Argentina $13,90.- // Mxico $29.

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#01
Primeros
pasos
Interfaz. Antes de comenzar, conoceremos
la ventana principal de Excel.
Herramientas. Veremos qu son los libros,
hojas, planillas, columnas, filas y celdas.
Autosuma. Aprenderemos a calcular
nuestros gastos mensuales con un simple clic.
Incluye el libro
50 Secretos prcticos
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C
uando pensamos en desarrollar esta coleccin
sobre Excel 2010, nuestra principal motivacin
fue brindar un conocimiento de fcil acceso
y aplicacin para que todos los usuarios entiendan
qu es este programa, para qu sirve, cmo podemos
utilizarlo, y cules son sus secretos y potencialidades.
Porque si bien Excel integra la suite de Microsoft Ofice
desde hace muchos aos (la primera versin fue
lanzada al mercado en 1987), esta aplicacin no tiene
la misma frecuencia de uso que Word y ni siquiera que
PowerPoint. Por lo general, la mayora de los usuarios
que emplean el procesador de textos de manera
habitual y realizan presentaciones con gran facilidad
Conceptos iniciales
de Excel 2010
no implementan la planilla de clculo de igual forma
en sus tareas cotidianas. Quiz tengan la idea de que
es un programa complejo, especfico para contadores,
estadsticos y matemticos; tal vez suceda que cuando
abrimos una hoja de clculo no sepamos por dnde
empezar, o si ingresamos datos en las filas y las
columnas, luego no entendamos cmo seguir. Estas
son situaciones muy habituales, que vamos a superar
con este curso visual y prctico.
Para empezar, es necesario saber que todos podemos
implementar una planilla de clculo, porque esta
tiene una multiplicidad de aplicaciones y su uso es
verdaderamente muy sencillo.
La principal ventaja es que reduciremos nuestro
tiempo de trabajo, minimizaremos errores de clculo y,
si aplicamos las herramientas adecuadas, lograremos
automatizar las tareas, y con solo ingresar algunos
datos, Excel resolver las cuentas por nosotros. A la
vez, esta aplicacin nos ayudar a presentar los datos
de manera clara y sinttica, para que podamos tomar
decisiones con solo leer una planilla de clculo.
Esta coleccin de fascculos est distribuida en veinte
clases semanales, que contienen explicaciones tericas,
guas visuales para conocer las herramientas de la
aplicacin, procedimientos paso a paso para aprender
a realizar juntos distintos tipos de operaciones,
Presentamos un curso visual y prctico que cambiar nuestra
forma de hacer operaciones de clculo y nos ayudar a aplicar
Excel 2010 de manera simple en diferentes tareas cotidianas.
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y una gran cantidad de tips y consejos. Adems,
en los diferentes temas habr referencias para
acceder a ms informacin contenida en la pgina
web exclusiva de la coleccin y en los libros que
entregaremos con las cuatro primeras clases.
Empezaremos por los temas bsicos, por eso
las primeras clases tendrn gran cantidad de
informacin terica, que puede resultar aburrida,
pero que es esencial para asentar los conceptos
fundamentales sobre el funcionamiento del
programa. Luego, semana a semana, aprenderemos
de manera prctica nuevas herramientas y
operaciones hasta llegar a convertirnos en usuarios
con un conocimiento avanzado de Excel 2010. Este
camino, que quizs hoy nos parezca arduo, ser
simple de transitar y llegar a ser muy fructfero,
porque contaremos con el apoyo de los mejores
especialistas, que nos acompaarn a cada
momento con sus saberes y experiencias.
Solo ser cuestin de seguir atentamente este
curso para poner en prctica da a da lo aprendido
en cada clase. Bienvenidos!
de la coleccin ms completa,
para aprender los conceptos
tericos fundamentales y
aplicarlos en forma de ejercicios
#20
ent regas
DESTINATARIOS USOS
Estudiantes Resolver tareas escolares
y universitarias.
Profesionales Realizar balances, proyecciones
y comparaciones.
Usuarios Llevar gastos.
en general Efectuar presupuestos.
Planear vacaciones.
Disear cronogramas.
Generar diferentes tipos de grficos.
Y muchas posibilidades ms!
UTILIDAD DE EXCEL
de la coleccin m completa, coleccin ms compl
para aprender conceptos aprender los conce
tericos fun mentales y cos fundamenta
ma de ejeerrcicios aplicarlos en forma
ennt regas
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El porqu
de la obra
Aprenderemos a manejar las herramientas adecuadas para
trabajar con nuestros datos y encontrar las mejores soluciones
a diversos problemas.
