Concepte generale: proiecte i managementul proiectelor

De ce este important managementul de proiect? Care sunt factorii care asigur un management
de proiect de calitate? Care sunt factorii scrierii i implementrii cu succes a unui proiect? Ce
nseamn management performant? Cum ne planificm activit ile? Care este strategia optim pentru
implementarea unui proiect?
Un management de proiect eficient creeaz premisele unor efecte multiplicatoare, fiind cheia
care deschide porile pentru viitoare proiecte, n special prin dezvoltarea unei relaii armonioase cu toi
factorii interesai. Prin toate demersurile ntreprinse legate de identificarea problemelor tehnice,
financiare, umane, identificarea soluiilor, alegerea variantei optime, modalit ile de comunicare,
putem aprecia c managementul de proiect este n sine o art.
afacere performant este asociat n mod frecvent cu dezvoltarea unui proiect de succes,
caracterizat prin satisfacerea deplin a a teptrilor clientului, prin atingerea obiectivelor stabilite, ca
rezultat al desf urrii unor activit i previzibile i corect planificate. caracteristic esen ial a
oricrui proiect este gradul su de noutate. rice proiect presupune un pas n necunoscut, fiind supus
n mod inerent la numeroase riscuri i incertitudini. Practica a demonstrat c nu e!ist dou proiecte
perfect identice i chiar dac un proiect este multiplicat, acesta va fi diferit, fiind caracterizat prin
intermediul unor elemente specifice, care in de beneficiar, moment de timp, condi ii de
implementare, echipa de proiect sau alte aspecte de natur administrativ, comercial sau social.
Dezvoltarea unei aplica ii soft"are, organizarea unei competi ii sportive, construc ia unui
imobil, dimensionarea bugetului na ional, dezvoltarea unui nou produs, promovarea unui produs sau
serviciu e!istent sau recrutarea i selec ia anga ilor unei firme reprezint, cu toat diversitatea lor,
proiecte.
#!ist numeroase e!emple, din domenii e!trem de diferite, n care proiectele dezvoltate s$au
finalizat prin e ecuri grave i de multe ori costisitoare. %ceasta poate fi o motiva ie pentru studierea
aspectelor specifice legate de conceperea, scrierea sau implementarea unui proiect.
Dar ce este un proiect? Conform Dic ionarului e!plicativ al limbii rom&ne 'D#() prin proiect
se n elege*
+. Plan sau inten ie de a ntreprinde ceva, de a organiza, de a face un lucru,
-. Prima form a unui plan 'economic, social, financiar etc.), care urmeaz s fie discutat i aprobat
pentru a primi un caracter oficial i a fi pus n aplicare,
.. /ucrare tehnic ntocmit pe baza unei teme date, care cuprinde calculele tehnico$economice,
desenele, instruc iunile etc. necesare e!ecutrii unei construc ii, unei ma ini etc.
#timologic, cuv&ntul proiect provine din latinescul pro0ectus, iar termenul a fost folosit pentru
prima dat ntr$o documenta ie de ctre arhitectul italian Filippo Brunelleschi pentru realizarea
Domului 1anta 2aria del 3iore, '3loren a, +4-5$+4.6) a crui cupol 'supranumit 7lanterna8),
costruit fr proptele de spri0in, este considerat o capodoper a arhitecturii italiene din
Quattrocento.
Un proiect este*
9 direcionat spre rezolvarea unei probleme reale, cu un grad oarecare de comple!itate,
9 o activitate cu un scop bine precizat, obiective clare :i rezultate a teptate,
9 obligatoriu ncadrat temporal, n caz contrar, rat&ndu$se oportunitatea e!istent, e!ist&nd riscul
pierderii utilit ii,
9 limitat din punct de vedere a resurselor financiare, materiale :i umane,
9 planificat din timp, monitorizat pe parcurs :i evaluat la sf&r:it.
