Sunteți pe pagina 1din 46

MANUALUL CALITII

Partea a 2-a
AUDITUL LINIA
ACADEMIC
2
CUPRINS
Partea a 2-a........................................................................................................................................................................... 1
AUDITUL LINIA ACADEMIC........................................................................................................................................ 1
Metodologia de realizare a auditului intern linia academic !n Uni"er#itatea de $e#t din Timi%oara.......&
1'()iecti"ele %i mi#iunea D'E'A'C' !n materie de audit intern ................................................................................. *
2' Cadrul normati" ............................................................................................................................................................... +
,' Atri)u-iile D'E'A'C' !n materie de audit intern .......................................................................................................... +
&' Eta.ele mi#iunilor de audit .u)lic intern %i documentele a/erente ace#tora..................................................0
A.Pregtirea misiunii de audit intern.............................................................................................................................. 8
A1. Iniierea auditului presupune ntocmirea urmtoarelor documente...............................................................9
A2. Colectarea i prelucrarea informaiilor ............................................................................................................. 10
A3. Identificarea i analiza riscurilor ...................................................................................................................... 11
A4. la!orarea pro"ramului de audit ...................................................................................................................... 13
A#. $esc%iderea inter&eniei la faa locului ........................................................................................................... 14
B. Intervenia la faa locului (munca de teren) ........................................................................................................... 15
'1. Colectarea do&ezilor ........................................................................................................................................... 1(
'2. )edina de nc%idere .......................................................................................................................................... 1(
C.Raortul de audit u!lic intern ................................................................................................................................. 1"
C1. la!orarea *roiectului de audit intern .............................................................................................................. 1+
C2. ,ransmiterea proiectului de raport de audit intern ......................................................................................... 1+
C3. -euniunea de conciliere .................................................................................................................................... 1.
C4. la!orarea -aportului de audit intern /Ane0a 101 .......................................................................................... 1.
C#. $ifuzarea raportului de audit pu!lic intern ...................................................................................................... 19
C(. Ar%i&area ............................................................................................................................................................. 19
ANE1E ................................................................................................................................................................................. 22
Decizia .ri"ind ini-ierea .roce#ului de audit .u)lic intern ..................................................................................... 22
Declara-ia de inde.enden- ............................................................................................................................................ 21
Noti/icarea .ri"ind declan%area mi#iunii de audit intern ........................................................................................ 22
3olicitarea documentelor ................................................................................................................................................ 2,
Colectarea in/orma-iilor ................................................................................................................................................... 2&
Minuta %edin-ei de de#c4idere ....................................................................................................................................... 25
3
Li#t de "eri/icare ............................................................................................................................................................. 2+
Minuta %edin-ei de !nc4idere .......................................................................................................................................... 20
6a.ort de necon/ormitate' .............................................................................................................................................. 27
6a.ort de audit intern ...................................................................................................................................................... ,2
6a.ort anual de e"aluare intern a calit-ii ................................................................................................................ ,,
Prodedura o.era-ional .ri"ind .roce#ul de audit intern ...................................................................................... ,0
Metodologia de realizare a auditului iter liia a!ade"i!# $ Ui%er&itatea de
'e&t di Ti"i(oara
Prea")ul
Activitatea de audit este o activitate complex i dinamic ce vizeaz adaptarea permanent a
instituiilor i entitilor economice la schimbrile aprute n mediul n care funcioneaz, precum i
efectuarea unor studii tematice n vederea perfecionrii activitii i creterii gradului de
profesionalism.
copul auditului intern este de a acorda asisten structurilor auditate pentru ndeplinirea
responsabilitilor ce le revin, prin intermediul politicilor i procedurilor menite s sporeasc
eficiena activitii.
!ecomandrile i concluziile auditorilor, elaborate n urma activitii de audit intern, sunt
opionale pentru entitile organizatorice din "niversitatea de #est din $imioara %".#.$.& i
persoanele implicate dar, n virtutea bunelor practici, se ofer explicaii pentru neimplementarea
acestora.
'isiunea de audit intern n cadrul ".#.$. revine (epartamentului pentru )valuarea i
Asigurarea *alitii %(.).A.*.& care, prin structurile %*.).A.*.& i auditorii si, evalueaz
eficacitatea i performana n implementarea politicilor, programelor i a procedurilor, oferind
recomandri n vederea mbuntirii continue a acestora.
!ezultatele auditului intern i recomandrile sunt transmise structurilor auditate i +iroului
enatului ".#.$. care are abilitatea de a impune soluii n vederea perfecionrii activitii.
'etodologia se poate aplica la nevoie oricrei structuri academice ale ".#.$.
*)ie!ti%ele auditului iter &ut ur"#toarele,
a& evaluarea obiectiv i consilierea, destinate mbuntirii sistemelor de conducere i
perfecionarea activitilor n cadrul "#$-
b& spri.inirea ndeplinirii obiectivelor strategice ale ".#.$. printr/o abordare sistematic i
metodic, prin care se evalueaz i se mbuntete eficacitatea sistemului de conducere bazat pe
gestiunea riscului, a controlului i a proceselor administrrii.
Auditul intern i controlul intern sunt activiti complementare.
Controlul intern nu se organizeaz ca un compatiment distinct n cadrul ".#.$., el
regsindu/se n structura fiecrei funcii a managementului, a fiecrei activiti i este n
responsabiltatea fiecrui anga.at.
Auditul intern, spre deosebire de controlul intern, se organizeaz ca structur distinct n
subordinea conducerii "#$.
*aracteristicile celor dou tipuri de activiti sunt redate n Tabelul nr.1.
Cara!teri&ti!ile auditului (i !otrolului iter
Ta)elul r.+
Nr.
!rt.
Do"eii de
re,eri-#
Auditul iter Cotrolul iter
0. Statutul
Auditul intern face parte din
sistemul de management i control
intern, dar este componenta de
evaluare a acestuia
e constituie n cadrul organizaiei
sub forma unui sistem de management
i control intern
2. .ee,i!iarii
'anagementul general i
managementul de linie
Anga.aii, managementul de linie i
managementul general
3. *)ie!ti%ele
tabilite de echipa de auditori i
supervizate de directorul (.).A.*.
tabilite prin planul anual de control
aprobat de management
1.
Do"eiul de
a/li!are
$oate domeniile entitii sunt
activiti auditabile
2n conformitate cu planul de control i
necesitile managementului
3. Periodi!itatea
Activitate permanent i planificat,
respectiv toate domeniile sau
activitile sunt auditate cel puin o
dat la trei ani
Activitate periodic n funcie de
evoluia riscurilor
4. S!o/ul a!-iuii
Asigurare rezonabil a conformitii
activitilor auditate i5sau a
eficacitii derulrii acestora
6nstrumenteaz o neregul, abatere,
disfunciune sau chiar iregularitate
prin verificarea cadrului normativ i
procedural
7.
Modul de
orgaizare
e organizeaz sub forma unui
compartiment de audit intern
constituit din 2/3 persoane
Activitile de control se disipeaz pe
fluxul proceselor
8. Modul de lu!ru
'etodologie specific standardizat,
comun tuturor misiunilor de audit
$ehnicile i instrumentele de control
difer de la o aciune la alta
9.
Modul de
,ializare
*onstatrile i recomandrile
auditorilor interni se materializeaz
ntr/un Raport de audit
*ontrolul stabilete dimensiunile
abaterilor constatate, ale neregulilor
i5sau persoanelor rspunztoare, n
baza unui Proces verbal de control
0:.
Co&tat#ri0
re!o"ad#ri (i
!o!luzii
!ecomandrile i concluziile
auditorilor sunt opionale pentru
management, dar buna practic cere
explicaii pentru neimplementare
*onstatrile i concluziile controlului
trebuie acceptate, dac nu sunt
contestate sau dup caz, dac rm;n
definitive
00. Rezultatele
<fer o imagine rezonabil
managementului general, prin
identificarea punctelor tari i a
punctelor slabe cu privire la modul
de funcionare a entitilor
constitutive
tabilete dimensiunea neregulilor,
respectiv responsabilitile privind
nerespectarea cadrului normativ i
procedural
+.*)ie!ti%ele (i "i&iuea D.E.A.C. $ "aterie de audit iter
=otrivit legii, compartimentele de audit intern, din cadrul entitilor publice, efectueaz
misiuni de verificri i consiliere pentru evaluarea sistemului managerial din cadrul acestora,
urmrind conformitatea cu cadrul legal, precum i desfurarea unor activiti performante.
