cotizacin.
nalisis de Coti@aciones.
Este proceso permite la creacin, modificacin y eliminacin de anlisis de cotizaciones para proceder
a seleccionar el proveedor al que se le ad/udicara la compra de bien o contratacin de servicio, basadas
en una solicitud de cotizacin.
Estatus. Identificador del estado
del documento. Pudiendo aber
los estatus de 'egistro y
Procesado.
Nro n?lisis. +digo de
#umeracin del documento, es
un numero consecutivo y auto
generado por la aplicacin.
$ec8a. indica la feca de registro del documento.
En la seccin &gregar +otizacin, se agregaran las cotizaciones enviadas por proveedores que
se desean analizar y que est@n asociadas a una solicitud de cotizacin especifica.
&l seleccionar las +otizacin se cargaran los detalles de bienes o servicios asociados a ella para
proceder a asignar los renglones a los proveedores. Si son dos o mas renglones y se asignan a
proveedores diferentes se generaran automticamente tantas ordenes de compra o servicio como
proveedores allan sido seleccionados.
Bna vez completada toda la informacin se procede a guardar el anlisis de cotizaciones para
posteriormente imprimirlo.
probacin de nalista de Coti@aciones.
Este opcin permite la aprobacin para proseguir con la gestin del anlisis de cotizaciones, as, como
tambi@n el reverso de aprobacin para modificar alg$n documento. Su e/ecucin puede ser realizado
por el personal debidamente autorizado para ello.
C. +omo paso inicial se debe indicar
que accin se desea acer &probar o
'eversar &probacin
mediante alg$n filtro, de los
documentos disponibles para aprobar
mediante el icono para que se
D. Se tildar el o los documentos a
aprobar o a reversar.
Generacin de Orden de Compra.
Este opcin permite la creacin de las ordenes de compra o servicio que se asignan mediante los
anlisis de cotizaciones. Su e/ecucin puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para
ello.
C. )uego se inicia con la b$squeda, mediante
alg$n filtro, de los documentos disponibles
para aprobar mediante el icono para
8. Se tildar el o los documentos generar.
D. Se procesara la accin mediante el icono
Caso Directo a Orden de Compra
Registro de Ordenes de Compra.
Este proceso permite la creacin, modificacin y eliminacin de "rdenes de +ompra o Servicio a
proveedores, basadas en una requisicin o solicitud de e/ecucin presupuestaria.
Estatus. Identificador
del estado del
documento. Pudiendo
aber los estatus de
'egistro, Emitida,
Emitida %&probada(,
+omprometida
%Procesada( y &nulada.
asignar al documento.
"ipo. Se selecciona de
que tipo sera la "rden
%7ien o Servicio(.
+uando la tipolog,a sea
de bien se puede indicar
si la compra sera de9
-ateriales y3o Suministros o de un &ctivo.
Nmero de Orden. +digo de #umeracin del documento, es un numero consecutivo y auto
generado por la aplicacin. Este identificador es independiente para "rdenes de +ompras o
Servicios.
Proveedor. Seleccionar, del catalogo de proveedores, al que se le asignara la "rden de +ompra
o Servicio.
Solicitud de E/ecucin Presupuestaria. Este enlace abre el catalogo de requisiciones o
solicitudes, con estatus de procesadas, disponibles para comenzar el proceso de compra o
contratacin. +uando se seleccione la solicitud a procesar se cargaran los datos de la misma en
el formulario.
Unidad sociada. +ampo que indica la Bnidad E/ecutora y la Estructura Presupuestaria del
documento.
En la seccin de +ondiciones de Entrega se debe indicar datos de importancia para las "rdenes
de +ompra o Servicio como .ireccin y .ependencia done se requiere la entrega del bien o
servicio, as, como el lapso de tiempo para ello y si sera ob/eto de paso de aseguramiento.
"tros datos son la Bbicacin Geogrfica de la Institucin.
&l seleccionar la Solicitud de E/ecucin Presupuestaria %'equisicin( se cargaran los detalles de
bienes o servicios asociados a ella para proceder a modificar los precios con los montos reales
suministrados por el proveedor en su cotizacin o presupuesto.
Bna vez completada toda la informacin se procede a guardar la "rden de +ompra o Servicio para
posteriormente imprimirla.
probacin de Orden de Compra.
Este opcin permite la aprobacin para proseguir con el proceso de compra de bienes o contratacin de
servicios, as, como tambi@n el reverso de aprobacin para modificar alg$n documento. Su e/ecucin
puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello.
C. +omo paso inicial se debe
indicar que accin se
desea acer &probar o
'eversar &probacin
8. )uego se inicia con la
b$squeda, mediante alg$n
filtro, de los documentos
disponibles para aprobar
mediante el icono
para que se despliegue la
grilla de documentos.
nulacin.
Este opcin permite la anulacin de las "rdenes de +ompra o Servicio. Su e/ecucin puede ser
realizado por el personal debidamente autorizado para ello.
C. +omo paso inicial se busca, mediante
para anular mediante el icono para que
se despliegue la grilla de documentos.
8. Se tildar el o los documentos a anular.
#ODU!O CUEN"S POR PGR
Este subsistema comprende todos aquellos registros de las obligaciones validamente contra,das, as,
como la preparacin de la solicitud de pago y el registro de los asientos contables y presupuestarios
correspondientes. Este mdulo genera el registro de documentos en el mdulo de cuentas a pagar y
verifica la e0istencia de compromiso previo.
