Capitolul 8.

Metode i tehnici specifice

managementului administraiei publice
In domeniul managementului serviciilor publice apar o palet larg de
probleme care necesita utilizarea unor metode si tehnici adecvate.
Metodele in managementul administraiei publice reprezint un
ansamblu de modaliti de realizare a obiectivelor instituiilor, specifice unui
domeniu, un instrument utilizat pentru realizarea acestor obiective, un mod
organizat de gndire si aciune pentru obinerea unor efecte economice maxime
cu eforturi minime.
n funcie de modul de realizare a obiectivelor n literatura de
specialitate
1
s-au identificat trei grupe de metode (fig. 8.1! "i anume#
$ Metoda de executare
Metoda de organizare si funcionare
Metoda de cercetare
%igura 8.1.
8.1. METODE DE EXECT!"E
1
&rezoianu '. (tiina administraiei! )niversitatea &ucure"ti! 1**1! pag. *8.
++
,I-).I '/ 0/,1'/
0/,1'/ '/
/2/3),4./
$ 0etoda constr5ngerii
$ 0etoda convingerii
$ 0etoda cointeresrii
0/,1'/ '/ 1.647I84./
(I %)739I174./
0/,1'/ '/
3/.3/,4./
$ 4naliza diagnostic
$ :imularea analizei
$ 3onstruirea diagra-
mei cauz-efect
$ 4lte metode
$ 0etode de organizare "tiini-
fic
$ (edina
$ 3onducerea eficient
$ ;alorificarea e<perienei n
munc
$ :tructurarea eficient a pro-
gramului funcionarilor publici
n sistemul serviciilor publice sunt aplicate metode! de e<ecutare
specifice! a"a cum sunt prezentate n fig. *.1.
a Metoda constrngerii, aplicata in special in regimurile totalitare fiind
un instrument de dominare de ctre o minoritate sociala a ma=oriti populaiei!
lipsita de drepturi si care opune rezistenta tacita e<ecutrii unor decizii.
0etoda constr5ngerii este principala metoda de e<ecutare a deciziilor
administrative ale statului totalitar! in general. ,otu"i! aceasta metoda se
aplica frecvent si in statele cu regimuri politice democratice! atunci c5nd
apar abateri de la normele si regulile specifice cadrului legislativ ce
funcioneaz in instituiile publice! mai ales atunci c5nd funcionarii publici
nu au pregtirea necesar! nu vor sa aplice anumite decizii sau c5nd anumii
ceteni nu respecta acest cadru normativ-legislativ.
b Metoda convingerii este folosita in tarile cu regim democratic unde
statul apar si promoveaz interesele cetenilor si acioneaz pentru
cre"terea bunstrii materiale si spirituale a societii. >a aceste state deciziile
date de administraia publica trebuie sa fie respectate si e<ecutate!
de buna voie de funcionarii publici si membrii societii n propriul lor
interes. In cazul nee<ecutarii acestor decizii se aplica metoda de constr5ngere si
e<ecutare silita.
0etoda convingerii presupune un proces de informare continua a
cetenilor si funcionarilor publici implicai direct sau indirect in luarea sau
e<ecutarea anumitor decizii! funcionari care sunt interesai de coninutul
unor acte administrative. In aplicarea acestei metode un rol primordial revine
mass-mediei scrise sau audio-vizuale.
c Metoda cointeresrii este aplicata prin acordarea de recompense
materiale unor funcionari publici care obin! realizri deosebite in domeniul lor
de activitate. 4ceasta metoda presupune elaborarea unui sistem de indicatori
pentru sensibilizarea anga=ailor din instituiile publice! ca "i pentru aplicarea
unor mi=loace coercitive pentru determinarea unor persoane s respecte deciziile
din administraia public! n concordan cu prevederile cadrului normativ
legislativ.
8.#. METODE DE O"$!%&'!"E (& )%C*&O%!"E
n literatura de specialitate
?
sunt cunoscute cinci metode si@sau
instrumente de organizare a activitii instituiilor din administraia public
si anume#
a Metoda organizrii raionale a activitilor administrative prin care
se identifica modul in care trebuie sa se desf"oare aceste activiti! conform
obiectivelor managementului administraiei publice la orice nivel. 4ceast
?
