Universitatea din Craiova

Facultatea de Economie i Administrarea Afacerilor

Specializarea: Informatic Economic
Disciplina: Managementul Documentelor Electronice

LUCRARE PRACTIC
ANALIZA ACTIVITII DE NCHIRIERI MAINI
Profesor ndrumtor: Costescu Mihai


Student: Burada Maria Alexandra



2

Analiza activitii de nchirieri maini

1. PREZENTAREA GENERAL A ACTIVITII SOCIETII DE
INCHIRIERI MAINI

n 1918, Walter L. Jacobs a avut ideea inovativ de a nfiina primul birou de
nchiriere de maini din lume, n Chicago, Statele Unite ale Americii, achiziionnd i
restaurnd 12 automobile Ford, model T, n regim second-hand.
Autohellas ATEE, Franciza Hertz International pentru ultimii 40 de ani, este o
companie cu capital 100% grecesc; are cea mai semnificativ flot de autoturisme, cu
peste 26.500 de maini, cea mai extins reea de peste 115 de sucursale, i cea mai
tnr flot, media acesteia fiind de 11 luni. n ianuarie 2007, Autohellas ATEE a extins
franciza Hertz Lease i Management de Flot n Romnia, nfiinnd Autotechnica Fleet
Services SRL.
Hertz este cea mai mare companie de nchirieri auto din lume si opereaz in
aproximativ 8200 locaii in mai mult de 150 de tari, cu o flota ce depete 600000
vehicule.
In Romania, brandul Hertz este prezent nc din 1975 lucrnd cu ACR in calitate
de francizat, fiind primul brand internaional din domeniul nchirierilor de maini de pe
piaa, iar ncepnd cu 1995 franciza a fost preluata de AAA AUTORENT SRL-Hertz
International Franchisee, moment in care activitatea de nchirieri auto a nceput sa se
dezvolte cu adevrat. In prezent opereaz cu o flota de aprox. 250 autoturisme - Ford,
Mercedes, Opel, Hyundai si Mitsubishi de ultima generaie care au o vechime sub 12
luni si sunt verificate permanent pentru a fi in perfecta stare de funcionare.
Preocupndu-i mereu de sigurana si confortul clienilor, ofer numai vehicule care se
ncadreaz in standardele Uniunii Europene si sunt echipate cu airbag, servofrna,
ABS, servodirecie, aer condiionat, radio+casetofon/CD, nchidere centralizata, trusa
medicala, triunghi reflectorizant, extinctor si anvelope adaptate sezonului.
i servesc clienii in locaii situate in centrul oraelor, in hoteluri si aeroporturi in
Bucureti (Hotelul Athne Palace Hilton, Hotelul JW Marriott Grand, Hotelul Crowne


3
Plaza, Aeroportul International Henri Coand, Aeroportul Bneasa), Timioara, Oradea,
Constanta, Cluj, Trgu Mure, Craiova si in curnd in Sibiu.
2. DESCRIEREA PROCEDURII DE INCHIRIERE

nchirierea unui autovehicul se face in baza unui contract de nchiriere maini,
semnat intre persoana care nchiriaz (locatar) si compania care deine maina care se
nchiriaz (locator).
Pentru a putea inchiria o masina trebuie sa se respecte conditiile de varsta. De
obicei, varsta minima pentru a inchiria o masina este de 21 de ani, cu o experienta in
conducere de cel putin un an. Pe unele destinatii aceste conditii pot diferi, motiv pentru
care trebuie sa verificati acest aspect atunci cand efectuati o rezervare. Pe majoritatea
destinatiilor, soferii cu varsta cuprinsa intre 21 si 25 de ani, trebuie sa plateasca o
asigurare suplimenatara, sau ar putea fi limitati la posibilitatea de a inchiria numai
anumite grupe auto.
Autoturismele pot fi nchiriate pe o perioad de minim 24 ore.
Maina se va preda in baza unui proces verbal de predare/primire in care vor fi
menionate datele personale ale celui care ridica maina, dar si aspecte legate de
starea autovehiculului la predare, inventarul acestuia, dar si numrul de kilometri
parcuri de autovehicul pana la momentul menionat in contract.
Autoturismul se preda si trebuie s se preia cu rezervorul de combustibil plin.
Contravaloarea combustibilului consumat pe parcursul perioadei de nchiriere este
suportat de ctre client. Pentru rezervri garantate se va plti n avans o sum egal
cu jumtate din suma totala de nchiriere, iar diferena se va achita n momentul
ridicrii autoturismului. Livrarea i restituirea autoturismului se face la locul, data si ora
stabilite de ambele pri la ncheierea contractului.
La semnarea contractului se percepe o garanie, n funcie de tipul autoturismului.
Aceasta se poate achita cash, cu card-ul sau prin transfer bancar. Garania va fi
restituita clientului la predarea autoturismului, conform anexa contract.