'eportes Generados
)istados
.educciones
"tros cr@ditos
.ocumentos
'ecepciones de documentos
+uentas por pagar
Solicitudes
*ormato C
*ormato 8
'etenciones
I.S.).'
General
Espec,fico
I.4.&
.eclaracin informativa
-unicipales
'elacin de facturas
'elacin consecutiva de solicitudes
+FP resumido
'elacin de saldos por solicitud
'elacin de notas d@bitos3cr@ditos
&'1+
)ibro de compra
General
'esumido
)os arcivos fuentes del modulo se encuentran en9 :var:CCC:sigesp:c<p
Este -dulo contiene dos %68( grandes &cciones a su vez divididas en tres %6D( procesos cada una,
como se observa a continuacin9
'ecepcin de .ocumentos9
'egistro, &probacin y
&nulacin.
Solicitudes de Pago9 'egistro,
&probacin y &nulacin sin
&fectacin.
Recepcin de Documentos
Registro.
Este proceso permite la creacin, modificacin y eliminacin de recepciones de documentos %*acturas,
4iticos, #ominas, 2ransferencias( que sean provenientes de compromisos con proveedores o
beneficiarios, basadas en una solicitud de e/ecucin presupuestaria, ordenes de compra3servicio,
solicitud de viticos o procesamiento de nominas.
Estatus. Identificador
del estado del
documento. Pudiendo
aber los estatus de
'egistro, Emitida,
+ontabilizada y
&nulada.
$ec8a de Registro. Se
debe indicar la feca
que se desea asignar al
documento.
"ipo de Documento.
Se selecciona de que
tipo sera documento
presupuestario y
contables para registrar las cuentas por pagar. Esta tipolog,a fue definida en el modulo de
configuracin en la seccin de +uentas por Pagar.
.ependiendo de lo que se seleccione en este campo el formulario cambiara su aspecto para
adaptarse a la operacin seleccionada. +om$nmente se utiliza el tipo &oc(mento $a(sa.
Proveedor:'ene2iciario. Seleccionar, del catalogo de proveedores o beneficiarios, quien sera el
titular del documento de pago.
Nmero de Documento. Identificador del documento legal en caso de ser una *actura. En caso
de ser documento Interno permite caracteres alfanum@rico.
Nmero de Control. +ontrol del documento legal en caso de ser una *actura. En caso de ser
documento de control Interno permite caracteres alfanum@rico.
$ec8a de Emisin. Se debe indicar la feca de emisin del documento o factura.
$ec8a de +encimiento. Se debe indicar la feca en que vence el documento.
Unidad E/ecutora. +ampo que indica la Bnidad E/ecutora y la Estructura Presupuestaria del
documento.
En la seccin &gregar
+ompromisos, se desplegaran
los +ompromisos de pagos al
proveedor o beneficiario, antes
seleccionado, generados por
"rdenes de +ompra3Servicio o
Solicitudes de E/ecucin
Presupuestarias procesadas.
&l seleccionar los
compromisos por Solicitud de
E/ecucin Presupuestaria
%'equisicin( u "rden de
+ompra3Servicio se cargaran
los detalles de bienes, servicios o conceptos asociados a ella para proceder a verificar los
montos y aplicar las deducciones de ley si aplicasen.
Bna vez aplicado las deducciones de rigor y completada la informacin se debe acer clicA en el
botn $errar siento, para que la aplicacin construya el asiento contable que se generara al
momento de procesar el documento.
Bna vez completada toda la informacin se procede a guardar la 'ecepcin de .ocumento para
posteriormente imprimirla.
probacin.
Este opcin permite la aprobacin del documento, as, como tambi@n el reverso de aprobacin para
modificar alg$n documento. Su e/ecucin puede ser realizado por el personal debidamente autorizado
para ello.
C. +omo paso inicial se debe indicar
que accin se desea acer &probar
o 'eversar &probacin
mediante alg$n filtro, de los
documentos disponibles para
aprobar mediante el icono para
que se despliegue la grilla de
documentos.
nulacin.
Este opcin permite la anulacin de la 'ecepcin de .ocumento. Su e/ecucin puede ser realizado por
el personal debidamente autorizado para ello.
C. +omo paso inicial se busca, mediante
para anular mediante el icono para que
Solicitudes de Pago
Registro.
Este proceso permite la creacin, modificacin y eliminacin de "rdenes de Pago que sean
provenientes de compromisos con proveedores o beneficiarios, basadas en 'ecepciones de .ocumento
%*acturas, 4iticos, #ominas, 2ransferencias(.
Estatus. Identificador del
estado del documento.
Pudiendo aber los
estatus de 'egistro,
Emitida, +ontabilizada y
&nulada.
$ec8a de Emisin. Se
debe indicar la feca que
se desea asignar al
documento.
Nmero Solicitud.
Identificador de la
Solicitud de Pago.
#umero consecutivo auto
generado por la
aplicacin.
Proveedor:'ene2iciario. Seleccionar, del catalogo de proveedores o beneficiarios, quien sera el
titular de la orden de pago.
En la seccin &gregar .etalle de 'ecepciones, se desplegaran las *acturas o .ocumentos
+ompromisos de pagos al proveedor o beneficiario, antes seleccionado.
&l seleccionar *actura o .ocumento se cargaran los detalles de bienes, servicios o conceptos
asociados a ella para proceder.
Se puede agregar una o mas recepciones de documentos para un mismo proveedor.
Bna vez completada toda la informacin se procede a guardar la "rden de Pago para posteriormente
imprimirla.
probacin.
