Administracin de Informacin

La administracin de Informacin en esta era Tecnolgica est

caracterizada por una dualidad. Por un lado, la tecnologa puede ser aplicada
para automatizar operaciones de acuerdo a una lgica que poco ha
cambiado de un sistema del siglo XIX -- suplantar el cuerpo humano con
Tecnologa que habilita el mismo proceso con mayor continuidad y control.
Por otro lado, la misma Tecnologa genera simultneamente Informacin
sobre el proceso productivo y administrativo a travs de la cual la
organizacin logra su trabajo. Ofrece un mayor nivel de transparencia y
profundidad sobre las actividades que haban sido parcialmente o
completamente opacas.

Sistema de Informacin Gerencial
Es un sistema de informacin basado en computadora, que presenta
una coleccin de personas, procedimientos, bases. Los sistemas de
informacin para la administracin tienen como objetivo principal mostrar una
visin general de la situacin de la empresa. Consecuentemente, estos
muestran la situacin de las operaciones regulares de la empresa para que
los directivos puedan controlar, organizar, planear y dirigir. Las
caractersticas principales de un MIS son:
1.- Produce reportes (anuales, semestrales, trimestrales o mensuales)
con un formato preestablecido.
2.- Produce consultas impresas o consultas en pantalla
3.- Utiliza datos internos de las operaciones de la empresa,
almacenados en las bases de datos de los sistemas de datos
transaccionales.

Sistema de Solucin de Problemas
Una de las tareas de planeacin ms complejas dentro de una
organizacin es la solucin a problemas. La solucin de problemas puede
definirse como el proceso de identificar una diferencia entre el estado actual
de las cosas y el estado deseado y luego emprender una accin para reducir
o eliminar la diferencia (Anderson, 2004). Para poder realizar con xito esta
actividad, el administrador encargado de resolver la situacin, debe estar
altamente capacitado y preparado, adems de contar con herramientas que
faciliten y agilicen este procedimiento.
Solucionar problemas suele ser uno de los empleos mejor pagados en
cualquier gnero industrial, sin embargo, no es sencillo encontrar la o las
causas que generan el descontrol, por lo que el factor tiempo se vuelve una
variable de gran peso que debe ser tomada en cuenta, debido a las grandes
prdidas monetarias que se podran generar. Cuando la empresa se dispone
a resolver un problema, lo primero que debe hacer es identificar qu tipo de
problema es, ya sea de razonamiento, de dificultades o de conflictos.

-. Clasificacin de los Problemas
Problemas de Razonamiento: Para la resolucin de este tipo de
problemas, se requiere el uso de la lgica y razonamiento, en donde la
mayora de las veces es necesario aplicar herramientas matemticas para su
resolucin.
Problemas de Dificultades: Este tipo de problemas se caracteriza
por tener conocimiento de la respuesta, sin embargo, suele haber
oposiciones o dificultades para ejecutarla.
Problemas de Conflictos: Son los que tenemos a causa de la
oposicin de la voluntad de los dems, ya sea porque no nos entiendan o
porque se oponen con animosidad a nuestros proyectos.

