ndice

USANDO O SOFTWARE MS-PROJECT NA ADMINISTRAO DE EMPRESAS .......................3

INTRODUO ...........................................................................................................................................3
TCNICAS DE APP ...................................................................................................................................4
WBS DA TELE.AULA 1 .......................................................................................................................9
WBS DA TELE-AULA 2 .....................................................................................................................11
APLICAES DA APP ...........................................................................................................................15
USO PRTICO DO MS-PROJECT

......................................................................................................17
1) ENTRAR OS DADOS BSICOS DO PROJ ETO: .....................................................................17
2) ENTRAR AS ATIVIDADES: .....................................................................................................18
3) ORGANIZAR AS ATIVIDADES COM A SUMARIZAO ...................................................18
4) PROGRAMANDO O TEMPO DAS ATIVIDADES E SUB-ATIVIDADES, ENCADEANDO-
AS 18
5) CRIANDO UMA LISTA DE RECURSOS .................................................................................19
6) EXAMINANDO O PROJ ETO NO PROJ ECT

..........................................................................19
7) SALVANDO O PROJ ETO .........................................................................................................19
8) IMPRIMINDO A SUA PROGRAMAO ................................................................................20
9) ATUALIZANDO O PROJ ETO ...................................................................................................20
BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................................22
NOTAS .......................................................................................................................................................23



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Usando o Software MS-Project na Administrao de
Empresas
Introduo
Como nos dizia a Mestra Yolanda Ferreira Balco da USP: "A empresa um sistema
organizado. e por sua complexidade, sua administrao uma atividade especializada,
sendo assim os administradores devem ter conhecimentos tcnicos, sobre as funes
administrativas".
E ela acrescenta que: "As funes do administrador so divididas em: Planejamento,
Organizao, Direo e Controle".
Ainda com base nas citaes da Prof Yolanda, sabemos que:
Planejamento: planejar determinar antecipadamente os resultados a serem alcanados e
os meios pelos quais a empresa poder alcan-los. a definio e elaborao de Planos
onde se estabelecem os meios e padres para atingir os objetivos e metas objeto do
plano.
Organizao: organizao (no sentido de funo administrativa) pode ser definida como a
construo da estrutura (de recursos e de operaes) da empresa. Do ponto de vista de
recursos, organizar obter recursos humanos e materiais, necessrios execuo dos
planos previamente estabelecidos. Emprega-se organizao no sentido de sistema, como
sinnimo de unidade orgnica, como quando se diz: "a organizao "XPTO" muito
eficiente".
Direo: funo mediante a qual o administrador faz com que os seus parceiros,
subordinados e colaboradores, executem o planejamento; seja atravs da transmisso dos
planos, do estmulo e motivao para atingir as metas, do esclarecimento e
encorajamento.
Controle: significa a verificao da execuo, bem como a avaliao dos resultados,
comparados com os padres estabelecidos e, corrigindo as discrepncias que tenham
surgido; o padro o plano, ao qual se compara permanentemente o previsto e o
realizado, e se executam as propostas de aes especficas de correo, visando manter a
execuo do plano compatvel e ajustada aos objetivos e metas do mesmo.
Os Organogramas Funcionais-Estruturais nos mostram a organizao administrativa da
empresa. Evidenciam a localizao e inter-relao de seus rgos, de linha ou funcionais.
Por eles podemos inferir at o prprio objetivo operacional da empresa e a maneira como
ela executa suas tarefas produtivas. Inclusive visualizar seus elos de comunicao e de
hierarquia. Mas, esta estrutura operacional, linear, no totalmente adequada a gerir os
planos; podemos at dizer que esta gesto pode at comprometer seus objetivos
operacionais.
Como manter a empresa funcionando normalmente e os planos sendo implementados com
sucesso? Esta uma tarefa especfica pois segundo a Prof Yolanda Balco: "A
administrao da empresa, na elaborao de planos, deve utilizar tcnicas especializadas
de planejamento, para que haja correto entrosamento entre planos-fins e planos-meios,
que a classificao bsica do Planejamento, onde:
Planos-Fins mostram um resultado a ser alcanado e, Planos-Meios definem os
instrumentos e caminhos pelos quais podemos atingir os resultados (polticas ou diretrizes
e, procedimentos, rotinas ou mtodos).
Acrescentando, os Planos-Meios so essenciais realizao dos Planos-Fins, porque,
sem uma clara e adequada definio de meios, nenhum resultado, ainda que tecnicamente
vivel, poder ser alcanado."

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At a todos conhecem e praticam os conceitos acima, ento qual o objetivo deste artigo,
afinal?
Bem, como o ttulo do artigo diz, vamos falar do software PROJECT

da Microsoft

, o qual
uma ferramenta de Planejamento e Controle. Mas o PROJECT

no apenas para o
Planejamento e Controle de Projetos? No exatamente! Por que?
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Constatamos na prtica diria, que os administradores tratam os planos que envolvem as
atividades fim da empresa, da mesma maneira que os planos que independem da sua
estrutura funcional, os quais envolvem as vezes at participao de entidades externas
para execuo do plano e consecuo das metas.
No apenas para empreendimentos, ou obras, que se usa os conceitos de projeto, no
enfoque do Software PROJECT

. Se voc, na sua empresa, seja ela de pequena at

grande, olhar a sua volta, acabar por descobrir importantes (e muito teis!) aplicaes
das tcnicas administrativas contidas naquele sistema informatizado.
Este artigo mostrar a voc o que APP - Administrao por Projetos, que uma tcnica
administrativa voltada a Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar um conjunto de Eventos e
Atividades estanques e, mostrar o uso do PROJECT

para facilitar esta tarefa,

maximizando os seus resultados.
A sua autora paulista, graduada em Administrao desde 1981 e tem mais de 5 anos de
experincia em Gerncia de Projetos de Organizao de Empresas e Implantao de
Sistemas, em So Paulo (SP), Recife (PE) e Campo Grande (MS) onde consultora de
empresas.
Trabalhou com sistemas similares ao MS-PROJECT

, como o PROJACS - Project

Analyses and Control System da IBM, para o computador IBM/370 e, o AS-Application
System da mesma IBM (para o System-4341); at o SuperProject-Plus (da Computer
Associates International Inc.), j para microcomputadores PC-XT , em empresas como a
TELESP, COMPUCORP e outras, sempre enfatizando o grande equvoco que a idia
errnea de que o Controle de Projetos "coisa" s para Engenheiros!
Tcnicas de APP
Sucintamente e sobre um certo prisma (aquele direcionado ao enfoque deste artigo,
PROJETO um conjunto de Eventos e Atividades interligados e inter-relacionados, que se
iniciam num certo momento do tempo e terminam em outro momento, quando se
caracteriza o alcance bem sucedido da meta do plano.
Deste modo isso se parece com uma obra de engenharia, realmente, mas tambm com
muitas situaes em quase todas as empresas, como, por exemplo, organizar e executar
um Pacote Turstico numa Agncia de Viagens.
Vejamos: uma Agncia de Viagens tem por operao-fim o atendimento de clientes para
vender passagens e agenciar, reservas de hotis, locao de veculos, etc., por isso seu
Organograma Funcional-Estrutural aponta para funes-meio como Diretoria,
Administrao (Pessoal, Finanas, Servios Gerais) e a rea Operacional (Atendimento e
Venda).
E o "pacote turstico"? A que est! O pacote envolve um conjunto de atividades, que
envolvem recursos diversos, muitas pessoas ou entidades so externas a agncia, tudo se
inicia num dia e tem que terminar com sucesso em outra data.
Portanto no atividade-fim, nem meio, ela extrapola a prpria agncia e se for tratada
rotineiramente, como uma atividade diria, poder at resultar em fracasso, se tratada
rotineiramente, ela atrapalhar a operao diria de venda de passagens, etc., ela
acumular mais custos e, com certeza manter todos tensos, sem saber se realmente est
tudo sob controle.

