Capitolul 11

Capitolul 11

SISTEME INFORMATICE PENTRU
MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE


Obiective:

Dupa studierea acestei teme veti fi n masura sa:
stabiliti rolul functiei de personal si a activitatilor ei componente;
identificati structura conceptuala a sistemului informatic pentru
managementul personalului;
aplicati diferite programe pentru selectia personalului;
folositi sisteme de proiectare a structurii organizatorice a
ntreprinderii.


CUPRINS

11.1. Rolul functiei de personal si a activitatilor ei
componente

11.2. Banca de date de personal

11.3.Programe pentru selectia personalului

11.4 Sisteme de proiectare a structurii organizatorice
a ntreprinderii

11.5. Studii de caz

11.5.1. Cazuri rezolvate
11.5.2. Cazuri propuse

11.6. ntrebari recapitulative

Sisteme informatice n comert



Realizarea obiectivelor generale ale ntreprinderii este conditionata,
indiferent de obiectul de activitate al firmei si gradul sau de tehnicitate, de
aspectele cantitative si calitative ale potentialului uman. Folosirea
preponderenta a proceselor manuale pentru ndeplinirea obiectivelor firmei
sau, dimpotriva, recurgerea la procese predominant mecanizate, respectiv
automatizate, poate genera diferente semnificative de la o ntreprindere la
alta sub aspect numeric si structural, dar nu minimizeaza importanta
resursei umane pentru fiecare organizatie n parte.
Locul si importanta functiei de personal sunt reflectate de
particularitatile resurselor umane, acestea reprezentnd singurele
componente creatoare de valori si valori de ntrebuintare ale ntreprinderii.

11.1.Rolul functiei de personal si a activitatilor ei
componente

n cadrul firmelor a caror activitate specifica o reprezinta comertul,
resursele umane dobndesc noi valente datorita contactului direct,
permanent cu oamenii. n acest sens, personalul ocupat n aceasta ramura
trebuie sa posede cunostinte cu privire la cele doua aspecte fundamentale,
proprii comertului:
Caracteristicile marfurilor;
Particularitatile comportamentale ale clientilor.
Rolul functiei de personal consta n administrarea si gestionarea
resurselor umane n scopul valorificarii optime a ntregului ansamblu de
resurse de care dispune o organizatie.
De-a lungul timpului, continutul functiei de personal a evoluat de la
o simpla stabilire a necesarului de personal si fundamentare a unor reguli si
proceduri cu privire la resursele umane la un sistem complex de probleme
de ordin social.
Una dintre consecintele firesti ale diversitatii relatiilor umane din
interiorul organizatiilor si a aspiratiilor conducatorilor acestora de
solutionare a tuturor problemelor sociale, de instruire, perfectionare si
motivare a personalului, a constituit-o aparitia conceptului de "conducere si
perfectionare a resurselor umane" care nlocuieste conceptul mai ngust al
"administrarii si conducerii personalului".
Pornind de la principalele doua categorii de obiective ale resurselor
umane : strategice (organizarea si planificarea resurselor umane pe termen
lung) si operationale (care vizeaza activitatile specifice coordonarii zilnice a
personalului), functia de personal include urmatoarele activitati:
previzionarea necesarului de personal, proces care la rndul sau
presupune desfasurarea urmatoarelor activitati specifice:
Capitolul 11

(a) stabilirea necesarului de personal din punct de vedere
cantitativ;
(b) estimarea nevoilor de personal sub aspect calitativ (vrsta,
sex, experienta, calificare).
n previzionarea necesarului de personal este necesar a se tine cont
de situatia reala existenta n ntreprindere cu privire la gradul de
acoperire cu resurse umane a posturilor existente, redimensionarea
personalului realizndu-se n conditiile instituirii unui riguros sistem
de control al modului de atingere a obiectivelor n aceasta directie.
descrierea posturilor, activitate ce presupune fundamentarea
fiselor de post pentru fiecare angajat.
De multe ori neglijata sau chiar inexistenta, fisa de post este
importanta att pentru persoanele ofertante de forta de munca, ct si
pentru solicitantii de posturi. Astfel, fiecare manager este interesant
ca viitorii angajati sa corespunda specificatiilor prestabilite ale
posturilor vacante sau nou constituite n cadrul ntreprinderii. Pe de
alta parte, persoanele care doresc sa se angajeze n cadrul unei
firme doresc sa cunoasca de la nceput care sunt cerintele posturilor,
responsabilitatile care le revin si modul de subordonare fata de alte
persoane din ntreprindere.
Recrutarea si selectarea personalului. Modalitatile de recrutare
a personalului difera de la o firma la alta n raport cu specificul
acesteia, disponibilitatile financiare si nu n ultimul rnd de modul n
care este perceputa de catre managementul ntreprinderii activitatea
de recrutare si selectare. n cazul n care, n mod gresit, resursele
umane nu sunt considerate o investitie pe termen lung a firmei, ci
numai o necesitate de moment, se poate recurge la modalitati de
recrutare extrem de simple (precum anuntul n vitrina n cazul unor
unitati comerciale de mici dimensiuni), fara a se mai face si o
cercetare mai ampla a celorlalte posibilitati de recrutare de pe piata
fortei de munca (unitati de nvatamnt, alte ntreprinderi etc.)
Selectarea personalului mbraca, de asemenea, o mare diversitate de
forme ncepnd cu prezentarea unor caracterizarii proprii ale
solicitantilor de posturi prin intermediul CV-ului, scrisorilor de intentie
si continund cu interviul, teste profesionale, psihologice sau de alta
natura, stabilite n strnsa corelatie cu specificul fiecarei ntreprinderi.
ncadrarea, formarea si instruirea personalului;
Chiar daca personalul angajat corespunde n totalitate cerintelor
posturilor, este necesara o perioada de acomodare si formare a
noilor angajati ca urmare a particularitatilor pe care le are fiecare
ntreprindere . Perioada de pregatire a personalului nu se limiteaza
nsa la aceasta etapa, permanent urmarindu-se instruirea
personalului n functie de progresele nregistrate n cadrul firmei si a
mediului economico-social n care aceasta opereaza (adoptarea unor
Sisteme informatice n comert

