SEDINTE EFICIENTE

I. CUM SE ASIGURA BUNA DESFASURARE A SEDINTELOR

Perspectiva traditionala
In perspectiva traditionala liderul este ales dintr-un numar de persoane selectate, care au
initiativa si putere de a conduce, dirija, da indicatii si de a-i controla pe ceilalti. Sarcina
liderului este de a asigura indeplinirea sarcinii repede si eficient. De la un astfel de lider
se asteapta sase lucruri:
Accentul trebuie pus in mod fundamental pe sarcina ce trebuie indeplinita.
Membrii grupului pot da sfaturi, dar deciziile le ia liderul. l convoaca sedinte pentru
a afla opinia membrilor grupului. Pe cat posibil incearca sa obtina acordul membrilor
dar isi rezerva dreptul de a lua singur decizia.
Interactiunea trebuie evitata pe cat posibil. !actori ca moralul sau coeziunea grupului
se rezolva de la sine. Atentia membrilor trebuie indreptata spre ordinea de zi, iar
ideile lor, orc"estrate de lider.
#iderul trebuie sa pastreze controlul.
#iderul trebuie sa pastreze puterea.
Sentimentele trebuie descurajate.
Aceste practici traditionale nu dau rezultate. Deseori se iau decizii care se revoca in
urmatoarea sedinta. Membrii grupului sunt foarte atenti cand fac remarci catre lider si se
mentine ordinea, dar aceasta are urmari. $neori nu se aduc contributii valoroase pentru ca
discutia este tinuta prea din scurt. Membrii pot fi apatici si neimplicati, pot e%ista
conflicte ascunse intre ei care sa forteze compromisuri ineficiente. Deseori membrii se
plang unii altora ca sedinta a fost dirijata si si-au pierdut timpul.
&onducerea de catre grup
&onducerea nu este ceea ce face liderul desemnat. Prin conducere intelegem orice
interventie a liderului sau a unui membru al grupului care stimuleaza evolutia grupului
spre unul din urmatoarele trei obiective: indeplinirea unei sarcini, rezolvarea unei
probleme interne a grupului sau capacitatea membrilor de a lucra impreuna ca un grup
eficient. #iderul ales imparte rolul sau cu toti ceilalti membrii ai grupului.
&onducerea este o functie care implica ascultare activa, constructie si mentinere, atentie
la evenimente ce pot sc"imba cursul lucrurilor. &onducerea implica un grup nu un numar
de indivizi.
'(
PROBLEME IN FUNCTIONAREA GRUPULUI
)rice sedinta implica trei operatii simultane: activitati legate de sarcini, de intretinere si
de formare a ec"ipei. Primele se refera la lucrul bazat pe ordinea de zi stabilita: probleme
de discutat, probleme de rezolvat, decizii de luat. Intretinerea presupune mentinerea in
ordine a activitatii grupului prin satisfacerea nevoilor si scopurilor membrilor * modul in
care se raporteaza unii la ceilalti si fata de sarcini. !ormarea ec"ipei se refera la activitati
care intaresc capacitatea grupului de a face fata viitoarelor probleme.
Intr-o sedinta eficienta, pe deplin functionala, se va acorda importanta tuturor acestor trei
operatii. Daca grupul trebuie sa rezolve problemele personale ale unui membru, o face si
apoi se intoarce la sarcina in discutie. Daca se iveste o ocazie de a dezvolta aptitudini, de
a rezolva probleme, grupul se abate de la sarcina respectiva si valorifica acea ocazie.
Reactii la ordinea de zi
) reactie negativa apare atunci cand membrii nu pot rezolva o problema, cand se simt
frustrati de lipsa de informatii suficiente sau cand sensul si consecintele sarcinii nu le sunt
clare. $neori membrii ec"ipei pot considera ca pierd timpul, pentru ca, in final, cineva cu
mai multa influenta decat grupul va lua decizia.
Conflictele in interiorl !r"li
&onflictele ce pot aparea intre indivizi si subgrupuri pot reflecta scopul nerostit al unor
membrii de a bloca decizia majoritatii. Acesta poate fi un mod de a pedepsi sau bloca
liderul. Permis si sustinut de membrii, conflictul poate sluji drept scuza pentru a evita
punctul principal pe ordinea de zi. &onflictul apare deseori cand doi sau mai multi
membrii se lupta pentru a dobandi mai multa influenta in cadrul grupului. &onflictele mai
pot fi provocate si de presiuni e%ercitate de alte grupuri pe care unii membrii cred ca le
reprezinta.
