APROVIZIONAREA

1. Definire
Definitie:
Aprovizionarea (numita in unele lucrari de specialitate procurare, cumparare sau achizitie) reprezinta una din
activitatile importante ale sistemului logistic al organizatiei si are ca scop determinarea si obtinerea de materii prime,
materiale, semifabricate, produse finite, combustibil, energie, componente de intretinere reparatii exploatare,
echipamente de productie (masini, utilaje, instalatii) sau de birou si servicii necesare pentru desfasurarea proceselor de
realizare a produselor sau de prestare a serviciilor.
Caracteristici:
Obiectul aprovizionarii - materii prime, materiale, semifabricate, etc. - poarta denumirea de furnituri sau
componente de aprovizionat.
Desfasurarea aprovizionarii necesita: elaborarea unor decizii pe termen mediu si lung, considerarea furnizorilor
ca parteneri, asigurarea calitatii prescrise, personal specializat, integrarea activitatii in procesul de realizare a
produselor sau de prestare a serviciilor.
Aprovizionarea presupune obtinerea materiilor prime, materialelor, semifabricatelor, etc. necesare desfasurarii
procesului de productie sau de prestare a serviciilor, fundamentata (tip, calitate, cantitate, durata), cu un nivel al
preturilor de achizitie considerat acceptabil pentru organizatie si o selectie atenta a surselor de obtinere.
Obiectivele aprovizionarii sunt considerate: asigurarea la momentul potrivit a materiilor prime, materialelor,
semifabricatelor, etc.; realizarea celei mai avantajoase combinatii dintre tip, calitate, pret; reducerea pierderilor
legate de stocare; dezvoltarea unor relatii de parteneriat cu furnizorii si mentinerea celor care raspund
solicitarilor organizatiei; identificarea si dezvoltarea unor surse alternative de aprovizionare; urmarirea evolutiei
si a cerintelor pietei interne si externe; recrutarea, selectarea, promovarea si motivarea personalului ce se ocupa
de aprovizionare.
Activitatea de aprovizionare cuprinde urmatoarele actiuni principale:
- prognoza componentelor ce formeaza obiectul aprovizionarii;
- stabilirea necesarului de aprovizionat;
- studierea si alegerea furnizorilor;
- contractarea si achizitionarea componentelor de aprovizionat;
- receptia, depozitarea, manipularea, stocarea componentelor de aprovizionat;
- planificarea si programarea aprovizionarii compartimentelor de productie si a altor componente structurale ale
organizatiei;
- eliberarea si expedierea componentelor de aprovizionat din depozite/magazii;
- evidenta si raportarea activitatii.
In practica organizatiilor se intalnesc urmatoarele sisteme de aprovizionare:
- aprovizionarea directa de la organizatiile producatoare;
- aprovizionarea prin tranzit (contractul cu producatorii il incheie o organizatie ce se ocupa cu comertul en gros,
iar livrarea se face direct organizatiei producatoare);
- aprovizionarea directa (din depozitele unei organizatii ce se ocupa cu comertul en gros.
2. Identificarea, evaluarea si selectia furnizorilor
Pentru asigurarea desfasurarii activitatii, a realizarii produselor/serviciilor, organizatia are nevoie de componente
de aprovizionat pe care le poate procura de la diversi furnizori.
In functie de schimbarile din evolutia organizatiei, de modificarile aparute pe piata unde aceasta actioneaza,
managementul trebuie sa se preocupe de formarea unui grup de furnizori la care sa apeleze ori de cate ori are nevoie.
Pentru formarea grupului de furnizori acceptati, organizatia are mai multe directii de actiune:
renuntarea la furnizorii care nu au respectat conditiile contractuale sau de calitate;
identificarea unor noi surse de aprovizionare;
mentinerea sau dezvoltarea relatiilor cu furnizorii care au raspuns criteriilor de cantitate, calitate, costuri,
termene de livrare, sau care au dat dovada de flexibilitate in asigurarea rezolvarii comenzilor urgente sau
speciale ale organizatiei cumparatoare.
Procesul de identificare, evaluare si selectie a furnizorilor presupune parcurgerea urmatoarelor faze:
Identificarea furnizorilor existenti folosind surse variate de informatii.
Stabilirea criteriilor de selectie a furnizorilor:
- siguranta la furnizori (starea financiara, realizari, mod de colaborare);
- evolutia preturilor la furnizori;
- evidenta livrarilor (timp, cantitate, calitate);
- facilitati create de furnizor (servicii suplimentare, preturi practicate, mod de furnizare a informatiilor);
- compararea performantelor furnizorilor si mentinerea contactelor cu mai multi furnizori;
- proximitatea surselor de aprovizionare (furnizori locali, furnizori aflati la distante mari);
- marimea furnizorilor (mici, mari);
- piata de provenienta (interna, externa, etc.).
Evaluarea furnizorilor se fundamenteaza pe baza criteriilor de selectie completate cu informatii suplimentare
obtinute pe baza chestionarelor, consultarea unor surse complementare elaborate de institutii specializate.
