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Santander
PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL PGD
SU! PROCESO ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS "
REGISTROS
#ec$a de
Revi%i&n
#ec$a de
Apro'aci&n
INSTRUCTI(O PARA LA APLICACI)N DE LAS TALAS DE
RETENCION " (ALORACION DOCUMENTAL* LAS
TRANS#ERENCIAS DOCUMENTALES " LA ELIMINACION
(er%i&n
INS + GD + AS ! ,,- Pagina P.gina / de 01
O2ETI(OS3
O2ETI(O GENERAL4
Proveer al SENA Regional Norte de Santander de un instrumento tcnico para la
clasificacin, ordenacin, organizacin, conservacin y disposicin final de la
documentacin producida y recibida por las diferentes dependencias de la
entidad.
O2ETI(OS ESPEC5#ICOS4
1. isponer de la documentacin organizada, en forma !ue la informacin del
del SENA Regional Norte de Santander se convierta en una "erramienta
eficaz y eficiente para el uso de la Administracin en el servicio al ciudadano
y como fuente de la "istoria.
#. $ontribuir a la racionalizacin de la produccin documental, as% como a su
control, acceso y mane&o integral.
3. Socializar las etapas del proceso de 'estin ocumental para la
conformacin y desarrollo de los Arc"ivos de gestin mediante una
"erramienta para la interpretacin y aplicacin de las tablas de retencin
documental.
(. Establecer las actividades para las transferencias documentales del arc"ivo
de gestin al arc"ivo central y el mane&o de las transferencias en este ultimo.
5. eterminar las actividades para la eliminacin de documentos.
ALCANCE3
esde el arc"ivo de gestin "asta la disposicin de los documentos en el arc"ivo
central y)o su eliminacin.
/4 ETAPAS DEL CICLO (ITAL DE LOS DOCUMENTOS
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INSTRUCTI(O PARA LA APLICACI)N DE LAS TALAS DE
RETENCION " (ALORACION DOCUMENTAL* LAS
TRANS#ERENCIAS DOCUMENTALES " LA ELIMINACION
(er%i&n
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*as etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en
cada uno de los tres tipos de arc"ivo !ue debe tener la institucin en las distintas
dependencias. Esta permanencia est+ definida por las ,ablas de Retencin
ocumental y por las ,ablas de -aloracin ocumental.
Esos tipos de arc"ivos son.
Arc"ivo de gestin
Arc"ivo central
Arc"ivo "istrico
04 67U8 ES LA TALA DE RETENCI)N DOCUMENTAL9
$on la implementacin de las ,ablas de Retencin ocumental /,R0 del SENA
Regional Norte de Santander se pretende agilizar y racionalizar los procedimientos
de produccin, tramit, organizacin, y consulta de documentos permitiendo a la
administracin el cumplimiento de sus ob&etivos institucionales, sus planes
estratgicos, su misin y su portafolio de servicios.
*a ,abla de Retencin ocumental es el listado de las series documentales con
sus correspondientes tipos documentales /si ocurren0, a las cuales se asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Este instrumento esta compuesto por series documentales, las cuales son 1el
con&unto de unidades documentales de estructura y contenido "omogneos,
emanados de un mismo rgano o su&eto productor como consecuencia del
e&ercicio de sus funciones espec%ficas1.
CU:LES SON LOS ENE#ICIOS 7UE TRAE LA ELAORACI)N DE LAS
TALAS DE RETENCI)N DOCUMENTAL
2acilitan el mane&o de la informacin.
$ontribuyen a la racionalizacin de la produccin documental.
Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
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RETENCION " (ALORACION DOCUMENTAL* LAS
TRANS#ERENCIAS DOCUMENTALES " LA ELIMINACION
(er%i&n
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2acilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de
retencin en ella estipulados.
'arantizan la seleccin y conservacin de los documentos !ue tienen
car+cter permanente.
Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de
arc"ivo.
Sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.
LAS TALAS DE RETENCI)N DOCUMENTAL SON #UNDAMENTALES DESDE
EL PUNTO DE (ISTA ARC;I(5STICO POR7UE3
Permiten el mane&o integral de los documentos.
2acilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de Arc"ivo
,otal.
Ayudan a controlar la produccin y tr+mite documental.
3dentifican y refle&an las funciones institucionales.
3ntegran los procesos arc"iv%sticos para el mane&o racional de los
documentos.
Permiten identificar los documentos !ue sirven de apoyo a la gestin
administrativa y !ue por su car+cter pueden eliminarse en el arc"ivo de
gestin.
-4 67U8 ES LA TALA DE (ALORACI)N DOCUMENTAL9
*a ,abla de -aloracin ocumental es el listado de las series documentales !ue
corresponde a fondos acumulados, concerniente a documentacin e4istente de
pocas anteriores a la estructura funcional vigente. En el caso del SENA Regional
Norte de Santander, aplica para las estructuras funcionales anteriores al a5o #666.
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*as ,ablas de -aloracin ocumental, ,-, para el SENA Regional Norte de
Santander, en la actualidad se encuentran pendientes de aprobacin por parte del
Arc"ivo 'eneral de la Nacin /A'N0.