2n materie de audit intern, obiectivul (.).A.*. este acela de a spri.ini managementul ".#.$.,
la nivel general i n structurile sale, prin intermediul opiniilor i recomandrilor formulate, n
vederea,
/ gestionrii riscurilor manageriale-
/ perfecionrii calitii managementului-
/ aplicarea i mbuntirea procedurilor.
Misiunea (.).A.*. este aceea de a audita, prin structurile sale, calitatea managementului n
cadrul ".#.$. n scopul evalurii eficienei i performanei structurilor fucionale n implementarea
politicilor, programelor i aciunilor n vederea mbuntirii continue a acestora.
Derularea actvitii de audit intern se poate realiza de ctre Serviciul permanent al D.E.A.C.,
de ctre membrii C.E.A.C. de la nivelul facultilor, respectiv de ctre auditori cooptai pentru
misiuni tematice.
2. Cadrul or"ati%
*adrul normativ n baza cruia se desfoar misiunile de audit public intern, cuprinde,
/ <'>= nr. 3852::3 pentru aprobarea ?ormelor generale privind exercitarea activitii de
audit public intern-
/ <'>= nr. 13252::1 pentru modificarea i completarea ?ormelor generale privind
exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin <'>= nr. 3852::3-
/ <'>= nr. 23252::1 pentru aprobarea *odului privind conduita etic a auditorului intern-
/ tandardul de calitate 6<,9::0,2::8-
/ tandardul de calitate 6<,9:::,2::4-
/ tandardul de calitate 6<,09:00,2::3.
1. Atri)u-iile D.E.A.C. $ "aterie de audit iter
2n conformitate cu prevederile legale, (.).A.*, prin structurile sale de la nivelul facultilor
i al sediului permanent, are urmtoarele atribuii cu privire la auditul intern n cadrul ".#.$.,
a& elaboreaz Metodoloia de realizare a auditului intern !n "niversitatea de #est din
Timi$oara. *adrul metodologic se elaboreaz n conformitate cu ?ormele generale referitoare le
exercitarea auditului public intern.
b% Elaboreaz documentele de &undamentare ale auditului intern'
b0& Proiectul planului anual de audit public intern
b2& Re&eratul de (usti&icare nsoete proiectul planului anual de audit public intern i are
scopul de a preciza modul n care sunt selectate misiunile de audit cuprinse in plan.
b3& Structura planului de audit public intern cuprinde' scopul aciunii de auditare,
obiectivele, identificarea sau descrierea activitii sau operaiunii supuse auditului, durata misiunii
de audit, numrul de auditori antrenai n aciunea de auditare.
b1& Actualizarea planului de audit public intern se face n funcie de modificrile legislative
sau organizatorice care schimb gradul de semnificaie a auditrii anumitor operaiuni, activiti sau
aciuni. e realizeaz prin ntocmirea unui referat de modificare a planului de audit public intern,
aprobat de !ectorul ".#.$.
c% E&ectueaz activit)i de audit intern pentru a evalua dac sistemele de manaement sunt
transparente $i sunt con&orme cu normele de lealitate, reularitate, economicitate, e&icien) $i
e&icacitate.
d% Elaboreaz Raportul anual al activit)ii de audit intern.
!apoartele anuale privind activitatea de audit intern cuprind principalele constatri, concluzii
i recomandri rezultate din activitatea de audit, progresele nregistrate prin implementarea
recomandrilor, eventualele nereguli sau pre.udicii constatate n timpul misiunilor de audit public
intern.
e% Constatrile sunt transmise, operativ, conducerii "#T.
2n situaia n care, n timpul misiunilor de audit public intern, se constat abateri de la
regulile procedurale i metodologice, respectiv de la prevederile legale, aplicabile structurii,
activitii sau operaiunii auditate, auditorii interni ntiineaz conducerea "#$.
f& #eri&ic respectarea normelor, instruc)iunilor, precum $i a conduitei etice !n cadrul
compartimentelor de audit intern din entitile publice subordonate, aflate n coordonare sau sub
autoritate.
2. Eta/ele "i&iuilor de audit /u)li! iter (i do!u"etele a,erete a!e&tora
A.Preg#tirea "i&iuii de audit iter
Auditul intern @ linia academic se deruleaz ntre 03/30 ianuarie pentru anul precedent. e
realizeaz de ctre *)A*/ul fiecrei faculti sub supervizarea ()A*.
A1. Iniierea auditului presupune ntocmirea urmtoarelor documente ,
Decizia privind ini)ierea procesului de audit public intern %Ane*a 1& este documentul
ntocmit de conducerea ".#.$., pe baza planului anual de audit public intern aprobat de !ectorul
".#.$. Decizia repartizeaz sarcinile de serviciu auditorilor interni, astfel nc;t acetia s poat
demara misiunea de audit.
Declara)ia de independen) %Ane*a +%
6ndependena auditorilor interni, selectai pentru realizarea unei misiuni de audit public
intern, trebuie declarat. 2n acest sens, fiecare auditor intern ntocmete o declaraie de
independen, semnat n faa directorului (.).A.*.
2n conformitate cu prevederile legislative, n vederea desemnrii auditorilor interni pentru
efectuarea misiunii de audit intern vor fi verificate incompatibilitile personale ale acestora. Astfel,
un auditor nu va fi desemnat acolo unde exist incompatibiliti personale, doar dac repartizarea lui
este imperios necesar, fiind furnizat n acest sens o .ustificare din partea directorului (.).A.*.
(ac n timpul efecturii misiunii de audit apare o incompatibilitate, real sau presupus,
auditorii sunt obligai s informeze de urgen conducerea.
,oti&icarea privind declan$area misiunii de audit public intern
Aa cum prevede legislaia n domeniu, (.).A.*., prin *.).A.*. i prin auditorii si noti&ic
entitatea5structura auditat cu 03 zile nainte declanarea misiunii de audit public intern, despre
scopul, principalele obiective, durata acesteia, precum i despre faptul c pe parcursul misiunii vor
avea loc intervenii la faa locului al cror program va fi stabilit ulterior, de comun acord.
copul notificrii entitii auditate despre declanarea misiunii de audit intern este de a
asigura nceperea misiunii la data stabilit prin plan i desfurarea corespunztoare a acesteia. 2n
acelai timp, notificarea ofer posibilitatea entitii auditate s obin o am;nare5suspendare a
nceperii misiunii de audit dac exist motive ntemeiate n acest sens.
,oti&icarea privind declan$area misiunii de audit intern -Ane*a .% trebuie s cuprind,
/ domeniul i sfera entitii auditate-
/ informaii cu privire la scopul misiunii de audit intern-
/ principalele obiective stabilite n vederea auditrii-
/ perioada de derulare a misiunii de audit intern-
/ informarea cu privire la interveniile la faa locului care vor avea loc pe parcursul misiunii de
audit intern i al cror program va fi stabilit ulterior-
/ solicitarea de date, informaii i documente.
A2. Colectarea i prelucrarea informaiilor
=rocedura de colectare i prelucrare a informaiilor reprezint faza de procurare a
documentelor necesare, de culegere a informaiilor utile i pertinente n vederea realizrii analizei
riscurilor entitii auditate. Aceast procedur vine n spri.inul auditorilor pentru a se familiariza cu
entitatea auditat i contribuie la cunoaterea domeniului auditabil. 2n acest scop, echipa de auditori
solicit entitii auditate, pe baz de adres, documentele care ofer informaii generale despre
instituia auditat, conform machetei din Ane*a /.
Colectarea informaiilor
2n aceast etap, conform prevederilor legale, auditorii interni solicit i colecteaz
informaii cu caracter general despre entitatea 5 structura auditat. Aceste informaii trebuie s fie
pertinente i utile pentru a atinge urmtoarele obiective,
/ identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socio/economic n care
entitatea 5structura auditat i desfoar activitatea-
/ cunoaterea organizrii entitii 5structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru i a diferitelor
nivele de administrare, conform organigramei-
/ identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii 5structurii auditate i ale sistemelor sale
de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe-
/ identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ-
/ identificarea informaiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului i a
selecionrii tehnicilor de investigare adecvate.