Ce se ntmpl n cazul n care clientul nu poate utiliza autoturismul nchiriat
din motive imputabile operatorului?
Clientul poate opta pentru una din urmtoarele variante:


4
poate prelungi gratuit perioada de nchiriere cu acelai autoturism intr-un termen
egal cu perioada de neutilizare;
poate continua contractul cu un alt autoturism pus la dispoziie de operator*;
poate solicita restituirea prii neconsumate din chirie.

Cum se procedeaz la prsirea rii .
Pentru prsirea rii cu autoturismul nchiriat vor fi respectate urmtoarele:
prsirea teritoriului Romniei cu autoturismul nchiriat se va face doar cu acordul
operatorului;
prsirea teritoriului Romniei cu autoturismul nchiriat fr acordul operatorului
constituie infraciune, operatorul fiind n drept s-i acopere prejudiciul material,
cumulativ cu reinerea garaniei, dublarea tarifului de nchiriere i aplicarea unei
penaliti de 2000 EURO;

Ce trebuie fcut n caz de accident.
Clientul trebuie s respecte urmtoarele:
s informeze imediat operatorul despre cauzele, mprejurrile i natura pagubelor;
s se consulte cu operatorul n vederea gsirii soluiilor optime de nlturare a
consecinelor n cazul evenimentelor rutiere. De regul, n cazul daunelor grave,
operatorul se va prezenta la locul evenimentului, fcnd excepie cazurile n care
distana dintre sediul operatorului i locul evenimentului nu permite deplasarea
acestuia n timp optim;
s ntiineze imediat Poliia, unitile de pompieri sau alte organe de cercetare,
dup caz, cernd ntocmirea de acte cu privire la cauzele i mprejurrile
producerii evenimentului;
s pstreze intacte dovada de reparaie i procesul verbal emise de Poliie pentru
a le nmna operatorului.




5
3. DOCUMENTE JUSTIFICATIVE
Documente necesare nchirierii
Pentru persoana fizic:
act de identitate (carte de identitate sau paaport);

permis de conducere de cel puin 2 ani i vrst minim 21 ani.












6
Pentru persoana juridic:

certificat de nregistrare (CUI);


tampila societii;








7

comanda de nchiriere din partea firmei, semnat i stampilat;
ANTET SOCIETATE
SC ALEXANDRA SRL
CUI: 194471190
REGISTRUL COMERTULUI: : J10/1350/2006
ADRESA: Str. G. Enescu,nr,2 bl. 3, sc. 1, et. 1, ap. 2, Craiova

Formular de comanda

Subscrisa SC ALEXANDRA S.R.L. cu sediul social in str. G.ENESCU nr. 2, bl. 3,
sc. 1, et. 1, ap. 2, Craiova, CUI 194471190 numr de ordine in Registrul
Comerului: J10/1350/2006, solicita nchirierea unui autoturism de teren pentru
perioada 20-25.04.2014.
Data: 05.04.2014

Semntura si stampila









8
procur (mputernicire) pentru persoana desemnat s semneze contractul care
s preia i s predea autoturismul.
IMPUTERNICIRE

Subscrisa SC ALEXANDRA S.R.L. cu sediul social in str. G.ENESCU nr. 2, bl. 3, sc. 1,
et. 1, ap. 2, Craiova, CUI 194471190 numr de ordine in Registrul Comerului:
J10/1350/2006, prin administrator si/sau asociat/asociat unic, mputernicesc prin
prezenta pe dl./d-na Burada Alexandra domiciliat(a) in str. G. Enescu nr.12, bloc 3, sc.5,
etaj 6, ap. 27, ora Craiova,identificat(a) cu CI seria DX, nr. 123456 CNP
2911111162255 eliberata de SPCLEP CRAIOVA la data de 02.11.2009 sa
ndeplineasc formalitile necesare in vederea INCHIRIERII DE AUTOTURISME,
prezenta mputernicire este necesara in fata AAA AUTORENT SRL.
Reprezentantul nostru va putea reprezenta in fata organelor competente, va face toate
formalitile necesare, va formula cereri, va da declaraii, va depune si ridica actele
necesare ndeplinirii prezentului mandat, va achita taxe in caz de nevoie si va semna
pentru mine si in numele meu oriunde va fi necesar, in limitele prezentului mandat,
semntura sa fiindu-ne opozabila.
Data: 05.04.2014