<4 67U8 ES UNA SERIE " UNA SUSERIE DOCUMENTAL9
El Acuerdo 6#7 del 89 de octubre de #66: del A'N define una serie documental
como un ;Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
*a subserie es el ;Conjunto de unidades documentales que forman parte de una
serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus
caractersticas especficas.
=4 PRESENTACI)N* INTERPRETACI)N " APLICACI)N DE LA TALA
DE RETENCI)N DOCUMENTAL
=4/ INSTRUCTI(O DE DILIGENCIAMIENTO DEL #ORMATO DE LAS
TALAS DE RETENCI)N DOCUMENTAL >TRD?4
El 2ormato /2ormato No. /90 Arc"ivo 96 ,ablas de Retencin ocumental0, de
las ,ablas de Retencin ocumental est+ compuesto por los siguientes
campos.
ependencia Productora.
Se refiere a la dependencia para la cual se "a elaborado cada tabla de retencin
documental.
$digo ependencia Productora.
Es un cdigo <nico e irrepetible asignado a cada dependencia del SENA Regional
Norte de Santander. Este cdigo es utilizado por todos los funcionarios de la
entidad y en el caso de las ,R, por el 'rupo de Arc"ivo $entral.
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Entidad Productora. Nombre de la Entidad. eber+ colocarse el nombre
completo del SENA Regional Norte de Santander.
=ficina Productora. Nombre de la >nidad Administrativa /ependencia0
!ue conserva la documentacin tramitada en e&ercicio de sus funciones,
E&emplo ireccin Regional.
?o&a @ )@. En el primer espacio debe consignarse el n<mero !ue identifica
cada "o&a, siguiendo un consecutivo !ue determinar+ el total de las "o&as
utilizadas para la elaboracin de las tablas de retencin del SENA
Regional Norte de Santander. El segundo corresponde al n<mero total de
"o&as diligenciadas para el SENA Regional Norte de Santander., e&emplo
"o&a 9 ) 96
$digo. Este campo est+ constituido por.
$digo de =ficina. Establecido, para cada dependencia del del SENA
Regional Norte de Santander, por Resolucin NA 97# del // de
%eptie@'re de 0,,14
$digo de Serie y Subserie. 3ndica el n<mero de serie y subserie, de
acuerdo con la descripcin establecida en el $uadro de $lasificacin del
SENA Regional Norte de Santander.
Series, Subseries y ,ipos ocumentales. $onstituido por el nombre de la
respectiva serie, subserie y tipo documental, de acuerdo con lo establecido
en el cuadro de clasificacin y en las ,ablas de Retencin ocumental del
SENA Regional Norte de Santander.
$digo de Serie y Subserie.
*os cdigos utilizados para las series y las subseries de cada tabla de retencin
documental fueron asignados por el consultor !ue dise5 las ,R y corresponden
a una mnemotecnia /memoria0 definida para ese fin dentro de las tcnicas de
clasificacin arc"iv%stica. Esos cdigos !ue aparecen en cada ,R deben de&arse
sin introducirles ninguna modificacin.
Series y ,ipos ocumentales.
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En esta columna aparecen los nombres de las series documentales y, en
ocasiones, los tipos documentales !ue se producen dentro de las series y !ue
corresponden a los documentos !ue produce o mantiene cada dependencia, de
acuerdo con sus actividades, derivadas de las funciones !ue debe cumplir.
E&emplos.
SER3E. ERE$?=S E PE,3$3=N
,3P=S =$>BEN,A*ES C S=*3$3,>
C RESP>ES,A
C ANED=S
RE,EN$3=N =$>BEN,A*
Esta columna se divide en dos columnas menores.
AR$?3-= 'ES,3=N y AR$?3-= $EN,RA*
Administracion
Documental SENA
Regional Norte de
Santader
Folleto No.1
DISPOSICION DE LOS
DOCUMENTOS
ORDENADAMENTE Y
LA ORGANIZACIN
FISICA DE LAS SERIES
Y SUBSERIES EN LOS
MUEBLES DE
ARCHIVO
GUIA BASICA PARA LA
APLICACIN DE LAS TRD
EN LOS ARCHIVOS DE GESTION
Y SECCION DE ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA DEL SENA
NORTE DE SANTANDER
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eba&o de cada columna de estas aparece un n<mero para cada Serie
ocumental. Este n<mero, !ue aparece al frente de cada serie, corresponde al
n<mero de a5os !ue los documentos deben conservarse en cada fase del arc"ivo.
*a organizacin f%sica de las series y subseries se
"ace en forma alfanumerica en los muebles de
arc"ivo, comenzando desde la gaveta o estante
superior "asta en la parte inferior del mueble.
*as subseries se ordenan respetando la codificacin
!ue aparece en las ,R. Por su parte las unidades
documentales de cada serie o subserie se organizaran
cronolgicamente de acuerdo con el orden natural en
!ue fueron generadas, ba&o el principio de orden
original.
Preparadas de este modo se pueden organizar de
acuerdo con otros criterios de ordenacin
/numricos, alfabticos o mi4tos0, seg<n las
caracter%sticas de cada serie, Nosotros utilizamos
el alfanumrico.
En cuanto a los documentos !ue no "acen parte
de la produccin de cada unidad de gestin pero
!ue se consideren importantes para la funcin de
la dependencia, tambin llamados documentos
facilitativos, se les puede dar la disposicin !ue
me&or responde a sus necesidades, sin embargo
no deben ubicarse en el mismo lugar de los
arc"ivos de gestin.