Prelucrarea informaiilor
2n aceast etap auditorii interni realizeaz un studiu preliminar pentru prelucrarea de
informaii, fr o verificare detaliat a activitilor ce urmeaz a fi auditate, ceea ce include,
/ studiul documentelor obinute n scopul obinerii unei priviri de ansamblu asupra
operaiunilor auditabile i pentru stabilirea modului n care este organizat auditatul-
/ stadiul realizrii procedurilor operaionale de lucru-
/ ntocmirea de chestionare de control intern, care conin ntrebri despre diferitele obiective i
component ale sistemului de control intern-
/ testarea limitat a sistemului pentru a obine o nelegere iniial, general a gradului de
eficien n operarea sistemelor i funcionarea controlului intern.
*onform prevederilor legislative, prelucrarea in&orma)iilor const n,
/ analiza entitii 5structurii auditate i activitii sale %organigrama, regulamente de
funcionare, fiele posturilor, proceduri&-
/ analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit public
intern-
/ analiza implementrii rezultatelor auditurilor precedente-
/ analiza informaiilor externe referitoare la entitatea 5structura auditat.
Analiza documentelor puse la dispoziia auditorilor de ctre entitatea 5structura auditat se
finalizeaz prin ntocmirea formularului Colectarea in&orma)iilor redat n Ane*a 0.
A3. Identificarea i analiza riscurilor
Categorii de riscuri'
/ riscuri de oranizare %neformalizarea procedurilor&, lipsa regulamentelor, a procedurilor, a
strategiei, a planurilor operaionale, a indicatorilor de referin, imposibilitatea identificrii
unor responsabiliti precise- insuficienta organizare a resurselor umane- documentaia
insuficient, neactualizat-
/ riscuri opera)ionale, nenregistrarea datelor- arhivare necorespunztoare a documentelor-
lipsa unui control asupra operaiilor cu risc ridicat-
/ riscuri enerate de schimbrile legislative, structurale, manageriale etc.
Componentele riscului sunt,
/ probabilitatea de apariie-
/ nivelul impactului, respectiv gravitatea consecinelor i durata acestora.
Scopul analizei riscurilor
Analiza riscului reprezint o etap ma.or n procesul de audit public intern, care are drept
scop,
/ identificarea punctelor slabe ale activitii din entitatea5structura auditat-
/ identificarea posibilitilor de prevenire, eliminare, minimizare a riscurilor prin soluiile
oferite n urma auditului-
/ evaluarea rezultatelor n urma implementrii recomandrilor echipei de audit.
Fazele analizei riscurilor sunt urmtoarele,
/ analiza activitii entitii5structurii auditate-
/ identificarea i evaluarea riscurilor inerente, verificarea aplicrii recomandrilor anterioare-
/ evaluarea punctelor slabe, cuantificarea i mprirea lor pe clase de risc.
Auditorii interni trebuie s implice n procesul de identificare i evaluare a riscurilor
semnificative i pe cele depistate n cursul altor misiuni.
Msurarea riscurilor
'surarea riscurilor depinde de probabilitatea de apariie a riscului i de gravitatea
consecinelor evenimentului. =entru realizarea msurrii riscurilor se utilizeaz drept instrumente de
msurare, criteriile de apreciere.
Procedura de analiza riscurilor implic parcurgerea urmtorilor pai,
6dentificarea obiectelor auditabile
1denti&icarea obiectelor auditabile se realizeaz prin detalierea fiecrei activiti n operaii
successive, descriind procesul de la iniiere p;n la realizarea i nregistrarea acestora.
6dentificarea obiectelor auditabile se realizeaz n 3 etape,
0. detalierea fiecrei activiti n operaiuni succesive descriind procesul de la realizare a
acestei activiti p;n la nregistrarea ei %circuitul auditului&-
2. definirea pentru fiecare operaiune n parte a condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc
din punct de vedere al controalelor specifice i al riscurilor aferente %care trebuie s fie
evitate&-
3. determinarea modalitilor de funcionare necesare pentru ca entitatea s ating obiectivul i
s elimine riscul.
=e baza evalurii de mai sus, auditorii interni stabilesc 2ista centralizatoare a obiectelor
auditabile, care definete sub toate aspectele domeniul auditat, activitile5operaiunile elementare,
caracteristicile specifice i riscurile asociate, constituind suportul analizei riscurilor.
6dentificarea riscurilor asociate obiectelor auditabile se realizeaz prin analiza activitilor
i5sau operaiilor cuprinse n 2ista centralizatoare a obiectelor auditabile la care se ataeaz
riscurile asociate acestora, coroborate cu funcionalitatea activitilor de control.
Riscurile pot fi identificate at;t la nivelul organizaiei, din strategia general a acesteia, dar i
la nivelul proceselor i activitilor operaionale, prin analize succesive.
Aceast faz se finalizeaz prin elaborarea documentului 1denti&icarea riscurilor, prin
ataarea riscurilor identificate obiectelor auditabile stabilite n 2ista centralizatoare a obiectelor
auditabile.
tabilirea criteriilor de analiz a riscului
e realizeaz prin stabilirea factorilor, ponderilor i nivelurilor de apreciere a riscurilor.
?ormele generale privind exercitarea activitii de audit intern prevd utilizarea urmtoarelor
criterii pentru analiza riscurilor, aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativ i aprecierea
calitativ.
)laborarea chestionarului de luare la cunotin
*3estionarul de luare la cuno$tin) se adreseaz managementului de la toate nivelele n
vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile
formulate i rspunsurile primate, existena i funcionalitatea sistemului de control intern. (e
regul, se recomand s se adreseze una sau mai multe ntrebri cu privire la fiecare risc pe care l/au
identificat auditorii n faza de 1denti&icare a riscurilor.
6erarhizarea obiectelor auditabile pe baza analizei riscurilor
(ocumentul Tabelul punctelor tari $i punctelor slabe prezint sintetic rezultatul evalurii
fiecrei activiti5operaiuni5teme analizate i permite ierarhizarea riscurilor n scopul orientrii
activitii de audit public intern, respectiv stabilirea tematicii n detaliu.
$abelul prezint rezultatele analizei riscurilor %domeniile5obiectele auditabile, obiectivele
specifice, riscuri, indicatori i indici& i comentariile auditorului intern, conform formularului
prevzut de legislaia n vigoare.
)laborarea detaliat a tematicii
Acest document se realizeaz prin selectarea obiectelor auditabile, pornind de la Tabelul
punctelor tari $i punctelor slabe, care au fost evaluate ca fiind puncte slabe i care vor fi avute n
vedere.
$ematica n detaliu cuprinde totalitatea domeniilor5obiectelor de auditat selectate
%obiectivele de ndeplinit&, este semnat de eful compartimentului de audit public intern i adus la
cunotina principalilor responsabili ai entitii5structurii auditate n cadrul edinei de deschidere.
A!. "la#orarea programului de audit
Proramul de audit public intern este un document intern de lucru (.).A.*., care se
ntocmete n baza tematicii detaliate. *uprinde pe fiecare obiectiv, din tematica detaliat, aciunile
concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum i repartizarea acestora pe fiecare
auditor intern.
Proramul interven)iei la &a)a locului
=rogramul interveniei la faa locului se ntocmete n baza programului de audit public
intern i prezint n mod detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze,
respectiv studiile, cuantificrile, testele, validarea acestora cu materiale probante i perioadele n
care se realizeaz aceste verificri la faa locului.
$estrile, conform precizrilor legale, se concretizeaz n, chestionare, interviuri, teste pe
baz de eantioane, liste de control, foi de lucru, note de relaii etc. =entru organizarea acestor testri
auditorii ntocmesc Aiste de verificare care vor cuprinde operaiile din structura activitilor
auditabile n ordinea din =rogramul interveniei la faa locului, tipul i numrul testrilor, precum i
rezultatele obinute.
