1.3.2.

Turismul de reuniuni/ntruniri

Intrunirea reprezint un eveniment organizat pentru discutarea unor probleme comune. Se
refera la probleme comerciale sau non-comerciale, cu o participare de 6 sau pana la 100 de
persoane si poate dura de la cateva ore pana la o saptamana.
Reuniunile organizate pot mbraca diferite forme, a caror definire este prezentata
de Rob Davidson n lucrarea sa ,,Business Travel , aparuta n editura Pitman, la Londra, n anul
1994, aceste definitii fiind recunoscute si utilizate de majoritatea specialistilor fie ei romni sau
straini:
-Adunare ntlnire ntre persoane reunite pentru a delibera, diviza sau pentru
divertisment.
-Colocviu ntlniri la care ctiva specialisti tin cuvntari pe un anumit subiect sau
raspund la ntrebari legate de acesta.
-Conclav o ntlnire privata sau o adunare secreta (de obicei religioasa).
-Conferinta un schimb de opinii formal sau o ntrunire a mai multor oameni pentru a
discuta probleme de interes comun, n care o persoana face o expunere, auditoriul participnd
activ.
-Congres ntlnire formala a unor delegatii pentru discutii, n special persoane apartinnd
unui anumit organism sau unei specializari profesionale. Manifestari cu caracter informativ,
congresele reunesc ntre 100 si 1.000 de persoane cu scopul de a schimba idei si de a-si
comunica rezultatele studiilor lor, pe durata a 2 3 zile.
-Conventie adunare de oameni care se ntlnesc ntr-un scop comun, n special, o
ntlnire a delegatiilor unui partid n scopul formularii politicii sau selectarii candidatilor pentru
functii.
-Meeting o ntrunire a mai multor oameni cu un scop comun.
-Receptie - manifestare cu caracter festiv, de un standard nalt.
-Seminar - reuniune de lucru sau de formare, pentru 10 30 de persoane cu o durata de 3
5 zile.
-Simpozion petrecere cu muzica si conversatie sau o ntlnire formala la care ctiva
specialisti tin scurte cuvntari pe un anumit subiect sau subiecte asemanatoare, la care auditoriul
nu participa activ.
-Summit o conferinta oficiala la cel mai nalt nivel (de exemplu: la nivelul sefilor de stat
si de guvern).
-Workshop reuniune de 30 35 de persoane n cursul careia se discuta n grupuri mici,
realizndu-se un schimb de experienta. Termenul este utilizat n SUA, iar francezii l numesc
salon sau trg n cadrul caruia un numar variabil de expozanti si prezinta produsele unui public
de profesionisti
Alte forme pot fi :
Cursusile de pregatire (Training-uri) - sunt evenimente unde participantii se intalnesc
pentru a primi informatii sau pentru a fi ajutati sa-si dezvolte anumite aptitudini. Acestea pot fi si
cursuri de pregatire interna unde participantii apartin aceleiasi organizatii sau evenimente
deschise unde
instituia ce coordoneaz cursurile de pregtire ofer programe ce sunt disponibile tuturor
celor ce vor s beneficieze de ele.
Lansarile de produse sunt evenimente specializate pe care multe organizatii le
utilizeaza in prezent ca o modalitate de promovare a produselor si serviciilor ce urmeaza a fi
introduse pe piata. Ele au de obicei o audien variata incluzand media, distribuitorii si
consumatorii. De asemenea, lansrile in general, evenimente de scurt durat (chiar si de cateva
minute), dar necesita un buget foarte mare.
Ioan Cosmescu , Note de curs , Turismul de afaceri si evenimente , 2008 , pag42-43
In categoria manifestarilor de tipul evenimentelor speciale, un loc aparte il ocupa
reuniunile tematice initiate si organizate in diferite scopuri, pantru care s-a generalizat denumirea
de "congrese". Notiunea de congres provine din limba latina (congressus), avand semnificatia
de reuniune cu caracter temporar. Readaptarea la conditiile zilelor noastre, notiunea de congres
defineste ansamblul de persoane care se intrunesc la o data dinainte stabilita, pentru o durata
convenita de timp, in vederea schimbului de opinii pe marginea unor teme concrete care prezinta
interes pentru participantii la reuniunea respectiva.
Din punctul de vedere al industriei calatoriilor si turismului, orice intrunire sau reuniune
desfasurata pe plan local, national sau international este considerata o componenta a turismului
de congrese, desi exista si alte forme de reuniuni care au fost denumite in mod diferit, in functie
de natura lor stiintifica, culturala, sociala, profesionala sau in functie de amploarea lor:
conferinte, simpozioane, seminarii, mese rotunde, grupe de lucru (workshop) etc.