Nota. Para la disposicin de los documentos
vBa%e procedi@iento con%ervaci&n preventiva
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E&emplo.
EPENEN$3A PR=>$,=RA . 'R>P= AP=E= AB3N3S,RA,3-= B3D,=
$F3'= RE,EN$3FN =$>BEN,A* 3SP=S3$3FN
SER3ES E ,3P=S =$>BEN,A*ES
23NA*
SER3E
S>G AR$?3-= AR$?3-=
SER3E 'ES,3FN $EN,RA* $, S B E
87 ERE$?=S E PE,3$3FN # 8 D
C Solicitud
C Respuesta
C Ane4os
2igura 9 . Per%odos de retencin
En el cuadro 9, puede observarse !ue al frente de la serie ERE$?=S E
PE,3$3=N aparece deba&o de AR$?3-= 'ES,3=N # y deba&o de AR$?3-=
$EN,RA* 8. Esto !uiere decir !ue los derec"os de peticin deben conservarse
en los arc"ivos de gestin, o sea en los arc"ivos de cada dependencia, durante
dos /#0 a5os y al iniciarse el tercer a5o, la dependencia debe "acer la
transferencia de esos documentos al AR$?3-= $EN,RA*. Seg<n lo indicado en
la figura 9, el Arc"ivo $entral debe, a su vez, conservar los derec"os de peticin
por un lapso de tres /80 a5os.
Retencin en A5os. Este campo est+ constituido, por.
Arc"ivo de 'estin. etermina el tiempo de permanencia de los e4pedientes y)o
unidades documentales en su fase administrativa. Este tiempo esta determinado
en a5os.
Arc"ivo $entral. etermina el tiempo de permanencia de los e4pedientes y)o
unidades documentales una vez cumplidos los valores primarios y secundarios
de la informacin.
Arc"ivo de 'estin. Es a!uel donde se re<ne la documentacin en tr+mite en busca de
solucin a los asuntos iniciados, sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa por las mismas dependencias u otras !ue la soliciten. Es el arc"ivo de las
oficinas productoras.
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Arc"ivo $entral. >nidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o
trasladados por los distintos arc"ivos de gestin de la SE, una vez finalizado su
tr+mite, !ue siguen siendo vigentes y ob&eto de consulta por las dependencias y los
usuarios e4ternos en general.
=riginal ) $opia. 3ndica la tradicin documental. Si el documento de la oficina
productora es =riginal o es una copia.
isposicin 2inal. etermina el tratamiento !ue se le debe dar a cada serie,
subserie y tipo documental, como <ltima etapa del ciclo vital de los documentosH
este campo est+ constituido por.
S. Seleccin. 3ndica la disposicin !ue se le concede u otorga al e4pediente bien
sea para su eliminacin o su conservacin total o parcial.
B. Bicrofilmacin. Proceso !ue se realizar+ a los e4pedientes, !ue conforme al
an+lisis documental deben !uedar como soporte para la investigacin, la ciencia
y la cultura, al tiempo !ue se van a conservar, preservar y asegurar.
. igitalizacin. ,cnica de reproduccin de informacin !ue se le realizar+ a
los e4pedientes o unidades documentales !ue resulten del an+lisi documental
como soporte para la investigacin, la ciencia y la cultura. efinidos como
Patrimonio ocumental de la SE.
E. Eliminacin. Se5ala !u e4pedientes se destruir+n, por perder su valor
primario y secundario, debido a !ue no poseen valor "istrico.
$,. $onservacin ,otal. Establece !u e4pedientes y)o >nidades ocumentales
se conservar+n permanentemente, los !ue lo tienen por disposicin legal o los
!ue por su contenido informan sobre el or%gen, desarrollo, estructura,
procedimientos y pol%ticas de la entidad, convirtindose en testimonio de su
actividad y trascendencia y se convertir+n en patrimonio documental de la SE
para la investigacin, la ciencia, la tecnolog%a y la memoria "istrica.
Procedimientos. En esta columna aparecen consignados los procesos aplicados
en la modalidad de seleccin, muestreo, microfilmacin, digitalizacin,
eliminacin y o conservacin.
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En esta columna tambin aparecer+n determinados los valores y el marco legal
y el muestreo.
-aloracin. En este campo se determinan los valores primarios y secundarios de
los e4pedientes, con el fin de establecer la permanencia en el Arc"ivo de
'estin, Arc"ivo $entral y en el Arc"ivo ?istrico.
Barco *egal. Este campo enuncia las normas !ue son de competencia directa
de los e4pedientes y)o unidades documentales. en cada una de las
dependenciasH es la base para argumentar las disposiciones finales.
Buestreo. =peracin por la cual se conservan ciertos e4pedientes y)o unidades
documentales de car+cter representativo o especial durante la seleccin, con
criterios alfabticos, numricos, cronolgicos, topogr+ficos, tem+ticos, entre
otros, con el fin de conservarse permanentemente.
S3'*AS E $=N-EN$3=NES.
. $digo de la ependencia.
S. Series Sb.
Subseries
SCSb. $digo de las Series y Subseries. $,.
$onservacin ,otal.