E
n la actualidad, Excel ha llegado a convertirse
en la planilla de clculo ms difundida a nivel
mundial, a pesar de que en sus orgenes
competa sin grandes ventajas con otras hojas
de clculo ya instaladas en el mercado. En todo
hogar, empresa u organizacin donde haya una
computadora estar presente Excel en alguna de
sus versiones. Hoy es inimaginable realizar una gran
cantidad de operaciones financieras, contables y
numricas en general sin esta planilla. Sin embargo,
el conocimiento avanzado de las aplicaciones de
oficina an se encuentra retrasado. Microsoft Excel
2010 presenta una amplia cantidad de herramientas
disponibles, y con solo conocer algunas en
profundidad, podremos resolver casi cualquier
problema. La clave ser siempre la manera en la
cual apliquemos cada una de ellas y el ingenio
que utilicemos para resolverlo. En la mayora de
los casos, hay ms de una posibilidad para llegar
a una solucin.
Con mayor o menor experiencia, todos hemos
usado esta aplicacin alguna vez y, ahora, con esta
coleccin de fascculos, tenemos la oportunidad de
aprender a manejarla en profundidad y aprovechar
todas las ventajas que nos brinda para simplificar
nuestras tareas de clculo.
En estas veinte clases nos dedicaremos a estudiar
en detalle Excel 2010, la ltima versin disponible en
el mercado. Por eso, los contenidos desarrollados
sern indispensables no solo para quienes no
tienen ningn conocimiento sobre el programa,
sino tambin para aquellos usuarios de versiones
anteriores que an no han incursionado en la
actual versin. Porque Microsoft perfecciona sus
herramientas en cada nueva versin de Office, y
Excel 2010 no es la excepcin, trae novedades,
actualizaciones, mejoras y soluciones.
Cada clase de esta coleccin contiene 20 pginas
a todo color de contenido terico y prctico,
Conociendo en profundidad
algunas de las herramientas
de Excel 2010, podremos
resolver una gran cantidad
de problemas.
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acompaadas con gran cantidad de imgenes que
nos permitirn explicar de manera clara e ilustrativa
los diferentes temas que abarcaremos.
A medida que vayamos avanzando y poniendo
en prctica estos conocimientos, ganaremos
confianza en el uso del programa, empezaremos
a implementarlo ampliamente en nuestras tareas
cotidianas y nos sorprenderemos ante la variedad de
soluciones a las que podremos acceder con el uso
de las potentes herramientas que posee Excel 2010. Cada
usuario podr elegir la mejor aplicacin que le dar al
programa: sistematizar las cuentas de una empresa; llevar
la contabilidad del hogar registrando los ingresos y los
egresos, adems de los ahorros; y analizar gran cantidad
de datos para que estos se conviertan en informacin
que nos ayude a tomar decisiones, entre otras muchas
tareas. Al terminar estas clases, sabremos cmo aplicar
soluciones efectivas para problemas muy diversos.
Los temas

Conoceremos las opciones y mens de la
renovada interfaz de la aplicacin.

Aprenderemos a ingresar y editar datos.

Modificaremos la estructura
predeterminada de los archivos para
adaptarla a nuestros requerimientos..

Realizaremos clculos, y tambin
utilizaremos frmulas y funciones.

Conoceremos las ventajas de las tablas
dinmicas y los filtros.

Crearemos distintas clases de grficos segn
la informacin que necesitemos representar.

Aplicaremos formatos simples y condicionales.

Validaremos nuestros datos.

Y veremos cmo imprimir planillas y libros para
presentar nuestros trabajos de manera profesional.
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Contenido
adicional
Presentamos un sitio web con material multimedia de aplicacin
prctica, y con cada una de las primeras cuatro clases entregamos
un libro diferente que profundizar en los temas ms complejos.
Una vez sentadas las bases de Excel 2010 y ya inmersos
en el uso de sus herramientas, conoceremos los trucos
ms interesantes para potenciar an ms las soluciones que
ofrece este programa. Aprenderemos a optimizar el ingreso
de datos y su proteccin, la apariencia de las planillas y
los libros, las operaciones con frmulas y funciones, y la
creacin de grficos. Todo este saber poco comn nos
ayudar a convertirnos en verdaderos expertos.
#01
50 Secretos
prcticos
#02
Gua de
funciones
Las funciones suelen ser uno de los temas que presentan
mayores dificultades para los usuarios, pero a la vez, son las
herramientas que brindan mejores soluciones y facilidad
de trabajo, ya que permiten automatizar una gran cantidad de
operaciones. Aunque parecen muy complejas, si conocemos
su sintaxis y funcionamiento, lograremos entenderlas de una
vez y para siempre. En este libro ensearemos a utilizar las
funciones a travs de ejemplos prcticos que nos ayudarn
a conocer su lgica y a aplicarlas de manera sencilla.