Li"#a artei de a co$nica
Daca liderul si membrii sunt incapabili sa-si e%prime opiniile sau sa le asculte pe ale
celorlalti, comunicarea sufera. Daca unora le lipseste dorinta de a se e%prima, atunci
membrii agresivi vor domina sedinta. &ei timizi se pot afla in dificultate in a-si sustine
ideile sau in a se confrunta cu ceilalti in mod constructiv.
A"atia
Membrii grupului se pot simti dominati de lider, le poate lipsi interesul pentru scopul
grupului sau pot fi plictisiti de discursuri spumoase si de discutii interminabile.
'+
Tea$a de a la decizii
Deciziile ameninta adesea sedintele si membrii grupului. Acestea implica asumarea
responsabilitatii si a riscului. Deciziile presupun munca multa si nu e%ista asigurari ca vor
fi bune.
RE%OL&AREA PROBLEMELOR IN FUNCTIONAREA GRUPULUI
E'itarea #arcinii
Deseori, cand grupul evita principala problema si vorbeste in sc"imb despre alte puncte
neesentiale sau fleacuri trebuie sa e%iste un motiv care ii impiedica sa lucreze.
$nii lideri pot incerca sa determine grupul sa discute tema cea mai importanta prin
indemnuri, folosindu-si autoritatea, prin pedepse sau prin forta. Altii pot semnala aspecte
pe care le-au observat si apoi pot verifica daca le-a mai observat cineva. Asemenea lideri
pot sugera membrilor sa nu se mai esc"iveze de la punctele esentiale si sa discute desc"is
motivul pentru care evita sarcina. Daca este prea greu pentru grup sa faca fata desc"is
acestei discutii, liderul poate initia o metoda prin care sa descarce aceasta tensiune:
fiecare isi e%prima in scris parerea despre problema respectiva, "artiile se aduna la
mijlocul mesei, se amesteca si apoi un membru le citeste cu voce tare. Prin aceasta
metoda liderul ajuta grupul sa-si afle problemele. Membrii invata cum sa gaseasca solutii
la probleme legate de functionarea grupului si cum sa inceapa sa-si asume raspunderea
comportamentului lor.
Li"#a de ra(dare a nora c ceilalti
%ista mai multe cauze ale acestei situatii: nemultumirea de sine a grupului, indoieli fata
de ceea ce este perceput ca fiind impus de lider, o problema emotionala cunoscuta de toti
dar nerezolvata, intoleranta fata de un membru agresiv si acaparator de putere. ,rupul
trebuie indemnat sa depisteze principalul motiv de nemultumire. Diagnosticarea urmata
de tratarea problemei ascunse, oricare ar fi ea, trebuie sa constituie sarcina imediata a
grupului. ,rupul poate fi productiv in sedinte numai in momentul in care liderul si
membrii isi dau seama de interactiunea continua dintre -datele subiective. si -datele
logice. si cand se pot ocupa de aceasta interactiune.
Atacarea ideilor inainte de a fi "e de"lin e)"ri$ate
&and o problema devine polara sau cand grupul s-a impartit in doua tabere ostile, deseori
afirmatiile nu mai sunt ascultate pana la capat si sunt contestate c"iar inainte de a fi
terminate. /ici o sugestie nu este considerata practica. &and apare o asemenea situatie
problemele de pe ordinea de zi nu vor putea fi rezolvate inaintea acesteia. #iderul
01
intreaba intai daca a mai observat cineva acest lucru si apoi ce se intampla de fapt in
grup. Sprijinul primit poate fi minim pentru ca spiritele sunt agitate si multi sunt gata de
lupta. #iderul poate sugera ca un vorbitor sa verifice daca si-a e%pus toate ideile si daca
crede ca a fost ascultat. #iderul poate sugera de asemenea ca fiecare membru sa
parafrazeze ceea ce a auzit inainte de a raspunde. Daca sfatul este urmat, membrii pot fi
surprinsi sa constate cum ascultarea neatenta poate duce la neantelegeri serioase
A#cltarea inacti'a
&and ascultam pe cineva ar trebui sa intram in pielea vorbitorului pentru a-l intelege.
$nii lideri sunt constienti de faptul ca poate nu au auzit foarte bine ceea ce s-a spus, de
aceea parafrazeaza pentru a verifica continutul mesajului. Poate intreba ce l-a determinat
pe vorbitor sa vorbeasca. $n asemenea lider incearca sa devina constient de problemele
grupului legate de ascultare. #iderul constata ca oferind modele de ascultare activa alti
membrii devin mai sensibili la problemele comple%e ale comunicarii. #iderii observa ca
membrii devin constienti ca o buna comunicare este asigurata de colaborarea intre
emitator si receptor.