B. Bicrofilmacin.
. igitalizacin.
E. Eliminacin
S. Seleccin
$P. $onservacin Permanente en el Arc"ivo de 'estin.
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SER3ES. BAEIS$>*A S=S,EN3A en negrilla.
S>GSER3E. Bay<scula 3nicial en negrilla.
,3P= =$>BEN,A*. En min<scula sin negrilla.
-o. Go. *%der de la dependencia. 2irma del &efe o irector de la ependencia.
Aprob $omit de Arc"ivo. N<mero de Acta de aprobacin por el $omit de
'estin ocumental y Arc"ivo del SENA Regional Norte de Santander.
2ec"a de Aprobacin. 2ec"a de Aprobacin de las ,ablas de Retencin
ocumental por parte del $omit de 'estin ocumental y Arc"ivo del SENA
Regional Norte de Santander.
2ec"a de Actualizacin. 2ec"a de actualizacin de las ,ablas de Retencin
ocumental.
Aprob $onse&o epartamental de Arc"ivos. N<mero de Acta de Aprobacin por
parte del $onse&o epartamental de Arc"ivos.
2ec"a de Aprobacin. 2ec"a de aprobacin de las ,ablas de retencin
ocumental del SENA Regional Norte de Santander.
A4 CLASES DE DOCUMENTOS
6.1 DOCUMENTOS #ACILITATI(OS3 A!uellos !ue son comunes a toda la
administracin, debido a !ue son producto del e&ercicio de las mismas funcionesH
e&emplo, estudios previos, notas contables, recibos de ca&a, calificacin de ob&etivos,
etc.
6.2 DOCUMENTOS MISIONALES3 *os !ue se producen en relacin con las
funciones misionales de cada entidadH Proyectos de 3nversin. Pol%ticas de
esarrollo Econmico.
eba&o de cada columna de estas aparece un n<mero para cada Serie
ocumental. Este n<mero, !ue aparece al frente de cada serie, corresponde al
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n<mero de a5os !ue los documentos deben conservarse en cada fase del arc"ivo.
E&emplo.
EPENEN$3A PR=>$,=RA . 'R>P= AP=E= AB3N3S,RA,3-= B3D,=
$F3'= RE,EN$3FN =$>BEN,A* 3SP=S3$3FN
SER3ES E ,3P=S =$>BEN,A*ES
23NA*
SER3E
S>G AR$?3-= AR$?3-=
SER3E 'ES,3FN $EN,RA* $, S B E
87 ERE$?=S E PE,3$3FN # 8 D
C Solicitud
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2igura 9 . Per%odos de retencin
En el cuadro 9, puede observarse !ue al frente de la serie ERE$?=S E
PE,3$3=N aparece deba&o de AR$?3-= 'ES,3=N # y deba&o de AR$?3-=
$EN,RA* 8. Esto !uiere decir !ue los derec"os de peticin deben conservarse
en los arc"ivos de gestin, o sea en los arc"ivos de cada dependencia, durante
dos /#0 a5os y al iniciarse el tercer a5o, la dependencia debe "acer la
transferencia de esos documentos al AR$?3-= $EN,RA*. Seg<n lo indicado en
la figura 9, el Arc"ivo $entral debe, a su vez, conservar los derec"os de peticin
por un lapso de tres /80 a5os.
A4 DISPOSICION #INAL
*a disposicin final se refiere al destino !ue debe darse a cada serie documental,
una vez !ue "a cumplido los per%odos de retencin establecidos en las columnas
anteriores.
$omo puede observarse en la figura 9, la columna siguiente se denomina
3SP=S3$3=N 23NA*, la cual se subdivide en cuatro subcolumnas, cada una de
las cuales tiene una o dos letras may<sculas, las cuales significan lo siguiente.
$, J $=NSER-A$3=N ,=,A*
S J SE*E$$3=NAR
B J B3$R=23*BAR
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E J E*3B3NAR
Para cada serie, por regla general, debe aparecer una o dos columnas de estas
marcadas con una D !ue indican la disposicin final de cada serie documental.
$, J $=NSER-A$3=N ,=,A*
*a conservacin total !uiere decir !ue la serie documental correspondiente no
puede eliminarse nunca y debe ser conservada por siempre en el arc"ivo "istrico
de la institucin.
S J SE*E$$3=NAR
Esta opcin significa !ue una vez !ue la serie documental "a cumplido su per%odo
de retencin en la etapa del arc"ivo de gestin y del arc"ivo central, debe llevarse
a cabo un proceso de seleccin, de acuerdo con unos criterios previamente
establecidos, con el fin de !ue se conserve una muestra significativa para la
"istoria.
>sualmente esta opcin est+ asociada con otras acciones establecidas en las
tablas de retencin y !ue est+n relacionadas con la disposicin final de los
documentos.
B J B3$R=23*BAR
A pesar de !ue la microfilmacin es una tcnica bastante antigua y !ue se "an
desarrollado tecnolog%as m+s modernas para la copia y conservacin de
documentos, en la actualidad, es la tcnica m+s utilizada.
$uando las tablas de retencin utilizan esta letra al establecer la disposicin final
de una serie documental, los documentos deben ser sometidos a este proceso
antes de aplicar cual!uiera otra accin indicada.
