Ppl-Poe-001 - Procedimiento Operativo Estándar

NMERO
PPL-POE-001
PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTNDAR

VERSIN:
1.0
FECHA DE EFECTO: 19/01/2014
FECHA FIN DE VIGENCIA 19/01/2015
NUEVO
PGINA
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Elaborado por: Javier Rusca
FUNCIN: Analista de Ingeniera
Revisado por: Lisha Yangali
FUNCIN: Jefe de Ingeniera
Revisado por: Susana Chuquillanqui
FUNCIN: Director Tcnico
Aprobado por: Luciano Brumel
FUNCIN: Gerente General

PPL Logistics Archivo: PPL-POE-001.Doc
Objetivo

Dar las pautas para la elaboracin de Procedimientos Operativos Estndar (POE) a
desarrollarse y aplicarse tanto en el almacn general, as como en la Droguera PPL
Logistics, teniendo en cuenta los lineamientos referentes al manual de Buenas Prcticas de
Almacenamiento de Productos Farmacuticos y Afines.

Poltica de Calidad de la Droguera PPL Logistics

La Droguera PPL Logistics, es una empresa dedicada al almacenamiento de Productos
Sanitarios dirigidos al mercado nacional, que tiene como poltica brindar un servicio eficiente,
a travs del mejoramiento continuo en la implementacin y mantenimiento de un sistema,
que garantice el cumplimiento de las Buenas Prcticas de Almacenamiento.

Alcance

Aplica a la Direccin Tcnica y al rea de operaciones tanto del almacn general como de la
Droguera de PPL Logistics.

Versiones del Procedimiento

Fecha de Versin Versin Elaborada por Cargo
19/01/2014 1.0 Javier Rusca Analista de Ingeniera

Referencias

Ley N 29459 Ley de los Productos Farmacuticos, Dispositivos Mdicos y
productos Sanitarios.
Decreto Supremo N 014-11-SA Reglamento de Establecimientos Farmacuticos.
Decreto Supremo N 016-11-SA Reglamento para el Registro Control y Vigilancia
Sanitaria de Productos Farmacuticos, Dispositivos Mdicos y Productos Sanitarios.
Resolucin Ministerial N 585-99-SA/DM Manual de Buenas Prcticas de
Almacenamiento de Productos Farmacuticos y Afines

NUMERO PPL-POE-001


VERSIN: 1.0
FECHA DE EFECTO 19/01/2014

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Misin

Creamos soluciones logsticas a la medida de nuestros clientes, superando sus expectativas
y logrando la eficiencia en la Cadena de Suministros basado en 4 principios:

1. Tiempo
2. Exactitud
3. Calidad
4. Costo

Visin

Que los clientes confen en PPL Logistics como socio estratgico para su operacin logstica,
liderando la industria en trminos de calidad, innovacin y tecnologa, generando valor
agregado con soluciones dinmicas y con un talento humano altamente motivado.

Valores:

- Nuestra gente es lo ms importante.
- Innovacin constane.
- Actitud y pasin.
- Trabajo en equipo.
- Honestidad y respeto.

Responsables y Responsabilidades

Analista de Ingeniera:

- Elabora los procedimientos operativos estndar en base a criterios establecidos,
solicitud del cliente y levantamiento de informacin.

Jefe de Ingeniera:

- Revisa los procedimientos elaborados y da visto bueno para su aprobacin.

Director Tcnico:

- Revisa los procedimientos elaborados en base a su adecuacin a las normas y
reglamentos requeridos por DIGEMID.

Gerente General:

- Aprueba los procedimientos elaborados y revisados, dando conformidad y obligando
su cumplimiento.

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Definicin de Trminos (rden Alfabtico)

