Sunteți pe pagina 1din 23

1

Proiect cofinanat din Fondul Social European prin Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013
Investete n oameni!




Prima versiune intermediar a listei celor mai frecvente ntrebri
i rspunsuri
(perioada de referin 02.12.2013-13.04.2014)


Activitatea 4 Elaborarea i diseminarea listei celor mai frecvente ntrebri
A.4.1 Realizarea i actualizarea listei celor mai frecvente ntrebri i rspunsuri
urmare a desfurrii serviciului de formare i a serviciului de tutorat, precum i
diseminarea acesteia n rndul beneficiarilor POSDRU











2

LISTA CELOR MAI FRECVENTE NTREBRI I RSPUNSURI

1. Trebuie completate i achiziiile directe n Anexa 10 Planul achiziiilor prevzute
i efectuate, parte integrant din Instruciunea emis de AMPOSDRU nr. 87/2014?
Rspuns
Anexa 10 Planul achiziiilor prevzute i efectuate, parte integrant din Instruciunea
emis de AMPOSDRU nr. 87/16.01.2014, va conine informaii cu privire la achiziii, aa
cum au fost prevzute a se efectua n perioada de implementare, potrivit Contractului de
finanare i n conformitate cu Lista achiziiilor publice planificate. Aceast anex include o
coloan ce vizeaz procedura aplicat, precum i alte coloane a cror completare necesit
informaii specifice procedurilor de achiziie. n ceea ce privete achiziia direct, aceasta nu
este considerat procedur nici n sensul OUG nr. 34/2006 (care menioneaz c procedurile
sunt doar licitaia deschis/restrns, dialogul competitiv, negocierea cu publicarea prealabil
a unui anun de participare, cererea de ofert, concursul de soluii), nici conform Ordinului
MFE nr. 1120/2013 care se refer la procedura simplificat aplicabil peste pragul achiziiei
directe.

2. Este necesar notificarea Planului achiziiilor prevzute i efectuate (Anexa 10 din
Instruciunea emis de AMPOSDRU nr. 87/16.01.2014) ori de cte ori se modific sau
este suficient s fie transmis doar odat cu depunerea cererilor de rambursare?
Rspuns
n cazul n care modificrile solicitate se ncadreaz ntr-una dintre situaiile enumerate n
mod specific n contractul de finanare ca fiind modificri i completri la contract, atunci
Beneficiarul are obligaia de a notifica n scris AMPOSDRU/OI POSDRU delegat.
De asemenea, n conformitate cu prevederile Instruciunii emise de AMPOSDRU
nr. 59/2012, coroborate cu prevederile Instruciunii emise de AMPOSDRU nr. 87/2014, n
cazul n care survin modificri n Planul achiziiilor prevzute i efectuate n cadrul
proiectului, Beneficiarul are obligaia de a-l retransmite odat cu cererea de rambursare
urmtoare, cu evidenierea modificrilor aduse cmpurilor relevante.

3

3. Care este procedura aplicabil beneficiarilor privai n cadrul proiectelor finanate
din POSDRU pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrri?
Rspuns
Dac valoarea estimat a achiziiei, fr TVA, nu depete pragurile valorice prevzute
de art. 19 din OUG nr. 34/2006 pentru fiecare achiziie, beneficiarul achiziioneaz direct
produse, servicii sau lucrri conform prevederilor Ordinului MFE nr. 1120/2013 cu privire la
achiziia direct.
Beneficiarii privai vor aplica prevederile Ordinului MFE nr. 1120/2013 pentru achiziiile de
produse, indiferent de valoarea estimat a achiziiei.
Beneficiarii privai vor aplica prevederile Ordinului MFE nr. 1120/2013 pentru achiziiile de
servicii i lucrri care nu ndeplinesc cumulativ condiiile art. 9 lit. c) i c
1
) din OUG
34/2006.
Beneficiarii privai care achiziioneaz servicii sau lucrri aplic prevederile
OUG nr. 34/2006, dac sunt ndeplinite cumulativ condiiile art. 9 lit. c) i c
1
) din OUG
34/2006.

4. Ce va conine dosarul achiziiei directe realizate conform prevederilor Ordinului
MFE nr. 1120/2013?
Rspuns
Dosarul achiziiei directe realizate conform prevederilor Ordinului MFE nr. 1120/2013 va
cuprinde:
- Not privind determinarea valorii estimate (valoarea fiind actualizat la momentul
achiziiei, dac este cazul);
- Documentele justificative ale achiziiei (de exemplu: comand, bon fiscal, factur,
contract etc.);
- Documentele care dovedesc ndeplinirea obligaiilor contractuale (de exemplu: procese-
verbale de recepie servicii i lucrri, livrabile, procese-verbale de predare primire etc.).
Ordinul precizeaz faptul c n cadrul acestei achiziii nu este obligatorie semnarea unui
contract.



4

5. Cum se procedeaz n cazul n care o persoan angajat la Beneficiar este introdus
n proiect cu atribuii diferite fa de cele stabilite pentru funcia iniial pe care o are la
Beneficiar sau, n cazul n care, persoana angajat la Beneficiar este introdus n
proiect cu atribuii extinse i asupra activitilor proiectului?
Rspuns
n cazul n care expertului i-au fost alocate atribuii distincte fa de cele menionate n
contractul individual de munc iniial, specifice unei alte funcii, atunci este vorba despre
situaia cumulului de funcii, pentru care Art. 35 din Codul muncii permite ncheierea de
contracte distincte cu acelai angajator (cu fie de post distincte), cu respectarea duratei
maxime legale a timpului de munc la acelai angajator.
n cazul n care expertului i-au fost extinse atribuiile menionate n contractul individual de
munc iniial i asupra Proiectului finanat FSE, atunci Beneficiarul va ncheia cu expertul
respectiv un Act adiional la contractul individual de munc iniial prin specificarea timpului
acordat atribuiilor extinse n cadrul proiectului POSDRU, durata pentru care Actul adiional
produce efecte i, dac este cazul, suma cu care se majoreaz salariul expertului respectiv,
prin respectarea duratei maxime legale a timpului de munc i a tarifelor maxime orare.
n ambele situaii descrise mai sus se vor respecta prevederile Instruciunilor emise de
AMPOSDRU cu privire la notificarea experilor introdui n proiect, dup caz.