5
Da, as vezes a agncia poder terminar por incluir na sua estrutura, um "Setor de
Excurses", com toda uma estrutura permanente. Mas a pergunta-se: E na baixa estao?
Como fica a ociosidade? E se aparecer uma demanda (temporria) para mais Pacotes do
que este novo Setor est estruturado para suportar?
E agora? Vejamos por outro lado, como que uma firma de engenharia normalmente faz:
simples, ela mantm uma estrutura funcional permanente de acordo com os seus
objetivos empresariais e, mantm uma capacitao numa equipe fixa de projetos, que na
falta destes, opera na linha, mas ao se detonar um projeto, este ter sua gerncia e sua
equipe, formada de maneira matricial ou seja, transpassando horizontalmente a estrutura
vertical, absorvendo na passagem, recursos humanos e materiais, que sero alocados no
projeto em tempo parcial ou integral, bem como recursos humanos e materiais externos a
empresa. Esta estrutura s funciona durante a vida til do projeto. Veja a figura a seguir:
Obs.: a Gerncia de Projetos exercida por um funcionrio qualificado, que no
desempenhe funes de linha, a "Equipe Interna do Projeto" compe os recursos humanos
e materiais alocados para o projeto e cedidos pelos rgos de linha e, a
participao/contribuio em horrio integral ou parcial, durante o perodo todo ou

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parcial, do projeto, aps o qual os recursos so liberados para suas fontes. A equipe
externa composta de profissionais ou recursos externos a empresa, que no compensa
ter na estrutura permanente e tambm so utilizados s durante o projeto. A linha
pontilhada indica uma estrutura e comunicao funcional, provisrias.
Voltando ao nosso exemplo: se a Agncia de Viagens aplicasse este Mtodo, ela manteria
uma estrutura leve, compatvel com suas atividades normais, mas pronta para gerir
Projetos de viagens especficos. Tudo sem excesso de custos e com maior eficincia nos
resultados!
Para operacionalizar este modelo, a empresa deve em primeiro lugar ter em seus quadros
um profissional que conhea APP, caso no seja vivel ter um tcnico que domine ambos
os segmentos (o ramo da empresa e APP), ento pode-se optar pelo treinamento de um
elemento que tenha mais ndole e potencial para: Planejamento e Anlise.
Este elemento ser um Gerente de Projetos (GP), podero existir outros, dependendo do
no tanto do porte da empresa, mas da incidncia de "Projetos" em sua agenda
operacional/comercial. Este GP dever se reportar ao escalo mais alto, pois ter uma
atividade do mesmo nvel das demais Gerncias de 2 escalo.
O fundamental que este GP domine as tcnicas de APP, que compreendem, em resumo,
os tpicos a seguir:
2

Planejamento e Organizao do Projeto: o GP dever fazer uma avaliao geral do
projeto, verificar se j houve outro semelhante, caso em que se copiar o modelo anterior
como ponto de partida. Caso contrrio dever analisar todas as variveis que envolvam
Tempo, Recursos, Custos; onde tempo se relaciona aos eventos e atividades macro que
devero ser realizadas, comeando com a atividade que d a partida no projeto e com a
atividade que encerre o projeto, para j visualizar seus limites maiores.
Identificadas as atividades principais, perceber a seguir quais recursos, materiais e
humanos devero ser necessrios, principalmente imaginar os recursos humanos, pois a
partir da que se pode dimensionar a Equipe do Projeto, na qual se contaro com
funcionrios da prpria empresa e de profissionais ou firmas externas.
Todas essas informaes, sobre Tempos/Recursos/Custos devem ficar impressas em
documentos, acompanhados de Grficos de Gantt
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e de preferncia por uma Rede
PERT/CPM
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, juntamente com o Oramento do Projeto composto do Cronograma Fsico-
Financeiro e do Cronograma de Desembolso, todos preliminares, para anlise e aprovao
do escalo superior, de forma a dar partida no projeto, arregimentar a equipe interna e
ento detalhar o Projeto e seus documentos preliminares.
Esta fase de Planejamento e Organizao tem uma etapa inicial e uma permanente, a
inicial vai das atividades j citadas at a aprovao final do oramento e autorizao para
alocao dos recursos materiais, humanos e financeiros, e a formao definitiva da equipe
do projeto, tanto interna como externa, e assim dar-se incio efetivo ao projeto na data
planejada.
Administrao do Projeto: iniciado o projeto, cabe ao GP agir como maestro, pois numa
estrutura matricial ele no age como "chefe", pois o projeto no um rgo, no tem
funcionrios, nem produz nada no sentido funcional. Assim os tpicos do dia-a-dia do GP,
so:
Com base no plano, verificar diariamente o andamento/cumprimento das datas de incio
e fim das atividades
Verificar/confirmar previamente a disponibilidade dos recursos
Confirmar em sua agenda pessoal, os eventos que deveriam ser cumpridos, momento a
momento