N
uestro principal objetivo con esta
coleccin es lograr un aprendizaje
profundo de Excel 2010, para que
este se convierta en una herramienta de uso
efectiva en las diferentes reas de nuestra vida
cotidiana. Por eso, adems de las 20 clases
que sumarn un total de 400 pginas, con
guas visuales, procedimientos paso a paso
y consejos de especialistas, con los primeros
fascculos entregaremos cuatro completos
libros que profundizarn en los temas
centrales de Excel. Y desde el inicio de la
coleccin, tendremos un sitio online en donde
los lectores podrn acceder a gran cantidad
de material adicional de carcter prctico.
Los libros
PRIMERAS ENTREGAS
DEL CURSO:

Entrega 1
Fascculo #01 + libro
50 Secretos prcticos
Entrega 2
Fascculo #02 + libro
Gua de funciones
Entrega 3
Fascculo #03 + libro
Programacin de macros
Entrega 4
Fascculo #04 + libro
Planillas de clculos online
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El sitio web
Como no poda faltar en esta poca en que Internet se ha
vuelto algo central para nuestra comunicacin y el acceso
a la informacin, ponemos a disposicin de todos los lectores
un completo sitio web especfico de Excel. Desde l es posible
descargar videotutoriales con los paso a paso y la resolucin
de los ejercicios incluidos en cada una de las clases, guas de
preguntas frecuentes, las planillas creadas a lo largo de toda la
coleccin, un glosario de trminos especiales, y mucho ms. La
direccin es: http://excel.redusers.com.
#03
Programacin
de macros
Las macros son otra de las herramientas complejas de Excel, que,
al igual que las funciones, ofrecen grandes soluciones y requieren
un aprendizaje ms profundo y mayor atencin por parte de los
usuarios. Este libro, en el que desarrollaremos conceptos tericos y
ejercicios prcticos, ser una gua invalorable para su entendimiento.
Aprenderemos a programar macros para automatizar tareas frecuentes
y a crear funciones personalizadas. Tambin analizaremos la inclusin
de cdigo VBA (Visual Basic para Aplicaciones) en los archivos.
#04
Planilla de
clculos online
En este libro desarrollaremos dos novedosas aplicaciones
que permiten utilizar hojas de clculo online: Google Docs
y Ofice Live. Veremos las ventajas de estas planillas y
nos centraremos en la forma de trabajo colaborativa, en
los diferentes roles: propietario, colaboradores y lectores.
Veremos cmo compartir archivos, enviar y recibir
invitaciones, y publicar documentos, entre otros temas.
Tambin compararemos las herramientas de estas dos
aplicaciones, sus similitudes y diferencias.
EN LA
WEB
ste cono que encontrar a lo largo
de la obra, seala que podr ver
contenido extra en el sitio web.
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Excel 2010 es una aplicacin diseada para la
elaboracin de hojas de clculo en las que podemos
realizar diversos tipos de operaciones, desde las ms
sencillas, como sumar y restar; hasta otras complejas,
por medio de funciones y frmulas. Tambin permite
elaborar distintos tipos de grficos para ver y
comprender mejor los resultados de dichas operaciones.
Excel proporciona herramientas y funciones eficaces
destinadas a analizar, compartir y administrar datos con
facilidad. Las funciones, los filtros y las tablas dinmicas
nos brindarn la posibilidad de resumir, analizar, explorar
y presentar datos para, luego, tomar decisiones. Y con
las macros, es posible optimizar los procesos rutinarios.
Veamos ahora en detalle qu es una planilla de clculo.
La planilla de clculo, tambin llamada hoja de clculo,
es bsicamente una tabla de doble entrada en la que
podemos introducir, editar y visualizar datos. Como toda
tabla, est formada por filas y columnas. Las columnas
se identifican por letras simples, dobles o triples, que
van desde A hasta XFD. Las filas se identifican por un
nmero, desde 1 hasta 1.048.576. La interseccin de
una fila y una columna forma una celda, y un conjunto
de celdas se denomina rango.
Hacemos referencia a una celda por su direccin
(coordenada), compuesta por la letra de la columna
seguida por el nmero de fila a la que pertenece; por
ejemplo, la celda B7 corresponde a la interseccin de la
columna B y la fila 7. En estas celdas es posible ingresar
diferentes tipos de datos: texto, nmeros, fechas o
frmulas, que usen valores existentes en otras celdas
para efectuar un clculo determinado.
Un archivo de Excel est compuesto por un conjunto de
hojas de clculo; por eso estos archivos se denominan
libros. Cuando abrimos un nuevo libro de trabajo,
de manera preestablecida lo hace con tres hojas de
clculo. En la parte inferior de la ventana, veremos tres
etiquetas: Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Esta cantidad puede
modificarse aadiendo ms hojas o borrando las que no
necesitamos. Tambin es posible vincular una hoja de
clculo a otra para realizar diferentes operaciones.
Qu es Excel?
Excel 2010 es una aplicacin del tipo hoja de clculo integrada en
Microsoft Ofice 2010, y se utiliza para calcular, analizar y gestionar datos.
