Costo Por Centro de Responsabilidad

SISTEMA DE
CONTABILIDAD POR
AREAS DE
RESPONSABILIDAD
1
CONTROL ADMINISTRATIVO
2
ETAPAS PARA
DISEAR UN
SISTEMA DE
CONTROL
ADMINISTRATIVO
Definicin de Resultados
Deseados
Determinar Predicciones
hacia Resultados
Determinar Nivel de
Aceptacin
Flujo de Informacin
Evaluacin de la Accin
Correctiva

CONCEPTO

Es un sistema de informacin orientado a informar
sobre la actuacin de las diferentes reas o
unidades de la organizacin, a travs de un anlisis
de sus procesos y actividades.

Cada rea se encarga solo del costo del cual es
responsable y tiene el control.
3
CONTABILIDAD POR AREAS DE
RESPONSABILIDAD
CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD
VENTAJAS

Evala la actuacin personal de los funcionarios en
la empresa

Informa resultados obtenidos por reas

Apoya anlisis de variaciones

Fomenta la administracin por objetivos
4
De uso externo
Analiza las operaciones
de una empresa
Se basa en hechos
histricos
Se rige por los
Principios de
Contabilidad
De uso interno
Evala polticas,
operaciones y reas
Se apoya en la
planeacin
No requiere los
Principios de
Contabilidad
CONTABILIDAD
FINANCIERA
CONTABILIDAD POR
AREAS
5
DIFERENCIAS
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN

Para implementar este sistema debe estar
perfectamente definido el papel que juega cada
uno de los miembros de la organizacin:

Limitacin de la autoridad y responsabilidad
El responsable de cada rea explica las razones que
provocaron ciertos hechos.
Elaboracin de un organigrama codificado

6

7
1. Elaboracin
Organigrama
2. Elaboracin
manual de
Funciones
3. Construccin
pirmide
presupuestal
4. Disear
formatos por
reas
5. Diseo de
Documentos
Informativos
6. Manejo de la
informacin
7. Aspectos
Motivacionales
8. Determinar
Indicadores de
Gestin
PASOS PARA
DISEAR EL
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
1. ORGANIGRAMA

El diseo organizacional tiene como objetivo
garantizar la coordinacin de actividades, en el cual
cada empleado trabaja en conjunto persiguiendo el
cumplimiento de las metas trazadas.

Niveles de Autoridad
Codificacin del Organigrama

El organigrama exige el diseo e implementacin
del manual de funciones.

8

9
2. MANUAL DE FUNCIONES

Es la descripcin detallada de tareas, operaciones y
responsabilidades a ser llevadas a cabo por una
persona en un determinado puesto de trabajo.

Evita la desorganizacin en la realizacin de labores
y establece el perfil de cada empleado.

Constituye una gua para el desarrollo personal de
los miembros de la empresa y para la evaluacin de
las actuaciones individuales.
10
11
UFPS S.A.
DESCRIPCIN DE FUNCIONES
REA:
CARGO:
Fecha elaboracin:

DESCRIPCIN GENERAL DEL CARGO

Cargo al que Reporta:
Cargos que le Reportan

Objeto del cargo:

FUNCIONES

REQUISITOS PARA EL CARGO

ELABORO APROB FIRMA


2.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Registra y transmite la informacin bsica referente
al funcionamiento de las unidades administrativas y
operativas facilitando la actuacin de los que
intervienen.

Permite saber como, cuando, donde y quien hace la
actividad.

12
2.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Se debe tener en cuenta:

Identificar y seleccionar procesos
Cuellos de botella
Tareas nuevas
Tiempo excesivo de ejecucin
Tareas inseguras
Procedimiento engorroso
Fuentes de errores
Disponibilidad en las tecnologas

13
Flujo grama para la el procedimiento de compras al
contado:

14
3. CONSTRUCCION DE LA PIRAMIDE
PRESUPUESTAL

En la construccin de esta pirmide se evala la
facultad de ordenar el gasto, consumo y
conservacin de un recurso.

En esta rea ser evaluado el manejo que le dan a
los recursos sobre los cuales tienen total autonoma
y responsabilidad.

La evaluacin de la pirmide es netamente
financiera, y no de funciones.
15

La pirmide presupuestal esta conformada por los
gastos incurridos desde el gerente, descendiendo a
las diferentes reas de la organizacin.
16
reas de
Responsabilidad
Partidas
Controlables
Partidas No
Controlables
Evaluacin
de Actuacin
4. DISEO DE FORMATOS POR AREAS
DE RESPONSABILIDAD

Consisten en un formato auxiliar de control para
cada dependencia, en donde se puede tener
informacin oportuna y confiable del desempeo
financiero de la unidad administrativa.