&rezoianu '. op. cit. pag. 1?A.
+8
metod presupune! pe de o parte! conceperea unui plan de activiti orientat
ctre realizarea obiectivelor sociale si detalierea activitilor care s susin
ndeplinirea misiunii sociale a fiecrei instituii! iar! pe de alt parte conceperea
unor planuri generale de activitate pe ansamblul sistemului administraiei
publice si a unor planuri detaliate pentru fiecare instituie publica! in scopul
coordonrii ntregii activiti pentru realizarea obiectivelor propuse la nivelul
fiecrei instituii componente.
b Metoda edinei consta! in esena! in utilizarea "edinei din instituiile
publice! la care participa anga=aii din sistemul administraiei publice! pentru
soluionarea unor probleme decizionale! informaionale! de analiza si de
cercetare. In cadrul "edinei sunt consultai managerii din instituiile publice si se
transmit informaii! sunt adoptate decizii si se primesc informaii asupra modului
de ndeplinire a vechilor decizii. 0etoda "edinei implica parcurgerea a patru
etape in cadrul crora trebuie respectat anumite reguli! astfel#
B In etapa de pregtirea edinei este necesar#
$ nscrierea pe ordinea de zi a ma<imum trei problemeC
$ formularea clara a problemelor si a obiectivelor acestoraC
$ desemnarea anticipata a persoanelor care organizeaz "edina! ntocmirea
materialelor necesare care trebuie sa fie prezentate sintetic! sa cuprind
informaiile necesare pe care sa le pun la dispoziia celor ce participa la
respectiva "edinaC
$ invitarea unor persoane implicate in mod direct la problemele puse in
discuieC
$ stabilirea anticipata a locului de desf"urare a "edinei! inclusiv a
persoanelor ce consemneaz discuiile care vor avea loc in cadrul respectivei
"edine.
B In etapa de deschidere a edinei se impune#
$ respectarea orei de ncepere si formularea clara a obiectivelor acestei
"edineC
$ stabilirea duratei totale de desf"urare a "edinei (ma<im D ore! inclusiv a
duratei unei luri de cuv5ntC
$ prezentarea cuv5ntului introductiv in ma<im D-E minute !
B "n etapa de desfurare a edinei trebuie respectate#
$ prent5mpinarea si soluionarea cu tact a eventualelor probleme ce pot
aprea pe parcursul derulrii "edineiC
$ intervenia celui ce conduce "edina c5nd se prelungesc lurile de cuv5nt
pentru evitarea speculaiilor si a unor probleme colaterale "i inutileC
$ ncadrarea in durata de timp stabilita iniiala pentru "edina prin
respectarea timpului acordat fiecrui oratorC
+ In etapa de #nchidere a edinei$
$ prezentarea in final de ctre cel care conduce "edina a unor concluzii
clare si a unor idei noi in ma<im 1A minuteC
+*
$ transmiterea in scris a celor mai relevante informaii! precum si a
deciziilor luate.
0etoda "edinei se aplica in mod deosebit pentru parlament! "edine
care au caracter de informare! de analiza si de luare a deciziilor! la care! de
obicei! participa si primul ministru si pre"edintele statului.
c Metoda conducerii eficiente consta dintr-un ansamblu de elemente
referitoare la modul de desf"urare a unor activiti eficiente de ctre
funcionarii si managerii din instituiile publice! care trebuie sa aib caliti
morale! capacitate manageriala! cuno"tine din domeniul economic!
sociologic si psihologic. 1 conducere eficienta implica o buna cunoa"tere a
realitii sociale si a intereselor sociale pentru identificarea si stabilirea
obiectivelor instituiilor publice. .
0anagerii din administraia publica trebuie sa aib aptitudini specifice
acestui domeniu! cum ar fi# capacitate de nelegere a omului cu toate
problemele cu care se confrunt "i pe care i le aduce la cuno"tin! talent de
comunicare si de abordare a diferitelor probleme! rbdare pentru ascultarea
tuturor necazurilor si problemelor! talent pedagogic si compatibiliti
psihologice cu toi colegii.