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Planillas de clculo.
Con su implementacin,
podremos simplificar las
operaciones de clculo
que habitualmente nos
demandan tiempo
y esfuerzo.
FORMATOS DE ARCHIVOS
Como en la versin 2007, los archivos
de Excel 2010 se guardan de forma
predeterminada con la extensin .XLSX.
Las versiones anteriores utilizaban el formato
.XLS. Para compartir un archivo con un equipo
que tenga una versin anterior a Excel 2007-
2010, lo almacenamos en un formato compatible
con esa versin.
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#01
GUA VISUAL
Elementos de Excel
Los libros de Excel contienen hojas, organizadas en cuadrillas
de celdas con filas y columnas, donde podemos trabajar
con distintos tipos de datos, clculos y frmulas.
ESTRUCTURA
DE UNA
CELDA
El concepto ms importante que deberemos comprender
en esta etapa es que cada contenido esta inserto en un rango
definido por una Columna y un nmero de Fila. Por ejemplo, A1.
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GUA VISUAL
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La interfaz de
Excel en detalle
Excel 2010 presenta una interfaz similar a su
versin anterior del ao 2007. Se ha conservado
la Cinta de opciones, que contiene las fichas
donde se agrupan las diferentes herramientas
para trabajar con una planilla. Cada ficha es
especfica, y est relacionada con un tipo de
actividad, accin o elemento; algunas solo
aparecen cuando tenemos seleccionado un
determinado objeto. Por ejemplo, si seleccionamos
una imagen, se activar la ficha [Herramientas
de imagen]. Podemos personalizar la Cinta de
opciones agregando fichas y grupos propios,
creados por nosotros, como as tambin
cambiarles el nombre o el orden a las fichas y
los grupos constituidos en ellas. Una novedad
de Excel 2010 es que se reemplaz el [Botn de
Ofice] de la versin 2007 y el men [Archivo]
de las versiones 2003 y anteriores por la
ficha [Archivo], en la que encontraremos los
comandos bsicos, como [Abrir], [Guardar]
o [Imprimir] un archivo.En esta gua visual
conoceremos los elementos de esta interfaz.
Barra de herramientas de acceso rpido:
contiene las herramientas que usamos
con mayor frecuencia, como [Guardar],
[Deshacer] y [Rehacer]. Podemos
personalizarla agregando ms comandos.
Ficha [Archivo]: abre
la Vista Backstage,
para administrar
documentos y datos
relacionados con ellos,
como guardar
o imprimir un libro.
Celda activa:
es la celda
seleccionada.
ACCEDER CON
EL TECLADO
Empleando los mtodos abreviados de
teclado, podemos acceder a las fichas de
la Cinta de opciones. Esta alternativa combina
distintas letras con la tecla <ALT>. Para
conocer qu letras debemos usar,
presionamos <ALT>; aparecer sobre cada
ficha la letra correspondiente. Entonces,
cada vez que necesitamos ir a un ficha,
presionamos la combinacin de teclas elegida.
Por ejemplo, con <ALT + B> activamos la ficha
[Insertar], y con <CTRL + F1> minimizamos
o maximizamos la Cinta de opciones.
Encabezado de
columna: las columnas
se identifican con una
letra, desde
la A hasta la XFD.
rea de trabajo:
est formada por
filas y columnas.
Aqu ingresamos
los datos y vemos
el resultado de las
operaciones.
Encabezado de
fila: las filas se
identifican con
nmeros desde 1
hasta 1.048.576.
Pestaa de hojas:
a travs de las pestaas
podemos movernos por
las hojas que componen
el libro de trabajo. Por
defecto, Excel muestra
tres hojas.
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Conoceremos el entorno de trabajo de Microsoft Excel 2010,
los distintos elementos que hay en una ventana y para qu
sirve cada uno de ellos.
Barras de
desplazamiento:
una horizontal y otra
vertical, que nos
permiten desplazarnos
por la hoja de trabajo.
Fichas: cada ficha
contiene los comandos
de una cierta
categora, agrupados
en subcategoras.
Barra de
ttulo:
muestra el
nombre del
libro abierto.
Cinta de opciones: se compone de ocho fichas:
[Archivo], [Inicio], [Insertar], [Diseo de pgina],
[Frmulas], [Datos], [Revisar] y [Vista]. Cada una
agrupa los comandos que antes se encontraban en
los mens y las barras de herramientas.
Barra de frmulas:
muestra el contenido
de la celda activa.
Tiene dos sectores: a la
izquierda, el cuadro de
nombres, que presenta
la direccin de la celda
activa; y a la derecha,
el cuadro de frmulas,
donde insertamos
y modificamos tanto
las frmulas como el
contenido de la celda.
Zoom: permite
acercar o alejar
la visin del
rea de trabajo
mediante un
deslizador.