E J E*3B3NAR
Esta indicacin !uiere decir !ue una vez los documentos "an cumplido su tiempo
de retencin en el arc"ivo de gestin y en el arc"ivo central puede programarse su
eliminacin siguiendo los procedimientos establecidos para dic"o fin y !ue se
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mencionar+n m+s adelante.
14 #ORMATO DE IN(ENTARIO DOCUMENTAL REG!GD!AS!,,0
El formato se utiliza para relacionar.
7.9 *as series documentales !ue van a ser transferidas del arc"ivo de
gestin al arc"ivo central.
7.#*as series documentales !ue van a ser transferidas del arc"ivo central al
arc"ivo "istrico.
7.8*os documentos de apoyo !ue se re!uiere eliminar.
C4 TRANS#ERENCIAS DOCUMENTALES
Seg<n el Acuerdo No. 6#7 de #66: del A'N, ;Transferencia documental es la
remisin de los documentos del archivo de gestin al central, y de este al
histrico, de conformidad con las tablas de retencin y de valoracin
documental vigentes.
Se conoce como transferencia primaria la !ue se "ace entre el arc"ivo de gestin
y el arc"ivo central. Se denomina transferencia secundaria la !ue se lleva a cabo
entre el arc"ivo central y el arc"ivo "istrico.
$uando las series documentales "an cumplido su per%odo de retencin en el
arc"ivo de gestin de la dependencia, se prepara la transferencia primaria. El
tiempo de retencin se empieza a contar a partir de la fec"a en !ue culmin el
tr+mite, es decir, la fec"a de la <ltima actuacin.
Para llevar a cabo esta transferencia es necesario tener en cuenta los siguientes
aspectos.
K.9 Revisin de la tabla de retencin de la dependencia para confirmar !ue es
pertinente preparar la transferencia.
K.# Preparacin f%sica de la documentacin, mediante la cual debe asegurarse
!ue.
C *os documentos estn organizados cronolgicamente o de acuerdo con la
organizacin lgica para dic"a serie documental.
- $ada carpeta tenga "asta doscientos folios.
- Retirar ganc"os, clips y dem+s elementos met+licos
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- El documento !ue est impreso en papel termo!u%mico de fa4,
debe ser fotocopiado en papel bond de 76 gr.
- Revisar !ue la foliacin est completa y correcta, con esfero de
tinta negra en la parte superior derec"a. /Si viene una foliatura en
color diferente se deber+ colocar una l%nea transversal sobre el
n<mero y volver a foliar con tinta negra0.
- ,odos los documentos deben ir lega&ados, de manera !ue
coincidan en la parte superior al papel tama5o oficio.
- 3dentificar cada carpeta con el rtulo !ue se muestra en la figura #
y !ue incluye la siguiente informacin.
- Nombre de la dependencia
- $digo de la dependencia
- Serie
- Subserie
- $arpeta
- No. de folios
- No. carpeta
- No. ca&a
- A5o
9# 4 K cm.
R=,>*=
$ARPE,A
2igura #. 2=RBA,= E* R=,>*= L>E SE $=*=$A
EN $AA $ARPE,A EGAM= E *A PES,ANA
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/Su dimensin es de 9# 4 K cm.0
N=BGRE E *A EPENEN$3A
$=3'= EPENEN$3A 6
SER3E
S>G SER3E
$ARPE,A
No. 2=*3=S
No. $ARPE,A
No. $AMA
AN=
C iligenciar el formato de inventario para cada unidad de
conservacin, en el cual deber+n tenerse en cuenta los elementos
presentados en dic"o formato, como son.
C*ocalizacin
C>nidad de conservacin
CSerie
CSubserie
C3dentificacin de la unidad de almacenamiento
C2ec"as e4tremas /inicio y finalizacin del proceso0
CN<mero de folios
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CSoporte
C2recuencia de consulta
C=bservaciones.
- ,ener en cuenta el cronograma de transferencias acordado con el
'rupo de Arc"ivo para el nivel central y en el nivel territorial seg<n
lo coordinado por el &efe y el responsable del arc"ivo.
- Elaborar el acta de transferencia al arc"ivo central
- Entregar al arc"ivo central
- Revisin de la transferencia por parte del arc"ivo central
- *egalizacin o validacin de la transferencia
/,4 ORGANIEACI)N DE LOS DOCUMENTOS EN EL ARC;I(O CENTRAL
*a base se datos del arc"ivo central debe contener los siguientes datos de
identificacin, valoracin y localizacin de los documentos.
- $digo de la dependencia
- Nombre de la dependencia
- $digo de la serie documental
- Nombre de la serie documental
- Nombre o n<mero de la unidad de conservacin
- 2ec"as e4tremas
- atos de localizacin. sala, estante, entrepa5o y ca&a
- 2ec"a final de conservacin
- isposicin final
>na vez verificada la informacin registrada se genera copia de respaldo y se
arc"iva.
El servidor asignado verifica n<mero de la ca&a y su contenido, e4aminando !ue
las unidades de conservacin dentro de las ca&as se deben encontrar en orden
numrico ascendente de iz!uierda a derec"a, !ue la ca&a pueda abrirse de aba&o
"acia arriba y !ue el n<mero asignado en el sistema corresponda a la ca&a.