tehnologii noi, diversificarea activitatii, satisfacerea unor noi cerinte
ale clientilor, penetrarea pe alt segment de piata etc.)
evaluarea activitatii desfasurate si recompensarea salariatilor;
n general, mangerii ntreprinderilor efectueaza recompensarea
salariatilor corespunzator unor grile de salarizare fixe, varianta ce nu
reflecta progresele (sau regresele) realizate de acestia si nici modul
lor de implicare n crestere eficientei globale a ntreprinderii.
Eliminarea unei asemenea disfunctionalitati poate avea loc numai n
contextul definirii unui plan de plata (compensare) bine fundamentat,
care sa mentioneze cu claritate criteriile de evaluare a angajatilor si
modul de retribuire aferent.
promovarea si motivarea personalului ;
Desi necesita o abordare distincta, aceste activitati se afla ntr-o
strnsa relatie de interdependenta datorita faptului ca promovarea
realizata n concordanta cu munca depusa de catre fiecare angajat
reprezinta de fapt o modalitate de motivare a personalului. Totodata,
motivarea poate fi realizata si prin intermediul altor mijloace ce
contribuie la satisfacerea salariatilor, precum recunoasterea
informala, conditii de munca favorabile, includerea n programul zilnic
a pauzelor de masa sau de cafea, feed-back n ce priveste
performantele etc.
Prin urmare, se poate aprecia ca realizarea obiectivelor ntreprinderii
este dependenta n mare masura de performantele resurselor umane,
performante care depind att de calitatea personalului angajat, ct si de
modul de gestionare a resurselor umane ale fiecarei organizatii. O
gestionare buna a resurselor umane nu se poate asigura nsa dect prin
organizarea acestora ntr-o baza de date. Aceasta ar urma sa fie
organizata potrivit schemei din figura 11.1.



Banca de date
de personal
Sistemede previzionare
a necesarului
Sistem de analiza a
structurii
organizatorice
Sistem de recrutare si
selectie
Sistem de
evaluare si
recompensare
Sistem de ncadrare,
formare si instruire
Sistem de
promovare si
motivare
Fig. 11.1. Sistem informatic pentru managementul personalului
Capitolul 11


Fiecare din sistemele mentionate n aceasta figura sunt privite ca
subsisteme unitare ale sistemului general.
Acest sistem trebuie abordat prin integralitatea de obiective, tehnici si
metode de conceptualizare si proiectare. Procesualitatea lui presupune
parcurgerea a cinci etape (vezi fig.11.2).
Fiecare din aceste etape sunt de fapt o proiectare interdependenta
ntre componenta informationala si cea informatica, n care prima asigura
corectitudinea si completitudinea continutului informational, n timp ce a
doua asigura rapiditatea extragerii si circulatiei informatiei.
Prima etapa a proiectarii logice consta n diagnosticul sistemului
informational n forma n care se gaseste n prezent. Ea se concretizeaza
Proiectarea logica a
sistemului informational
pentru managementul
personalului
Identificarea
subsistemelor
informatice
Identificar
ea subsistemelor
informationale
Proiectarea
logica a
subsistemelor
informatice
Proiectarea
logica a
subsistemelor
informationale
Proiectarea
detaliata a
subsistemelor
informatice
Construirea
diagramelor de
relatii
Proiectarea
detaliata a
subsistemelor
informatice
Construirea
diagramelor de
fluxuri
informationale
Fig. 11.2. Fazele proiectarii unui sistem informational pentru managementul
resurselor umane
Sisteme informatice n comert

