Practica a demonstrat c nu exist organizaii productive prospere care s nu acorde atenia cuvenit aprovizionrii. Achiziiile, aprovizionrile constituie o parte important a funciei comerciale a oricrei firme, deoarece aceste activiti sunt definitorii pentru nsi desfurarea produciei firmei, de acest segment al activitii depinznd realizarea i comercializarea unui produs sau a unui serviciu de calitate, la un pre rezonabil. 1
Aprovizionarea, ca form a circulaiei mrfurilor, are rolul asigurrii ritmice i n timpul optim, a necesarului de mijloace de producie. n sensul su cel mai larg aprovizionarea include orice achiziie de bunuri i servicii efectuat de un consumator; aceast activitate presupune existena unui vnztor, a cumprtorului i a unui pre satisfctor pentru ambele pri. 2
Fluctuaia preurilor determin ca procesul de planificare financiar s fie foarte dificil, influennd n majoritatea cazurilor decizia firmelor spre schimbarea furnizorilor i/sau a factorilor de producie. 3 n societile comerciale de turism i alimentaie procesul de satisfacere a trebuinelor de bunuri i servicii, cuprinde activiti cu caracter de aprovizionare tehnico-material i cu mrfuri (materii prime, materiale, echipamente de produc-ie .a.m.d.), n vederea desfurrii n condiii optime a proceselor produciei culinare, a prestrilor de servicii i desfacerii
1 Rusu Costache (coord.) Managementul afacerilor mici i mijlocii, Editura Logos, Chiinu, 1993, pag. 359 2 Manolache M., Moraru I. Managementul micilor afaceri, Editura Didactic i Pedagogic, Bucureti, 1996, pag. 52 3 Dalot M., Donath Liliana Managementul firmei prin planul de afaceri, Editura Sedona, Timioara, 1997, pag. 32 Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii mrfurilor ctre consumatori, ntr-un cuvnt a ntregului proces de producie. 4 Conducerea modern a activitilor din domeniul turismului impune cunoaterea cilor i mijloacelor prin care se pot perfeciona pn la optimizare activitile cu un consum mare de munc vie i materializat. n plus este nevoie permanent de informaii care prin coninutul lor specific s mpiedice perturbaiile sau factorii perturbatorii ai procesului de aprovizionare. 5
Activitatea de management a aprovizionrii include i ordonarea logic a urmtoarelor procese: cercetarea cererii de mrfuri i servicii a populaiei; stabilirea necesarului de produse (n volum i structur); identificarea principalilor furnizori, contactarea acestora pentru cunoaterea posibilitilor de acoperire a necesarului stabilit; determinarea cilor optime de aprovizionare; ncheierea contractelor; stabilirea i asigurarea mijloacelor de transport (eventual contractarea acestora); calcularea lotului optim de aprovizionat (pe produs sau grup de produse); organizarea activitii de recepie cantitativ i calitativ a produselor aprovizionate. 6
Buna organizare a activitilor de aprovizionare implic desfurarea unei activiti bine structurate, complexe de identificare i descriere a produsului dorit (specificaia de produs 7 ), totul corelat cu studiul atent al potenialilor furnizori. Aceast activitate este plin de responsabilitate i se reflect n plan financiar, conducnd att la raionalizarea cheltuielilor acestui compartiment, ct i la creterea sau scderea profitului nregistrat de ntreaga organizaie.
4 Emilian R. Management n servicii, Editura ASE, Bucureti, 1995, pag. 3 5 Pricop M., Drghici C-tin Sisteme moderne n managementul aprovizionrii, Editura Tribuna Economic, Bucureti, 1999, pag. 9 6 Emilian R. op. cit., pag. 4 7 Vasile D. Tehnici de negociere i comunicare, Editura Expert, Bucureti, 2000, pag. 293 Management n Turism Servicii Specialitii apreciaz c n funcie de domeniul de activitate, respectiv tipul de afacere avut n vedere, nivelul cheltuielilor compartimentului de aprovizionare poate oscila ntre 25 % i 85 % din fiecare unitate monetar de venit din vnzri. Comparativ cu fabricanii, angrositii sau detailitii, firmele din domeniul prestaiilor de servicii cheltuiesc mai puini bani pentru activitile de aprovizionare, fa de venitul realizat din vnzri. Legat de buna organizare i desfurare a aprovizionrii, tot mai mult atenie este acordat achiziiei. Achiziia reprezint cumprarea materiilor prime, materialelor, serviciilor i a echipamentelor necesare, de calitatea cerut, n cantitatea potrivit, la un pre rezonabil, la timpul potrivit(de obicei ct mai aproape de data lansrii n fabricaie sau n vnzare), de la furnizorul sau angrosistul potrivit. Drept urmare se consider c o achiziie judicioas poate minimiza nu numai costul bunurilor produse i apoi vndute ci i costul achiziiei nsi. Studiile realizate n acest domeniu au reliefat faptul c 1% economie n achiziii genereaz aceeai cantitate de profit suplimentar ca i o cretere de 10 % n vnzri. 8
6.1 Conducerea activitilor de aprovizionare n turism servicii
Dei activitile de aprovizionare fac parte din rndul activitilor auxiliare ale unei firme din domeniul turismului i alimentaie, acestea joac un rol deosebit de important n economia oricrei societi comerciale deoarece prin aportul lor susin desfurarea n bune condiiuni a activitii de baz. Realizarea prestaiilor turistice necesit utilizarea unor resurse materiale a cror asigurare nu poate fi realizat dect prin desfurarea unui ansamblu de activiti grupate n cadrul procesului de aprovizionare. Aprovizionarea firmelor turistice presupune: stabilirea necesarului de aprovizionat, alegerea furnizorilor, negocierea i derularea contractelor (transportul, recepia, depozitarea, plata furnizorilor etc.) .a.