Este opcin permite la aprobacin de la orden de pago para proseguir, as, como tambi@n el reverso de
aprobacin para modificarla. Su e/ecucin puede ser realizado por el personal debidamente autorizado
para ello.
accin se desea acer &probar o
'eversar &probacin
disponibles para aprobar mediante el
icono para que se despliegue la
nulacin.
Este opcin permite la anulacin de la orden de pago, as, como tambi@n el reverso de su anulacin. Su
e/ecucin puede ser realizado por el personal debidamente autorizado para ello.
accin se desea acer &nular o 'eversar
&nulacin
disponibles para anular3reversar mediante
el icono para que se despliegue la
D. Se tildar el o los documentos a anular o a reversar.
#ODU!O C) * 'NCO
Gestiona todas las transacciones y movimientos realizados en las diferentes cuentas bancarias y
proporciona informacin general y detallada de @stas. &dems, permite el registro de los pago en los
mdulos de rdenes de pago, contabilidad presupuestaria y contabilidad general. .e igual manera
registra transacciones tales como9 nota de cr@dito, nota de d@bito, depsitos, retiros, colocaciones y
conciliaciones bancarias.
'eportes Generados
Estndar
.isponibilidad financiera
)istado de documento
.ocumentos
+onciliados
.ocumentos en trnsito
)istado de rdenes de pago directa
Pago
'egistro contable
+onciliacin bancaria
Estado de cuenta
*ormato C
'esumido
"tros
-ovimiento presupuestario por banco
)istado de cequeras
'elacin selectiva de ceques
'elacin selectiva de documentos%no incluye ceques(
+eques en custodia
)ibro de banco
+omprobante de retencin municipal
&rcivos fuentes ubicados en9 :var:CCC:sigesp:scb
Este -dulo contiene diez %C6( procesos, como se observa a continuacin9
#ovimiento de 'anco5 Cancelaciones5 Conciliacin
'ancaria, +olocaciones, Retenciones I+, 'etenciones
-unicipales, "rans2erencias 'ancarias, Entrega de +eques,
'everso de Entrega de +eques y Eliminacin &nulados
-onto 6.
&unque todos los procesos son funcionales e importantes nos
enfocaremos en los que estn resaltados por considerarlos vitales en la
emisin de pagos y gestin de una institucin.
#ovimiento de 'anco.
Este proceso permitir registrar, modificar y eliminar los movimientos que e/ecutar el ente en cuentas
de banco, tales como9 .epsitos, #otas de .@bito y +r@dito. Puede ser utilizado para llevar ca/as cicas
de la institucin dndole el mismo trato que a una entidad financiera.
Operacin. +ombo de seleccin para indicar el tipo de operacin %.eposito, #ota de .@bito,
+r@dito, 'etiro o +eque(.
Nro Orden de Pago #inisterio. +ampo opcional para indicar el documento origen de los
recursos si son transferencias del ente de adscripcin.
"ipo $ondo. +ampo opcional para indicar el tipo de fondo si son transferencias de un ente de
adscripcin.
2ectacin. Indica que tipo de afectacin tendrn los recursos financieros y depender del tipo
de operacin seleccionada.
"ipo Concepto. +ampo opcional para seleccionar alg$n tipo de concepto predefinido, en la
modulo de configuracin 1 seccin banco, para el movimiento bancario.
'anco. +ampo para seleccionar la entidad financiera.
Cuenta. Se debe seleccionar la cuenta bancaria que es ob/eto del movimiento.
$ec8a. Se debe indicar la feca que se desea asignar al movimiento.
Disponible. Saldo de la cuenta bancaria seleccionada.
Contable. +uenta contable donde se registran los movimientos asociados a la cuenta bancaria.
Documento. Identificador del -ovimiento 7ancario.
Nro Carta Orden. Se usa para identificar el documento carta orden para pago a proveedores
mediante el uso de transferencias bancarias. %opcional(
Concepto. +ampo para suministrar informacin sobre el motivo del movimiento bancario.
"ipo Destino DProveedor:'ene2iciarioE. Seleccionar, del catalogo de proveedores o
beneficiarios, quien sera el titular del movimiento bancario.
#onto. Indicar la cantidad del movimiento.
#OR. -onto ob/eto de retencin.
#onto Retenido. +ampo informativo que indica el monto resultado de aplicar retenciones al
movimiento, si es aplicable.
$uente de $inanciamiento. Se utiliza para indicar la fuente de origen de los recursos
presupuestarios que se utilizan en el movimiento bancario.
Inter;s. Se tilda para identificar que el monto del movimiento bancario representa alg$n inter@s.
No Contabili@able. Se tilda para indicar que el movimiento bancario no afectara la
contabilidad, solo libro de banco.
)uego se debe seleccionar si el movimiento bancario que se esta creando incluir detalles
presupuestario de ingreso o gasto, contable o de retencin.
En la seccin &gregar .etalle de
Presupuesto, se desplegara un
formulario para seleccionar la
estructura presupuestaria y las partidas
de gasto que se requieran.
Esta opcin aplica a movimientos de
#ota de .@bito.
En la seccin &gregar .etalle de
Ingreso, se desplegara un formulario
para seleccionar las partidas
presupuestarias de ingreso que se
requieran.
Esta opcin aplica a movimientos de
.eposito y #ota de +r@dito.
En la seccin &gregar .etalle de +ontable, se
desplegara un formulario para seleccionar las
cuentas contables, del plan de cuentas de la
institucin, que se requieran.
Esta opcin aplica a todos los movimientos.
Bna vez completada toda la informacin se procede a guardar el movimiento bancario para
posteriormente imprimirlo.
Cancelaciones.
