ANALISIS DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO

CODIGO DE LA TAREA AS 03
FUNCIONES Y ORIENTACION DEL TRABAJADOR
COSAS % DATOS % PERSONAS %
4 65 3 25 1 10
INTRUCCIONES PARA EL TRABAJADOR
DESARROLLO EDUCATIVO GENERAL
RAZONAMIENTO MATEMATICA LENGUAJE
2 1 3

META:
Asistir a un ejecutivo de la universidad u organizacin en asuntos
administrativos y ejecutivos.
Cargos con los cuales debe coordinar su trabajo: las secretarias de otros
ejecutivos; otros jefes de la organizacin; empleados de la organizacin;
clientes externos; proveedores externos.
ODJETIVOS:
Es la encargada de desempear labores de oficina en general para auxiliar a
los ejecutivos en sus labores administrativas , as como de realizar el pago en
efectivo a proveedores y empleados en este caso a los docentes de la
universidad.

TAREA:
Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando,
anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
Transcribe a mquina o en computador correspondencia
como: oficios, memorndos, informes, tesis, listados, actas,
resultados de exmenes, notas, artculos para prensa y
carteleras, anuncios, guas, contratos, trabajos de ctedras,
exmenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.
Llena a mquina o a mano formatos de rdenes de pago,
recibos, requisiciones de materiales, rdenes de compra y
dems formatos de uso de la dependencia.
Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
Realiza y recibe llamadas telefnicas.
Actualiza la agenda de su superior.
Brinda apoyo logstico en la organizacin y ejecucin de
reuniones y eventos.
Convoca a reuniones de la unidad.
Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
Elabora cheques.
Lleva control de caja chica.
PARA REALIZAR ESTA TAREA:

a) Estudios:
Escolaridad mnima: bachiller mercantil
Nmero de aos: 2 aos
Especializacin o carrera: secretariado computarizado
b) Experiencia:
Tipo: carcter operativo en el rea secretarial y de oficina .
Nmero de aos : 3 aos

c) Capacitacin especial:
*TIPO: *NUMERO DE AOS:
-bachiller de secretariado 6 meses
-bachiller en computacin 6 meses
d) Habilidades especiales:
Mecanografia: 12 p.p.m
Taquigrafa: rapidez al tomar notas
Otras: Dominio para hablar oratoria


CONTENIDO DE LA CAPACITACION:
*Tcnicas secretariales
*Manejo comn de equipo y oficina
*Tcnicas de archivo , redaccin , taquigrafa
*Relaciones humanas.
*Normas de cortesa.
*Tcnicas de Fichaje y Kardex.

DESCRIPCION DEL PUESTO
NOMBRE: Jessica Dominguez de Rodriguez
DENOMINACION DEL PUESTO: Secretaria
DEPARTAMENTO: Administarcion
NUMERO DEL PUESTO: 12
NOMBRE DEL SUPERIO: Mirian huamani de ortiz
CARGO DEL SUPERVISOR: Jefe del rea de Administracion
APROBADO POR: Mirian huamani de ortiz
FECHA DE APROBACION: 18 de mayo 2013

RESUMEN:

Es la encargada de desempear labores de oficina en general para auxiliar a
los ejecutivos en sus labores administrativas , as como de realizar el pago en
efectivo a proveedores y empleados en este caso a los docentes de la
universidad.
OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES:
Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando,
anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
Transcribe a mquina o en computador correspondencia
como: oficios, memorndos, informes, tesis, listados, actas,
resultados de exmenes, notas, artculos para prensa y
carteleras, anuncios, guas, contratos, trabajos de ctedras,
exmenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.
Llena a mquina o a mano formatos de rdenes de pago,
recibos, requisiciones de materiales, rdenes de compra y
dems formatos de uso de la dependencia.
Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
Realiza y recibe llamadas telefnicas.
Actualiza la agenda de su superior.
Brinda apoyo logstico en la organizacin y ejecucin de
reuniones y eventos.
Convoca a reuniones de la unidad.
Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
Elabora cheques.
Lleva control de caja chica.
RESPONSABILIDADES DE LA SUPERVICION:

El cargo recibe supervisin general de manera directa y constante y no ejerce
supervisin.