A$. %esc&iderea inter'eniei la faa locului
(edina de desc&idere
Bedina de deschidere a interveniei la faa locului se deruleaz la unitatea auditat, cu
participarea auditoriilor interni i a personalului entitii5structurii auditate.
<rdinea de zi a edinei de deschidere cuprinde,
/ prezentarea auditorilor interni-
/ prezentarea obiectivelor misiunii de audit public intern-
/ stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificrilor-
/ prezentarea tematicii n detaliu-
/ acceptarea calendarului nt;lnirilor-
/ asigurarea condiiilor materiale %birou, calculatoare, consumabile& necesare derulrii misiunii
de audit public intern.
)ntitatea auditat poate solicita am;narea misiunii de audit, n cazuri .ustificate. Am;narea
trebuie discutat cu ()A* i notificat conducerii "#$ .
Minuta $edin)ei de desc3idere
)ste documentul ntocmit la finalizarea $edin)ei de desc3idere i n care se consemneaz ,
data edinei de deschidere - participanii - perioada n care se va desfura misiunea - alte aspecte
importante discutate - data edinei de nchidere, aa cum apare n Ane*a 4.
.. Iter%e-ia la ,a-a lo!ului 3"u!a de tere4
6ntervenia la faa locului const n colectarea documentelor, analiza i evaluarea acestora i
cuprinde urmtoarele etape,
/ cunoaterea activitii5sistemului5procesului supus verificrii i studierea procedurilor
aferente-
/ intervievarea personalului auditat-
/ verificarea nregistrrilor-
/ analiza datelor i informaiilor-
/ evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne-
/ realizarea de testri-
/ verificarea modului de realizare a corectrii aciunilor menionate n auditrile precedente
%verificarea realizrii corectrii&.
=entru realizarea obiectivelor care stau n faa auditorilor interni n etapa interveniei la faa
locului acetia vor apela la tehnicile i instrumentele specifice muncii de audit i anume,
Te3nici $i instrumente de audit intern
#eri&icarea -Ane*a 5% / asigur validarea, confirmarea, acurateea nregistrrilor,
documentelor, declaraiilor, concordana cu legile i regulamentele, precum i eficacitatea
controalelor interne.
$ehnicile de verificare sunt,
Compara)ia, confirm identitatea unei informaii dup obinerea acesteia din dou sau mai
multe surse diferite-
E*aminarea, presupune urmrirea n special a detectrii erorilor sau a iregularitilor-
Recalcularea, verificarea calculelor matematice-
Con&irmarea, solicitarea informaiei din dou sau mai multe surse independente %a treia
parte& n scopul validrii acesteia-
Punerea de acord, procesul de potrivire a dou categorii diferite de nregistrri-
6arantarea, verificarea realitii datelor nregistrate prin examinarea documentelor-
"rmrirea, reprezint verificarea respectrii procedurilor-
7bservarea &izic reprezint modul prin care auditorii interni i formeaz o prere proprie.
1nterviul se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor
auditate5implicate5interesate. 6nformaiile primite trebuie confirmate cu documente.
Analiza const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate,
cuantificate i msurate distinct.
1nstrumente de audit intern
C3estionarul cuprinde ntrebrile pe care le formuleaz auditorii interni. $ipurile de
chestionare sunt,
a& chestionarul de luare la cunotiin -C2C% / cuprinde ntrebri referitoare la contextul socio/
economic, organizarea intern, funcionarea entitii5structurii auditate-
b& chestionarul de control intern -CC1% / ghideaz auditorii interni n activitatea de identificare
obiectiv a disfunciilor i cauzelor reale ale acestor disfuncii-
c& chestionarul/lista de verificare -C2#% / este utilizat pentru stabilirea condiiilor pe care
trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. *uprinde un set de ntrebri standard privind
obiectivele definite, responsabilitile i metodele mi.loacele financiare, tehnice i de informare,
resursele umane existente.
)1. Colectarea do'ezilor
2n aceast etap se realizeaz colectarea i prelucrarea informaiilor, colectarea dovezilor,
testarea pe eantioanele stabilite i elaborarea foilor de lucru, chestionarea i intervievarea n
vederea analizei i evalurii propriu/zise, pe teren, a obiectelor auditabile selectate, n acopul
obinerii probelor de audit intern.
)2. (edina de *nc&idere
Are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a constatrilor i a recomandrilor
finale din proiectul Raportului de audit intern.
2n cadrul Bedinei de nchidere, auditorii urmresc n ce msur constatrile i recomandrile
sunt clare, obiective, fundamentate, relevante, uor de neles i nu permit interpretri. *ostatrile au
la baz probe de audit, documente doveditoare fac trimiteri la reglementrile nerespectate.
(eficienele constatate de echipa de auditori trebuie s vin n spri.inul conducerii entitii auditate
pentru luarea unor decizii manageriale care s conduc la eliminarea deficienelor constatate.
Bedina de nchidere se finalizeaz prin Minuta $edin)ei de !nc3idere %Ane*a 8&, n care se
consemneaz data edinei, participanii, discuiile purtate i concluziile finale.
e recomand ca managementul entitii auditate s ntocmeasc un Plan de ac)iune pentru
remedierea punctelor slabe, un *alendar pentru implementarea msurilor de remediere i stabilirea
responsabilit)ilor.
C. Ra/ortul de audit /u)li! iter
Activitatea de audit intern se ncheie cu ntocmirea Raportului de audit intern. Acest
document este structurat n concordan cu Tematica !n detaliu a misiunii de audit obinut n etapa
de elaborare a Analizei riscurilor. Raportul se ntocmete ntr/o manier standardizat, pentru a
facilita utilizarea acestuia de ctre managementul entitii.
2n cazul n care apar neconformiti cu standardele de referin, se ntocmete un Raport de
necon&ormitate -Ane*a 9%.
C1. "la#orarea Proiectului de audit intern
Proiectul Raportului de audit intern concretizeaz activitatea auditorilor interni prin
prezentarea cadrului general de desfurare a activitii entitii, obiectivelor, aria i metodologia de
audit, tehnicile de colectare i de analiz a dovezilor de audit utilizate, constatrile, recomandrile i
concluziile misiunii de audit realizate.
2n elaborarea Proiectului Raportului de audit intern -Raport intermediar% se respect
urmtoarele cerine,
/ constatrile se refer la domeniul5obiectivul misiunii de audit intern i sunt susinute prin
documente .ustificative corespunztoare-
/ recomandrile sunt n concordan cu constatrile i vizeaz reducerea riscurilor poteniale-
/ raportul exprim opinia auditorilor i se fundamenteaz pe constatrile efectuate-
focalizeaz pe problemele i5sau neregulile existente.
Proiectul Raportului de audit intern trebuie s fie complet, exact, obiectiv, convingtor, clar
i concis.
C2. +ransmiterea proiectului de raport de audit intern
Proiectul de Raport de audit intern se transmite structurii auditate, cu scopul de a/i oferi
posibilitatea analizrii constatrilor nscrise i de a formula punctele sale de vedere cu privire la
recomandrile auditorilor. tructura auditat va transmite, echipei de auditori, n maxim 3 zile
propriile puncte de vedere.
=unctele de vedere primite de la entitatea auditat se analizeaz de ctre auditorii interni,
care n termen de 3 zile convoac Reuniunea de conciliere.
(ac structura auditat nu are observaii, sau nu transmite, n termenul menionat, punctele
sale de vedere echipa de auditori va considera c entitatea auditat a acceptat tacit proiectul de
raport, respectiv constatrile i recomandrile formulate. 2n aceste condiii, Reuniunea de conciliere
nu se va mai organiza, iar Proiectul Raportului de audit public intern se va transforma n Raport de
audit &inal.
C3. ,euniunea de conciliere
2n termen de 3 zile de la primirea punctelor de vedere de la structura auditat, auditorii
interni organizeaz Reuniunea de conciliere n cadrul creia se analizeaz constatrile i concluziile
formulate n vederea acceptrii recomandrilor formulate, ocazie cu care se ntocmete Minuta
$edin)ei de conciliere.
copul Reuniunii de conciliere este discutarea constatrilor i recomandrilor, respectiv,
acceptarea i5sau retragerea5respingerea acestora de ctre echipa de auditori prin Proiectul
Raportului de audit intern.