Este proceso a su vez se subdivide en9
Programacin de Pagos, .esprogramacin de
Pagos, Emisin de +eques, Eliminacin de
+eques no +ontabilizados y Pago .irecto.
Programacin de Pagos.
Esta opcin permite acer programacin de emisin de ceques para a/ustarlos al flu/o de ca/a o
financiero de la institucin.
Proveedor:'ene2iciario. Seleccin para indicar el tipo de titular del pago.
"ipo +i?tico. +ampo que se activa en con/unto con la opcin beneficiario y solo
desplegara los pagos originados por solicitudes de viticos.
'anco. Se debe seleccionar el banco por el que deber salir el pago.
Cuenta. Seleccionar la cuenta bancaria por donde se programara la emisin del pago.
&l seleccionar Proveedor o 7eneficiario se desplegaran las solicitudes pendientes para pago en
la grilla para que se proceda a tildar la%s( orden%es( de pago a programar mediante el campo
'echa "rogramada y el linA "rocesar "rogramaci0n. )uego de procesar fecas de
programacin de debe guardar el proceso.
Desprogramacin de Pagos.
Esta opcin permite desprogramar ordenes de pago para la emisin de ceques con el ob/eto de
acer cualquier modificacin requerida.
Proveedor:'ene2iciario. Seleccin para indicar el tipo de titular del pago.
&l seleccionar Proveedor o 7eneficiario se desplegaran las solicitudes, programadas para pago,
en la grilla para que se proceda a tildar la o las ordenes de pago a desprogramar, luego se debe
guardar el proceso.
Emisin de C8e-ues.
Esta opcin permite la creacin del documento de pago basado en las solicitudes de pagos
programadas. Se puede crear un ceque con una o varias solicitudes de pago del mismo titular.
Proveedor:'ene2iciario. Seleccin para indicar el tipo de titular del ceque. )uego se
debe ubicar el titular especifico que posea solicitudes de pago programadas por emisin
de ceques.
&l seleccionar Proveedor o 7eneficiario se desplegaran las solicitudes programadas en la grilla
para que se proceda a tildar la%s( orden%es( de pago a incluir en el ceque. )uego se debe
guardar el proceso y automticamente se abrir una ventana con el documento para su
impresin.
Eliminacin de C8e-ues no Contabili@ados.
Esta opcin permite eliminar ceques que no allan sido procesados en el modulo integrador.
Proveedor:'ene2iciario. Seleccin para indicar el tipo de titular del ceque.
&l seleccionar Proveedor o 7eneficiario se debe acer clicA en el linA +argar +eques para que
se desplieguen los ceques en la grilla y as, proceder a tildarlos, luego se debe presionar el
icono de procesar.
Conciliacin 'ancaria.
Este proceso permitir acer auditor,a o seguimiento a los movimientos bancarios de todas las cuentas
del ente y acer que correspondan con los estados de cuenta de las entidades financieras.
#es:Ao. Se debe seleccionar el mes a conciliar.
'anco. Se selecciona la entidad financiera a conciliar.
Cuenta. Se selecciona la cuenta bancaria a conciliar.
Cerrar Conciliacin. Se debe tildar cuando se alla conciliado todos los movimientos
bancarios del mes.
Se deben cargar los movimientos de la cuenta a conciliar aciendo clicA en el linA $argar
7ovimientos, con esto se desplegaran en la grilla todos los depsitos, ceques, notas de d@bitos y
cr@ditos que se allan registrados para la cuenta seleccionada.
)uego se deber ir tildando seg$n lo indicado con el estado de cuenta bancaria, emitido por la entidad
financiera, asta que la diferencia entre saldos seg$n banco y libro sea igual a cero %6( con lo que se
lograr,a conciliar la cuenta. Se procede a guardar los cambios ecos.
Retenciones I+.
Este proceso permitir crear, modificar y eliminar los comprobantes de retencin de I4& para los
proveedores de la institucin. &l crear los comprobantes se estar suministrando la informacin para la
posterior creacin del arcivo de declaracin ante el SE#I&2. Este procedimiento se debe e/ecutar una
vez se allan contabilizado los ceques para el pago de los compromisos ob/eto de retencin.
#es. Se debe seleccionar el mes del
cual se desea crear el comprobante de
retencin.
Proveedor:'ene2iciario. Seleccin
para indicar el tipo de titular del ceque.
Desde:3asta. Se selecciona espec,ficamente el titular del que se requiere crear el comprobante
de retencin.
)uego se deber acer clicA en el linA E/ecutar para que se genere el o los comprobantes de retencin
de I4&.
#ODU!O NO#IN
Este modulo permite el procesamiento de9 +lculo de *ideicomiso de Prestaciones Sociales ,
-ane/o de istricos de nminas, +ontabilizacin de la nmina y de los aportes , Permite movimientos
entre nminas , +lculo de pr@stamos y cuotas a descontar una vez definidos , Importacin y
e0portacin de datos , -ane/o de ca/a de aorro , entre otras funciones de vital importancia para la
gestin de personal dentro de una institucin.
'eportes Generados
Personal
)istado de personal
)istado de personal contratado
)istado de personal con unidades administrativas
)istado de personal gen@rico
*ica de personal
+umplea!eros
*amiliares
4acaciones
+onstancia de traba/o
+redenciales
&ntigOedad
+omparados
Instructivos 6G
'ecursos umanos *orma 6G6M
Instructivo 6?
'ecursos umanos *orma 6?6M
Instructivo 6L
'ecursos umanos clasificados por tipo de cargo *orma 6LCC
Personal /ubilado pensionado y asignaciones sobreviviente *orma 6LC8
'etenciones
'elacin de retencin &'1+
'elacin de retencin I.S.).'