Vistas: tiene tres iconos
destinados a cambiar los
modos de vista de la hoja de
clculo, [Normal], [Diseo
de pgina] y [Vista previa
de salto de pgina].
Botn de control de la cinta de
opciones: muestra y oculta la
Cinta de opciones.
Ayuda: abre la ayuda de Excel.
Botones de control del libro
activo: permiten minimizar,
maximizar y cerrar el libro actual.
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PASO A PASO
Nuestra primera planilla
En este paso a paso aplicaremos todos los contenidos explicados
a lo largo de esta segunda clase.
Lleg el momento de poner en prctica lo
que hemos aprendido. Las herramientas y
procedimientos que aqu veremos son los que
utilizaremos con mayor frecuencia cuando
trabajemos con una planilla de clculo. Ya sea en
tareas simples o complejas, es importante aprender
a usarlos de manera adecuada desde el principio.
Adems, si ya conocemos alguna otra aplicacin de
Microsoft Ofice, notaremos que existen bastantes
similitudes con Excel, ya que todos los programas
de la suite se basan en la Cinta de opciones. A
continuacin, vamos a generar un listado de pases
con su cantidad de habitantes y trabajaremos con
l para utilizar diversas herramientas.
# 3
Vamos a aplicar formato a los datos
del rango [B2:B10]. Hacemos clic en
la celda [B2], mantenemos presionado el botn
y arrastramos hasta la celda [B10]. Con el rango
seleccionado, vamos a la ficha [Inicio] y, en el grupo
[Nmero], seleccionamos [000], que es la
opcin de millares.
# 1
Para comenzar, abrimos un nuevo libro
de Excel, en la celda [A1] ingresamos el ttulo,
luego pulsamos la flecha derecha del teclado, y
en [B1] escribimos Habitantes y presionamos
<ENTER>. Como ingresamos texto, los datos se
alinean a la izquierda.
# 2
En el rango [A2:B10] ingresaremos los
datos. Hacemos un clic en [A2], escribimos
y presionamos <ENTER>. Repetimos esto para cada
pas. Luego, hacemos clic en [B2], ingresamos los
habitantes de Chile solo el nmero, sin puntos ni
comas y pulsamos <ENTER>. Completamos los
datos para cada pas.
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# 5
Mediante una sencilla frmula, realizare-
mos una suma para obtener el total de habi-
tantes. Hacemos un clic en la celda [B11] y, en el grupo
[Biblioteca de funciones] de la ficha [Frmulas],
pulsamos [Autosuma] y, luego, <ENTER>.
# 4
Como los valores quedaron con dos
decimales y estos son innecesarios
en el caso de la cantidad de habitantes, vamos a
quitarlos. Con el rango seleccionado, volvemos al
grupo [Nmero] y pulsamos dos veces [Disminuir
decimales], una vez por cada dgito decimal.
# 8
Hacemos clic en la celda [C1] y, en el
grupo [Portapapeles], presionamos
[Pegar]. Veremos que la cantidad de habitantes se
ha trasladado al rango [C1:C11].
# 7
Ahora vamos a agregar la superficie
de cada pas antes de la cantidad de
habitantes. Para hacerlo, tenemos que mover los
datos de la columna [B] a la [C]. Seleccionamos el
rango [B1:B11], como lo hicimos anteriormente.
Vamos a la ficha [Inicio] y, en el grupo
[Portapapeles], seleccionamos [Cortar].
# 6
Como nos dimos cuenta de
que la cantidad de habitantes
de Uruguay es errnea, necesitamos
corregir el valor. Nos ubicamos con el
cursor en la celda [B4], vamos a la Barra
de frmulas, hacemos un clic antes del
[5], pulsamos [BACKSPACE] para borrar
el nmero [2] y luego pulsamos <ENTER>.
En la celda [B4] veremos el nmero
[[3.308.534]], y en [B11], el resultado
actualizado de la suma.
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TRUCOS DE LOS EXPERTOS
Gua de consejos
*1
Si somos usuarios de
Windows Live, podemos
utilizar la versin gratuita
de Excel 2010 de Ofice Web
Apps, disponible en Internet.
Solo posee funciones bsicas,
pero permite realizar las
operaciones ms comunes.
*2
Excel Mobile 2010
es una versin de
Excel para smartphones. Se
descarga de www.microsoft.
com y nos permite abrir,
editar, guardar y compartir
hojas de clculo desde un
telfono mvil.
*3
Haciendo un clic
derecho del mouse
sobre una celda o un rango,
se abrir un pequeo men
con opciones tendientes
a realizar operaciones de
uso frecuente, como copiar,
pegar y dar formato.
*4
Desde la ficha
[Archivo], opcin
[Nuevo], es posible acceder
a distintas plantillas,
que son hojas de clculo
prediseadas para
completar y modificar segn
nuestras necesidades.