C!. "la#orarea ,aportului de audit intern -Ane*a 1:%
>iecare misiune de audit intern se finalizeaz prin ntocmirea Raportului de audit intern, care
este adus la cunotina entitii auditate i este semnat de ctre conductorul care a aprobat misiunea
de audit.
!aportul de audit public intern se ntocmete pe baza =roiectului de raport de audit i include
eventualele modificri discutate i convenite n cadrul !euniunii de conciliere.
!aportul de audit public va fi nsoit de o intez a principalelor constatri i recomandri.
!olul auditorilor interni n aceast procedur este acela de a prezenta +iroului enatului
".#.$. a constatrilor, concluziilor i recomandrilor, respectiv a corectitudinii informaiilor
coninute.
!aportul de audit intern constituie document .ustificativ pentru ntocmirea Raportului anual
de evaluare a calit)ii la nivelul facultilor ".#.$. -Ane*a 11%.
C$. %ifuzarea raportului de audit pu#lic intern
(irectorul (.).A.*. trimite Raportul de audit public intern, finalizat, mpreun cu rezultatele
concilierii i punctul de vedere al entitii5structurii auditate +iroului enatului ".#.$. care a
aprobat misiunea, pentru analiz i avizare.
(up avizarea recomandrilor cuprinse n Raportul de audit public intern, acestea vor fi
comunicate structurii auditate.
C-. Ar&i'area
(ocumentele coninute n dosarul de audit sunt arhivate 0 exemplar la sediul *.).A.*., 0
exemplar la sediul (.).A.*. i 0 exemplar la structura auditat.
*onstatrile n urma auditurilor fac parte din !aportul anual al (.).A.*. prezentat spre
aprobare enatului ".#.$.
ANE5E
ANE5A +
De!izia /ri%id ii-ierea /ro!e&ului de audit /u)li! iter
2n conformitate cu prevederile Aegii nr. 47252::2 %CactualizatC& privind auditul public
intern, a <.'.>.=. nr. 3852::3 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea
activitii de audit intern i a =lanului de audit intern pentru anul........ , se va efectua o misiune de
audit public intern la facultile "niversitii de #est din $imioara.
copul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii
facultilor n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele acesteia sunt ,
;
;
)chipa de audit public intern este format din urmtorii auditori ,
/
/
(ata, !ector,
ANE5A 2
De!lara-ia de ide/ede-#
)ntitatea public, "?6#)!6$A$)A () #)$ (6? $6'6B<A!A
?umele auditorului, ...............................................................................
(ata, ..............................
'isiunea de audit public intern , 'odul de desfurare a activitii
>acultii............................................................................................................ n conformitate cu
cadrul legislativ i normativ.
6ncompatibiliti n legtur cu entitatea auditat (a ?u
Ai avut5avei vreo relaie oficial, financiar sau personal care ar putea s v limiteze msura
n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice felD
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri sau organizaii care ar putea s v influeneze
n misiunea de auditD
Ati avut5avei funcii sau ai fost5suntei implicat%& n ultimii 3 ani ntr/un alt mod n activitatea
instituiei ce va fi auditat D
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale structurii ce urmeaz a
fi auditat D
untei so5soie, rud sau afin p;n la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul instituiei ce
va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectivD
(ac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal,extern sau
organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit
impariale, notificai eful erviciului de Audit =ublic 6ntern de urgenD
Auditor,
ANE5A 1
Noti,i!area /ri%id de!la(area "i&iuii de audit iter
C#tre0
>acultatea deEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE...
(e la, (epartamentul pentru )valuarea i Asigurarea *alitii "#$
!eferitor la, .......................................................................
<n aten)ia doamnei=domnului Decan, doamnei=domnului pre$edinte al C.E.A.C.,
2n conformitate cu decizia !ectorului nr......................................... urmeaz ca *.).A.*.
%sau ali auditori& s efectueze o misiune de audit public intern cu tema,
....................................................................................n conformitate cu cadrul legislativ i
normativ.
Auditul va examina ...........................................
Bedina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit va avea
loc n data deEEEEEEEE, orele E...... , la sediul facultii dvs. i va viza ,
/ prezentarea auditorilor-
/ prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit public intern-
/ programul interveniei la faa locului-
/ scopul misiunii de audit public intern-
/ alte aspecte.
olicitm prezena urmtoarelor persoane din cadrul facultii dumneavoastr,
................................
.................................
=entru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm s punei la dispoziia
*.).A. sau a auditorilor documentaia ce va fi solicitat.
(ata, (irector (.).A.*.,
ANE5A 2
Soli!itarea do!u"etelor
C#tre0
>acultatea de........................................................................................................................
<n aten)ia Doamnei=Domnului Decan,
2n conformitate cu prevederile Aegii nr. 47252::2 %CactualizatC& privind auditul intern, a
<.'.>.=. nr. 3852::3 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii
de audit intern, a (eciziei !ectorului "#$ nr. 092:3502.00.2::9 i a =lanului de audit intern pentru
anul ......ncep;nd cu data de ..........................., oraEEE.. urmeaz a se derula misiunea de audit
notificat.
2n data de ............................ va avea loc Bedina de deschidere ,
/ locaia, sediul >acultii de...........................................................................................................
/ participani din partea auditatului ,
# rugm s pregtii pentru aceeai dat urmtoarele documente,
...............................
...............................
...............................
...............................
...............................
=reedinte *.).A.*.,
ANE5A 6
Cole!tarea i,or"a-iilor
'isiunea de audit, Modul de des&$urare a activit)ii >acult)ii ..........................................................
!n con&ormitate cu cadrul leislativ $i normative.
=erioada auditat, EEEE/EEEE
2ntocmit, )chipa de auditEEEEE......... EE.. (ata,EEE..
EEEEEEEEEE.
Avizat, =reedinte *.).A.*., (ata,EEE...
*<A)*$A!)A 6?><!'AF66A<!
(A ?" <bservaii
ANE5A 7
Miuta (edi-ei de de&!8idere
>acultatea EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE..
A. Men)iuni enerale
$ema misiunii de audit, Modul de des&$urare a activit)ii >acult)ii????....................................
!n con&ormitate cu cadrul leislativ $i normativ
$ip de Audit, =erioada auditat
audit de sistem ................................
2ntocmit de, (ata,
#erificat de, (ata,
Aista participanilor,
Nu"e (i /reu"e 9u!-ia De/arta"etul:9a!ultatea Se"#tura
@.Stenorama $edin)ei de desc3idere'
2n cadrul edinei de deschidere s/a procedat la,
=rezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern, respectiv,
....................................................................
...................................................................
=rezentarea obiectivelor misiunii de audit i etapele misiunii de audit-
=rezentarea Proramului interven)iei la &a)a locului, obiectivele auditabile care se
intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate-
tabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor,
efecturii de teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri,
(ecan, =rodecani, *ancelar, ecretar ef etc.
(e asemenea, a fost stabilit programul nt;lnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor
proceduri-
tabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii
misiunii de audit %spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.&
ANE5A ;
Li&t# de %eri,i!are
(enumirea misiunii de audit,............................................................................n conformitate cu
cadrul legislativ i normative.
=erioada supus auditului, EE../EEEE
2ntocmit de, EEEEEEEEEEE.. (ata,
Aprobat de, EEEEEEEEEEEE (ata,
>acultateaEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE.
ACTI'ITATEA DE AUDIT Auditori *)&er%a-ii
ANE5A <
Miuta (edi-ei de $!8idere
>acultatea EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE..
A. Men)iuni enerale
$ema misiunii de audit,.........................???????????????????.. !n con&ormitate cu
cadrul leislativ $i normativ
$ip de Audit, =erioada auditat
audit de sistem ..........................
2ntocmit de, (ata,
#erificat de, (ata,
Aista participanilor,
Nu"e (i /reu"e 9u!-ia De/arta"etul:9a!ultatea Se"#tura
..............................
..............................
...............................
...............................
@.Stenorama $edin)ei de !nc3idere'
2n cadrul edinei de nchidere s/a procedat la,
..........................................................................................................................................................