+onsolidados
+onceptos
&porte patronal
)istado al banco
'ecibo de pago
+esta ticAet
Prestacin de antigOedad
&rcivos fuentes y reportes ubicados en9 :var:CCC:sigesp:sr8 y :var:CCC:sigesp:sno
Este es uno de los mdulos mas e0tensos y delicados de la aplicacin por la informacin que mane/a y
procesa.
Este -dulo por su peculiaridad posee definiciones o configuraciones que se realizan espec,ficamente
en su interior, de las cuales nos centraremos en las indispensables para su funcionamiento, como lo
son9
.efiniciones
#minas9 en per,odos semanales, quincenales, mensuales y anuales
Profesiones9 todas las profesiones del personal
Bnidades &dministrativas
.,as *eriados, Permisos y Prestaciones Sociales
-@todos para el funcionamiento de +esta 2iceA y
Sode0o Pass9 permitiendo definir tambi@n el valor
+argos
Prestamos
De2inicin de NO#INS.
En esta opcin se crearan, modificaran y eliminaran las nominas que se mane/aran en el sistema. )a
creacin de la nomina incluye la configuracin general de parmetros importante para su e/ecucin.
)a primera parte del formulario consta de los siguientes campos9
Cdigo. #umeracin $nica, suministrada por el usuario, para identificacin interna de la
nomina,
Denominacin. .escripcin para identificar la nomina.
"ipo de Periodo. Se selecciona la forma de pago de la nomina %Semanal, Huincenal, -ensual,
&nual(.
Inicio. *eca de inicio de la nomina.
"ipo de Nomina. Se selecciona que personal estar amparado por la nomina %empleados,
obreros, etc.(.
)os atributos especiales se pueden configurar seg$n las pol,ticas de personal internas de cada
institucin. Entre los atributos especiales mas importantes esta el de '&+ que indica como
mane/ara la nomina la asignacin de cargos. :ay dos opciones si se mane/ara por cargos
individuales no se debe tildar la opcin o por el contrario se mane/aran tabuladores y 'egistro
de &signacin de +argo, lo cual debe ser definido al momento de crear la nomina, ya que no
podr ser modificado.
)uego se debe especificar si la #omina que se esta creando es de +esta 2icAet o 7ono
&limentacin.
& continuacin se deben configurar parmetros de contabilizan de la nomina, aportes y
antigOedad9
Se debe indicar como afectara la nomina, los aportes y la antigOedad, tanto al presupuesto de
gasto como a la contabilizacin de la institucin. .ependiendo de lo que se seleccione se
debern tildar los parmetros que se crean convenientes a cada caso.
De2inicin de Pro2esiones.
Este opcin permite la creacin, modificacin y eliminacin de las profesiones que tendr el personal
que formara parte de la institucin.
Cdigo. Identificador num@rico suministrado por el usuario.
Denominacin. #ombre de la profesin.
De2inicin de Unidad dministrativa.
Este opcin permite la creacin, modificacin y eliminacin de las unidades administrativas u
organizativas de la institucin. Se debe asignar la estructura presupuestaria para imputar los gastos del
personal que esta asignado a la unidad administrativa.
num@rico suministrado
por el usuario.
Denominacin.
#ombre de la Bnidad
&dministrativa.
Centrali@adas.
Selecciona el Cer nivel
de la estructura
presupuestarias.
cciones Especi2icas. Selecciona el 8do nivel de la estructura presupuestarias.
Otros. Selecciona el Der nivel de la estructura presupuestarias.
De2inicin de Personal .
Este opcin permite la creacin, modificacin y eliminacin de las personas que formaran parte de los
empleados de la institucin. +ada persona poseer una fica de datos y atributo que debe ser llenado al
ingresar a la institucin para luego ser usados por el sistema al asignar al personal a una nomina.
+ampos del *ormulario9 &unque todos los datos del personal son de gran importancia se puede
grabar un registro con solo suministrar los campos que posean asterisco P.
Cdigo. Identificador num@rico suministrado por el usuario. Puede ser el numero de +@dula de
Identidad.
C;dula. .ocumento de Identificacin de la persona.
)os dems campos requeridos9 #ombre, &pellido, .ireccin, *eca de #acimiento, Estado
+ivil, #acionalidad, Genero, Profesin, #ivel &cad@mico, Bbicacin Geogrfica, #umero de
:i/os, 2ipo de Personal, 2ipo de 4ivienda, *eca de Ingreso a la &dministracin P$blica y
*eca de Ingreso a la Institucin.
&dems la fica del personal posee formularios ane0os como9 *amiliares, Estudios, 2raba/os,
IS)', Permiso, *ideicomiso, 4acaciones y 7eneficiarios, estos pueden ser accedidos a trav@s e
los botones en el inferior del formulario principal.
De2inicin de "abla de +acaciones .
Este opcin permite la creacin, modificacin y eliminacin de las diferentes formas de calculo de
vacaciones que aplica la institucin a sus traba/adores.
Cdigo.
Identificador
num@rico
suministrado por el
usuario.
Denominacin.
.escripcin del
nombre de la 2abla o
cuadro.
Periodo. Se selecciona el periodo como se deben otorgar las 4acaciones.
Se tildara la opcin de 2omar en cuenta &!os de Servicios Previos, si se desea que el sistema
tome este parmetro para el clculo de vacaciones.