Congresele abordeaza o tematica foarte diversa; pentru a oferi o idee cuprinzatoare asupra
caracterului tematicilor, merita sa fie citata clasificarea adoptata de Asociatia Internationala de
Congrese si Reuniuni (I.C.C.A.) care clasifica tematica congreselor tinute de organismele
neguvernamentale in urmatoarele grupe:
- bibliografie, documentare, presa; religie, etica ; stiinte sociale si stiinte umanitare;
relatii internationale; politica; drept, administratie ; asistenta sociala; profesionisti, salariati,
sindicate; economie, finante; comert, industrie; agricultura; transport, turism; tehnologie;
stiinta; sanatate; educatie, tineret; arta, radio, cinema; sport si recreere.
Din punctul de vedere al periodicitatii cu care se repete congresele atat cele internationale, cat
si cele nationale pot fi grupate in manifestari:
periodice (repetate la intervalele convenite de timp, de cele mai multe ori rezultand din
statutele organismelor, institutiilor, asociatiilor etc., care le initiaza sau continua sa le
desfasoare);
ocazionale (daca tematica lor particularizata isi pierde actualitatea dupa incheierea
lucrarilor reuniunii sau daca se apreciaza ca dezbaterile pe marginea tematicii nu sunt in masura
sa concretizeze concluzii sau solutii viabile - de exemplu, in cazul unui seminar, al unui
workshop etc.).
Reuniunile categorisite drept congrese pot fi grupate si in functie de dimensiunile
evenimentului special, respectiv in functie de numarul delegatilor sau participantilor invitati la
aceste intruniri. Din acest punct de vedere, criteriul de grupare este foarte elastic, incepand cu
megaevenimentele speciale (un congres mondial al populatiei, o adunare generala - ordinara sau
extraordinara - a Organizatiei Mondiale a Turismului) si terminand cu microevenimentele
speciale, de tipul unei mese rotunde sau al unei consfatuiri de lucru.
Oferta in turismul de reuniuni are doua componente: oferta stiintifica si oferta turistica. Desi,
de obicei, oferta stiintifica nu intra in preocuparile unei agentii de turism, ea este un element
foarte important al reusitei de ansamblu a reuniunii.
Oferta stiintifica, respectiv tematica reuniunii, este elementul principal al ofertei.
Alegerea ei este rezultatul motivatiilor initiatorului stiintific. Acestea pot fi: prezentarea
rezultatelor unei cercetari, schimbul de informatii, urmarirea adoptarii unei pozitii politice,
aderarea la o activitate sau o actiune, dorinta de a stabili contracte stiintifice sau de alta natura.
Moderatorii discutiilor, expunerile prezentate, dialogul interactiv cu invitatii constituie alte
elemente ale ofertei stiintifice. Mult din succesul unei reuniuni tine de alegerea si stimularea
acestora.
Oferta turistica este a doua componenta a ofertei pentru turismul de reuniuni. Ponderea
acesteia este diferita in functie de natura reuninii, statutul juridic al participantilor etc. Ea
cuprinde atat elemente generale ale ofertei turistice traditionale, cat si elemente specifice. Printre
elementele specifice ale ofertei pentru turismul de reuniuni se inscriu si excursiile de vizitare pre
si post-congres. Ele sunt un prilej de cunoastere a tarii-gazda, de destindere. Frecvent, ele au o
anumita tematica, in concordanta cu tematica reuniunii. Un alt element specific il constituie baza
materiala necesara desfasurarii reuniunii propriu-zise: sali de reuniuni mari si mici, cu instalatii
de traducere simulate, aer conditionat si incalzire, cu locuri confortabile, sali si spatii de
expunere pentru expozitiile organizate pe langa reuniune, birouri pentru activitatea de secretariat
etc.
Rolul organizatiilor si asociatiilor internationale in organizarea reuniunilor
Create in scopul asigurarii cadrului organizatoric necesar realizarii contactului intre
oamenii politici, experti, oameni de stiinta, specialisti in diverse domenii si din tari diferite,
organizatiile si asociatiile internationale au ajuns sa joace un rol esential in organizarea de
reuniuni internationale. Aceste organizatii contribuie prin existenta si activitatea lor la
dezvoltarea, pe scara mondiala, a tuturor genurilor de reuniuni. Ele constituie in acelasi timp
cadrul juridic si organizatoric in care se desfasoara schimbul de informatii si experiente legate de
reuniuni; totodata, prin initierea si organizarea de cursul de perfectionare, acestea pot influenta in
sensul imbunatatirii componentelor activitatii implicate de derularea reuniunilor.