..........................................................................................................................................................
ANE5A =
Ra/ort de e!o,or"itate
$ema misiunii de audit, EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE..En conformitate cu
cadrul legislativ i normativ. >acultatea,
EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE. ?umele
auditorilor,EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE ?umele
proprietarului de proces,EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE.. (ocumente
de referin,EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE
EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE
2ncadrarea neconformitii '6?<!GEEE 'AH<!GE..E
*onductorul echipei de audit E.EEEEE *onfirmarea =roprietarului de procesEEEE.
(ata,.............................
tabilirea coreciei,EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE.
*auza neconformitiiEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE
tabilire aciunii corective de ctre proprietarul de
procesEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE
$ermen de aplicare EEEEEEEEEEEE
!esponsabilEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE.
)valuarea implementrii aciunilor corective i a eficacitii acestora,
2ntocmit upervizor
Auditori =reedinte *.).A.*.
ANE5A +>
Ra/ort de audit iter
RAP*RT DE AUDIT INTERN
9ACULTATEA AUDITAT? ...............................................
MISIUNEA DE AUDIT INTERN?
@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
3$ !o,or"itate !u !adrul legi&lati% (i or"ati%4
TIMIA*ARA
...............................
I. INTR*DUCERE
E!8i/a de auditori?
....................................
....................................
....................................
....................................
.aza legal# a a!-iuii de auditare,
/ =lanul de audit intern pe anul ......5.......-
/ Aegea nr.47252::2 privind auditul public intern-
/ <'>= nr.3852::3 pentru aprobarea ?ormelor metodologice generale de aplicare a Aegii
nr.47252::2-
/ ?orme metodologice proprii nr. 117352::3 privind exercitarea auditului public
intern-
/ (ecizia !ectorului nr. ........5..........
S!o/ul a!-iuii de auditare,
9a!ult#-ii de ............................................................. n conformitate cu cadrul normativ i legislativ.
Perioada auditat#? .................
Durata "i&iuii de audit? EEEEEEE
Ti/ul de audit -
II. *.IECTI'ELE MISIUNII DE AUDIT INTERN
*)ie!ti%ele a!-iuii de auditare ,
1.
+.
..
/.
III. M*DUL DE DES9AURARE A ACIUNII DE AUDIT INTERN
Cara!terul "i&iuii de audit /u)li! iter?.................
Te8i!i de audit iter utilizate,
a&
b&
c&
I&tru"ete de audit utilizate,
0.
2.
3.
Do!u"ete (i "ateriale eBa"iate $ !adrul a!ti%it#-ii de&,#(urate la i%elul 9a!ult#-ii de
..........................................................
a&
b&
c&
Materiale $to!"ite /e ti"/ul audit#rii?
0.
2.
3.
I'. C*NCLUCII
="?*$) $A!6 ="?*$) AA+)
Dto!"it0
Auditori De!a
............................ ................................
...........................
...........................
ANE5A ++
Ra/ort aual de e%aluare iter# a !alit#-ii
al 9a!ult#-ii de.........................
/e aul ........
Do"eiul? Ca/a!itate i&titu-ioal#
0. (ac facultatea dispune de practici i mecanisme clare pentru aplicarea codului de etic
profesional privind asigurarea calitii %*odul de etic profesional privind asigurarea calitii
i acreditarea nvm;ntului superior din !om;nia aflat pe III.aracis.ro& pentru activitile de
conducere, cercetare, predare @ nvare. <bservaii, se poate face referire la planul de asigurare
a calitii i la evaluarea lui %dac s/a discutat la nivel de catedr, *onsiliul >acultii i dac
evaluarea a fost nsoit i de un plan de msuri&.
0.
2. (ac facultatea dispune de auditori interni i proceduri de evaluare intern a principalelor
domenii ale activitii universitare.
2.
3. (ac facultatea are un plan strategic pe termen scurt, mediu i lung i planuri operaionale
anuale care sunt cunoscute de membrii facultii i sunt aplicate conform unor practici i
mecanisme de urmrire riguroase.
3.
1. (ac administraia facultii respect reglementrile legale n vigoare i are mecanisme de
control i de dezvoltare continu a performanelor.
1.
3. e va face o apreciere succint asupra situaiei spaiilor de nvm;nt %suficiente sau deficitare&,
cercetare i pentru alte activiti pe care facultatea le pune la dispoziia cadrelor didactice i
studenilor.
3.
4. (ac facultatea dispune de surse de finanare i de resurse financiare suficiente, pe termen scurt
%anual& i n perspectiv %3/ 1 ani&, pentru ndeplinirea obiectivelor.
4.
7. (ac facultatea are un regulament de acordare a burselor i alte forme de spri.in material pentru
studeni pe care l aplic n mod consecvent.
7.
Do"eiul? E,i!a!itate edu!a-ioal#
8. (ac facultatea aplic o politic consecvent n ceea ce privete admiterea i recrutarea
studenilor la programele de studiu oferite. e vor specifica criteriile de admitere utilizate n
cadrul facultii.
8.
9. (ac structura programelor de studiu din facultate se bazeaz pe corespondena dintre rezultatele
n nvare, respectiv cercetare, n cadrul masteratului sau doctoratului, i calificarea
universitar.
9.
0:. !elevana cognitiv i profesional a programelor de studiu n concordan cu dinamica
cerinelor pieii muncii.
0:.
00. =rocentul aproximativ al absolvenilor de la facultile din "#$ nscrii la masterat n cadrul
facultii dumneavoastr.
00.
02. (ac n cadrul facultii se utilizeaz metode moderne de predare %metode active, centrate pe
student&.
33
02.
03. (ac exist ndrumtori sau tutori de an.
03.
01. (ac exist un climat puternic centrat pe cercetare i pe valorificarea rezultatelor de cercetare.
01.
03. (ac facultatea dispune de un buget anual de venituri i cheltuieli i dac acesta este riguros
respectat.
03.
Do"eiul? Maage"etul !alit#-ii
04. (ac facultatea are o *omisie a *alitii sau responsabili cu calitatea i dac acetia promoveaz
o cultur a calitii.
04.
07. *are este structura sistemului de asigurare a calitii din universitate pe nivele de universitate,
facultate, departament, catedr, structuri de cercetare, alte structuri, dup caz.
07.
08. (ac facultatea dispune de strategii de mbuntire a calitii.
08.
09. (ac facultatea iniiaz, monitorizeaz i revizuiete periodic programele de studiu, prin
comparaie la nivel naional i internaional, pentru a corespunde calificrii universitare i
dinamicii pieei muncii.
09.
2:. (ac facultatea dispune de un regulament i proceduri specifice de examinare a studenilor i
dac acestea sunt cunoscute de ctre titularii de cursuri i studeni.
2:.
20. (ac procedeele de examinare i evaluare a studenilor sunt centrate pe rezultatele nvrii i
dac sunt anunate studenilor din timp i n detaliu.
34
20.
22. (ac exist un sistem de evaluare a personalului academic. *are sunt modalitile i criteriile de
evaluare aplicateD %vezi autoevaluarea cadrelor didactice i evaluarea anual de ctre eful de
catedr, evaluarea colegial n cadrul catedrei&.
22.
23. (ac au fost implementate sisteme de bune practici n activitatea de evaluare a calitii %ex.
)valuarea colegial a cadrelor didactice, evaluarea de ctre studeni a cadrelor didactice, a
personalului de secretariat, evaluarea efectuat de ctre eful de catedr, autoevaluarea,
evaluarea sistemului de conducere&.
23.
21. (isponibilitatea resurselor de nvare.
21.
23. (ac modul de implicare a studenilor n procesul de evaluare i asigurare a calitii a devenit o
procedur curent.
23.
24. (ac exist programe de stimulare a studenilor cu performane nalte.
24.
27. (ac exist programe de recuperare a studenilor cu performane reduse.
27.
28. (ac facultatea are un sistem informatic care faciliteaz colectarea i analiza informaiilor
relevante pentru asigurarea i evaluarea instituional a universitii.
28.
29. (ac facultatea asigur transparena informaiilor de interes public cu privire la programele de
studiu, diplome, personal didactic i de cercetare, faciliti oferite studenilor etc.