Selectia furnizorilor in functie de datele si informatiile obtinute in fazele anterioare si de existenta unor criterii
decizionale:
- marimea furnizorilor si gradul de dotare tehnica;
- localizarea furnizorilor;
- solutionarea reclamatiilor;
- modul de acceptare returnare a produselor;
- aptitudinile si atitudinile personalului si impactul sindicatelor;
- capacitatea si cooperarea managementului;
- performantele in cadrul comenzilor urgente;
- viteza de dezvoltare;
- referintele de afaceri;
- baza de clienti ai furnizorului, etc.
In cazul unor vizite la furnizor, pentru definitivarea selectiei se urmaresc, in general, urmatoarele informatii:
atitudinea personalului
echipamentele de productie
controlul calitatii
competenta personalului tehnic si a managementului.
Toate aceste elemente detaliate despre furnizor asigura o selectie corecta a acestuia in functie de necesitatea
beneficiarului (cumparatorului).
Procesul de identificare, evaluare si selectie a furnizorilor presupune culegerea si prelucrarea de date si
informatii numeroase, care provin dinsurse primare si secundare organizatiei:
baze de date create in cadrul organizatiei;
publicatia organizatiei;
note interne;
persoane de specialitate (din productie, forta de vanzare, personal tehnic, proiectanti);
cataloage proprii ale producatorilor si comerciantilor;
anuarele de organizatia;
publicatii de specialitate;
baze de date (online, offline);
targuri si expozitii;
agenti de cumparari;
organizatii specializate in marketing;
asociatii patronale;
camere de comert si industrie;
asociatii profesionale ale specialistilor dintr-un anumit domeniu;
.intr-unatasati comerciali ai ambasadelor;
agenti de vanzari.
Procesul de identificare, evaluare si selectie a furnizorilor este necesar din urmatoarele motive:
schimbarea nomenclatorului de produse/servicii al organizatiilor producatoare;
modificari ale cererii beneficiarilor pentru unele produse/servicii;
schimbari ale situatiei economice a unora dintre furnizori (incapacitatea de a onora contractele si comenzile,
modificari ale obiectului de activitate, reorientari pe alte piete);
cheltuieli ridicate asociate aprovizionarii de la anumiti furnizori;
reorientari ale organizatiilor producatoare spre alti furnizori;
aparitia pe piata a produselor/serviciilor substituibile;
extinderea activitatii proprii de productie sau de comercializare pe alte piete.
3. Importanta aprovizionarii in logistica si in obtinerea
profitabilitatii organizatiilor
Considerata pana nu demult o sursa de cheltuieli, aprovizionarea in conceptia moderna a organizatiei contribuie
la obtinerea profitului acesteia prin economiile pe care le poate realiza.
Dintre modalitatile prin care aprovizionarea poate asigura un nivel redus de cheltuieli si deci poate influenta
pozitiv profitabilitatea organizatiei, se pot mentiona:
1. Obtinerea unor preturi de achizitionare favorabile prin:
reduceri de preturi din partea furnizorilor actuali;
contractarea unor cantitati mai mari de aprovizionat si obtinerea de preturi diminuate;
cooperarea cu alte organizatii pentru realizarea in comun a aprovizionarii de la un anumit furnizor, in scopul
reducerii preturilor;
identificarea unor noi furnizori si incercarea de obtinere a unor preturi mai mici decat cele practicate de furnizorii
actuali;
achizitionarea de componente de aprovizionat in perioada campaniilor promotionale, cand se fac reduceri de
preturi;
includerea in contracte a unor clauze de protectie a preturilor;
achizitionarea anticipata a unor cantitati suplimentare in situatia in care se anticipeaza cresteri ale preturilor;
valorificarea reducerilor de pret din partea furnizorilor, atunci cand plata se face intr-un interval mai scurt decat
cel uzual.
2. Negocierea unor conditii de plata avantajoase prin modificarea intervalelor de decontare, dar si a formei de
efectuare a platii (prin CRC, numerar, etc.)
3. Identificarea unor componente de aprovizionat substituibile, care pot avea preturi reduse in aceleasi conditii
de calitate.
4. Reproiectarea produselor si schimbarea in acest fel a materiilor prime, materialelor, semifabricatelor si care
vor avea impact asupra reducerii preturilor de achizitie.
5. Reducerea cheltuielilor de aprovizionare prin:
rationalizarea stocurilor de componente de aprovizionat existente in depozite;
alegerea unor modalitati de transport mai eficiente;
identificarea unor furnizori plasati in zone apropiate de organizatia cumparatoare.
Participarea aprovizionarii la obtinerea profitului organizatiei si la functionarea sistemului de logistica este
stabilita de urmatoarele conditii:
componentele de aprovizionat (exprimate in cheltuielile cu materii prime, materiale, semifabricate, etc.) detin o
pondere insemnata in costurile totale;
preturile componentelor de aprovizionat inregistreaza fluctuatii nesemnificative pe termen scurt;
inovatia reprezinta o preocupare, dar si o posibilitate pentru organizatie;
pietele produselor/serviciilor organizatiei producatoare au o structura complexa, cuprind organizatii competitive,
au multiple legaturi de interconditionare si dependenta.