*5
Para abrir, editar
y guardar
documentos .XLSX en Excel
2003 y anteriores, debemos
descargar el archivo
[FileFormatConverters.exe],
desde www.microsoft.com/
downloads, y luego
instalarlo con un doble clic.
*6
Al acercar el puntero
a diferentes iconos,
algunos mostrarn el mtodo
abreviado con el cual es
posible ejecutar la tarea;
no todos los iconos tienen
mtodo abreviado.
A lo largo de las primeras clases, aprendimos los procesos bsicos para
manejar Excel. Ya es hora de nutrirnos con los consejos de los mximos
expertos para hacer las tareas frecuentes de manera ms simple.
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alguna de las hojas visibles, y pulsamos [Mostrar...].
Si tenemos ms de una hoja oculta, elegimos cul
queremos ver y luego presionamos [Aceptar].
Cambiar nombres de las hojas
Para modificar el nombre de las hojas, dentro
del men seleccionamos [Cambiar nombre] o,
simplemente, hacemos doble clic sobre el nombre
de la hoja y, luego, escribimos uno nuevo.
Colorear las pestaas
En el men de cualquiera de las pestaas, tambin
encontraremos la opcin desplegable [Color de
etiqueta], desde donde podremos asignarle un color
a cada pestaa para distinguir una hoja a simple vista.
MANEJO DEL TECLADO
Y EL MOUSE
Las teclas de acceso rpido agilizan el tiempo
de trabajo dentro de un libro de Excel. <CTRL
+ AVPG> nos permite movernos a la hoja
siguiente y <CTRL + REPG> nos lleva a la
hoja anterior. El botn derecho del mouse,
en ocasiones, nos evita tener que ir hasta la
Cinta de opciones de Excel, al mostrarnos un
pequeo men desplegable dependiendo de
dnde situemos el cursor o puntero.
Insertar hojas
Para insertar una nueva hoja de clculo, debemos
hacer clic en el icono que se encuentra a la derecha
de las solapas, en la parte inferior izquierda de la
pantalla. Una alternativa es pulsar el botn derecho del
mouse sobre cualquiera de las solapas para desplegar
un men, en el cual seleccionamos [insertar...]. Al
hacerlo, se abre un cuadro de dilogo con opciones
para insertar distintos elementos; seleccionamos Hoja
de clculo y aceptamos. Otra posibilidad es utilizar las
teclas <SHIFT + F11>.
Eliminar hojas
Haciendo clic derecho sobre cualquiera de las
solapas, dentro del men, encontraremos la opcin
[Eliminar]. Antes de borrar una hoja con contenido,
aparecer un cuadro de advertencia que nos pedir
la confirmacin o cancelacin de la operacin.
Mover hojas
Si queremos mover una hoja de lugar, hacemos un
clic sobre su pestaa, lo mantenemos presionado y
arrastramos la hoja al lugar que deseamos. Tambin
podemos hacer clic derecho sobre la pestaa y, en el
men contextual, seleccionar [Mover o copiar...]. Se
abrir un cuadro de dilogo donde debemos elegir a
qu libro queremos mover la hoja y la hoja delante de
la cual queremos ubicarla.
Copiar hojas
Si queremos copiar una hoja, dentro de la misma
opcin [Mover o copiar...] del men, marcamos
[Crear una copia]. Esta tendr el mismo nombre que
la original, y llevar el nmero 2 entre parntesis. Por
ejemplo: de la [Hoja1], la copia ser [Hoja1 (2)].
Ocultar y mostrar hojas
Para esconder una hoja, hacemos un clic con el
botn derecho del mouse sobre su pestaa y en el
men seleccionamos [Ocultar]. Si queremos volver a
mostrarla, hacemos clic derecho sobre la pestaa de
Trabajo con hojas
Aprenderemos a agregar, eliminar, copiar, mover, ocultar,
mostrar y renombrar hojas segn nuestras necesidades.
Men desplegable. Este men es de gran ayuda no
solo para la edicin de las pestaas.
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PASO A PASO
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Mejorar la apariencia
de nuestra planilla
Aplicaremos las herramientas de formato de Excel, para dar un
aspecto profesional a nuestro trabajo fcilmente.
Ya conocimos algunas de las opciones bsicas
de formato que podemos aplicar en las
hojas de clculo. Ahora lleg el momento de
implementarlas de manera prctica. Veremos que
su aplicacin es muy sencilla y de gran utilidad.
El cambio de apariencia entre una planilla sin
formato y el mismo trabajo con formato es muy
grande. Porque una adecuada presentacin de la
informacin mejorar su entendimiento. Vamos a
generar una planilla con las notas de los alumnos
de un curso de ingls y le daremos un formato
adecuado. Veamos cmo lograrlo.
# 2
Le daremos formato al ttulo de la planilla.