6. Cum se realizeaz salarizarea personalului pltit din fonduri publice care are
atribuii n proiecte, n funcie de numrul orelor prestate pentru proiect n cadrul
programului normal de lucru sau ca ore prestate suplimentar?
Rspuns
Personalul din autoritile administraiei publice centrale, din structurile din subordinea
autoritilor administraiei publice centrale i din instituiile publice locale, nominalizat n
echipele de proiecte finanate din POSDRU, va fi salarizat n conformitate cu legislaia
naional, respectiv pentru persoanele implicate n una sau mai multe echipe de proiecte,
rambursarea cheltuielilor se face pentru fiecare proiect n parte, proporional cu timpul efectiv
lucrat, conform fiei de pontaj. Activitile prestate n cadrul proiectelor finanate din
fondurile nerambursabile de ctre personalul instituiei publice nominalizat n echipele de
proiect sunt reflectate corespunztor n cuprinsul fiei postului, conform prevederilor legale
n vigoare.
Cheltuielile cu salariile personalului din echipele de proiect, inclusiv contribuiile salariale
suportate de ctre angajat i angajator, pot fi rambursate de autoritatea finanatoare, n
conformitate cu regulile de eligibilitate, procedurile de rambursare aplicabile i cu procentul
5

de cofinanare stabilit n contractul/acordul/ordinul de finanare semnat cu autoritatea
finanatoare.

7. Care prevederi vor prevala n cazul n care exist contradicii?
a) ntre prevederile Contractului de finanare i prevederile Instruciunilor emise de
AMPOSDRU anterior semnrii Contractului?
b) ntre prevederile Ghidului Solicitantului Condiii generale/ Condiii specifice i
Instruciunile emise de AMPOSDRU anterior publicrii Ghidurilor?
c) ntre prevederile Contractului de finanare i prevederile Ghidului Solicitantului
Condiii generale/ Condiii specifice pe baza crora a fost depus respectiva
Cerere de proiecte aprobat la finanare?
d) ntre prevederile Contractului de finanare i prevederile unui act normativ de
modificare a Contractului de finanare?
Rspuns
a) n cazul n care va exista un conflict ntre prevederile Contractului de finanare i
prevederile Instruciunilor emise de AMPOSDRU anterior semnrii Contractului, atunci
vor prevala prevederile Contractului, aa cum a fost agreat de ctre prile semnatare.
b) n cazul n care va exista un conflict ntre prevederile Ghidului Solicitantului Condiii
generale/Condiii specifice i Instruciunile emise de AMPOSDRU anterior publicrii
Ghidurilor, atunci vor prevala prevederile Ghidului Solicitantului Condiii
generale/Condiii specifice pe baza crora a fost depus respectiva Cerere de proiecte
aprobat la finanare.
c) n cazul n care va exista un conflict ntre prevederile Contractului de finanare i
prevederile Ghidului Solicitantului Condiii generale/Condiii specifice pe baza crora a
fost depus respectiva Cerere de proiecte aprobat la finanare, atunci vor prevala
prevederile Contractului, aa cum a fost agreat de ctre prile semnatare.
d) n cazul n care un Contract de finanare este modificat printr-un act normativ, atunci
prevederile actului normativ vor prevala prevederilor iniiale ale Contractului aa cum
sunt modificate prin respectivul act.

8. n conformitate cu prevederile Contractului de finanare (conform Ordinului
MMFPSPV nr. 2591/2013), este necesar ca dovada ncheierii unui contract de furnizare
bunuri/prestare de servicii/execuie de lucrri cu un operator economic n termen de 60
6

de zile de la acordarea prefinanrii s fie prezentat att de ctre Beneficiar, ct i de
ctre fiecare partener implicat n proiect?
Rspuns
n conformitate cu prevederile art. 5 lit. A, pct. (3), coroborate cu prevederile art. 5 lit. A, pct.
(2) din Contractul de finanare (conform Ordinului MMFPSPV nr. 2591/2013), Beneficiarul
sau partenerul ndreptit s solicite prefinanare conform art.2 alin (3) lit. d) din OUG
64/2009, va face dovada ncheierii unui contract de furnizare bunuri/prestare de
servicii/execuie de lucrri cu un operator economic, contractul de finanare nefcnd o
distincie cu privire la obligativitatea prezentrii dovezii att de ctre Beneficiar, ct i de
ctre fiecare Partener implicat n proiect.

9. Care este data de la care se calculeaz numrul de zile specificat n Acordul de
Parteneriat la Art. 9.1. cu privire la emiterea Cererii de Rambursare de ctre un
partener ctre liderul de parteneriat?
Rspuns
Prile semnatare (Liderul de parteneriat i Partenerul/Partenerii) agreeaz stabilirea datei de
la care se calculeaz numrul de zile specificat, astfel nct Liderul de parteneriat s respecte
prevederile Contractului de finanare/ Graficul estimativ al cererilor de rambursare.

10. ntruct n Ghidul Solicitantului, Condiii Generale, 2013, seciunea 3.2, pagina
25, Echipa de management i de implementare a proiectului, consilierul juridic nu
este menionat n mod explicit n echipa de management a proiectului, este consilierul
juridic considerat ca parte din echipa de management, iar costurile aferente cu acesta
sunt incluse n cheltuielile cu echipa de management?

Rspuns
Da, consilierul juridic este parte a echipei de management, n conformitate cu prevederile
Ghidului Solicitantului - Condiii Generale, 2013, punctul 3.1.4. Plafoanele maxime de
referin ale cheltuielilor cu personalul, alin. 2 Niveluri maximale ale remunerrii
personalului din cadrul echipei de management, subpunctul 2.2. care precizeaz Nivelul de
remunerare specialist (de ex. responsabil financiar, consilier juridic).
7


11. Este posibil cumulul de funcii n cadrul aceluiai proiect?
Rspuns
Da, cu condiia ca aceste funcii s fie prevzute n contractul de finanare i expertul s
ndeplineasc toate condiiile de calificare i experien necesare, fr suprapunerea timpului
de desfurare a acestor activiti i fr depirea timpului maxim de lucru prevzut i
permis i fr a nclca principiul separrii atribuiilor (spre exemplu, aceeai persoan s
ntocmeasc un raport, s aprobe i s efectueze o plat).

