Componenta 2 JUSTIIE SOCIAL Subcomponenta 2.1. Dezvoltarea comunitilor rurale interetnice
Ghidul solicitanilor
Apel pentru Scrisori de intenie Runda 1
Lansarea Apelului pentru Cereri de finanare: 10 iunie 2013 Termenul limit pentru transmiterea Scrisorilor de intenie: 15 iulie 2013
2 Cuprins
1. INFORMAII GENERALE PRIVIND FONDUL ONG N ROMNIA ..................................................... 3 1.1 INFORMAII GENERALE DESPRE PROGRAMUL DE FINANARE ................................................... 3 1.2 PRINCIPII TRANSVERSALE ALE PROGRAMULUI DE FINANARE ................................................... 4 1.3 TEME ORIZONTALE ALE PROGRAMULUI DE FINANARE ............................................................. 6 1.4 ARII TEMATICE ALE PROGRAMULUI DE FINANARE .................................................................... 6 2. INFORMAII GENERALE PRIVIND COMPONENTA JUSTIIE SOCIAL ............................................. 8 2.1. CONTEXT ...................................................................................................................................... 8 2.2. OBIECTIVELE COMPONENTEI I ALE SUBCOMPONENTEI ............................................................ 8 2.3. CONTRIBUIA LA REZULTATELE ATEPTATE ALE PROGRAMULUI ............................................... 9 2.4. ALOCARE FINANCIAR ............................................................................................................... 10 3. ELIGIBILITATEA SOLICITANTULUI I A PARTENERILOR ............................................................... 11 3.1. ELIGIBILITATEA SOLICITANTULUI ............................................................................................... 11 3.1. ELIGIBILITATEA SOLICITANTULUI ............................................................................................... 11 3.1.1. Solicitani eligibili .............................................................................................................. 11 3.1.2. Solicitani neeligibili .......................................................................................................... 11 3.2. ELIGIBILITATEA PARTENERILOR ................................................................................................. 12 3.2.1 Parteneri eligibili ................................................................................................................ 12 3.2.2 Parteneri neeligibili ............................................................................................................ 14 4. PROIECTE, ACTIVITI I COSTURI ELIGIBILE ............................................................................. 15 4.1 PROIECTE ELIGIBILE .................................................................................................................... 15 4.2 ACTIVITI ELIGIBILE .................................................................................................................. 17 4.3 ACTIVITI DE DEZVOLTARE ORGANIZAIONAL ...................................................................... 18 4.4 INFORMARE I PUBLICITATE ...................................................................................................... 19 4.5 COSTURI ELIGIBILE ...................................................................................................................... 20 4.5.1 Costuri eligibile ................................................................................................................... 20 4.5.2 Cheltuieli directe ................................................................................................................ 20 4.5.3 Cheltuieli neprevzute ....................................................................................................... 21 4.5.4 Costuri indirecte ................................................................................................................. 21 4.6 COSTURI NEELIGIBILE ................................................................................................................. 22 5. PREGTIREA I TRANSMITEREA CERERII DE FINANARE ................................................................ 23 5.1. PROCEDURA DE DEPUNERE A SCRISORILOR DE INTENIE ........................................................ 23 5.2. TERMEN DE DEPUNERE AL SCRISORILOR DE INTENIE ............................................................. 24 5.4. INFORMAII SUPLIMENTARE ..................................................................................................... 25 6. TRANSMITEREA, EVALUAREA I SELECIA CERERILOR DE FINANARE ............................................ 26 6.1. TRANSMITEREA DOSARULUI CERERII DE FINANARE ............................................................... 26 6.2. PROCESUL DE SELECIE ............................................................................................................. 27 6.2.1. Deschiderea i nregistrarea aplicaiilor ............................................................................ 27 6.2.2. Verificarea conformitii administrative i a eligibilitii .................................................. 27 6.2.3. Evaluarea tehnic i financiar.......................................................................................... 30 6.2.4. Aprobarea raportului de evaluare i anunarea rezultatelor procesului de evaluare ...... 31 6.2.5. Contractarea ..................................................................................................................... 31 7. RAPORTARE, PROCEDURI DE PLAT I AUDIT reguli aplicabile proiectelor n implementare ........ 33 7.1. RAPORTARE ............................................................................................................................... 33 7.2. PLI .......................................................................................................................................... 33 7.3. AUDIT ......................................................................................................................................... 34 8. ANEXE ..................................................................................................................................... 35 TABEL 1 Contribuia la rezultatele ateptate .................................................................................. 36
3
1. INFORMAII GENERALE PRIVIND FONDUL ONG N ROMNIA
1.1 INFORMAII GENERALE DESPRE PROGRAMUL DE FINANARE
Programul Fondul ONG n Romnia este parte integrant a Mecanismului Financiar al Spaiului Economic European (SEE) 2009-2014. Prin Granturile SEE, rile donatoare (Norvegia, Islanda i Liechtenstein) contribuie la reducerea disparitilor economice i consolidarea relaiilor bilaterale cu 15 state beneficiare, majoritatea din Centrul i Estul Europei. Obiectivul general al Fondului ONG este Consolidarea dezvoltrii societii civile i creterea contribuiei la justiia social, democraie i dezvoltare durabil.
Operatorul Programului n Romnia este Fundaia pentru Dezvoltarea Societii Civile (FDSC), n parteneriat cu Fundaia pentru Parteneriat (FP) i Centrul de Resurse pentru Comunitile de Romi (CRCR).
Fondul ONG n Romnia sprijin activitile organizaiilor neguvernamentale prin organizarea de scheme de finanare nerambursabil, n valoare de 15.930.000 Euro (Runda 1) pentru urmtoarele 5 Componente: 1. IMPLICARE, cu Subcomponentele: 1.1 Participare la luarea deciziilor i implicare comunitar 1.2 Voluntariat 1.3 ncurajarea valorilor democratice
2. JUSTIIE SOCIAL, cu Subcomponentele: 2.1 Dezvoltarea comunitilor rurale interetnice 2.2 Combaterea inegalitilor sociale, srciei i excluziunii
3. DEZVOLTARE DURABIL
4. SERVICII SOCIALE I DE BAZ
5. DEZVOLTAREA CAPACITII ONG-URILOR. COALIII I REELE, cu Subcomponentele: 5.1 Sprijin pentru coaliii i reele la nivel regional i naional i pentru think tank-uri 5.2 Sprijin pentru iniiative care contribuie la dezvoltarea unui cadru favorabil pentru ONG-uri n Romnia i creterea reprezentrii sectorului neguvernamental 5.3 Consolidarea bazei de membri i voluntari ai organizaiilor neguvernamentale i creterea participrii membrilor / voluntarilor n activitile organizaiilor
Ca parte integrant a Fondului ONG este disponibil Fondul pentru Relaii Bilaterale, care are drept obiectiv creterea cooperrii ntre organizaii neguvernamentale din Romnia i din statele donatoare 1 , mbuntirea cunoaterii i nelegerii reciproce i mprtirea rezultatelor activitilor lor.
1 State donatoare = Norvegia, Islanda i Liechtenstein.
4 Programul va avea 2 runde de finanare; n cadrul fiecrei runde se vor lansa apeluri pentru Cereri de finanare distincte pentru fiecare dintre cele 5 Componente ale Programului n parte, cu excepia Subcomponentei 2.1 Dezvoltarea comunitilor rurale interetnice, pentru care ntreaga sum alocat este lansata n prima rund, iar n msura n care nu va fi contractat ntregul buget disponibil, va putea fi organizat cel de-al doilea Apel pentru Cereri de Finanare. Acest Apel pentru Cereri de Scrisori de intenie este lansat n cadrul Rundei 1.
1.2 PRINCIPII TRANSVERSALE ALE PROGRAMULUI DE FINANARE
Programul Fondul ONG i proiectele sprijinite n cadrul acestuia vor respecta i promova n toate etapele de implementare urmtoarele principii transversale: buna guvernare, dezvoltarea durabil, egalitatea de gen. Acestea sunt relevante att din punctul de vedere al implementrii activitilor proiectului ct i din perspectiva managementului general al organizaiei i, dac este cazul, al partenerilor.
Solicitanii vor trebui s cuprind n Cererea de finanare o prezentare a modului n care se respect i se promoveaz principiile transversale pe parcursul tuturor etapelor de implementare i / sau la nivelul funcionrii organizaiei, n gestionarea resurselor i comunicarea organizaional intern i extern.
Buna guvernare este caracterizat prin: Participare i incluziune participarea tuturor prilor interesate relevante, incluznd att brbai ct i femei, n mod direct sau prin intermediul organizaiilor sau instituiilor (publice i private); Responsabilitate responsabilitate fa de cei care vor fi afectai de deciziile sau aciunile respective; Transparen deciziile i aplicarea acestora sunt realizate cu respectarea normelor i regulamentelor; informaiile sunt liber disponibile i direct accesibile; Receptivitate instituiile i procesele acestora deservesc toi factorii de interes ntr-un cadru de timp rezonabil; Eficacitate i eficien instituiile i procesele acestora produc rezultate care satisfac nevoile societii n timp ce asigur cea mai bun utilizare a resurselor puse la dispoziia lor; Respectarea legislaiei n vigoare un cadru juridic echitabil care este pus n aplicare n mod imparial, respectnd drepturile omului i fr corupie. Buna guvernare implic, la nivelul organizaiilor care implementeaz proiecte n cadrul Fondului ONG i a partenerilor acestora, existena unor proceduri de funcionare clare i respectarea acestora, un management financiar bun, independena fa de guvern, instituii, partide politice i entiti comerciale, managementul riscului, evaluare i monitorizare permanent a activitii generale i a implementrii proiectului. Buna guvernare poate fi consolidat prin aciuni specifice de dezvoltare organizaional, care pot fi incluse n propunerea de proiect.
Dezvoltarea durabil implic att protecia mediului ct i sustenabilitatea social i economic. Dezvoltarea durabil este un concept integrat care:
5 are ca scop mbuntirea calitii vieii generaiilor actuale i viitoare, n timp ce protejeaz capacitatea Pmntului de a susine viaa n toat diversitatea ei; se bazeaz pe democraie, respectarea legii i a drepturilor fundamentale inclusiv a libertii, egalitii de anse i diversitii culturale; promoveaz nivele ridicate de ocupare ntr-o economie bazat pe educaie, inovare, coeziune social i teritorial i pe protejarea sntii umane i a mediului. Dezvoltarea durabil urmrete inclusiv aspecte precum: creterea capitalului social i ncurajarea antreprenoriatului, creterea resurselor societii civile i utilizarea rezonabil a acestora, evaluarea continu a rezultatelor i a impactului proceselor i proiectelor. Dezvoltarea durabil trebuie privit integrat, din toate cele trei perspective: - de mediu: evaluarea sistematic a impactului proiectelor pentru mediu i integrarea unor msuri specifice pentru a limita orice impact negativ (de exemplu: folosirea resurselor naturale regenerabile, reciclarea deeurilor, prevenirea polurii solului, apei sau aerului etc.); - economic: promovarea dezvoltrii economice la nivel local / regional / naional, crearea de noi locuri de munc i susinerea iniiativelor antreprenoriale; - social: construirea capitalului social; asigurarea respectrii nevoilor i prioritilor, precum i promovarea egalitii i nondiscriminrii grupurilor diferite pe criterii de gen, etnie, dizabilitate, vrst, orientare sexual, afiliere religioas; contribuia la lupta mpotriva srciei i excluziunii sociale, inclusiv a copiilor; facilitarea accesului la educaie i formare vocaional; mobilitate, sntate, angajare i asigurarea unei locuine.
Egalitatea de gen implic lipsa discriminrii pe baz de gen n accesul la resurse, activiti i beneficii, oferind, att brbailor ct i femeilor, drepturi i oportuniti egale n toate domeniile sociale i economice, n vederea unei dezvoltri durabile. Principiul egalitii de gen se reflect att n activitatea organizaiei n general (de exemplu, prin facilitarea angajrii unui numr egal de brbai i femei) ct i n derularea activitilor (de exemplu, prin asigurarea accesului la activiti att a brbailor, ct i a femeilor; sau prin activitile care abordeaz tematici specifice egalitii de gen). Pentru a identifica nevoile specifice ale femeilor i respectiv ale brbailor trebuie avute n vedere aspecte legate de: - Reprezentare i participare: n grupul int numrul de brbai e diferit de numrul de femei? Care sunt caracteristicile acestor grupuri? - Acces la resurse: Cum sunt mprite resursele ntre brbaii i femeile din grupul int (timp, informaii, bani i putere economic, educaie, training, munc, comunicare i IT, servicii sociale, mobilitate)? - Drepturi, norme i valori: Exist presupuneri cu privire la activitatea brbailor i a femeilor din zona vizat de proiect? Cum influeneaz aceste presupuneri rolurile de gen i diviziunea muncii bazat pe gen?
n pregtirea i implementarea proiectelor se va ine cont de standardele relevante ale Consiliului Europei privind drepturile omului i buna guvernare, inclusiv de Convenia pentru Aprarea Drepturilor Omului i a Libertilor Fundamentale.