0etoda conducerii eficiente presupune posedarea de ctre manager a
talentului de selectare a funcionarilor publici dup criterii specifice! n funcie
de pregtirea de specialitate si manageriala a acestora! capacitatea de
comunicare! direct si indirect! at5t cu "efii ierarhici! c5t "i cu subordonaii.
d Metoda valorificrii experienei in munca, care are ca surs utilizarea
funcionarilor publici cu e<periena ndelungata intr-un anumit domeniu al
administraiei publice. %olosirea funcionarilor publici cu e<periena ndelungata
in efectuarea unor activiti! imprima calitate proceselor din domeniul
administraiei publice! abilitate in conducere "i realizarea sarcinilor ce le revin.
,otu"i! aceasta metoda poate avea "i anumite efecte negative datorate rutinei!
comoditii! e<ecutrii mecanice a unor operaiuni etc. .utina este de fapt cea
care influeneaz cel mai mult pe vechii funcionari publici care au tendina de a
deveni autoritari! incapabili la autocritica! nu-si recunosc gre"elile si ncearc s
rezolve orice problem numai a"a cum doresc ei! ceea ce duce la decizii
incorecte. -entru eliminarea acestor efecte negative! si mai ales a rutinei! este
necesar folosirea e<perienei lor pentru mbuntirea muncii si introducerea
unor noi metode de ndeplinire a sarcinilor care sa-i determine pe respectivii
funcionari sa se autodep"easc! sa se adapteze continuu la tot ceea ce este nou.
%olosirea metodei valorificrii e<perienei nseamn ncura=area
funcionarilor din administraia publica la valorificarea propriului potenial
profesional obinut in timp! la dezvoltarea capacitii creative! la cre"terea
calitii actelor decizionale din acest domeniu.
e Metoda structurrii eficiente a programului funcionarilor publici a
aprut ca urmare a specializrii acestora! deoarece timpul de lucru este de multe
ori prelungit peste programul normal de lucru! de multe ori datorita utilizrii
8A
necorespunztoare a acestuia. :e "tie c in managementul public informaiile au
un rol deosebit! si pun anumite probleme legate! pe de o parte! de asigurarea
corectitudinii culegerii! iar! pe de alta parte! de valorificarea acestora in
fundamentarea deciziilor si implementarea lor in sistemul administraiei publice.
.ezolvarea! acestor probleme impune structurarea corecta a programului de
lucru! adic asigurarea condiiilor! corespunztoare de desf"urare a activitilor
la unele locuri de munc necesare e<ecutrii respectivelor sarcini. 'esf"urarea
unui program de lucru! corespunztor pentru un funcionar public presupune
confort! climat deschis de lucru! dotat cu cele mai moderne metode! echipament!
recompense! adecvate etc.
-rogramul de lucru trebuie structurat at5t anual cat si trimestrial!
lunar si zilnic! astfel nc5t sa e<iste un raport optim intre consumul efectiv de
energie pentru realizarea sarcinilor de munca si timpul necesar refacerii
forei de munca (de odihn si recreare. )n raport optim permite prevenirea
apariiei oboselii e<agerate si premature a personalului din administraia publica.
-rincipalele cauze ale oboselii personalului din administraia publica sunt#
monotonia si lipsa de interes pentru activitatea pe care o faceC
B condiiile organizatorice nepotrivite de la locul de muncaC
B tensiuni nervoase etc.
)tilizarea unei structurri eficiente a programului de lucru al
funcionarului public necesita cunoa"terea influentei factorilor care duc la
solicitarea fizica si nervoasa a acestora! a mediului in care "i desf"oar
activitatea! a cauzelor o determina starea de oboseala! dar! mai ales! a factorilor
psiho-sociali ce determina un anumit comportament managerial.
