SIG-Curs 10b 1

FACILITI DE
COMUNICARE
A SGBD ACCESS
SIG-Curs 10b 2
1. Comunicarea n mediul MS Office
2. Comunicarea cu alte sisteme de
gestiune a bazelor de date
3. Exploatarea aplicaiilor n reea
SIG-Curs 10b 3
SGBD Access permite legtura (schimb de
date n dublu sens) cu aplicaiile integrate ale
pachetului Office, dar i cu alte baze de date (fig.1):
Fig.1
SIG-Curs 10b 4
1. Comunicarea n mediul MS Office
1.1. Comunicarea cu MS Excel
1.2. Comunicarea cu MS Word
1.3. Comunicarea cu MS OutLook
SIG-Curs 10b 5

MS Access permite transfer de date cu toate
programele din pachetul MS Office, ceea ce sporete
performanele acestui sistem de gestiune a bazelor
de date.
Posibilitatea de stocare a obiectelor complexe
asigurat de SGBD Access permite o stocare i o
regsire mai facil a acestora.
SIG-Curs 10b 6
1.1. Comunicarea cu MS Excel
Una dintre cele mai utile comunicri este
stabilit cu MS Excel. n acest sens, Access poate
obine date din Excel i poate executa proceduri
existente n Excel din cadrul procedurilor proprii.
Cel mai simplu mod de comunicare este
importul/exportul de date, corelat cu analiza unei
serii de date din Access cu ajutorul indicatorilor
statistici din Excel.
SIG-Curs 10b 7
1.1.1. Importul datelor din MS Excel
Pentru importul datelor din Excel este necesar
ca foaia de calcul s ndeplineasc condiiile:
tabelul din foaia de calcul are o structur omogen
(aceleai cmpuri pe fiecare rnd);
datele de pe fiecare coloan (cmp) sunt de acelai
tip.
Pentru a realiza importul datelor din Excel se
procedeaz astfel:
1. Se deschide o baz de date.
2. Se activeaz fereastra Database.
3. Se aplic una din cele dou variante de lucru de
mai jos.
SIG-Curs 10b 8
Utilizarea meniului principal File (fig.2):
Se alege opiunea Get External Data (Preluare
date externe).
Se selecteaz opiunea Import.
Se selecteaz tipul fiierului (.xls) i locaia unde se
afl acesta.
Se urmeaz n secven operaiile indicate de com-
ponenta expert pentru import n casetele Import
Spreadsheet Wizard (fig.3).
Utilizarea ferestrei Database:
Se alege opiunea New.
Se selecteaz opiunea Import.
Se urmeaz apoi paii din varianta anterioar.
SIG-Curs 10b 9
Fig.2
SIG-Curs 10b 10
Fig.3
SIG-Curs 10b 11
Indiferent de varianta de lucru, rezultatul
operaiilor de import va fi crearea unei tabele care va
avea structura foii de calcul din Excel i va conine
datele din aceasta.
Cmpurile tabelei vor avea denumirile coloa-
nelor din foaia de calcul sau denumirea indicat de
utilizator.
Datele tabelei vor fi cele din foaia de calcul,
conform structurii acesteia. Celulele importate trebuie
s conin valori, deoarece celulele ce conin formule
sunt importate cu valori nule.
n operaiile de import pot fi implicate doar o
parte sau toate datele dintr-o foaie de calcul.
SIG-Curs 10b 12
Datele importate din Excel pot fi i anexate la
un tabel existent, dac titlurile coloanelor foii de
calcul corespund numelor cmpurilor tabelului.
Access ncearc s asocieze tipuri de date corespun-
ztoare cmpurilor importate; cu toate acestea
trebuie verificate cmpurile pentru a fi setate cu tipul
de dat dorit.
Exemplu:
Importul datelor dintr-o foaie de calcul Excel cu
situaia mediilor studenilor ntr-o tabel dintr-o baz
de date Access.
Tabela rezultat este denumit Foaie1 (fig.4)
pentru a ilustra corespondena cu fiierul Excel.
SIG-Curs 10b 13
Fig.4
Cmpul ID este ataat automat pentru generarea
cheii primare. Celelalte cmpuri corespund structurii
foii de calcul i au valorile corespunztoare acestora.
SIG-Curs 10b 14
1.1.2. Legarea la o foaie de calcul Excel
Legarea la o surs de date (foaie de calcul) se
poate utiliza n locul importului de date.