8 Rusu Costache (coord.) op.cit., pag. 359 Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii Activitatea de aprovizionare reunete, i n turism, ansamblul atribuiilor prin care se asigur procurarea materiilor prime, materialelor, combustibilului, echipamentelor de producie, ca i a altor factori de producie necesari realizrii obiectivelor societii comerciale; precum i organizarea corespunztoare a depozitrii resurselor materiale, a distribuirii lor n cadrul organizaiei, gestionarea raional a stocurilor de materii prime, materiale, combustibil, semiproduse i/sau semipreparate. 9 Organizaiile productive din turism se aprovizioneaz cu bunuri i servicii n concordan cu specificul activitilor de prestaii turistice specifice asigurate. n principal firmele turistice se aprovizioneaz cu: echipament turistic i hotelier (mobilier, aparatur electric i electronic); maini i utilaje necesare prestaiilor din sectorul alimentaiei (maini de gtit i de pstrare a alimentelor i buturilor, mobilier pentru servirea mesei etc.); materii prime i materiale necesare realizrii preparatelor culinare; mrfuri vndute n cadrul procesului de prestare a serviciilor (dulciuri, buturi alcoolice i nealcoolice, produse din tutun, efecte potale .a); echipament pentru agrement i divertisment 10 . Pentru aceast activitate funcie de dimensiunea i organizarea firmelor, mrimea compartimentelor care asigur desfurarea activitilor de aprovizionare variaz, dar oricare ar fi aceasta de reinut este necesitatea asigurrii personalului de specialitate.
6.1.1 Organizarea aprovizionrii n societile comerciale n turism i alimentaie
Procurarea i furnizarea la momentul oportun a bunurilor, echipamentelor, materiilor prime, a consumabilelor i a produselor intermediare de calitatea, tipul, sortimentul i dimensiunea necesar, sunt tot
9 Ovidiu Niculescu, Ion Verboncu Management, Editura Economic, Bucureti, 1996, pag. 212 10 Olteanu Valeric Economia ntreprinderii de servicii, ASE, Bucureti, 1994, pag. 53 Management n Turism Servicii att de importante n sfera serviciilor turistice ca i activitatea de producie propriu-zis, cci fr acestea activitatea organizaiei nici nu se poate derula. Tocmai de aceea o atenie special trebuie acordat: a. subcontractanilor, b. datelor de aprovizionare, c. verificrii produsului aprovizionat. 11
Colectivul nsrcinat cu realizarea aprovizionrii este stabilit, ca numr i atribuiuni, n concordan cu particularitile activitii de producie a fiecrei societi n parte. Astfel: atunci cnd costul materiilor prime, materialelor, combustibililor, .a.m.d. are o pondere important n costul produsului sau serviciului, iar firma se situeaz n zona celor din zona superioar a ealonului mijlociu, angajaii nsrcinai pentru activitatea de aprovizionare vor forma un compartiment, distinct organizat i se vor plasa n subordinea managerului / directorului general ; n condiiile n care activitatea de aprovizionare este relativ simpl i constant ca volum, preurile sunt stabile, iar societatea comercial este mijlocie, compartimentul de aprovizionare se poate plasa n subordinea managerului / directorului de producie; pentru firmele n cadrul crora aprovizionarea este simpl, iar materialele se revnd dup o prelucrare redus i fr costuri mari, compartimentul de aprovizionare se poate plasa n cadrul compartimentului vnzri. Pentru buna funcionare a compartimentul de aprovizionare se recomand gruparea principalelor sarcini pe urmtoarele activiti: achiziierecepie (va include specialiti pe echipamente, materii prime, materiale, piese de schimb, etc.); transporturi (atribuii privind stabilirea tarifelor i ntocmirea documentelor de transport);
11 Tricker Ray ISO 9000 pentru ntreprinderi mici i mijlocii, Editura ALL Beck, Bucureti, 1999, pag. 43 Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii lucrri de birou (inerea evidenei n domeniul aprovizionrii, a ofertelor i preurilor, lansarea comenzilor, ntocmirea facturilor, urmrirea aprovizionrii). Lundu-se n calcul importana acestei activiti ct i posibilitile moderne de raionalizare a muncii utiliznd computerul, este util a se constitui baze de date care s nglobeze principalele informaii, pornindu-se de la documentele principale: specificaiile de materiale; cererile de materiale; specificaiile furnizorilor; cererile pentru trimitere de oferte; ofertele furnizorilor; comenzile de aprovizionare; pe baza acestora vor fi organizate evidene privind: materialele de aprovizionat; furnizorii poteniali (grupai pe feluri de materiale); preurile materialelor; ofertele (preuri, termene, bonificaii acordate, restricii, etc.); comenzile lansate; livrrile neexecutate. 12