n oferirea unor solutii care se refera, pe de o parte la recomandari privind
perfectionarea componentelor informationale (circuite, fluxuri, proceduri),
iar pe de alta parte la recomandari privind componentele de prelucrare
automata. Aceasta etapa este echivalentul unui studiu de prefezabilitate.
Cea de a doua etapa ce se refera la identificarea subsistemelor, este
focalizata pe identificarea subsistemelor care genereaza efecte
nefavorabile n termenii rapiditatii deciziei sau costuri ridicate n t ermenii
utilizarii informatiei. Ea se constituie ca o prima faza a unui studiu de
fezabilitate si este orientata pe utilizare unor metode de analiza valorii
pentru identificarea componentelor subsistemice slabe care trebuiesc
mbunatatite.
A treia faza, aceea a proiectarii logice de subsisteme, consta n
construirea relatiilor informational-informatic pentru subsistemele din etapa
a doua. Ea se caracterizeaza prin succesiunea operatiilor legate de:
prezentarea machetelor ce urmeaza a fi furnizate de noul sistem catre
destinatiile impuse de procesul managerial; conceptualizarea si
structuralizarea generala a bazei de date; designul schemei logice de
sistem si redarea ei sub o forma grafica prin care se evidentiaza interfetele
dintre sistemul informational si cel informatic.
n continuare urmeaza proiectarea detaliata a noului sistem. Aceasta
etapa este dedicata prezentarii analitice a continutului rapoartelor finale,
descrierii modului de functionare a fiecarei proceduri automate din schema
de sistem cu prezentarea schemei logice de program, explicitarea
metodelor economice sau statistico-matematice utilizate, cuantificarea
efectelor implementarii si testarea experimentala a procedurilor automate.
Finalizarea procesului este concretizata printr-un program de actiuni
n masura sa asigure punerea n practica a sistemului proiectat.

11.2. Banca de date de personal

Constituita ca nod central al sistemului de management al
personalului, banca de personal cuprinde n structura ei att un sistem de
stocare si monitorizare a informatiilor ct si un sistem de gestiune si
administrare a diferitelor aplicatii reprezentative pentru subsistemele
componente. Ea este reprezentata printr-o organigrama
1
de functionare a
sistemului privit nsa ca sistem informatic.
Structura conceptuala a sistemului informatic pentru managementul
personalului este de tip arborescent, fiind compusa din subsisteme si
aplicatii informatice integrate ntr-o conceptie modulara (vezi fig. 11.3).



1
Organigrama de sistem evidentiaza n forma logica, prin intermediul simbolurilor grafice,
modul de functionare si interdependenta sistemului n general si a componentelor sale
Capitolul 11




Proiectarea lor urmeaza sa fie abordata ntr-o conceptie modulara de
jos n sus ntr-o forma piramidala, care tine cont de interdependentele
dintre activitatile subsistemului si de gradul de repetabilitate a diferitelor
grupuri de informatii.
O astfel de banca de personal pentru o societate comerciala ar urma
sa cuprinda informatii referitoare la datele personale ale fiecarui salariat
(nume, prenume, statut social, data nasterii, domiciliu, s.a.m.d.) si la datele
legate de statutul sau profesional (ultima scoala absolvita, functia ocupata,
data angajarii, promovari, s.a.m.d.). In figura 11.4 este prezentata structura
nregistrarilor unei astfel de banci scrise n MS Acces
2
.
Potrivit figurii 11.3, fiecare din subsistemele mentionate sunt


2
MS Access este o componenta a Microsoft Office 97. Sistemul n sine este foarte prietenos,
si permite proiectarea asistata de un meniu help a unor banci de date foarte complexe. Nu
ne propunem n acest volum sa dezvoltam instructiuni si moduri de utilizare ale MS Access.
Pentru detalii sumare sugeram consultarea volumului Curs rapid Microsoft Office 97,
Ed. Teora, Bucuresti, 1998
1.1 Subsistem de
ncarcare
2.1. Subsistem de
urmarire a
gradului de
ocupare
2.2. Subsistem de
asigurare a
specializarilor
2.3. Subsistem de
identificare de
nevoi noi
1.2 Subsistem de
actualizare
Sistem informatic pentru
managementul personalului
1. Subsistem de
ncarcare -
actualizare
2. Subsistem de
urmarire
3. Subsistem de
ncadrare
3.1. Subsistem de
definire a ncadrarii n
limitele fondului de
salarii alocat
Fig.11.3. Organigrama unui sistem informatic pentru managementul personalului
Sisteme informatice n comert

considerate aplicatii asupra acestei banci de date. In structura bancii ele se
prezinta ca niste rapoarte obtinute prin investigarea bazei de date (vezi fig.
11.5.). Astfel aplicatia 1.1. (numita ncarc) alaturi de aplicatia 1.2. (Actual)
au ca obiect ntretinerea bazei de date. Ele asigura corectitudinea
procedurilor de ncarcare, validare si up-datare a informatiilor din baza.
Aplicatiile componente ale subsistemului 2 (Ocup, Asig, Nevoi) raspund
nevoilor de urmarire a dinamicii personalului ntreprinderii comerciale, a
gradului de acoperire a posturilor cu specialisti, precum si aparitia de noi
nevoi de posturi ca urmare a diversificarii activitatii comerciale. Aplicatia
subsistemului 3 ( Incadr) se refera la urmarirea procesului de ncadrare pe
post a personalului n strnsa legatura cu subsistemul de plata a salariilor
componenta a sistemului informatic financiar contabil.