6 1.3 TEME ORIZONTALE ALE PROGRAMULUI DE FINANARE
Propunerile de proiecte sunt ncurajate s abordeze urmtoarele teme orizontale ale Programului:
discursul instigator la ur, extremismul i infraciunile motivate de ur, rasismul i xenofobia, homofobia, antisemitismul, tolerana i nelegerea multicultural, populaia de etnie rom, hruirea sexual, violena mpotriva femeilor, traficul de persoane.
Proiectele propuse vor contribui activ la creterea gradului de toleran, antidiscriminare, respect pentru drepturile omului i drepturile minoritilor, nelegere multicultural i acceptarea diversitii.
Temele orizontale vor fi abordate fie prin activitile propuse, fie indirect, iar solicitanii vor detalia n Cererea de finanare care sunt temele orizontale la care proiectul contribuie i n ce fel sunt acestea abordate n cadrul proiectului.
1.4 ARII TEMATICE ALE PROGRAMULUI DE FINANARE
Proiectele vor viza una sau mai multe dintre ariile tematice ale Programului. Aceste domenii de intervenie au fost identificate ca fiind zone critice n care ONG-urile pot juca un rol semnificativ i pot aduce schimbri pozitive, n conformitate cu obiectivele generale i prioritile Fondului ONG: Democraie Drepturile omului, inclusiv drepturile minoritilor (etnice, religioase, lingvistice i privind orientarea sexual) Transparen i bun guvernare Democraie participativ Combaterea rasismului i a xenofobiei Antidiscriminare Inegaliti sociale, srcie i excluziune, inclusiv n mediul rural Egalitate de gen Violena de gen Protecia mediului i schimbri climatice Servicii sociale i de baz Dezvoltarea capacitii organizaiilor neguvernamentale
7 Solicitanii vor detalia n Cererea de finanare care sunt ariile tematice la care proiectul contribuie i n ce fel sunt acestea abordate n cadrul proiectului. Este recomandat ca solicitanii s bifeze doar ariile tematice pe care proiectul le adreseaz prioritar, n mod direct, prin activiti.
8 2. INFORMAII GENERALE PRIVIND COMPONENTA JUSTIIE SOCIAL
2.1. CONTEXT n contextul acestei Componente, prin justiie social nelegem un ansamblu de msuri care s asigure incluziunea i accesul egal al tuturor persoanelor la resurse, bunuri i servicii. n egal msur, justiia social promoveaz creterea abilitilor i stimularea persoanelor pentru a participa activ la viaa economic, social i cultural. Prezentul Apel pentru Cereri de finanare se adreseaz n mod particular grupurilor vulnerabile, care au venituri limitate insuficiente pentru a-i acoperi nevoile zilnice, ca urmare a lipsei locului de munc, strii de sntate precare, accesului limitat la asigurri sociale sau de sntate, vrstei naintate, etc. Grupurile vizate de acest Apel pentru Cereri de finanare se pot afla ntr-o situaie de vulnerabilitate economic si social, urmare a restructurrilor economice sau nchiderea ntreprinderilor prin faliment/preluare sau pot proveni din zone urbane sau rurale deja afectate de srcie, omaj crescut sau oportuniti economice limitate. n 2012, conform Institutului European de Statistic Eurostat, Romnia ocup al doilea loc n rndul celor mai vulnerabile ri din Uniunea European cu privire la numrul de persoane cu risc de srcie extrem sau persoane care triesc la limita srciei. Inegalitile ntlnite se datoreaz n principal constrngerilor economice, cum sunt lipsa locurilor de munc sau venitul mic obinut prin munc. La nivelul comunitilor pot fi ntlnite, de asemenea, situaii de violen domestic, copii cu prini care lucreaz in strinatate lsi n grija rudelor, abuz, trafic de persoane, sarcin timpurie, ceretorie, etc. Pentru a rspunde acestor provocri este necesar o atenie sporit creterii accesului la educaie pentru copii i tineri. Srcia este ns transmis de la o generaie la alta, accesul la educaie fiind condiie necesar nu i suficient pentru a depi nevoile familiilor srace. ONG-urile, i n mod particular ONG-urile de la nivel local, trebuie s joace un rol esenial n abordarea injustiiei sociale i inechitilor n comunitile menionate, adresnd riscuri relaionate cu resursele economice sau acces la ocupare, sntate, locuire sau alte inechiti sociale. Rolul organizaiilor este important, de asemenea, pentru a crete capacitatea grupurilor vulnerabile de a accesa oportuniti educaionale, economice, sociale, de ocupare n diverse etape ale vieii: educaie precolar, educaie colar, tranziia de la coal la viaa activ, diverse forme de angajabilitate, pensionare, etc. Incluziunea, echitatea i tolerana sunt principalii piloni de lucru ai organizaiilor neguvernamentale n proiectele ce adreseaz justiia social.
2.2. OBIECTIVELE COMPONENTEI I ALE SUBCOMPONENTEI
Obiectivul general al Componentei JUSTIIE SOCIAL este de a contribui la combaterea excluziunii sociale i reducerea disparitilor din cadrul societii i dintre diversele grupuri din societate. Componenta vizeaz n special aciuni care demonstreaz rezultate msurabile n ceea ce privete combaterea srciei i a inegalitilor sociale.
Pentru a atinge acest obiectiv, Componenta este structurat n 2 subcomponente: Subcomponenta 2.1. Dezvoltarea comunitilor rurale interetnice
9 Subcomponenta 2.2. Combaterea inegalitilor sociale, srciei i excluziunii 2
Obiectivul specific al Subcomponentei 2.1. Dezvoltarea comunitilor rurale interetnice este de a contribui pe termen mediu i lung la dezvoltarea comunitilor interetnice dezavantajate i la mbuntirea situaiei populaiei de etnie rom.
2.3. CONTRIBUIA LA REZULTATELE ATEPTATE ALE PROGRAMULUI
Programul de finanare numr un total de 10 rezultate ateptate, dintre care 9 sunt specifice Componentei JUSTIIE SOCIAL. Pentru fiecare dintre aceste rezultate ateptate este definit un set de indicatori agreai la nivel de Program, indicatori care este recomandat s fie avui n vedere de ctre Solicitani n momentul realizrii Cererii de finanare. Solicitanii vor analiza indicatorii specifici Componentei n TABEL 1 Contribuia la rezultatele ateptate urmrind indicatorii marcai cu DA n coloana dedicat Componentei. Proiectele finanate n cadrul Componentei JUSTIIE SOCIAL trebuie s contribuie la urmtoarele rezultate ateptate ale Programului: Promovarea ceteniei active; Creterea implicrii ONG-urilor n politici publice i n procesul de luare a deciziilor n guvernarea local, regional i naional Dezvoltarea de parteneriate inter-sectoriale, n special cu autoriti publice la nivel local, regional i / sau naional; Promovarea valorilor democratice, inclusiv a drepturilor omului; Dezvoltarea capacitii de advocacy i a rolului de watchdog Dezvoltarea de reele i coaliii ale organizaiilor neguvernamentale care lucreaz n parteneriat Consolidarea capacitii ONG-urilor i promovarea unui cadru favorabil pentru sectorul neguvernamental; Creterea capacitii de furnizare a serviciilor sociale i de baz ctre grupurile int menionate; Creterea capacitii grupurilor vulnerabile.
n funcie de specificul, activitile i rezultatele propunerii de proiect pe care o vor depune spre finanare, solicitanii vor completa n ANEXA 5 Contribuia la Rezultatele ateptate ale Fondului ONG indicatorii care sunt atini prin proiectul propus. Folosirea exact a denumirii indicatorilor valabili pentru tot programul de finanare nu este necesar este recomandat ca solicitanii s i propun activiti i rezultate / indicatori specifici proiectului. De asemenea, n completarea ANEXEI 5 Contribuia la Rezultatele ateptate ale Fondului ONG vor fi bifai doar indicatorii care sunt planificai a fi atini prin proiect. Numrul minim de indicatori care urmeaz a fi atini prin proiect este de 1 (unul).
Menionm c, pe lng indicatorii specificai n Anexa 5, solicitanii pot include n proiect i alii, n funcie de specificul proiectului.
2 Vezi Ghidul Solicitantului. Componenta 2 JUSTIIE SOCIAL. Subcomponenta 2.2. Combaterea inegalitilor sociale, srciei i excluziunii
10 2.4. ALOCARE FINANCIAR
Suma total alocat pentru aceast Subcomponent n cadrul primei runde de Apeluri pentru Cereri de finanare este de 3.000.000 Euro.
n cadrul acestei Subcomponente este posibil acordarea a dou tipuri de granturi: Granturi mici Granturi medii Sum de la 5.000 la 35.000 Euro de la 35.001 Euro la 75.000 Euro Durat ntre 6 i 18 luni ntre 6 i 28 luni Alocare 1.200.000 Euro 1.800.000 Euro
V rugm s avei n vedere c, n funcie de rezultatele procesului de evaluare, vor fi posibile realocri financiare att ntre Subcomponente ct i ntre sumele menionate pentru acordarea diferitelor tipuri de granturi.
n stabilirea tipului de grant care va fi accesat de ctre Solicitant, v recomandm s v raportai i la experiena anterioar a organizaiei n gestionarea de proiecte / bugete similare i, n egal msur, la motivaia i experiena membrilor echipei de implementare a proiectului. De asemenea, Grila de evaluare tehnic i financiar va fi astfel formulat nct s permit accesul i pentru organizaii mici sau recent nfiinate.
V rugm s avei n vedere c data limit de implementare a proiectelor finanate prin Fondul ONG este 30 aprilie 2016.
Suma maxim ce poate fi acordat drept grant pentru un proiect este de 90% din totalul costurilor eligibile ale proiectului. Cofinanarea va putea fi adus n bani sau sub form de contribuie n natur. Contribuia n natur poate fi doar sub form de munc voluntar i poate reprezenta maxim 50% din cofinanarea cerut pentru proiect n cadrul Subcomponentei.
Pentru aprecierea muncii efectuate pe baz de voluntariat trebuie luat n calcul timpul efectiv alocat pentru implementarea proiectului (n ore / luna) i salariul mediu brut stabilit de Legea bugetului asigurrilor sociale de stat valabil la momentul lansrii acestui Apel pentru Cereri de finanare, la care se adaug contribuiile sociale aferente. Prin urmare, tariful brut pentru fiecare or de munc voluntar va fi 1 / 168 din salariul mediu brut care, la momentul lansrii acestui Apel, este n cuantum de 2.223 lei.
Cofinanarea poate fi reprezentat de resurse proprii ale Solicitantului i / sau partenerilor sau de alte surse (fonduri private, fonduri americane etc.), altele dect fonduri ale Uniunii Europene, SEE, Programul norvegian de cooperare cu Romnia sau ale Programului de cooperare Elveiano-Romn.
11 3.1. ELIGIBILITATEA SOLICITANTULUI
3.1. ELIGIBILITATEA SOLICITANTULUI
3.1.1. Solicitani eligibili
Solicitani eligibili n cadrul prezentului Apel sunt exclusiv organizaii neguvernamentale i nonprofit, nfiinate legal i cu sediul n Romnia, organizate i conduse conform legislaiei romneti n vigoare cu privire la organizaiile neguvernamentale, respectiv asociaii, fundaii i federaii, constituite conform prevederilor OG nr. 26 / 2000 sau Legii nr. 21 / 1924 privind asociaiile i fundaiile, cu modificrile i completrile ulterioare. n afar de entitile menionate, vor fi eligibile Crucea Roie Romn i structurile sale cu personalitate juridic.
n plus fa de criteriile menionate mai sus, solicitanii trebuie: s respecte valorile democratice i drepturile omului i s aib capacitatea, conform statutului lor, s acioneze n domeniul abordat prin proiect i s fie independeni de guvern i alte autoriti publice locale, regionale i naionale 3 i s fie independeni de partide politice i de organizaii comerciale i s fie direct rspunztori pentru elaborarea i managementul proiectului mpreun cu partenerul i s nu acioneze ca intermediari.