n general achiziionarea materialelor mbrac una din urmtoarele forme: aprovizionarea pentru o perioad determinat se realizeaz pentru materialele cu un consum relativ constant i n cantiti reduse; aprovizionarea n ritmul apariiei cerinelor pentru materialele cu consum intermitent; aprovizionarea frecvent n cantiti mici, utilizat n perioadele de instabilitate a preurilor n general pentru materialele la care nevoile sunt incerte, iar preurile fluctueaz n limite largi; aprovizionarea pentru materii prime pentru care exist organizate burse de mrfuri; Management n Turism Servicii aprovizionarea n scopuri speculative sunt achiziionate cantiti de materiale mai mari dect cele necesare n perioadele cnd se consider c preurile sunt la nivel sczut, n scopul obinerii ulterior a unor profituri superioare. n condiiile unei complexiti din ce n ce mai mari a produselor, dorinei de a fi primul pe pia, produciei just-in-time i a unei piee globale tot mai atente la calitate 13 , noile sisteme de management al calitii, iau n calcul la elaborarea planului calitii activitatea de aprovizionare. n concordan cu acestea aprovizionrii i revin sarcini exprese privind: produsele importante de aprovizionat; sursa de aprovizionare i cerinele legate de aceasta; metoda, evaluarea, selecia i controlul subcontractanilor; necesitatea unui plan al calitii subcontractanilor, n vederea satisfacerii cerinelor regulamentare aplicabile pentru aprovizionarea produselor i serviciilor 14 . Urmare fireasc a creterii competitivitii i a exigenelor consumatorilor, inclusiv n turism, companiile mari include ntre iniiativele lor strategice i managementul aprovizionrii. Astfel sunt alocate resurse importante depar-tamentului de aprovizionare, n scopul gestionrii i dezvoltrii unei baze care s ofere un avantaj concurenial prin mbuntirea: disponibilitii, calitii, livrrii, costului total. Dorina managerilor acestor societi este de a realiza o circulaie ct mai rapid, mai bun, mai ieftin, a materialelor i informaiilor. Obiectivul major fiind existena unui nivel al stocurilor destul de mare pentru a asigura o alimentare, a seciilor sau a vnzrilor, nentrerupt i ritmic, iar livrarea produselor s se realizeze la timp.
12 Russu Corneliu Managementul ntreprinderilor mici i mijlocii, Editura Expert, Bucureti, 1996, pag. 301305 13 Harrington.H. J i Harrington J. S Management total, Editura Teora, Bucureti, 2000, pag. 261 14 Tricker Ray op.cit., pag. 98 Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii Datorit dificultilor i problemelor perioadei actuale, este necesar o perfecionare a managementului aprovizionrii ca i o operaionalizare a principalelor sale atribuii. n momentul de faa, n concordan cu preocuprile generale pentru creterea calitii activitii n general, precum i a activitii manageriale, n special, muli manageri ntocmesc planuri ale calitii, ce au printre preocupri inclusiv probleme ale aprovizionrii. Principalele atribuii ale aprovizionrii unei organizaii productive din turism sunt similare cu cele ale celorlalte societi comerciale ce opereaz n cadrul pieei contemporane. Din rndul acestora enumerm: participarea la elaborarea strategiei i politicii comerciale a firmei; corelarea necesarului, a programului de aprovizionare, a comenzilor la furnizori cu volumul, structura i ealonarea consumurilor de materii prime, materiale, combustibili; luarea n considerare a inflaiei i a blocajului financiar n dimensionarea resurselor financiare i stabilirea modalitilor de utilizare a lor; elaborarea necesarului de aprovizionare al firmei; emiterea de comenzi la furnizori; ncheierea de contracte economice cu furnizorii; urmrirea i realizarea contractelor economice; asigurarea dimensionrii judicioase a stocurilor, adoptarea de msuri pentru evitarea formrii de stocuri supra normative i prentmpinarea rupturilor de stoc; depozitarea materiilor prime i materialelor 15 . Dup cum am constatat aprovizionarea este indispensabil oricrei activiti economice productive. Ea capt ns o importan sporit n cazul societilor comerciale din turism, datorit ponderii nsemnate a resurselor materiale n costul produciei, dar mai ales datorit largii game sortimentale de produse necesare satisfacerii aspiraiilor turitilor, iar nu de puine ori (mai ales n ultimul timp) datorit fluctuaiilor mari pe planul cerere-ofert.
15 Ovidiu Niculescu, Ion Verboncu op.cit., pag. 212 Management n Turism Servicii 6.1.2 Particulariti ale activitii de aprovizionare n cadrul organizaiilor economice productive din sfera turismului
Activitile desfurate n cadrul prestaiilor turistice necesit un complex i laborios proces decizional, secondat de asigurarea unor mijloace de producie, ce include o gama foarte larg de bunuri, inclusiv alimentare, ce asigur condiiile desfurrii i materializrii produciei turistice n general, a celei culinare n mod special, a desfacerii i a satisfacerii necesitilor de consum ale turitilor. Aprovizionarea n turism are o serie ntreag de particulariti, ce difer de la: o etap la alta a nivelului de evoluie a structurii turistice, respectiv societii turistice(nfiinare sau fondare, construcie, reabilitare sau modernizare, ridicare a nivelului de clasificare, etc.); o dimensiune la alta, implicit de la un nivel de clasificare la altul al echipamentelor turistice; o dimensiune la alta a fluxului turistic, respectiv de la un sezon la altul; o zon geografic la alta, respectiv de la o altitudine/latitudine/ longitudine la alta; un segment de clientel la altul (influenat printre altele de: venituri, obiceiurile de consum, tradiii, cultur, religie etc., toate reunite n cadrul stilului de via iar alimentar n structura piramidei nutriionale 16 ) i nu n ultimul rnd de la o modalitate la alta de ierarhizare a plcerilor simple (ale simurilor, ale bogiei, ale ndemnrii, prieteniei, bunei reputaii, puterii, milei, bunvoinei, reavoinei, cunoaterii, memoriei, imaginaiei, speranei, asocierii i alinrii durerii) de ctre fiecare grup de turiti n parte 17 .
