Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad - Fase 2
Actividad: Documentacin de procesos Llene la siguiente tabla de acuerdo a los integrantes que conforman su grupo de trabajo. Nombre del grupo: Integrantes del grupo:
1. BARCELO NIETO JORGE DAVID 2. FAJARDO PEREZ CARMELO LUIS 3. GARZON ROSERO JHON JAIRO 4. GOMEZ CHAVEZ JENNIFER 5. HERNANDEZ BALDOVINO SUSANA MARCELA Lder del grupo: FAJARDO PEREZ CARMELO LUIS
Al realizar la arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad y una vez estandarizada la estructura de manuales, procedimientos, formatos, instructivos, listados y dems documentos necesarios para cumplir y mantener el Sistema de Gestin de Calidad, se hace ineludible empezar con el proceso de documentacin de dichos documentos de acuerdo a la lista de chequeo definida en la actividad de la unidad N2 (Arquitectura documental del Sistema de Gestin de Calidad). Para esto, el grupo de trabajo debe solucionar los siguientes tres puntos: 1) Seleccin del orden de la documentacin: definan mediante una grfica, diagrama, mapa u otra herramienta que demuestre la secuencia u orden a seguir para iniciar la documentacin para cada uno de los procesos institucionales de direccin, apoyo, misionales y de mejora continua.
PROCESO Y CODIGO SUBPROCESO Y CODIGO PROCEDIMIE NTO CODIGO FORMATO CODIGO RESPONSABLE Planeamiento Estratgico DIRECCION
Estructuraci n Plan de Accin Instituciona l
PLAESINS-PT- 339-OPLADI- V02
Mapa Estratgico Institucional de la Armada Nacional PLAEST-ME-3- JEPLAN-V01 Director Estratgico Mapa Estratgico a nivel componente INS-ME-13-CIMAR- V03 Mapa Estratgico Comando Brigada OFLU-ME-10- CIMAR-V01 Instructivo para el Diligenciamiento de la Matriz del Plan de Accin Armada Nacional PLAESINS-IT-41- JEPLAN-V03 Director Estratgico PLAESINS-PT- 339-OPLADI- V02 Formato de Hoja de Vida Indicadores de Gestin PLAESINS-FT-743- OPLADI-V01 Jefe de Oficina de Planeacin y Diseo Matriz del Plan de Accin Armada Nacional PLAESINS-FT-364- OPLADI-V05 Jefe de Oficina de Planeacin y Diseo Apoyo Abastecimi ento Distribucin de Mercanca ALMDIS-PT- 225-JOLA-V03 Orden De Suministro ALMDIS-FT-1030- JOLA-V01 Jefe de Almacn Orden De Embarque ALMDIS-FT-1031- JOLA-V01 Jefe de Almacn Salidas De Almacn N/A Jefe de Almacn Oficio De Salida De Bienes N/A Jefe de Almacn Plantilla De Creacin / Extensin Materiales N/A Jefe de Almacn Misional
Accin Integral Elaboracin Medios De Comunicaci n Impresos ACIN-PT-382- JONA-V02 Autorizacin Boceto Y Elaboracin Material. ACIN-FT-1319- JONA-V01 Jefe de Dpto. Accin Integral Distribucin Medios Comunicacin Impresos. ACIN-FT-008- JONA-V02 Cronograma Desarrollo Campaas Institucionales Accin Integral General. ACIN-FT-569- JONA-V01 MEJORA Gestin de Calidad Procedimie nto Acciones Preventivas, correctivas y de Mejora
GESCAL-PT- 158-OPLADI- V07
Instructivo para Definicin y Anlisis de Posibles Causas que Generen un Problema. GESCAL-IT-87- OPLADI-V01 Jefe Oficina de Gestin de Calidad. Instructivo para el Diligenciamiento de Acciones Preventivas y correctivas GESCAL-IT-98- OPLADI-V01 Acciones de mejora GESCAL-FT-1478- OPLADI-V01
2) Documentacin total de un proceso Misional o de Realizacin del Producto/Servicio: de los procesos institucionales, seleccionen el que debera documentarse primero de acuerdo al punto anterior, posteriormente deben iniciar su completa documentacin, de modo que luego de realizada, se garantice el cumplimiento de los requisitos aplicables para el mismo, segn Norma ISO 9001:2008.
