Cerinte legale pentru functionarea societatilor comerciale

Va prezint o recapitulare a cerintelor minime obligatoriu de respectat in desfasurarea legala a

activitatii unui agent economic:
1. Afsarea obligatorie la loc vizibil in spatiul de comercializare a unui anunt cu numarul de
telefon TEL INFO-CONSUMATOR: 0800 080 999.
2. Afsarea obligatorie referitoare la pastrarea bonului fscal emis de casa de marcat pana la
iesirea clientului din magazin.
3. Afsarea obligatorie a certifcatului de inregistrare si a autorizatiei de functionare.
4. Afsare obligatorie a procentului de adaos comercial practicat.
5. Incheierea de contracte economice cu unitati specializate in ridicarea deseurilor.
6. Respectarea Regulamentului de casa - Registrul de casa se completeaza zilnic in zilele cu
operatiuni de incasari si plati prin casa, acordand un numar curent aferent.
La intocmirea Registrului de casa:
- trebuie respectat nivelul platilor in limita unui plafon zilnic de 5000 lei catre o persoana
juridica, dar nu mai mult de 10000 lei zilnic catre persoane juridice, cu exceptiile prevazute de
lege (plata salariilor, depunerile la banca etc.),
- incasarile zilnice de la o persoana juridica nu pot depasi plafonul de 5000 lei,
- sumele din raportul Z scos in orice moment sa existe in sertarul incasarilor.
Registrul de casa se tine zilnic si la punctele de lucru care au cod fscal pentru acel punct de
lucru, de asemenea la punctele de lucru de la care se efectueaza plati.
7. Facturile emise trebuie sa aibe inscrisa: scadenta termenului de incasare sau nr. si data
contractului, numele, CNP, serie si nr.CI/BI al persoanei care factureaza, toate rubricile
tipizatului.
Atentie ca aceste date sa existe si pe facturile de achizitii, datele eronate sau completari
partiale in documente pot conduce la nedeductibilitatea TVA din factura de achizitii, Codul
fscal prevazand si raspunderea solidara a clientului-furnizorului afati in aceasta situatie.
8. Cheltuielile/bunurile achizitionate cu bon fscal, cu exceptia celor pentru carburanti auto
reprezinta documente de plata care insotesc factura. Fac exceptie bonurile fscale care sunt
atasate unui decont de deplasare sau pentru care se face dovada intrarii in gestiune.
9. Chitanta cod 14-4-1 pentru incasari de la clienti trebuie sa contina date despre persoana
care depune sume, respectiv despre client: CUI, J, sediul si judetul.
10. Obligatia intocmirii Foii de parcurs pe toata durata folosirii masinii in interesul frmei,
semnata de conducatorul unitatii si care da dreptul deductibilitatii cheltuielii cu carburantul.
11. Bonurile de achizitii carburanti trebuiesc completate cu denumirea si codul fscal al
societatii care achizitioneaza si numarul de inmatriculare al vehicolului.
12. Avizul de insotire marfa trebuie urmat de intocmirea facturii fscale in termen de 5 zile de
la data avizului, respectiv livrarii bunurilor.
13. Evidenta documentelor cu regim special presupune: existenta unei decizii date de
conducere pe numele persoanei responsabile cu gestionarea tipizatelor cu regim special,
evidenta in cursul anului, inventarierea la sfarsitul anului si reportarea in anul urmator a
numerelor alocate si nefolosite ce pot f utilizate in anul urmator.
14. Obligatia scoaterii Codului fscal pentru punct de lucru in situatia in care exista un numar
de peste 4 salariati, de la Administratia fnanciara a sectorului punctului de lucru.
15. Tinerea obligatorie in comertul cu amanuntul a registrului RAPORT DE GESTIUNE
ZILNIC pentru evidenta valorica a intrarilor de marfuri, vanzarilor de marfuri si soldului zilnic,
pe fecare punct de lucru si confruntarea lunara a datelor din Rapoartele de gestiune cu
evidenta contabila.
16. Intocmirea obligatorie a NOTEI DE INTRARE RECEPTIE - NIR-ul, la data receptiei
bunurilor.
NIR-ul se intocmeste la locul de depozitare a marfi ,respectiv in gestiunea Depozit la cost de
achizitie. Marfurile pot f transferate cu aviz de insotire marfa (denumire, cantitate, valoare la
cost de achizitie) catre magazinul propriu unde evidenta contabila se tine la pret de vanzare
cu amanuntul.
In situatia in care marfurile se receptioneaza la magazinul cu amanuntul direct de la furnizor,
se intocmeste Nir cu valori de la cost de achizitie pana la pretul de vanzare cu amanuntul.
17. In comertul cu amanuntul, tipul casei de marcat achizitonate trebuie sa asigure eliberarea
bonului fscal cu respectarea cerintelor: denumire produs, cantitate si pret pentru fecare
produs vandut Nu pe grupe centralizate de marfuri.
18. Este obligatoriu de tinut evidenta pe scadente a clientilor si furnizorilor completand
rubrica cu data scadenta pe factura sau nr/data contractelor economice incheiate. Pentru
scadente mai mari de 30 de zile si sume mai mari de 10.000 lei/factura trebuie anuntat la IMI
situatia cu furnizorii-clientii restanti/cu scadenta depasita pentru facturi cu sume mai mari de
10.000 lei
19. Pentru avansuri incasate/platite este obligatoria primirea/emiterea facturilor de avans in
termen de 15 zile ale lunii urmatoare incasarii/platii avansului.
20. Pantru fecare tranzactie in numerar de creditare frma, ridicare dividende peste
echivalentul 15000 euro/fecare tranzactie, exista obligativitatea raportarii acestei tranzactii in
termen de 10 zile la Ofciul pentru spalare bani.
21. Este obligatoriu de depus la Ofciul pentru spalare bani o declaratie cu persoana
desemnata in relatia cu aceasta insitutie, indiferent daca se depaseste sau nu plafonul unei
tranzactii.
22. Tinerea Registrului de intrari-iesiri documente.
23. Inventarierea patrimoniului cel putin odata pe an, de regula la sfarsitul anului,
inregistrarea diferentelor la inventar in contabilitate si transmiterea confrmarilor de sold
tuturor clientilor in sold la 31 decembrie.
24. Sa existe persoana responsabila pentru activitatea de SSM si PSI.
25. Pentru achizitiile lunare de bunuri din import sau din UE, este obligatoriu de calculat si
raportat la Fondul de Mediu cantitaea de ambalaje introduse in tara odata cu bunurile.
26. Pentru facturi emise catre clienti cu sume mai mari de 5000 lei este interzisa
fragmentarea incasarii acesteia prin casa. De exemplu pentru o factura emisa de 7500 lei se
poate face o singura incasare de maxim 5000 lei, iar restul de 2500 lei trebuie incasat prin
banca, sau o incasare de 3000 lei, iar restul de 4500 lei trebuie incasat prin banca.
27. In cadrul unei societati, gestiunile de marfuri trebuiesc tinute separat pentru en-gros si
pentru amanuntul, in spatii dimensionate separat pentru fecare iar in contabilitate pe
analiticele respective.
Transferul de marfuri din depozit catre magazinele proprii situate la alte adrese de functionare
se realizeaza cu Aviz de insotire marfa cu mentiunea nu de factureaza; catre magazinele de
la aceeasi adresa cu depozitul se realizeaza cu bon de predare-transfer-restituire.
28. Este interzis sa achizitionati bunuri de la unitati cu amanuntul (Carrefour, Billa ...), achizitii
facute in scopul revanzarii acestor bunuri.