La depunerea Cererii de finanare, Solicitanii vor semna i depune o declaraie 4 (vezi Anexa 3 la Ghidul Solicitanilor) prin care vor certifica faptul c ndeplinesc condiiile de eligibilitate menionate n aceast seciune.
3.1.2. Solicitani neeligibili
Solicitani neeligibili n cadrul prezentului Apel sunt orice entiti juridice care nu ndeplinesc cumulativ criteriile menionate la seciunea 3.1.1. Partidele politice i instituiile religioase (cultele religioase, asociaiile religioase nfiinate n baza Legii 489 / 2006 privind libertatea religioas i regimul general al cultelor), asociaiile profesionale, partenerii sociali (sindicate i patronate) i cooperativele distribuitoare de profit nu sunt eligibile.
Nu au dreptul s primeasc o finanare nerambursabil persoanele juridice care: (a) sunt n faliment, sunt intrate n administrarea unei autoriti judiciare sau n curs de lichidare, i-au suspendat activitile, sunt subiect al procedurilor viznd aceste aspecte sau sunt ntr-o situaie similar ca urmare a aplicrii unei proceduri similare prevzute n legislaia sau reglementrile naionale n vigoare;
3 Aceast condiie nu este ndeplinit de organizaiile care: - au mai mult de jumtate din membri instituii i / sau autoriti publice locale, regionale i / sau naionale - au mai mult de jumtate din membrii cu drept de vot ai Consiliului Director / Adunrii Generale autoriti publice locale, regionale i / sau naionale sau reprezentani persoane fizice ai acestora 4 Aceast declaraie se va depune n Etapa 2, de ctre Solicitanii ale cror Scrisori de intenie au fost selectate pentru a dezvolta o aplicaie complet. 3. ELIGIBILITATEA SOLICITANTULUI I A PARTENERILOR
12 (b) sunt vinovate de grave erori profesionale dovedite prin orice mijloace pe care Operatorul de Program le poate justifica; (c) nu i-au ndeplinit obligaiile referitoare la plata contribuiilor la asigurrile sociale sau la plata taxelor i impozitelor la bugetul de stat, n conformitate cu prevederile legale din ara n care sunt nregistrai; (d) au fcut obiectul unei hotrri definitive res judicata pentru fraud, corupie, implicarea ntr-o organizaie criminal sau orice alt activitate ilegal n detrimentul intereselor financiare, fr s existe dovezi c s-au luat n ultimii ani msuri de corecie n acest sens; (e) au fost declarate a fi ntr-o situaie grav de nerespectare a obligaiilor contractuale privind procedurile de achiziie sau procedurile de acordare a finanrilor; (f) sunt subiect al unui conflict de interese cu organizaii sau persoane direct sau indirect implicate n procedura de acordare a finanrii nerambursabile; (g) sunt vinovate de distorsionri grave n procesul de transmitere a informaiilor solicitate de Operatorul de Program ca i condiie de participare la Apelul pentru Cereri de propuneri de proiecte sau nu reuesc s furnizeze informaiile solicitate.
n cazul proiectelor selectate spre finanare i se va cere Solicitantului s semneze o declaraie specificnd c nu se afl n niciuna dintre situaiile mai sus menionate la punctele de la (a) la (f). Operatorul Fondului ONG i rezerv dreptul de a solicita orice fel de documente care s susin aceast declaraie.
3.2. ELIGIBILITATEA PARTENERILOR
3.2.1 Parteneri eligibili
Parteneriatul nu este obligatoriu, dar este recomandat, n special cu parteneri din statele donatoare. Proiectele pot fi implementate n parteneriat cu entiti din: Romnia, statele donatoare (Norvegia, Islanda, Liechtenstein), state beneficiare (Bulgaria, Cipru, Republica Ceh, Estonia, Grecia, Ungaria, Letonia, Lituania, Malta, Polonia, Portugalia, Slovacia, Slovenia i Spania), ri din afara Spaiului Economic European care au o grani comun cu Romnia (Ucraina, Moldova sau Serbia).
Parteneri eligibili sunt organizaii neguvernamentale, entiti publice sau private, comerciale sau non-comerciale. Entitile publice pot fi autoriti publice locale i centrale, instituii / agenii publice, servicii guvernamentale deconcentrate la nivel local, uniti administrativ teritoriale, universiti etc.
Este obligatoriu ca toi partenerii s aib personalitate juridic i s respecte valorile democratice i drepturile omului. n plus, toi partenerii organizaii neguvernamentale trebuie s ndeplineasc cumulativ urmtoarele condiii: - s aib capacitatea, conform statutului lor, s acioneze n domeniul abordat prin proiect i - s fie independeni de guvern i alte autoriti publice locale, regionale i naionale 5 i
5 Aceast condiie nu este ndeplinit de organizaiile care: - au mai mult de jumtate din membri instituii i / sau autoriti publice locale, regionale i / sau naionale
13 - s fie independeni de partide politice i de organizaii comerciale. n cazul organizaiilor neguvernamentale din Romnia, acestea trebuie s fi dobndit personalitatea juridic i s funcioneze n baza OG nr. 26 / 2000 sau Legii nr. 21 / 1924 privind asociaiile i fundaiile, cu modificrile i completrile ulterioare. Crucea Roie Romn i structurile sale cu personalitate juridic sunt eligibile ca parteneri.
De asemenea, organizaiile interguvernamentale pot fi parteneri dac se implic activ i au o contribuie concret la implementarea proiectelor.
n cazul n care un proiect este implementat n parteneriat cu una sau mai multe entiti, este obligatorie existena unui Acord de parteneriat, conform modelului din Anexa 3. Acordul de parteneriat trebuie s conin urmtoarele informaii: (a) rolurile i responsabilitile fiecrei organizaii implicate n parteneriat; (b) prevederi privind aspectele financiare incluznd costurile alocate fiecrui partener din bugetul proiectului i ale informaii relevante; (c) prevederi privind modul de calcul al costurilor indirecte i suma maxima estimat; (d) reguli referitoare la cursul de schimb luat n considerare la cheltuieli / rambursri; (e) prevederi privind auditul partenerilor la proiect; (f) un buget detaliat, cu tipuri de costuri i costuri unitare; i (g) prevederi privind rezolvarea conflictelor.
Acordurile de parteneriat cu parteneri din alte ri trebuie transmise n limba englez. Solicitantul trebuie s acioneze ca i coordonator pentru implementarea proiectului i, n situaia n care este selectat, va reprezenta partenerii i va semna contractul de finanare.
Eligibilitatea costurilor generate de parteneri respect aceleai reguli care se aplic costurilor generate de solicitant.
Pe lng parteneri, Solicitantul poate colabora la implementarea proiectului, cu structuri fr personalitate juridic precum grupuri locale informale sau ad-hoc, organizaii de ajutor mutual. Acestea vor fi considerate colaboratori i nu vor putea angaja cheltuieli n nume propriu.
Partenerii i colaboratorii Solicitantului la implementarea proiectului trebuie s aib capacitatea s desfoare activiti relevante n cadrul proiectului. Solicitantul trebuie s prezinte, n Cererea de finanare, valoarea adugat adus de implicarea fiecreia dintre pri n implementarea proiectului.
n cazul partenerilor entiti comerciale, acetia nu pot avea acces la finanarea nerambursabil, dar pot contribui la realizarea cofinanrii cerute pentru proiect. Astfel, un partener entitate comercial poate contribui la derularea activitilor, ns nu poate include n buget cheltuieli care s fie acoperite prin Fondul ONG.
Declaraia pe care o vor depune Solicitanii odat cu Cererea de finanare (vezi Anexa 3 la Ghidul Solicitanilor) va certifica i faptul c partenerii ndeplinesc condiiile de eligibilitate menionate n aceast seciune.
- au mai mult de jumtate din membrii cu drept de vot ai Consiliului Director / Adunrii Generale autoriti publice locale, regionale i / sau naionale sau reprezentani persoane fizice ai acestora
14 3.2.2 Parteneri neeligibili
Partenerii neeligibili sunt partidele politice i instituiile religioase (cultele religioase, asociaiile religioase nfiinate n baza Legii 489 / 2006 privind libertatea religioas i regimul general al cultelor), asociaiile profesionale, partenerii sociali (sindicate i patronate) i cooperative distribuitoare de profit.
De asemenea, nu pot primi finanare proiectele n care partenerii se afl ntr-una din situaiile specificate la punctele (a) (g) din seciunea 3.1.2 n cazul proiectelor selectate spre finanare, fiecare partener n proiect va completa o Declaraie din care s reias dac se afl sau nu ntr- una din situaiile specificate mai sus, la punctele (a) (f) din seciunea 3.1.2.
15 4. PROIECTE, ACTIVITI I COSTURI ELIGIBILE
4.1 PROIECTE ELIGIBILE
n cadrul prezentei Subcomponente sunt sprijinite proiectele care ndeplinesc cumulativ urmtoarele condiii: - asigur participarea activ a membrilor comunitii, inclusiv a celor de etnie rom i a celor dezavantajai i - asigur o participare echilibrat a tuturor grupurilor etnice existente n comunitate. Prin participare activ se ntelege implicarea membrilor comunitii locale n aciunile de diseminare a informaiei, consultare asupra problemelor comunitii, prioritizarea acestora, identificarea soluiilor, luarea deciziilor cu privire la aciunile de urmat i punerea n aplicare a acestora prin utilizarea resurselor umane i materiale ale comunitii.
Obiectivul participrii membrilor comunitii trebuie s fie contribuia la crearea unei comuniti locale dezvoltate, caracterizat prin: - situaie economic dezvoltat (locuri de munc, activiti economice, ntreprinztori); - infrastructur dezvoltat (dotri edilitare corespunztoare: drumuri de acces, iluminat public, infrastructur de servicii medicale, coal, grdini, reele de curent electric, telefonie, ap, canalizare, gaz etc); - membri ai comunitii activi i relaii armonioase ntre acetia. Comunitile vizate pentru derularea activitilor principale trebuie s ndeplineasc n mod cumulativ urmtoarele condiii: - sunt localizate ntr-o zon rural (sat, comun) i - sunt constituite din cel puin dou grupuri entice i - unul dintre grupurile etnice vizate este populaia de etnie rom.
n cazul n care proiectul propus conine obiective / activiti care se pot ncadra n mai mult de o Subcomponent, recomandm ncadrarea aplicaiei n Subcomponenta n care se subscriu cel mai bine obiectivele proiectului i n care se potrivesc cel mai bine majoritatea activitilor proiectului propus.
Toate activitile unui proiect trebuie s se desfoare n Romnia. Cu toate acestea, dac exist o justificare adecvat i convergent cu obiectivele Programului, sunt permise excepii pentru anumite evenimente, cum ar fi o mic parte din activitile proiectului care implic schimbul de know-how, instruiri, vizite de studiu, participare la seminarii / conferine etc. care pot avea loc n strintate.
Solicitanii sunt ncurajai s se documenteze atunci cnd propun iniiative, s consulte rapoarte, statistici relevante etc. i s utilizeze aceste informaii pentru a susine necesitatea proiectului propus att n comunitatea vizat ct i cu referire la contextul Subcomponentei, al Componentei i al Programului.
16 n ceea ce privete preluarea i implementarea de iniiative i demersuri prin transfer de expertiz din alte ri, este recomandat adaptarea la specificul naional / local a aciunilor propuse i particularizarea interveniei.
Este de ateptat ca o pondere nsemnat din totalul proiectelor finanate s fie constituit de proiecte care vizeaz n mod direct una dintre temele orizontale ale Programului de finanare. Sunt ncurajate, de asemenea, proiectele care cuprind elemente de cooperare transfrontalier, n special dac acestea au n vedere principala iniiativ regional: Strategia UE pentru regiunea Dunrii 6 i care vizeaz parteneriate cu ri precum Bulgaria, Republica Moldova, Serbia i Ucraina. 3 dintre cele 4 axe prioritare ale Strategiei sunt vizate n mod special de Fondul ONG (conectivitatea, protecia mediului i creterea prosperitii regiunii Dunrii), iar pornind de la acestea, n relaia cu Ucraina poate fi abordat dezvoltarea sustenabil a comunitilor vulnerabile din zona Deltei Dunrii, n relaia cu Bulgaria i Serbia pot fi abordate aspecte legate de combaterea discriminrii mpotriva populaiei de etnie rom i a discursului instigator la ur, iar n relaia cu Republica Moldova se poate avea n vedere combaterea tuturor formelor de violen mpotriva femeilor i a traficului de fiine umane. n acest sens, proiectele pot include activiti de instruire, vizite de studiu, participarea experilor din rile partenere la conferine, seminarii, traduceri de studii de caz/bune practici, etc.