Prin legare, datele din foaia de calcul nu sunt
importate ntr-o tabel Access, ci referite de aceasta,
fapt care implic propagarea n tabela Access a
oricror modificri efectuate n fiierul din Excel.
Pentru a efectua o asemenea legtur ntre date
se procedeaz astfel:
1. Se deschide o baz de date.
2. Se activeaz fereastra Database.
3. Se activeaz meniul principal File.
SIG-Curs 10b 15
4. Se alege opiunea Get External Data.
5. Se selecteaz opiunea Link Tables.
6. Se selecteaz tipul fiierului (.xls) cu care se reali-
zeaz legarea i locaia unde se afl acesta.
7. Se urmeaz secvena de operaii generate de com-
ponenta expert pentru operaia de legare (Link
Spreadsheet Wizard).
n cazul legrii cu o surs de date aflat ntr-o
reea, pentru referirea fiierului este recomandat utili-
zarea conveniei universale de denumire a fiierelor
folosind sintaxa:
\ server\ partajare\ cale\ nume_fiier
SIG-Curs 10b 16
1.1.3. Exportul datelor ctre MS Excel
Exportul datelor ctre o foaie de calcul din
Excel reprezint o alt operaie frecvent realizat.
Exportul se poate realiza ctre versiunile Excel
3.0, 4.0, 5.0, 7.0/95, 8.0/97, 9.0/2000, 10.0/Excel
2002 i Excel 2003.
Pentru a realiza exportul de date dintr-o tabel
Access ntr-o foaie de calcul, se urmeaz secvena de
pai (fig.5):
1. Se deschide baza de date din care se efectueaz
exportul.
2. Se activeaz fereastra Database.
SIG-Curs 10b 17
Fig.5
SIG-Curs 10b 18
3. Se selecteaz obiectul dorit, iar dac se va efectua
un export parial, se deschide tabela i se selectea-
z liniile din tabel ce vor fi exportate.
4. Se activeaz meniul File.
5. Se alege opiunea Export.
6. n caseta de dialog Export Table se selecteaz
tipul fiierului care va rezulta n urma exportului
(MS Excel 5-7 sau MS Excel 97-2002), locaia sa
i se tasteaz numele fiierului; n cazul unui ex-
port parial, cnd au fost selectate numai anumite
linii ale tabelei, se alege opiunea Save selection
(Salvare selecie) i apoi All records (Toate nre-
gistrrile).
SIG-Curs 10b 19
Exemplu:
Exportul datelor din tabela Access Parteneri ntr-o
foaie de calcul cu aceeai denumire.
Se obine fiierul Excel Parteneri.xls (fig.6).
Pentru exportul parial al datelor dintr-o tabel
Access ntr-o foaie de calcul se procedeaz astfel:
1. Se deschide baza de date.
2. Se deschide tabela dorit.
3. Se selecteaz datele care urmeaz a fi exportate.
4. Din meniul principal Tools se alege Office Link
(fig.7).
5. Se selecteaz opiunea Analyze it with Microsoft
Excel.
SIG-Curs 10b 20
Fig.6
SIG-Curs 10b 21
Fig.7
SIG-Curs 10b 22
Exemplu:
Exportul parial al datelor din tabela Furnizori ntr-
o foaie de calcul cu aceeai denumire.
Se obine fiierul Excel Furnizori.xls (fig.7).
Access permite comunicarea (pentru realizarea
operaiilor de import/export) i cu alte sisteme care
administreaz foi de calcul (ex. Lotus) n aceleai
condiii ca i cele prezentate pentru Excel.
SIG-Curs 10b 23
1.2. Comunicarea cu MS Word
n Access se pot importa date de tip text prin
preluarea dintr-un fiier text delimitat sau cu lungime
fix. Un astfel de fiier poate fi creat n Word i salvat
ca fiier text.
SIG-Curs 10b 24
1.2.1. Preluarea datelor dintr-un fiier text
Pentru preluarea/legarea datelor dintr-un fiier
text ntr-o tabel Access, se procedeaz astfel:
1. Se deschide baza de date.
2. Din meniul principal File se alege Get external
Data.
3. Se selecteaz opiunea Import sau Link Tables.
4. n caseta de dialog Import se selecteaz tipul fi-
ierului text (*.txt; *.csv; *.tab; *asc), locaia i
numele fiierului dorit.