- Alcance: Define a qu o quienes aplica el procedimiento en desarrollo.
- Aprobado por: Registra el nombre y la firma de quien autoriza la implementacin del
Documento.
- Cdigo: Notacin alfa numrica que se define segn el siguiente ejemplo:
o PPL POE-001
PPL son las siglas del nombre comercial de la droguera Peruvian Pacific
Line.
POE son las siglas de Procedimiento Operativo Estndar.
Los 3 dgitos despus del guin intermedio indican el nmero correlativo
del Procedimiento Operativo Estndar.
Por diferentes motivos el POE original puede sufrir modificaciones. En
ese sentido, cuando haya necesidad de emitir una nueva versin del
POE, a la notacin original se agrega una barra inclinada seguida de dos
dgitos que indican el correlativo de versin. Ejm PPL POE-001/01
La administracin de los nmeros de procedimiento est bajo la
responsabilidad del analista de ingeniera.
- Definiciones de Trminos: En algunos casos es necesario definir en forma clara y
precisa el significa de algunas palabras, siglas o trminos.
- Desarrollo de Procedimiento: Define en forma secuencial y lgica los pasos a seguir
en un proceso especfico.
- Elaborado por: Registra el nombre, cargo y firma de quien elabora el documento.
- Fecha de Efecto: Refiere a la fecha en la que se emite el documento con formato, por
ejemplo: 01/09/2013. Indica que el POE se emiti el 01 de septiembre del ao 2013.
- Fecha Fin de Vigencia: Describe el da, mes y ao en el cual se efectuar la
siguiente revisin del POE.
- Flujograma: Es la diagramacin del procedimiento, esto aplica slo a procesos
directos.
- Formatos y/o Anexos: Formatos u otros documentos de registro, complementarios al
procedimiento.
- Marco Legal o Referencias: Todo aquel documento relacionado y/o complementario
al procedimiento.
- Objetivo: Describe el propsito o razones por lo que se elabora el procedimiento.
- Pgina: Registra las pginas del documento.
- Procesos Directos: Son aquellos procesos que estn enlazados operativamente y
son parte de la cadena bsica de produccin del producto o servicio final.
- Procesos Indirectos: Son aquellos procesos complementarios que generan mayor
valor, guan y protegen los insumos dentro del proceso productivo.
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- Responsables y Responsabilidades: Consigna a las personas encargadas de
aplicar y hacer que se aplique el procedimiento.
- Revisado por: Registra el (los) nombre(s) y firma(s) de quien(es) revisa(n) el
documento.
- Revisin Histrica: Describe en secuencia cronolgica en forma resumida el cambio
de razn de este documento.
- Sustituye a: Refiere a la anterior versin del mismo documento, en caso de ser
primera edicin, anotar Nuevo.
- Ttulo: Texto que seala en forma resumida de que se trata el documento.
- Versiones: Define quin elabor cada versin que existe del procedimiento.

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Desarrollo de Procedimiento

Creacin de Nuevo POE:

1. El analista de ingeniera escribir un primer borrador del POE considerando los pasos que
se deben realizar para cumplir con el objetivo del procedimiento.

2. El analista de ingeniera convocar a una reunin con los responsables del rea al cual se
refiere el procedimiento en mencin (como mnimo deben asistir el cargo superior del
rea respectiva y el jefe de ingeniera).

3. El analista de ingeniera lee todo el procedimiento en voz alta en la reunin.
3.1. En el caso los responsables del rea tengan dudas, el analista de ingeniera con
apoyo del jefe de ingeniera las resolvern.
3.2. En el caso existan observaciones o sugerencias de inclusin/exclusin de
algn paso, luego de discutir estas observaciones, el resultado ser anotado
por el analista de ingeniera en el acta de la reunin.

4. El analista de ingeniera generar un registro de capacitacin donde debern firmar todos
los participantes de la reunin, lo cual quedar como sustento de lectura del segundo
borrador.

5. El analista de ingeniera editar el primer borrador con las observaciones del rea,
generando un segundo borrador, el cual se entregar al Director Tcnico para su revisin.

6. El Director Tcnico revisar que en el procedimiento se cumplan las normas y
reglamentos requeridos por DIGEMID.
6.1. En el caso de existir un paso que infrinja una norma o reglamento, ste deber
ser corregido o en caso de ser innecesario excludo.
6.2. En el caso de hacer falta un paso para cumplir con una norma o reglamento,
ste deber ser incluido.

7. El analista de ingeniera editar el segundo borrador con las observaciones del Director
Tcnico, generando un tercer y ltimo borrador.

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8. El analista de ingeniera convocar a una ltima reunin donde asistirn el jefe de
ingeniera, el Director Tcnico, los responsables del rea (como mnimo el cargo ms alto
de l rea respectiva), se dar una ltima revisin de los puntos modificados y se emitir
un registro de lectura del ltimo borrador, sirviendo como sustento de aprobacin del
procedimiento, el cual finalmente ser entregado al Gerente General para obtener su
firma de aprobacin y oficializar el procedimiento.

Distribucin de copias del POE:

1. El analista de ingeniera es el responsable de mantener la copia original del POE,
cualquier copia que se distribuya, deber tener un sello de COPIA CONTROLADA.