In acest sens, poate fi luata pentru exemplificare I.C.C.A. (Asociatia Internationala de
Congrese si Reuniuni) , fondata in anul 1964 in Amsterdam, cu sediul permanent in Olanda;
asociatia numara peste 300 de membri, grupati in 9 categorii distincte: agentii de turism, linii
aeriene, organizatori de reuniuni si expozitii, birouri de turism, companii de transport, hoteluri,
centre de congres, reuniuni si expozitii, servicii, membri onorifici. Cele 66 de tari reprezentate de
I.C.C.A. sunt situate geografic astfel: sapte in Africa, 25 in Europa, 17 in cele doua Americi, 15
in Asia, doua in Australia; printre membrii europeni se numara si Bulgaria, Cehia, Slovacia,
Ungaria, Polonia, Iugoslavia si relativ recent si Romania.
In acest scop, in tara noastra a fost constituita in 1997 Asociatia Organizatorilor Profesionisti de
Conferinte si Expozitii din Romania - Romanian Convention Bureau, afiliata la I.C.C.A.
Avand ca scop permanent promovarea si organizarea de congrese, conferinte si expozitii
internationale, I.C.C.A. inregistreaza date detaliate referitoare la evenimentele multinationale
importante, pastreaza in evidenta sa listele asociatiilor nationale afiliate, intocmeste periodic
buletine pe care le distribuie membrilor sai in ideea determinarii localizarii evenimentelor
viitoare.
Exemplificat pe cazul unui congres international, la alegerea unei tari pentru
desfasurarea lucrarilor reuniunii respective, se tine seama de urmatoarele criterii:
1. apropierea geografica a tarilor-gazda de tarile unde isi au sediul organizatiile,
asociatiile, federatiile sau alte organisme care raspund de desfasurarea congresului
2. facilitatile oferite pentru congres si pentru congresisti;
3. conditiile de cazare, masa, transport, agrement etc., de care vor beneficia
congresistii;
4. atractivitatea turistica sau de alta natura de care dispune zona primitoare si care
constituie stimulente complementare pentru participarea la reuniunea programata.

Deseori reuniunile sunt insotite si de programe recreative de destindere, prin excursii
pre si/sau postcongres, pentru vizitarea unor statiuni, parcurgerea unor itinerare sau vizitarea
altor obiective de interes turistic, ori de excursii documentare axate pe tematica reuniunilor.
Participarea delegatilor la manifestarile de acest gen este facultativa, nefiind incluse in taxele de
participare. Din programele reuniunilor nu lipsesc nici alte forme de divertisment ca, de
exemplu, programele de teatru, balet, show-uri etc., oferite de organizatori sau de sponsori

Dimensiunile sociale, culturale si economice ale reuniunilor nu ar fi atins cotele din zilele
noastre, daca nu ar constitui si surse de beneficii pentru cei ce s-au integrat in initierea,
organizarea si participarea cu serviciile prestate la derularea lor. In consecinta, in practica
turismului de reuniuni s-a adoptat gruparea beneficiilor asteptate in doua categorii principale:
beneficii generice si beneficii economice.
1. Beneficii generice sunt considerate acele avantaje si satisfactii care disting
evenimentele speciale de atractiile turistice specifice ale unui areal (localitate, statiune etc.) unde
a fost programata desfasurarea unei reuniuni.
Intrucat intrunirile, ca produs turistic, sunt destinate satisfacerii dorintelor si nevoilor de
consum ale participantilor la evenimentul special programat, beneficiile asteptate de congresisti
sunt deduse din participarea lor la o experienta colectiva, distinsa de viata cotidiana. Prin faptul
ca reuniunile au loc numai periodic, cu tematici ce difera de la o reuniune la alta, produsul
turistic congrese, pentru congresisti, este intotdeauna un produs nou, inedit, diferit de fiecare data
de cele precedente.
2. Beneficii economice sunt considerate efecte directe, exprimate in termeni valorici, printre
care se numara cresterea incasarilor in lei si in valuta provenite de la participantii la
evenimentele speciale, care de regula sunt superioare oricarei medii de sejur comun.
Beneficiile economice sunt tratate si ele diferentiat ,private din punctul de vedere al
agentiilor de turism care s-au implicat in activitatile de organizare si in derularea proceselor
operationale cerute de profilul evenimentelor speciale, oricare ar fi natura lor (politica,
profesionala, asociativa, confesionala, economica etc.); dar si din punctul de vedere al
prestatorilor de servicii turistice (hotelieri, restauratori etc.) care si-au integrat miniprodusele lor
turistice in ansamblul produsului turismului de congrese si reuniuni.