CALIFICACIONES
1) EQUIPO:

MAQUINA: COMPUTADORA, FAX, TELEFONO
NUMERO DE HOARS: 40 , 10 , 36 HORAS

2) OBLIGACONES NORMALES:
Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros
documentos varios de poca complejidad.(15%)
Transcribe a mquina o en computador correspondencia como: oficios,
memorndos, informes, tesis, listados, actas, resultados de
exmenes.(15%)
Opera la mquina fotocopiadora y fax.(10%)
Realiza y recibe llamadas telefnicas.(20%)
Actualiza la agenda de su superior.(12%)
Atiende y suministra informacin a estudiantes, personal de la Institucin
y pblico en general.(15%)
Convoca a reuniones de la unidad.(7%)
Elabora cheques.(10%)
Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.(12%)
Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la
unidad.(17%)
Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes.(20%)
ESTUDIOS EXPERIENCIA
EDUCACIN Y EXPERIENCIA:
A) EDUCACIN:
Bachiller Mercantil, ms curso de dos (2) aos de duracin de secretariado
computarizado.
EXPERIENCIA:
Tres (3) aos de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea
secretarial y de oficina.
B) EDUCACIN:
Bachiller, ms curso de secretariado de seis (6) meses de duracin, ms curso
de computacin de seis (6) meses de duracin.
EXPERIENCIA:
Seis (6) aos de experiencia progresiva de carcter operativo en el rea
secretarial y de oficina.
Poseer ttulo de Secretaria Ejecutiva.
Experiencia no menor de cinco aos, preferente en reas de responsabilidad
ejecutiva.
Conocimiento de software aplicativos.
La funcin se refuerza si el puesto cuenta con una profesional bilinge.
La personalidad definida y grado de confianza y reserva, son caractersticas
importantes

HABILIDADES:

Iniciativa.
Se requiere habilidad para interpretar rdenes recibidas y ejecutarlas
adecuadamente y se requiere habilidad para resolver algunos problemas en
condiciones normales de trabajo.
Habilidades para establecer buenas relaciones interpersonales.
Esfuerzo mental y visual.
Se requiere mucha atencin, pero solo durante perodos cortos, especialmente
al recopilar informacin y redactar actas e informes.
Esfuerzo fsico.
El trabajo exige muy poco esfuerzo, pues es bastante variado y solo se realizan
operaciones corrientes en un puesto de esta naturaleza.

Responsabilidades
Responsabilidad por el trabajo de otras personas.
Orienta y da instrucciones a otros empleados, al asignar o verificar las tareas
que realizan. Debe supervisar la labor que realiza el/la Miscelneo y el/la
Mensajero.
Responsabilidad por trmites y procesos.
Es responsable de todo el proceso secretarial del/la Director/a Nacional, as
como de la Junta Directiva. Los errores u omisiones pueden afectar la marcha
de la Organizacin, especialmente al transcribir acuerdos de la Junta Directiva,
sin embargo, son fciles de detectar, en el proceso normal de verificar la
informacin.
Responsabilidad por datos confidenciales.
Es responsable de informacin confidencial, especialmente lo relacionado a
estrategias, polticas y acuerdos, tanto de la Junta Directiva como del/la
Director/a Nacional.
Responsabilidad por valores y equipos.
Es responsable de los activos que la organizacin le ha facilitado, para el
desempeo de sus funciones. Es su obligacin hacer el mejor uso de los
mismos.
Responsabilidad por la relacin de terceras personas.
Se relaciona con personal interno, cotidianamente con el/la Director/a Nacional,
los/as Coordinadores/as de reas, los/as Directores/as, equipos
psicopedaggicos y colaboradores/as en general. Tambin mantiene
relaciones con personal externo, tanto de organizaciones gubernamentales
como no gubernamentales, proveedores, visitantes y pblico en general.
Responsabilidad por la seguridad de terceras personas.
No es responsable por la seguridad de otros.

Competencias (clasificadas en funcin de la importancia de la habilidad para el
desempeo eficiente del cargo siendo "A" el nivel mximo
Habilidad para las relaciones interpersonales Nivel A
Servicio al Cliente Nivel A
Compromiso Organizacional Nivel B
Iniciativa Nivel B
Capacidad de Organizacin Nivel B
Inteligencia Integradora Nivel B
Tolerancia a la frustracin Nivel B

CONDICIONES DE TRABAJO
Ambiente.
El titular dedica el 100% del tiempo de su jornada, a tareas administrativas y
secretariales en un ambiente normal de oficina.
Riesgos.
No est expuesto a riesgos.
Enfermedades profesionales. Riesgo de tendinitis