16 informaii suplimentare pe internet: http://vm.cfsan.fda.gov/label.html sau http://www.oldwayspt.org/ html/p_med.htm 17 Gary S. Becker Comportamentul uman o abordare economic, Editura ALL, Bucureti, 1998, pag. 144 Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii Lund n calcul cele de mai sus i nc alte particulariti ne enunate, datorit manifestrii lor doar n mod sporadic, constatm c unitile turistice trebuiesc asigurate, prin intermediul activitilor de aprovizionare, i cu bunuri necesare dotrii: a. spaiilor de cazare (mobilier, aparatur electrotehnic i electronic, instalaii de nclzire i sanitare, covoare, lenjerie etc.); b. unitilor de alimentaie (utilaje comerciale de producie, pstrare, expunere i desfacere, mobilier pentru saloanele de servire i terase, vesel, tacmuri, inventar moale .a.). Aadar acestea pot fi mijloace de producie i mrfuri. Din rndul mrfurilor amintim: buturile nealcoolice i alcoolice; dulciuri i produse asociate; produsele cosmetice; articolele de genul celor destinate suvenirurilor; produse de tutun i nsoitoare ale acestora; ziare, reviste, vederi i efecte potale. Mrfurile sunt de obicei comercializate prin intermediul recepiilor sau al spaiilor comerciale special afectate unor astfel de activiti. Abordnd dintr-o alt optic problematica aprovizionrii societilor comerciale turistice, cea a naturii produselor aprovizionate, respectiv produse alimentare i nealimentare vom constata modaliti diferite i/sau specifice de stabilire a necesarului de aprovizionat i contractat, condiii deosebite de transport, manipulare, recepie i depozitare. Din acest punct de vedere pentru produsele nealimentare (mobilierul, instalaiile diverse, utilajele, obiectele de inventar, combustibilii .a.) necesarul de aprovizionat se stabilete lundu-se n calcul: 1. noile capaciti de producie i servire ce urmeaz s fie date n exploatare n perioada viitoare; 2. posibilitile de mbuntire a condiiilor de confort n spaiile de cazare i alimentaie; 3. gradul de uzur al utilajelor, mobilierului i obiectelor de inventar aflate n dotarea unitilor. Management n Turism Servicii Pentru produsele nealimentare contractarea se face, de obicei, direct cu productorii, iar transportul se realizeaz cu mijloace nespecializate proprii sau nchiriate. Pentru produsele alimentare aprovizionarea este influenat de: a. cererea populaiei; b. natura produselor (gradul de perisabilitate, condiiile speciale de transport i depozitare etc.). Contractarea produselor alimentare se poate realiza: A. direct de la productori mai ales pentru: a. mrfurile cu un grad ridicat de perisabilitate (pine i produse de panificaie, carne i preparate din carne, lapte i brnzeturi .a), ori cele agroalimentare; b. cele cu un consum zilnic ridicat fabricate n aceeai localitate cu unitatea turistic (buturi nealcoolice - sucuri, rcoritoare etc.; buturi slab alcoolice). B. prin intermediari pentru mrfurile cu un sortiment complex sau pentru cele aduse: a. din alte localiti (buturi alcoolice mbuteliate; brnzeturi; pete; legume i fructe; conserve din: carne, pete, legume i fructe; igri etc.); b. de import (fructe exotice; fructe de mare; brnzeturi speciale; condimente; cafea i ceai; buturi; igri etc.). Transportul poate fi fcut, de la caz la caz, cu mijloace proprii, ale furnizorului sau nchiriate; n multe cazuri cu mijloace de transport special amenajate sau dotate, aflate n concordan cu caracteristicile mrfurilor, ce nu trebuiesc afectate sau modificate. n managementul aprovizionrii deciziile optime sunt adoptate pe baza unor criterii, menite a crete eficiena economic a activitii de baz, din rndul crora amintim: mrimea reducerilor comerciale i financiare (rabaturi 18 , remize 19 , riturnuri 20 );
18 acordat mrfii cu defecte de calitate 19 acordat pentru vnzri mai mari dect volumul convenit sau pentru poziie preferenial 20 acordat la sfritul anului, pentru cumprri repetate ce depesc o valoare dat Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii costul aprovizionrii; calitatea produselor; promtitudinea livrruii; raportul pre/calitate. Toate cele de mai sus se vor reflecta, sub o form sau alta, n produsul sau serviciile turistice oferite de firma de turism n cauz.
6.2 Procesul de aprovizionare al organizaiilor productive
Reluarea ciclic a activitilor de producere a prestaiilor turistice(practica activitilor din acest domeniu) a consfinit cinci elemente cheie ale oricrei activitii de aprovizionare: calitatea, cantitatea, preul, timpul, furnizorul. Din punct de vedere decizional managerul coordonator al activitilor de aprovizionare al unei societi comerciale turistice, trebuie s stabileasc pornind de la aceste elemente cheie, criteriile de determinare a celui mai potrivit furnizor n concordan cu sigurana acestei operaiuni, a serviciului prestat ca i funcie de modul cooperrii. Utiliznd o reducere la problemele eseniale a aprovizionrii, putem afirma c principalele preocupri ale managementului la acest nivel sunt: realizarea procesului de achiziie i gsirea celui mai acceptabil furnizor. Un manager eficient al activitilor de aprovizionare, trebuie s-i ntocmeasc pentru ducerea la ndeplinire a dificilei sale misiuni un program / plan care s ia n calcul specificitatea elementelor cheie ale activitilor de aprovizionare, adaptate condiiilor proprii organizaiei sale i mediului n care aceasta i desfoar activitate. Grafic aceste preocupri pot fi prefigurate ca n figura ce urmeaz.
