Sunteți pe pagina 1din 10

Microsoft Access 97

Baze de date
CREAREA BAZELOR DE DATE
Termenul de baza de date are semnificatii diferite pentru persoane diferite. Multi ani, n
lumea sistemelor xBase (dBASE, FoxPro, A!lipper", baza de date era folosita pentru a descrie
o colectie de c#mpuri si articole. $n mediul client%ser&er, baza de date se refera la toate datele,
structura, indecsii, re'ulile si procedurile asociate unui sistem. $n termenii Access, baza de date
este o colectie a tuturor tabelelor, intero'arilor, formularelor, macro!urilor si modulelor care
compun un sistem complet.
Bazele de date Access sunt realizate din tabele, intero'ari, formulare, tapoarte, macro!uri
si module. Fiecare din aceste obiecte au propriile lor functii speciale. (e asemenea, mediul
Access contine si alte obiecte) relatiile dintre table, bare cu instrumente, meniuri, proprietati ale
bazei de date si specificatiile de import%export. Toate aceste obiecte, luate mpreuna, sunt &a
ofera posibilitatea sa creati o aplicatie puternica, prietenoasa.
1. NOTIUNI GENERALE

Baza de date este o colectie de informatii relati&e la un un anumit subiect sau scop, cum
ar fi urmarirea comenzilor clientilor sau 'estiunea unei colectii muzicale. (aca baza d&s. de date
nu este stocata pe un calculator (&ezi fi'ura *" sau numai unele parti ale acesteia, atunci &eti
urmari informatiile din mai multe surse, pe care &a trebui sa le or'anizati si coordonati sin'uri.
Folosind Microsoft Access puteti 'estiona toate informatiile intr!un sin'ur fisier baza de
date. $n interiorul fisierului, mpartiti datele n containere separate de memorare numite tabele+
&izualizati, adau'ati si actualizati datele folosind for!lare+ cautati si re'asiti numai datele dorite
utiliz#nd i"tero#arile+ analizati sau tipariti datele ntr!o anumita forma cu a,utorul ra$oartelor
(&ezi fi'ura -".
*
%i#!ra 1 Baza de date care nu este stocata pe calculator
Atunci c#nd numarul de
telefon al unui furnizor se
modifica, acesta trebuie sa fie
actualizat n cartoteca si pe
foile mai multor produse
Adresele clientului
dintr!o lista postal
.nformatiile
comenzilor dintr!o
foaie de calcul
/umerele de
telefon dintr!
un fisier cu
cartoteci
.nformatiile
despre produse
dintr!un cabinet
cu cartoteci
Microsoft Access 97
Baze de date
Pentru a memora datele, creati o tabela pentru fiecare tip de informatii pe care le urmariti.
Pentru a stran'e impreuna datele din mai multe tabele intr!o intero'are, formular sau raport
definiti relatii intre tabele (&ezi fi'ura 0".
Pentru a cauta si re'asi doar datele care indeplinesc conditiile specificate, inclusi& date
din mai multe tabele, creati o intero'are (&ezi fi'ura 1". (e asemenea, o intero'are poate
actualiza sau ster'e simultan mai multe articole si sa execute calcule asupra datelor.
Pentru a putea &izualiza, introduce sau modifica usor datele direct intr!o tabela creati un
formular (&ezi fi'ura 2". Microsoft Access re'aseste datele dintr!una sau mai multe tabele si le
-
%i#!ra & Principalele obiecte ale unei baze de date
Stocati datele o sin'ura data ntr!o tabela, dar le
&izualizati din mai multe locuri. Atunci c#nd actualizati
datele, ele sunt modificate peste tot unde apar.
Tabela
%or!lar
I"tero#are
Ra$ort
%i#!ra ' orelarea tabelelor prin intermediul unui c#mp
3ista cu datele
clientilor
4n identificator unic
(C!stoer ID sau
Or(er ID" a,uta la
selectarea articolelor.