Atacri inter"er#onale #(tile
&ontradictiile bine camuflaate dintre doua persoane pot incetini progresul grupului si nu
duc la nimic bun. Iata doua aspecte de retinut. $n conflict ascuns poate fi descoperit
observand continuu cine dupa cine vorbeste. $n alt indiciu ar fi frazele de genul -sunt
intru totul de acord, totusi as dori sa mai adaug ceva..
Daca de fiecare data cand vorbesc Alina si ,igi apar propozitii care aparent sprijina ideile
anterioare dar de fapt le contrazic liderul sau membrii trebuie sa-si dea seama de conflict.
&ineva constient de conflictul ascuns poate spune pentru binele grupului: -Poate gresesc,
as vrea sa aflu si parerea celorlalti, dar am observat ca Alina si ,eorge se contracareaza
mereu. Ma intreb daca nu cumva au vreo problema in care i-am putea ajuta discutand-o in
grup.. /u e%ista nici o garantie ca Alina si ,igi vor raspunde altceva decat ca nu se
intampla nimic. Ambii vor fi foarte defensivi iar grupul nu poate forta discutarea
subiectului cand este vorba de atacuri asa de subtile. 2otusi, ceilalti membrii sunt
constienti acum de posibila cauza a problemelor grupului si vor indeplini mai bine
sarcina in ciuda acestui conflict ascuns.
De#cra*area
$neori un grup se simte descurajat sau simte ca nu are influenta sau putere. Sarcina pare
prea grea, consecintele amenintatoare, problemele interpersonale sau ale grupului, de
nerezolvat. Daca acest sentiment de descurajare sau lipsa de implicare persista sunt slabe
sperante in ceea ce priveste rezultatele, unii membrii pot intarzia, pot pleca mai devreme
sau pot fi absenti. Inceperea sedintei se amana de mai multe ori pentru ca este greu de
oprit conversatia dintre grupuri de membrii. &and au de-a face cu un grup descurajat unii
lideri pot opri discutia asupra ordinii de zi si pot incerca sa afle cauza descurajarii.
03
Cre#terea #a #caderea ni'elli z!o$otli in !r"
$n indiciu clar al e%istentei unor probleme in grup este sc"imbarea nivelului normal al
zgomotului. ) crestere a acestui nivel poate indica interesul crescut al membrilor
grupului sau nemultumirea. $n lider abil poate descoperi cu usurinta diferenta.
%ista inca alte numeroase indicii ale nefunctionarii grupului. &and liderul si membrii
invata sa analizeze comportamentul grupului si sa recunoasca ca sunt intotdeauna
prezente sentimente, acestia constientizeaza faptul ca un grup are atat probleme legate de
sarcini cat si de intretinerea grupului. Ambele sunt importante si interactioneaza
continuu. ) sedinta eficienta trebuie sa le acorde atentie ambelor, in special cand sedinta
este nesatisfacatoare. Invatand sa se ocupe atat de sarcini cat si de intretinere, grupul se
intareste pentru a face fata problemelor viitoare.
I. ALEGETI UN FACILITATOR
Rolul facilitatorului:
Discuta si decide cum va lucra grupul
&onduce procesul:
Da cuvantul celor care nu au vorbit4opreste un vorbitor care monopolizeaza
discutia.
)noreza fiecare contributie.
Parafrazeaza
5ezuma
)btine consensul.
!ace comentariile la sfarsit.
Da instructiuni persoanei care inregistreaza procesul verbal.
Ajuta la bunul mers al sedintei.
II. ALEGETI O PERSOANA CARE SA INREGISTRE%E PROCESUL &ERBAL
Rolul acestei persoane:
Inregistreaza procesul verbal
/u sc"imba intelesul cuvintelor
#ucreaza prin intermediul facilitatorului nu prin intermediul participantilor
III. ALEGETI O PERSOANA CARE CRONOMETREA%A
06
Rolul acestei persoane:
Informeaza facilitatorul si grupul cat timp a trecut si cat timp mai au la
dispozitie.
II. CLARIFICATI SCOPURILE+SARCINA DE INDEPLINIT
III. STABILITI UN PROGRAM IN CEEA CE PRI&ESTE TIMPUL SI SARCINA DE
INDEPLINIT
I&. FOLOSITI TE,NICA BRAINSTORMING-ULUI
07