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Participar de todas as reunies, ter todas as informaes de todos os dados que esto
ocorrendo, para ter o controle/avaliao, e o "sentimento", do andamento do projeto, e o
mais importante, a essncia de suas tarefas: prevenir, antecipar, prever, tudo que possa
acontecer, de correto ou no ao projeto, de bom ou mal impacto ao projeto, de modo a
prever, no caso bom, as atitudes seguintes a tomar, e no caso mal, as prvias atitudes
para correo de rota.
Repassar constantemente todas as informaes aos documentos do projeto para ter
seu controle e avaliao de modo impessoal e organizado, e tambm manter toda a
equipe informada; num projeto no existe hierarquia, o organograma circular, de modo
que todos sem distino participam de todas as informaes, desde as mais simples e
genricas at as mais amplas e complexas.
Caractersticas da Gerncia de Projetos: o projeto no tem local, no tem sala, etc., ele
tem recursos que podero ser de uma sala, de um telefone, mas isso de acordo com as
necessidades. O GP por ser uma figura fixa pode ter sua sala, telefone/fax/computador,
etc., mas deve usar a estrutura de apoio do escalo superior.
Como os funcionrios so alocados, seu desempenho deve controlado pelo GP que os
reportar ao chefe funcional de cada um deles. No caso de um projeto pago por cliente
externo, como o caso da maioria das consultorias e engenharia, a empresa pode at
usar uma Folha de Tempo, onde o funcionrio anotar as horas gastas em cada
Projeto/Fase/Etapa. Ele ficar responsvel pela gesto do contrato das entidades
externas.
O GP no executa o projeto, s o coordena para sua boa consecuo e atingimento das
metas e datas e prazos previstos. O que a equipe no executar ser feito por rgos
internos ou externos a empresa, nos moldes de prestadores de servios. Mas o
responsvel pelo produto final a empresa, ou o rgo que requisitou o projeto.
4. Dicas e Sugestes para o GP e sua Equipe: ao se definir as atividades
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e os eventos
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de um projeto, estabelea um grau limite de detalhe no seu plano e no seu controle, o que
tem que ser evitado o desequilbrio. Exemplo: vrias atividades de 1 dia de durao
convivendo com atividades de meses de durao; e o mais importante qual o ciclo de
controle? A cada 3 a 5 dias? A cada semana ou quinzena? Ento as atividades no devem
ter a durao muito menor que este ciclo. O ideal so atividades de 1 semana a 1 ms de
durao. Dicas:
O inter-relacionamento muito importante ser bem definido, pois economiza prazo e
recursos, e portanto custos, assim se numa atividade, quando esta completar,
suponhamos, 30% pode-se comear outra ento indicar isto til. Da mesma forma a
dependncia inversa, ou seja, que uma atividade no comea, desde o incio ou aps certo
ponto, se outra no tiver iniciado, ou no tiver concludo parte, ou concludo tudo.
A correta e detalhada identificao dos recursos para cada atividade muito importante,
ela vai nos permitir fazer o mapeamento ao longo do tempo de todos os recursos que
necessitaremos.
Caso uma atividade atrase, tente sempre injetar nela recursos alocados em outras
atividades cujo eventual atraso no seja to impactante ou de preferncia atividades com
"folga" ou seja que podem comear ou terminar em datas mais tarde. Por isso mesmo
sempre procure adiantar o incio das atividades com "folga" para poder usar esse "lag" de
tempo.
O primeiro passo para se elaborar a Rede PERT/CPM do Projeto, sem dvida fazer-se a
relao dos eventos e atividades para atingir a meta final; esta relao deve ser elaborada
pouco-a-pouco atravs de entrevistas com as pessoas (funcionrios, gerentes,
contratados, fornecedores, etc.) que faro parte da execuo do objetivo do projeto, pois
elas que tem a experincia para definir a lista do que dever ser feito e em que prazo.
Depois a equipe deve se reunir para equacionar o nvel das atividades, como j foi dito,

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incorporando atividades menores em outras mdias, e "quebrando" atividades maiores em
outras mais niveladas. Vide modelo de Ficha de Levantamento de Dados a seguir:
Alm dessa Ficha, podero e devero existir Fichas de Coleta de Dados como: Durao
Otimista e Durao Pessimista quando os responsveis no estiverem seguros na informao;
"lag" da inter-relao, quando a atividade precedida de uma e sucedida de outra, mas com
um diferena de tempo ou porcentagem; nome, unidade e quantidade dos Recursos e seu
Custo unitrio e total; e quando uma atividade um Marco Importante, uma obrigao
contratual por exemplo.
Quanto aos prazos, salientasse que a reside um aspecto crucial, pois h tendncias dos
informantes em fornecer datas pessimistas ou otimistas, dependendo de sua viso ou at
interesses no projeto. Cabe ao GP e sua equipe, levantar estes 2 prazos, e depois a
equipe discute e define o tempo mais provvel (h at uma frmula matemtica para isso,
que no to usada assim). Isso importante pois o prazo otimista pode (quase
certamente) causar o atraso na atividade, porque se alocaro recursos aqum do
necessrio para sua execuo, e a previso pessimista com certeza ser cumprida num
prazo at menor, porm com um custo elevado pela alocao desnecessria de recursos

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maximizados. E estes desequilbrios afetaro a lgica, a coerncia, e a veracidade do
conjunto da rede, pois esta tem obrigatoriamente de ser harmoniosa.
Depois da lista dos eventos/atividades e prazos de execuo, tem-se que obter a inter-
relao entre elas; ou seja saber que a atividade B depende da A, as atividades C e D
dependem da atividade B, assim por diante. Saber identificar isto bem como sua relao
ou seja, se C e D iniciam aps o trmino de B, ou C inicia quanto B cumprir 70% do seu
prazo, etc., fundamental.
No contexto da inter-relao acima citada, importante que se procure identificar o que
pode ser feito em paralelo; ou seja, quais atividades podem ser iniciadas e terminadas ao
mesmo tempo que outras, quais atividades podem ser comeadas aps algum tempo do
incio de outras, enfim economia de tempo! O que puder ir sendo feito, a nvel de plano,
mesmo que na prtica no seja necessrio faze-lo, o importante que a equipe saiba que
isso possvel, para que no futuro, saiba como replanejar em caso de atrasos.
A lista deve ser fruto de entrevistas feitas com os envolvidos na execuo do projeto, tanto
do escalo gerencial como operacional, sendo que estas entrevistas so cruciais, devendo
ser feitas e refeitas, para nenhuma informao passar despercebida, e todas elas devem
ser cruzadas entre si, at termos certeza da informao mais ponderada e verdadeira.
Com os levantamentos de dados nas entrevistas, nomear para cada atividade um nico
responsvel, normalmente um setor da empresa, pois mesmo no caso de contratados
externos dever via de regra, haver um responsvel interno. Este responsvel aquele
que diz se a atividade iniciou e se terminou, e responsvel por erros e atrasos.
Normalmente se designa este responsvel dentro da prpria descrio da atividade, por
exemplo, "Gerncia do Projeto elabora rede Pert", veja: sempre se nomeia o responsvel
pela atividade e no o(s) executante(s) da mesma, pois o responsvel que dar a
informao e responde por atrasos, e com quem se discute um replanejamento.
Da mesma forma deve se proceder com a relao dos recursos alocados para cada
atividade, deve se confrontar a posteriori toda "lgica" do que informado, pois h muita
disparidade nas informaes normalmente fornecidas. E este um dado fundamental,
tanto para o planejamento e administrao do tempo, como dos custos.
O levantamento dos custos normalmente mais "fcil", pois exige um minuciosos trabalho
nas reas Econmico/Financeiras, mas a o trabalho mais objetivo, pois o de se alocar
o custo por unidade de cada recurso, aps o que teremos facilmente o custo por atividade
e da pelo projeto todo.
Para uma melhor identificao da "hierarquia" da execuo do projeto e, tambm para
identificar os responsveis pelas atividades, necessrio fazer no final de tudo, algo como
um Organograma, que em ingls leva o nome de WBS - Work Breakdown Structure, ou em
portugus chamada de EDP - Estrutura da Diviso do Projeto, ou tambm EDT - Estrutura
da Diviso do Trabalho. Como dissemos, representada por um "organograma" onde se
visualizaro facilmente, ou os nveis hierrquicos das responsabilidades pela execuo do
projeto, ou, os nveis da reas em que se dividem o projeto. Esta ltima forma mais
usada em empresas de engenharia, que j usam este "approach" normalmente, nas
empresas em geral o usual e recomendvel se usar fazer um diagrama como os 2
exemplos a seguir (observe que cada um deles tem 3 nveis):
WBS DA TELE.AULA 1
(NIVELADO PELO NIVEL FUNCIONALIESTRUTURAL DOS EPATAMENTOS- ENCARREGADOS)
1. Nos compreendemos Depto.-Encarregado como o setor formal especifico, ou uma rea
funcional mais ampla, responsvel em nos dar as informaes acerca do progresso de uma ou
mais atividades, ou um grupo de atividades.