Adau'#nd un c#mp de
identificare unic al
articolelor intr!o alta
tabela si definind o
relatie, Microsoft
Access poate corela
articolele din ambele
tabele astfel ca le
puteti aduna mpreuna
intr!un formular sau
intero'are.
Foaia de calcul
a comenzii
%i#!ra ) .ntero'are care furnizeaza informatii culese din doua tabele.
Aceasta intero'are re'aseste
informatiile despre clientii din
3ondra ale caror comenzi au
fost lansate in luna Aprilie.
Microsoft Access 97
Baze de date
afiseaza pe ecran utilizand mac5eta aleasa cu Form Wizard sau folosind o mac5eta pe care ati
creat!o in fereastra Form Design.
Pentru a analiza datele sau pentru a le tipari, creati un raport. Spre exemplu, puteti tipari
un raport care sa 'rupeze datele si sa calculeze totaluri si un alt raport contin#nd diferite date
formatate pentru tiparirea etic5etelor postale (&ezi fi'ura 6".
Pentru a lucra cu toate obiectele dintr!o baza de date Microsoft Access folositi fereastra
Database (&ezi fi'ura 7". Executati clic pe o etic5eta (spre exemplu, Tables" pentru a &izualiza o
lista a tuturor obiectelor de acest tip existente. Folosind butoanele din dreapta listei puteti
desc5ide sau modifica obiectele existente si puteti crea noi obiecte.
0
%i#!ra * Formularele permit &izualizarea si actualizarea datelor
din una sau mai multe tabele
Tabelele afiseaza
simultan mai multe
articole, dar trebuie
sa derulati pentru a
&edea intre'ul
articol, dar nu puteti
actualiza simultan
datele din mai multe
tabele
Formularele se
concentreaza
asupra unui
sin'ur articol la
un moment dat,
dar ele pot afisa
c#mpurile din
mai multe
tabele, ima'ini
etc.
Formularele pot
contine controale
pentru
automatizarea
sarcinilor
%i#!ra + 8ealizarea rapoartelor pentru tiparirea datelor
rearea
etic5etelor
postale
alcularea
totalurilor
Prezentarea
totalurilor intr!o
reprezentare
'rafica
Microsoft Access 97
Baze de date
&. ,ROIECTAREA UNEI BAZE DE DATE
.nainte de a folosi Microsoft Access pentru a construi tabele, formulare si alte obiecte
care alcatuiesc o baza de date, trebuie s!o proiectati. 4n bun proiect al bazei de date reprezinta
c5eia de baza pentru crearea unei aplicatii care sa faca ceea ce doriti in mod efecti&, cu
acuratete si eficient. $n continuare sunt prezentati pasii de baza in proiectarea unei baze de date.
a. Deteri"area sco$!l!i ba-ei (e (ate
Primul pas in proiectarea unei baze de date Microsoft Access este determinarea scopului
bazei de date si modul in care ea &a fi folosita. Trebuie sa stiti ce informatii doriti de la o baza de
date. (in aceastea, puteti determina ce subiect este necesar sa memorati in fiecare tabela si ce
date trebuie sa memorati despre fiecare subiect (c#mpurile din tabela".
(iscutati cu oamenii care &or folosi baza de date. Sc5itati rapoartele pe care le &eti
produce. Str#n'eti formularele folosite in mod curent pentru inre'istrarea datelor. Examinati
e&entualele baze de date similare existente.
b. Deteri"area tabelelor "ecesare
(eterminarea tabelelor necesare poate fi un pas dificil in procesul de proiectare a unei
baze de date. Aceasta se datoreste faptului ca rezultatele pe care doriti sa le obtineti de la baza
de date 9 rapoartele pe care &reti sa le tipariti, formularele pe care &reti sa le folositi, intrebarile la
care &reti sa &a raspunda 9 nu asi'ura in mod obli'atoriu si reperele despre structura tabelelor
care le &a produce.