12. Un expert care, prin natura muncii pentru care este contractat, lucreaz un numr
de zile limitat i nu constant, se poate contracta prin convenie civil?
Rspuns
n cazul n care activitatea desfurat de expertul respectiv nu este o activitate dependent
aa cum este definit aceasta de Codul Fiscal, atunci se poate ncheia o convenie civil ntre
Beneficiar i expertul respectiv; perioada limitat de munc nu este ns o atribuie exclusiv
a conveniei civile, Codul muncii permind i ncheierea de contracte individuale de munc
cu timp parial de lucru. Astfel, n cazul n care activitatea desfurat de expert ndeplinete
cel puin unul dintre urmtoarele criterii prevzute la art. 7 alin. (1) pct. 2.1 din Codul fiscal:
a) expertul se afl ntr-o relaie de subordonare fa de Beneficiarul proiectului POSDRU,
respectiv organele de conducere ale Beneficiarului, i respect condiiile de munc impuse de
acesta, cum ar fi: atribuiile ce i revin i modul de ndeplinire a acestora, locul desfurrii
activitii, programul de lucru;
b) n prestarea activitii, expertul folosete exclusiv baza material a Beneficiarului,
respectiv spaii cu nzestrare corespunztoare, echipament special de lucru sau de protecie,
unelte de munc sau altele asemenea i contribuie cu prestaia fizic sau cu capacitatea
intelectual, nu i cu capitalul propriu;
c) Beneficiarul suport n interesul desfurrii activitii cheltuielile de deplasare ale
expertului, cum ar fi indemnizaia de delegare-detaare n ar i n strintate, precum i alte
cheltuieli de aceast natur;
d) Beneficiarul suport indemnizaia de concediu de odihn i indemnizaia pentru
incapacitate temporar de munc, n contul expertului,
atunci, este vorba despre o activitate desfurat ntr-o relaie de dependen, pentru care se
impune ncheierea unui contract individual de munc ntre Beneficiar i respectivul expert.

8

13. n cadrul contractelor civile de prestri servicii se poate prevede c angajatorul va
asigura transportul i cazarea pentru activitatea persoanei contractate?
Rspuns
n cazul n care pltitorul de venit (angajatorul), suport n interesul desfurrii activitii
cheltuielile de deplasare ale beneficiarului de venit (persoana contractat), atunci, n
conformitate cu prevederile Codului fiscal n vigoare, activitatea desfurat de beneficiarul
de venit este o activitate dependent, respectiv este o activitate desfurat ntr-o relaie de
angajare.
n concluzie, n cazul n care vor fi asigurate aceste cheltuieli de ctre angajator, activitatea
va fi reconsiderat ca activitate dependent, iar venitul obinut va fi supus taxelor i
impozitelor aferente venitului obinut prin contract individual de munc, fiind asimilat
veniturilor salariale.

14. Se pot acorda prime, stimulente, bonusuri angajailor din proiect n perioada de
implementare?
Rspuns
n conformitate cu prevederile Ordinului comun MFP i MMFPS nr. 1117/2010, anexa 6, art.
1 i art. 8.1 sunt considerate eligibile cheltuielile cu personalul implicat n implementarea
proiectului, inclusiv primele, stimulentele, bonusurile, orele suplimentare, conform legislaiei
n vigoare. Un adaos salarial (prime, stimulente, bonusuri) care este datorat unui angajat prin
efectul legii poate fi cheltuial eligibil, atta timp ct:
este prevzut n contractul de munc,
respect politica salarial a entitii respective,
este calculat proporional cu timpul prestat n cadrul proiectului,
ndeplinete condiiile de eligibilitate cumulative prevzute n HG 759/2007, cu
completrile ulterioare.
valoarea cumulat a salariului de baz, a sporurilor salariale i a adaosurilor (prime,
stimulente, bonusuri) nu depete plafoanele salariale prevzute n Ghidul
Solicitantului.
Pentru acordarea primelor de merit este nevoie de o evaluare a performanei angajatului n
ceea ce privete activitatea prestat, n conformitate cu obiectivele proiectului, fia de post,
raportul de activitate.

9

15. Se poate cere spre rambursare o cheltuial legat de angajat, precum pachet de
asigurare al sntii pe care organizaia l asigur angajatului pe lng medicina
muncii, cheltuiala fiind ncadrat ca i bonus ?
Rspuns
Abonamentul pentru servicii medicale pltit de Beneficiar, din punct de vedere al Codului
fiscal n vigoare, reprezint un avantaj n natur. n conformitate cu prevederile Normelor
metodologice la Codul fiscal, avantajele n bani i echivalentul n lei al avantajelor n natur
sunt impozabile, indiferent de forma organizatoric a entitii care le acord. Prin urmare,
abonamentul pentru servicii medicale pltit de Beneficiar intr n categoria bonusuri/avantaje,
pentru care se datoreaz impozitul pe venit i contribuiile sociale aferente.

16. Persoanele care au beneficiat de formare profesional n cadrul unui proiect
POSDRU, a cror angajare se face ntr-un stat membru UE, altul dect Romnia, pot fi
considerate contribuie la indicatorii proiectului?
Rspuns
Pentru indicatorii cu privire la angajare se pot lua n considerare contractele de munc att
din Romnia, ct i din Uniunea European. Trebuie s v raportai la coninutul cererii
dumneavoastr de finanare, Anexa 1 la contractul de finanare, la nevoile identificate
specific pentru grupul int i la soluiile propuse pentru rezolvarea acestora, elemente care
au stat la baza procesului de evaluare.

17. Care sunt documentele suport pentru justificarea apartenenei la grup int?
Rspuns
Documentele suport pentru justificarea apartenenei la grup int pot fi: Formular de
nregistrare/identificare grup int, Declaraii pe propria rspundere, adeverine, copii carte de
identitate, fie specifice etc.
Se vor avea n vedere prevederile Ghidului Solicitantului - Condiii Specifice, care poate
conine indicaii specifice cu privire la tipul de documente justificative pentru dovedirea
apartenenei la grupul int.
10


18. Cum va fi raportat o persoan din grupul int care abandoneaz pe parcursul
implementrii proiectului?
Rspuns
n cadrul anexelor utilizate n raportarea ctre AMPOSDRU/OI delegat, care fac referire la
grupul int, se va selecta n dreptul persoanei respective rspunsul Abandon la rubrica
Modalitate Ieire.
n situaia n care se introduce o alt persoan, avnd n vedere c grupul int se
nregistreaz la momentul recrutrii, inclusiv cu CNP, se recomand nregistrarea cu
abandon pentru prima persoan i nregistrarea noului membru al grupului int. Astfel, n
raportare, se include o singur persoan i nu dou sau mai multe, n funcie de cte ori este
nlocuit o persoan.

