Combinacin de

correspondencia
Herramienta til del MS word
se requieren de tres archivos:
un documento plantilla
una base de datos de los destinatarios y
un documento combinado final
3 Pasos para combinar la
correspondencia
Sr (a)
Egdhhfuiuik nfjfjd dkdkdk
dbdbd rktlpy igh,fkg .
Ukg hfhf itit ndb bvgfv
yiyut vmb, vxcx.
Jgiggl qwxgd ogpg pipjm
vnfh bdh.
fhfhfkg,34 jg

-----
Sr(a) Ruth Daz
Egdhhfuiuik nfjfjd dkdkdk
dbdbd rktlpy igh,fkg .xxxx
Ukg hfhf itit ndb bvgfv
yiyut vmb, vxcx. %%%
Jgiggl qwxgd ogpg
pipjm vnfh bdh.
fhfhfkg,34 jg

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Campo 1 Campo 2
Campo 3
Campo 4
1) Se crea una plantilla (un
documento que se va a
combinar) con los espacios de
combinacin (o campos)
2) Se usa una base de datos (que ya
existe o que vas a crear), cada
entrada es un destinatario y cada
campo son sus datos
3) Finalmente se combinan
documentos individuales
para cada destinatario
Guardar la plantilla
1) Guardar los
archivos en una
nica carpeta
2) El documento
certificado.docx
ser la plantilla
inicial
La plantilla es un documento que ser
rellenado con los datos de los remitentes
Esta es un rea de
combinacin, aqu van
los nombres de los
destinatarios
Esta es un rea de combinacin,
aqu va la forma de participacin
en el evento: ASISTENTE,
EXPOSITOR, ORGANIZADOR
Iniciamos la combinacin
1) Seleccionar la banda
de herramientas
CORRESPONDENCIA
2) Se inicia seleccionando el
tipos de documento
PLANTILLA en el que se van
a combinar los remitentes
3) Es posible escribir un
documento nuevo, o como
en este caso usar el
documento existente:
certificado.docx
Ahora la base de datos
1) Se seleccionan los destinatarios
2) Si hubiera una lista existente en
formato de base de datos, se
selecciona, caso contrario se escribe
una lista nueva
Crear una nueva lista
1) Desplegar las
opciones del cono
Seleccionar
destinatarios; y
seleccionar Escribir
nueva lista
2) Aparecer la ventana flotante Nueva
lista de direcciones; aqu cada fila es una
entrada o destinatario, y cada columna es
un campo de combinacin
3) Las entradas representan a las personas a
quienes van dirigidos los documentos y las
columnas (Tratamiento, Nombre, etc.) son los
datos de cada destinatario OJO: NO CREAR
ENTRADAS EN BLANCO
Ingresar datos y
cambiar campos
1) Cada fila (entrada) es un destinatario,
las columnas (campos) son los datos de
cada destinatario. Para editar los campos
presiona Personalizar columnas
2) Aparecer esta ventana flotante donde
se seleccionar el nombre del campo que se
desea editar; en este caso cambiar
3) Aparecer otra ventana flotante donde se
podr cambiar el nombre del campo
4) Una
vez
cambiado
el nombre
se puede
reubicar
5) Finalmente se tendr un nuevo campo y en una
nueva ubicacin
Guardar lista de destinatarios
1) Una vez concluido el ingreso de datos, se
acepta , en este caso slo 5 entradas, lo cual
har posible la combinacin final de 5
certificados
2) Automticamente la lista de destinatarios se
debe guardar; debe notar que este sera el
segundo archivo en guardar y es una base de
datos (*.mdb)
3) Luego de crear la lista de remitentes o
disponer de ella, se activan los dems conos de
la banda de herramientas CORRESPONDENCIA
Mostrar caracteres ocultos ()
En la banda de herramientas INICIO aparece
un cono el cual servir para conocer la
ubicacin de los campos combinados
Inmediatamente se activan algunos
caracteres que no se aprecian inicialmente
Insertar campos combinados
1) Primero y muy
importante es ubicar
el cursor del mouse,
en donde
exactamente se va a
insertar un campo
combinado
2) De la banda de herramientas
CORRESPONDENCIA, desplegar
el men de Insertar campos
combinados y seleccionar
Finalmente, en el texto aparecer el
nombre del campo combinado
insertado, en este caso Tratamiento
Completar los campos
Repetir los mismos pasos: 1)
ubicar cursor; 2) seleccionar el
campo combinado
En el texto se mostrarn todos los
campos insertados
Resaltar campos combinados y Vista
previa de Resultados
1) Para ubicar rpidamente los campos
combinados, es posible resaltarlos
2) Para verificar los datos de cada
destinatario, es posible hacer una vista
previa
3) Para ver cada destinatario
o todas las entradas,
desplazarse
Antes de finalizar aplicar una regla
Vamos a otorgarle
DIPLOMA DE
HONOR a
aquellos que
participan como
OGANIZADORES
1) Ubicar el
cursor del
mouse
2) Desplegar las
opciones de REGLAS y
elegir si entonces sino
3) Aparecer un cuadro de
argumentos para configurar
la Regla lgica
4) Seleccionar el campo
de referencia y gestionar
los datos de la regla
5) El resultado
se apreciar en
la ubicacin
seleccionada
Comprobar los datos de la Regla lgica
Al desplazarse en cada entrada deben
aparecer los datos consignados en la base
de datos y los textos producto de una regla
como en este caso
En este caso la entrada nmero 5, tiene
DIPLOMA DE HONOR, por participar como
ORGANIZADOR
Editar el Documento Plantilla
1) Seleccionar (sombrear) un
texto con el formato deseado
2) Seleccionar el cono de la
brocha (Copiar formato), de la
banda de herramientas INICIO
3) Seleccionar (sombrear) el
texto que desea modificar
4) Se aprecia la modificacin,
a la cual debemos aplicarle un
espacio
Editar el texto
Deshacerse de los
elemento que
puedan ocasionar
cambios
As debe verse el
documento
Finalizar la combinacin
1) Desplegar el men de Finalizar y
Combinar y seleccionar la edicin de
documentos individuales
2) aparece una
ventana flotante
de edicin
3) aparece un
tercer documento
combinado, con los
5 certificados
Guardar Documento combinado
1) En el botn de microsoft despliega, las
opciones de guardar
2) Ubicar la misma carpeta que en los dos
archivos anteriores fueron guardados
Archivos finales
Estos son los tres archivos necesarios para
una combinacin de correspondencia