/u este necesar sa proiectati tabelele folosind Microsoft Access. (e fapt este indicat ca
mai int#i sa le sc5itati pe 5#rtie. #nd proiectati tabelele, mpartiti informatia in componente
tin#nd cont de urmatoarele principii)
1. Tabela nu trebuie sa contina informatii duplicate, iar informatia nu trebuie duplicata n
mai multe tabele.
Atunci c#nd fiecare componenta a informatiei este memorata numai ntr!o sin'ura
tabela, aceasta &a putea fi actualizata ntr!un sin'ur loc. Aceasta este mult mai
eficienta si elimina posibilitatea duplicarii intrarilor ce contin informatii diferite. Spre
exemplu, &eti memora adresa si numarul de telefon al fiecarui client o sin'ura data,
ntr!o sin'ura tabela.
&. Fiecare tabela trebuie sa contina informatii numai despre un sin'ur subiect.
#nd fiecare tabela contine date numai despre un sin'ur subiect, puteti intretine
informatiile despre fiecare subiect n mod independent fata de celelalte subiecte. Spre
1
%i#!ra 7 Fereastra Database
Butonul O$e" asi'ura
desc5iderea unui obiect
pentru a!l folosi.
Butonul Desi#" asi'ura
desc5iderea obiectului
selectat intr!o fereastra
Design pentru a!l modifica.
Butonul Ne. permite
crearea unui nou obiect al
bazei de date.
Microsoft Access 97
Baze de date
exemplu, &eti memora adresele clientilor ntr!o tabela diferita fata de comenzile
clientilor, astfel nc#t sa puteti ster'e o comanda si intretine informatiile despre client.
'. (eterminarea c#mpurilor de care a&eti ne&oie in fiecare tabela.
Fiecare tabela contine informatii despre acelasi subiect, iar fiecare c#mp dintr!o
tabela contine date indi&iduale despre subiectul tabelei. Spre exemplu, o tabela a
clientilor poate include c#mpurile) numele companiei, adresa, localitate, judet si
numarul de telefon. Atunci c#nd sc5tati c#mpurile pentru fiecare tabela a&eti in &edere
urmatoarele)
orelati fiecare c#mp in mod direct cu subiectul tabelei.
/u includeti date deri&ate sau calculate (date rezultate in urma e&aluarii unor expresii".
.ncludeti toate informatiile de care a&eti ne&oie.
Memorati informatia in cele mai mici parti ale acesteia (spre exemplu, N!e si
,re"!e in loc de N!e"
). .dentificarea c#mpurilor cu &alori unice.
Pentru ca Microsoft Access sa conecteze informatiile stocate n tabele separate 9
spre exemplu, pentru a conecta un client cu toate comenzile sale 9 fiecare tabela din
baza de date trebuie sa includa un c#mp sau un set de c#mpuri care identifica n mod
unic fiecare articol din tabela. 4n astfel de c#mp sau set de c#mpuri se numeste
cheie primara.
*. (eterminarea relatiilor dintre tabele.
(upa ce ati mpartit informatiile in tabele si ati identificat c#mpurile c5eilor primare,
este necesar sa existe o metoda prin care sa indicati Microsoft Access sa reuneasca
informatiile corelate impreuna. Pentru a face aceasta, definiti relatiile dintre tabele.
+. Perfectionarea proiectului.
(upa ce ati proiectat tabelele, c#mpurile si relatiile necesare, este necesar sa
restudiati proiectul si sa detectati orice defecte ce s!ar putea i&i. Este mai usor sa
modificati acum proiectul bazei de date, dec#t atunci c#nd de,a ati umplut tabelele cu
date.
Folositi Microsoft Access pentru crearea tabelelor d&s., specificati relatiile dintre
tabele si introduceti c#te&a articole in fiecare tabela. :edeti daca puteti folosi baza de
date pentru a obtine raspunsurile dorite. reati formulare si rapoarte simple pentru a
&erifica daca ele afiseaza datele asteptate. Examinati duplicatele de date nenecesare
si eliminati!le.
