2014

TECNICA SECRETARIAL I


CARRERA:
SECRETARIADO EJECUTIVO
NOMBRE:
ERIKA ROSMERY VICENTE
MIRANDA
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DEDICATORIA
Esta pequea monografa se la
dedico a mis compaeros de
trabajo por su afecto y diaria
colaboracin.
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INDICE
Dedicatoria . Pag. 2
Introduccin. Pag. 3
1.- Presentacin, objetivos generales Pag. 5
2.- Objetivos especficos...Pag. 6
3.- Poblacin, objetivos, requisitos tcnicos, programas. Pag. 7, 8
4.- Tcnicas secretariales . Pag. 9
5.- Funciones, actividades y/o tareas.. Pag. 10, 11, 12
6.- Definiciones de calidad .. .Pag. 13
7.- Funcin, cualidades y caractersticas de la secretaria . .Pag. 14, 15
8.- Tipos y niveles de secretaria, mecanografa . Pag. 16
9.- Recepcionista, secretaria particular, secretaria de jefatura,
Secretaria de gerencia y secretaria de direccin.. pag. 18, 19
10.- Conclusin
11.- Bibliografa





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PRESENTACIN:

Uno de los recursos ms transversales de las empresas es aquel que
desempea funciones secretarias, independiente de la naturaleza o
negocio de la industria. Su puesto es considerado, muchas veces, como
fundamental dentro de la organizacin que privilegia las comunicaciones
internas, el buen clima laboral, la excelencia en la relacin con clientes
externos, tanto presencial como por telfono y la administracin
cuidadosa y profesional de archivos y documentos de distinta ndole.
El rol secretarial pasa a ser un verdadero centro de operaciones, de
asistencia y consulta. Actualizar y desarrollar aquellas actitudes,
comportamientos y habilidades que aseguren el eficiente desempeo
secretarial se vuelve la nica opcin para mantener en el tiempo los
principios mencionados. En este contexto planteamos una actividad de
capacitacin destinada a fortalecer las competencias secretariales que
provea de conceptos, tcnicas y herramientas especficas de apoyo
secretarial.

OBJETIVO GENERAL:
El presente curso se plantea como objetivo el dar a conocer el
conjunto de conocimientos prcticos, habilidades, herramientas y
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tcnicas secretariales, y que le permitan el desarrollo y fortalecimiento
de sus competencias, a la vez de identificar aquellas de orden personal,
que le permitan apoyar efectivamente a los niveles ejecutivos y jefaturas
en la toma de decisiones y el desarrollo de sus labores diarias.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Identificar y caracterizar los conceptos fundamentales asociados al rol
y funcin secretarial.
Identificar, analizar y aplicar principios, normas y tcnicas referidas a
las comunicaciones dentro de equipos detrabajo, el manejo de
relaciones humanas al interior de una organizacin y la aplicacin de
protocolos.
Identificar las causas y origen de la prdida de tiempo.
Analizar las consecuencias de una deficiente distribucin de tareas,
as como de las tcnicas para su administracin eficiente.
Reconocer los principios de calidad, servicio y atencin, como pilares
fundamentales en la relacin con clientes.
Identificar y aplicar tcnicas y mtodos para el control, disminucin
y superacin de conflictos en el equiposecretarial y del entorno laboral
inmediato.
Reconocer las caractersticas de un lder, resaltando los
beneficios de su adopcin dentro del rol secretarial.
Reconocer el conjunto de cualidades y atributos personales que
conforman el perfil de competencias personales, relacionndolas con el
ideal requerido de una secretaria moderna.
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Promover el sentido de logro en el equipo secretarial, traspasando
tcnicas para su automotivacin.
Reconocer la influencia positiva que tiene para personal
administrativo, el rol de la secretaria profesional.


POBLACIN OBJETIVO
Secretarias Ejecutivas, Secretarias de Gerencia, Secretarias
Administrativas, Contables y Computacionales, Asistentes de Gerencia,
Relacionadoras Pblicas y toda persona que se ejerza Funciones
Secretariales.

REQUISITOS TCNICOS
1. 85 % de asistencia a clases.
2. Los asistentes debern aprobar el curso con nota mnima 4.0 en
escala de 1 a 7. Esta se obtendr del promedio obtenido entre una
prueba terica (50% de ponderacin) al finalizar el curso y el promedio
de 3 ejercicios grupales que se desarrollarn durante las sesiones de
tipo prctica. (50% de ponderacin).