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En los estantes, las ca&as se colocan de iz!uierda a derec"a y de arriba "acia
aba&o en orden numrico ascendente.
/,4 PASOS PARA LA ELIMINACI)N DE DOCUMENTOS
El Acuerdo 6#7 de #66: del A'N define !ue. ;ocumentos de apoyo, son los
generados por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace
parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus
funciones.
e lo anterior se desprende !ue los documentos de apoyo de una dependencia
son a!uellos !ue no aparecen en su ,R.
*os pasos para la eliminacin se realizan en los siguientes casos.
96.9 $uando una dependencia dispone de documentos de apoyo !ue "an
cumplido su ciclo de vida <til. /O a5os0
96.# $uando la ,abla de Retencin ocumental establece !ue una serie
documental "a cumplido su per%odo de retencin en el arc"ivo de gestin y
debe eliminarse.
96.8 $uando la ,abla de Retencin ocumental establece !ue una serie
documental "a cumplido su per%odo de retencin en el arc"ivo central y
debe eliminarse.
$uando una dependencia considera !ue debe realizar un proceso de eliminacin,
previo el an+lisis de la ,R, debe diligenciar el formato de inventario para describir
los detalles de la serie documental !ue ser+ sometida a este proceso. El formato
debe ser firmado por el &efe de la dependencia y el servidor p<blico !ue lo "a
elaborado y debe ir acompa5ado de la solicitud presentada al $omit de Arc"ivo
de la P'N.
Esta documentacin ser+ enviada al $oordinador del 'rupo de Arc"ivo $entral,
!uien revisar+ la solicitud para confirmar !ue se a&usta a lo establecido en la ,R.
El $oordinador del 'rupo de Arc"ivo presenta las solicitudes al $omit de Arc"ivo
del SENA Regional Norte de Santander, el cual toma la decisin correspondiente
en cada caso.
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*as aprobaciones de eliminacin aparecer+n en el acta respectiva del $omit de
Arc"ivo y se comunicar+n a cada dependencia.
*a dependencia elaborar+ un acta de eliminacin, en la !ue conste el n<mero de
acta del $omit de Arc"ivo !ue autoriz la eliminacin y ad&untar+ los formatos de
inventario preparados para el efecto.
$umplida esta etapa, debe establecerse, como regla general, !ue los documentos
deben salir destruidos /picados0 de la entidad y el proceso de destruccin debe ser
supervisado por funcionarios del 'rupo de Arc"ivo y de $ontrol 3nterno
designados para dic"o fin en el nivel central. En el nivel territorial la supervisin de
la destruccin es responsabilidad del &efe de la dependencia.
En la sede central, la recoleccin de los documentos aprobados para eliminacin
radica en el 'rupo de Arc"ivo con el fin de programar el retiro de la entidad.
//4 ANTECEDENTES ;ISTORICOS
Por mandato de las normas legales, las primeras y unicas ,ablas de Retencin
ocumental, ,R, para el SENA Regional Norte de Santander se elaboraron en el
presente a5o y, una vez aprobadas por el Arc"ivo 'eneral de la Nacin, mediante
resolucin del irector del SENA Regional Norte de Santander, !ue se
mencionar+ m+s adelante, entraron en vigencia desde el 98 de &ulio de #66P.
Estas primeras ,R se elaboraron con base en la estructura org+nica del SENA
Regional Norte de Santander establecida por la *ey #69 de 9PPO.
entro del proyecto de modernizacin del SENA Regional Norte de Santander se
incluy el tema de la gestin documental y dentro de este marco se procedi a
elaborar las ,R y para elaborar las ,ablas de -aloracin ocumental.
Estas fueron entregadas a mediados del presente a5o, y presentadas formalmente
al $omit de Arc"ivo del SENA Regional Norte de Santander el cual les dio su
aprobacin y decidi presentarlos al irector Regional para su institucionalizacin
la cual se llev a cabo mediante Resolucin 44444 de #66P.
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/04 ANTECEDENTES LEGALES4
A pesar de !ue en $olombia se empez a legislar sobre los arc"ivos desde la *ey
( de 9P98, se va a iniciar un breve recuento de los antecedentes legales desde
9PKP.
*a *ey K6 de 9PKP crea el Arc"ivo 'eneral de la Nacin y le asignan sus
funciones y responsabilidades. Antes se conoc%a con el nombre de Arc"ivo
Nacional de $olombia.
*a *ey OP( del 9( de agosto de #666, conocida como ley general de arc"ivos,
establece lo siguiente en algunos de sus art%culos.
!rtculo ". #bjeto. $a presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que
regulan la funcin archi%stica del Estado.
!rtculo &. efiniciones. ' (estin documental. Conjunto de acti%idades administrati%as y tcnicas
tendientes a la planificacin, manejo y organi)acin de la documentacin producida y recibida por
las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utili)acin y
conser%acin.
*abla de retencin documental. $istado de series con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo %ital de los documentos.
!rtculo +. ,rincipios generales. a- .ines de los archi%os. El objeti%o esencial de los archi%os es el
de disponer de la documentacin organi)ada, en tal forma que la informacin institucional sea
recuperable para uso de la administracin en el ser%icio al ciudadano y como fuente de la historia/
!rtculo 00. ,rocesos archi%sticos. $a gestin de documentacin dentro del concepto de archi%o
total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la
organi)acin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos.