Management n Turism Servicii
Figura 5 Program de aprovizionare i elementele sale cheie
Mai n glum, mai n serios, realizm c verticalitatea i stabilitatea activitii de aprovizionare i odat cu ea i cea a ntregii organizaii se afl n strns dependen cu modul n care sunt cunoscute i abordate elementele cheie. Tocmai de aceea programul/planul de aprovizionare trebuie s se afle n strns legtur cu producia, marketingul, finanele, problemele tehnice i contabilitatea organizaiei. El contribuind astfel la realizarea orchestrat a menirii i funciei de baz a oricrei societi comerciale, prin integrarea acestei funcii n organizarea societii comerciale turistice.
6.2.1 Managementul achiziiei
Orice analiz ntreprins n cadrul unei firme turistice prospere va pune n eviden faptul c aceasta are un departament sau compartiment de aprovizionare bine pus la punct, un colectiv care a gsit de mult rspunsul corect ntrebrilor: - ce vrem? - cum vrem ? - ct vrem ? Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii Rspunsurile acestor ntrebri trebuie corelate cu o alt ntrebare de unde?. Astfel vom determina un nivel al stocurilor destul de mare pentru a asigura o aprovizionare a sectoarelor productive, respectiv a vnzrilor, nentrerupt i ritmic. Pe de alt parte trebuie gsit cel mai potrivit furnizor din punct de vedere al siguranei, serviciului i cooperrii. 21 n vederea satisfacerii trebuinelor turitilor, managerii afacerilor din sfera turismului, trebuie s cumpere, respectiv s aprovizioneze numai mrfuri de calitate 22 corespunztoare. Responsabilitatea fa de acest factor de influen asupra produselor, preparatelor i serviciilor, const n gsirea mrfurilor de calitate care servesc cel mai bine scopul pentru care au fost achiziionate, la un just raport pre calitate. Un produs sau serviciu necorespunztor calitativ, nu poate fi justificat printr-un pre sczut. Cci pe lng insatisfaciile, care pornesc lungul carusel al unei propagande nedorite ce va conduce la o reducere a clientelei, el nseamn i o risip de fonduri. Este de la sine neles c exist i reversul acestei situaii, pentru acele organizaii care-i organizeaz i exerseaz corespunztor activitatea de achiziie-aprovizionare. O mare influen asupra rezultatului afacerilor din domeniul turismului, o au cantitile aprovizionate. Dup cum este bine cunoscut o mare parte dintre organizaiile productive cu specific turistic au mici dimensiuni sau mijlocii. n aceast situaie investiia de capital (care n unele cazuri este similar cu o blocare de resurse materiale) nu este posibil sau prezint mari riscuri, dat fiind c imobilizarea nu produce nimic att timp ct stocul nu devine producie i nu este valorificat. Se impune drept urmare achiziionarea cantitilor potrivite, datorit faptului c extremele (stoc prea mare sau prea mic) nu sunt bune, ci pgubitoare. Nedimensionarea corect a stocurilor, poate conduce la apariia rupturilor de stoc, care constituie inconveniente majore pentru seciile de producie i clieni n prim faz, pentru ntreaga activitate a organizaiei n perspectiv. Un astfel de prestator va fi evitat de turiti, care se vor reorienta spre alte uniti, spre alte destinaii, spre alte zone.
21 Rusu Costache (coord.) op.cit., pag. 359 22 produse sau servicii care sunt conforme cu standardele, specificaiile existente i predeterminate Management n Turism Servicii Soluia unor astfel de probleme const n meninerea unei aprovizionri suficiente cantitativ i structural capabil s satisfac o cerere turistic constant sau variabil, n modul cel mai rentabil. Din punct de vedere practic acest lucru nu este posibil dect printr-o adecvat gestiune a stocurilor. Legat de o anume parte a activitilor turistice (ne gndim n special la sfera alimentaiei/ restauraiei) gestiunea stocurilor este chemat n vederea meninerii unor stocuri de produse i materii prime s ia msuri de achiziionare, fabricare i conservare. Pentru aceasta specialitii trebuie, pe de o parte, s gseasc rspunsurile cel puin a trei ntrebri: - cnd - ct s aprovizionm ? - cu ce cheltuieli Iar pe de alt parte s cunoasc elementele principale ale unui proces de stocare i costurile atrase de acestea. Acestea sunt: a. costul de aprovizionare C(Q) se compune n principal din preul produselor achiziionate i cheltuielile de transport pn la depozitul firmei; b. costul de lansare realizare Cl este format prin nsumarea cheltuielilor necesare unei comenzi(cheltuielile cu salariile personalului ocupat cu prospectarea furnizorilor, negocierile, comandarea i contractarea cu acetia, cu completarea formularelor de comand, cheltuielile de pot, telefon, fax, e- mail, imprimate, etc.; cheltuielile de recepie cantitativ, analize de laborator, eantioane, nregistrri i centralizri n eviden, etc.); c. costul de stocare imobilizare Cs compus din suma cheltuielilor efectuate n timpul stocrii, variind de obicei liniar cu cantitatea de materii prime i materiale stocate i cu durata dintre dou aprovizionri. Cheltuielile componente ale costului de stocare pot la rndul lor s fie mprite n: I. cheltuieli datorate prezenei fizice a materiilor prime i materialelor n depozit, la rndul lor divizate n: variabile(include salariile forei de munc utilizat pentru ntreinerea, manipularea i condiionarea materialelor, alte Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii cheltuieli pe timpul stocrii, pierderile prin perisabiliti, demodri i eventualele sustrageri), convenional-variabile(amortismentul