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2. Nos necessitamos fazer a designao de uma pessoa para nos dar os dados do avano, o
qual por regra geral responsabilidade do chefe do Depto.-Encarregado (ou rea-Encarregada)
da Atividade;
3. Tudo isso pode lhe parecer algo obscuro, porem muito importante designar o Depto. e a
Pessoa Encarregada de repassar os dados e informaes atuais sobre cada Atividade, para o
Gerente do Projeto e sua equipe, porm nos sempre devemos tambm comprovar e ratificar,
informalmente, esses dados com outras pessoas e documentos.




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WBS DA TELE-AULA 2
NOTA: WBS NIVELADO PELO NVEL FUNCIONAL/ESTRUTURAL DAS FUNES ONDE A FUNO
NO UM DEPTO., ASSIM, ELE PODE INCLUIR MAIS DE UMA UNIDADE ORGANIZACIONAL
FORMAL AM CADA FUNO.


Colocadas estas observaes, acrescentamos que a Administrao por Projetos
fundamentalmente uma atividade onde a postura dos profissionais nele envolvidos deve
ser de que, a cada novo dia comear tudo de novo, no projeto no existem tarefas
repetitivas, de linha de produo, existe A META, existe a data limite a ser cumprida, por
isso cada dia um novo "Time-Now", olhar o Projeto daqui para frente, ver o que falta
cumprir e cada um fazer suas tarefas de olho na dos outros elementos, internos e
externos, de modo a que todos juntos cheguem na META na data aprazada.
Por isso a equipe de projeto tem de ser coesa e harmoniosa, com todos satisfeitos e
motivados, e tudo isso tarefa do Gerente do Projeto. Cabe a este estar sempre "olhando
a floresta" primeiro, para depois "olhar as rvores", e ao passo que faz a tarefa solitria de
administrar sozinho o todo, no deixar de discutir com a equipe para a tomada de decises
e principalmente a correo de desvios no gasto de tempo, recursos e custos.
Vamos agora falar mais detalhadamente do PERT/CPM; todavia no cabe neste texto a
explicao detalhada desta tcnica, daremos apenas os tpicos bsicos para orientar o
leitor no uso do MS-PROJECT

, e fica aqui recomendada a bibliografia anexa para o

aprofundamento no assunto:
Qualquer procedimento, rotina ou mtodo, requer TEMPO para sua execuo. para a
realizao de um objetivo qualquer, dentro de uma certa meta de tempo, necessitamos
sempre de um conjunto de procedimentos. Ora, se considerarmos esse conjunto de
procedimentos em seqncias, poderemos conhecer os prazos necessrios execuo
das atividades em cada seqncia.
A representao grfica destes prazos e a inter-relao entre as seqncias de atividades
e o tempo entre cada evento, considerando aqu evento como o trmino de cada atividade,
temos numa rede PERT, que em portugus significa "Tcnica de Reviso e Avaliao de

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Programas". A origem primria da Rede PERT se encontra na PO-Pesquisa Operacional,
onde se evidenciam a Teoria dos Grafos e a Teoria das Redes, como modelos tericos
para a criao da Rede PERT.
Na Rede PERT/CPM encontramos sempre um Caminho Crtico, ou seja um prazo mais
longo entre o evento inicial e o final do Projeto (ou conjunto de procedimentos). A
determinao desse caminho importante, pois a durao total mxima do projeto est
contida nele. Calcula-se o Caminho Crtico atravs de: 1 determinando o prazo da maior
seqncia de atividades inter-relacionadas e interligadas, 2 retroagindo a partir da data de
ltima atividade, ou seja, calculando de trs para frente, determinando-se, para as demais
atividades, cujos trminos por no estarem no Caminho Crtico eram MENORES que as
deste, a FOLGA da atividade para comear e terminar mais tarde. Assim temos as
atividades do Caminho Crtico (CC), que tem uma e apenas uma data de incio e uma data
de trmino, e as atividades que no esto no CC, as quais tem Data de Incio Mais Cedo e
Mais Tarde, e Data de Trmino Mais Cedo e Mais Tarde (e portanto a diferena entre as
duas a FOLGA TOTAL).
Para ficar tudo mais claro, vamos examinar um pequeno exemplo, sem nenhuma
complexidade, e sem uma necessria relao com a realidade, uma Rede PERT da
Produo de Aula Pela Televiso
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, conforme citado a seguir:
"Para essa produo, o produtor de TV partiu de um texto bsico, elaborado pelo professor
responsvel pela matria, que contm todas as informaes necessrias ao programa.
Esse texto foi discutido com o produtor, tendo o professor respondido a todas as dvidas
levantadas por ele. O professor e o produtor elaboraram, ento, a forma de apresentao
do programa pela televiso.
A seguir o produtor, baseado nessa orientao do professor, redigiu o script (texto do
programa de televiso, com descrio minuciosa da seqncia de procedimentos para sua
realizao). Esse script, depois de revisto e submetido aprovao final do professor,
estabeleceu a forma definitiva do programa.
A partir do script, o assistente de produo providenciou todo material necessrio
realizao do programa, atravs de requisies aos vrios setores da organizao. Ao
setor de mecanografia foram requisitadas a edio do texto e xerox do script. Ao setor de
arte foi solicitado todo o material grfico exigido pelo programa. Ao setor de cenografia foi
pedida a execuo dos cenrios a serem apresentados. E ao setor de cinema foram
requisitados os filmes includos no programa, com as respectivas revelaes e montagens.
Finalmente, aps executadas as tarefas descritas, o programa foi gravado em video-tape,
por uma equipe previamente escalada.
As atividades descritas podem ser consideradas bsicas e do uma idia geral do trabalho
de produo de um programa de televiso desse tipo (tele-aula). As seqncias de
procedimentos desse trabalho podem ser representadas, graficamente, em forma de
Cronograma, ou de Rede PERT (vide figuras a seguir).