!rtculo 0&. .ormacin de archi%os. *eniendo en cuenta el ciclo %ital de los documentos, los
archi%os se clasifican en:
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a- !rchi%o de gestin. Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utili)acin y
consulta administrati%a por las oficinas productoras u otras que la soliciten. 1u circulacin o tr2mite
se reali)a para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.
b- !rchi%o central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archi%os de
gestin de la entidad respecti%a, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
%igencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
c- !rchi%o histrico. Es aquel al que se transfieren desde el archi%o central los documentos de
archi%o de conser%acin permanente.
!rtculo 0+. #bligatoriedad de las tablas de retencin. 1er2 obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las respecti%as tablas de retencin documental.
!rtculo 03. e los documentos contables, notariales y otros. El 4inisterio de la Cultura, a tra%s
del !rchi%o (eneral de la 5acin y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas
aplicables, reglamentar2n lo relacionado con los tiempos de retencin documental, organi)acin y
conser%acin de las historias clnicas, historias laborales, documentos contables y documentos
notariales. !s mismo, se reglamentar2 lo atinente a los documentos producidos por las entidades
pri%adas que presten ser%icios p6blicos.
!rtculo 07. 8n%entario documental. Es obligacin de las entidades de la !dministracin ,6blica
elaborar in%entarios de los documentos que produ)can en ejercicio de sus funciones, de manera
que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
$on el fin de a&ustarse al art%culo #( de la *ey OP( de #666, el SENA Regional
Norte de Santander llev a cabo los pasos necesarios para elaborar las ,R,
anteriormente mencionadas. *as cuales fueron aprobadas por el $onse&o
epartamental de Arc"ivo mediante acto administrativo del presente a5o.
,eniendo como base la anterior aprobacin, el irector Regional del SENA
Regional Norte de Santander e4pidi la Resolucin No. 44 del 44 de &ulio de #666
!ue institucionaliz por primera vez unas ,R para l el SENA Regional Norte de
Santander.
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El Acuerdo 68P de #66# del Arc"ivo 'eneral de la Nacin /A'N0, contempla !ue el
con&unto de la documentacin producida antes de la aprobacin y aplicacin de la
,ablas de Retencin ocumental /,R0 en los Arc"ivos de 'estin, se denomina,
tcnicamente, fondo acumulado y ser+ sometido a un proceso de organizacin. Su
resultado ser+ la ,abla de -aloracin ocumental /,-0.
POR7UE SON IMPORTANTES LAS TALAS DE (ALORACION DOCUMENTAL
Permiten planificar las acciones !ue deben adelantarse para asegurar el
adecuado tratamiento de la documentacin en su segunda y tercera fases.
Se5alan los tiempos en !ue deben seleccionarse y eliminarse los
documentos.
Sirve de gu%a a la administracin y al +rea de arc"ivo para Realizar las
transferencias secundarias y proporcionar un servicio eficiente.
'arantiza el derec"o a la informacin
2avorece una adecuada seleccin documental.
Permite la adecuada conservacin de los documentos de valor "istrico.
Racionaliza recursos y espacios.
PARA EL DESARROLLO DE LA LAOR ARC;I(5STICA
$ontribuyen a la organizacin de los fondos acumulados.
isminuyen racionalmente el volumen documental.
Permiten identificar los asuntos o series !ue tramitan o tramitaron entidades
actuales y a!uellas !ue fueron suprimidas, fusionadas o li!uidadas.
Reglamentan el tiempo de retencin en la segunda etapa el ciclo vital.
Se5alan la documentacin !ue se debe seleccionar y orientan sobre el tipo
de muestreo !ue se debe aplicar.
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Registran los criterios !ue se deben aplicar en la seleccin ocumental.
3dentifican la documentacin de valor "istrico o permanente !ue debe
conservarse totalmente.
Promueven la proteccin y conservacin del patrimonio ?istrico documental
de la institucin.
#ONDOS ACUMULADOS
Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional,
sin ning<n criterio arc"iv%stico de organizacin, sin las m%nimas condiciones de
conservacin y con pocas posibilidades de ser fuente de informacin y de consulta
eficiente para los usuarios.
CMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA ENTIDAD
Cuando la entidad no est en proceso de liquidacin, supresin ni fusin debe tenerse en
cuenta la <ltima reestructuracin con el fin de tomar esta fec"a como punto l%mite
entre las ,ablas de Retencin ocumental /,R0 y las ,ablas de -aloracin
ocumental /,-0.
Es decir, desde la <ltima reestructuracin "asta la fec"a de "oy se elaborar+n unas
,R !ue se aplicar+n en ese mismo per%odo puesto !ue la documentacin
producida por la entidad refle&ar+ las diferentes actividades y servicios prestados
durante la <ltima etapa de vida institucional.
3gualmente, la documentacin generada durante el per%odo comprendido entre la
creacin de la entidad o de la empresa "asta la fec"a de la <ltima reestructuracin
corresponde al concepto de fondos acumulados.
Lu es una ,abla de -aloracin ocumental. Es el listado de asuntos o series
documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el arc"ivo
central, as% como una disposicin final.