Urmtoarele tipuri de proiecte nu sunt eligibile: proiecte care vizeaz exclusiv sau n mod esenial cercetare academic, studii de fezabilitate, conferine i alte evenimente singulare, infrastructur, sponsorizri individuale pentru participarea la ateliere, seminarii, conferine i congrese; proiecte doar pentru obinerea de burse individuale de studiu sau pentru instruiri; proiecte pentru sprijin de urgen, cu excepia cazului n care acestea reprezint o component indispensabil a proiectului; activiti de refinanare (de ex. utilizarea grantului pentru acordarea de finanri nerambursabile sau mprumuturi altor organizaii sau persoanelor fizice / juridice); proiecte care se concentreaz pe achiziia de echipamente, cldiri sau birouri; un program anual de activiti curente (Cererea de finanare trebuie s fie elaborat pentru un proiect specific, ca un set de activiti bine definite i corelate, care s conduc la rezultate concrete ntr-un interval de timp bine definit); proiecte care sunt deja finanate n cadrul Mecanismului Financiar al SEE sau de ctre ali donatori.
n cadrul acestui apel pentru cereri de finanare nu vor fi acceptate proiectele care abordeaz exclusiv lupta pentru protecia drepturilor sociale sau furnizeaz exclusiv servicii sociale i de baz.
Depunerea unei aplicaii n cadrul prezentului Apel nu poate avea drept scop asigurarea cofinanrii pentru un alt proiect.
6 Publicat pe 8 decembrie 2010 i concretizat ntr-o Comunicare (http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docoffic/official/communic/danube/com2010_715_danube_ro.pdf) i Un plan de aciune (http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docoffic/official/communic/danube/action_plan_danube.pdf)
17 Este recomandat ca, n realizarea proiectului, Solicitantul s includ mai multe tipuri de activiti, propunnd astfel un concept de proiect cu activiti potrivite problemei identificate i specificului grupului int. Solicitantul poate include activiti i grupuri int care nu sunt enunate explicit n prezentul ghid, n msura n care acestea se subscriu obiectivelor Componentei/Subcomponentei.
4.2 ACTIVITI ELIGIBILE
Aceast Subcomponent va sprijini proiecte care se vor axa pe urmtoarele tipuri de activiti (lista nu este exhaustiv): - ncurajarea ceteniei active i democraiei participative, inclusiv la firul ierbii/nivel local - implicarea grupurilor vulnerabile n procese de informare, consultare, luarea deciziilor i rezolvarea problemelor din comunitate (inclusiv participarea la dezbateri publice asupra bugetelor locale, dezvoltarea strategiilor locale, promovarea includerii problemelor comunitilor rome in strategiile locale, etc.) - diseminarea de informaii relevante comunitii/creterea contientizrii, pentru a sprijini transparena n luarea deciziilor i utilizarea fondurilor locale, informaii despre surse de finanare i problemele locale, etc. - implicarea membrilor comunitii n identificarea resurselor i contribuia decisiv la rezolvarea problemelor locale - promovarea iniiativelor de auto-ajutorare i ajutor reciproc care ncurajeaz practica prelurii de responsabiliti, ndeplinirea sarcinilor prin cooperare i dezvoltarea de noi competene necesare organizaiilor comunitare care menin i promoveaz angajabilitatea i participarea la viaa economic a comunitii - organizarea de activiti de dialog multicultural care aduc mpreun membrii comunitii romi i ne-romi (sport, evenimente culturale i educaionale, srbtori locale, etc.) - consolidarea bazei de membri a organizaiilor n comunitile vizate i creterea participrii membrilor n activitile organizaiilor i n procesele de luarea deciziilor n cadrul organizaiilor - elaborarea de planuri comunitare de aciune care s rspund nevoilor celor mai defavorizai membri din comunitate - colaborarea cu alte ONG-uri locale sau pri interesate cu scopul de a lucra mpreun i de a face presiuni asupra factorilor de decizie in vederea rezolvrii problemelor locale - educaie i activiti de instruire (de exemplu: activiti de tipul coala dup coal, mentorat pentru elevii dezavantajai, educaia adulilor, centre comunitare, consiliere vocaional, cursuri de formare vocaional, cursuri de IT, cursuri de limbi strine, antreprenoriat, etc.) adaptate nevoilor identificate i orientate spre realizarea de rezultate concrete, ntrind capacitatea ONG-urilor din aceste comuniti de a contribui la participarea activ a membrilor comunitii, la mobilizarea resurselor locale umane, financiare i materiale pentru a rezolva problemele cu care se confrunt comunitatea, pentru a integra cele mai defavorizate grupuri, inclusiv romii - capacitarea femeilor dezavantajate cu scopul de a le proteja drepturile: implicarea femeilor dezavantajate rome i ne-rome n gsirea de soluii pentru rezolvarea problemelor lor (drepturi de reproducere, combaterea violenei domestice, a traficului de persoane, a discriminrii, asigurarea accesului la servicii publice, etc.) - training si consultan oferite persoanelor dezavantajate, membri ai comunitii, pentru a dezvolta, n mod legal, activiti generatoare de venituri, pentru a se nregistra ca persoane
18 juridice (PFA, ntreprindere individual, SRL, cooperativ, asociaie familial, etc.), pentru a elabora un plan de afaceri i a accesa oportunitile de finanare - dezvoltarea de programe comunitare integrate care vor contribui la dezvoltarea de alternative economice i de angajare prin utilizarea durabil a resurselor naturale i culturale locale - activiti de advocacy dedicate antreprenorilor locali i angajatorilor care urmresc angajarea i meninerea locurilor de munca pentru membrii dezavantajai a comunitii - participarea la evenimente pentru publicul larg cu scopul de a promova produsele locale/tradiionale (de exemplu: trguri comerciale).
De asemenea, este recomandat ca pentru aceast Sub-Component solicitanii s ia n considerare obiectivele i msurile "Strategiei Guvernului Romniei de incluziune a cetenilor romni aparinnd minoritii romilor pentru perioada 2012-2020" (disponibil la: www.anr.gov.ro).
Menionm c activitile enumerate mai sus sunt exemple care pot s fac parte dintr-un proiect neles ca un grup de activiti definite i puse n practic pentru elaborarea unui rspuns la o nevoie specific, activiti care trebuie realizate ntr-o secven logic, pentru a atinge un set de obiective prestabilite folosind resursele date.
4.3 ACTIVITI DE DEZVOLTARE ORGANIZAIONAL
Exist posibilitatea de a aloca pn la 20% din totalul costurilor eligibile ale proiectului pentru activiti care s contribuie la dezvoltarea organizaional a Solicitantului i / sau a Partenerilor ONG din Romnia.
n aceast situaie, Solicitanii vor trebui s stabileasc obiective i activiti separate de dezvoltare organizaional i s le menioneze ca atare.
Cteva exemple de activiti care au ca scop ntrirea capacitii organizaionale sunt: creterea transparenei i a vizibilitii organizaiei (de ex. pori deschise, adunri generale, publicarea rapoartelor anuale, site-uri web, evenimente de strad i alte campanii etc.) dezvoltarea resurselor financiare ale organizaiei (prin activiti cum ar fi campanii de strngere de fonduri, diversificarea serviciilor furnizate membrilor / beneficiarilor, proceduri de management etc.) msurarea performanei organizaiei pentru certificarea i mbuntirea calitii, eficienei i impactului activitilor organizaiei (de ex. evaluri i / sau audituri organizaionale); dezvoltarea de competene n rndul angajailor / voluntarilor n domenii cheie necesare pentru dezvoltarea organizaiei dezvoltarea de proceduri de lucru i standard interne care s includ feedback i evaluare din partea beneficiarilor i a susintorilor (stakeholders) i implicarea acestora n planificare.
19 Nu este acceptat includerea de costuri de dezvoltare organizaional n buget 7 fr a specifica n cuprinsul Cererii de finanare obiectivul/ele de dezvoltare organizaional avut/e n vedere. Costurile cu achiziia de echipamente vor fi acceptate doar dac susin obiective de dezvoltare organizaional specificate n aplicaie.
De asemenea, Solicitanii trebuie s aib n vedere c, n cazul finanrii proiectului, Operatorul Fondului ONG le va solicita i i va sprijini n efectuarea unei analize a stadiului dezvoltrii organizaionale la momentul nceperii i la momentul finalizrii proiectului. De asemenea, i va putea sprijini pe parcursul implementrii n ndeplinirea obiectivelor de dezvoltare organizaional propuse.
4.4 INFORMARE I PUBLICITATE
n cazul solicitanilor preselectai, este recomandat ca acetia s includ n Cererea de finanare un Plan de promovare 8 . Prin Planul de promovare Solicitantul va informa att publicul relevant ct i audiena general n legtur cu proiectul, activitile i rezultatele acestuia i va promova rolul Fondului ONG n Romnia.
Planul de promovare trebuie s includ cel puin urmtoarele tipuri de informaii: - obiectivele Planului de promovare i grupurile int vizate, inclusiv factorii interesai (stakeholders) la nivel naional, regional sau local i publicul larg; - strategia de comunicare, inclusiv informaii despre coninut, activiti, mijloace de comunicare i planificarea n timp, avnd n vedere valoarea adugat i impactul proiectului / finanrii; - cel puin dou activiti de informare privind progresul i rezultatele obinute n cadrul proiectului (de exemplu: seminar, conferin, eveniment de pres, eveniment de lansare i / sau de nchidere etc.); - entitatea / departamentul responsabil de implementarea activitilor de informare i publicitate, inclusiv persoana de contact; - msurile de evaluare a eficienei activitilor de informare i publicitate din perspectiva vizibilitii i promovrii proiectului i a Fondului ONG, a obiectivelor i impactului acestora i a rolului statelor donatoare.
Solicitanii trebuie s aib n vedere publicarea periodic pe internet a informaiilor despre proiect i activitile / rezultatele acestuia, fie printr-o pagin dedicat, fie ntr-o seciune a paginii web proprii a Solicitantului.
7 Bugetul va fi detaliat ca anex separat n Etapa 2, de ctre Solicitanii ale cror Scrisori de intenie au fost selectate pentru a dezvolta o aplicaie complet. La prezentul Ghid al Solicitanilor este anexat cu titlu de exemplu formatul de buget care va fi completat n Etapa 2. 8 Planul de promovare va fi anexat n Etapa 2. Totui, n momentul conceperii Scrisorii de intenie este recomandat a se ine cont de activitile de promovare necesar a fi incluse n propunerea de proiect.
20 4.5 COSTURI ELIGIBILE
4.5.1 Costuri eligibile
Costurile eligibile ale proiectelor sunt acele costuri efectuate de ctre Solicitant i / sau parteneri, care ndeplinesc urmtoarele criterii: a. Sunt angajate, pltite i bunurile au fost livrate, serviciile au fost prestate n perioada de implementare a proiectului, aa cum este aceasta definit n contractul de finanare; b. Au legtur cu obiectul contractului de finanare i sunt prevzute n bugetul estimat al proiectului; c. Sunt realiste i necesare pentru implementare proiectului; d. Sunt utilizate pentru unicul scop de a atinge obiectivele proiectului i rezultatele preconizate, ntr-o manier conform cu principiile economiei, eficienei i eficacitii; e. Sunt identificabile i verificabile, sunt nregistrate n contabilitatea Solicitantului i / sau partenerilor n conformitate cu standardele contabile aplicabile n ara de unde Solicitantul i / sau partenerii provin i n concordan cu principiile contabile general acceptate; f. Respect cerinele legislaiei n vigoare.
n mod excepional, costurile aferente facturilor emise n ultima lun de proiect sunt considerate a fi efectuate, dac sunt pltite n termen de 30 de zile de la data de finalizare a implementrii proiectului. Costurile administrative i amortizarea echipamentelor sunt considerate a fi fost angajate n momentul nregistrrii lor n contabilitatea Solicitantului i / sau partenerilor.