PROGRAMA
Conceptos y fundamentos: el rol secretarial y su relacin con otros
mbitos de la organizacin
Visin, misin, autoridad, gerenciacin, liderazgo.
Conceptos: aptitud, actitud, asertividad, creatividad
Concepto: autoestima, automotivacin, compromiso
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Conceptos: informacin, peticin
Conceptos: direccin, supervisin, administracin.
Comunicacin, protocolo prctico y relaciones humanas:
Axiomas de la comunicacin
Comunicacin interpersonal
Comunicacin gestual y corporal
Principios para el desarrollo y fortalecimiento de las relaciones humanas
en la organizacin
Normas protocolares en la empresa Ceremonias, eventos, reuniones.
Precedencias
Protocolos en la atencin telefnicos
Administracin del tiempo eficiente:
La importancia del tiempo en la organizacin
Priorizar: la distribucin de tareas
Causas de la dilapidacin del tiempo. Su solucin
Servicio y calidad en la atencin de clientes:
Concepto de calidad
Actitud y comportamiento de servicio
Servicio y atencin telefnica
La secretaria en el manejo de conflictos: Previendo la aparicin de
conflictos Identificando y manejando sus causas Previendo y calculando
sus consecuencias
Metodologas de control, disminucin y anulacin. Superando crisis.
Liderazgo secretarial:
Caractersticas de una secretaria lder.rol, funciones y responsabilidades
de su liderazgo
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La secretaria como facilitadora, promotora y transformadora de cambios.
Perfil de las competencias personales de una secretaria ideal
Auto diagnstico de competencias personales
Identificando fortalezas y debilidades


Midiendo el desafo de la superacin
Motivacin y sentido de logro:
La importancia de ser secretaria
La secretaria como polo de motivacin y desarrollo de secretarias,
administrativos, auxiliares y personal Junior.

TECNICAS SECRETARIALES
Prestar asistencia secretarial a la alta gerencia, planificando y
ejecutando actividades administrativas y aplicando tcnicas
secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeo acorde con
los objetivos de la unidad.

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FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
- Redactar correspondencia, informes, memorando, oficios,
documentos varios de mediana complejidad.
- Transcribir a mquina o en el computador la correspondencia,
oficios, memorandos, informes y documentos varios de la
dependencia.
- Llevar registros de actas, informes, recaudos y expedientes.
Recibir y verificar la correspondencia, oficios, circulares,
memorandos, recaudos consignados por estudiantes y personal de
la institucin.
- Revisa la correspondencia y/o de su superior.
- Distribuir la correspondencia, oficios, circulares, memorandos,
previa revisin y/o firma de su superior.
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- Enviar la correspondencia, oficios, circulares, memorandos,
convocatorias, agenda de consejos y otros documentos.
- Llevar el control de archivos generales y confidenciales.
- Preparar carpetas contentivas de los recaudos de casos o
informes requeridos por su superior o usuarios de la dependencia.
- Revisar y ordenar los casos que van a ser incluidos en la agenda
del consejo y reuniones.
- Revisar y analizar expedientes acadmicos y administrativos,
cuando el caso lo amerite.
- Elaborar actas de reuniones, actas de comisin delegada y otros
documentos de mayor complejidad.

- Coordinar todo lo relativo a reuniones o sesiones de comisin
delegada y las audiencias con su superior.
- Elaborar agenda.
- Informar al personal docente, y a estudiantes, de los recaudos que
segn el tipo de solicitud se deben presentar para su discusin y
aprobacin.
- Custodiar actas originales, aprobadas en reuniones.
- Recibir la nmina de pago del personal de la unidad.
- Recibir los cheques por cualquier concepto a favor de la unidad.
- Controlar y tramitar reposicin de caja chica y/o fondo de trabajo.
Tomar dictados.
- Realizar llamadas telefnicas.
- Atender llamadas telefnicas.
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- Tramitar citas, entrevistas y solicitudes de audiencias de su
superior con otros organismos, personalidades, etc.
- Atender visitas y pblicos en general.
- Asistir a su superior en reuniones.
- Colaborar en la organizacin de eventos, talleres, seminarios,
conferencias, etc.
- Organizar eventos sociales, brindis, almuerzos, relacionados con
el trabajo y convocados por su superior.
- Tramitar solicitud de vehculos, pasajes, alojamiento, viticos, en
caso de movilizacin de su superior o personas autorizadas por el
mismo.
- Elaborar las requisiciones internas de compra, rdenes de pago,
de las dependencias adscritas a la unidad.
- Mantener contacto permanente con el departamento de compras y
el de mantenimiento para satisfacer las necesidades de la oficina.
- Distribuir el trabajo del personal a su cargo.
- Supervisar directa y constantemente al personal a su cargo.
- Supervisar el mantenimiento de la oficina.
- Llevar el control de los permisos solicitados por el personal.
- Transcribir y acceder informacin operando un microcomputador.
Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad
integral, establecidas por la organizacin.
- Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
anomala.
- Elaborar informes peridicos de las actividades realizadas.
Realizar cualquier otra tarea afn que sea asignada.
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DEFINICIONES DE CALIDAD CON UN ENFOQUE AL SERVICIO
SECRETARIAL

1.1 Definiciones de calidad
Es la suma de las propiedades y caractersticas de un producto o
servicio que tiene que ver con su capacidad de satisfacer una necesidad
determinada. Es hacer las cosas bien y a la primera, buscando la
perfeccin, excelencia, eficiencia y disposicin.