5. Se urmeaz paii indicai de componenta expert
Wizard pentru importul fiierelor text (Import
Text File Wizard).
SIG-Curs 10b 25
1.2.2. Exportul obiectelor ntr-un fiier Word
Din MS Access se poate exporta orice tip de
obiect n Word pentru a beneficia de o prezentare mai
bun (tabele, rapoarte etc.).
Pentru a realiza exportul din MS Access n
Word se procedeaz astfel:
1. Se deschide baza de date.
2. Se selecteaz obiectul dorit.
3. Din meniul File se alege opiunea Export.
4. n caseta de dialog Export se indic tipul fiieru-
lui (Text File - fiier text sau Rich Text File - fi-
ier text mbuntit) i locaia acestuia.
SIG-Curs 10b 26
Se tasteaz un nume pentru fiierul text sau se
confirm meninerea denumirii obiectului din baza
de date Access.
n acest mod se genereaz un fiier text care
poate fi apoi prelucrat n MS Word.
O alt modalitate de export ntr-un fiier Word
este urmtoarea (fig.8):
1. Se deschide baza de date.
2. Se selecteaz obiectul dorit; n cazul unui export
parial, se selecteaz zona de date implicat n ope-
raia de export.
3. Din meniul principal Tools se alege Office Links.
SIG-Curs 10b 27
Fig.8
SIG-Curs 10b 28
4. Se selecteaz opiunea Publish it with MS Word,
care activeaz MS Word, genereaz un fiier do-
cument cu acelai nume ca cel al obiectului din
Access i care conine datele acestuia, ce pot fi, n
continuare, supuse prelucrrii.
Exemplu:
Exportul total al datelor din tabela Micri stoc din
Access ntr-un fiier document din Word, cu aceeai
denumire (fig.9).
SIG-Curs 10b 29
Fig.9
SIG-Curs 10b 30
1.2.3. mbinarea datelor din Word cu datele
dintr-o baz de date Access
Comunicarea MS Access cu MS Word se poate
realiza i n sensul mbinrii datelor din Word cu cele
dintr-o baz de date Access.
n acest scop, din meniul principal Tools se
alege Office Links i apoi se selecteaz opiunea
Merge it with Microsoft Word.
SIG-Curs 10b 31
1.3. Comunicarea cu MS OutLook
Din Access se poate realiza o comunicare cu
MS OutLook fie pentru a importa date, fie pentru a
realiza legturi cu folderul din Outlook i a crea
etichete sau coresponden, prin mbinarea datelor cu
cele din Word. Se utilizeaz n acest caz componenta
expert Exchange/Outlook.
Pentru importul datelor din Outlook se aplic
urmtorii pai:
1. Se deschide baza de date.
2. Din meniul principal File se alege Get external
Data (Preluare date externe).
SIG-Curs 10b 32
3. Se selecteaz opiunea Import (pentru importul
datelor) sau Link Tables (pentru legarea datelor).
4. n caseta de dialog Import se selecteaz tipul fi-
ierelor Outlook, locaia i numele fiierului dorit.
5. Se urmeaz paii indicai de componenta expert
Wizard pentru importul fiierelor Outlook.
SIG-Curs 10b 33
2. Comunicarea cu alte sisteme de
gestiune a bazelor de date
SIG-Curs 10b 34
SGBD Access 2003 permite comunicarea cu
alte baze de date, dup cum este ilustrat n tabelul:
SGBD Versiune
Baze de date Access 2.0, 7.0/95, 8.0/97, Access 2000, 2002
dBase III, IV, 5, 7 (Necesit Borland
Database Engine 4.x sau mai recent.
Driverele actualizate pot fi disponi-
bile n Microsoft Technical Support)
Tabele SQL,
MS Visual FoxPro,
programe i baze de
date ce accept proto-
colul ODBC
Visual FoxPro 3.0, 5.0, 6.x
Drivere ODBC (Open DataBase
Connectivity)
SIG-Curs 10b 35
2.1. Importul din alte baze de date
n cazul unui import realizat ntre baze de date
Access, se poate transfera orice tip de obiecte dintr-o
baz n alta.
n cazul comunicrii cu alte SGBD-uri este
asigurat compatibilitatea cu datele, respectiv, se pot
importa date n tabelele bazei de date Access.
