Capitolul 22 – Sistemul informational al intreprinderii

1.Resursele informationale

Sistemul informaţional permite cunoaşterea situaţiei existente într-o întreprindere, a

situaţiei trecute şi anticiparea evoluţiei viitoare a acesteia, contribuind astfel la
elaborarea şi îndeplinirea obiectivelor stabilite. Prin intermediul său se obţin informaţiile
necesare fundamentării deciziilor, implementării acestora precum şi cele necesare
adaptării continue a întreprinderii comerciale la schimbările interne şi externe.

Sistemul informaţional cuprinde totalitatea elementelor (date, informaţii, circuite şi

fluxuri informaţionale, proceduri şi mijloace de tratare a informaţiilor) din cadrul firmei,
având drept scop să asigure suportul informaţional necesar îndeplinirii obiectivelor
stabilite.

Sistemul informaţional afectează major atât funcţiile întreprinderii, cât şi proiectarea

structurilor pe care aceste funcţii se bazează, prin urmare organizaţia în ansamblul ei.

Resursele informaţionale ale întreprinderilor cuprind ansamblul informaţiilor

disponibile (obţinute şi/sau generate) şi refolosibile.

Supravieţuirea firmelor, adaptarea lor la un mediu tot mai dinamic şi complex sunt
condiţionate de resursele informaţionale de care dispun, de capacitatea de a le îmbogăţi
continuu.

În consecinţă, întreprinderile trebuie să-şi organizeze un sistem eficient de captare,

prelucrare, stocare şi transmitere a informaţiilor, transformându-le în resurse
disponibile şi refolosibile, în vederea unei fundamentări corespunzătoare a deciziilor
privind activitatea curentă şi de perspectivă!
 2.Componentele sistemului informational

Devine de domeniul evidenţei că acele firme care reuşesc să maximizeze oportunităţile

create de stăpânirea capitalului informaţional, pot crea o oportunitate marginală care să
le permită să se menţină înaintea rivalilor lor. În acest context, problema informaţiilor
trebuie abordată atât din punct de vedere static, cât şi dinamic.

În plan static, se pot decanta informaţiile interne (din cadrul întreprinderii) şi externe
(din mediul de acţiune). Aceste două categorii trebuie înţelese în dinamica lor, favorizând
circulaţia lor în ambele sensuri şi permiţând poziţionarea întreprinderii în mediul ei de
afaceri.

Aşa cum afirma Peter Drucker, managerul are ca unealtă specifică informaţia, el este un
mânuitor de informaţii. El nu manipulează oamenii dar îi motivează, îi orientează să-şi
îndeplinească sarcinile. Singurul instrument cu care poate realiza acest lucru este
cuvântul scris, vorbit şi limbajul cifrelor.
Activitatea firmei poate fi monitorizată prin intermediul fluxurilor de comunicaţii şi de
informaţii. Prin urmare, este es cine?, cum?, unde? şi când? culege şi înregistrează
informaţiile.

Decizia strategică de bază a firmei constă în a extrage rapid, efectiv şi la costuri cât mai
mici, valoarea cuprinsă în informaţie. Devine astfel un imperativ punerea informaţiilor la
îndemâna angajaţilor potriviţi, la locul potrivit astfel încât acestea să devină utilizabile şi
să creeze valoare.

Legătura directă, nemijlocită cu clienţii constituie un prilej favorabil de a culege şi

transmite gratuit informaţii. De aceea, vânzătorii, ca "interfaţă" într-o întreprindere
comercială, trebuie să fie instruiţi corespunzător astfel încât să capteze un volum cât mai
mare de informaţii de la clienţi.

Tot mai multe categorii de informaţii devin mărfuri şi pătrund pe piaţa informaţiilor fiind
destinate vânzării/cumpărării. Ele se găsesc "la liber" într-o proporţie din ce în ce mai
redusă.

Pe această piaţă, se consideră că informaţia are o valoare inclusă, dar nu întotdeauna

este uşor de decelat informaţia bună de cea lipsită de credibilitate, iar verificarea ultimei
poate fi costisitoare.

Vânzarea de informaţii nu poate oferi mostre ca în cazul bunurilor materiale, deoarece

informaţia este un bun saturat, odată oferită nu mai este necesară pentru că poate fi
memorată.

Exclusivitatea asupra unei informaţii se poate cumpăra. Dreptul de folosinţă asupra unei
informaţii poate face obiectul unei cumpărări separate.

3.Proiectarea unui sistem informational eficient

Proiectarea unui sistem informaţional eficient se face având la bază o serie de

principii, a căror respectare îi condiţionează funcţionalitatea şi eficienţa.

a) subordonarea conceperii şi funcţionării sistemului informaţional cerinţelor conducerii;

b) corelarea sistemului informaţional cu sistemul decizional şi structura organizatorică a
firmei;
c) principiul asigurării unităţii metodologice a tratării informaţiilor;
d) principiul concentrării asupra abaterilor esenţiale;
e) principiul asigurării unui maximum de informaţii finale din fondul de informaţii primare;
f) asigurarea unui timp corespunzător de reacţie decizională şi operaţională pentru toţi
beneficiarii de informaţi;
g) asigurarea flexibilităţii sistemului informaţional, astfel încât să fie posibilă modificarea,
adaptarea rapidă şi uşoară a caracteristicilor sale în funcţie de necesităţi;
h) principiul eficienţei.