)uego se proceder a completar el cuadro con los lineamiento o pol,ticas internas de cada
institucin para el calculo de vacaciones, suministrando para cada )apso o &!o9 .,as de
.isfrute, .,as &dicionales de .isfrute, .,as de 7ono y .,as &dicionales de 7ono. :aciendo
clicA en la tilde de la fila se irn agregando nuevas asta completar toda la informacin.
Bna vez completado el cuadro se proceder a guardar la tabla de vacaciones para que sea
utilizada en cada nomina para el calculo de las mismas.
De2inicin de Dedicaciones .
Este opcin permite la creacin, modificacin y eliminacin de los diferentes tipos de patrones de
traba/o del personal de la Institucin, por e/emplo9 2iempo completo, parcial, etc..
Cdigo. Identificador num@rico
suministrado por el usuario.
Denominacin. .escripcin del
patrn de tiempo para el traba/o.
"ipo de Personal. Se selecciona
el tipo de traba/adores al que aplicara la dedicacin.
Bna vez completado el formulario se proceder a guardar la dedicacin para que sea asignada al
personal dentro de las nominas.
De2inicin de Ubicacin $isica .
Este opcin permite la creacin, modificacin y eliminacin de los diferentes sitios de traba/o o sedes
de la institucin y a donde pueden ser asignados los traba/adores.
Cdigo. Identificador num@rico
suministrado por el usuario.
Denominacin. .escripcin de la
sede o ubicacin.
Ubicacin Geogr?2ica. Se
selecciona el Pa,s, Estado,
-unicipio y Parroquia donde se
encuentra la sede que se esta
definiendo.
Direccin. .omicilio *iscal de la
infraestructura.
Bna vez completado el formulario se proceder a guardar la ubicacin f,sica para que el
personal sea asignado a ellas dentro de las nominas.
De2inicin de Cargos .
Este opcin permite la creacin, modificacin y eliminacin de los diferentes cargos que posee la
estructura organizativa de la institucin y a donde pueden ser asignados los traba/adores. Esta seccin
se utilizara solo en el caso de que sea configurada la nomina para utilizar cargos independientes al
momento de su creacin o para nominas especiales.
num@rico suministrado por el
usuario.
Denominacin. .escripcin o
#ombre del +argo.
Nomina. Se selecciona la nomina a la cual pertenecer el cargo a definir.
Bna vez completado el formulario se proceder a guardar el cargo para que se pueda utilizar al
momento de ingresar un personal a la nomina. Bn mismo +argo puede ser utilizado por una o
varias personas.
De2inicin de "abulador .
Este opcin permite la creacin, modificacin y eliminacin de los diferentes tabuladores o lista de
todos los sueldos asignado para cada puesto que posee la estructura organizativa de la institucin y a
donde pueden ser asignados los traba/adores. Esta seccin se utilizara solo en el caso de que sea
configurada la nomina para utilizar '&+ al momento de su creacin.
Cdigo.
Identificador
num@rico
suministrado
por el usuario.
Denominacin.
.escripcin del
nombre del
2abulador o
cuadro.
Nomina. Se selecciona la nomina a la cual pertenecer el tabulador a definir.
"otal de pasos por grados. Se declarara cuantos pasos, seg$n la pol,tica de personal interna o
la ley que rige la materia, contendr cada grado o escaln del tabulador.
)uego se proceder a completar el cuadro con los lineamiento o pol,ticas internas de cada
institucin para el calculo de sueldos, suministrando para cada Grado o escaln9 Paso, Salario,
+ompensacin y SalarioQ+ompensacin. :aciendo clicA en la tilde de la fila se irn agregando
nuevas asta completar toda la informacin.
Bna vez completado el cuadro se proceder a guardar el tabulador de sueldos para que sea
utilizado en cada nomina para el calculo de los sueldos y salarios del personal.
De2inicin de signacin de Cargo .
Este opcin permite la creacin, modificacin y eliminacin de los diferentes cargos que posee la
estructura organizativa de la institucin, as, como sus parmetros de imputacin presupuestaria, y a
donde pueden ser asignados los traba/adores. Esta seccin se utilizara solo en el caso de que sea
configurada la nomina para utilizar '&+ al momento de su creacin.
Cdigo. Identificador num@rico suministrado por el usuario.
Denominacin. .escripcin o #ombre del +argo.
Nomina. Se selecciona la nomina a la cual pertenecer el cargo a definir.
Unidad dministrativa. Se selecciona la unidad organizativa donde estar ubicado el cargo
que se esta definiendo. .ependiendo de la unidad administrativa se cargara la estructura
presupuestaria por donde se imputaran los gastos atribuidos a el cargo.
Dedicacin. Se debe asignar una dedicacin de tiempo al cargo.
"ipo de Personal. Se selecciona de los tipos de personal predefindos.
"abulador. Se debe asignar un tabulador de sueldos que regir al cargo.
Grado. Se debe asignar un grado o escaln dentro del tabulador de sueldos del cargo.
Numero de +acantes. Se debe indicar en numero de cargos a crear con la misma caracter,sticas
y que pertenezcan a la misma unidad administrativa.
Bna vez completado el formulario se proceder a guardar el cargo para que se pueda utilizar al
momento de ingresar un personal a la nomina. Bn mismo +argo puede ser utilizado por una o
varias personas.