%dministrarea unui proiect pare, de obicei, o sarcin dificil ce necesit mult e!perien,
cuno:tine :i practic. Poate s par greu de ineles, de realizat :i de finalizat. ;otu i, ntr$un anume
fel, oricare dintre noi este un manager de proiect cu norm intreag n viaa de fiecare zi. <at c&teva
e!emple de proiecte comple!e :i totu:i cotidiene*
9 traiul cotidian, din veniturile curente,
9 organizarea unui nt&lniri sau a unei aniversri,
9 pregtirea pentru un e!amen,
9 planificarea unui concediu.
privire atent a acestor activiti ne arat c ele sunt proiecte cu un manager individual de
proiect, fiecare dintre acestea put&nd fi caracterizate pe baza elementelor specifice unui proiect.
Perspectiva vizat este aceea conform creia ocupaia de 7manager de proiect8 nu este strict necesar
pentru a putea beneficia de leciile de management de proiect. =n cazul general ne putem g&ndii la toi
oamenii care :i gestioneaz activitile sub forma unor 7proiecte8, bazat pe faptul c, n accepiunea
modern, aceasta constituie cea mai bun cale pentru atingerea obiectivelor 'fie la nivel personal, fie
la nivel de organizaie).
cupaia de 7manager de proiect8 nu este strict necesar pentru a putea beneficia de leciile de
management de proiect. =n cazul general ne putem g&ndii la toi oamenii care :i gestioneaz
activitile sub forma unor 7proiecte8, bazat pe faptul c, n accepiunea modern, aceasta constituie
cea mai bun cale pentru atingerea obiectivelor 'fie la nivel personal, fie la nivel de organizaie).
Instrumentele durabile ale lui Napoleon destinate managementului proiectelor
O memorie bun
>apoleon :tia c o memorie bun este esenial n crearea unor raporturi personale bune.
memorie bun este e!trem de util :i pentru selecia echipei 'reinerea anumitor diferene individuale
care i fac pe oameni s fie potrivii sau nu pentru o anumit activitate reinerea succeselor anterioare,
realizri de care s$au dovedit capabili n trecutul mai mult sau mai puin ndeprtat, reinerea factorilor
care$l motiveaz pe fiecare individ, e!ist&nd diferene ntre oameni)
Un alt avanta0 este reprezentat de abilitatea de a reine detalii mrunte, dar care pot sta ulterior
la baza reu:itei sau e:ecului unui proiect. 7Diavolul se gse:te n detalii8 este o vorb perfect
aplicabil atunci c&nd este vorba despre managementul proiectelor.
Unul dintre aspectele ignorate de ma0oritatea managerilor de proiect l reprezint arta realizrii
prezentrilor. >u poate fi ceva mai neinspirat dec&t a face o prezentare cu spatele la auditoriu, folosind
Po"er Point, citind ideile proiectate pe ecran, poate numai obiceiul de a face o astfel de prezentare
st&nd a:ezat pe un scaun. prezentare ar trebui s se bazeze pe o memorie bun :i s evite folosirea
e!agerat a nsemnrilor :i proieciilor.
%vanta0e*
putei stabili legturi cu diverse persoane, amintindu$v numele :i preocuprile lor,
putei s v stimulai membrii echipei, cunosc&ndu$le nevoile,
putei s v formai o echip, aleg&nd oameni potrivii pentru funcii potrivite,
Putei face prezentri mai bune evit&nd folosirea e!cesiv a instrumentelor au!iliare.
Utilitatea matematicii
#ste foarte posibil ca matematica s nu ocupe o poziie important n lista de aptitudini a
ma0oritii managerilor de proiect. 1elecia proiectului, evaluarea costurilor, ncadrarea n buget,
planificarea proiectului, analiza riscului, luarea deciziilor pe parcursul e!ecuiei proiectului, alocarea
de resurse, analiza calitii sunt faze regsite n cadrul fiecrui proiect care reclam anumite cuno:tine
despre matematic.
Datele :i estimrile obinute pe baza de calcul sunt cu siguran ntotdeauna mai bune :i mai
utile dec&t presupunerile sau premoniiile.
%vanta0e*
putei face alegeri corecte pe baza unor costuri :i beneficii calculate,
putei aprecia calitatea folosind instrumente de lucru statistice,
putei determina efectul generat de folosirea unor resurse suplimentare,
putei anticipa apariia unor posibile probleme folosind analiza probabilitii producerii
riscului,
putei anticipa dep:irea bugetului :i a graficului de lucru dup ce ai realizat chiar :i numai
+?@ din proiect.