19. Care sunt documentele care trebuie s fie semnate de expertul contabil? Facturile,
chitanele i bonurile fiscale sunt incluse n aceste documente?
Rspuns
n conformitate cu prevederile contractului de finanare aplicabil, respectiv art. 6, lit. A,
alineatul 5 din Ordinul MMFPSPV nr. 2591/2013 sau art. 9, lit. A, alineatul 6 din Decizia
MMFPS - AMPOSDRU nr. 53/2010, beneficiarul are obligaia utilizrii unui expert contabil
care va semna i va data documentele contabile aferente operaiunilor din cadrul proiectului.
De asemenea, expertul contabil semneaz i tampileaz Evidena Cheltuielilor generat de
sistemul Actionweb, conform formularului acesteia.
Documentele contabile sunt enumerate n anexele OMEF 3512/2008 cu modificrile i
completrile ulterioare, care includ "Nomenclatorul documentelor financiar - contabile".
Facturile, chitanele i bonurile fiscale primite de la furnizori sunt documente justificative pe
baza crora se ntocmesc documentele contabile din Anexa 2 a OMEF 3512/2008 i, ca
urmare, nu este necesar s fie semnate i parafate de ctre expertul contabil.
Pe originalele facturilor, chitanelor i bonurilor fiscale, n calitatea lor de documente
justificative conform Contractului de Finanare, trebuie s se aplice tampila cu meniunea
"Solicitat rambursare FSE - POSDRU/Call/DMI/. . ./Id proiect n sum de. . . . ", n vederea
evitrii dublei finanri.

11

20. Care sunt condiiile, din punct de vedere al datelor angajrii, respectiv plii unei
obligaii, pentru a o include ntr-o Cerere de Rambursare, n raport cu perioada de
referin a acesteia?
Rspuns
ntr-o cerere de rambursare intermediar depus n perioada de implementare a proiectului
pot fi incluse exclusiv obligaii angajate i pltite pn la data de ncheiere a perioadei de
referin a Cererii de Rambursare.
ntr-o cerere de rambursare final sau cerere de rambursare intermediar depus dup
perioada de implementare a proiectului pot fi incluse exclusiv obligaii angajate pn la data
de ncheiere a perioadei de referin a Cererii de Rambursare i pltite pn la data depunerii
cererii de rambursare.
n cazul accesrii mecanismului cererii de plat, perioada de referin a cererii de plat curge
de la data emiterii primei facturi pn la ultima obligaie de plat inclus n Cererea de plat.

21. Cererile de rambursare aferente cererilor de plat, inclusiv n cazul proiectelor a
cror perioad de implementare s-a terminat, sunt incluse n cele 2 cereri de
rambursare pe care Beneficiarul le poate depune n decursul celor 270 de zile dup
finalizarea proiectului sau sunt suplimentare acestora?
Rspuns
Cererile de Rambursare aferente Cererilor de Plat sunt ntocmite, att n ceea ce privete
scopul, ct i formatul, distinct fa de Cererile de Rambursare obinuite. Cererile de
Rambursare aferente Cererilor de Plat nu fac obiectul Art. 4 al Instruciunii emis de
AMPOSDRU nr. 77/2013, care se refer la Cereri de Rambursare obinuite i de aceea sunt
suplimentare acestora din urm.
Pentru contractele de finanare POSDRU ncheiate pe formatul din Ordinul MMFPSPV nr.
2591/13.12. 2013, perioada maxim de depunere a Cererii de Rambursare Finale este de 30
zile de la ncheierea perioadei de implementare.
22. Cum se calculeaz termenul de 3 zile menionat la art. 6 din Instruciunea 82/2013
referitoare la Cererile de Plat?
Rspuns
Termenul de 3 zile, menionat la art. 6 din Instruciunea emis de AMPOSDRU nr. 82/2013
referitoare la Cererile de Plat, va curge de la data aplicrii sigiliului "Bun de plat" de ctre
beneficiar, conform prevederilor Art. 10 al aceleiai instruciuni.

12

23. Ce conturi trebuie s deschid liderul de parteneriat i partenerii acestuia pentru
accesarea mecanismului Cererii de Plat?
Rspuns
n conformitate cu prevederile art. 13 al Instruciunii emise de AMPOSDRU nr. 82/2013, toi
beneficiarii (unici, lideri de parteneriat sau parteneri) i vor deschide cte un cont de
disponibil distinct la unitile teritoriale ale Trezoreriei statului n vederea ncasrii, dup
verificarea cererilor de plat, a sumelor acceptate ca eligibile la plat de ctre AMPOSDRU.
Avnd n vedere acelai articol, n cazul n care proiectul este implementat n parteneriat,
liderul de parteneriat va primi sumele acceptate ca eligibile la plat ntr-un cont de parteneriat
50.14.01 Disponibil aferent proiectelor derulate n parteneriat deschis la Trezorerie,
conform HG nr. 218/2012. Acest cont de parteneriat poate fi, dup caz, cel deja existent, dac
liderul de parteneriat deruleaz plile proiectului prin Trezorerie.
Conform aceluiai articol, dup primirea sumelor n contul de parteneriat, liderul de
parteneriat va transfera n termen de o zi sumele cuvenite fiecrui partener, inclusiv cele
cuvenite lui (conform Notificrii AM), n conturile de disponibil distincte, deschise de ctre
acetia la unitile teritoriale ale trezoreriei statului, n vederea efecturii plilor ctre
furnizori/beneficiari finali ai sumelor.
Pe cale de consecin, liderul de parteneriat deschide un nou cont la Trezorerie pentru
transferarea sumelor din contul de parteneriat.

24. Este posibil ca TVA aferent unor cheltuieli eligibile efectuate n cadrul proiectului s
nu fie solicitat o dat cu Cererea de rambursare a cheltuielii respective ci ulterior
validrii acesteia, n condiiile unui proiect contractat n decembrie 2013?
Rspuns
Proiectul fiind contractat n decembrie 2013 include n contractul de finanare prevederi
referitoare la TVA nedeductibil eligibil. Astfel, beneficiarilor, care au semnat contracte de
finanare n care TVA nedeductibil este cuprins n cheltuielile eligibile, li se aplic
prevederile Art. 11 - 15 ale Instruciunii 83/2013.
n conformitate cu prevederile articolului 11 din Instruciunea 83, TVA nedeductibil
eligibil va fi inclus n Cererile de rambursare i solicitat mpreun cu acestea.

25. La art. 7 din I 83/2013, la explicaiile de estimare pentru punctul 11 din formularul
de buget, se spune ... sau care urmeaz a fi pltit dup vechiul sistem conform
Instruciunii 12/2010 ...Care sunt cazurile n care se aplic vechiul sistem?
13

Rspuns
Vechiul sistem se refer la legislaia aplicabil recuperrii de TVA nedeductibil aferent
cheltuielilor eligibile anterior datei de 13 august 2012.
26. Ce tarif orar se va trece n Anexa 5 din Instruciunea nr. 87 n situaia n care, n
contractul de munc, programul de lucru este exprimat n raport cu norma de lucru
ntreag (parial sau integral) sau ca numr de ore zilnic, iar salariul brut este exprimat
lunar, innd cont c numrul de zile de lucru i implicit ore este variabil n fiecare
lun?
Rspuns
Pentru situaia n care contractul de munc nu precizeaz numrul de ore lunar, ci norma
zilnic n ore sau procentajul de norm ntreag, tariful orar din contract (coloana Tarif orar
din Anexa 5 din Instruciune) se va calcula ca retribuie echivalent pe or, conform
prevederilor art. 3.1.4. punctul 1.3. din Ghidul Solicitantului - Condiii Generale 2013, drept
raport ntre salariul brut lunar menionat n contractul de munc i numrul de ore de referin
lunar, lund n calcul norma i o medie 21 de zile lucrtoare pe lun.