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Devemos observar que, para facilitar o entendimento da produo do programa, foram
simplificadas as atividades necessrias ao trabalho (foram "embutidas" em outras
atividades). Assim, no foram consideradas algumas tarefas como: o estudo e a discusso
do script pelo assistente de produo com o apresentador do programa (pois este deve
apresentar-se, no momento da gravao, com o texto preparado); os esclarecimentos
dados pelo assistente de produo aos vrios setores encarregados de proceder s
tarefas de mecanografia, cenografia e filmagem. Foram tambm omitidas as atividades de
escolha e gravao da trilha sonora do programa, alm de outras. importante lembrar
que, na prtica, embora aparentemente secundrias, essas tarefas so essenciais ao
decurso normal da gravao do programa."
Citamos este "caso" aqu pois ele reflete o exemplo de um trabalho de elaborao da Rede
PERT/CPM na forma anteriormente descrita, levantando-se as atividades/eventos, datas,
prazos, responsveis, relaes e inter-relaes. Apenas com este levantamento preciso e
criterioso que se deve partir para a elaborao da Rede PERT/CPM, cujo resultado neste
caso, mostrado a seguir:

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Este padro de rede PERT trabalha com os Eventos representados por crculos, e as
Atividades representadas pelas linhas ou "flechas" de ligao entre os crculos, por
vezes chamado de Mtodo Americano, existe tambm uma outra notao, ou Mtodo
Francs, onde os Eventos + Atividades so representados por retngulos. Seu uso se
difundiu mais porquanto todos o acharam mais "legvel" e de certo modo mais fcil de
elaborar as redes; tambm o mtodo mais usado pelos sistemas informatizados de
Planejamento e Controle de Projetos com PERT/CPM.
Em suma, portanto, a APP tem trs segmentos maiores: o Planejamento Empresarial do
que se pretende fazer, onde se organizam as idias e premissas da concepo do
objetivo, e se conceitua o plano; o Planejamento Econmico-Financeiro deste plano para
analisar e consolidar a sua viabilidade tcnico-economica e, o Planejamento, Programao
e Controle para administrar a sua execuo, controlando o previsto com o realizado, para
que este seja o mais prximo possvel daquele.
Estas em essncias, so as "matrias" s quais pode se debruar o Administrador que
queira dominar esta tcnica e no correr riscos de sair ao mar sem condies de
navegabilidade, o que dificilmente lhe far chegar ao destino desejado. Existem muitos
bons livros e cursos sobre Planejamento Empresarial, sobre Planejamento Econmico-
Financeiro e sobre Planejamento e Controle de Projetos. Conhea-os todos, os mais
indicados, pois so a cerne da APP e esta cultura indispensvel porque, mesmo que
projetos no faam parte do nosso cotidiano, quando menos esperamos eles nos agarram
pelos calcanhares e a se no tivermos esta tcnica dominada, como soluo, somos
dominados pelo problema.
Por outro lado, a complexidade da APP no grande, assim o Administrador ter pouca
dificuldade em sua apreenso e conseqente aplicao, o que torna seu conhecimento e
uso quase obrigatrio pelo administrador-empreendedor, aquele que ousa sempre novos
empreendimentos, e tambm busca inovar com sucesso na sua arte-cincia de
Administrar.
Aplicaes da APP
APP tem vrias reas de aplicao, como em: Obras, Empreendimentos, Expanso,
Viagens, Escolas, Treinamento, Consultoria, Contabilidade, Manuteno, Planos de
Governo, Desenvolvimento de Sistemas/Software, Planos de Marketing, Desenvolvimento
de Produtos e, na Administrao da Empresas pelo seu Oramento Fsico e Financeiro.
Estes so exemplos, apenas idias, porque a vivncia de cada um que dar corpo a
aplicao da APP na sua tarefa de administrar. E conseqente utilizao do MS-
PROJECT

no microcomputador. Lembre-se: sero sempre situaes fora da nossa rotina

de trabalho - a no ser que a nossa rotina no seja rotineira! - e exigindo um preciso
controle de Tempos/Recursos/Custos. Mas vamos olhar melhor cada uma dessas
propostas, sem todavia pensarmos em exemplos voltados a grandes empresas/entidades.
OBRAS: o campo mais corriqueiro da aplicao da APP, ela envolve Planejamento geral
do que vai ser feito, Planejamento Fsico/Financeiro, Planejamento Econmico e,
finalmente, aps tomada a deciso de executar a obra, o Planejamento, Programao e
Controle da Execuo do Projeto. Estas matrias, campo da APP, so o dia-a-dia das
empresas de engenharia e construo, e mesmo empiricamente, os "construtores"
amadores, ns mesmos, quando construmos particularmente nossas casas, leigamente,
praticamos aquela seqncia administrativa.
EMPREENDIMENTOS: aqu temos incorporados, casos como: abrir uma loja, implantar
uma fbrica, construir um barco, fazer o lanamento de empreendimento imobilirio
(condomnios, loteamentos...), a participao em Feiras e Congressos com "stand" prprio,
pesquisa e elaborao de uma Dissertao de Mestrado ou Tese de Doutorado,

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EXPANSO: montagem/abertura de uma filial seja de loja, industria, escola, e outros
ramos, ampliar o "campus" de uma universidade, expandir fisicamente as instalaes de
uma empresa,
VIAGENS: como j foi dito sobre agncias de viagens no 1 captulo, ou seja o
planejamento e controle de Pacotes Tursticos; Grupos, etc.,
ESCOLAS: planejar e controlar o ano didtico escolar, de qualquer nvel/tipo de escola,
seus recursos e custos, permitindo visualizar cada Professor, cada Sala de Aula, etc., fazer
estatsticas, e anlise de desempenho,
TREINAMENTO: planejar, programas e controlar a execuo de treinamento em centros
de treinamento de firmas ou de pblico em geral, de turmas ao longo de um ano e controlar
todos os recursos envolvidos e conseqentemente os seus custos, podendo manter todos
os usurios bem informados (Cliente, Usurio, Setor de T&D, etc.),
CONSULTORIA: aps o contrato assinado, fazer o planejamento, programao e controle
da execuo dos servios contratados, pois eles envolvem muitas atividades, tempos,
datas, recursos e, o necessrio controle dos custos, tudo isto para a constante informao
geral e particularmente do contratante,
CONTABILIDADE: para o escritrio, ou o setor de contabilidade, fazer o mapa de eventos
de cada empresa, programando a seqncia de pagamentos de impostos, entrega de
declaraes, etc., para no perder datas e prazos, organizando o esforo do pessoal, com
benefcios para o cliente,
MANUTENO: esta uma das mais interessantes aplicaes para APP e o MS-
PROJECT(, pois permite que empresas que tenham frotas (de nibus, carros, caminhes,
barcos, avies, etc.) faam o planejamento, programao e controle de todas as atividades
de manuteno preventiva em cada um de seus veculos, a um custo muito mais baixo do
que um sistema informatizado do tipo "especialista",
PLANOS DE GOVERNO: todo novo governo tem um prazo certo (com ou sem reeleio!)
para implementar suas promessas de campanha, e a APP e o MS-PROJECT( so
ferramentas fceis, dinmicas e eficazes para que se monte uma "Sala da Situao" para
uma Prefeitura ou Governo Estadual, rgos Pblicos, etc., propiciar ao Executivo,
informaes globais e confiveis, sobre o cumprimento dos Planos/Projetos do
Governo/Entidade,
DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS E SOFTWARE: o ideal para controlar o projeto de
um sistema (hardware, software bsico, redes, sistemas dedicados, etc.) e de software
aplicativo, pois pode incorporar MDS (metodologia de desenvolvimento de sistemas)
facilitando sua aplicao e controle de sua utilizao com todos os benefcios gerais, como
Gerao de Informaes para o Contratante/Cliente/Usurio, Apresentaes Pr e Ps
Contrato, etc.,
PLANOS DE MARKETING: aplicvel em programas de pesquisa de mercado, campanhas
publicitrias, avaliao de "recall" e "feed-back" regional e nacional, planos de promoo e
de vendas, sempre com a vantagem do alto nvel de administrao e segurana na
obteno de resultados
DESENVOLVIMENTO DE PRODUTOS: lanamento de produtos, campanha de testes,
planos de divulgao envolvendo muitos pontos de venda/quiosques. Na industria: plano
de produo de prottipo, cabea-de-srie, pr-srie e srie, plano de suprimentos de
materiais, plano de CQ, armazenagem e distribuio, local, regional, etc.,
ADMINISTRAO DA EMPRESAS PELO SEU ORAMENTO FSICO E FINANCEIRO:
esta uma das aplicaes mais importantes da APP e do MS-PROJECT(; toda empresa
elabora periodicamente os seus planos, como plano de vendas, plano de investimentos,
planos de expanso, etc., os quais so materializados nos ORAMENTOS, os quais so o
Financeiro, o Econmico, o de Desembolso, etc. O controle de sua execuo tem de ser