Toate aceste aplicatii acceseaza baza de date de personal (fig. 11.6)
creata si adusa la zi pentru ntreaga activitate a ntreprinderii comerciale.
Fig. 11.5. Rapoarte ale Bancii de personal
Fig. 11.4. Structura unei banci de date de personal
Capitolul 11



11.3 Programe pentru selectia personalului

Selectia personalului este un domeniu n care sistemele informatice
pot furniza elemente pentru desfasurarea facila si obiectiva a procesului.
Frecvent, n ntreprinderile comerciale, selectia personalului se desfasoara
n doua etape: o prima etapa este destinata aplicarii unor teste, iar a doua
alocata interviului cu candidatii. n prima etapa, dat fiind ca aplicarea unor
teste este o problema de evaluare, informatica poate facilita procesul de
evaluare. Ideea este ca testele pot fi construite pe cele patru domenii
frecvent folosite cunostinte, inteligenta, aptitudini si personalitate cu
ajutorul unor programe de extragere a itemurilor
3
de test din fisiere de
itemuri create pentru fiecare din cele patru domenii.
Modelul general cuprinde urmatoarele etape:
(a) Definirea multimilor generale de itemuri:
Cunostinte
{M
C
i
} cu i=1, .., N
C
;
Inteligenta
{M

i
} cu i=1, .., N

;
Aptitudini
{M
A
i} cu i=1, .., N
A
;
Personalitate
{M
P
i
} cu i=1, .., N
P
;
unde
N
C

, N

, N
A

, N
P
sunt numerele maxime de itemuri din fiecare multime;

3
item = unitate primara de informatie folosita n analiza
Fig. 11.6. I maginea bazei de personal
Sisteme informatice n comert

(b) Pentru fiecare item se vor construi un numar de reductii
4
astfel:
Cunostiinte
{R
C
I,j
} cu i=1, .., N
C
; j =1, ,S
C
;
Inteligenta
{R

I,j
} cu i=1, .., N

; j =1, ,S

;
Aptitudini
{R
A
I,j
} cu i=1, .., N
A
; j =1, ,S
A
;
Personalitate
{R
P
I,j} cu i=1, .., N
P
; j =1, ,S
P
;
unde S
C

, S

, S
A

, S
P
sunt numerele maxime de reductii;
(c) Definirea unor colectivitati de selectie din fiecare domeniu:
Cunostiinte
{m
C
i
} cu i=1, .., n
C
; n
C
N
C

Inteligenta
{m

i
} cu i=1, .., n

; n

Aptitudini
{m
A
i
} cu i=1, .., n
A
; n
A
N
A

Personalitate
{m
P
i
} cu i=1, .., n
P
; n
P
N
P

unde
n
C
, n

, n
A
, n
P
sunt numerele maxime de itemuri selectate din
fiecare multime;
cu reductiile aferente itemurilor:
Cunostiinte
{r
C
I,j
} cu i=1, .., n
C
; j =1, ,S
C
;
Inteligenta
{r

I,j
} cu i=1, .., n

; j =1, ,S

;
Aptitudini
{r
A
I,j
} cu i=1, .., n
A
; j =1, ,S
A
;
Personalitate
{r
P
I,j
} cu i=1, .., n
P
; j =1, ,S
P
;
unde S
C

, S

, S
A

, S
P
sunt numerele maxime de reductii;
(d) Construirea testului general:
{ T } compus din multimile de selectie {m
C
t1 ,
m

t2
, m
A
t3
, m
P
t4
} cu
reductiile {r
C
t1,,j1 , r

t2, ,j2 , r
A
t3,,j3 , r
P
t4,,j4}
unde
t1=1, ,n
c

j1=1, , S
C
t2= (n
c
+1), ,(n
c
+n

)
j2=1, , S

t3= (n
c
+ n

+1), ,(n
c
+n

+n
A
)

4
pentru detaliere conceptuala vezi capitolul precedent
Capitolul 11

j3=1, , S
A

t4= (n
c
+ n

+n
A
+1), ,(n
c
+n

+n
A
+ n
P
)
j4=1, , S
P

(e) Aplicare chestionar pentru un numar de K candidati
e.1. construirea vectorului cu raspunsurile corecte
U(t), t= 1, , (n
c
+n