7. Adau'area datelor si crearea altor obiecte ale bazei de date.
Atunci c#nd considerati ca structurile tabelelor corespund obiecti&elor proiectului,
trebuie sa adau'ati toate datele in tabele. Apoi puteti crea intero'arile, formularele,
rapoartele, macro!urile si modulele de care a&eti ne&oie.
/. Folosirea instrumentelor de analiza din Microsoft Access.
Microsoft Access include doua instrumente care &a a,uta la perfectionarea proiectului
bazei de date.
Table Analyzer Wizard poate analiza proiectul unei tabele la un moment dat, poate
propune noi structuri de tabele si relatii daca sunt necesare si poate reor'aniza o
tabela in tabele corelate daca acestea au sens.
Performance Analyzer poate analiza intrea'a baza de date si face recomandarile si
su'estiile necesare perfectionarii ei. (e asemenea, ;izard!ul poate implementa
aceste recomandari si su'estii.
2
Microsoft Access 97
Baze de date
'. ,RINI,IILE 0I CONCE,TELE BAZEI DE DATE
'.1. Abor(area relatio"ala
Principiile modelului relational au fost prezentate prima data de catre dr. E.F. odd n
articolul <Un model relational al datelor pentru bancile de date larg distribuite=, n iunie *>7?.
ele mai populare modele folosite n acel timp erau modelele ierar1ice si 2" retea sau
structurile simple de date. Bazele de date relationale au de&enit foarte populare si datorita
faptului ca sunt usor de folosit si au o structura flexibila.
,ri"ci$iile si co"ce$tele o(el!l!i relatio"al
Modelul relational simuleaza procesele unei ramuri a matematicii, cunoscuta sub numele
de <Al'ebra relationala=. Aceste procese implica)
@ colectie de obiecte cunoscute sub numele de relatii+
4n set de operatori care actioneaza asupra relatiilor pentru a produce noi relatii.
@ relatie poate fi considerata ca o tabela. 8e'asirea datelor se realizeaza prin aplicarea
operatorilor relationali asupra acelei tabele.
4tilizatorii percep o baza de date relationala ca o colectie de tabele bidimensionale. Acest
concept este usor de nteles. Exista doar patru constructii si anume) tabele, coloane, linii si
c#mpuri, si conceptul &alorii c5eilor.
Tabela
@ baza de date poate contine una sau mai multe tabele. Fiecare tabela este
referita prin numele ei. @ tabela contine informatii despre ce&a din lumea reala+
spre exemplu, despre produsele unui ma'azin, clientii unui ma'azin etc.
Li"ia Tabela pastreaza informatiile despre un lucru (spre exemplu, despre un
produs" ntr!o linie orizontala. (eci linia unui produs &a contine tot ceea ce
trebuie sa stiti despre un produs. Puteti pastra acelasi tip informatii n mai
multe linii, dar informatia continuta intr!o linie trebuie sa fie unica.
Coloa"a Tabela este realizata din coloane &erticale de date+ pot exista cel mult -21 de
coloane. Fiecare coloana este referita prin numele ei. oloana pastreaza
informatia despre un tip si are o anumita dimensiune+ ea contine o piesa
importanta a informatiei, spre exemplu, cantitatea din stoc.
C3$ 3a intersectia dintre o linie si o coloana se 'aseste un c#mp. #mpul poate
contine sau nu date. (aca un c#mp nu contine date, se spune ca el contine o
&aloare N!ll. 4n c#mp nu trebuie sa contina &alori care se repeta.
C1eia $riara 5eia primara este o coloana care defineste n mod unic o linie, spre exemplu,
codul produsului. @ptional, puteti crea o c5eie primara pentru o tabela, pentru
a respecta re'ulile de proiectare a bazei de date relationale.
C1eia e4ter"a 5eia externa este coloana prin care definiti modul de corelare ntre tabele,
spre exemplu, seria facturii, codul clientului etc.