PROCESOS DE NO#IN
+unado se alla definido los parmetros generales que se utilizaran en el modulo de nominas se
procedern a e/ecutar ciertos procesos espec,ficos, como los son9
Seleccionar #omina, Prestacin de &ntigOedad,
:istrico de #omina y +ambio de Estatus Personal
#ODU!O IN"EGRDOR
Este mdulo permite el procesamiento de los documentos de los otros mdulos del sistema, para lograr
la integracin presupuestaria y contable. Para que el flu/o de traba/o fluya o pase de un modulo a otro
se deben e/ecutar los procesos que estn especificados para cada seccin del sistema como se describa a
continuacin9
Solicitud de E/ecucin Presupuestaria .
Este opcin permite la e/ecucin, reverso y
anulacin del pre1compromiso presupuestario que
requieren las requisiciones o tramites elaborados en
el modulo SEP.
Contabili@ar. Se e/ecuta para crear el precompromiso presupuestario seg$n los establecido en
el documento para compra de bienes, contratacin de servicios, y compromiso en el caso de otro
concepto.
C. +omo paso inicial se debe buscar, mediante alg$n filtro, los documentos
disponibles para contabilizar o precomprometer mediante el icono para que
8. Se tildar el o los documentos a contabilizar.
Reversar. Se e/ecuta para eliminar el precompromiso presupuestario de los documento para
compra de bienes, contratacin de servicios y compromiso en el caso de otro concepto., a fin de
que los mismos puedan ser modificados.
disponibles para reversar la contabilizacin mediante el icono para que se
8. Se tildar el o los documentos a reversar.
nular. Se e/ecuta para de/ar sin efecto el precompromiso presupuestario de los documento
para compra de bienes, contratacin de servicios y compromiso en el caso de otro concepto.
disponibles para anular mediante el icono para que se despliegue la grilla de
documentos.
Compra .
Este opcin permite la e/ecucin, reverso y
anulacin del compromiso presupuestario que
requieren las ordenes de compra o servicio
elaborados en el mdulo "rdenes de +ompra.
Contabili@ar. Se e/ecuta para crear el compromiso presupuestario seg$n los establecido en la
orden de compra de bienes o contratacin de servicios.
disponibles para comprometer mediante el icono para que se despliegue la
Reversar. Se e/ecuta para eliminar el compromiso presupuestario de la orden de compra de
bienes o contratacin de servicios, a fin de que los mismos puedan ser modificados.
nular. Se e/ecuta para de/ar sin efecto el compromiso presupuestario de las ordenes de
compra de bienes o contratacin de servicios.
documentos.
Cuentas por paga .
Este opcin permite la e/ecucin, reverso y anulacin del causado presupuestario y asientos contables
que requieren las solicitudes de pago elaboradas en el mdulo +uentas Por Pagar.
Contabili@ar. Se e/ecuta para crear el causado presupuestario y asiento contable seg$n lo
establecido en la solicitud de pago.
disponibles para contabilizar mediante el icono para que se despliegue la
Reversar. Se e/ecuta para eliminar el causado presupuestario y asientos contables de la
solicitud de pago, a fin de que las mismos puedan ser modificados.
nular. Se e/ecuta para de/ar sin efecto el causado presupuestario y asientos contables de las
solicitudes de pago.
documentos.
Ca/a 0 'anco .
Este opcin permite la e/ecucin, reverso y anulacin del pago presupuestario, asientos contables y
afectacin financiera de las cuentas bancarias que requieren los movimientos bancarios creados en el
mdulo +a/a y 7anco.
Contabili@ar. Se e/ecuta para crear el momento de pagado presupuestario, asiento contable y
afectacin financiera de cuentas de banco seg$n lo establecido en los movimientos bancarios.
C. +omo paso inicial se debe indicar que operacin se desea contabilizar %+eque,
.eposito, #ota de .@bito o +r@dito( y luego buscar, mediante alg$n filtro, los
documentos disponibles para contabilizar mediante el icono para que se
Reversar. Se e/ecuta para eliminar el momento de pagado presupuestario, asiento contable y
afectacin financiera de cuentas de banco seg$n lo establecido en los movimientos bancarios.
C. +omo paso inicial se debe indicar que operacin se desea reversar %+eque,
documentos disponibles para reversar la contabilizacin mediante el icono
para que se despliegue la grilla de documentos.
nular. Se e/ecuta para de/ar sin efecto el momento de pagado presupuestario, asiento contable
y afectacin financiera de cuentas de banco seg$n lo establecido en los movimientos bancarios.
C. +omo paso inicial se debe indicar que operacin se desea anular %+eque,
documentos disponibles para anular mediante el icono para que se
Nomina .
Este opcin permite la e/ecucin y reverso de los asientos presupuestario, asientos contables y
afectacin financiera producto del procesamiento de nominas de traba/adores de la institucin creadas
en el mdulo de #omina.
Contabili@ar. Se e/ecuta para crear los asientos presupuestario, asientos contables y afectacin
financiera producto del procesamiento de nominas.
C. +omo paso inicial se debe indicar que nomina y periodo se desea contabilizar
%+eque, .eposito, #ota de .@bito o +r@dito( y luego buscar, mediante alg$n
filtro, los documentos disponibles para contabilizar mediante el icono para
Reversar. Se e/ecuta
para eliminar los
asientos
presupuestario,
asientos contables y
afectacin financiera
producto del
procesamiento de nominas.
C. +omo paso inicial se debe indicar que nomina y periodo se desea reversar
%+eque, .eposito, #ota de .@bito o +r@dito( y luego buscar, mediante alg$n
filtro, los documentos disponibles para reversar mediante el icono para que
Contabilidad Presupuestaria de Gasto.