+n
A
+ n
P
)
e.2. construirea matricei raspunsurilor candidatilor
W(t,k) , t= 1, , (n
c
+n

+n
A
+ n
P
) ; k= 1, , K
e.3. calculul punctajului pentru fiecare candidat:

=
=
) ( ) , ( 0
) ( ) , ( 1
) , (
t U k t pentruW
t U k t pentruW
k t Z ;
e.4. calculul punctajului total al candidatilor:

+ + +
=

= + + + +
) (
1
) , ( ] , 1 ) [(
P A C
n n n n
t
P A C
k t Z k n n n n Z .
Schema de principiu functionarii sistemului de testare este redata n figura
11.7. Se observa ca procesul pentru aceasta faza a testarii poate fi n
ntregime automatizat si, n acest context, obiectiv.
Ca forma practica de rezolvare, sistemul poate fi o componenta a
bancii de personal, scrisa n Access, relativ independenta din punct de
vedere al utilizarii resurselor, cu proceduri si programe proprii.
Componentele procedurale sunt:
Fisier domeniu
PERSONALITATE
Fisier domeniu
APTITUDINI
Fisier domeniu
INTELIGENTA
Fisier domeniu
CUNOSTINTE
Procedura de
creare fisiere de
itemuri si reductii
Procedura de
creare a
chestionarului
Procedura de
aplicare a
chestionarului
Procedura de calcul
punctaj candidati
Procedura de
sortare
candidati
Lista candidatilor sortata
descrescator
Fig, 11.7. Schema de principiu a unui sistem automat de
testare
Sisteme informatice n comert

creere fisiere cu itemuri si reductii;
creere chestionar;
aplicare chestionar pentru un numar de candidati;
calcul punctaj si sortare descendenta a candidatilor.


11.4. Sisteme de proiectare a structurii organizatorice a
ntreprinderii

Un loc cheie n analiza si reprezentarea ntreprinderii comerciale l
ocupa prezentarea formei ei de organizare. n acest tip de analiza,
specialistii opereaza cu concepte specifice cum ar fi functiile ntreprinderii,
compartimentele, posturile, nivelurile ierarhice, precum si componente de
natura relationala cum ar fi comunicatiile, autoritate, subordonarea si
coordonarea
5
. Fiecare din elementele mentionate se regasesc la nivelul
fiecarei componente structurale. Ele sunt figurate n reprezentarea grafica a
structurii ntreprinderii numita organigrama, care pune n evidenta:
functiile si distribuirea acestora ntre diferitele servicii operative;
responsabilitatile ce revin serviciilor si autoritatea de care dispun
pentru ndeplinirea acestora;
tipurile de relatii existente.
Organigramele put fi construite n diferite moduri. On line ele pot fi
construite cu ajutorul componentei Organisation Chart a MS Office. Acest
utilitar poate fi apelat din orice subcomponenta a MS Office. Daca se
doreste prezentarea unei organigrame ntr-un document Word, atunci
apelarea acestuia se face folosind meniul Insert Object ca n figura 11.8.
Office ofera o lista de aplicatii din care se selecteaza MS Organization
Chart 2.0 (fig.11.9). La apasarea pe butonul OK, Office transfera controlul
obiectului selectat care ofera spre editare un ecran propriu cu un nceput
de organigrama (fig.11.10). Tot odata pune la dispozitie un meniu pop-up si
un grup de opt butoane cu ajutorul carora poate fi construita organigrama.
Primul lucru care trebuie facut n momentul n care apare spre editare un
model de organigrama este sa se selecteze din meniul Style tipul de
organigrama.

5
detalii referitoare la aceste concepte pot fi gasite n Bob, C:A: (coordonator), Economia
ntreprinderii, ASE, Centrul editorial, 1997; Mercioiu V, Bob C.A. s.a., Managementul
ntreprinderii comerciale, Ed. Economica, Bucuresti, 1998,p. 117-164; Kerbalek,I., Bob
C.A. s.a., Economia Intreprinderii ,Ed. Forum Consulting Partners, 1999, p.85-101
Capitolul 11




Fig. 11.8. Selectarea unui obiect din Word
Fig. 11.9. Selectarea din lista de obiecte a MS Organization Chart 2.0
Sisteme informatice n comert


Astfel, n submeniul Groups sunt oferite mai multe tipuri de
organigrame dintre care apreciem ca cele mai semnificative sunt
urmatoarele:

Fig.11.10. Ecran al MS Organization Chart 2.0
Organigrama plata
Organigrama nalta
Organigrama de tipul staff on line

Capitolul 11

Cele sapte
6
butoane operationale ale editarii organigramei sunt:

Cu ajutorul lor se pot construi toate modelele de organigrame pe
coordonate rectangulare
7
de reprezentare.