Vamos a la icha [Inicio], seleccionamos
[A1:D1] y, en el grupo [Alineacin], hacemos
clic en [Combinar y centrar]. El ttulo se centrar
en el rango.
# 1
En [A1] escribimos el ttulo Notas de los
alumnos de ingls. En el rango [A3:D3]
ingresamos los encabezamientos de las columnas:
[Apellido], [Nombre], [1 trimestre] y [2 trimestre].
En [A4:D9] introducimos los datos.
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Mejorar la apariencia
de nuestra planilla
# 3
Vamos al grupo [Fuente]
para aplicar un [Color
de relleno] al ttulo. Hacemos clic
en la lecha para ver los colores
disponibles. Al pasar el mouse por
la paleta, Excel aplicar los colores a
las celdas seleccionadas. Elegimos
[Azul] y hacemos un clic en l.
# 7
Para terminar, seleccionamos [C4:C9]
y, en [Color de relleno], elegimos [Azul,
claro 80%]. Luego tomamos [D4:D9] y, en [Color
de relleno], indicamos [Anaranjado, claro 80%].
Seleccionamos el rango [C4:D9] y en el grupo
[Alineacin] sealamos [Centrar].
# 6
Modiicaremos la apariencia de los
encabezados de la tabla. Seleccionamos
el rango [A3:D3]. En el grupo [Fuente], elegimos
el [Color de relleno], [Anaranjado, claro 40%] y,
luego, hacemos clic en [Negrita].
# 4
Cambiaremos el formato de la letra
del ttulo. Vamos a [Color de fuente],
hacemos clic en la lecha y, en la paleta desplegable,
seleccionamos [Blanco]. Luego, en el men
desplegable de [Fuente] elegimos [Arial] y en el
men [Tamao de fuente] seleccionamos [11].
# 5
Ahora le daremos formato a la tabla de
datos. Seleccionamos el rango [A3:D9] y
vamos al grupo [Fuente]. Le pondremos bordes a la
tabla. Desplegamos el men de [Bordes] y hacemos
clic en [Todos los bordes].
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En la clase 2, mediante un paso a paso, aprendimos
a copiar y pegar datos. En esta clase conoceremos
qu es el [Portapapeles] y cmo funciona.
Como vimos anteriormente, dentro de la icha
[Inicio] de la cinta de opciones, el primer grupo que
encontramos se llama [Portapapeles]. En este se
ubican las herramientas [Pegar], [Cortar], [Copiar]
y [Copiar formato].
Como concepto general, el [Portapapeles] es una
carpeta temporal donde se almacena la informacin
que cortamos y copiamos en las diferentes
aplicaciones de Windows. En Excel, para acceder a
l, hacemos un clic en la lecha que se ubica en el
vrtice inferior derecho del grupo. El [Portapapeles]
se desplegar en una ventana a la izquierda de la
hoja de clculo. Posee una capacidad mxima de
24 elementos, que se van almacenando y listando
a medida que copiamos y cortamos contenido, ya
sean datos, imgenes, gricos, etctera. Una vez
que completamos los 24 elementos, empieza a
sobrescribirse. Dentro de la lista, podemos seleccionar
los elementos que deseemos pegar.
La ventana del [Portapapeles] posee tres botones:

[Pegar todo] pegar todos los elementos de la lista
en el lugar que seleccionemos.

[Borrar todo] eliminar los elementos de la lista.

[Opciones] despliega un men donde podemos
elegir distintas maneras de ver el [Portapapeles].
Si salimos de Excel sin borrar el contenido del
[Portapapeles], este continuar almacenando los
elementos copiados y podremos pegarlos en otros
programas de Ofice o al abrir Excel nuevamente.
Volviendo al grupo [Portapapeles] de la icha [Inicio],
hallamos una herramienta que an no conocemos:
el pincel de [Copiar formato]. Este pincel nos permite
tomar solo el formato de alguna celda, rango, ila
o columna, sin copiar el contenido. Es decir, si nos
ubicamos sobre una celda que tiene un formato que
queremos copiar (como el color, el tipo y tamao de
letra, los bordes y todo tipo de formato que posea),
con el mouse hacemos clic sobre este icono y luego
nos colocamos en la celda a la cual queremos dar el
formato; se copiar tal cual el formato de la celda
de origen sin modiicar el contenido.
El Portapapeles
Portapapeles. Sin importar desde qu programa de
Ofice copiemos un elemento, este se almacenar en
el [Portapapeles].
Aprenderemos a utilizar el [Portapapeles] para luego lograr
un mejor manejo de las opciones de pegado que brinda Excel.
Grupo [Portapapeles]. Este grupo nos permite
copiar y mover datos.