O$eratorii relatio"ali
@peratorii relationali se folosesc pentru a re'asi si combina datele in &ederea utilizarii
informatiei. Tabelul urmator defineste operatorii relationali folositi n bazele de date relationale.
Relatia
Descriere
RE0TRICTION (restrictie" Este un operator care re'aseste si afiseaza datele din relatie.
Este posibil sa afiseze toate liniile sau doar liniile care
ndeplinesc una sau mai multe conditii. 4neori este denumit
<submultime orizontals=
,RO5ECTION (proiectie" Este un operator care afiseaza numai anumite date din relatie+
uneori este denumit <submultime verticala=.
,RODUCT (produs" Este rezultatul concatenarii a doua seturi de date. Toate liniile
din primul set sunt concatenate (unite" cu liniile din al doilea set.
Foarte des produce un nou set foarte mare de date.
5OIN (le'are" Este rezultatul concatenarii a doua seturi de date n concordanta
6
Microsoft Access 97
Baze de date
cu conditia specificata.
UNION (reuniune" Afiseaza liniile unice care apar fie n oricare din cele doua relatii.
4/.@/ A33 poate fi folosita pentru a afisa toate liniile care apar
n una din cele doua relatii.
INTER0ECTION (intersectie" Afiseaza toate liniile care apar n ambele relatii.
DI%%ERENCE (diferenta" Afiseaza liniile care apar numai n una dintre relarii.
'.&. ,ro$rietatile obiectelor ba-ei (e (ate relatio"ale
,ro$rietatile !"ei ba-e (e (ate relatio"ale
Proprietatile unei baze de date relationale sunt)
Pentru utilizator baza de date relationala seamana cu o colectie de tabele indi&iduale.
/u are pointeri expliciti+ conectarea se face folosind date independente. Este important sa
asi'urati ca proiectul bazei de date sa permite conectarile necesare.
4tilizatorul nu specifica calea de acces si nu trebuie sa cunoasca cum sunt aran,ate datele
n mod fizic.
4tilizatorul trebuie sa cunoasca ce tabele sunt accesibile prin nume.
4tilizatorul intero'5eaza baza de date folosind un limba, specializat (SA3 9 Structured
Query Language". Este un limba, neprocedural si asemanator en'lezei.
3imba,ul SA3 include comenzi pentru re'asirea datelor si pentru realizarea modificarilor n
baza de date.
3imba,ul SA3 furnizeaza utilizatorului un set de operatori pentru partitionarea si
combinarea expresiilor (selectie, proiectie, produs, le'are, reuniune, intersectie si
diferenta".
Structura bazei de date poate fi modificata foarte usor.
Baza de date asi'ura independenta totala a datelor.
,ro$rietatile !"ei tabele
@ tabela are urmatoarele proprietati)
/u exista linii duplicate. Fiecare linie este identificata n mod unic prin &alorile c5eii
primare.
/u exista doua coloane cu acelasi nume.
@rdinea liniilor nu are importanta. @rdinea implicita este sec&enta n care liniile au fost
introduse.
@rdinea coloanelor nu are importanta atunci c#nd sunt sortate datele.
:alorile c#mpurilor sunt <atomice=+ adica ele nu pot fi descompuse n componente mai
mici.
7
Microsoft Access 97
Baze de date
). CREAREA UNEI BAZE DE DATE
Microsoft Access furnizeaza doua metode de crearea a unei baze de date. Puteti crea o
baza de date 'oala si apoi sa adau'ati tabelele, intero'arile, foirmularele, rapoartele si alte
obiecte necesare. Sau puteti crea o baza de date folosind Database Wizard. .ndiferent de
metoda prin care creati baza de date, ea poate fi oric#nd modificata.