6
butonul Co-worker are doua componente : la stnga si la dreapta
7
nu pot fi construite organigrame circulare, organigrame n lambda sau organigrame
repliate
Selectare, pentru localizarea pe diferite componente ale organigramei
Introducere text
Zoom, pentru marirea sau micsorarea ferestrei de vizionare
pentru adaugarea unei componente de subordonare n organigrama
pentru adaugarea unei componente manageriale n organigrama
pentru adaugarea unei componente de cooperare n organigrama
pentru adaugarea unei componente de asistare n organigrama
Sisteme informatice n comert
11.5. Studii de caz

11.5.1. Cazuri rezolvate

CAZUL 11.1 Structura personalului unei societati comerciale

n coloanele B,D si F ale figurii nr.11.11 sunt prezentate informatii
cu privire la caracteristicile calitative si cantitative ale personalului S.C.
Electa S.A.
Se cere sa se calculeze structura si evolutia numarului de personal
n perioada 1996-1998 n functie de gradul de calificare, forma de
nvtamnt si vechimea n munca.

Rezolvare:
n vederea determinarii structurii personalului s-a utilizat butonul de pe
bara de instrumente standard (figurile nr.11.11 si 11.12), iar pentru analiza
evolutiei personalului (figurile nr.11.13 si 11.14) n perioada 1996-1998 s-
au utilizat urmatorii indicatori:
Sporurile absolute (cresterile sau descresterile absolute) ale
numarului de personal , calculate pe baza indicilor cu baza fixa potrivit
relatiei
?
n/0
= y
1
-y
0;
y
2
-y
0; .
;y
n- 1
-y
0;
y
n
-y
0;

si a celor cu baza n lant:
?
n/n-1
=y
1
-y
0;
y
2
-y
1; .
;

y
n
-y
n- 1
.
unde y0,y1,,yn-1,yn reprezinta numarul de personal n perioadele
0,1,..n-1,n
dinamica personalului poate fi calculata (figurile nr.2 si 3) de
asemenea pe baza indicilor cu baza fixa potrivit relatiei
0
0 Q
Q
i
n q
n
= unde q=1, , m reprezinta numarul de personal iar i=1,
, n reprezinta perioadele;
si a celor cu baza n lant:
1
1

=
n
n q
n
n
Q
Q
i unde numarul de personal este q=1, , m,
iar perioadele i=1, , n
Capitolul 11









Figura.11.11 Structura personalului S.C.Electa S.A.
Figura 11.12 Structura personalului S.C.Electa S.A.
Sisteme informatice n comert



















Figura 11.13Evolutia personalului S.C.Electa S.A
Capitolul 11


CAZUL 11.2 Proiectarea structurii organizatorice

Proiectati principalele variante de organizare a structurii interne a
compartimentului comercial al unei societati comerciale ce prezinta
urmatoarele caracteristici:
repartitie teritoriala uniforma a desfacerilor n trei zone: Bucuresti,
Judetul Prahova si Alte judete;
comercializarea a trei grupe de produse cu ponderi similare n cifra de
afaceri a firmei: produse zaharoase, bauturi racoritoare si cafea;
existenta a patru categorii de clienti principali: unitati de alimentatie
publica, magazine, institutii de nvatamnt prescolar si alti clienti .
Rezolvare:
Conform literaturii de specialitate se pot distinge mai multe
posibilitati de organizare globala a unei ntreprinderi sau interna a
subdiviziunilor organizatorice ale acesteia:
organizare pe criteriul functiilor;
organizare n functie de produsele comercializate;
organizare bazata pe criteriul clientilor,
Figura 11.14 Evolutia personalului S.C.Electa S.A.
Sisteme informatice n comert
structurare interna pe baza considerentelor geografice;
organizare rezultata pe baza combinarii a doua dintre
criteriile precedente, de regula criteriul functiilor cu cel al produselor.
Ca urmare a particularitatilor prezentate de societatea comerciala
analizata, variantele organizatorice propuse vor tine seama de criteriul
functiilor aferente domeniului comercial, criteriul produselor,
considerentelor geografice si cel al clientilor.
Varianta 1
Pentru construirea organigramei se va utiliza Programul Microsoft
Organization Chart prin parcurgerea urmatorilor pasi:
selectare Insert?-?Object - MS Organization Chart 2.0
selectarea tipului de organigrama dorit din meniul Style


scrierea denumirii fiecarui post n interiorul dreptunghiurilor ce
simbolizeaza componenta structurii.