Para avanzar un poco ms, dentro de la herramienta
[Pegar], si hacemos un clic en la lecha inferior, se
desplegarn cuatro grupos de opciones de pegado
con diferentes posibilidades, segn el contenido que
hayamos copiado o cortado. Estas son: [Pegar],
[Pegar valores], [Otras opciones de pegado]
y [Pegado especial]. Veremos algunas de ellas
detalladamente en la gua visual y el paso a paso que
vienen a continuacin.
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GUA VISUAL
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#03
Opciones de pegado
Copiar, cortar y pegar son acciones que realizamos con frecuencia al trabajar
con Excel para evitar la reiteracin de tareas. Existen diferentes opciones
de pegado, y para acceder a ellas, hacemos clic en la lecha del botn [Pegar]
que se encuentra en el grupo [Portapapeles] de la icha [Inicio].
Mantener
formato de
origen: pega
el contenido y
el formato de la
celda de origen.
Formato de
frmulas y
nmeros: pega
la frmula y el
formato de la celda
seleccionada.
Frmulas:
solo pega la
frmula que
contiene la
celda, no el
formato.
Mantener ancho de
columnas de origen:
pega todo el contenido
de la celda de origen
y, tambin, el ancho
de columna.
Trasponer: invierte ilas
y columnas. Las celdas de
las ilas de origen pasan a
estar como columnas
y las columnas, como ilas.
Formato de valores y
origen: pega los valores
y el formato de nmero.
No se pegan las frmulas
ni las funciones.
Pegar: pega todo lo
que contiene la celda
de origen, incluidos
frmulas y formato.
Sin bordes: pega lo
que contenga la celda
seleccionada exceptuando
los bordes.
Valores: solo pega
los valores. Si copiamos
una celda donde hay
una frmula o una
funcin, solo nos
llevaremos el resultado.
Formato de valores
y nmeros: pega los
resultados de una frmula o
funcin y cualquier formato
que tenga aplicada la celda
de origen (no solo de
nmeros). No se pegan las
frmulas ni las funciones.
Imagen vinculada:
pega una imagen
que se encuentre
vinculada a la
celda de donde la
hayamos copiado.
Pegado especial...:
agrupa todas las
opciones en un
cuadro de dilogo y
algunas adicionales,
que podemos probar
seleccionndolas y
haciendo un clic en
[Aceptar].
Imagen: pega
una imagen
que hayamos
copiado desde
otra celda.
Pegar vnculo:
crea una referencia
o un vnculo hacia
la celda de origen,
de manera que si
hacemos un cambio
en la celda de origen,
tambin se har en la
celda vinculada.
Formato: solo
pega el formato
de las celdas, pero
no su contenido, al
igual que el pincel.
[Copiar formato].
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Nuestra
primera planilla #02
Aprenderemos a ingresar datos y a trabajar
con ellos en una planilla.
Herramientas
fundamentales
#03
Veremos cmo utilizar frmulas, administrar
hojas y pegar utilizando el portapapeles.
Diseo
y formato #04
Estudiaremos cmo mejorar el aspecto
de una planilla con varias herramientas.
Funciones
bsicas #05
Explicaremos qu son las funciones,
qu tipos existen y cmo aplicarlas.
#11
#12
Controles
y dilogos
Tablas
Listas, barras de desplazamiento, botones y
casillas de verificacin en nuestras planillas.
Aprenderemos a crear tablas, a usar
filtros y opciones para ordenarlas.
Grficos
#07
Aprenderemos a hacer distintos
tipos de grficos y a modificarlos
Filtrar
y ordenar #08
Veremos las herramientas de base de datos
como bsquedas, filtros y subtotales.
Clculos y formatos
condicionales #09
Conoceremos cmo aplicar estilos
y clculos si se cumplen ciertas reglas.
Funciones
especiales #10
Aprenderemos algunas funciones financieras
y a controlar errores en las frmulas.
#06
Funciones
avanzadas
Veremos funciones para trabajar con
fechas, horas, texto y condiciones.
#01
Primeros
pasos
Veremos para qu sirve Excel
y conoceremos la interfaz del programa.
Herramientas
de anlisis #18
Haremos anlisis de inversiones, mediremos
rentabilidad y compararemos resultados.
Manejo de archivos
y seguridad #19
Veremos cmo proteger un archivo
con contrasea de apertura y de edicin.
Secretos
de la impresin #20
Aprenderemos a configurar y personalizar
las caractersticas de la impresin.
#13
Tablas
dinmicas
Veremos cmo crear y modificar tablas
dinmicas, con distintos niveles de anlisis.
Ejercicios
prcticos #14
Aplicaremos todo lo aprendido hasta el
momento en dos proyectos especiales.
Grficos
avanzados #15
Veremos el uso de grficos dinmicos y
usaremos ilustraciones en las columnas.
Anlisis
y escenarios #16
Evaluaremos diferentes alternativas y
haremos anlisis de sensibilidad de variables.
Validacin
de datos #17
Validaremos datos por relacin de mayor,
menor o igual, por fecha y por frmulas.
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