29.
37
3:. (ac planul de asigurare a calitii elaborat la nivelul facultii i autoevaluarea acestuia sunt
publicate %afiate sau publicate&.
3:.
30. (ac au fost organizate i s/au desfurat aciuni de cooperare interuniversitar, interfaculti, n
domeniul asigurrii calitii.
30.
()*A?, =reedinte *)A*,
38
Prodedura o/era-ioal# /ri%id /ro!e&ul de audit iter
Ui%er&itatea de 'e&t
Ti"i(oara
Pro!edura
o/era-ioal# /ri%id
/ro!e&ul de audit
iter
Cod
P*.>+.>>.>>
Edi-ia +
Re%izia > + 2 1 2 6
Audit iter
PR*CEDURA *PERAI*NAL
privind procesul
AUDIT INTERN
A=!<+A$,
!ector,
...........
(A$A A=!<+G!66,
39
LISTA DE DI9UCARE
)xemplar
nr.
(estinatar =rimit,
?umele i prenume
=rimit,
emntura
(ata
difuzrii,
+. SC*P
Aceast procedur operaional documenteaz modul de efectuare a auditurilor interne n
cadrul "niversitii de vest din $imioara n scopul de a determina dac istemul de 'anagement al
calitii este,
/ conform cu exigenele standardului 6< 9::0-
/ eficace n respectarea indicatorilor de proces i adaptat proceselor desfurate n cadrul
"#$-
/ orientat spre mbuntirea proceselor.
mediu-
2. D*CUMENTE DE RE9ERIN
6< 9::0, 2::8 @ isteme de management al calitii. *erine-
6< 9:::, 2::4 @ isteme de management al calitii. =rincipii fundamentale i vocabular-
6< 09:00,2::3 @ Jhid pentru auditarea sistemelor de management al calitii i5sau de
6< 9::1,2::9 @ isteme de management al calitii. Ainii directoare pentru mbuntirea
performanelor-
1. DE9INIII0 A.RE'IERI
Audit, proces sistematic, independent i documentat n scopul obinerii dovezilor de audit,
evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit-
*riterii de audit, ansamblul de politici, proceduri sau cerine.
=rocedur, mod specific de desfurare a unei activiti sau a unui proces %! )? 6<
9:::,2::0&-
(ovezi de audit, nregistrri, enunarea faptelor sau alte informaii care sunt relevante n
raport cu criteriile de audit i verificabile-
*onstatri ale auditului, rezultatele evalurii, a dovezilor de audit colectate n raport cu
criteriile de audit-
*oncluzii ale auditului, rezultatele unui audit furnizate de echipa de audit colectate n raport
cu criteriile de audit-
*lientul auditului, organizaie sau persoan care solicit un audit-
Auditat, organizaie care este auditat-
Auditor, persoana care are competena de a efectua un audit-
)chipa de audit, unui sau mai muli auditori care efectueaz un audit, susinui, dac este
cazul, de experi tehnici.
=rogram de audit, ansamblul de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval
de timp i orientat spre un scop anume-
(omeniul auditului, extinderea i limitele unui audit.
A.RE'IERI?
'* @ istem de 'anagement al *alitii-
"#$ @ "niversitatea de #est din $imioara-
()A* @ (epartamentul pentru )valuarea i Asigurarea *alitii
*)A* @ *omisia pentru )valuarea i Asigurarea *alitii la nivel de facultate.
2. EENERALITI
=rocedura se aplic tuturor entitilor organizatorice din "niversitatea de #est din $imioara,
precum i persoanelor5funciilor implicate n desfurarea auditurilor interne n instituie.
=rocedura se aplic pentru efectuarea auditurilor de sistem, dar se poate utiliza i pentru
efectuarea auditurilor de proces
6. DESCRIEREA PR*CESULUI
'anagementul procesului este realizat prin aplicarea continu a ciclului =)#A %K=lanific/
)fectueaz/#erific/AcioneazL&. )tapele acestui ciclu sunt documentai n continuare.
6eiri
6ntrri
Stabilirea echipei de audit
R
e
c
t
o
r

U
V
T

D
E
A
C

C
E
A
C
R
e
s
p
o
n
s
a
b
il
ii
e
n
ti
t

i
l
o
r
o
r
g
a
n
i
z
a
t
o
r
i
c
e
V
e
r
if
i
c
a
r
e
,
i

p
l
e

e
n
t
a
r
e
a
c
i
u
n
i
c
o
r
e
c
ti
!
e
"
p
r
e
!
e
n
ti
!
e
#lanificarea auditurilor
interne
$actori de influen
Con!ocarea la audit intern
%edina de audit
Realizarea efecti! a
auditului intern
Sinteza concluziilor de
audit
%edina de &nchidere
7. DESCRIEREA ACTI'ITII DE PREETIRE A AUDITULUI INTERN
4.1.1. Plani&icarea auditurilor interne -/8 de ore%
4.0.0.0. =lanificarea anual este realizat de ctre (.).A.*., aprobat de !ectorul ".#.$. i
de ctre responsabilii de entiti organizatorice din cadrul ".#.$., iar apoi este comunicat tuturor
responsabililor entitilor organizatorice din cadrul ".#.$.
4.0.0.2. <biectivele auditului intern sunt, prioritile managementului, cerinele '*,
cerinele legale i contractuale, riscuri pentru instituie.
'S( )**+ , E-igene
Sisteul de
.anageent al
Calitii din UVT
#rocedura de audit
#lanificarea
auditurilor interne
Con!ocarea la audit
intern
Rapoarte de audit
intern
Raport anual de
e!aluare a calitii
R
e
c
t
o
r

U
V
T

D
E
A
C

C
E
A
C
R
e
s
p
o
n
s
a
b
il
ii
e
n
ti
t

i
l
o
r
o
r
g
a
n
i
z
a
t
o
r
i
c
e
V
e
r
if
i
c
a
r
e
,
i

p
l
e

e
n
t
a
r
e
a
c
i
u
n
i
c
o
r
e
c
ti
!
e
"
p
r
e
!
e
n
ti
!
e
4.0.0.3. !esponsabilitatea pentru administrarea planului anual de audituri interne este a
(.).A.*. Acesta definete, implementeaz, monitorizeaz, analizeaz i mbuntete planul anual
de audituri interne, identific i furnizeaz resursele necesare pentru respectarea acestuia. !esursele
necesare planului de audit intern sunt, financiare, auditori competenei, disponibilitatea auditorilor i
disponibilitatea proceselor auditate.
4.0.0.1. 6mplementarea planului de audit intern const n,
a& comunicarea planului de audit intern prilor relevante-
b& stabilirea echipei de audit intern-
c& aprobarea resurselor necesare echipei de audit-
d& convocarea la audit intern-
e& efectuarea auditului conform planificrii aprobate-
f& analizarea i aprobarea rapoartelor de audit i asigurarea distribuirii lor-
g& monitorizarea aciunilor corective5preventive definite n raportul de audit conform
termenelor anga.ate.
4.1.+. Stabilirea ec3ipei de audit-/8 de ore%
4.0.2.0. Aa stabilirea mrimii i componenei echipei de audit se iau n considerare
urmtoarele,
a& obiectivele, domeniul de aplicare, criteriile i durata estimat a auditului-
b& necesitatea de a asigura independena echipei de audit de activitile care sunt auditate i
de a evita conflictele %nu se auditeaz propriul domeniu de activitate&-
c& abilitatea membrilor echipei de audit de a interaciona eficace cu auditatul i de a lucra
mpreun.
4.0.2.2. *riteriile de selecie i evaluare a personalului desemnat s desfoare audituri
interne sunt,
a& s aib cunotine i nsuiri necesare privind principiile, procedurile i tehnicile de audit-
b& s cunoasc documentele de referin-
c& s cunoasc legislaia, reglementrile i alte cerine aplicabile proceselor ce urmeaz s fie
auditate.
d& s aib nsuirile personale menionate la 6< 09:00, 2::8-
e& s aib studii, experien profesional i experien de audit.