Estos formatos se deben reportar consolidados
mensuales y anuales para efectos del cruce de
informacin con el presupuesto asignado.

17
5. DISEO DE DOCUMENTOS
INFORMATIVOS BASICOS

El paso final es el diseo de los documentos que
servirn de compiladores de la informacin
requerida.

La informacin debe fluir de forma ascendente de
las reas de apoyo administrativo, hacia los jefes de
oficina subdirectores segn sea el caso.

Informe mensual
Informe acumulado
18
UFPS S.A.
FORMATO POR AREAS DE RESPONSABILIDAD
INFORME ACUMULADO DE INGRESOS
AREA: RESPONSABLE: FORMATO
PERIODO: JEFE INMEDIATO:

COSTOS PRESUPUESTADO EJECUTADO
POR
EJECUTAR
%
VENTAS
DEVOLUCIONES EN
VENTAS

OTROS INGRESOS
INGRESOS NO
OPERACIONALES

INVENTARIOS
19
UFPS S.A.
FORMATO POR AREAS DE RESPONSABILIDAD
INFORME ACUMULADO DEL GASTO
AREA: RESPONSABLE: FORMATO
PERIODO: JEFE INMEDIATO:

COSTOS C
N
.
C
.
PRESUPUESTADO EJECUTADO
POR
EJECUTAR
%
SUELDOS
PRESTACIONES
SOCIALES

GASTOS
FINANCIEROS

GASTOS NO
OPERACIONALES

GASTOS DE INVERSION
GASTOS GENERALES
COMPRAS
GASTOS GENERALES
20
6. MANEJO DE LA INFORMACION POR
AREAS DE RESPONSABILIDAD

La informacin que se encuentra registrada en los
documentos de la empresa debe seguir una
secuencia que beneficie la toma de decisiones y se
integre como un todo a la gran base de datos de la
gerencia.

El manejo de la informacin generada de un rea a
su superior debe ser rpida y comprensible para
aprovechar los recursos y que el sistema tenga su
razn de ser.

21
7. ASPECTOS MOTIVACIONALES

Normalmente todos los sistemas de control
administrativos son rechazados por el personal
involucrado.
Para convencer al personal sobre las bondades del
sistema de control administrativo, hay que hacerlos
participes del diseo de ste.

22
INTRINSECA
EXTRINSECA
TIPOS DE
FUERZA
MOTIVACIONAL
8. DETERMINACION DE INDICADORES DE
GESTIN

Los indicadores de gestin sirven como termmetro
en toda organizacin para saber cual es la situacin
presente, y de acuerdo a como se encuentre, saber
cual ser la posicin futura de la empresa.

Principios para Disear Indicadores de Gestin
Criterios para el Diseo de un Indicador

23
ESTANDARES PARA EVALUAR LAS AREAS
DE RESPONSABILIDAD

Para evaluar las reas de responsabilidad, se
compara lo presupuestado respecto a lo ejecutado,
se debe tener en cuenta los principales tipos de
centros de responsabilidad:

1. Centro de costos estndar
2. Centro de ingresos
3. Centro de gastos discrecionales
4. Centro de utilidades
5. Centros de inversiones

24

1. CENTRO DE COSTOS ESTNDAR

Parte del principio de que se pueden medir los
resultados que se determinan, multiplicando su
cantidad fsica por el costo unitario estndar de
cada producto obtenido, respecto a lo esperado.

Debe incluir otros aspectos como normas de
calidad; y analizar ciertos datos como rotacin de
personal, moral del grupo, etc.
25

2. CENTROS DE INGRESOS

Trata de medir la captacin del mercado, expresada
en trminos de ventas.

Este centro supone el establecimiento de un
presupuesto de ingresos de ventas y de gastos de
ventas, de tal manera que se puedan justificar sus
diferencias.

26

3. CENTROS DE GASTOS
DISCRECIONALES

Las reas administrativas no pueden ser medidas
como centros de costos estndar o de ingresos,
pues su misin es servir en lnea.

Lo esencial para evaluar al responsable es la
calidad del servicio prestado.

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4. CENTROS DE UTILIDADES

Permite medir los insumos y resultados y las
relaciones entre ellos, dejando que la utilidad sea
una medida integral de la actuacin al evaluar
insumos, mercados y la interaccin entre ellos.
28

4. CENTROS DE INVERSION

Mide la forma en como se han manejado los activos
recursos asignados a un rea divisin de la
compaa.
29

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