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Es la concepcin de bienestar del hombre, es una bsqueda de hacer
bien las cosas desde el inicio con el propsito de ofrecer un producto o
servicio cada vez mejor.

Es un proceso en el que estn inmersos una serie de elementos o
Indicadores para que el producto o servicio que se ofrezca satisfaga las
necesidades del cliente-usuario y del prestador de servicio y el costo
beneficio por ambas partes.




FUNCIN, CUALIDADESY CARACTERSTICAS DE LA SECRETARA

2.1 COMPETENCIAS Y LMITES
Requisito indispensable para el bienestar en el trabajo, para el buen
clima institucional y para la eficiencia de la empresa, es la clara
definicin de los puestos de trabajo.
Los puestos acaban siendo nicos, como las personas que los ocupan,
y muchas cosas sobre ellos no se aprenden ms que sobre la marcha.
Sin embargo, existen pautas aplicables en general que pueden ayudar a
definir el puesto que ocupa:
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Pida informacin acerca de la organizacin. No tenga miedo en exponer
sus dudas. Ante una perplejidad sobre cmo actuar o qu decisin
tomar, pregunte: Qu suelen hacer, o qu han hecho aqu en casos
semejantes?
A reserva de que la Institucin le capacite sobre sus tareas, considere
esta panormica general de actividades

a) Redactar y/o copiar oficios.
b) Archivar todo tipo de documentos,
c) Recordar al jefe compromisos de trabajo (reuniones, citas, pagos...) y
compromisos sociales (cenas, felicitaciones...),
d) Renovar suscripciones,
e) Programar las citas de tu jefe y llevar la agenda de las mismas,
f) Preparar informes, relaciones, listas, minuta,
g) Elaborar y manejar la lista de personas a quienes se enviar
felicitacin navidea, o eventualmente de cumpleaos u otros
aniversarios,
h) Organizar viajes para su jefe, reservando hoteles y transporte,
i) Organizar ccteles, bufetes y otras celebraciones sencillas dentro del
recinto del trabajo
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j) Adquirir regalos en nombre del jefe y, si es el caso, enviarlos
debidamente presentados,
k) Manejar el equipo de cmputo y todos los programas de Internet,
I) Cuando las visitas o las llamadas telefnicas as lo pidan, dar solucin,
o bien canalizar al departamento que corresponda (filtro).
Por supuesto, las tareas de una secretaria varan segn los puestos y
niveles que ocupa ella, y tambin van ntimamente relacionadas con el
nivel y las funciones del jefe



2.2 TIPOS Y NIVELES DE SECRETARIAS
Ofrecemos una clasificacin, a sabiendas de que los puestos
secretariales no son paquetes perfectamente definidos y que presentan
mucha variabilidad.

Mecangrafa
Ser mecangrafa es a veces la primera oportunidad de familiarizarse
con el trabajo de la oficina. De este puesto se espera seriedad, agilidad,
exactitud, limpieza y buen gusto.

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Recepcionista
Est orientada al cliente-usuario. Debe llenar algunos requisitos
tcnicos, como el conocimiento del conmutador y el manejo expedito de
los directorios telefnicos.
Mucho le favorecen la voz agradable, la sonrisa, la seguridad ser
conciso en las respuestas, y un espritu de servicio que transmita an a
travs de la bocina.
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Secretaria Particular
Adems de las funciones de las dos anteriores, si ocupa este puesto,
debe identificarse muy de cerca con los intereses profesionales de su
jefe. Este puesto, desempeado con inters y con entrega, es una llave
que le lleva a tareas y experiencias enriquecedoras.
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Secretaria de Jefatura
Aqu sus funciones son ms especficas segn las actividades de su
rea o departamento: compras, ventas, capacitacin, relaciones
industriales, crdito y cobranzas, asuntos legales, etc.
Secretaria de Gerencia
Este nivel exige de usted excelente mecangrafa, excelente manejo de
cmputo, excelente ortografa y excelente redaccin.
El jefe descarga en usted muchos asuntos y no supervisa de cerca sus
trabajos. En muchos momentos se mueve sola y se autodirige.
Su respuesta a estos retos es de suma responsabilidad, iniciativa y
confidencialidad.
Secretaria de Direccin
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Se le ha instalado, en la administracin de la institucin, y tiene acceso a
las diferentes divisiones y departamentos. Sus relaciones con los
miembros del consejo directivo son cercanas


Tiene acceso a la informacin confidencial, sobre las polticas, los
programas y tambin las dificultades y problemas de la Institucin y de
sus altos dirigentes.
A este nivel se supone una notoria identificacin, no solo con su jefe,
sino con la institucin, y una total entrega de lealtad a toda prueba En
los niveles ms elevados, se habla de asistente de direccin.




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CONCLUSION

Desarrollar cualidades morales e intelectuales para el xito y buen
desempeo.
Vigilar el cuidado de la apariencia personal
Analizar el ambiente de trabajo y adaptarse al mismo, manteniendo buenas
relaciones con sus jefes.
Atender el telfono, hacer y transferir llamadas.













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BIBLIOGRAFIA