Pstrarea calmului i a stpnirii de sine
#ste e!trem de important ca managerul de proiect s demonstreze for :i ncredere n cazul n
care apar probleme, fie cu proiectul, fie cu factori interni sau e!terni care ar putea influena echipa.
>imic nu poate destrma o echip mai repede dec&t un manager cu reacii e!agerate sau care se las
deziluzionat.
#chilibrul managerului este foarte important pentru stabilitatea echipei. #ste posibil ca un
manager s doreasc s se bucure la atingerea anumitor 0aloane, dar trebuie punctat faptul c proiectul
nu este finalizat p&n c&nd nu sunt rezolvate toate problemele n cele mai mici detalii :i p&n c&nd nu
s$au produs nc rezultatele a:teptate. #chipa trebuie s rm&n n continuare concentrat.
%vanta0e*
putei crea o atmosfer favorabil,
putei evita st&rnirea panicii n cadrul echipei,
putei evita rela!area echipei :i pierderea capacitii de concentrare.
S mergi n mijlocul soldailor
%lturarea managerului de proiect membrilor echipei, folosind metoda 7managementului prin
hoinreli8 vizeaz trei aspecte principale*
+. dezvoltarea unor raporturi personale cu ace:tia, fapt ce conduce la cre:terea ncrederii,
-. identificarea barierelor de care este posibil s se loveasc echipa :i eliminarea lor,
.. determinarea strii de spirit a echipei.
Dac se impune o corecie n desf:urarea proiectului, clarificai acest aspect pe grupe de lucru
sau cu participarea ntregii echipe, dac aceasta este n folosul echipei. 1e poate programa o sesiune
comun de lucru, n care membrii echipei pot nva ceva de la managerul de proiect ntr$o manier
necombativ.
%vanta0e*
putei c&:tiga ncrederea oamenilor, cunosc&ndu$i personal,
putei fi disponibil pentru a rspunde la ntrebri,
putei cunoa:te starea de spirit a echipei, gri0ile :i nevoile oamenilor,
putei elimina o serie de obstacole din calea succesului echipei.
nutilitatea tiraniei
Un manager de proiect nu poate permite funciei s i se urce la cap. Puterea trebuie c&:tigat
prin atragerea ncrederii :i respectului. =ncrederea :i respectul trebuie c&tigate la r&ndul lor prin fapte
:i comportament corect fa de ceilali. %r fi indicat ca managerul de proiect s$:i numeasc o echip
de management, asigur&nd astfel un echilibru ntre diversele idei. ;otu:i nu poate e!ista dec&t un
singur manager. %cesta trebuie s ia n calcul opiniile membrilor echipei de management, dar s aib
:i capacitatea de a lua decizia final. Poziia managerului de proiect nu trebuie s$l fac s cread c
se va putea descurca singur.
%vanta0ele crerii echipei de management
putei asigura un echilibru ntre idei :i s asigurai o multitudine de variante,
putei c:tiga ncredere :i respect fc&nd dovada unei conduceri participative,
putei deveni mai eficient deleg&nd anumite competene,
putei s nelegei cum suntei perceput de alii :i s progresai atfel n calitate de manager.
Popularitatea
C&nd o decizie corect se pare c nu ine cont de prerile celorlai factori interesai A omologi,
subordonai sau clieni A soluia cea mai simpl este s se verifice corectitudinea deciziei. %poi,
presupun&nd c situaia se prezint astfel, trebuie convin:i ceilali. #ste important s se ia n
considerare consecinele pe termen lung :i efectul negativ asupra legturilor umane care ar putea
apare. =n afaceri, ca :i n via, succesul depinde de relaiile interpersonale. amenii nemulumii sau
nencreztori pot reprezenta unul dintre cele mai dificile obstacole ce stau n calea realizrii cu succes
a unui proiect
%vanta0e*
putei fi sigur c implementai soluia cea mai potrivit,
putei reduce rezistena fa de iniiativa dumneavoastr,
putei menine legturi personale eseniale pentru un succes durabil.