depozitului, cheltuielile de iluminat, nclzit/pstrarea la rece, salariile personalului administrativ din depozit); II. imobilizarea valorii stocului (dobnzi pentru credite bancare) proporional cu valoarea stocat i cu durata stocrii. Exist momente ale activitii cnd cererea pentru un produs este superioar nivelului stocului format pentru anumite materii prime sau materiale, n aceste situaii se produce o ruptur de stoc ( n practic mai regsim i urmtorii termeni: penurie, lips de stoc, ntrerupere din cauza lipsei materiei prime sau a materialelor). d. cererea(consumul) n situaii limitate poate fi cunoscut pe ntreaga durat a procesului de stocare, ns cel mai adesea ea este necunos-cut dar ndeobte posibil de previzionat pe baza studierii evoluiei cererii n perioadele trecute; e. durata de aprovizionare reprezint, n procesele de stocare, intervalul dintre lansarea comenzii i sosirea produselor, materiilor prime, materialelor (durata de livrare a materialelor); f. parametrii de timp: intervalul de gestiune, datele de aprovizionare, durata n zile a intervalelor de aprovizionare, durata de la lansarea comenzii pn la sosirea lotului. Miestria managerului activitilor de aprovizionare const n: determinarea cantitii optime de comandat/aprovizionat, obinere celui mai cobort pre pentru materiile prime, materialele i serviciile, de cea mai bun calitate(privit prin optica raportului pre/calitate), ealonarea n timp a aprovizionrii, n aa fel nct s evite rupturile de stoc, respectiv compromiterea renumelui firmei n faa clientelei i partenerilor de afaceri. Dac aceste deziderate sunt realizate atunci mai este nevoie doar de gsirea celui mai bun(i) furnizor(i) de materii prime, materiale i echipamente.
Management n Turism Servicii 6.2.2 Analiza i alegerea furnizorilor
Dei n momentul de fa marea majoritate a bunurilor sunt standardizate, totui o bun parte mai ales n sfera turismului au preuri difereniate i caracteristici de calitate deosebite de la un furnizor la altul. n plus fiecare ntreprinztor poate realiza economii, informndu-se, documentndu-se, investignd diversitatea condiiilor de plat i livrare oferite de diferii furnizori. Cu toate c preul este un element important pentru orice tranzacie, nu trebuiesc omise nici considerente precum: adaptabilitatea, existena serviciilor de sprijinire dup vnzare, calitatea, datorit unor posibile cheltuieli generate ulterior, n cazul anumitor produse (spre exemplu aparatura electronic i cea de calcul, pachetele soft .a), ce depesc de multe ori importana preului. Sunt momente, mai ales la demararea unei noi afaceri, n care managerii ntmpin greuti n localizarea surselor de aprovizionare pentru materiile prime i materialele inerente activitii productive. Soluiile sunt dintre cele mai diverse. V sugerm totui cteva: purtarea de discuii cu managerii din cadrul asociaiei profesionale de profil; trgurile i expoziiile de profil; camerele de comer i industrie; publicaii de specialitate; internetul. n mod firesc dup identificarea potenialilor vnztori, trebuie luat o decizie cu care dintre ei va fi ncheiat tranzacia. Dar sunt situaii n care exist mai muli furnizori. Ce facem atunci? Nu avem dect s analizm avantajele i dezavantajele, n cele din urm asumndu-ne rspunderea. n situaia aprovizionrii de la un singur furnizor avem urmtoarele avantaje: o atenie special din partea partenerului, mai ales dac comenzile sunt ritmice i mari; Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii beneficierea de rabaturi de cantitate; cultivarea unei relaii strnse, de lung durat i cooperant, care poate conduce la un plus de atenie prin catalogarea ca client fidel/loial. n acelai timp exist i riscul unui mare dezavantaj: apariia unor rupturi de stoc, n condiiile n care la unicul furnizor se petrece o situaie special (incendiu, grev, faliment, recesiune de proporii). O posibil soluie o constituie alternarea celor dou forme. n acest mod nlocuirea unui furnizor va fi mai uoar, iar principalul furnizor va fi permanent vigilent asupra relaiei cu firma-client, ncercnd s vin n ntmpinarea solicitrilor i s realizeze o adaptabilitate crescut. Pentru firmele mici un element de neignorat l constituie apropierea (distana), dat fiind faptul c de multe ori preul transportului poate contribui la o cretere important a preului mrfii la turist. Pe de alt parte un furnizor local are un mai mare grad de solicitudine i cooperare, datorit necesitii de a-i pstra prestigiu i de a controla o parte ct mai mare din piaa regional. Dac argumentele prezentate nu au fost suficiente, mai exist o posibilitate de alegere cu diminuarea gradului de risc. Aceasta se numete scala furnizorilor. Prin intermediul acesteia se va puncta fiecare dintre furnizorii avui n vedere, funcie de variabilele-cheie ale aprovizionrii. nainte de demararea activitii propriu-zise trebuie s stabilim criteriul de importan n alegere (preul, calitatea, livrarea prompt). Apoi vom stabili procentul pentru fiecare criteriu, relevndu-se importana sa relativ. Urmeaz nscrierea procentelor atribuite n scala gradat i compararea furnizorilor funcie de fiecare criteriu. Utile sunt, n utilizarea unui astfel de instrument, informaiile asupra performanelor trecute ale fiecrui furnizor. Dup calcularea greutii specifice totale a fiecrui furnizor, va fi ales acela care are cel mai mare punctaj pentru setul de criterii introduse n scal.