27. Avnd n vedere c experii angajai n cadrul proiectului, inclusiv echipa de
management, au avut CIM-uri pe perioad determinat, care s-au finalizat odat cu
perioada de implementare a proiectului, i acetia nu fac parte din schema de personal a
instituiei, care este modalitatea de continuare a activitii acestora i de rambursare a
cheltuielilor aferente, pentru realizarea ultimelor cereri de rambursare din perioada de
270 zile ?
Rspuns
Costurile aferente activitilor care se deruleaz dup ce proiectul s-a finalizat trebuie s
respecte prevederile art. 3 din Instruciunea 85/2013. Prin urmare, pot fi rambursate doar
cheltuieli angajate pe perioada de implementare a proiectului. Instituia beneficiar i dup
caz, partenerii si, au obligaia de a lua msuri pentru realizarea operaiunilor aferente
raportrilor care se realizeaz dup ncheierea perioadei de implementare.

28. Cererile de Rambursare Suplimentare ntocmite conform prevederilor Instruciunii
nr. 77 se supun condiiilor din contractul de finanare referitoare la termenul maxim de
depunere a Cererilor de Rambursare Finale?
Rspuns
Contractul de finanare prevede un termen limit exclusiv pentru depunerea Cererii de
Rambursare Final. n conformitate cu prevederile Instruciunii emise de AMPOSDRU nr.
77/2013, art.1, o Cerere de Rambursare Suplimentar se depune n urma soluionrii
14

favorabile a unei contestaii, n urma unei concilieri din cadrul AM sau n urma anulrii unei
suspiciuni de nereguli i se poate referi la orice Cerere de Rambursare Intermediar i/sau la
Cererea de Rambursare Final. Instruciunea nr. 77 nu impune un termen limit pentru
depunerea unei Cereri de Rambursare Suplimentar nici fa de momentul soluionrii
favorabile a contestaiilor/concilierilor din cadrul AM sau a anulrii suspiciunii de neregul,
nici fa de perioada de implementare a proiectului sau alt termen.
Pe cale de consecin, pentru situaiile care nu fac obiectul art. 3 din Instruciunea nr. 77,
adic pentru situaiile n care Instruciunea 77 prevede depunerea unei Cereri de Rambursare
Suplimentar, cu att mai mult n cazul n care aceasta s-ar referi la o contestaie referitoare la
Cererea de Rambursare Final, Cererea de Rambursare Suplimentar va putea fi depus i
dup expirarea termenului limit prevzut n contract pentru depunerea Cererii de
Rambursare Final.

29. Ce se ntmpl dac la finalizarea perioadei de implementare bugetul aferent
cheltuielilor de tip FEDR i cel al cheltuielilor generale de administraie aprobat prin
Cererea de finanare (cu eventualele modificri realizate prin Acte adiionale), a fost
executat n totalitate (100%), ns bugetul aferent cheltuielilor directe aprobat nu a fost
cheltuit n totalitate (mai puin de 100%)?
Rspuns
ncadrarea n plafoanele stabilite pentru cheltuielile de tip FEDR i pentru cheltuielile
generale de administraie se face prin raportare la valoarea total eligibil validat de ctre
AMPOSDRU/ OI POSDRU delegat.
n conformitate cu prevederile Instruciunii emise de AMPOSDRU nr. 78/2013, art.2, la
finalul implementrii proiectului, validarea cheltuielilor de tip FEDR se va face cu
respectarea concomitent a urmtoarelor condiii :
- suma total validat pentru cheltuielile de tip FEDR trebuie s se ncadreze n suma
estimat pentru aceast categorie de cheltuieli, conform ultimei variante de buget aprobate de
AM/OI POSDRU delegat (fr a depi cuantumul estimat aprobat);
- procentul obinut prin raportarea sumei totale validate pentru cheltuielile de tip FEDR
raportat la Valoarea total eligibil validat nu trebuie s depeasc procentul maxim
admis pentru acest tip de cheltuieli (maximum 10% pentru axele prioritare 1-5 sau maximum
15% pentru axa prioritar 6).
n conformitate cu prevederile contractului de finanare aplicabil, respectiv art. 3 alin. (3) i
(4) al contractelor conform Deciziei 53/2010 sau art. 3 alin (3), (5) i (6) al contractelor
conform Ordinului MMFPSPV nr. 2591/2013, la finalul implementrii proiectului, valoarea
total eligibil a cheltuielilor generale de administraie va fi corelat cu valoarea cheltuielilor
directe eligibile validate, fr a se depi nivelul maxim admis de Ghidul Solicitantului -
15

Condiii Generale i Ghidul Solicitantului - Condiii Specifice. n situaia n care la finalul
implementrii proiectului, suma cheltuit depete procentul maxim admis (din suma
validat), diferena va fi restituit ctre AMPOSDRU n urma transmiterii unei Note de debit
sau reinut beneficiarului din Cererea de rambursare final.

30. Care sunt tipurile de cheltuieli ce pot fi efectuate ulterior implementrii proiectului,
respectiv pn la depunerea cererii de rambursare final i care sunt condiiile pe care
trebuie s le ndeplineasc pentru a fi validate de ctre AM/OIPOSDRU delegat?
Rspuns
Instruciunea AMPOSDRU nr. 85 din 16/12/2013, prin art. 3, face referire la activiti care se
desfoar la finalul perioadei de implementare sau chiar dup ce proiectul s-a finalizat
(audit, contabilitate, conferin de final de proiect, arhivare, etc.). Cheltuielile aferente
realizrii acestor activiti pot fi validate, chiar i n cazul n care factura a fost emis dup
ncheierea perioadei de implementare, cu condiia angajrii n interiorul perioadei de
implementare i respectarea tuturor celorlalte condiii de eligibilitate ale cheltuielilor.
Cheltuielile angajate pe perioada de implementare a proiectului pot fi pltite de ctre
Beneficiar/Partener ntr-o perioad de maxim 270 de zile de la finalizarea perioadei de
implementare pentru proiectele ale cror contracte de finanare s-au semnat n formatul
aprobat prin Decizia 53/2010.
Pentru Beneficiarii care au semnat contractele de finanare pe formatul conform Ordinul
MMFPSPV nr. 2519/2013, termenul s-a restrns la 30 de zile, conform art. 5, lit. D, alin. (8).