17
to precisa e rigorosamente acompanhados, que a APP e o MS-Project

se sobressaem
como as ferramentas ideais para isso.
E muitos outros segmentos, que exijam a administrao de um conjunto de eventos e
atividades, ao longo de um prazo definido, com data de incio e data de fim, e requerendo
o gerenciamento de recursos e custos. APP e o MS-PROJECT

so a soluo
administrativa que auxiliam tanto o GP como informam a todos os envolvidos. Os exemplos
acima nem de longe pretendem esgotar a ampla variedade de aplicao da tcnica e do
software da MICROSOFT(r) os leitores sabero visualizar nas suas atividades normais,
aqueles segmentos que at hoje so de difcil administrao, que extrapolam a sua rotina
de trabalho e cujo investimento na adaptao para a proposta deste artigo, compensaro o
esforo e o investimento humano e material, pelos resultados em reduo de custos e uma
melhor imagem dos seus negcios junto aos seus clientes ou usurios.
Uso Prtico do MS-Project

O exemplo seguinte, de utilizao prtica, foi elaborado sob ambiente Windows 3.x, com o
Project 4.0 inserido no Office 4.2, todos da Microsoft

, em microcomputador PC. Porm

este exemplo quase 100% igual ao da Verso 95 para Windows 95, s para Windows 98
que a verso muda um tanto, e tem mais recursos. A explanao sobre o exemplo a
seguir no vai esgotar todas as nuances e recursos do PROJECT

, ela objetiva apenas

uma iniciao trivial, de modo a atender aos que querem uma aproximao fcil e rpida
do produto. Posteriormente os que tem muita familiaridade com a tcnica podem ir usando
exemplos de redes mais complexas e profissionais, e assim "fuando" os muitos, variados,
e complexos recursos do software PROJECT

. Querendo se aprofundar podem adquirir e

usar o nosso livro completo. J os mais leigos devero "decorar" os comandos bsicos
aqu expostos e aplica-los em suas primeiras redes PERT/CPM experimentais, at a
segurana de, com apoio do manual e/ou do Help On-Line da MICROSOFT

, e/ou do
nosso livro completo, irem sofisticando sua utilizao.
A facilidade operacional do PROJECT

tanta, que aps se clicar no cone do software,

aparecer a caixa de dilogo "Welcome", a qual lhe d 4 alternativas, entre elas uma que
voc deve repetir pelo menos por 2 vezes, a "Quick Preview". E a opo "Up and
Running Tutorial" voc deve usar com este artigo na mo, de modo a aplicar como
exemplo, a rede PERT que se segue.
Vamos aplicar o exemplo da Produo da Tele-Aula .
Iniciando: estando na Caixa de Dilogo do Welcome!, clique na opo "Up And Running",
voc poder entrar os dados que j possui, com o apoio valioso dos "Cue-Cards", atravs
desta opo, passo-a-passo voc poder entrar com o seu projeto. H 8 operaes
principais para se entrar com um projeto, todas e mais outras disponveis pelo caminho do
"Up And Running", so elas:
1) ENTRAR OS DADOS BSICOS DO PROJ ETO:
Clique em FILE na Barra de Menu, depois clique em SUMMARY INFO, aparece uma
caixa de dilogo com duas fichas: DOCUMENT e PROJ ECT; na DOCUMENT entre com o
Nome do Projeto, o Assunto, o Autor, Companhia (sua empresa ou o cliente), Gerente
do Projeto, Palavras-Chave e Comentrios. Na PROJ ECT entre com a indispensvel
DATA DE INCIO DO PROJ ETO e, se for o caso de a DATA DE FIM DO PROJ ETO ser
uma data pr-fixada, entre com ela (mas lembre-se o regular se deixar sempre o
software calcula-la automaticamente, para voc ver folgas ou atrasos e administra-los)
e, entre a DATA ATUAL (Current Date) que tanto pode ser a data de hoje do sistema,
como uma data anterior ou posterior, na verdade o certo se usar a data em que se
fez a coleta de dados para atualizao, neste caso Current Date = Data dos Dados. Nas

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vezes posteriores pode-se consultar tambm a opo do boto ESTATSTICA que
mostra dados importantes.
2) ENTRAR AS ATIVIDADES:
importante notar que o padro do MS-PROJ ECT

que a tela usual seja a do Grfico

de Gantt, por ser a de mais visualizao do projeto, por isso mesmo, para se entrar
com os dados das atividades, use sempre esta tela. Caso ela no esteja visvel, clique
em VIEW na Barra de Menu, e depois em GANTT CHART, para digitar os dados das
atividades.
Observe que na tela do GANTT CHART voc tem 2 colunas principais, a da esquerda
com os dados gerais das atividades, e a da direita com os dados de tempo. Embaixo na
tela voc v 2 Barras de Rolagem, a da esquerda lhe permite visualizar outros dados
das atividades, alm de N, Nome e Durao da Atividade, voc ver: Data de Incio,
Data de Fim, N Atividade Predecessora e Nomes dos Recursos Alocados a esta
atividade. E na Barra de Rolagem da direita voc ver o avano ou recuo da escala de
tempo do Grfico de Gantt.
Voltando ao preenchimento: digite cada atividade que voc levantou previamente,
informe o nome, a durao mais provvel, o n da predecessora, e o restante pode
deixar em branco no primeiro momento, mas posteriormente deve entrar com os
recursos e as datas se estas forem fixas, seno deixe que o PROJ ECT