Management n Turism Servicii 6.3 Sisteme moderne de management n domeniul aprovizionrii
Analizarea procesului de aprovizionare, ntr-o viziune de la general la particular, pe fondul restructurrii-specializrii, contribuie n mod evident la diminuarea riscurilor de a grei, indiferent sub ce form 23 tocmai datorit faptului c, n cadrul componentelor sistemului global, raportarea se realizeaz la sistemul sau subsistemul n care se integreaz i prin care acioneaz n scopul asigurrii produciei de bunuri i servicii consumatorilor. Tratat prin prisma unor sisteme moderne de management, procesul de aprovizionare, ofer posibilitatea de a dispune de imaginea realitii asupra utilitii sau inutilitii unor informaii, care amplific sau perturb sistemul n sine, sau poate numai parial i lipsit de importan. n opinia specialitilor n rndul sistemelor moderne de management al aprovizionrii regsim: aprovizionarea Centru de gestiune Profit; aprovizionarea n condiiile asigurrii riscurilor; aprovizionarea participativ; aprovizionarea n sistem mixt; aprovizionarea centru de asigurare material; aprovizionarea n reea partenerial. 24
Introducerea sistemelor moderne de management al aprovizionrii este sprijinit de utilizarea la scar tot mai mare a tehnicilor, echipamentelor i sistemelor de calcul electronic. Astzi comerul electronic a trecut de nivelul simplelor comenzi pe Internet, de ziua aniversar a unui prieten sau a unui membru al familiei, la comercializarea electronic a bunurilor i serviciilor, livrarea prin reea a bunurilor, transferul electronic a foilor de expediie, marketingul direct i service-ul n garanie i post-garanie. 25
23 fundamentri, contractri, contractri, aprovizionri, depozitri 24 Pricop Mihai, Drghici Constantin Sisteme moderne n managementul aprovizionrii, Editura Tribuna Economic, Bucureti, 1999, pag. 9 Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii Sistemul Aprovizionarea Centru de gestiune Profit, comparativ cu alte sisteme de aprovizionare prezint o serie de avantaje din rndul crora amintim: dispunerea de un buget de cheltuieli alocat scopului de a achiziiona, de la furnizori agreai, auditai, resursele pentru producie(materii prime, echipamente tehnice, subansambluri, bunuri, servicii .a.m.d) n condiiile precizate, n exclusivitate de caietul de sarcini i alte documente ajuttoare convenite de parteneri; specializarea la un nalt nivel de competen pe ntreg traiectul rspunderilor(gestiune, cercetarea pieei, cumprri), aprovizionare, studii de produs etc., prin promovarea permanent a noului; asigurarea unei autonomii, respectiv a dreptului i calitii de a contacta direct partenerii, n numele i pentru interesele agentului economic, nefiindu-i indiferente propriile interese; calitatea de a negocia direct cu furnizorii, avnd libertatea de a aciona de aa manier nct obinerea de preuri sub limita mandatului acordat, poate aduce profituri substaniale; dreptul de a fundamenta strategia de lucru pentru perioade de gestiune sau perioade mari de timp, de a aciona n ntregul sistem, pentru nfptuirea n cele mai bune condiii a prevederilor programelor de derulare a obiectivelor de aprovizionare. Buna funcionare a unui sistem de Aprovizionarea Centru de gestiune Profit este susinut de o structur complex cuprinznd: compartiment de marketing-cumprri; compartiment de negocieri preuri ncheiere contracte pli ctre furnizori i analiza eficienei; grupe operaionale de derulare a programelor de aprovizionare cooperare; compartiment de studii produs auditare furnizori urmrirea fezabilitii; compartiment de logistic mijloace de manutan transporturi materiale; depozite materiale piese subansamble. 26
25 Pleea Doru Alexandru Domotica, Editura ASE, Bucureti, 2000, pag. 152 26 Pricop Mihai, Drghici Constantin op.cit., pag. 1220 Management n Turism Servicii Noul sistem Aprovizionarea n condiiile asigurrii riscurilor propune eliberarea att a furnizorului ct i a cumprtorului de stresul surprizelor, aprute pe fondul lipsurilor calitative ale resurselor primite de la furnizori. Obiectul unei astfel de forme de aprovizionare este reprezentat de cererea i oferta de risc, concretizat printr-un contract de vnzare- cumprare. Sistemul este operabil n relaie direct furnizor- cumprtor(productor), dar i prin intermediar, ns n aceast situaie cel de-al treilea partener o firm agent de asigurare n baza unei nelegeri preia riscurile la productor, urmare a relaiilor acestuia cu furnizorul, ce-i asum obligaia plii ctre intermediar a primelor de asigurare, n condiiile convenite. Introducerea i generalizarea unui astfel de sistem ar putea armoniza relaiile de lucru ntre furnizori i cumprtori-productori, genernd noi acte/fapte de producie i comer, care s pun la baza lor rspunderea/responsabilitatea pentru lucru bine fcut, element irevocabil al progresului general. Legat de sistemul aprovizionrii participative este cunoscut aplicarea sa, n cadrul unor condiii i avantaje, n situaii n care alt modalitate de realizare ne exist. Aprovizionarea participativ este caracterizat de implicarea