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C)MO IDENTI#ICAR LOS #ONDOS ACUMULADOS EN UNA ENTIDAD
$uando la entidad no est+ en proceso de li!uidacin, supresin ni fusin debe
tenerse en cuenta la <ltima reestructuracin con el fin de tomar esta fec"a como
punto l%mite entre las ,ablas de Retencin ocumental /,R0 y las ,ablas de
-aloracin ocumental /,-0.
Es decir, desde la <ltima reestructuracin "asta la fec"a de "oy se elaborar+n unas
,R !ue se aplicar+n en ese mismo per%odo puesto !ue la documentacin
producida por la entidad refle&ar+ las diferentes actividades y servicios prestados
durante la <ltima etapa de vida institucional.
3gualmente, la documentacin generada durante el per%odo comprendido entre la
creacin de la entidad o de la empresa "asta la fec"a de la <ltima reestructuracin
corresponde al concepto de fondos acumulados.
Lu es una ,abla de -aloracin ocumental. Es el listado de asuntos o series
documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el arc"ivo
central, as% como una disposicin final.
PROCESOS DE (ALORACI)N
e acuerdo con su ciclo vital, el 2ondo Acumulado se forma con los documentos del
arc"ivo central o "istrico, !ue ad!uieren un valor permanente. No se eliminan y se
protegen para la investigacin, la academia, la "istoria, la ciencia y la cultura. Por
este motivo es importante establecer la fec"a a partir de la cual se deben adelantar
los procesos de organizacin documental para este tipo de fondos, pudiendo ser, en
un principio, la documentacin !ue por su antiguedad supere los 86 a5os.
(ALORACI)N DOCUMENTAL
Para la elaboracin de las ,-, los documentos de los 2ondos Acumulados, se
analizar+n desde una triple perspectiva.
9. *a trascendencia como testimonio de la entidad.
#. *a trascendencia de la actuacin de la administracin.
8. *a trascendencia de la sociedad en su con&unto para cada dependencia.
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Siguiendo las directrices del Arc"ivo 'eneral de la Nacin A'N en su Reglamento
'eneral de Arc"ivos para $olombia, se define valoracin documental como.
1proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de
arc"ivo1.
TRATAMIENTO DE #ONDOS ACUMULADOS
Para definir la disposicin final del con&unto de la documentacin !ue "aya sido
producida y conservada, las entidades deber+n adelantar el an+lisis de sus 2ondos
Acumulados, aplicando los principios por los cuales se rige la organizacin de los
documentos en el arc"ivo. Estos son. El respeto al origen o procedencia y el respeto
al orden natural u original de los documentos, los cuales est+n dados por cada
dependencia.
DE#INICI)N DE TALAS DE (ALORACI)N DOCUMENTAL
efinidas por el Arc"ivo 'eneral de istrito A' como. Producto del an+lisis y
organizacin de un fondo acumulado !ue presenta el listado de agrupaciones
documentales o series documentales con anotacin de sus fec"as e4tremas, su
valoracin, su disposicin final y los procedimientos a seguir para aplicar la
disposicin final.
O2ETI(O
El ob&etivo de la ,abla de -aloracin ocumental es servir de instrumento de
soporte para recuperar la memoria institucional, mediante la aplicacin de criterios
arc"iv%sticos y !ue permitan realizar el plan de transferencias secundarias.
ALCANCE
El alcance de la ,abla de -aloracin ocumental, como elemento arc"iv%stico, es
proporcionar el instrumento dentro del Programa de 'estin ocumental !ue
describe en forma sencilla y clara la totalidad del fondo acumulado. Qsta se
convierte en la gu%a para la organizacin, seleccin y e4purgo de los documentos y
se constituye en la base de las respectivas transferencias definidas en el
cronograma anual para la entidad.
PLAN DE ACCI)N
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*a e&ecucin del plan deber+ estar su&eta a la aprobacin definitiva por parte del
comit de arc"ivo de la entidad. $ada una de las acciones e&ecutadas re!uiere de
un control, evaluacin y a&uste sobre el cumplimiento de los logros alcanzados, con
el fin de retroalimentar las etapas propuestas.
*a programacin de las actividades y su control, puede llevarse a cabo utilizando el
instrumento !ue se presenta a continuacin.
PLAN DE ACCI)N
Entidad@@@@@@@@@@@@@@@@@@ 2ec"a@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@
67U89
6PARA
7U89
6C)MO9 6CU:NDO9 67UI8N9
6CON
7U89

Accin =b&etivo Actividad 2.3. 2.$. 2.,. Responsabilidad Recursos Resultado





2uente. Servicio Nacional de Aprendiza&e RS; SENA
2.3J 2E$?A 3N3$3A*
2.$J 2E$?A $=N,R=*
2., J 2E$?A ,ERB3NA$3FN
AGRE-3A,>RAS >,3*3TAAS EN ES,E =$>BEN,=
A'N J Arc"ivo 'eneral de la Nacin
,R J ,ablas de Retencin ocumental
,- J ,ablas de -aloracin ocumental
G3G*3='RA23A
*ey K6 de 9PKP
*ey OP( de #666
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Acuerdo 66# de #66( / Arc"ivo 'eneral de la Nacin
Acuerdo 6#7 de #66: ) Arc"ivo 'eneral de la Nacin