4.5.2 Cheltuieli directe
Cheltuielile directe eligibile pentru un proiect sunt acele cheltuieli care sunt identificate de ctre Solicitant i / sau parteneri, n concordan cu principiile contabile i regulile interne utilizate, ca i cheltuieli specifice direct legate de implementarea proiectului i care sunt atribuite direct acestuia: costuri legate de persoanele implicate n proiect, cuprinznd salariile propriu-zise la care se adaug contribuiile sociale i alte costuri aferente remunerrii, onorarii, facturi emise de PFA; salariile i costurile nu trebuie s le depeasc pe cele practicate n mod obinuit de ctre Solicitant i / sau partenerii acestuia; costurile de transport i de subzisten pentru personalul care ia parte la proiect, dac acestea nu le depesc pe cele practicate n mod obinuit de ctre Solicitant i / sau partenerii acestuia; costuri aferente echipamentelor noi sau second-hand, cu condiia s fie amortizate n conformitate cu principiile contabile general acceptate aplicabile Solicitantului i / sau partenerii acestuia i general acceptate pentru bunuri de acelai tip. Cota de amortizare care poate fi luat n calcul este doar cea aferent perioadei de implementare a proiectului i innd cont de rata de utilizare efectiv n scopul proiectului. n mod excepional, preul ntreg de achiziionare al echipamentelor noi sau second-hand poate fi eligibil, dac echipamentul reprezint o component integrant i necesar pentru implementarea proiectului i este esenial pentru atingerea obiectivelor proiectului; costuri direct legate de proiect: costuri pentru vehicule, costuri nchiriere, costuri cu consumabile i rechizite, dac ele sunt identificabile i atribuite direct proiectului;
21 costuri pentru aciuni de vizibilitate a proiectului; costurile oricror servicii financiare (n special costul garaniilor financiare, comisioane bancare, inclusiv comisionul bncii pentru primirea sumelor de grant) etc.; costuri generate de alte contracte atribuite de ctre Solicitant i / sau partenerii acestuia n vederea derulrii proiectului, dac aceste contracte au fost ncheiate cu respectarea regulilor de achiziie; costurile generate direct de clauzele contractului (de exemplu, diseminarea informaiilor, evaluarea specific a aciunii, audit, traduceri, reproduceri, organizare de evenimente etc. ); costuri aferente reconstruciei, renovrii sau modernizrii unui imobil n limita a maxim 50% din total costuri directe eligibile; TVA care nu poate fi recuperat, conform reglementrilor legale n vigoare.
n vederea clasificrii costurilor ca fiind directe v rugm s avei n vedere urmtoarea meniune: un cost poate fi considerat direct atribuit proiectului, dac dispariia proiectului conduce la dispariia costului.
4.5.3 Cheltuieli neprevzute
O cot de cheltuieli neprevzute care s nu depeasc 5% din costurile directe eligibile poate fi inclus n bugetul proiectului. Aceasta poate fi folosit doar cu autorizarea scris prealabil a Operatorului Fondului ONG i doar pentru costuri care nu au putut fi identificate n momentul scrierii proiectului (de ex: schimbare de legislaie, calamiti naturale etc.).
4.5.4 Costuri indirecte
Aplicantul i partenerii pot opta s includ costuri indirecte n bugetul proiectului. Costurile indirecte sunt acele costuri eligibile care nu pot fi identificate de ctre Solicitant i / sau partenerii proiectului ca fiind direct atribuite proiectului, dar care pot fi identificate i justificate prin sistemul contabil ca fiind angajate n legtur direct cu costurile directe eligibile atribuite proiectului.
Aceste costuri nu pot include costuri directe eligibile. De exemplu, n cazul n care proiectul presupune nchirierea unei locaii folosite 100% pentru proiect, costul nchirierii se consider a fi cost direct i se include la capitolul 4 din Bugetul proiectului. Dac exist situaia ca o locaie s fie folosit de proiecte diferite ale aceleiai organizaii, costul aferent nchirierii spaiului este cost indirect i se va include la capitolul 8 din Bugetul proiectului, ntr-un procent rezultat n urma aplicrii uneia din cele dou metode de calcul prezentate mai jos.
Costurile indirecte pot fi identificate prin oricare dintre urmtoarele metode: 1. Bazate pe costuri indirecte reale pentru acei Solicitani i parteneri care utilizeaz un sistem analitic de contabilitate, pentru a identifica acele costuri indirecte sau 2. Solicitantul i partenerii pot opta pentru o sum de pn la 15% din costurile totale directe eligibile, exclusiv costurile directe aferente subcontractrilor i costurile cu resursele puse la dispoziie de ctre teri, care nu sunt utilizate n locaiile n care promotorul implementeaz proiectul (ex. costurile aferente plii unui consultant si / sau expert care nu deruleaza o activitate dependent conform legislaiei n vigoare).
22 n cazul metodei numrul 2 pentru repartizarea costurilor indirecte, formulele care pot fi aplicate sunt: numrul de persoane implicate n proiect / numrul total de persoane din organizaie sau departament suprafaa utilizat de personalul implicat n proiect / suprafaa ocupat de organizaie sau departament numrul de ore lucrate n proiect / numrul de ore lucrate n total n organizaie sau departament n situaia n care apar costuri indirecte ce nu pot fi repartizate utiliznd una dintre formulele de mai sus se va aplica o formul de repartizare adecvat.
Solicitantul i / sau partenerii trebuie s in cont ntotdeauna c suma aferent costurilor indirecte ale proiectului trebuie s reprezinte o alocare rezonabil din total costuri indirecte ale fiecruia dintre ei. Trebuie folosit formula cea mai potrivit fiecrui tip de costuri indirecte.
Costurile indirecte pot include: Cheltuieli ale sediului, precum electricitate, gaze naturale, curenie, nclzire, chirie, rate etc. Cheltuieli administrative cum ar fi telefon, fax, internet, servicii potale etc. Alte costuri administrative absolut necesare pentru implementarea cu succes a proiectului, cum ar fi costuri aferente contractelor de munc ale personalului administrativ, costuri ale managementului organizaiei care nu este direct implicat n proiect etc.
4.6 COSTURI NEELIGIBILE
Urmtoarele costuri sunt considerate costuri neeligibile: a. dobnzi datorate, costuri aferente datoriilor i penaliti de ntrziere; b. taxe pentru tranzacii financiare i alte costuri clar financiare, excepie fcnd costurile generate de conturile solicitate de ctre finanator sau de ctre legea aplicabil i costurile serviciilor financiare impuse de ctre contractul de finanare; c. provizioane pentru pierderi sau datorii viitoare; d. pierderile datorate diferenelor de schimb valutar; e. TVA care poate fi recuperat, conform reglementrilor legale n vigoare; f. costuri finanate din alte surse; g. amenzi, penaliti i costuri aferente litigiilor; h. acordarea de ajutoare, premii, burse etc. n bani; i. cheltuieli excesive i nejustificate; j. costuri aferente achiziionrii de terenuri i cldiri
23
Pentru Componenta 2 JUSTIIE SOCIAL, procedura de aplicare const n dou etape: Etapa 1. Transmiterea Scrisorii de intenie Etapa 2. Transmiterea dosarului Cererii de finanare
Prezentul Ghid al Solicitanilor conine instruciuni i documente relevante pentru ambele etape ale depunerii cererii de finantare, cu scopul de a veni sprijinul solicitanilor, oferind o imagine de ansamblu asupra cerinelor privind ntocmirea i transmiterea Cererii de finanare. ATENIE: Pentru termenul limit menionat pe prima pagin a prezentului Ghid, este necesar transmiterea unui singur document: Scrisoarea de intenie Anexa 6 la prezentul Ghid al Solicitanilor, care va fi transmis online, prin completarea formularului Scrisorii de intenie, la http://fondong.fdsc.ro/formular.php.
n Etapa 2, numai Solicitanilor ale cror Scrisori de intenie au fost selectate, li se va cere s transmit dosarul Cererii de finanare conform Ghidului solicitanilor (Anexele de la 1 la 5 care au fost anexate la prezentul Ghid cu titlu de exemplu).
5.1. PROCEDURA DE DEPUNERE A SCRISORILOR DE INTENIE
O organizaie poate depune, n calitate de Solicitant, un numr maxim de 3 Scrisori de intenie n cadrul Componentei JUSTIIE SOCIAL pentru acest Apel pentru Scrisori de intenie, din care maxim 2 Scrisori de intenie pentru aceeai subcomponent. Astfel, pentru organizaiile interesate de a depune Scrisori de intenie n cadrul ambelor Subcomponente ale Componentei 2 JUSTIIE SOCIAL (Ghidul solicitanilor pentru Subcomponenta 2.2. Combaterea inegalitilor sociale, srciei i excluziunii, este publicat separat pe pagina de internet a Programului Fondul ONG http://fondong.fdsc.ro) este posibil nscrierea a maxim 2 Scrisori de intenie pe o Subcomponent i respectiv o Scrisoare de intenie pe cealalt Subcomponent a Componentei JUSTIIE SOCIAL. V rugm s avei n vedere faptul c tuturor Solicitanilor care nu respect regula specificat mai sus li se vor respinge toate Scrisorile de intenie depuse n cadrul Componentei.
Scrisorile de intenie trebuie redactate utiliznd Formularul Scrisorii de intenie, disponibil pe internet la http://fondong.fdsc.ro i ca anex la prezentul ghid (Anexa 6). Este recomandat ca, nainte s ncepei completarea online a scrisorii de intenie s parcurgei formatul Scrisorii de intenie i s citii instruciunile de completare (respectiv aspectele care trebuie tratate n fiecare rubric, modul de completare (selectare, bifare, descriere) i limita de caractere. Este recomandat s completai Scrisoarea de intenie n formularul Anexa 6 Word, fr a folosi diacritice i s ncrcai scrisoarea online doar n momentul n care este n form final. V rugm s respectai limita de caractere, deoarece formularul online este setat s limiteze automat textul introdus.
nregistrai Scrisoarea de intenie online numai atunci cnd considerai c ai stabilit forma final, prelund informaiile din documentul n care ai redactat-o.
5. PREGTIREA I TRANSMITEREA CERERII DE FINANARE
24 Pentru nregistrarea online a Scrisorii de intenie se va folosi urmtorul link http://fondong.fdsc.ro/formular.php. O confirmare de primire este generat automat i solicitantul va fi ntiinat c scrisoarea sa de intenie a fost primit.
Atenie: pentru a primi confirmarea de primire v rugm ca n formularul online s introducei o adres de e-mail corect i valid. n cazul n care nu ai primit confirmarea, v recomandm s verificai n folderele Spam/Junk i, dac scrisoarea nu s-a generat, s ne transmitei aceast informaie prin e-mail la adresa: rural@romacenter.ro
Nu va fi acceptat depunerea personal sau prin pot recomandat sau curier a Scrisorilor de intenie. Totodat, nici Scrisorile de intenie transmise prin e-mail sau fax nu vor fi acceptate.
5.2. TERMEN DE DEPUNERE AL SCRISORILOR DE INTENIE
Scrisorile de intenie vor putea fi transmise pn la data de 15 iulie 2013, ora: 23:59. Scrisorile primite dup aceast dat / or nu vor fi luate n considerare i nu vor intra n procesul de evaluare.
Fundaia Centrul de Resurse pentru Comunitile de Romi va informa Solicitantul cu privire la nregistrarea Scrisorii de intenie, prin e-mail i prin publicarea unei liste a Scrisorilor de intenie primite pe site-ul programului.
5.3. EVALUAREA SCRISORILOR DE INTENIE
Scrisorile de intenie primite la termen vor fi evaluate dup un set de criterii conform Grilei de evaluare prezentate de mai jos. Fiecare Scrisoare de intenie va fi evaluat de ctre doi evaluatori independeni.
Scrisorile de intenie vor fi evaluate conform Grilei de evaluare prezentate mai jos:
Criterii DA NU Comentarii 1. Proiectul contribuie la atingerea obiectivelor Programului, Componentei i Subcomponentei
2. Comunitatea n care urmeaz s se desfoare proiectul este relevant i descris n mod corespunztor
3. Problema este clar identificat 4. Obiectivele sunt adecvate problemei identificate, msurabile i realiste
5. Grupurile int i beneficiarii sunt descrii i cuantificai
6. Activitile contribuie la atingerea obiectivelor i sunt bine alese
7. Rezultatele proiectului sunt prezentate i cuantificate
25 8. Sustenabilitatea proiectului este demonstrabil
9. Proiectul are valoare adaugat / elemente inovative (pentru domeniul sau comunitatea vizat, fa de alte iniiative similare etc.)
