CARACTERISTICILE UNUI PROIECT.

CICLUL DE VIA; TIPURI DE PROIECTE;

FAZELE UNUI PROIECT; EVALUAREA UNUI PROIECT
I. 0. Noiunea de poie!"
Companiile dezvolt proiecte ca pri ale programelor, sau de sine
stttoare, avnd drept scop atingerea obiectivelor de dezvoltare economic
identificate prin procesul propriu de planificare strategic.
Proiectele pot fi gestionate de companie sau contractate de la
companie specializat n management de proiect.
Din acest punct de vedere putem spune ca proiectele sunt demersuri
unice, inedite, cu o durat determinat care vor aduce un beneficiu
companiei i anume realizarea unui nou obiectiv de dezvoltare.
Derularea lor comport un grad de incertitudine i risc.
Un proiect este un mod de a lucra, de a organiza resurse umane,
materiale, financiare i timp! i activiti pe o durat determinat avnd ca
scop obinerea unui rezultat final.
"#au identificat urmtoarele definiii pentru un proiect$
%
%. Demersul n care resursele umane, materiale i financiare sunt
organizate ntr-un mod specific pentru realizarea unei lucrri dintr-
un domeniu de activitate, cu specificaii date, cu restricii de cost i
timp, urmnd un ciclu de via standard pentru a realiza schimbri
benefice definite prin obiective cantitative i calitative.(! "#$%&'
())(*
&. +rganizaie temporar, creat i organizat ntr-un mod nou, pentru
a e,ecuta procese de care depinde realizarea unor obiective
cantitative i calitative, prin controlul i coordonarea resurselor
umane, tehnice, logistice i financiare, cu restricii de cost i timp,
urmnd un ciclu de via standard.
'. -nsamblu de activiti cu caracter temporar realizate pentru
ndeplinirea unui obiectiv bine precizat (./0+1-.ro2ect
/anagement 0od3 of 1no4ledge*
(. 5ombinaie de resurse organizaionale utilizate pentru obinerea
unor rezultate cu caracter de noutate care s susin organizaia
(5leland*.
). +rganizaie temporar constituitn scopul de a desfura procese
unice, de comple,itate ridicat, pentru obinerea unor rezultate
materiale6imaterial (7areis*.
*rice proiect se e+ecut pentru cineva care poate fi o persoan
individual sau un grup de oameni. ,cetia sunt clienii. -i se caracterizeaz
prin $
. 8mpun cerine referitoare la proiect
. 0eneficiaz de foloasele pe care le aduce proiectul, odat terminat.
. -u un rol n aprecierea reuitei/succesului proiectului.
Pentru ma0oritatea proiectelor clientul poate fi clasificat n mai multe
categorii, fiecare avnd un interes n derularea proiectului, i anume $
. ponsorul sau titularul proiectului
. 9inanatorul
. 0eneficiarul
. :tilizatorul final
. 5lientul final
. .ersoane cointeresate.
1anagerul de proiect, pentru a putea demara proiectul va studia
cerinele tuturor grupurilor menionate, c2iar i numai la nivel informal.
-+emple de proiecte$
. 5rearea unui site pentru organizaie
. -chiziionarea6construirea unui nou sediu pentru organizaie
&
. 5ampania de mar;eting pentru un nou produs
. !eamena2area departamentului < din companie
. =nnoirea reelei 8>6telefonice din cadrul companiei
. !eorganizarea activitii unui departament (inclusiv management*
. 5onstruirea unei case
. Dezvoltarea unui sistem informatic
I.# Caa!"ei$"i!i%e unui poie!"
"copul unui proiect este, n primul rnd de a realiza un obiectiv care
va duce la un cstig, la o situaie dorit a fi satisfctoare. Pentru satisfacerea
sa este necesar alegerea unei strategii care s utilizeze la ma+imum
capacitatea unei ec2ipe de e+peri ce gestioneaz sau implementeaz
proiectul.
3oate proiectele trebuie s respecte un set de reguli de baz, cu toate
c se confrunt, pe toat durata de via cu evenimente aleatoare, care pot
constitui factori de risc pentru realizarea acestora i prin urmare necesit
sc2imbri.
Prin urmare caracteristicile unui proiect deriv din urmtoarele
elemente fundamentale $
data nceperii proiectului 4
data finalizrii proiectului 4
obiectivele acestuia 4
bugetul alocat proiectului 4
activitile, n general unice, sau care se pot repeta pe o durat de timp
limitat4
cadrul de desfurare4
ciclul de via al proiectului.