Proiectarea sau reproiectarea sistemului informaţional are ca obiective :

w asigurarea calităţii informaţiilor în sistem, astfel încât acestea să fie semnificative,

corecte, actuale, complete, oportune şi precise;
w o circulaţie continuă a informaţiilor şi generarea feed-back-ului;
w circulaţia economicoasă a informaţiilor prin eliminarea fluxurilor neraţionale,
neeconomicoase sau inutile şi evitarea redundanţei;
w construcţia raţională a suporţilor de date astfel încât să fie asigurate operativ
informaţiile, succesiunea logică a acestora, gruparea lor pe tipuri, la costuri cât mai mici;
w asigurarea numărului şi calităţii personalului necesar;
w asigurarea siguranţei în funcţionare, a stabilităţii sistemului informaţional;
w informatizarea integrată a proceselor şi operaţiilor întreprinderii.

4.Informatizarea activitatilor intreprinderilor

Resursele informaţionale ale întreprinderii, conţinând informaţii legate de piaţă, furnizori,

beneficiari, preţuri, stocuri, sortimente etc., pot fi gestionate rapid şi eficient cu ajutorul
calculatorului, printr-o exploatare modulară a diverselor sale aplicaţii.
Cele mai frecvent informatizate tipuri de activităţi sunt cele specifice funcţiei
financiar-contabile (A), celei de personal (B) şi celei comerciale (C).

(A) poate cuprinde:

w operarea situaţiilor contabile lunare respectiv: introducerea operaţiilor în registrul
jurnal; vizualizarea jurnalului; raportări contabile; generarea automată a înregistrărilor de
jurnal; înregistrarea în sintetic a rulajelor din jurnal; schimbarea gestiunii pentru care se
operează; schimbarea lunii contabile de operare;
w operarea extraselor de cont prin: introducerea operaţiilor de extras de cont;
rapoarte extras de cont şi vizualizari; schimbarea indexului de operare; ajustarea
automată a soldurilor iniţiale;
w operarea registrului de casă prin: introducerea operaţiilor de registru de casă;
rapoarte registru de casă şi vizualizări; schimbarea indexului de operare; ajustarea
soldurilor iniţiale automat; preluarea chitanţelor în casă;

w recepţii-intrări (inclusiv generarea documentelor primare aferente): recepţii prin

factură de la furnizori; recepţii prin aviz de însoţire furnizor; recepţii în consignaţie de la
populaţie; plusuri de inventar; recepţie prin factură la amănuntul (pentru întreprinderile
comerciale cu activitate mixtă); recepţii prin aviz la amănuntul; generarea stocurilor la zi;
schimbarea gestiunii de lucru; rapoarte şi vizualizări de documente;
w vânzări-ieşiri (inclusiv generarea documentelor primare aferente): vânzarea prin
factură; vânzarea prin aviz de expediţie; minusuri de inventar; predare obiecte de
inventar; factură retur la furnizor; retur marfă din consignaţie; minus inventar la
amănuntul (pentru întreprinderile comerciale cu activitate integrată); bonuri de consum;
generarea stocurilor la zi; schimbarea gestiunii de lucru; rapoarte şi vizualizări de
documente;
w mijloace fixe-operaţiuni de evidenţă a acestora.

(B) poate cuprinde:

w operare stat de plată avans şi respectiv lichidare;
w iniţializarea statelor de plată;
w rapoarte şi vizualizări de personal;
w calculul salariului brut din net şi invers.

(C) poate cuprinde:

w consultarea informativă a stocului disponibil;
w consultarea stocului şi negocierea comenzilor;
w centralizarea notelor de comandă în vederea lotizării;
w listarea centralizatoarelor notelor de comandă;
w editarea automată a avizelor de expediţie;
w consultarea şi modificarea cantităţilor în boxpalete;
w listarea spaţiilor de depozitare libere;
w preluarea recepţiilor şi actualizarea fişierelor.

Elementelor componente prezentate li se adaugă şi o listă a cataloagelor de sistem ce

pot fi elaborate, consultate şi totodată permanent reactualizate. Între acestea, mai
importante sunt:

cataloagele de conturi-cuprinzând planul general de conturi;

 catalogul de tipuri de produse;

catalogul de tipuri de documente de intrare/ieşire; catalogul de parteneri actuali şi

potenţiali (inclusiv adresele acestora, utile pentru corespondenţă);

catalogul de alte taxe pentru comerţ, servicii;

catalogul cu numerele de facturi privind vânzările;

catalogul de comisioane şi adaosuri comerciale practicate la vânzare;

catalog pe tipurile de operaţii prevăzute la extrasul de cont şi la registrul de casă;

catalogul cu casele şi conturile contabile aferente;

catalogul cu tabela de personal etc.

Lista principalelor documente tipizate utilizate în întreprinderile comerciale:
*Delegaţia pentru ridicarea mărfurilor şi ambalajelor
*Proces-verbal de deschidere a vagonului
*Proces-verbal preliminar (pentru sistarea recepţiei)
*Proces-verbal de diferenţe la recepţie
*Fişa de recepţie-calculaţie
*Nota de transfer
*Dispoziţie de livrare
*Avizul de însoţire a mărfii
*Factura
*Chitanţa
*Borderou de vânzare
*Jurnal pentru vânzări
*Jurnal pentru cumpărări
*Instrumente în operaţii de decontare cu partenerii
*Proces-verbal de scădere
*Referat privind diferenţele în distribuţie
*Proces-verbal de probe de laborator
*Proces-verbal pentru propuneri de casare
*Proces-verbal de clasare sau casare
*Proces-verbal de punctaj
*Bon colectiv de consum materiale
*Bilet de inventar