partenerilor furnizori direct n mecanismul pieei, pentru realizarea scopului urmrit, n condiii de uzan acceptate de cumprtori. Sistemul este pus n micare tocmai de interesele ambelor pri, ce conduc n cele din urm la manifestri specifice ale: produciei care desfurndu-se pe mai departe n spaiul de aciune al cumprtorului, devine obiect al preocuprilor partenerilor angajai n sistem; relaiile dintre parteneri, bazate pe interese comune, sunt orientate spre realizarea obiectivului ce a cerut cooperarea; responsabilitatea, teoretic revine productorului care urmeaz a se aproviziona, practic se mparte ntre toi cei care particip la realizarea obiectivului, proporional cu gradul de participare i specificul fiecruia. Aprovizionarea n sistem participativ conduce la implicarea cu rspunderi nsemnate a furnizorului, n asigurarea resurselor pentru producie, cerut de regimul i dimensiunea intereselor, de care este direct legat. Aprovizionarea i gestionarea stocurilor n firmele din turism servicii n cazul aprovizionrii n sistem mixt , dup cum se bnuiete activitatea este fundamentat pe combinarea formelor i modalitilor, n cadrul unui sistem complex, astfel nct s rspund n condiii de eficien, din toate punctele de vedere cerinelor produciei. 27
Sistemul combin formele, regulile i factorii, unitar i secvenial, la intensiti i momente diferite, avnd drept scop final continuitatea i uniformitatea traseului depozit-fabricaie, al circuitului de aprovizionare. n abordarea aprovizionrii n sistem mixt pot fi luate n considerare trei modaliti de livrare a mrfurilor n cadrul circuitului furnizor cumprtor: a. flux direct de la furnizor(vnztor) cumprtor; b. flux indirect cu centrul de pregtire preparare logistic; c. flux indirect cu magazin avansat. 28
Fiecare dintre aceste fluxuri genereaz forme diferite de manifestare a sistemului de aprovizionare, care ns au ca specific organizatoric dou poziii de manifestare pentru asigurarea resurselor necesare consumatorului pentru producie, cea de cumprtor respectiv de intermediar. n ceea ce privete sistemul de aprovizionarea centru de asigurare material, acesta ncearc transpunerea n practic a dezideratului asigurrii resurselor la momentul oportun. Pentru aceasta sistemul preia n totalitate rspunderea pentru bunul mers al produciei la dispoziia creia lucreaz, implicndu-se efectiv pe piaa furnizorilor. Sistemul este agreat n egal msur de consumatori i de furnizorii care nu reuesc s stabileasc relaii directe cu consumatorii. Drept urmare sistemul organizeaz o reea proprie de colectare i asigurare a resurselor materiale de la un numr mare de furnizori, cu potenial de livrare variabil i amplasai diferit n raport cu consumatorii. Sistemul prezint o serie de avantaje dintre care amintim: raionalizarea distanelor din relaiile cu furnizorii; descentralizarea sistemului de colectare i depozitare a resurselor; mutarea centrului de greutate a tuturor operaiunilor legate de recepia cantitativ-calitativ, la sediul productorului, n zona de reziden a furnizorilor, respectiv la centrele de colectare ale cumprtorului;
27 Isachen Arne Jon, HamiltonB. Carl, Gylfason Thorvaldur S nelegem Economia de pia, Editura Oscar Print, Bucureti, 1992, pag. 80196 28 Pricop Mihai, Drghici Constantin op.cit., pag. 135159 Management n Turism Servicii limitarea la o dimensiune raional a spaiilor de depozitare- pstrare, mrfuri destinate consumului productiv i n multe cazuri, eliminarea total a stocurilor intermediare; reducerea cheltuielilor de: ncrcare, descrcare i identificare a surselor de aprovizionare; o mai bun gospodrire a materialelor pe perioada existenei lor n stoc, la nivelul centrului de asigurare material sau la nivelul consumatorului. Funcionarea sistemului este susinut de o serie de subdiviziuni i subuniti, precum cele de:
marketing-cumprri, fundamentare i ncheiere contracte, strategie i fundamentare preuri, negocieri, grupe operative de derulare a aprovizionrii, transporturi, depozite i centre de colectare asigurare material. Ultimul dintre sistemele moderne de aprovizionare prezentate este aprovizionarea n reea partenerial (colaborare). Sistemul nu este o form de manifestare rigid, rigid structurat n cadrul unui program bine structurat i dimensionat din punct de vedere tehnic i economic. Pentru aplicarea sistemului este ns necesar respectarea a dou principii: 1. independena funcional, comercial i juridic a fiecruia dintre parteneri; 2. asisten comercial, financiar, managerial, juridic i de alt natur, acordat fr nici o discriminare de ctre organele abilitate de lege sau de agenii economici specializai, conform principiului la aceeai valoare, aceeai calitate. n condiiile economiei de pia oricare dintre sistemele moderne de aprovizionare prezentate i pot demonstra viabilitatea i eficiena, n concordan cu interesele fiecrui agent economic n parte. Noile condiii de logistic, permit vehicularea, prelucrarea i interpretarea unui volum mare de informaii. Aceste activiti trebuie sprijinite mai mult, i n ara noastr, de reele de calculatoare.