8.,. METODE DE CE"CET!"E
'intre metodele de cercetare cunoscute! analiza diagnostic este mai
indicata in sistemul managementului administraiei publice. :ocietatea
contemporana se concretizeaz prin schimbri rapide si! de multe ori profunde!
care duc la necesitatea adaptrii continue a sistemului administraiei publice la
noile cerine a reorganizrii acestuia potrivit noilor condiii. 'e aceea! efectuarea
analizei diagnostic este necesara ori de cate ori apar anumite schimbri in
sistemul administraiei publice.
1 asemenea metoda impune parcurgerea a patru etape.
$ documentarea asupra domeniului supus analizeiC
$ interpretarea datelor si informaiilor culese pe baza diagramei cauza-
efectC
$ identificarea si analiza punctelor forte "i a celor slabeC
$ prezentarea propunerilor de mbuntire a activitii.
81
a %tapa de documentare asupra domeniului, supus cercetrii, c5nd este
necesara atunci c5nd observarea si culegerea datelor se refera la#
$ structura instituiei publice respective ca si a relaiilor sale cu organul
ierarhic si cu publiculC
$ componentele sistemului informaional al respectivei instituii publiceF
inclusiv a circuitelor si flu<urilor informaionaleC
$ sistemul decizional adoptat! eficienta acestuia! a metodelor si tehnicilor
folosite in procesul decizionalC
$ stilul de conducere si a climatului de munca unde "i desf"oar
activitatea funcionari# publici. 4ceste date sunt supuse unei analize
detaliate pentru verificarea veridicitii lorC
b %tapa de interpretare realist a datelor si informaiilor, a cauzelor
care au generat situaii negative sau pozitive n stilul "i metodele de munc ale
funcionarilor publici.
c %tapa de identificare si analiza a punctelor forte si punctelor slabe
ale activitii din cadrul sistemului administraiei publice! ceea ce presupune
analiza pe categorii de informaii si date culese! ca si pe structuri organizatorice!
pentru a se releva stilul de conducere (eficient sau ineficient al funcionarilor
publici cu funcii de conducere! inclusiv climatul n care "i desf"oar
activitatea in respectiva instituie.
d %tapa de formulare a propunerilor de restructurare si perfecionare a
activitilor, inclusiv prezentarea lor. /ste o etap laborioas si presupune
identificarea! in primul r5nd! a cauzelor care au determinat anumite probleme
critice si dificile! iar in al doilea r5nd! a situaiilor pozitive cu efecte benefice
asupra activitii instituiei respective.
4naliza diagnostic are ca scop! in primul r5nd! diminuarea pana la
eliminare a punctelor slabe identificate si! in al doilea r5nd! dezvoltarea si
perfecionarea punctelor forte! pentru ca in final sa se fac propuneri de
redresare! restructurare si@sau perfecionare a activitii.
n finalul analizei trebuie fcute consideraii pertinente asupra
acesteia! a eficientei instituiei cercetate! ca si a eficientei analizei (raportul
rezultatele obinute - cheltuielile efectuate.
&lte metode$
&rainstormingul (asaltul de ideiC
,abloul de bord
0etoda 'elphi
0etoda -hiliph GG
0etoda scenariilor
Rezumat
8?
Metodele in managementul administraiei publice reprezint un
ansamblu de modaliti de realizare a obiectivelor instituiilor, specifice unui
domeniu, un instrument utilizat pentru realizarea acestor obiective, un mod
organizat de gndire si aciune pentru obinerea unor efecte economice maxime
cu eforturi minime.
0etodele specifice managementului serviciilor publice sunt#
$ 0etode de e<ecutare#
H metoda constr5ngerii!
H metoda convingerii
H metoda cointeresrii
$ 0etode de organizare "i funcionare
H metode de organizare "tiinific
H metoda "edinei
H metoda conducerii eficiente
H metoda valorificrii e<perienei n munc
H metoda structurrii eficiente a programului funcionarilor publici
$ 0etode de cercetare
H analiza diagnostic
Subiecte de discutat
$ -rezentai metoda (metodele de management care este implementat
n instituia dumneavoastrC
$ 4naliza diagnostic a instituiei n care lucraiC
$ ,abloul de bord (al unui dintre directorii instituiei n care lucrai.
8D