Putem identifica urmatoarele caracteristici ale proiectelor $
%. Te&poa%i"a"e.
Presupune e+istena unei date de start i a unei date de finalizare. 5u
se pot constitui ca proiecte aciunile care au o durat neprecizat -+$
tranzaciile n sistemul contabil!. ,ceast caracteristic a proiectelor
duce uneori la e+istena unor constrngeri i d natere la urgene.
&. Nou"a"e
*rice proiect este nou, c2iar dac e+ist i proiecte asemntoare, vor
e+ista n cadrul su evenimente i circumstane noi. ,ceast
caracteristic d natere la integrarea proiectului n activitatea
companiei.
'. Uni!i"a"e
'
Proiectele au caracter unic, livrabile produse sau servicii! unice,
personal unic i circumstante unice. Unicitatea conduce la risc i
incertitudine, deoarece nu se poate prevedea cu e+actitate natura
produselor i etapelor intermediare aceasta putnd necesita eforturi
suplimentare.
,ceste trei caracteristici temporalitate, noutate i unicitate! cu
impactul pe care#l produc urgen, integritate i incertitudine! presupun ca
planificarea sa fie realizat riguros, planurile de proiect sa fie etapizate,
fle+ibile i orientate pe scopuri.
-tapizarea a0ut la gestionarea urgenelor, ofer indicaii clare privind
progresele nregistrate pn la realizarea produsului final. De asemenea a0ut
pentru a face fa incertitudinii, deoarece incertitudine e+ist i n privina
obiectivelor i metodelor utilizate. C2iar dac e+ist posibilitatea de a nu se
cunoate n totalitate, obiectivele pot fi mcar identificate.
,ltfel spus, nu orice efort ntreprins este ec2ivalent cu un proiect,
caracteristicile unui proiect fiind aadar$
6imit de timp dat de nceput i de sfrit bine stabilite! i localizare
bine delimitat n spaiu
,re anumite obiective bine definite i un scop care trebuie ndeplinite
ca rspuns la o problem pe care ne#am propus s o rezolvm.
,re prevzut un buget aprobat n limitele cruia trebuie s se
ncadreze
3rece prin mai multe faze concepere, planificare, e+ecutare, evaluare,
finalizare!
Consum resurse umane, materiale, timp, bani, care sunt cunoscute
de la nceputul activitilor!
-ste o activitate comple+, care implic riscuri specifice
,re un responsabil 7 leaderul de proiect, iar rspunderile fiecrui
membru din ec2ipa care particip la proiect sunt bine definite
,re un anumit grad de risc care trebuie bine gestionat pentru ca
proiectul s se realizeze n continuare
Creeaz o valoare nou 7 produs/serviciu/idee/structur 7 unic i cu
un grad ridicat de noutate
5ecesit o colaborare interdisciplinar n cadrul unei structuri
organizatorice speciale.
Proiectele pot dura cteva zile/luni/ani n funcie de comple+itatea lor.
8n cazul proiectelor mari, de anvergur, aceste vor fi divizate n
componenete mai uor de coordonat, numite subproiecte.
(
I.' Ci!%u% de (ia) a% poie!"e%o.
Const din mai multe etape succesive care au loc ntre nceperea i
nc2eierea proiectului.
,stfel, ciclul de via al proiectelor sau mai bine zis viaa proiectului
deoarece noiunea de ciclu presupune reluarea proiectului! ncepe de la
identificarea ideii proiectului, continu cu iniierea, formularea, concepia i
evaluarea, mobilizarea ec2ipei de proiect, e+ecuia, testarea, punerea n
funciune i predarea ctre beneficiar a produsului/serviciului i n fine
nc2eierea activitii proiectului 7 evaluarea final a proiectului.
-ventual proiectul poate fi urmat de un alt proiect.
Ci!%u% de (ia) a% podu$u%ui*$e(i!iu%ui este o noiune mult mai
acoperitoare dect ciclul de via al proiectului.
Dup cum se vede n figur durata de via a produsului include i
e+ploatarea produsului/ serviciului unui proiect, pn la retragerea lui de pe
pia.
Ana%i+a include $ ideea de produs/serviciu, studiul fezabilitii lui,
definirea i planificarea lui.