31. Cum se justific cheltuielile cu subveniile pentru persoanele din grupul int care
sunt solicitate la rambursare?
Rspuns
n conformitate cu prevederile Ordinului comun MFP i MMFPS nr. 1117/2010, anexa 6,
art.7, sunt considerate eligibile subveniile (ajutoare, premii) acordate persoanelor din grupul
int al proiectului. Pentru a putea fi considerate eligibile, acestea trebuie s fie menionate n
mod expres i detaliat n Cererea de finanare i bugetul aferent.
n vederea rambursrii n cadrul proiectului a cheltuielilor cu subveniile acordate
persoanelor din grupul int, beneficiarul trebuie s dein documente justificative de tipul
celor enumerate non exhaustiv n Anexa 18 List documente justificative care se pstreaz
la beneficiar a Instruciunii emis de AMPOSDRU nr. 73/2013.
Conform prevederilor Codului Fiscal, n categoria veniturilor neimpozabile se cuprind i
formele de sprijin acordate n cadrul operaiunilor finanate prin POSDRU 2007-2013, n bani
16

i n natur, primite de ctre cursani pentru participarea la cursuri, precum i bursele acordate
n cadrul acestui program.

32. n ce condiii se pot solicita la rambursare cheltuieli nevalidate ntr-o cerere de
rambursare anterioar?
Rspuns
Conform Instruciunii AMPOSDRU nr. 77/2013, art. 2, lit. a) i lit. b), pentru a putea fi
pltite sumele cuvenite ca urmare a soluionrii contestaiilor/concilierilor sau anularea unei
suspiciuni de neregul, beneficiarii POSDRU vor trebui s solicite cheltuielile respective,
prin reintroducerea lor n Actionweb, n vederea validrii, fie prin includerea lor ntr-o cerere
de rambursare suplimentar dedicat, fie n urmtoarea cerere de rambursare depus la
AM/OI POSDRU responsabil, n funcie de opiunea fiecruia.
n cazul n care, din Scrisoarea de informare a Beneficiarului reiese c anumite cheltuieli au
fost suspendate la plat, pe motivul lipsei de documente justificative, se vor furniza
documentele i explicaiile respective i va fi reintrodus n Actionweb n urmtoarea Cerere
de rambursare, n vederea validrii.

33. Cum se diminueaz valoarea finanrii nerambursabile n cazul nerealizrii
indicatorilor sau/i a grupului int, ca i n cazul depirii acestora?
Rspuns
ncepnd cu 4.06.2013, conform prevederilor Instruciunii AMPOSDRU nr. 71, pct. A.2, n
cazul n care procentul de realizare al grupului int i al indicatorilor este mai mare de 100%
se plafoneaz la aceast valoare, cu excepia indicatorilor de rezultat (de program i
suplimentari), unde plafonarea va fi de 110%, astfel nct depirea indicatorilor de rezultat
s poat compensa, cel puin parial, nerealizarea celorlali indicatori sau a grupului int.
Prin introducerea datelor specifice proiectului n anexa 1 a aceleai Instruciuni se poate
stabili gradul de realizare al grupului int, al indicatorilor de program (output i rezultat), al
indicatorilor suplimentari (output i rezultat) i al indicatorilor adiionali (output i rezultat)
raportndu-se valorile realizate la valorile propuse n cadrul contractului de finanare.
Dac gradul de realizare calculat este mai mic dect 100%, acesta se aplic asupra valorii
eligibile a proiectului, prevzute n ultima modificare contractual aprobat, proporional,
pentru fiecare capitol n parte, n conformitate cu algoritmul de calcul descris n
Instruciunea 71.

17

34. Cum se realizeaz reconcilierea contabil ntre conturile contabile ale AMPOSDRU
i cele ale Beneficiarilor pentru operaiuni gestionate n cadrul Proiectului?
Rspuns
Conform Hotrrii Guvernului nr. 218/2012, cu modificrile ulterioare, beneficiarii i
partenerii au obligaia transmiterii Formularului 9, privind reconcilierea contabil anual, n
termen de 30 de zile de la ncheierea exerciiului financiar. Acesta va viza numai sumele
transferate ca prefinanare sau rambursare.

35. Cum se face verificarea respectrii procentului maxim acceptat pentru cheltuielile
generale de administraie?
Rspuns
Verificarea ncadrrii cheltuielilor n procentului maxim permis n Ghidul Solicitantului
Condiii Generale/ Condiii Specifice pentru cheltuielile generale de administraie se face la
cererea de rambursare final.
Astfel, valoarea final a cheltuielilor generale de administraie validate trebuie s
ndeplineasc cumulativ urmtoarele condiii:
- S nu depeasc valoarea aprobat prin contractul de finanare (sau valoarea din
ultimul Act adiional aprobat) a acestui capitol,
- S se ncadreze n procentul maxim permis pentru cheltuielile generale de
administraie, calculat prin raportare la cheltuielile directe (fr FEDR) validate.
18

36. Cnd se genereaz o cerere de act adiional dac organizarea unei achiziii publice
pentru servicii/bunuri duce la modificarea sumei/unitilor bugetate n Anexa 2 la
contractul de finanare? nainte sau dup finalizarea procedurii de achiziie avnd n
vedere prevederile contractului de finanare pe formatul aprobat prin Ordinul
MMFPSPV nr. 2591/2013?
Rspuns
Toate modificrile la contract sunt valabile de la data aprobrii lor i, n consecin, nu pot fi
aplicate retroactiv asupra unei achiziii deja efectuate, nelegnd prin achiziie finalizat
existena unui contract ncheiat. n acest caz, eventualele cheltuieli neeligibile generate de
execuia bugetar se afl n responsabilitatea exclusiv a beneficiarului/partenerului.
Valoarea estimat utilizat n cadrul unei proceduri de achiziie va trebui s se ncadreze n
limitele cuprinse n bugetul proiectului fr s fie necesare modificri.
Pentru beneficiarii care aplic legislaia naional de achiziii publice, art. 36 din HG
925/2006 cu completrile ulterioare prevede c o procedur de achiziie va fi anulat dac se
vor primi doar oferte inacceptabile, definite astfel:
- fie propunerile financiare depesc valoarea estimat i nu sunt mijloace pentru a
suplimenta aceast valoare.
- fie sunt mijloace de a suplimenta fondurile pentru achiziie dar ofertele depesc cu
mai mult de 10% valoarea estimat.
Pe cale de consecin, pentru aceti beneficiari, se permite acceptarea unei oferte care
depete valoarea estimat cu mai puin de 10%, doar n condiiile n care se pot suplimenta
fondurile. Prin mijloace de a suplimenta fondurile se nelege alocarea de resurse proprii
ntruct, n situaia n care acestea se impun, modificrile aduse contractului de finanare
(notificri pentru situaia n care atribuirea ar genera o depire a capitolului de buget
respectiv cu mai puin de 10%) fr reluarea procedurii de atribuire de la nceput, ar
reprezenta aplicarea retroactiv a modificrii de buget realizate.
Pentru beneficiarii/partenerii care aplic procedura simplificat de achiziii, conform
Ordinului MFE 1120/2013, Cap 7 (b) dac beneficiarul/partenerul constat n momentul
elaborrii specificaiilor tehnice (aadar, anterior desfurrii procedurii de achiziie) c
valoarea estimat depete valoarea alocat din buget, atunci va putea:
-fie suplimenta valoarea din bugetul propriu (aceasta putnd reprezenta cheltuial neeligibil)
-fie va continua achiziia dup ce va obine aprobarea autoritii de management/operatorilor
de program (notificare sau act adiional, dup caz, dac sunt necesare).
Dac beneficiarul/partenerul decide s desfoare o procedur de achiziie prin suplimentarea
valorii din bugetul propriu, aceasta se va putea face exclusiv n faza de elaborare a
documentaiei de atribuire. Suplimentarea valorii estimate a contractului, dup desfurarea
19