).1. Crearea !"ei ba-e (e (ate #oale
Pentru a crea o baza de date 'oala se &or executa urmatoarele operatii)
1. Atunci c#nd desc5ideti o sesiune Microsoft Access, pe ecran se afiseaza caseta de
dialo' Microsoft Access ce contine optiuni care &a permit sa creati o baza de date
noua sau sa desc5ideti una de,a existenta (&ezi fi'ura B". Pentru a crea o baza de
date 'oala (fara a folosi un ;izard", executati clic pe optiunea Bla"6 Database si apoi
executati clic pe butonul O7.
(aca a&eti de,a desc5isa o baza de date sau caseta de dialo' Microsoft Access
este nc5isa, atunci executati clic pe butonul Ne. Database din bara instrumentelor
Database (&ezi fi'ura >". Pe ecran se afiseaza caseta de dialo' New (&ezi fi'ura >".
Executati dublu!clic pe picto'rama Blank Database din etic5eta Ge"eral.
&. .n caseta de dialo' File New Database care apare pe ecran (&ezi fi'ura *?",
specificati un nume si ale'eti un dosar pentru baza de date. Executati clic pe butonul
Create. Pe ecran se &a desc5ide fereastra Database (&ezi fi'ura **".
B
%i#!ra / aseta de dialo' de int#mpinare Microsoft Access
Bla"6 Database 9 permite crearea
unei baze de date 'oale
Database 8i-ar( 9 permite crearea
unei noi baze de date folosind un
;izard
O$e" a" E4isti"# Database 9
permite desc5iderea unei baze de
date existente.
%i#!ra 9 aseta de dialo' New
Butonul Bla"6 Database
aseta de dialo' Ne.
Etic5eta Ge"eral
Picto'rama Bla"6 Database
Microsoft Access 97
Baze de date
(upa crearea unei baze de date 'oale trebuie sa definiti obiectele (tabelele, formularele,
intero'arile, rapoartele etc." care &or forma baza de date.
).&. Crearea ba-ei (e (ate folosi"( Database 8i-ar(
Pentru a crea o noua baza de date folosind un ;izard se &or executa urmatoarele
operatii)
1. Atunci c#nd desc5ideti o sesiune Microsoft Access, pe ecran se afiseaza caseta de
dialo' Microsoft Access ce contine optiuni care &a permit sa creati o baza de date
noua sau sa desc5ideti una de,a existenta (&ezi fi'ura B". Pentru a crea o baza de
date folosind un ;izard, executati clic pe optiunea Database 8i-ar( si apoi executati
clic pe butonul O7.
(aca a&eti de,a desc5isa o baza de date sau caseta de dialo' Microsoft Access
este nc5isa, atunci executati clic pe butonul Ne. Database din bara instrumentelor
Standard (&ezi fi'ura >". Pe ecran se afiseaza caseta de dialo' New (&ezi fi'ura >".
Executati clic pe etic5eta Databases.
&. $n etic5eta Databases, executati dublu!clic pe picto'rama tipului de baza de date pe
care &reti s!o creati (&ezi fi'ura **".
'. .n caseta de dialo' File New Database (&ezi fi'ura *?" selectati dosarul in care se &a
sal&a baza de date si tastati numele acesteia.
). Executati clic pe butonul Create pentru a ncepe definirea noii baze de date.
*. 4rmati indicatiile din casetele de dialo' ce apar pe ecran. 3a terminarea operatiei de
creare a bazei de date pe ecran se afiseaza fereastra Database contin#nd obiectele
>
%i#!ra 19 aseta de dialo' File New Database
Butonul Create $n controlul 0a:e
i" ale'eti dosarul
in care se &a
sal&a baza de
date
$n controlul %ile
"ae tastati
numele bazei
de date
%i#!ra 11 aseta de dialo' New a&#nd selectatC etic5eta Databases
Microsoft Access 97
Baze de date
definite de ;izard (&ezi fi'ura *-", pe baza indicatiilor pe care le!ati dat in casetele de
dialo'.
*?
%i#!ra 1& @biectele bazei de date de tip Boo6 Collectio"