Pentru a importa date din alte baze de date n
Access se parcurg urmtorii pai:
1. Se deschide baza de date Access.
2. Din meniul principal File se alege Get external
Data.
SIG-Curs 10b 36
3. Se selecteaz opiunea Import sau Link Tables.
4. n caseta de dialog Import sau Link se selecteaz
tipul fiierelor:
baze de date MS Access (*.mdb; *.adp; *.mda;
*.mde; *.ade);
baze de date dBase (*.dbf, *.cdx etc.);
baze de date Paradox (*.db*).
5. Se alege locaia unde se afl fiierul (unitatea i
folderul).
6. Se selecteaz numele bazei de date din care se
realizeaz importul sau cu care se efectueaz lega-
garea datelor.
7. La importul tabelelor, se poate opta fie pentru
SIG-Curs 10b 37
importul integral al datelor, fie numai pentru struc-
tura tabelelor (cu secvena Options /Import Table/
Definition Only)
Exemplu:
Importul obiectelor de tip tabel dintr-o baz de
date MS Access (fig.10).
Dac sursa de date este o baz de date ODBC,
pentru import se execut urmtorii pai:
1. Se deschide baza de date Access.
2. Din meniul principal File se alege Get external
Data.
3. Se selecteaz opiunea Import sau Link Tables.
SIG-Curs 10b 38
4. n caseta de dialog Import sau Link se selecteaz
tipul fiierelor - baze de date ODBC.
5. Se selecteaz sursa de date din lista driverelor
ODBC instalate pe calculator, prin acionarea bu-
tonului File Data Sources (Surs de date fiier)
sau Machine Data Sources (Surs de date mai-
n) (fig.11).
6. Pentru a defini o surs de date nou pentru oricare
driver ODBC instalat, se acioneaz butonul New
i se execut secvena de operaii din caseta de
dialog Create New Data Source (Creare surs
nou de date).
SIG-Curs 10b 39
Fig.11
SIG-Curs 10b 40
7. Dac sursa de date selectat solicit conectare, se
urmeaz procesul de identificare a utilizatorului
(introducerea identificatorului i parolei).
8. Se selecteaz fiecare tabel care urmeaz s fie
importat sau legat.
SIG-Curs 10b 41
2.2. Exportul spre alte baze de date
n cazul unui export realizat ntre baze de date
Access, se poate transfera orice tip de obiecte dintr-o
baz n alta.
n cazul comunicrii cu alte SGBD-uri este
asigurat compatibilitatea cu datele, respectiv, se pot
exporta date din tabelele bazei de date Access.
Pentru a exporta date din Access spre alte baze
de date se parcurg urmtorii pai:
1. Se deschide baza de date Access.
2. Se selecteaz obiectul dorit (tabel sau interogare).
3. Din meniul principal File se alege Export.
SIG-Curs 10b 42
4. n caseta de dialog Export... se selecteaz tipul de
baz de date n care se efectueaz exportul.
5. Se introduce un nume pentru fiierul rezultat din
export i se acioneaz butonul Export.
6. Se poate opta, n funcie de necesiti, pentru a
exporta numai structura datelor (Definition Only)
sau pentru un export total (Definition and Data)
(fig.12).
n cazul unui export ntr-o baz de date ODBC,
este solicitat conectarea la sursa de date ODBC, ceea
ce implic introducerea datelor de autentificare
(identificator i parol), preluate de la administratorul
bazei de date.
SIG-Curs 10b 43
Fig.12
SIG-Curs 10b 44
3. Exploatarea aplicaiilor n reea
SIG-Curs 10b 45
Facilitile de comunicare oferite de SGBD
Access permit o exploatare eficient a aplicaiilor n
reea prin implementarea tehnicii front-end/back-end.
Aplicaiile pot utiliza datele stocate pe serverul
reelei, ntr-o baz de date Access sau sub o alt form
compatibil cu SGBD Access. Pe staiile de lucru vor
fi stocate celelalte obiecte ale aplicaiei (interogri,
formulare, rapoarte, module) i legturile ctre baza
de date/fiierele aflate pe server.
Se asigur astfel accesul tuturor utilizatorilor la
aceleai date, fr ca staiile de lucru s fie ncrcate
cu baza complet.
SIG-Curs 10b 46
O astfel de soluie permite i o administrare mai
eficient a resurselor reelei, precum i o reducere a
traficului din reea.