10. Aplicantul i partenerii au experiena i capacitatea necesare derulrii proiectului
Recomandare final: Se solicit transmiterea dosarului cererii de finanare deoarece
Scrisoarea de intenie este respins deoarece
Scrisorile de intenie vor fi evaluate astfel: Scrisorile care nu primesc DA la punctul 1 i / sau punctul 2 din gril nu vor fi evaluate n continuare, iar solicitanilor nu li se va cere elaborarea Cererii de finanare corespunztoare. Scrisorile de intenie care ntrunesc mai puin de 7 rspunsuri DA vor fi respinse, iar solicitanilor nu li se va cere elaborarea Cererii de finanare corespunztoare. Scrisorile de intenie care ntrunesc 7 sau mai multe rspunsuri DA vor fi selectate pentru a fi dezvoltate ntr-o Cerere de finanare.
n urma evalurii Scrisorilor de intenie, solicitanii vor fi informai individual dac Scrisoarea / Scrisorile de intenie au fost respinse sau dac sunt solicitai s depun Dosarul Cererii de finanare.
5.4. INFORMAII SUPLIMENTARE
Toi potenialii Solicitani trebuie s verifice periodic pagina de internet a Programului pentru a avea informaii actualizate privind acest Apel pentru Scrisori de intenie sau privind Programul de finanare. De asemenea, vor fi organizate Sesiuni de informare, iar datele i locaiile acestora vor fi anunate pe pagina de internet menionat mai sus. Potenialii Solicitani pot adresa ntrebri referitoare la acest Apel pentru Scrisori de intenie prin e-mail, telefon sau fax pn la data de 11 iulie 2013 (inclusiv) n atenia: Radu Lctu Senior Grants Officer E-mail: rural@romacenter.ro; telefon: 0264 420 474; fax: 0264 420 470.
Rspunsurile vor fi transmise pn cel mai trziu pe 12 iulie 2013. ntrebrile care prezint interes i pentru ali Solicitani, mpreun cu rspunsurile aferente, vor fi publicate pe pagina de internet a Programului.
26
Atenie: Aceast etap este prezentat cu titlu informativ i va fi valabil doar pentru Scrisorile de intenie care vor fi selectate pentru dezvoltarea Cererii de finanare
6.1. TRANSMITEREA DOSARULUI CERERII DE FINANARE
n cazul n care Scrisoarea de intenie este selectat, solicitantul va fi rugat s transmit ntregul dosar al Cererii de finanare.
Dosarul Cererii de finanare va include: 1) Cererea de finanare, inclusiv rezumatul n limba romn i n limba englez (Anexa 1) 2) Bugetul proiectului, inclusiv foaia de lucru cu sursele de finanare i cea cu alocarea financiar pe rezultate (Anexa 2). 3) Declaraia Solicitantului (original) n formatul indicat (Anexa 3), semnat i tampilat de ctre Solicitant, prin care acesta i asum coninutul dosarului Cererii de finanare i eligibilitatea sa i a partenerilor. 4) Acordul/urile de parteneriat (copie sau original) n formatul indicat (Anexa 4), coninnd toate informaiile solicitate, semnat i tampilat 9 de aplicant i de organizaiile partenere. n cazul n care exist parteneri strini, acordurile de parteneriat cu acetia vor fi redactate n limba englez; 5) Contribuia la Rezultatele ateptate ale Fondului ONG (Anexa 5) 6) Cel mai recent raport anual al organizaiei solicitante Not: Acesta este fie raportul anual pentru anul 2012 fie, n cazul organizaiilor nfiinate n anul 2013, o situaie la zi a activitii i bugetului acestora. 7) CV-urile membrilor cheie din echipa de proiect.
Dosarul Cererii de finanare, compus din toate documentele mai sus menionate, va fi transmis n: - 3 exemplare tiprite (un original i dou copii) i - 1 versiune electronic (de exemplu CD - care s cuprind anexele n formatul specific: Word, PDF, Excel, etc. conform indicaiilor cuprinse n Anexa 1 - Cererea de finanare)
ntr-un plic sigilat, prin pot recomandat, curier sau depunere personal la adresa:
Fundaia Centrul de Resurse pentru Comunitile de Romi Strada ebei nr. 21, Cluj-Napoca, cod potal 400305 n atenia: Radu Lctu, Senior Grants Officer.
Aplicaiile transmise prin e-mail sau fax NU vor fi acceptate.
9 n cazul partenerilor strini obligaia de a tampila Acordul de parteneriat se va adapta n funcie de situaia specific a partenerului respectiv (de ex. exist posibilitatea ca partenerii din alte ri s nu aib tampil). 6. TRANSMITEREA, EVALUAREA I SELECIA CERERILOR DE FINANARE
27 Plicul sigilat trebuie s aib clar menionate, pe una din feele exterioare, urmtoarele informaii: EEA GRANTS: Fondul ONG n Romnia, Componenta JUSTIIE SOCIAL, Apel pentru Cereri de finanare runda 1 / 2013
Subcomponenta: Dezvoltarea comunitilor rurale interetnice Titlu proiect: <titlul proiectului > Solicitant: <denumirea complet> Adresa: <adresa Solicitantului >
Data depunerii Dosarelor cererilor de finanare va fi comunicat ulterior solicitanilor ale cror scrisori de intenie au fost selectate. Solicitanii preselectai vor avea la dispoziie minim 45 de zile pentru a dezvolta Cererea de finanare. n procesul de dezvoltare a Cererii de finanare nu vor putea interveni modificri ale aspectelor eseniale cuprinse n Scrisoarea de intenie (ex. buget, parteneri, durat proiect, locaie, grupuri int vizate etc).
6.2. PROCESUL DE SELECIE
Toate dosarele Cererilor de finanare primite n urma selectrii Scrisorilor de intenie vor intra n procesul de selecie care cuprinde urmtoarele etape: 1) nregistrarea i deschiderea aplicaiilor 2) Verificarea conformitii administrative i eligibilitii 3) Evaluarea tehnic i financiar 4) Aprobarea raportului de evaluare i anunarea rezultatelor procesului de selecie 5) Contractarea.
6.2.1. Deschiderea i nregistrarea aplicaiilor
Toate aplicaiile (dosarele Cererilor de finanare) primite vor fi nregistrate i li se va atribui un numr unic de nregistrare. Aplicaiile primite n termenul limit vor fi deschise de ctre Operatorul Fondului ONG care va verifica concordana datelor din aplicaie cu cele nscrise n formularele de nregistrare completate on-line de aplicani. Aplicaiile primite dup termenul limit vor fi excluse automat, fr a fi deschise.
Solicitanii vor fi informai n scris, pentru fiecare aplicaie depus, dac a fost transmis n termen sau nu i care este numrul unic de nregistrare. Acesta va fi numrul de referin n corespondena ulterioar.
6.2.2. Verificarea conformitii administrative i a eligibilitii
Toate aplicaiile primite n termenul limit vor fi verificate din punct de vedere al conformitii administrative i a eligibilitii, pe baza unei grile tip DA / NU. O astfel de gril va fi completat pentru fiecare dosar de Cerere de finanare n parte. Se vor transmite solicitanilor cereri de clarificri i / sau documente adiionale doar n cazul n care informaia oferit nu este ndeajuns de clar i suficient pentru a permite o verificare obiectiv a conformitii administrative i a eligibilitii.
28 Mai jos se gsete grila care va fi utilizat n procesul de verificare a conformitii administrative i a eligibilitii:
I. CONFORMITATEA ADMINISTRATIV DA NU 1. Aplicaia a fost depus n 3 exemplare: 1 original + 2 (dou) copii + o copie electronic (de exemplu CD)
2. Dosarul cererii de finanare cuprinde: a. Formularul Cererii de finanare, redactat n limba romn inclusiv rezumatul n limba romn i n limba englez (Anexa 1)
b. Bugetul proiectului, inclusiv foaia de lucru cu sursele de finanare i cea cu alocarea financiar pe rezultate, completat n Euro conform Anexei 2
c. Declaraia Solicitantului, semnat i tampilat, n original conform Anexei 3
d. Acordul/urile de parteneriat semnat/e i stampilat/e de solicitant i de organizaiile partenere
e. Fia Contribuia la rezultatele ateptate ale Fondului ONG (Anexa 5) completat
f. Cel mai recent raport anual (raportul anual pentru anul 2012 sau, pentru organizaiile nfiinate n 2013, o situaie la zi a activitii i bugetului acestora)
g. CV-urile membrilor cheie din echipa de proiect 3. Aplicaia corespunde coninutului Scrisorii de intenie II. ELIGIBILITATEA DA NU 1. Solicitantul este eligibil 2. Partenerul este eligibil 3. Contribuia financiar solicitat de la Fondul ONG nu depete 90,00% din totalul costurilor eligibile
4. Suma solicitat de la Fondul ONG respect limitele stabilite pentru tipul de grant (mic / mediu) pentru care a optat Solicitantul i se ncadreaz n tipurile de granturi ce pot fi acordate n cadrul Subcomponentei creia i se adreseaz proiectul
5. Durata proiectului respect limitele stabilite pentru tipul de grant (mic / mediu / mare) pentru care a optat Solicitantul
6. Contribuia n natur nu depete 50,00% din co-finanarea asumat
Aplicaiile care nu ndeplinesc criteriile de conformitate administrativ i eligibilitate vor fi excluse din procesul de evaluare. Propunerile care ndeplinesc criteriile de conformitate administrativ i eligibilitate vor intra n etapa de evaluare tehnic i financiar.
Solicitanii vor fi ntiinai n scris despre rezultatele verificrii conformitii administrative i eligibilitii, respectiv dac propunerile de finanare sunt excluse din procesul de evaluare sau intr n urmtoarea etap de evaluare tehnic i financiar. O revizuire a deciziei de respingere n aceast etap poate fi cerut de ctre Solicitant n scris, n termen de 10 zile calendaristice de la data ntiinrii sale asupra rezultatului, cu furnizarea
29 motivelor pentru care o asemenea revizuire se justific. Decizia final va fi comunicat Solicitantului n termen de 15 zile lucrtoare de la primirea solicitrii de revizuire.
30 6.2.3. Evaluarea tehnic i financiar
n aceast etap, fiecare aplicaie va fi evaluat din punct de vedere tehnic i financiar de doi evaluatori independeni, conform Grilei de evaluare prezentate mai jos:
Criterii de evaluare Scor maxim 1. Relevana proiectului 25 1.1. Relevana proiectului fa de obiectivele Programului de finanare i ale Componentei i Subcomponentei 5 1.2. Contribuia proiectului la atingerea indicatorilor asumai prin Programul de finanare 5 1.3. Necesitatea proiectului este demonstrat (problem, abordare) 5 1.4. Rezultatele i impactul proiectului sunt fezabile i proiectul produce o schimbare real 5 1.5. Grupurile int i beneficiarii sunt alei strategic i clar definii 5 2. Metodologia proiectului 35 2.1. Obiectivele sunt specifice, msurabile i realiste 5 2.2. Activitile sunt bine planificate, fezabile i contribuie la atingerea obiectivelor 10 2.3. Rezultatele sunt cuantificate si masurabile prin indicatorii propui 5 2.4. Riscurile sunt identificate i adresate corespunztor 5 2.5. Activitile de promovare si vizibilitate sunt descrise, msurabile, adaptate specificului grupurilor int, obiectivelor proiectului i rspund cerinelor finanatorului 5 2.6. Designul de proiect este coerent, logic i bine construit n totalitatea sa 5 3. Bugetul proiectului 10 3.1. Costurile propuse sunt realiste i corelate cu activitile i rezultatele ateptate 5 3.2. Raportul cost-beneficiu 5 4. Sustenabilitate i valoare adugat 10 4.1. Proiectul are o sustenabilitate demonstrabil i contribuie la creterea capacitii organizaionale 5 4.2. Proiectul are valoare adaugat (pentru domeniul sau comunitatea vizat, fa de alte iniiative similare etc.) 5 5. Aplicant (i partener/i dac este cazul) 10 5.1. Structura echipei de proiect este corespunztoare pentru implementarea proiectului propus (numr, roluri, responsabiliti, coordonare) 5 5.2. Aplicantul i partenerii, precum i echipa propus, au expertiz, motivaia i capacitatea necesare derulrii proiectului 5 6. Aspecte specifice programului de finanare 10 6.1. Corelarea cu Temele orizontale 3 6.2. Corelarea cu Ariile tematice 2 6.3. Respectarea i promovarea Principiilor transversale 3 6.4. Prin parteneriatul propus, proiectul contribuie la consolidarea relaiilor bilaterale cu statele donatoare 2 TOTAL 100
31
Praguri de evaluare: Pragul 1: Dac punctajul total pentru Criteriile 1.1 si 1.2 de evaluare e mai mic sau egal cu 5, sau dac cel puin unul dintre scoruri este mai mic sau egal cu 2, Cererea de finanare nu va fi evaluat n continuare. Pragul 2: Dac punctajul total obinut la Seciunea 1. Relevana proiectului este mai mic sau egal cu 17 puncte, Cererea de finanare nu va fi evaluat n continuare. Pragul 3: Dac punctajul total obinut la Seciunea 2 Metodologia proiectului este mai mic sau egal cu 21 de puncte, Cererea de finanare nu va fi evaluat n continuare. Pentru criteriul 5.2, n cazul organizaiilor nou-nfiinate sau fr expertiz, se va avea n vedere n evaluare doar motivaia i expertiza organizaiei i a echipei propuse.
n urma evalurii tehnice i financiare va fi ntocmit un raport de evaluare care va conine lista tuturor aplicaiilor care au intrat n aceast etap i scorul mediu obinut de fiecare dintre acestea, precum i recomandrile evaluatorilor. Aplicaiile vor fi grupate n raportul de evaluare n dou categorii: aplicaii propuse spre finanare, aplicaii care nu sunt propuse spre finanare. Exist posibilitatea ca, dintre aplicaiile propuse spre finanare, doar o parte s poat fi efectiv finanate din suma alocat pentru aceast rund de finanare, restul aplicaiilor reprezentnd lista de rezerv.