calcule para
voc.
3) ORGANIZAR AS ATIVIDADES COM A SUMARIZAO
Um recurso muito gil e flexvel do MS-PROJ ECT

que ele trabalha com Atividades e

Sub-atividades (Tasks e Sub-Tasks) com muita desenvoltura. Isso lhe d a liberdade de
nivelar seu PERT/CPM num nvel mais alto mas ao mesmo tempo descer em detalhes,
descer o nvel, em certos segmentos do seu controle. E sua operao muito simples:
Basta que voc entre a "atividade-me" e depois todas as "atividades-filhas", depois
s posicionar o cursor em cada sub-atividade e clicar no boto com a flecha para a
direita na Barra de Ferramentas (ou o boto com a flecha para a esquerda para
desmarcar uma atividade como sub-atividade). S isso!
As duraes de cada sub-atividade, bem como os seus custos, sero sumarizados
(OUTLINE) na atividade principal; esta passa a aparecer em negrito, e seu smbolo no
Grfico de Gantt diferente. Mas tudo automtico.
Mais tarde quando voc for olhar o PERT CHART, o diagrama da Rede PERT/CPM, voc
ver que as sub-atividades aparecem "soltas" mas embaixo da atividade principal, o
que deixa tudo muito claro.
4) PROGRAMANDO O TEMPO DAS ATIVIDADES E SUB-ATIVIDADES,
ENCADEANDO-AS
Para voc estabelecer as dependncias entre as Atividades, e das Sub-Atividades entre
si e com a sua Atividade Sumarizadora (OUTLINE), criando assim a inter-relao entre
as Atividades, caracterstica bsica do PERT/CPM, use o boto com os 2 elos da
corrente entrelaados, ou clique em EDIT na Barra de Menu, e depois clique em LINK
TASKS, isto claro com a Atividade j escolhida e marcada, com a seguinte indicao:
para voc marcar a(s) atividade(s) de destino, clique sobre a 1 e depois aperte a tecla
CTRL e v clicando. Nota: o tipo de ligao padro tipo FS (Finish-To-Start) ou seja
quando a atividade predecessora termina que comea a sucessora.

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5) CRIANDO UMA LISTA DE RECURSOS
Para designar Recursos Humanos ou Materiais para as Atividades do seu Projeto,
marque a Atividade desejada, e clique em INSERT na Barra de Menu, depois na opo
RESOURCE ASSIGNMENTS, que provoca o surgimento de uma Caixa de Dilogo
bastante amigvel, como alis todo o MS-PROJ ECT

o , para que voc crie os nomes

e quantidades de Recursos por Atividade.
Lembre-se: no caso de Sub-atividades, no entre Recursos na Atividade Sumarizada
(OUTLINE), apenas nas suas Sub-Atividades!
Voc tem uma opo de Nivelamento de Recursos (Resource Leveling...) na opo
TOOLS da Barra de Menu, mas esta uma opo mais elaborada, que deve ficar para
mais tarde.
6) EXAMINANDO O PROJ ETO NO PROJ ECT

O PROJ ECT

lhe oferece vrias alternativas de ver o seu projeto na tela e

principalmente imprimir relatrios sob os mais variados enfoques. O mais importante
antes de SALVAR, voc ver o seu projeto na tela, para conferir se tudo est correto.
A primeira viso pelo prprio GANTT CHART que j dever estar visvel; examine-o
detalhadamente rolando as Barras de Rolagem, para conferir os dados, sua correo e
sua lgica. Clique em VIEW na Barra de Menu e depois em ENTIRE PROJ ECT para ter
uma viso mais circunstancial.
Confira agora os dados bsicos do projeto; clique em FILE e em SUMMARY INFO para
ver a Ficha completa e as Estatsticas.
Clique em VIEW na Barra de Menu, a pode-se ver primeiro o Calendrio do Projeto,
clicando em CALENDAR, depois o GANTT CHART para ver o Cronograma de Barras, e
por fim para ver a Rede PERT/CPM clique o PERT CHART ( neste clique em ZOOM TO,
seguido do clique em ENTIRE PROJ ECT para ver a rede inteira ou em % variadas. Caso
a alocao das atividades no desenho estejam ilgicas, clique em FORMAT na Barra de
Menu e depois em LAYOUT NOW... para ele arrumar tudo sozinho.
Esta opo VIEW ainda permite ver: GRFICO DE RECURSOS, FOLHA DE RECURSOS e
UTILIZAO DE RECURSOS, atravs das opes RESOURCE GRAPH, RESOURCE SHEET
e RESOURCE USAGE, e mais: a tima opo MORE VIEWS, que abre um ampla gama
de MAIS VISES atravs de uma Caixa de Dilogo prpria.
Clique na opo INSERT na Barra de Menu, clique ento ou em TASK INFORMATION
ou TASK NOTES, sendo a primeira a melhor maneira de examinar cada atividade em
todos os seus detalhes, e o mais importante, fazer alteraes e ajustes - ela ainda
permite a navegao atrs e adiante no arquivo de atividades.
7) SALVANDO O PROJ ETO
Nesta etapa voc j criou o seu Projeto no MS-PROJ ECT

, pois j entrou com a

programao no tempo, j organizou atividades com sumarizao, j criou o
relacionamento entre as atividades e, j designou recursos. Logo o prximo passo ser
Salvar o trabalho num arquivo: para isso clique em FILE, depois clique em SAVE AS...
digite um nome para o seu arquivo do projeto, com a extenso padro MPP, para ela
poder ser identificada por outros softwares Microsoft(, e recorde-se que o sistema
automaticamente salvar o arquivo anterior com a extenso .BAK, assim voc ter as 2
verses, a atual e a anterior. Aconselha-se que o usurio, antes, crie um sub-diretrio
onde armazenar seus arquivos .MPP, por exemplo com o nome PROJ ETOS, debaixo do
Diretrio WINPROJ .