Capitolul 11

Varianta 2 (vezi fig. 11.16 11.18)
Programul Microsoft Word permite, de asemenea, construirea de
organigrame prin utilizarea barei de instrumente Drawing. De exemplu,
pentru construirea structurii interne corespunzator criteriului functiilor se va
proceda n felul urmator:
activarea casutei Text Box de pe bara de instrumente Drawing;
executarea unui clic n coltul din stnga-sus al zonei n care se doreste
plasarea desenului;
deplasarea mouse-ului pna n coltul din dreapta-jos al zonei unde se
va introduce textul si eliberarea mouse -ului atunca cnd casuta trasata
va avea dimensiunea dorita;
scrierea n interiorul casutei a textului - n cazul de fata "
Responsabil..";
repetarea pasilor anteriori pentru includerea n structura a celorlalte
posturi sau, mai simplu, copierea primei casute -text trasate prin Copy
si Paste, modificndu-se doar textul;
trasarea liniilor ce desemneaza relatiile existente ntre componentele
structurii utilizndu-se butonul Line de pe bara Drawing ( forma si
culoarea liniei pot fi selectate de pe butoanele Line Style, Arrow Style
respectiv Line Color);
selectarea pe rnd a fiecarui obiect inserat prin efectuarea unui clic n
interiorul sau, mentinndu-se apasata tasta Shift pna la selectarea
tuturor desenelor;
Responsabil
Aprovizionare
Responsabil
Desfacere
Responsabil
Marketing
Compartiment comercial
Figura nr.11.15 Structura interna a compartimentului comercial pe baza
criteriului functiilor
Compartimet
Comercial
Responsabil
"Produse zaharoase"
Responsabil
"Bauturi racoritoare"
Responsabil
"Cafea
Figura 11.16 Structura interna a compartimentului comercial pe baza criteriului
produselor
Sisteme informatice n comert
alegerea optiunii Group pentru formarea unui ansamblu unitar a
desenelor trasate care va permite mutarea si redimensionarea faclia a
obiectelor componente.
Observatie: n vederea modificarii numai a anumitor obiecte din Grup
se selecteaza optiunea Ungroup, iar dupa efectuarea modificarii pentru
restabilirea grupului, se va selecta butonul Regroup.


CAZUL 11.3

n cadrul procesului de perfectionare a pregatirii personalului
S.C.Trade S.R.L au fost testate cunostintele detinute de catre angajati cu
privire la urmatoarele aspecte:
cunostinte despre produs
cunostinte despre firma
notiuni de marketing
Cunoscndu-se punctajele obtinute de catre salariatii societatii
comerciale (figura nr.11.19), se cere sa se determine numarul persoanelor
ale caror punctaje se ncadreaza n urmatoarele intervale valorice: 0- 50,
51-65, 66-80, 81-100.


Compartiment
Comercial
Responsabil sector
Bucuresti
Responsabil sector
judet Prahova
Responsabil sector
"Alte judete"
Figura 11.17 Structura interna a compartimentului comercial pe baza
considerentelor geografice
Compartiment
Comercial
Responsabil
Unitati de alimentatie
publica
Responsabil
Magazine
Responsabil
Institutii nvatamnt
prescolar
Responsabil
Alti clienti
Figura 11.18 Structura interna a compartimentului comercial pe baza
criteriului clientilor
Capitolul 11



Rezolvare:
introducerea punctajelor obtinute de catre persoanelele testate n
celulele B3:Z5.
introducerea n celulele A8:A10 a valorii superioare a intervalelor n
raport cu care se vor grupa rezultatele testului
1

activarea functiei statistice Frequency care calculeaza frecventa
aparitiei unor valori ntr-un interval de valori si a carei sintaxa este
urmatoarea:
FREQUENCY(data_array,bins_array), unde:
Data_array reprezinta o matrice sau o referinta la un set de valori
pentru care urmeaza a fi determinata frecventa.
Bins_array reprezinta o matrice sau o referinta la intervalele n care se
vor grupa valorile din data_array.. ca n figura urmatoare:




1
prin utilizarea functiei Frequency sunt numarate punctajele corespunzatoare
intervalelor definite de referintele continute de argumentul bins_array; de exemplu, daca
pentru un punctaj maxim de 100
acest argument va contine valorile 50 si 80, gruparea se va face n functie de intervalele
0-50, 51-80 si 81-100.
Figura 11.19 Determinarea frecventelor

Sisteme informatice n comert


n figura nr 11.20 sunt prezentate att datele problemei, ct si
situatia centralizatoare a punctajelor obtinute de catre salariatii S.C.Trade
S.R.L.


11.5.2. Cazuri propuse

CAZUL 11.4
Pe baza datelor incluse n tabelul urmator, determinati structura si
dinamica numarului de personal al S.C. Cartex S.R. L..


Figura 11.20Determinarea frecventelor

Capitolul 11

Tabel 11.1
ANII
Categoria de personal 1996 1997 1998
Personal operativ, din care: 1800 1410 1756
personal calificat 452 323 412
personal necalificat 1348 1087 1344
Personal auxiliar 212 164 155
Personal C.A..F. 123 136 142

CAZUL 11.5

Proiectati principalele variante de organizare a structurii interne a
compartimentului de marketing al unei societati comerciale ce prezinta
urmatoarele particularitati:
obiect de activitate: extragerea, prelucrarea si comercializarea
agregatelor minerale;
existenta a trei categorii de clienti principali: consumatori individuali,
ntreprinderi comerciale, ntreprinderi industriale;
surse principale de aprovizionare situate n trei zone: judetele
Dmbovita, Prahova si altele.