Semntura si stampila


SC ALEXANDRA S.R.L.
prin administrator








9
Documente de ieire
Contract de nchiriere

CONTRACT DE INCHIRIERE AUTO
Nr.35/2014

CAP.I PARTILE CONTRACTANTE

Art.1 Locatorul si Locatarul

(1) Societatea Comerciala SC ALEXANDRA SRL
Sediul: . G.ENESCU nr. 2, bl. 3, sc. 1, et. 1, ap. 2, Craiova,
Inmatriculare la Oficiul Registrului Comertului J10/1350/2006,
Cod Unic de Inregistrare/Cod fiscal RO 194471190
Cont bancar
nr.____________________________________________________________,
Banca_______________________________sucursala____________________
_________,
Telefon_______________________________e-mail______________,
reprezentata legal de
Dl/D-na Burada Alexandra
in calitate de reprezentant
identificat(a) prin: CI cu seria DX 123456
Telefon 045685666 e-mail__________,
in calitate de LOCATAR, denumita in continuare in prezentul contract Locatar,
si
(2) Societatea Comerciala AAA AUTORENT SRL,
Sediul Bucuresti
Inmatriculare la Oficiul Registrului Comertului: J40/2000/2001,
Cod Unic de Inregistrare/Cod fiscal: 13726006 ,
Cont bancar nr. RO81BACX0000000595972000,
Banca UniCredit Tiriac sucursala Bucuresti,
Telefon 0764455444 e-mail: aaa@yahoo.com
reprezentata legal de
Dl/D-na Popescu Ion
in calitate de: reprezentant inchirieri
identificat(a) prin: CI seria DX223344
Telefon 0763255444 e-mail____________,
in calitate de LOCATOR, denumita in continuare in prezentul contract Locator,
(in cazul in care Locator sau Locatar este o persoana fizica, se completeaza
spatiul destinat acesteia)
avand ca temei legal art.1410-1453 si 1470-1490 Cod Civil, precum si legislatia
romana in vigoare, au convenit sa incheie prezentul contract de locatiune
(inchiriere auto), cu respectarea urmatoarelor clauze:




10

Proces verbal de predare primire

PROCES VERBAL DE PREDARE - PRIMIRE
Incheiat azi, data: 15.04.2014
la sediul AAA AUTORENT SRL din BUCURESTI

intre AAA AUTORENT SRL in calitate de LOCATOR
si SC ALEXANDRA SRL, in calitate de LOCATAR

Subsemnatul Locator declar ca predau astazi, 15.04.2014 Locatarului mentionat mai sus
autotuvehiculul descris in contract, in stare buna de folosinta, pentru perioada stipulata
in contract.
Autovehiculul are urmatoarele dotari (accesorii) care se pun la dispozitia Locatarului
odata cu acesta:
Dotari Stare de folosinta
Mentiuni
.....FULL.............................................................BUNA..................................................
................................................ ........................................
Subsemnatul Locatar, declar ca preiau azi, 15.04.2014 autovehiculul descris in
contractul mentionat, in conditiile stipulate, in stare buna de folosinta, cu dotarile
(accesoriile) prevazute in prezentul proces verbal de predare-primire si ma oblig sa
folosesc bunul ca un bun proprietar, conform destinatiei acestuia, si sa il predau la
sfarsitul contractului in starea in care l-am primit, cu uzura fireasca provenita din
utilizarea sa normala.

Am predat bunul, Am preluat bunul,
LOCATOR______________ LOCATAR_____________
















11

Factura si chitanta pentru avans sau pentru achitarea sumei integrale





4.CIRCUITUL DOCUMENTELOR
Persoana juridic:
-certificat de
inregistrare
(CUI);
-comanda de
nchiriere din
partea firmei,
semnat i
stampilat;
-procur
Persoana
fizic :
-Carte de
identitate/
pasaport
Politie:
-Proces
verbal de
constatare a
accidentului
-Proces
Contract de
nchiriere
Factura
Chitanta

Proces verbal
de predare-
primire

SC AAA
AUTORENT
SRL
5. EVIDENIEREA CIRCUITULUI DOCUMENTELOR

Nr.crt. Denumire
document
Aparintor

Destinaie

Nr.
exemplare
din fiecare
document

1. act de
identitate
(CI,Paaport);


Client
(Persoana
fizica)
AAA
AUTORENT
SRL
1
2. permis de
conducere
Client
(Persoana
fizica
AAA
AUTORENT
SRL
1
3. certificat de
nregistrare (CUI)
Client
(Persoana
juridica)
AAA
AUTORENT
SRL
1
4. comanda de
nchiriere din partea
firmei, semnat i
stampilat
Client
(Persoana
juridica)
AAA
AUTORENT
SRL
1
5. procur
(mputernicire)
pentru persoana
desemnat s
semneze contractul
care s preia i s
predea autoturismul
Client
(Persoana
juridica)
AAA
AUTORENT
SRL
1







6. Proces verbal de
predare- primire
AAA
AUTORENT
SRL
Client
(Persoana
fizic sau
juridica),
AAA
AUTORENT
SRL
2
7. Factura AAA
AUTORENT
SRL
Client
(Persoana
fizic sau
juridica),
Contabilitata,
AAA
AUTORENT
SRL
3


14
8. Chitana AAA
AUTORENT
SRL
Client
(Persoana
fizic sau
juridica)
1




15
Cuprins

1. PREZENTAREA GENERAL A ACTIVITII SOCIETII DE INCHIRIERI
MAINI ............................................................................................................................... 2
2. DESCRIEREA PROCESULUI DE INCHIRIERE ................................................. 3
3. DOCUMENTE JUSTIFICATIVE ................................................................................ 5
4.CIRCUITUL DOCUMENTELOR ............................................................................. 12
5. EVIDENIEREA CIRCUITULUI DOCUMENTELOR ........................................... 13