Revisin del POE:

1. Treinta (30) das antes de la fecha de fin de vigencia, el analista de ingeniera convocar
a la reunin de revisin de procedimiento, esto servir para que quienes atendern
puedan ir preparados para la reunin.
1.1. En caso la fecha sea en un da no laborable o festivo, la reunin ser convocada
para el siguiente da laborable.
1.2. Como mnimo deben asistir el jefe de ingeniera, el Director Tcnico y el cargo
ms alto del rea respectiva.

2. El da de la reunin de revisin de procedimiento, el analista de ingeniera leer el
procedimiento en voz alta.
2.1. En el caso de haber dudas u observaciones de cambio o nuevas solicitudes del
cliente, stas sern resueltas y/o discutidas, y se modificar el procedimiento
en ese mismo momento.
2.2. En el caso en que la modificacin no pueda ser realizada en ese mismo
momento porque requiere de coordinacin con reas o cargos no presentes, se
dar una nueva fecha de revisin de procedimiento.

3. Una vez se finalice la revisin del documento, se entregar un registro de revisin de
procedimiento donde deben firmar todos los participantes en la reunin, el cual quedar
como sustento de aprobacin del procedimiento. En esta misma hoja se sellar
REVISADO y se escribir la nueva fecha de vigencia.

4. El analista de ingeniera luego dar el procedimiento al General para obtener su firma de
aprobacin y oficializar el procedimiento.
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Modificacin y Retiro:

1. La modificacin del procedimiento puede darse por 2 causas:
1.1. Existe una notificacin de la inclusin, exclusin o modificacin de un nuevo paso que
afectar el proceso respectivo.
1.2. Se llega a la fecha de revisin y se encuentra necesaria su modificacin.

2. Cuando es modificado y/o anluado, el analista de ingeniera debe colocar un sello de
REEMPLAZADO y/o ANULADO (ambos en color rojo), segn sea el caso y pasarlo al
archivo histrico.

3. Las copias controladas sern recogidas y destrudas por el analista de ingeniera y
canjeadas por la copia controlada de la nueva versin del POE.

Formato del POE:

1. En analista de ingeniera, al momento de elaborar/revisar/modificar el POE, debe
asegurarse de que el formato incluya lo siguiente:
1.1. Tipo de Letra: Arial
1.2. Tamao de Letra: 12 puntos para el texto general, 8 puntos para los datos de
cabecera.
1.3. Espacio entre lneas: Sencillo (simple), 1 espacio (0.48cm)
1.4. La cabecera del procedimiento debe presentar los siguientes campos:
1.4.1. Nmero: PPL-POE-000.
1.4.2. Versin: A.B.
1.4.2.1. Cada cambio en A representa una versin con creacin o eliminacin
de pasos en el desarrollo del procedimiento.
1.4.2.2. Cada cambio en B representa un ordenamiento de pasos o cambio de
palabras (trminos) en el desarrollo del procedimiento, as como
cambios generales (incluyendo creacin o eliminacin de pasos) en
los dems campos.
1.4.3. Fecha de Efecto: La fecha en que se aprob el procedimiento.
1.4.4. Fecha Fin de Vigencia: La fecha en la que se debe hacer la revisin anual.
1.4.5. Ttulo: El ttulo del procedimiento.
1.4.6. Sustituye a: El cdigo y versin del procedimiento al que sustituye.
1.4.7. Pgina: X/Y, donde X es la pgina actual y Y es el total de pginas.

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1.4.8. Firmas de los responsables de la elaboracin, revisin y aprobacin.
Considerando que esta parte slo es necesaria en la primera pgina del POE.
1.4.8.1. Elaborado por: El nombre, cargo y firma de la persona que lo elabor.
1.4.8.2. Revisado por: El nombre, cargo y firma de la/las personas que lo
revisaron.
1.4.8.3. Aprobado por: El nombre, cargo y firma de la persona que lo aprob.

2. La secuencia del texto ser la siguiente, segn sea aplicable.
2.1. Objetivo
2.2. Alcance
2.3. Versiones
2.4. Marco Legal o Referencias
2.5. Responsables y Responsabilidades
2.6. Definicin de Trminos (Si hubiera)
2.7. Diagrama de Proceso (Si es un procedimiento continuo)
2.8. Desarrollo del Procedimiento
2.9. Revisin Histrica (Si hubiera)
2.10. Formatos y/o Anexos (Si los hubiera)

Formatos y/o Anexos

Ninguno.

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