-. Sistema de Solucin a Problemas
Una vez detectado el tipo de problema, es necesario hacer un anlisis
minucioso, desglosando cada uno de los siete pasos del proceso de solucin
de problemas:
1. Definir el Problema: Se debe hacer una recogida de informacin
sobre los distintos elementos que intervienen y la forma en que stos se
relacionan. En este paso, el personal encargado debe definir las limitaciones
y restricciones que tiene para resolver la situacin.
2. Identificar las Alternativas: Se desarrollan algunas ideas creativas
que puedan resolver el supuesto, explorando toda clase de posibilidades, sin
importar lo poco realistas que puedan ser.
3. Determinar los Criterios: Seleccionar el criterio o criterios que se
usarn para evaluar las alternativas. Se debe tomar en cuenta que
independientemente de la alternativa que se escoja, sta debe cumplir con el
objetivo.
4. Evaluar las Alternativas: Consiste en hacer un anlisis de las
alternativas que pueden resultar productivas y alcanzables, ya que algunas
suelen ser atractivas, pero ponerlas en prctica puede resultar imposible o
contraproducente.
5. Elegir una Alternativa: Una vez evaluadas todas las alternativas
posibles, se debe escoger la que se crea es conveniente. Esta decisin
puede ser difcil, sin embargo, existen ciertas herramientas que pueden
facilitar la operacin.
6. Implementar la Decisin: La puesta en marcha de la decisin
previamente tomada, requiere de recursos y de una persona que dirija la
forma en que se implementar.
7. Evaluar los Resultados: Se lleva a cabo una evaluacin de la
decisin implementada, para determinar si el cambio est cumpliendo con los
objetivos propuestos, ya que de no ser as, se debe aplicar una vez ms todo
el proceso de solucin de problemas, hasta cumplir el objetivo.
En algunas ocasiones al aplicar este proceso se puede estar
alcanzado el objetivo, pero es necesario determinar la forma en que se
alcanz, es decir, determinar si la decisin fue ptima o la decisin fue
satisfactoria. En el primer caso se dice que la decisin gener un resultado
ptimo mientras que en el segundo caso se solucion el problema
produciendo un nivel mnimo de satisfaccin.

Tipos de Informacin
Encontramos varios tipos de informacin que se detallan a continuacin.
Informacin Privilegiada: Informacin de carcter concreto que se
refiere a uno o varios emisores de valores o a los mismos valores, que
no se haya hecho pblica y que de hacerse pblica podra influir de
manera apreciable sobre la cotizacin de esos valores.
Informacin Pblica: Es la informacin que toda persona tiene
derecho a manifestar por medio de la libertad de expresin y difusin
de pensamiento oral o escrito, por cualquier medio de comunicacin,
sin previa autorizacin, sin censura o impedimento, siguiendo los
reglamentos de la ley. Tambin es la informacin que todo el mundo
tiene derecho a solicitar y a recibir de parte de cualquier entidad
pblica, as sea que tenga un costo o un plazo para ser entregada. Un
ejemplo de esto son los informes del estado que deben estar a
disposicin de cualquiera que lo exija.
Informacin Privada: Es una informacin que la ley no permite
divulgar ya que afecta la intimidad personal, la seguridad nacional, o
simplemente es excluida por la ley. Por ejemplo los datos de carcter
personal que existen en registros o bancos de datos adquiridos por
organismos pblicos o privados. Son datos personales que slo
pueden ser divulgados con consentimiento del titular.
Informacin Interna: Es la informacin que circula al interior de una
empresa u organizacin. Busca llevar un mensaje para mantener la
coordinacin entre los distintos departamentos, permite la
introduccin, difusin y aceptacin de pautas para el desarrollo
organizacional. Los trabajadores necesitan estar informados para
sentirse parte activa de la organizacin. Esta informacin es til para
tomar decisiones.
Informacin Externa: Es la informacin que entra en una empresa u
organizacin, generada por diferentes vas externas, algunas veces
solamente circulando en el medio en la espera de ser aprovechada
por alguna entidad que sepa aprovecharla para la solucin de
problemas empresariales, esta informacin debe ser seleccionada ya
que no siempre sirve para todas las empresas de un mismo sector o
para todas sus dependencias ni en todo momentos, para esto debe
ser estudiada antes de ser adquirida.

Desde un Punto de Vista Empresarial
La primera clasificacin se basa en la jerarqua de una organizacin y
se llam el modelo de la pirmide. Segn la funcin a la que vayan
destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en:
Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS): Gestiona la
informacin referente a las transacciones producidas en una empresa
u organizacin, tambin se le conoce como Sistema de Informacin
operativa.
Sistemas de Informacin Gerencial (MIS): Orientados a solucionar
problemas empresariales en general.
Sistemas de Soporte a Decisiones (DSS): Herramienta para realizar
el anlisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de
apoyar el proceso de toma de decisiones.
Sistemas de Informacin Ejecutiva (EIS): Herramienta orientada a
usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las
variables de un rea o unidad de la empresa a partir de informacin
interna y externa a la misma. Es en este nivel cuando los sistemas de
informacin manejan informacin estratgica para las empresas.