procedurii de achiziie (n faza de atribuire a contractului), nu este prevzut n Ordinul
1120/2013 i, pe cale de consecin, n cadrul acestei proceduri o ofert care depete
valoarea estimat va fi considerat automat inacceptabil, condiie care trebuie s fie
precizat n documentaia de atribuire.
Reluarea procedurii de achiziie cu noua valoare estimat este obligatorie pentru a permite o
participare nediscriminatorie i transparent a tuturor potenialilor ofertani n noile condiii.
Dac beneficiarul/partenerul constat c, n urma desfurrii procedurii de achiziii, nu
primete nici o ofert conform care s se poat ncadra n valoarea estimat, atunci va
invalida procedura de achiziie. Ulterior, beneficiarul/partenerul va solicita modificrile
necesare asupra bugetului i va relua procedura de achiziie cu noua valoare permis de
bugetul modificat.
n concluzie, indiferent de tipul de procedur de achiziie desfurat, pentru toi beneficiarii,
n situaia n care modificarea valorilor se obine n urma unei modificri la contract, ntreaga
procedur de achiziie va trebui reluat integral. Dup anularea procedurii se va proceda la
modificarea corespunztoare a bugetului i reluarea procedurii de atribuire cu noile valori
aprobate.

37. Pragurile salariale lunare i zilnice precizate n Ghidul Solicitantului Condiii
Generale 2013 se calculeaz pe totalul sumelor pltite unui expert din toate proiectele
cu finanare POSDRU sau pe proiect?
Rspuns
Pragurile care sunt prevzute n Ghidul Solicitantului - Condiii Generale 2013 la punctul
3.1.4/ subpunctele 2, 3 i 4 sunt exprimate la nivel de proiect i, n consecin, se calculeaz
n cadrul proiectului.
De altfel, un expert nu este obligat ca la semnarea unui contract s declare noului angajator
detalii despre celelalte contracte n vigoare, salariile primite de acesta de la ali angajatori
fiind protejate de confidenialitate.
Ghidul Solicitantului - Condiii Generale 2013 prevede o singur condiie explicit pe expert
i anume condiia de a nu deconta mai mult de 12 ore pe zi din proiecte POSDRU inclusiv
norma de baz.

38. n ce situaie/situaii se aplic pragurile de remunerare maxim zilnic i n ce
situaii pragurile de remunerare lunar pentru expertiza naional/ internaional
precizate n Ghidul Solicitantului Condiii Generale 2013, pag. 22, seciunea 3.1.4.
Plafoanele maxime de referin ale cheltuielilor cu personalul?
20

Rspuns
Pentru personalul din cadrul echipei de implementare se aplic, corelat cu coninutul
cererii de finanare/bugetul proiectului, att pragul zilnic ct i pragul lunar, precizate n
Ghidul Solicitantului - Condiii Generale 2013 la punctul 3.1.4/ subpunctul 3, succesiv i n
aceast ordine. n consecin, pentru experii din echipa de implementare care nu sunt
angajai cu norm ntreag pot fi aplicate plafoanele aferente remuneraiei maximale zilnice
cu condiia respectrii plafonului remuneraiei maximale lunare. Astfel, pentru un numr
maxim de 12 zile lucrtoare pe lun, pot fi aplicate plafoanele aferente remuneraiei
maximale zilnice. Pentru numr mai mare de 12 zile lucrtoare pe lun, sunt aplicabile
plafoanele aferente remuneraiei maximale lunare.

n cazul n care activitatea zilnic este efectuat parial, decontarea se va determina in baza
retribuiei echivalente pe or, lund ca punct de referin ziua de lucru de opt ore i o medie
de 21 de zile lucrtoare pe lun.

39. Care este baza legal privind sustenabilitatea proiectului?
Rspuns
Baza legal privind asigurarea sustenabilitii unui proiect o prezint contractul de finanare
i anexele acestuia.

40. Ct timp trebuie pstrate, n ce condiii i cum pot fi folosite ulterior ncheierii
proiectului echipamentele achiziionate?
Rspuns
Beneficiarul i partenerii trebuie s menin destinaia i s asigure exploatarea i mentenana
echipamentelor achiziionate i a lucrrilor efectuate n cadrul proiectului (pentru cel puin 3
ani dup mplinirea perioadei de implementare a proiectului) n conformitate cu prevederile
contractul de finanare aplicabil, respectiv art. 9, lit. A), alin. 25 conform Deciziei MMFPS -
AMPOSDRU nr. 53/2010 sau art. 6, lit. A), alin.17 conform Ordinului MMFPSPV nr.
2591/2013.
Prin urmare, beneficiarul trebuie s se asigure c bunurile achiziionate prin proiect:
conin elementele de identitate vizual;
sunt utilizate n mod corespunztor n conformitate cu scopul declarat de ctre
beneficiar i cu durata de via a activului;
se gsesc ntr-o stare fizic corespunztoare dup finalizarea proiectului;
21

pot fi identificate n contabilitatea Beneficiarului (numr de inventar, descriere
corespunztoare n contabilitate/registrul mijloacelor fixe, etc.); se gsesc la
beneficiar sau au fost transferate altor parteneri ai beneficiarului, n baza unui contract
/ proces verbal de comodat.