6.2.4. Aprobarea raportului de evaluare i anunarea rezultatelor procesului de evaluare
Raportul coninnd rezultatele evalurii realizate de experii independeni va fi transmis spre aprobare unei Comisii de selecie n componena creia se regsesc experi independeni i reprezentani ai Operatorului Fondului ONG. n aceast etap reprezentanii Punctului Naional de Contact, ai Oficiului Mecanismului Financiar precum i ai Ambasadei Norvegiei n Romnia au calitatea de observatori. Rolul Comisiei de selecie este de a lua decizia final privind rezultatele procesului de selecie, innd cont de scorurile obinute de fiecare aplicaie n parte, de alocarea financiar aferent fiecrei Subcomponente i fiecrui tip de granturi i cea pentru proiecte care se adreseaz copiilor i tinerilor sau sunt depuse de organizaii care lucreaz pentru copii i tineri. Dup aprobarea raportului de evaluare solicitanii vor fi informai, individual, dac aplicaia lor a fost sau nu propus spre finanare. n plus, solicitanii ale cror aplicaii au fost selectate pentru finanare vor fi informai privind condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc pentru a semna Contractele de finanare.
V rugm s reinei c decizia Comisiei de selecie de a respinge o Cerere de finanare este definitiv i nu poate fi apelat.
Data indicativ pentru publicarea deciziei finale a Comisiei de selecie este decembrie 2013, dar aceasta poate fi modificat dac va fi necesar.
6.2.5. Contractarea
Toi solicitanii ai cror aplicaii sunt recomandate i aprobate pentru acordarea finanrii nerambursabile vor primi o scrisoare de atribuire prin care li se va solicita, n vederea pregtirii i ncheierii contractului de finanare nerambursabil, transmiterea urmtoarelor documente:
32 - copia legalizat a statutului n vigoare 10 autentificat 11 i a hotrrii judectoreti 12
corespunztoare, definitiv i irevocabil, pentru Solicitant - copia legalizat a statutului n vigoare 13 autentificat 14 i a hotrrii judectoreti 15
corespunztoare, definitiv i irevocabil, pentru partenerul/ii ONG sau alte documente / meniuni pentru partenerul/ii non-ONG (instituii) care s ateste calitatea de persoan juridic. Pentru partenerii strini: documente n limba romn sau englez (copie sau original) care s ateste faptul c sunt persoane juridice - o declaraie, n original, care s ateste c Solicitantul nu se afl n niciuna dintre situaiile menionate la punctele de la (a) la (f) din seciunea 3.1.2 - declaraia/ile partenerului/lor, n original, care s ateste c nu se afl n niciuna dintre situaiile menionate la punctele de la (a) la (f) din seciunea 3.1.2 - certificat de cazier fiscal, n original, emis de ctre autoritile fiscale competente (Direcia General a Finanelor Publice Ministerul Finanelor Publice) - certificat de atestare fiscal, n original, emis de Agenia Naional pentru Administrare Fiscal - n cazul proiectelor care includ costuri legate de lucrri de reabilitare se va solicita o copie legalizat 16 , n original, a documentelor care atest dreptul de proprietate sau de folosin asupra cldirii pentru ntreaga durat a proiectului i cel puin 3 ani dup finalizarea acestuia; n plus, n aceste cazuri, poate fi solicitat i o declaraie referitoare la meninerea scopului pentru care se reabiliteaz cldirea i orice fel de alte documente care s vin n sprijinul declaraiei - alte documente (dac este cazul), conform cerinelor din scrisoarea de atribuire (de ex. pentru proiecte care includ costuri legate de extindere, renovare i modernizare un deviz de cantiti estimativ elaborat i aprobat conform legislaiei n vigoare) - CV-urile tuturor membrilor echipei, mai puin cele care au fost incluse n dosarul Cererii de finanare - Fia de identificare financiar, n original, conform unui model care va fi oferit, certificat de banca la care a fost deschis contul n Euro, special pentru proiect
Dac va fi cazul, alte documente pot fi cerute n scrisoarea de atribuire trimis solicitantului pentru a face dovada ndeplinirii condiiilor de eligibilitate.
De asemenea, Operatorul Fondului ONG poate solicita documente suplimentare pentru a clarifica aspecte legate de aplicarea regulilor de de minimis stabilite n Regulamentul Comisiei Europene nr. 1998 / 2006 privind aplicarea articolelor 87 i 88 din Tratat ajutoarelor de minimis publicat n O.J. nr. L 379 / 2006.
Dac Solicitantul ndeplinete toate cerinele pentru a semna Contractul de finanare nerambursabil, i va fi transmis acest contract pentru a-l semna i, dup intrarea n vigoare a acestuia, devine promotor de proiect.
10 nsemnnd fie Statutul iniial i toate schimbrile aprobate prin hotrri judectoreti sau forma revizuit a Statutului (incluznd toate schimbrile) care a fost aprobat printr-o hotrre judectoreasc 11 Sau certificat de avocat sau de organizaia solicitant (conform cu originalul) 12 Hotrrea judectoreasc trebuie s conin toate tampilele i semnturile care atest c este definitiv i irevocabil 13 nsemnnd fie Statutul iniial i toate schimbrile aprobate prin hotrri judectoreti sau forma revizuit a Statutului (incluznd toate schimbrile) care a fost aprobat printr-o hotrre judectoreasc 14 Sau certificat de avocat sau de organizaia partener (conform cu originalul) 15 Idem 8 16 Legalizat sau certificat de avocat sau de organizaia solicitant (conform cu originalul)
33
7.1. RAPORTARE
Pe parcursul implementrii proiectului, promotorii trebuie s transmit spre aprobare urmtoarele tipuri de rapoarte: - Raport / rapoarte intermediar/e tehnic/e, raport / rapoarte intermediar/e financiar/e i raport / rapoarte intermediar/e de audit (dac este cazul), n termen de 30 de zile dup finalizarea perioadei de raportare; - raport final tehnic, raport final financiar i raport final de audit (dac este cazul), n termen de 45 de zile de la data finalizrii perioadei de implementare a proiectului; - Rapoarte statistice de progres pentru urmtoarele perioade: 1 Ianuarie-30 Aprilie; 1 Mai 31 August; 1 Septembrie 31 Decembrie, n termen de 30 de zile dup finalizarea perioadei de raportare. Rapoartele vor fi transmise n limba romn, mpreun cu un rezumat n englez i ntocmite pe formatele furnizate de Operatorul Fondului ONG.
7.2. PLI
Operatorul Fondului ONG va face pli ctre promotorii de proiect conform graficului de pli agreat n contractul de finanare.
Astfel, indiferent de valoarea proiectului, n cazul contractelor de finanare cu o durat mai mare de 18 luni, urmtoarele pli vor fi efectuate ctre promotori: o plat n avans reprezentnd 30% din valoarea solicitat spre finanare va fi efectuat n termen de 10 zile de la semnarea contractului de finanare i depunerea unei cereri de plat, n conformitate cu un format care va fi comunicat. n toate cazurile, plata avansului nu se va face nainte de data de ncepere a proiectului; plata primei trane reprezentnd 20% din suma solicitat spre finanare se va realiza avnd la baz urmtoarele documente: o cererea de plat din partea promotorului, n conformitate cu formatul stabilit; o raport tehnic i financiar intermediar, nsoit de raport de audit (dac este cazul), din care rezult c minim 70% din avansul ncasat a fost cheltuit; plata tranei a doua, reprezentnd 30% din suma solicitat spre finanare se va realiza avnd la baz urmtoarele documente: o cererea de plat din partea promotorului, n conformitate cu formatul stabilit; o raport tehnic i financiar intermediar, nsoit de raport de audit (dac este cazul), din care rezult c minim 70% din suma ncasat (avans i prima tran) a fost cheltuit; plata tranei a treia, reprezentnd 10% din suma solicitat spre finanare se va realiza avnd la baz urmtoarele documente: o cererea de plat din partea promotorului, n conformitate cu formatul stabilit; o raport tehnic i financiar intermediar, nsoit de raport de audit (dac este cazul), din care rezult c minim 70% din suma ncasat (avans, prima tran i trana a doua) a fost cheltuit; 7. RAPORTARE, PROCEDURI DE PLAT I AUDIT reguli aplicabile proiectelor n implementare
34
plata final, reprezentnd balana rezultat din raportul financiar final se va realiza avnd la baz urmtoarele documente: o cererea de plat din partea promotorului, n conformitate cu formatul stabilit; o raport tehnic i financiar final, nsoit de raport de audit (dac este cazul).
n cazul proiectelor cu o durat ntre 6 i 18 luni (inclusiv 18), graficul de pli este urmtorul: o plat n avans reprezentnd 50% din valoarea solicitat spre finanare (dar nu mai mult de 75.000 Euro) va fi efectuat n termen de 10 zile de la semnarea contractului de finanare i depunerea unei cereri de plat, n conformitate cu formatul stabilit. n toate cazurile, plata avansului nu se va face nainte de data de ncepere a implementrii proiectului; plata tranei a doua, reprezentnd 40% din suma solicitat spre finanare (sau diferena dintre suma reprezentnd 90% din suma solicitat spre finanare i avansul ncasat) se va realiza avnd la baz urmtoarele documente: o cererea de plat din partea promotorului, n conformitate cu formatul stabilit; o raport tehnic i financiar intermediar, nsoit de raport de audit (dac este cazul), pentru perioada raportat, din care rezult c minim 70% din avansul ncasat a fost cheltuit plata final, reprezentnd balana rezultat din raportul financiar final se va realiza avnd la baz urmtoarele documente: o cererea de plat din partea promotorului, n conformitate cu formatul stabilit; o raport tehnic i financiar final, nsoit de raport de audit (dac este cazul).
n plus fa de documentele menionate mai sus, Operatorul Fondului ONG va solicita la contractare un Grafic estimativ privind transmiterea cererilor de plat pe parcursul proiectului, cu scopul de a putea estima perioadele n care vor fi transmise rapoarte i vor trebui planificate pli.
7.3. AUDIT
Promotorilor le este permis includerea n bugetele proiectelor a costurilor aferente auditului financiar. Aceti promotori vor transmite fiecare raport financiar intermediar nsoit de un raport de audit realizat de ctre un auditor independent acreditat, raport ce va respecta standardele de audit stabilite n termenii de referin, care va fi parte a contractului de finanare.
n acest caz, promotorii nu vor avea obligaia de a transmite copii ale tuturor documentelor incluse n rapoartele financiare, ci doar a celor solicitate de ctre Operatorul Fondului ONG. Partenerii strini ai proiectului pot include n bugetele lor costuri de audit. Opinia dat de auditorul strin va fi satisfctoare pentru a certifica faptul c toate cheltuielile respect legislaia naional i procedurile din Ghidul Solicitantului. Suma bugetat pentru costuri de audit nu trebuie s depeasc 3,5% din totalul costurilor eligibile ale proiectului.