Este opcin permite la e/ecucin y reverso de los asientos presupuestario productos de movimientos
como 2raspaso, +r@ditos adicionales, Insubsistencias y 'ectificaciones a los recursos presupuestarios
creados en el mdulo de +ontabilidad Presupuestaria de Gasto.
probacin de #odi2icaciones Presupuestarias. Se e/ecuta para crear los asientos
presupuestario producto de 2raspasos, +r@ditos adicionales, Insubsistencias y 'ectificaciones a
los recursos presupuestarios.
disponibles para aprobar mediante el icono para que se despliegue la grilla
de documentos.
8. Se tildar el o los documentos a aprobar.
Reversar probacin de #odi2icaciones Presupuestarias. Se e/ecuta para eliminar los
asientos presupuestario producto de 2raspasos, +r@ditos adicionales, Insubsistencias y
'ectificaciones a los recursos presupuestarios.
disponibles para reversar mediante el icono para que se despliegue la grilla
de documentos.
#ODU!O IN+EN"RIO
Este mdulo fue dise!ado y desarrollado para el registro, control y seguimiento de las entradas y
salidas de art,culos en el almac@n. Est basado en los m@todos )ifo, *ifo y costo promedio ponderado.
'eportes Generados
E0istencia de art,culos
-ovimientos
&rt,culos por solicitar
)istado de art,culos por almac@n
Rrdenes de despaco
Entradas de suministros a almacenes
2ransferencia entre almacenes
'esumen de inventario
)istado de almacenes
4aloracin de inventario
+ierre de rdenes de compra
4aloracin de toma de inventario
4aloracin de a/uste de inventario
&cta de recepcin de bienes
+onfiguracin y +arga de datos al -odulo
"peraciones de &lmac@n
+arpeta de ubicacin del mdulo de inventario9 :var:CCC:sigesp:inv
#ODU!O REGIS"RO DE
PRO+EEDORES * CON"R"IS"S
Permite ingresar v,a Internet, los datos de los proveedores y contratistas que traba/an para el Estado,
agilizando el registro de los mismos y la actualizacin de sus datos. Este mdulo verifica y valida el
'I* con el portal del SE#I&2.
'eporte Generados
Proveedores
7eneficiarios
*icas de proveedor
#ODU!O C"I+OS $I)OS
El mdulo de activos fi/os fue dise!ado para el registro de los bienes muebles e inmuebles, tanto de la
'ep$blica, como de los estados y municipios. &dems, permite el registro de los activos fi/os de los
entes descentralizados con o sin fines empresariales, y calcula la depreciacin de los mismos a trav@s de
los diferentes m@todos.
'eportes Generados
&ctivos
Incorporacin
.esincorporacin
'easignacin
-odificacin
.epreciacin
.epreciacin mensual
)istado de catlogo SIGE+"*
)istado de activos
+omprobante de incorporacin
+omprobante de desincorporacin
+omprobante de reasignacin
+onfiguracin y +arga de datos del -odulo &ctivos *i/os
Procesos y -ovimientos del -odulo &ctivos *i/os
)os arcivos fuentes y reportes del modulo estn ubicados en9 :var:CCC:sigesp:sa2
#ODU!O CON"RO! DE +I"ICOS
Permite el clculo, registro y control de los viticos. Este mdulo est integrado con los de ordenacin
de pagos, ca/a y banco, contabilidad presupuestaria y contabilidad patrimonial.
Este mdulo a sido dise!ado atendiendo a la matriz del -arco )gico y dems orientaciones dadas
por el -inisterio de Planificacin y .esarrollo para los niveles programticos del Plan "perativo
&nual, y a las normas e instructivos de la "#&P'E para la formulacin de presupuestos.
'eportes Generados
Solicitudes de viticos
Solicitudes de pago de viticos
)istado de solicitudes
#ODU!OS DE SIS"E#
#ODU!O PER"UR
Gestiona el inicio de cada e/ercicio de la gestin administrativa de la organizacin. )as operaciones
contemplan los asientos de aperturas desde una base de datos origen %a!o anterior( acia la 7. nueva,
trasladando saldos contables, bancarios y presupuestarios.
&pertura
)os arcivos fuentes de este modulo estan contenidos en la carpeta9 :var:CCC:sigesp:bac7res 0
:var:CCC:sigesp:apr
#ODU!O INS"!
Gestiona ciertas tareas de mantenimiento en la 7. del sistema as, como la actualizacin o releas de los
e/ecutables, sus opciones son9
Procesos
+ontabilidad Patrimonial
'eprocesar Saldos
'eprocesar #iveles y 'eferencias
Presupuesto de Gasto
'eprocesar Saldos
+omprobantes .escuadrados
'eprocesar *ecas de +omprobantes
'elease
'eporte de +omprobantes .escuadrados
'eporte de solicitudes sin detalles asociados
'eprocesar -ovimientos
Sus arcivos fuentes estn contenidos en la carpeta9 :var:CCC:sigesp:ins
#ODU!O SEGURIDD
Gestiona todo lo referente a la seguridad interna del sistema, entre lo cual tenemos9
.efinicin
+reacin de Sistemas
+reacin de Grupos
+reacin de Bsuarios
Procesos
&signar usuarios a grupos
&signar nominas a usuarios
&signar presupuesto a usuarios
&signar Bnidad E/ecutora a usuarios
&signar constantes de nomina a usuarios
Sistemas
&signar permiso por cada sistema a los usuarios
-antenimiento
&ctualizar ventanas
+ambio de pass>ord
&dministrar cambio de pass>ord
&dministrar permiso por sistema
Sus arcivos fuentes se ubican en la carpeta9 :var:CCC:sigesp:sss
$!U)OGR# DE PROCESO

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