CAZUL 11.6

n tabelul urmator sunt prezentate punctajele obtinute de catre
candidatii la concursul pentru ocuparea posturilor vacante n cadrul
Societatii Comerciale Cartex S.A.. Sa se determine numarul persoanelor
ale caror punctaje se ncadreaza n urmatoarele intervale valorice: 0- 45,
46-60, 61-75, 76-100.
Tabel 11.2
Punctaj angajati 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Cunostinte despre
produs
65 60 74 69 45 79 95 56 59 72 49 84
Cunostinte despre firma 70 84 79 84 62 92 100 71 75 83 67 93
Notiuni de marketing 59 82 69 72 68 81 90 69 70 84 63 92

Punctaj angajati 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Cunostinte despre
produs
100 72 81 92 100 71 45 87 63 68 83 92
Cunostinte despre firma 100 84 90 100 100 82 56 97 78 80 92 93
Notiuni de marketing 94 71 88 96 89 75 69 84 71 80 85 84

Sisteme informatice n comert

CAZUL 11.7 Evaluarea si selectia personalului 1

Selectia personalului este un domeniu n care sistemele informatice
pot furniza elemente pentru desfasurarea facila si obiectiva a procesului.
Frecvent, n ntreprinderile comerciale, selectia personalului se desfasoara
n doua etape: o prima etapa este destinata aplicarii unor teste, iar a doua
alocata interviului cu candidatii. n prima etapa, dat fiind ca aplicarea unor
teste este o problema de evaluare, informatica poate facilita procesul de
evaluare. Ideea este ca testele pot fi construite pe cele patru domenii
frecvent folosite cunostiinte, inteligenta, aptitudini si personalitate
conform metodologiei de la subcapitolul 11.3.
O secventa dintr-un chestionar de acest gen este reprezentata
principial n figura 11.21. El ia n considerare pentru fiecare item existenta a
patru raspunsuri din care numai unul este cel corect.
Faza imediat urmatoare consta n aplicare a chestionarului pentru un
numar de K candidati. In figura 11.22 este prezentata aplicarea unei baterii
..
Item i :
a. raspuns i, 1
b. raspuns i, 2
c. raspuns i, 3
d. raspuns i, 4
I tem i+1:
a. raspuns i+1, 1
b. raspuns i+1, 2
c. raspuns i+1, 3
d. raspuns i+1, 4
..
Fig. 11.21 Model de chestionar de personal
Fig. 11.22 Aplicarea unei baterii de 5 teste
Capitolul 11

de teste de acest gen unui numar de 15 angajati ai unei firme.
Elementele principale ale acestei figuri sunt:
?celulele A10:A24 care contin lista angajatilor care urmeaza a fi
evaluati;
?celulele B3:B7 care contin identificatorii pentru baremurile de
evaluare;
celulele C3:AF7 ce include continutul fiecarui barem de evaluare
(lista raspunsurilor corecte pe fiecare barem - vectorul cu
raspunsurile corecte
U(t), t= 1, , (n
c
+n

?n
A
+ n
P
));
zona B10:B24 contine datele de identificare ale testelor
completate de salariati;
?zona C10:AF24 contine lista raspunsurilor selectate de salariati
din testele primite (matricea raspunsurilor candidatilor
W(t,k) , t= 1, , (n
c
+n

n
A
+ n
P
) ; k= 1, , K);

?calculul punctajului pentru fiecare candidat:

=
=
) ( ) , ( 0
) ( ) , ( 3
) , (
t U k t pentruW
t U k t pentruW
k t Z .
Punctajul pentru fiecare candidat se obtine dintr-o cascada de if-uri de tipul:
IF (conditie, valoarea pentru conditie adevarata, valoarea pentru
conditie falsa)
n figura 11.23 este relevata aceasta cascada. n fiecare din celulele
AH10:BK24 are loc nti o atribuire a 2 puncte daca conditia din IF este
adevarata sau 0 puncte daca conditia este falsa.
Apoi n celulele BL10:B24 are loc calculul sumei punctelor acumulate de
fiecare salariat.
Fig11.23 Relatiile de validare a raspunsurilor la teste
Sisteme informatice n comert

11.6. ntrebari recapitulative

1. Ce activitati include functia de personal?
2. Care sunt fazele proiectarii unui sistem informational pentru
managementul resurselor umane?
3. Care este continutul bancii de date de personal si cum poate fi ea
reprezentata?
4. Care sunt etapele modelului general pentru selectia personalului?
5. Cum pot fi construite organigramele?