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8) IMPRIMINDO A SUA PROGRAMAO
Voc uma ampla variedade de Relatrios para imprimir rapidamente, e tambm pode
ajusta-los e personaliza-los s suas necessidades particulares e caractersticas
operacionais. Para Imprimir Relatrios pode-se clicar em FILE na Barra de Menu e
depois PRINT, se o que voc quer imprimir o contedo da tela; para alterar o
contedo da tela use basicamente a opo VIEW e escolha o que ver e depois mande
imprimir especificamente aquela tela.
Ou clique em VIEW na Barra de Menu e depois em REPORTS para entrar na opo
especfica de RELATRIOS. Por esta opo voc ter uma Caixa de Dialogo que
permite imprimir diretamente os seguintes grupos de relatrios: OVERVIEW (Viso
Geral) , CURRENT ACTIVITIES (Progresso das Atividades), COSTS (Custos),
ASSIGNMENTS (Alocao de Recursos), WORKLOAD (Carga de Trabalho) e, CUSTOM
(24 alternativas de personalizao). Clique 2 vezes sobre o boto de cada opo.
E na opo FILE da Barra de Menu, no deixe de ajustar antes os detalhes de
impresso, atravs das opes: PAGE SETUP (Configurar Pgina), PRINT PREVIEW...
(Visualizar Impresso), e PRINT (Imprimir).
9) ATUALIZANDO O PROJ ETO
Para atualizar os dados de avano fsico do seu projeto, na Barra de Menu clique em
TOOLS depois clique em TRACKING para atualizar os dados do Projeto e de cada
Atividade e indicar um Plano Interino para melhor controle comparativo. Esta a
maneira mais rpida e direta de atualizar seu projeto, mas pode-se tambm usar a
prpria Ficha das Atividades (Task Information em Insert) e do Projeto (Summary Info
em File).
Provavelmente no incio voc precisar de AJUDA; independente da importncia dada
leitura e consulta aos manuais, talvez seja mais prtico usar os recursos de Ajuda On-Line
que o MS-PROJECT

oferece: 1. Quando numa Caixa de Dilogo, use o boto HELP, ele

sensvel ao contexto; 2. Quando na Janela Principal voc tiver alguma dvida, clique e
depois arraste o boto INTERROGAO, com a flecha para cima + o ponto de
interrogao, at o lugar da dvida; 3. Para uma "assessoria" passo-a-passo, clique no
boto CUE-CARDS o qual tem um ponto de interrogao sobre uma folha de papel; 4.
Para ajuda-lo no Grfico de Gantt clique o boto do "Gantt Chart Wizard" que fica ao lado
do boto do "Cue-Card"; e no geral, para uma orientao ampla, clique no HELP na Barra
de Menu, que voc ter acesso ao manual on-line ou pesquisar por palavra-chave.
Numa etapa mais familiar, com mais segurana e auto-confiana, explore as alternativas
constantes nas opes da Barra de Menu, que incluem sofisticaes que agradaro e
sero familiares aos "experts" em APP e PERT/CPM. Todas so muito seguras pois no
caso de erro voc conta com o recurso UNDO na opo EDIT (algumas raras vezes
no...). Apenas para citar h opes de: Comparao de Estratgias, Mltiplos Projetos
simultneos, Classificao e Filtragem de Dados, Personalizar o Calendrio para cada
Projeto, fazer Nivelamento Automtico ou Manual de Recursos, usar o Visual-Basic no seu
Projeto, ter vrias Opes de Barra de Ferramenta, criar Tabelas (personalizadas) de
Atividades e de Recursos para consulta na tela e para exportar, Criar/Manter Atividade
Recorrente, pode-se Formatar letras, linhas, bordas, estilo do texto, estilo das caixas do
PERT, etc., pode-se usar 13 Macros prontas ou criar novas, e muitas, muitas outras
alternativas.
Outra vantagem do MS-PROJECT

operar integrado ao ambiente do sistema SUITE MS-

OFFICE( (que inclui o MS-WORD, MS-EXCEL, SCHEDULE, MS-POWER-POINT, MS-
ACCESS e o prprio Gerenciador do MS-OFFICE isso facilita em geral a operao e
principalmente no uso integrado destes softwares da mesma famlia, como nas
transferncias de dados e objetos.

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Finalmente, se o leitor precisar de algum esclarecimento adicional, ou quiser trocar idias
sobre o tema, a autora pode ser contactada por correspondncia, em: Dirce Quandt de
Oliveira - Rua Estopeira 86 - Campo Grande - MS - 79032-150 - Brasil

22
BIBLIOGRAFIA



Administrao de Projetos com PERT/CPM, Prado, Editora LTC
Planejamento com PERT/CPM e Anlise do Desempenho, Henrique Hirshfeld, Editora
Atlas
Introduo ao PERT, H.F.Evarts, Editora Atlas
Uma Instruo Programada ao PERT, ITT, Livraria Pioneira Ltda.
Uma Instruo Programada ao PERT/CUSTO, ITT, Livraria Pioneira Ltda.
PROJETOS - Planejamento, Elaborao e Anlise, Samso Woiler e Washington Mathias,
Editora Atlas
Pesquisa Operacional, Ermes Medeiros da Silva e outros, Editora Atlas
Teoria dos Grafos: Algoritmos, Furtado, Editora LTC
Pesquisa Operacional, Russel Ackoff, Editora LTC
Probabilidade - Aplicaes Estatstica, Paul Meyer, Editora LTC
O Que Gerenciamento de Projetos? e outros assuntos correlatos, visite esta Home-Page
na INTERNET: http://www.projectnet.co.uk/pm
Curso Bsico e Avanado de MS-Project (em ingls), visite esta Home-Page na Internet:
http://www.pmsolutions.com

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NOTAS


1. O software PROJECT(C) um produto da MICROSOFT(R) para microcomputadores PC e
MAC, e vendido nas mesmas empresas de informtica que vendem os outros produtos
Microsoft(r), como: WINDOWS, WORD, EXCEL, Internet EXPLORER, e outros. Existem
verses do Project(c) para Windows 3.x, para Windows 95 e para Windows 98. Para
maiores informaes sobre o produto consulte o Web-Site prprio no endereo:
http://www.microsoft.com/product na INTERNET.
2. Desde j fazemos as seguintes ressalvas, antes que o leitor considere a APP -
Administrao Por Projetos muito complicada: o que est exposto neste artigo uma
receita de bolo completa, de modo que para um profissional de APP, ou at para um
novato, o mais difcil a sua primeira aplicao deste mtodo numa empresa ou caso;
depois para cada caso tpico, o procedimento se repete quase que totalmente, e da em
diante o importante o gerenciamento propriamente dito, para manter o projeto dentro dos
seus tempos, recursos e custos planejados.
3. Tcnica de Cronograma de barras, que permite visualizar para cada atividade a sua
durao prevista e a realizada, e a durao remanescente, e qual a sua atividade
sucessora (apenas no aspecto tempo); Gantt o sobre nome do criador deste grfico.
4. Diagrama de blocos, no qual se vem as atividades, suas datas e prazos, suas inter-
relaes e suas dependncias totais ou parciais. Tem como destaque a visualizao do
Caminho Crtico, ou a seqncia de atividades inter-relacionadas com o maior somatrio de
prazos de execuo. PERT = Project Evaluation and Review Technique e CPM = Critical
path Method.
5. Atividade: um procedimento ou uma ou mais tarefas que consomem certo prazo e uma
verta quantidade de recursos para sua execuo por conseguinte tem um custo.
6. Evento: um acontecimento ou uma tarefa, que no consome, ou quase no consome,
tempo e recursos, porm um fato real que delimita um momento no projeto e que pode
(ou no) anteceder e ou suceder uma ou mais atividades.
7. Livro do Curso Supletivo de 2 Grau de Administrao de Empresas, pela televiso, da
Fundao Padre Anchieta e TV Cultura de So Paulo, v. 1, p. 46.