4.0.2.3. Auditorii interni sunt alei de comun acord de echipa managerial i aprobai de
(.).A.*. din r;ndul anga.ailor cu experien, neimplicai direct n domeniul de activitate auditat,
dar care au funcii care s le permit cunoaterea modului de funcionare al sistemului. Acetia
beneficiaz de instruire specific pentru a fi auditori interni de calitate prin cursuri organizate de
firme autorizate.
4.1... Convocarea la audit intern -10 zile%
4.0.3.0.*onvocarea la audit intern este efectuat de (.).A.*. i se adreseaz tuturor
facultilor din cadrul "#$.
4.+. Activit)ile de realizare a auditului
4.+.1. Aedin)a de desc3idere -+ ore%
4.2.0.0. =articipanii la edina de deschidere a auditului sunt, =reedintele *.).A.*.,
Auditorii, (ecanul, =rodecanii, ecretar ef facultate, orice alt persoan cu funcie de rspundere n
facultate-
4.2.0.2. copul edinei de deschidere este,
a& confirmarea planului de audit-
b& furnizarea unui scurt sumar al modului de desfurare a auditului-
c& confirmarea canalelor de comunicare.
4.+.+. Realizarea e&ectiv a auditului -10 zile%
4.2.2.0. Auditul intern const n colectarea i verificarea informaiilor relative la procesele
'* n raport cu standardul 6< 9::0, 2::8.
4.2.2.2. 6nformaiile legate de obiectivele auditului, domeniul, criteriile, interfeele, procesele
i activitile sunt colectate, analizate i verificate.
4.2.2.3. (ovezile auditului sunt nregistrate.
4.2.2.1. 'etodele de colectare a informaiilor includ interviuri, observaii ale proceselor i a
fluxurilor de realizare, analiza documentelor, nregistrrilor etc.
4.2.2.3. *onstatrile de audit indic conformitatea sau neconformitatea fa de criteriile de
audit.
(ac este specificat n obiectivele auditului constatrile auditului pot identifica i
oportunitile de mbuntire.
4.2.2.4. ?econformitile i dovezile de audit sunt nregistrate n rapoartele de audit.
?econformitile vor fi analizate cu !esponsabilii de procese.
4.2.2.7. )ste necesar s se ncerce rezolvarea oricror divergene de opinie privind dovezile
de audit i5sau constatrile de audit p;n la edina de nchidere.
4.+... Sinteza concluziilor auditului -+ ore%
4.2.3.0. )chipa de audit se ntrunete nainte de edina de nchidere pentru a,
a& analiza constatrilor i orice alte informaii relevante colectate n timpul auditului-
b& valida concluziile auditului, lu;nd n considerare incertitudinea inerent n procesul de
audit-
c& pregti recomandri, dac acest lucru este solicitat n planul de audit-
d& discut aciuni post audit, ca de exemplu verificarea ndeplinirii aciunilor stabilite.
4.+./. Aedin)a de !nc3idere -+ ore%
4.2.1.0. Bedina de nchidere const n comunicarea concluziilor i a dovezilor de audit.
4.2.1.2. <rice opinie divergent important ntre membrii echipei de audit i !esponsabilii
de entiti organizatorice din ".#.$. sunt discutate i rezolvate.
4.2.1.3. (ac este cerut prin obiectivele auditului, auditorul poate prezenta recomandri
pentru mbuntiri. Aceste recomandri nu sunt obligatorii. )ste la latitudinea !esponsabilului de
entiti organizatorice s determine amploarea, modul i mi.loacele pentru aciunile de mbuntire.
(ac este posibil, cu ocazia edinei de nchidere !esponsabilii de entiti organizatorice stabilesc
aciunile corective, preventive sau de mbuntire.
4.2.1.1. !aportul de audit este redactat n 3 zile de la data nchiderii auditului. !aportul
auditului este datat i semnat de ctre auditat i auditor. !aportul de audit aprobat va fi difuzat
!esponsabililor de entiti organizatorice i !ectorului "#$.
4.2.1.3. Auditul este ncheiat c;nd au fost parcurse toate activitile din planul de audit,
inclusiv distribuirea raportului de audit aprobat.
4... #eri&icare'
4.3.0 'onitorizarea, msurarea i analiza procesului descris n procedur se realizeaz de
ctre proprietarul de proces prin raportarea rezultatelor la indicatorii de performan i nregistrarea
rezultatelor msurrii n rapoartele de aciuni corective 5 preventive.
4.3.2 'etodele aplicate pentru msurarea procesului sunt autoevaluarea, respectiv auditul
intern, documentat n procedura de sistem MAuditul internL.
4.1. Aciuni pentru mbuntirea continu a performanelor procesului,
4.1.0 2mbuntirea continu a eficacitii procesului descris n aceast procedur se
realizeaz prin,
/ valorificarea analizei datelor i a rezultatelor auditurilor-
/ valorificarea oportunitilor de mbuntire identificate prin audituri i propuse de toi cei
implicai n proces-
/ aplicarea de aciuni corective 5 preventive.
;. PR*PRIETAR DE PR*CES. RESP*NSA.ILITI
5.1 Proprietarul procesului documentat n aceast procedur este *.).A.*. i are
urmtoarele responsabiliti n aceast calitate,
/ s coordoneze identificarea resurselor necesare desfurrii procesului-
/ s se asigure, prin audituri interne i alte metode c aceast procedur este respectat i eficace
pentru atingerea indicatorilor de performan-
/ s asigure inerea sub control a interfeelor procesului-
/ s asigure mbuntirea continu a eficacitii procesului.
5.+. Rector "#T
!esponsabilitile !ectorului "#$ privind procedura de auditare intern sunt,
/ aprob programul anual de audituri interne-
/ dispune efectuarea de audituri suplimentare, neplanificate pentru a verifica implementarea de noi
procese5servicii n cadrul "#$.
5... D.E.A.C.
!esponsabilitile (.).A.*., *.).A.*. vizeaz urmtoarele aspecte,
/ definirea, implementarea, monitorizarea, analizarea i mbuntirea planificrii auditurilor interne-
/ realizarea auditurilor interne conform planificrii stabilite, precum i a auditurilor neplanificate
solicitate de !ectorul "#$-
/ raportarea ctre !ectorul "#$ i !esponsabili de entiti organizatorice din "#$ a rezultatelor
auditului-
/ pstrarea documentelor referitoare la audit.
5./. Responsabilii de entit)i oranizatorice -decani, $e&i de catedr, secretar;$e&%
!esponsabilitile privind auditul intern ce vizeaz responsabilii de entiti organizatorice
privesc,
/ informarea personalului didactic i management implicat despre domeniul i obiectivele
auditului i desfurarea de aciuni de pregtire prealabil-
/ asigurarea condiiilor necesare pentru buna desfurare a activitii echipei de audit-
/ cooperarea cu echipa de audit pentru a asigura realizarea obiectivelor auditului-
/ participarea la edinele echipei de audit, analizarea neconformitilor i observaiilor
rezultate i iniierea de aciuni corective i preventive-
/ informarea (.).A.*. asupra finalizrii aciunilor corective i preventive anga.ate i
asigurarea bunei desfurri a activitii echipei care efectueaz urmrirea eficacitii
aciunilor.
<. RESURSE
8.1 1denti&icarea necesarului de resurse pentru acest proces este asigurat de ctre
proprietarul de proces.
8.+ Resursele asociate acestui proces se refer la, timpul de lucru aferent elaborrii i
actualizrii documentelor- personalul implicat- resursele financiare necesare pentru elaborarea i
actualizarea documentelor.
8.. Proprietarul de proces transmite spre aprobare conducerii "#T necesarul de resurse.
=. DATE DE IEAIRE
6eirile procesului de audit intern sunt constituite din,
a& planificarea auditurilor interne-
b& convocarea la auditul intern-
c& rapoarte de audit intern.
!ezultatele desfurrii acestui proces sunt documentate n nregistrrile precizate n
Anexele la 'etodologia de realizare a auditului intern n cadrul "niversitii de #est $imioara.
Pro!e&e di a%al? *ontientizarea punctelor tari i slabe duce la mbuntirea sistemului de
management al facultii.
Clie-i, 'anagementul facultilor i al ".#.$.