Sin"e+a presupune realizarea lui.
E,p%oa"aea reprezint implementarea, utilizarea i ntreinerea.
Re"a-eea presupune $ scoatearea din uz sau nlocuirea sa.
8ntre cele patru etape e+ist elemente comune dup cum se poate
vedea i din figur ele nu sunt independente unele de altele.
Ci!%u% de (ia) a% poie!"e%o reprezint succesiunea fazelor prin care
va trece proiectul, de la concepie la realizare, pentru atingerea obiectivelor
stabilite.
)
Deoarece proiectele sunt compuse din activiti foarte diverse i
comple+e, putnd avea i durate de civa ani, organizaiile care le
implementeaz sunt nevoite s le mpart n mai multe etape, astfel nct
acestea s poat fi mai uor de administrat i controlat.
-tapele fazele! n care este mprit un proiect formeaz ciclul de
via al proiectului.
Ciclul de via al unui proiect este reprezentat de succesiunea de etape
sau faze! prin care proiectul evolueaz, fiecare dintre ele coninnd un set
de activiti ce urmeaz a fi realizate n cadrul proiectului.
9ealizarea fiecrei faze a unui proiect este marcat prin finalizarea
unuia sau a mai multor produse rezultate.
Un rezultat este un produs tangibil al proiectului$ rezultat poate fi un
studiu de fezabilitate, un proiect de ansamblu sau c2iar un prototip.
6a finalul fiecrei faze se analizeaz performanele obinute, se
ia decizia de continuare sau stopare a proiectului, se identific eventualele
erori i se adopt aciunile corective ce se impun.
Ciclul de via al proiectului arat c$
fiecare faz a proiectului va avea criterii clare prin care sunt adoptate
deciziile i criterii de evaluare a calitii4
fazele ce formeaz ciclul sunt legate unele de altele, astfel nct
fiecare faz trebuie nti s se finalizeze pentru a permite fazei
urmtoare s nceap.

I.. Tipui de poie!"e.
-+ist o foarte mare varietate de proiecte.
*rice ncercare de epuizare a subiectului va avea totdeauna
dezavanta0ul limitrii.
:
Proiectele sunt de obicei clasificate astfel$
a. Dup) a&p%oaea %o/
organizaional4
local localitate, 0udee, grup de 0udee!4
naional4
regional proiectul este de interes pentru mai multe 0udee din
regiunea geografic respectiv!4
internaional.
b. domeniul obiectivului i activitile proiectului $
. proiecte industriale4
. proiecte comerciale4
. proiecte culturale4
. proiecte ecologice4
. proiecte tiinifice4
. proiecte educaionale4
. proiecte de management.
Din punctul de vedere al relaiei proiect # program, primul dintre
aceste dou elemente poate fi independent, sau poate fi inclus n cel de al
doilea.
I.0 Fa+e%e unui poie!".
8n general la toate proiectele identificm patru faze $
. Concepia4
. Planificarea4
. 9ealizarea4
. 8nc2eierea.
Fa+a de !on!epie este definitorie pentru proiect i are ca scop
definirea elementelor caracteristice, a parametrilor proiectului n termeni
clari care vor duce la decizia de ncepere sau abandonare a proiectului de
ctre beneficiar.
8n aceast faz se vor analiza $
. capacitatea companiei de a realiza proiectul cu ncadrarea n timpul cerut 4
. costul proiectului, estimarea costului 4
. c2eltuielile implicate 4
. bugetul proiectului 4
;
. specificaiile proiectului aspecte de calitate i cerine de siguran! 4
. identificarea riscurilor / problemelor 4
. definirea activitilor, estimarea costurilor i a resurselor necesare .
Fa+a de p%ani1i!ae
Dac proiectul este aprobat de ctre finanator ncepe faza de
planificare care const n $
. stabilirea etapelor de e+ecuie i momentul e+ecuiei acestora4
. resursele necesare i cnd acestea vor fi necesare 4
. bugetul.
Deci, se va face o planificare a activitilor, a resurselor i a bugetului.
P%ani1i!aea 2n "i&p a a!"i(i"a"i%o presupune$
# descrierea activitilor4
# se vor stabili dependene%e dintre activiti4
# se estimeaz durata fiecrei activiti i resursele necesare4
# se calculeaz drumul critic ruta de finalizare a proiectului!.
P%ani1i!aea e$u$e%o u&ane durata necesara unui om de a realiza
o activitate! i materiale ec2ipamente, utila0e! pentru fiecare activitate
identificat n proiect n funcie de prioritile proiectului performan,
costuri, timp!.