A. Definicin de la caracterizacin del proceso seleccionado.
PROCESO MISIONAL: ACCION INTEGRAL
Objetivo del Proceso: Neutralizar las acciones de guerra Polticas en la jurisdiccin y rea de responsabilidad. Alcance del Proceso: Garantizar un enfoque efectivo hacia el cliente en trminos de calidad brindando satisfaccin en los intereses de nuestros ciudadanos con apoyo permanente de nuestros hombres y mujeres que ejercen campaas sociales de apoyo a la poblacin Cdigo y fecha de aprobacin ACIN-CT-6 JONA VER.04 04 FEB/14 PROVEEDOR ENTRADA E INSUMO ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO RESPONSABLE SALIDA DEL PRODUCTO CLIENTE INTERNO EXTERNO INTERNO EXTERNO Proceso De Planeamiento Estratgico Institucional Ministerio De Defensa Poltica De Consolidacin Plan Estratgico Accin Integral Director Dpto. Accin Integral Directrices Estratgicas Accin Integral Procesos Institucionales
Proceso De Planeamiento Presupuestal Of. Prensa Ministerio De Defensa Recursos Financieros/ Boletines De Prensa Elaboracin De Medios Impresos De Comunicacin Impresos Director Dpto. Accin Integral Peridico Institucional , Revista , Pagina Web Procesos Institucionales Poblacin Civil Proceso Misional Entidades Estatales Informes de Desmovilizacin, Poltica de Consolidacin, Estudios de reas. Desarrollo de Campaas Institucionales Director Dpto. Accin Integral Proyecto de Campaas Institucionales. Proceso Misional Poblacin Civil
B. Realicen los manuales, procedimientos, instructivos de trabajo, formatos, listados, y dems documentacin aplicable al proceso seleccionado en el punto 2 que contribuyan a garantizar su adecuada implementacin, mantenimiento y mejora continua. MANUAL: 1. MANUAL DE CALIDAD 2. MANUAL DE FUNCIONES Y PERFIL DE CARGOS. 3. MANUAL DE OPERACIONES PSICOLOGICAS.
PROCEDIMIENTOS: 1. PROCEDIMIENTOS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICOS 2. PROCEDIMIENTOS DE ANALISIS ESTRATEGICOS 3. PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE MEDIOS IMPRESOS INSTRUCTIVOS DE TRABAJO: 1. INSTRUCTIVO ARCHIVO FOTOGRAFICO. FORMATOS: 1. FORMATO DE DISTRUCION DE MATERIAL SONORO 2. FORMATO DISTRIBUCION MEDIOS COMUNICACION IMPRESOS 3. FORMATO ANEXO DE ACCION INTEGRAL 4. FORMATO DE APRECIASION DE ACCION INTEGRAL 5. FORMATO DE MEDIOS DE COMUNICACIN AUDIOVISUAL. LISTADOS: 1. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS DE ACCION INTEGRAL. DOCUMENTACION DE MANEJO: 1. OFICIOS. 2. SEALES 3. RADIOGRAMAS 4. MEMORANDOS 5. ACTAS 6. INFORMES 7. DIRECTIVAS 8. REGLAMENTOS 9. NORMAS. Nota: la respuesta a este punto podr entregarse en ste documento o enviarse de manera anexa a travs de compresores como WInZip o WinRar. 3) Escriban las conclusiones de aprendizaje que obtuvo cada integrante del grupo tras el desarrollo de la presente actividad.
Conclusiones
1.
2. SE DETERMINO EN EL PRESENTE TALLER LA SECUENCIA DOCUMENTAL DE LOS PROCESOS, ASI MISMO LA INTERACCION ENTRE ELLOS TENIENDO EN CUENTA LA PARTE ORGANIZACIONAL DE LA ENTIDAD, IGUALMENTE LA IMPORTANCIA DE LA CARACTERIZACION DEL PROCESO SELECCIONADO, EN LA CUAL SE DEFINE EL REQUISITO, EL INSUMO Y EL RESULTADO DEL PROCESO DENTRO DEL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA ENTIDAD, SE DEFINIO TAMBIEN LA PARTE DOCUMENTAL DEL PROCESO SELECCIONADO.
3. 4. EN EL SIGUIENTE TALLER APREND SOBRE LA ORGANIZACIN DOCUMENTAL QUE TIENE QUE LLEVAR CADA PROCESO.
5.
Modo de entrega:
La actividad debe ser realizada por el grupo de trabajo conformado al inicio del programa. Cada aprendiz de manera individual debe subir a la plataforma el archivo con el desarrollo de la actividad realizada de manera grupal. Los aprendices que efecten la actividad de manera individual se les descontar puntos en la nota final.
Criterios de evaluacin Determina la secuencia e interaccin de un proceso. Realiza la documentacin del proceso.