41. Ce presupune verificarea ex-post a proiectului?
Rspuns
Din punct de vedere contractual, un proiect evaluat i admis la finanare va fi verificat, dup
perioada de implementare, din punct de vedere al sustenabilitii, n concordan cu
prevederile din Cererea de finanare referitoare la modalitatea de continuare a proiectului sau
a efectelor sale dup ncetarea sursei de finanare i la msurile care se vor lua pentru a se
asigura c progresul sau beneficiile realizate pentru grupul/grupurile int vor fi garantate n
viitor.
n cadrul verificrilor ex-post, la faa locului se vor urmri aspecte legate de impact i
sustenabilitate n conformitate cu prevederile contractului de finanare.
AMPOSDRU/ OI POSDRU delegat va asigura cel puin o vizit pentru toate proiectele, dup
ncheierea perioadei de implementare a acestora. Pe baza planificrii misiunilor de verificare
ex-post, Beneficiarii sunt ntiinai cu cel puin 5 zile nainte de efectuarea vizitei, n vederea
asigurrii condiiilor necesare efecturii misiunii i a disponibilitii personalului implicat n
asigurarea sustenabilitii proiectului.
Verificrile la faa locului ex-post vor viza, n mod special, urmtoarele elemente, fr a se
limita doar la acestea:
respectarea obligaiilor prevzute n cadrul contractului de finanare, dup ncheierea
proiectului;
respectarea obligaiei meninerii destinaiei, meninerea n exploatare i mentenana
echipamentelor achiziionate i a lucrrilor efectuate n cadrul proiectului pe o
perioad de cel puin 3 (trei) ani dup finalizarea proiectului;
respectarea obligaiei de a pstra toate documentele originale, inclusiv documentele
contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile n vederea asigurrii unei piste de
audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale.
existena de rapoarte/nregistrri contabile (computerizate sau manuale) n sistemul
contabil al Beneficiarului, balan cu detalieri pe conturi analitice, registrul
mijloacelor fixe i alte informaii contabile relevante trebuie pstrate dup finalizarea
proiectului;
dac s-a realizat reconcilierea ntre contabilitatea Beneficiarului i cererea de plat
final;
22

dac indicatorii sunt n conformitate cu prevederile contractuale i dac exist
documente justificative pentru ndeplinirea acestora, n cazul n care beneficiarul, prin
cererea de finanare sau prin contractul de finanare, are obligaia atingerii unor
indicatori ulterior finalizrii proiectului;
respectarea cerinelor privind arhivarea documentelor (nomenclator dosare, condiiile
de pstrare, arhivare i depozitare);
respectarea cerinelor privind egalitatea de anse i nediscriminarea.

42. Care este perioada de timp pentru care se pstreaz documentele aferente
proiectului?
Rspuns
n conformitate cu prevederile Contractului de Finanare, beneficiarul are obligaia de a
pstra toate documentele originale (i n copie conform cu originalul a documentelor
partenerilor), inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile, n
vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare
i naionale.
Pstrarea documentelor se realizeaz att pe parcursul, ct i dup expirarea perioadei de
implementare a proiectului, pn la data de 31.12.2021, cu posibilitatea prelungirii acestui
termen pn la nchiderea oficial a POSDRU (art. 9, lit. A, alin 22 conform Deciziei
MMFPS - AMPOSDRU nr. 53/2010).
n conformitate cu art. 6, lit. A, alin. 14 din contractul de finanare, conform Ordinului
MMFPSPV nr. 2591/2013, toate documentele vor fi pstrate 3 (trei) ani de la nchiderea
oficial a POSDRU 2007-2013.

43. Care sunt consecinele nerespectrii obligaiei de arhivare a documentelor din
cadrul proiectelor?
Rspuns
n cazul nerespectrii obligaiei de ndosariere i pstrare n bune condiii a tuturor
documentelor aferente proiectului, Beneficiarul este obligat s restituie ntreaga sum primit,
aferent proiectului, reprezentnd asisten financiar nerambursabil din instrumente
structurale, cofinanarea i finanarea contravalorii taxei pe valoarea adugat pltite din
fonduri de la bugetul de stat, dup caz, inclusiv dobnzile/penalizrile aferente.

44. Cum se face arhivarea documentelor proiectului?
23

Rspuns
Arhivarea documentelor se realizeaz cu respectarea prevederilor Regulamentului CE
1083/2006 i a prevederilor contractului de finanare, coroborate cu prevederile Legii
Arhivelor Naionale nr. 16/1996 cu modificrile i completrile ulterioare.
Beneficiarul unui proiect finanat din instrumente structurale are obligaia ndosarierii i
pstrrii n bune condiii a tuturor documentelor aferente proiectului.
Toate documentele referitoare la implementarea proiectului aprobat spre finanare n cadrul
POSDRU trebuie s fie arhivate n spaii special amenajate i destinate acestui scop,
asigurnd pstrarea unei piste de audit corespunztoare a operaiunilor efectuate pentru
implementarea proiectului. Spaiul destinat arhivrii va fi astfel amenajat nct s se asigure
pstrarea n bune condiii a documentelor, s se evite distrugerea intenionat/accidental sau
sustragerea neautorizat a acestora.
Trebuie s asigurai n mod obligatoriu arhivarea urmtoarelor documente:
documente referitoare la solicitarea finanrii proiectului n cadrul POSDRU i
la aprobarea acesteia de ctre AMPOSDRU (cererea de finanare, anexele
acesteia, contractul de finanare);
documente referitoare la procedurile de achiziii publice derulate n cadrul
proiectului aprobat i care constituie baza legal pentru efectuarea unor
cheltuieli care vor fi solicitate spre rambursare n cadrul POS DRU;
documente referitoare la implementarea proiectului, la verificrile efectuate, la
fiecare dintre rezultatele obinute;
facturi i documente cu valoare probatorie similar, documentele justificative
pentru acestea, liste de verificare, documente de plat;
cereri de prefinanare i de rambursare a cheltuielilor i toate rapoartele
elaborate pentru proiect (raport tehnic trimestrial, raport trimestrial de
nereguli, raport tehnico-financiar);
rapoarte de audit i de control ntocmite ca urmare a misiunilor efectuate de
structuri interne sau externe de audit sau control;
documente contabile conform prevederilor legale.

n conformitate cu prevederile art. 19 al Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006,
documentele vor fi arhivate ntr-una din urmtoarele forme:
originale;
fotocopii ale documentelor originale (certificate conform cu originalul de
ctre persoana care a fotocopiat documentul);
microfie ale documentelor originale;
documente care exist doar n format electronic (n acest caz, n calitate de
beneficiar, v vei asigura c sistemul informatic respect cerinele de
securitate conform standardelor acceptate).