P%ani1i!aea 3u-e"u%ui presupune estimarea c2eltuielilor pentru
fiecare activitate, estimarea surselor de venituri, identificarea eventualelor
crize de lic2iditi i a posibilitatilor de rezolvarea a acestora.
Ca rezultat al acestei faze, pentru a avea o privire de ansamblu a
etapelor i activitilor proiectului se utilizeaz diagramele <antt.
Fa+a de ea%i+ae
=aza de realizare const n e+ecuia efectiv a activitilor n vederea
e+ecutrii produsului final / serviciului.
1anagerul de proiect va monitoriza permanent costurile i progresul
realizat, ncadrarea n termenele stabilite i va interveni n timp util pentru a
reduce eventualele neconcordane ivite.
Fa+a de "e&inae
=aza de terminare presupune evaluarea proiectului, analizarea
succesului proiectului din punct de vedere al metodelor utilizate,
performanele ec2ipei de proiect, ncadrarea n termenele i bugetul
>
proiectului, calitatea produsului / serviciului, n general dac au fost atinse
obiectivele proiectului i performana dorit.
? .). -valuarea unui proiect
Prin evaluare se nelege emiterea de 0udeci privind progresul
nregistrat pentru atingerea obiectivelor propuse.
-valuarea proiectului este un proces comple+, repetitiv, plictisitor si
mare consumator de resurse # dar este un proces inevitabil, absolut necesar,
pentru c este singura metoda eficace de a msura succesul implementrii
unui proiect.
1etodele prin care se va face evaluarea succesului unui proiect
trebuie determinate nainte de implementarea lui nc din faza de
planificare!.
3rebuie s fie descrise instrumentele i procedurile de evaluare, prin
care se determin dac au fost sau nu ndeplinite obiectivele i dac
metodele au fost cele adecvate.
Prin evaluare se ntelege @a estima mrimea, valoarea i calitatea unui
lucruA.
Prin evaluare se compar stadiile de realizare fa de cele stabilite
iniial, fiind un proces !on"inuu dar i po$"4poie!" .
E(a%uaea pe&anen") urmrete ncadrarea n termenele i
resursele stabilite iniial precum i desfurarea activitilor planificate,
informaiile obinute fiind utilizate de ctre managerul de proiect n
conducerea proiectului.
E(a%uaea 1ina%) a proiectului urmrete finalizarea la termen cu
succes a proiectului.
-valuarea vizeaz patru aspecte$
. resursele investite
. activitile desfurate
. rezultatele obinute
. stadiul realizrilor
De asemenea, evaluarea va furniza informaii cu privire la urmtoarele
aspecte$
. dac proiectul i#a atins obiectivele4
. dac activitile au fost bine realizate
. dac resursele au fost utilizate eficient
. dac au ramas aspecte nerezolvate
Pentru ca evaluarea s fie bine realizat sunt necesare etape
intermediare de analiz, monitorizare a proiectului, precum i stabilirea de
indicator i standarde de performan.
B
"c2ema de evaluare i monitorizare se stabilete n faza de
planificarea a proiectului i ea trebuie inclus att n planificarea activitilor
ct i a costurilor.
-tapele evalurii unui proiect sunt identificarea obiectivelor/
identificarea nivelului rezultatelor beneficiilor! brute/separarea @masei
inerialeA a efectelor care ar fi aprut oricum! i a efectelor de dislocare i
de multiplicare, pentru a obine beneficii nete adugate/analiza efectelor
indirecte.
"copurile evluarii unui proiect sunt de mai multe feluri$
scopuri declarate$
o vizeaz n principal controlul asupra derulrii proiectului$
-ste proiectul implementat n modul autorizatC
8i atinge obiectiveleC
"unt beneficiarii i publicul satisfcuiC
Cum se situeaz proiectul n raport cu alte mi0loace
alternative de atingere a obiectivelorC
Care sunt efectele nescontate, mai ales cele negativeC
o perfecionarea implementrii proiectului
acumularea de e+perien n managementul proiectelor
impact pe termen lung! i diseminarea/perpetuarea
bunelor practici
scopuri ascunse$
o promovarea unei imagini mai bune dect n realitate a
proiectului.
%D