35 8. ANEXE
Cererea de finanare (Anexa 1) Bugetul proiectului (Anexa 2) Declaraia Solicitantului (Anexa 3) Acordul/urile de parteneriat (Anexa 4) Contribuia la Rezultatele ateptate ale Fondului ONG (Anexa 5) Formularul de pre-nscriere (Anexa 6 17 )
Atenie! n Etapa 1, singurul document care va fi transmis ctre Operatorul de Program este Scrisoarea de intenie (Anexa 6), care va fi ncrcat online la http://fondong.fdsc.ro/formular.php. n Etapa 2, numai solicitanilor ale cror Scrisori de intenie au fost selectate, li se va cere s transmit dosarul Cererii de finanare conform Ghidului solicitanilor (Anexele de la 1 la 5).
17 pentru nregistrare online, disponibil la www.fondong.fdsc.ro/formular.php
36 TABEL 1 Contribuia la rezultatele ateptate
Rezultate ateptate Indicatori Atini prin urmtoarele componente* C1 C2 C3 C4 C5 REZULTAT ATEPTAT 1. Promovarea ceteniei active Numr de persoane implicate regulat n activiti de voluntariat n cadrul ONG-urilor DA NU NU NU NU Numr de ceteni care particip la activiti organizate de ONG-uri DA DA DA DA DA Dovada creterii implicrii cetenilor n luarea deciziilor publice (petiii, cereri de informaii publice, participarea la consultri publice / dezbateri cu decideni) DA DA DA NU DA Rezultat (output) de Program 1.1. Contribuie crescut a voluntarilor la activitile ONG-urilor Numr de voluntari implicai n programe de voluntariat DA NU NU NU NU Numr de proiecte ce implic lucrul direct cu voluntari DA DA DA DA DA Rezultat (output) de Program 1.2. Participare crescut a cetenilor n activitile ONG-urilor (altele dect voluntariat) Numr de aciuni / proiecte susinute ale ONG-urilor ce presupun implicarea cetenilor - aciuni comunitare, campanii de advocacy, guvernare participativ, iniiative de auto-ajutorare i activiti publice ale ONG-urilor DA DA DA DA DA Numr de ceteni care nu fac parte dintre angajaii ONG-urilor (de exemplu membrii ONG-urilor, comunitatea) direct implicai in proiectele finanate - inclusiv in activiti de informare / contientizare, educaie DA DA DA DA DA Rezultate ateptate Indicatori C1 C2 C3 C4 C5 REZULTAT ATEPTAT 2. Creterea implicrii ONG-urilor n politici publice i n procesul de luare a deciziilor n guvernarea local, regional i naional Numr de ONG-uri care nregistreaz o cretere a implicrii n politici publice i luarea deciziilor cu autoritile locale, regionale i naionale (n conformitate cu liniile directoare ale Consiliului Europei cu privire la participarea ONG-urilor la luarea deciziilor) DA DA DA NU DA Numr de consultri publice sau consultri ale ONG-urilor organizate DA DA DA NU DA Rezultat (output) de Program 2.1. Contribuie crescut a ONG-urilor la dialogul cu privire la politicile publice Numr de interaciuni (consultri, dezbateri publice, petiii, solicitri de informaii publice) ntre autoritile publice i ONG-uri, privind politicile publice DA DA DA NU DA Rezultat (output) de Program 2.2. Capacitate Numr de rapoarte asupra politicilor publice de interes local, regional sau naional DA DA DA NU DA
37 crescut a ONG-urilor de a identifica i analiza politici de interes public i de a propune soluii Numr de ONG-uri ce propun aciuni i amendamente asupra propunerilor guvernamentale sau a regulamentelor i deciziilor existente la toate nivelurile (local, regional, naional) DA DA DA NU DA Rezultate ateptate Indicatori C1 C2 C3 C4 C5 REZULTAT ATEPTAT 3: Dezvoltarea de parteneriate inter- sectoriale, n special cu autoriti publice la nivel local, regional i / sau naional Numr de parteneriate dezvoltate, demonstrnd practici de lucru eficiente DA DA DA DA NU Rezultat (output) de Program 3.1. Capacitate mbuntit de lucru ntre ONG-uri i autoritile publice n iniiative comune Numr de autoriti publice / instituii guvernamentale implicate n parteneriate cu ONG-urile n cadrul proiectelor finanate DA DA DA DA NU Rezultat (output) de Program 3.2. Stabilirea de noi parteneriate ntre ONG-uri i autoritile publice, la toate nivelurile Numr de parteneriate noi, ncheiate cu parteneri noi DA DA NU DA NU Rezultate ateptate Indicatori C1 C2 C3 C4 C5 REZULTAT ATEPTAT 4. Promovarea valorilor democratice, inclusiv a drepturilor omului Numr de ONG-uri a cror activitate este centrat pe lucrul cu grupurile minoritare (ex: grupuri etnice minoritare incluznd populaia roma, refugiai i solicitani de azil; femei, grupuri LGBT) DA DA NU DA NU Numr de procese / chemri n judecat / recursuri aduse de ctre ONG-uri n faa instanelor judectoreti (inclusiv celor internaionale) DA DA DA DA DA Numr de ONG-uri ce abordeaz teme legate de combaterea hruiri sexuale, a traficului de persoane, a violenei mpotriva femeilor (inclusiv adoptarea i punerea n aplicare a standardelor de calitate ale Consiliului Europei pentru serviciile oferite femeilor expuse la violen) DA DA NU DA NU Rezultat (output) de Program 4.1. Peocupare crescut a ONG-urilor n ceea ce privete drepturile omului Numr de proiecte ce abordeaz promovarea i protecia drepturilor omului i a valorilor democratice n planurile de aciune i n cadrul activitilor DA DA NU DA DA Rezultat (output) de Program 4.2. Numr de proiecte care combat Numr de proiecte care urmresc combaterea rasismului, xenofobiei i discriminrii DA DA NU DA NU
38 rasismul, extremismul, xenofobia, homofobia, antisemitismul i discriminarea Numr de proiecte care implic tinerii n combaterea discursului instigator la ur (hate speech) i a infraciunilor generate de ur (hate crime) i n dezvoltarea de rspunsuri pozitive care ncurajeaz tolerana / nelegerea multicultural (abordnd rasismul, extremismul, homofobia, antisemismul, xenofobia i discriminarea) DA DA NU NU NU Rezultate ateptate Indicatori C1 C2 C3 C4 C5 REZULTAT ATEPTAT 5. Dezvoltarea capacitii de advocacy i a rolului de watchdog Numr de iniiative i practici care urmresc schimbri legislative sau de politici, adresate de ONG-uri DA DA DA NU DA Numr de ONG-uri implicate n monitorizarea i influenarea politicilor i practicilor autoritilor naionale, regionale i locale, prin dialog centrat pe politici publice i prin campanii publice DA DA DA NU DA Rezultat (output) de Program 5.1.mbuntirea capacitii de advocacy la nivelul ONG-urilor Numr de ONG-uri care folosesc strategii i instrumente de advocacy diverse, cum ar fi campaniile publice DA DA DA NU DA Rezultat (output) de Program 5.2 mbuntirea abilitilor de advocacy la nivelul ONG-urilor Numr de ONG-uri implicate n oportuniti de nvare n domeniul advocacy DA DA DA NU DA Rezultate ateptate Indicatori C1 C2 C3 C4 C5 REZULTAT ATEPTAT 6. Dezvoltarea de reele i coaliii ale organizaiilor neguvernamentale care lucreaz n parteneriat Numr de reele / platforme / coaliii ale ONG-urilor, nfiinate i / sau active DA DA NU NU DA Rezultat (output) de Program 6.1: Interes / participare crescut a ONG-urilor n reele i coaliii Numr de proiecte care conin activiti de dezvoltare i consolidare de coaliii, parteneriate i reele DA DA NU NU DA Rezultat (output) de Program 6.2: Dialog tematic crescut ntre ONG-urile ce activeaz n acelai sector Numr de ONG-uri, inclusiv organizaii mici (grassroots), implicate n reele i parteneriate mai largi ale ONG-urilor DA DA DA NU DA Rezultate ateptate Indicatori C1 C2 C3 C4 C5 REZULTAT ATEPTAT 7. Consolidarea capacitii ONG-urilor i promovarea unui cadru favorabil pentru Numr de ONG-uri ce au obinut noi surse de finanare DA NU NU DA DA Numr de organizaii mici / grassroots ce demonstreaz capaciti sporite n ceea ce privete sustenabilitatea i extinderea DA NU NU DA DA
39 sectorul neguvernamental activitilor Rezultat (output) de Program 7.1: mbuntirea sustenabilitii financiare a ONG-urilor Numr de iniiative care urmresc creterea sustenabilitii financiare a ONG-urilor DA DA NU DA DA Rezultat (output) de Program 7.2: mbuntirea capacitii organizaionale i creterea profesionalismului ONG- urilor Numr de planuri de activitate ale ONG- urilor, centrate pe procesele de monitorizare i evaluare ale activitii generale DA DA DA DA DA Numr de iniiative ale ONG-urilor care ncurajeaz luarea deciziilor n mod participativ n organizaii NU NU NU NU DA Numr de profesioniti angajai ai ONG- urilor care acumuleaz competene n domenii cheie, necesare dezvoltrii organizaiilor DA DA DA DA DA Rezultate ateptate Indicatori C1 C2 C3 C4 C5 REZULTAT ATEPTAT 8. Creterea contribuiei la dezvoltarea durabil Numr de proiecte ale ONG-urilor care contribuie la dezvoltarea durabil local, regional sau naional i la creterea implicrii cetenilor NU NU DA NU NU Numr de cadre didactice i elevi / studeni mplicai n activiti de educaie de mediu NU NU DA NU NU Rezultat (output) de Program 8.1. Contribuie crescut a ONG-urilor la dezvoltarea durabil la nivel local, regional i naional Numr de ONG-uri implicate n promovarea i implementarea de aciuni de dezvoltare durabil NU NU DA NU NU Rezultat (output) de Program 8.2. Implicare crescut a cetenilor n aciuni de protecia mediului i dezvoltare durabil Numr de ceteni implicai n aciuni de dezvoltare durabil NU NU DA NU NU Rezultate ateptate Indicatori C1 C2 C3 C4 C5 REZULTAT ATEPTAT 9. Creterea capacitii de furnizare a serviciilor sociale i de baz ctre grupurile int menionate Numr de beneficiari ce acceseaz servicii de baz n zone defavorizate / dezavantajate NU NU NU DA NU Numr de servicii sociale i de baz nou create pentru a adresa nevoile grupurilor int definite NU DA NU DA NU Rezultat (output) de Program 9.1. Acoperire crescut a serviciilor sociale i de baz furnizate de ONG-uri Numr de beneficiari noi de servicii sociale i de baz deservii ca urmare a creterii capacitii ONG-urilor NU DA NU DA NU
40 Rezultat (output) de Program 9.2. Capacitate crescut a ONG-urilor de a furniza servicii sociale i de baz ctre grupurile int definite Numr de servicii sociale i de baz acreditate ale ONG-urilor, susinute prin Fondul ONG NU DA NU DA NU Rezultate ateptate Indicatori C1 C2 C3 C4 C5 REZULTAT ATEPTAT 10. Creterea capacitii grupurilor vulnerabile Numr de ONG-uri ce furnizeaz servicii sociale i de baz care iau feedback de la beneficiari la un interval de minim 6 luni NU DA NU DA NU Numr de iniiative ale ONG-urilor care implic grupuri vulnerabile n planificarea i implementarea activitilor DA DA NU DA NU Rezultat (output) de Program 10.1. Participare crescut a grupurilor vulnerabile n conturarea serviciilor adresate acestora Numr de persoane din grupurile vulnerabile implicate direct n evaluarea serviciilor NU DA NU DA NU Rezultat (output) de Program 10.2. Participare crescut a grupurilor vulnerabile n viaa comunitii i n luarea deciziilor publice Numr de ceteni aparinnd grupurilor vulnerabile, care particip la activitile comunitii i / sau la luarea deciziilor publice DA DA NU NU NU *Componente: C1. IMPLICARE; C2. JUSTIIE SOCIAL; C3. DEZVOLTARE DURABIL; C4. SERVICII SOCIALE I DE BAZ; C5. DEZVOLTAREA CAPACITII ONG-URILOR. REELE I COALIII